Accord d’entreprise relatif au vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social & Économique de l’entreprise GREENWEEZ
Application de l'accord Début : 31/05/2024 Fin : 01/01/2999
Accord d’entreprise relatif au vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social & Économique de l’entreprise GREENWEEZ
Entre
La société GREENWEEZ, représentée par, agissant en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité aux fins des présentes,
(Ci-après dénommée « la Société » ou « GREENWEEZ »)
D’une part,
Et
, membre titulaire du Comité Social et Économique,
, membre titulaire du Comité Social et Économique,
, membre titulaire du Comité Social et Économique,
Représentant ensemble la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du CSE,
D’autre part,
Il a été convenu :
De signer un accord d’entreprise sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.
PREAMBULE
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. En effet, l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
C’est dans ce cadre que l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
De plus, la première expérience de vote électronique réalisé lors de la mise en place du CSE dans l’entreprise, a conforté l’entreprise dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en déplacement ou absent,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote électronique et de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise. Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique
L’entreprise convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre
Article 3.1 - Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Le prestataire extérieur retenu sera choisi et mandaté par la Direction. La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d'accord préélectoral.
Article 3.2 – Cellule d’assistance technique et de sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. En présence des membres des bureaux de vote, des observateurs et des représentants des listes de candidats (si nommés), la cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.3 – Caractéristique du système et confidentialité des données
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le système de vote devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes doivent être être traités avec confidentialité. Le système de vote doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés “fichier des électeurs” et “contenu de l'urne électronique”. Le traitement “fichier des électeurs” est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, et d’identifier les électeurs ayant pris part au vote. Le fichier dénommé “contenu de l’urne électronique” recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Pendant le déroulement du scrutin, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, le taux de participation sera accessible aux membres du bureau de vote, aux observateurs et représentants de liste pour l’ensemble du scrutin. Le décompte des voix doit apparaître lisiblement à l’écran et faire l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au PV. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Article 3.4 – Information des salariés, de la délégation du personnel et du bureau de vote sur le système électronique
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 3.5 - Communication des listes de candidats et format des bulletins de vote
Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Article 3.6 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, avant le vote et selon le planning défini dans le protocole d’accord préélectoral, à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des observateurs, des représentants de liste et de l'employeur ou son représentant. Le mode électronique permettra d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Les membres bureau de vote vérifient l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, et les signent.
Article 3.8 - Respect de la loi informatique et libertés
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la commission nationale informatique et libertés. Ces prescriptions s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).
Article 3.9 – Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
Article 4 - Dispositions finales
Article 4.1 – Entrée en vigueur
Le présent accord est applicable à l'ensemble des établissements de l'entreprise pour les élections des membres du comité social et économique, à compter des élections professionnelles du CSE organisées à partir du mois de mai 2024. Il est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt (article 4.2).
Article 4.2 – Publicité
Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Cet accord, ainsi que les pièces accompagnant le dépôt prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail, seront déposés, à la diligence de l’employeur, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes d’Annecy.
Article 4.3 – Suivi de l’accord - Clause de rendez-vous
L'accord pourra être révisé ou dénoncé dans le respect de la législation en vigueur. Un suivi de l’accord sera réalisé par le CSE à l’issue de chaque élection. Au cours de l’année précédent l’organisation des élections de renouvellement du CSE, les parties signataires s’engagent à se rencontrer en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord. En cas de modifications substantielles des textes régissant les matières traitées dans le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 1 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Le présent accord sera porté à la connaissance de tous les salariés de l’entreprise, par voie d’affichage.
Fait à Saint Jorioz, le 29/05/2024, en 3 exemplaires originaux.
Pour la Société GREENWEEZ , Directeur Général
, membre titulaire du CSE non mandaté , membre titulaire du CSE non mandaté , membre titulaire du CSE non mandaté
