Les remboursements de notes de frais professionnels « Le présent accord est négocié entre : l’association
HAMEAUX LEGERS, dont le siège social est situé 3 le champ aux moines 22630 Saint André des eaux, immatriculée à l’URSSAF de Bretagne, sous le numéro 537 544273956, représentée par XXX, en sa qualité de Président de l’association.
D’une part, Et
XXX représentant élu au CSE mandaté par le syndicat XXX
D’autre part. »
Préambule
Dans le cadre de l’exercice de leurs missions, les salarié·es de l’association Hameaux Légers peuvent engager des frais professionnels. Le présent accord vise à encadrer les conditions de remboursement de ces frais, à en garantir la transparence, l’équité, et à permettre le bon fonctionnement de l’association dans un esprit de responsabilité budgétaire.
Article 1. Champ d’application Cet accord s’applique à
l’ensemble des salarié·es de l’association, pour les frais professionnels engagés dans le cadre de leur mission ou à la demande de l’association.
Article 2. Notes de frais professionnelles 2.1 – Définition Les notes de frais correspondent à des dépenses engagées directement par un·e salarié·e, pour les besoins d’une activité professionnelle ponctuelle, hors de son lieu habituel de travail. Exemples :
Les dépenses doivent être justifiées, raisonnables et validées au préalable (sauf urgence) ;
Les factures ou tickets originaux doivent être transmis à la comptabilité ;
Le remboursement est effectué dans le mois suivant la remise complète des justificatifs ;
Aucun remboursement ne pourra être effectué sans justificatif, sauf exception validée par la coordination.
Article 3. Contrôle et responsabilité Chaque salarié·e est responsable de :
Ne pas engager de frais non prévu dans le budget prévisionnel ; sinon demander une autorisation préalable à la coordination
Respecter les plafonds ou pratiques raisonnables en vigueur dans l’association ;
Justifier les dépenses avec transparence.
La coordination et la comptabilité peuvent refuser un remboursement en cas d’abus ou de non-conformité.
Article 4. Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l'article 5.
Article 5. Clause de dénonciation des accords à durée indéterminée Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires, adhérentes ou en cas d'évolution de l'effectif ou de la représentation du personnel au sein de l'entreprise, par les acteurs compétents pour négocier définis aux articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois et selon les modalités suivantes : la partie souhaitant dénoncer l’accord informe par courrier recommandé avec accusé de réception les autres parties signataires de l’accord ou adhérentes. La partie dénonçant le présent accord devra accompagner sa lettre de notification d’un projet de texte nouveau à substituer à l’ancien. Dans ce cas, la direction et les organisations syndicales représentatives ou, le cas échéant, les acteurs compétents pour négocier, se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d'un nouvel accord. L’association ne sera plus tenue de maintenir les avantages du présent accord à compter de l'entrée en vigueur d'un nouvel accord et, à défaut, au terme d'un délai de survie de 1an suivant l'expiration du délai de préavis. Au terme du délai de survie, en l'absence d'accord de substitution, les salariés ne pourront prétendre au maintien d'avantages individuels acquis. Conformément à l'article L. 2661-13 du Code du travail, ils bénéficieront d'une garantie de rémunération dont le montant annuel, pour une durée du travail équivalente à celle prévue par leur contrat de travail, ne peut être inférieur à la rémunération versée en application du présent accord et du contrat de travail, lors des douze derniers mois. Article 6. Révision L’accord peut être révisé selon les dispositions légales et selon les modalités suivantes : la partie souhaitant réviser l’accord informe par courrier recommandé avec accusé de réception les autres parties signataires de l’accord et joint un contre-projet. Des négociations seront engagées au terme d’un préavis de 3 mois. En cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles sur ce thème, les parties se réuniront, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans un délai de 3 mois à compter de la date d’entrée en vigueur des nouvelles dispositions légales ou conventionnelle, afin d’examiner les aménagements à apporter au présent accord. Article 7. Clause de rendez-vous et de suivi Les parties décident de : Se réunir tous les ans pour faire un point sur l’application de l’accord.
Article 8. Dépôt, publicité et mise en ligne Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et s. du Code du travail. Ce dépôt sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail. Un exemplaire sur support papier signé sera également déposé par l’employeur auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Dinan. L’accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords pour qu’il soit ensuite automatiquement transmis à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) géographiquement compétente. Tout avenant au présent accord et toute dénonciation sera soumis aux mêmes règles de publicité et de dépôt que l'accord lui-même.
Article 9. Entrée en vigueur de l’accord Sauf stipulations contraires, l’accord sera applicable à partir du jour qui suit son dépôt auprès des services compétents et de sa mise en ligne sur la base de données nationale.
Fait à Saint André des eaux, le 01 janvier 2026
Signature des parties :
Représentant Employeur Représentant des salariés (membres du CSE)
