Accord collectif concernant la mise en place de la politique de note de frais - Glady
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La Société GLADY SAS, dont le siège social est situé 32 rue Blanche à 75009 PARIS, SIRET 79902523400144, représentée par Monsieur xxx en sa qualité de Directeur Général Adjoint.
d’une part, ET : Les organisations syndicales représentatives de salariés :
L’Organisation Syndicale CFE-CGC, représentée par Monsieur xxxx en sa qualité de Délégué Syndical
L’Organisation Syndicale FO représentée par Monsieur xxxx en sa qualité de Délégué Syndical
d’autre part,
PREAMBULE :
La Direction et les Organisations Syndicales Représentatives de la société Glady (ci-après “la société”) se sont rapprochées afin d’harmoniser les politiques en matière de remboursement de notes de frais applicables dans l’entreprise. Le présent accord s’inscrit dans le cadre d’un accord de substitution suite au rapprochement de la société Glady et Sodexo Pass France du 1er juillet 2022 et conformément au respect du délai de survie qui prend fin le 30 septembre 2023.
Les dispositions ci-dessous sont le résultat des différentes discussions qui ont eu lieu lors des réunions de négociation qui se sont tenues le 11 juillet 2023 et le 18 juillet 2023.Article 1. OBJET
Le présent accord a pour objet d’assurer un traitement équitable des salariés de Glady en matière de remboursement de frais professionnels. Les parties ont veillé à ce qu’aucune dépense engagée par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise ne soit laissée à leur charge. Elles ont également cherché à assurer le respect de la législation et de son interprétation par l’URSSAF et l’Administration fiscale. Les dispositions du présent accord énumèrent les principales règles de remboursement ou d’indemnisation des frais professionnels.
Article 2. CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à tous les salariés Glady qui seraient amenés à engager des frais professionnels dans le cadre de l’exécution de leur contrat de travail.
Article 3. REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT
Les salariés de la société Glady sont susceptibles d’effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de l’exécution de leur contrat de travail. A ce titre, ils peuvent être amenés à engager des frais professionnels qui donnent lieu à indemnisation selon les principales règles définies ci-dessous.
3.1. Les trajets en train
Il s’agit de tous les trajets professionnels effectués par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle, à la demande de Glady. Ces déplacements se caractérisent par l’utilisation du train.
Concernant les déplacements professionnels prévus 2 semaines avant le départ :
La présente politique prévoit un remboursement à hauteur de
150 euros pour un aller et retour sur la base d’un billet en seconde classe.
Concernant les déplacements professionnels prévus moins de 2 semaines avant le départ :
La présente politique prévoit un remboursement à hauteur de
180 euros pour un aller et retour sur la base d’un billet en seconde classe.
3.2. Les trajets en avion
Il s’agit de tous les trajets professionnels effectués par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle, à la demande de Glady. Ces déplacements se caractérisent par l’utilisation de l’avion. Pour les déplacements professionnels de 3 heures ou moins, les salariés devront emprunter le train.
Concernant les déplacements professionnels prévus 2 semaines avant le départ :
La présente politique prévoit :
un remboursement à hauteur de
150 euros pour un aller et retour sur la base d’un billet en classe économique pour un vol interne France
un remboursement à hauteur de
300 euros pour un aller et retour sur la base d’un billet en classe économique pour un vol hors France
un remboursement à hauteur de
450 euros pour un aller et retour sur la base d’un billet en classe économique pour un vol de plus de 7 heures.
Concernant les déplacements professionnels prévus moins de 2 semaines avant le départ :
La présente politique prévoit un remboursement à hauteur de :
un remboursement à hauteur de
180 euros pour un aller et retour sur la base d’un billet en classe économique pour un vol interne France.
un remboursement à hauteur de
300 euros pour un aller et retour sur la base d’un billet en classe économique pour un vol hors France
un remboursement à hauteur de
450 euros pour un aller et retour sur la base d’un billet en classe économique pour un vol de plus de 7 heures.
3.3. Indemnités kilométriques
Lorsqu’un salarié non attributaire d’un véhicule de fonction ou d’une voiture de service, mise à disposition par la société, est amené à utiliser son véhicule personnel, il est remboursé pour les kilomètres parcourus sur la base du barème de l’administration fiscale en vigueur. Il est rappelé que ces déplacements sont par nature exceptionnels. De façon générale et dans un souci de préservation de l’environnement, l’utilisation des transports en commun doit être privilégiée. Les éventuels frais de parking et de parcmètre sont remboursés au salarié, en principe, sur la base des dépenses réellement engagées, et sur présentation des justificatifs. Dans le cas où le salarié décide de se déplacer avec son véhicule par convenance personnelle, la prise en charge des frais de parking se limitera au montant du titre de transport en commun le moins cher présent dans la ville.
3.4. Déplacements en Taxi/VTC vers/depuis les locaux de l’entreprise
L’acheminement vers et depuis les locaux de l’entreprise par l’intermédiaire d’un taxi/VTC sont pris en charge à hauteur de 40 euros par jour et par personne dans les cas suivants :
Départs/arrivées entre 22 heures et 7 heures et/ou risque pour la sécurité du salarié
Transport de matériel dans le cadre des salons
En cas de mouvements sociaux
Lorsque le lieu de rendez-vous n’est pas desservi par des transports en commun
3.5. Location de véhicule
Dans le cas où le salarié doit se déplacer et qu’aucun transport en commun n’est disponible, il aura la possibilité de louer un véhicule dans la limite
de 80 euros par jour. La réservation sera possible selon les modalités applicables à date dans l’entreprise. Pour information, à la date de la signature du présent accord les salariés qui voudraient réserver un véhicule doivent le faire via l’outil de réservation TravelPerk.
3.6. Nuitées et hébergement
Lorsqu’un salarié est en déplacement, la nuitée est prise en charge par l’entreprise pour un montant de :
160 euros la nuitée pour les déplacements dans les Grandes Villes (Paris- Ile de France, Lyon, Strasbourg, Toulouse)
120 euros la nuitée pour les déplacements en province
3.7. Les repas en déplacement
3.7.1. Le petit déjeuner
Lorsqu’un salarié est en déplacement, le petit déjeuner est pris en charge par l’entreprise pour un montant de 8 euros et 60 centimes ou bien entièrement pris en charge lorsqu’il s’agit du petit déjeuner compris dans la nuitée de l'hôtel sur justificatif.
3.7.2. Le déjeuner
Lorsqu’un salarié est en déplacement, le déjeuner est pris en charge par l’entreprise pour un montant de 20 euros par repas et par jour avec le retrait automatique du ticket restaurant sur la journée. Lorsque le salarié va entrer sa note de frais avec le justificatif correspondant sur l’outil, à date sur payfit, il devra préciser qu’il s’agit du déjeuner.
3.7.3. Le dîner
Lorsqu’un salarié est en déplacement, le dîner est pris en charge par l’entreprise pour un montant de 30 euros par repas et par jour. Lorsque le salarié va entrer sa note de frais avec le justificatif correspondant sur l’outil, à date sur payfit, il devra préciser qu’il s’agit du dîner. *Dans tous les cas, la consommation d’alcool ne sera pas remboursée.
3.7.4. Les repas d’affaires
Le repas d’affaires doit avoir un caractère exceptionnel ; il doit être organisé en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié et dans l’intérêt de l’entreprise et respecter les dispositions issues de la politique invitation et cadeaux du Groupe Sodexo dans le strict respect des contraintes légales et réglementaires. Le remboursement des frais exposés dans le cadre d’un repas d’affaires s’effectuera sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif.
Article 4. Abonnements téléphonique
Dans le cadre de l’exercice de leur fonction, certains salariés (Sales, équipes recrutement, membres de la Direction…) ont à leur disposition des téléphones de fonction et/ou bénéficient de remboursement des lignes téléphoniques dans la limite de 25 euros par mois sur présentation d’un justificatif.
Les parties se sont accordées sur la mise en place d’une période de transition durant laquelle
les salariés issus du transfert ayant souscrit à un contrat avec engagement sur une durée déterminée avec un opérateur sur la base du remboursement anciennement applicable dans l’entreprise cédante (Sodexo Pass France), bénéficieront d’un remboursement à hauteur de 50 euros par mois sur présentation de justificatifs durant la période d'exécution dudit contrat avec engagement jusqu’à la date limite du 30 septembre 2024. A l’issue de cette période, les salariés bénéficieront du remboursement des frais engagés pour leur ligne téléphonique au même titre que les autres salariés de l’entreprise, soit 25 euros par mois.
Article 5. Règles et procédures associées
Toutes les dépenses qui font l’objet d’un remboursement doivent exclusivement être engagées dans le cadre de l’exercice professionnel des salariés. Toutes les dépenses doivent obligatoirement être justifiées sur facture présentant le montant de la TVA et le détail des dépenses engagées pour faire l’objet d’un remboursement. Toutes les demandes de remboursement de note de frais doivent être adressées sur l’outil Payfit avec le justificatif précédemment mentionné.
Les demandes de remboursement doivent être adressées sur Payfit de manière mensuelle ou trimestrielle (fin février, fin mai, fin août, et fin novembre)
Article 6. PRISE D’EFFET, DUREE, MODIFICATION, DÉNONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet le 1er octobre 2024. Il pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L.2222-5, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail. Le présent accord pourra également être dénoncé par toute ou partie des signataires, après un préavis de trois mois. Une nouvelle négociation s'engage dans les trois mois qui suivent le début du préavis. Les effets de la dénonciation sont régis par les articles L.2261-9 et suivants du code du travail. Les déclarations de dénonciation sont déposées par la partie qui en est signataire selon les mêmes modalités que l’article 10 du présent accord.
Article 7. DÉPÔT, PUBLICITÉ
Conformément aux articles D.2231-2 à 8 du code du travail, le présent accord sera déposé dans un délai de 8 jours à compter de sa notification, sur la plateforme de téléprocédure. Un exemplaire sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de PARIS. En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire. Le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. L’accord est publié dans une version anonymisée. Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel et un exemplaire de cet accord sera mis en ligne sur le site Intranet de l’entreprise. Fait à Paris, le Fait en 6 exemplaires dont trois pour les formalités de publicité
Pour l’entreprise GLADY, Monsieur xxxx en sa qualité de Directeur Général Adjoint
Pour les organisations syndicales représentatives :
L’Organisation Syndicale CFE-CGC, représentée par Monsieur xxx en sa qualité de délégué syndical
L’Organisation Syndicale FO représentée par Monsieur xxxx en sa qualité de délégué syndical
