Protocole d'accord préélectoral pour les élections professionnelles
par vote électronique
Préambule
Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du comité social et économique de l'UES UNION / HARNES / ANNAYSIENNE faisant suite à la décision de la Cour d’Appel de DOUAI du 26 mai 2023.
En suite de cette décision, il a été décidé de procéder à l’installation d’un CSE unique et commun sur le périmètre des entités suivant :
UNION ;
HARNES ;
ANNAYIENNES.
Il est conclu pour le 1er tour des élections prévu :
du 06 décembre 2023 8h jusqu’au 07 décembre 2023 15h30.
Le 2e tour, le cas échéant, se déroulera :
du 21 décembre 2023 8h jusqu’au 22 décembre 2023 15h30.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.
Il sera consultable par l'ensemble des salariés de l'entreprise sur les panneaux d’affichage de l'entreprise.
Mention de ce protocole d'accord préélectoral sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication au personnel.
Les élections auront lieu par voie électronique.
Article 1 - Effectif de l'entreprise - Nombre de sièges à pourvoir - Collèges électoraux – Heures de délégation
Effectifs
Les parties constatent que l'effectif global de l'entreprise est de 67 salariés au 31/10/2023
HARNES : ETP : 11.02 et effectif de 10 dont 4 femmes (40%) et 6 hommes (60%) - 10 ouvriers ;
ANNAY : ETP : 8.93 et effectif de 10 dont 3 femmes (30 %) et 7 hommes D(70%) - 10 ouvriers ;
UNION : ETP :40.55 et effectif de 47 dont 13 femmes (27,66%) et 34 hommes (72,34%) - 38 ouvriers ; - 4 employés ; - 3 agents de maîtrise ; - 2 cadres.
Cet effectif se décompose de la manière suivante :60,50 ETP au total sur un effectif de 67 : dont 20 femmes (29,85 %) et 47 hommes (70.15 %)
Compte tenu de l'effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 4 titulaires et 4 suppléants.
Collèges électoraux
Conformément aux dispositions légales, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :
- 1er collège, qui regroupe 62 ouvriers et employés :
3 titulaires et 3 suppléants ;
- 2e collège, qui regroupe 5 agents de maîtrise et cadres :
1 titulaire et 1 suppléant.
Au titre du crédit mensuel des heures de délégation :
- dans le 1er collège : les titulaires bénéficiant chacun de
18 heures de délégation, soit un total de 54 heures de délégation pour le collège ;
- dans le 2e collège : le titulaire bénéficie de
18 heures de délégation, soit un total de 18 heures de délégation pour le collège.
Article 2 - Salariés électeurs - Constitution et affichage des listes électorales
Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 6 décembre 2023, a droit de vote.
Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la direction des ressources humaines à la date du premier tour des élections, soit le 06 décembre 2023. Elles indiqueront les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise et la date de naissance de chaque électeur.
Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le 15 novembre 2023. Tout syndicat de l'entreprise pourra en demander communication.
Les listes électorales seront transmises au prestataire le 15 novembre 2023.
Article 3 - Candidature des salariés - Listes de candidats
Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 6 décembre 2023, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient.
Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Les salariés mis à disposition ne sont jamais éligibles au comité social et économique.
Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.
Les listes du premier tour seront communiquées à la direction des ressources humaines au plus tard le 27 novembre 2023, à 12h. Les listes pourront être déposées auprès de Madame Justine CARU ou Madame Laure SILVIE, par remise en main propre, email à l’adresse suivante : jcaru@gagn.care ou lsilvie@gagn.care et recevront un accusé réception.
Les listes de candidats sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.
Si un second tour est nécessaire, la direction des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant, pour chaque institution, le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 8 décembre 2023.
Les listes de candidats du second tour sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.
Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite (18 décembre 2023 à 12h).
Les listes de candidats seront affichées par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt (19 décembre 2023).
Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.
Article 4 - Limitation du nombre de mandats successifs et durée des mandats
L'article L. 2314-33 prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique.
Conformément à l’article L.2314-33 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour quatre ans.
Article 5 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège :
- 1er collège : 3*29.85%= 1 femme (20 femmes soit 29,85%)et 3*70.15% = 2 hommes (47 hommes soit 70.15%) ;
- 2e collège : pas de règle de proportion homme / femme s’agissant d’une candidature unique
Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :
- 1er collège :1 femme et 2 hommes
- 2e collège : pas de règle de proportion homme / femme s’agissant d’une candidature unique
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Ces règles s'appliquent aux listes syndicales de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.
Article 6 - Campagne électorale - Propagande électorale des candidats
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko. Un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 300*100 pixels). De manière facultative, des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site.
Article 7 - Composition et missions des bureaux de vote - Délégués de liste
Un bureau de vote est mis en place pour chaque collège électoral. Il sera composé de trois électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné :
- un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ; - deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.
La direction fournit à chaque bureau de vote un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral.
Un représentant de chaque liste de candidats, électeur, peut assister aux opérations électorales.
Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail.
Les candidats peuvent assister aux élections dans les mêmes conditions que les délégués de liste.
La direction de l'entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales.
Article 8 - Vote électronique
Il appartient à l'employeur ou à son représentant de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.
Le recours au vote électronique est ouvert par décision de l'employeur.
La société AKG SOLUTIONS (VOTEO) a été choisie pour organiser ce scrutin.
8.1 Modalités du vote
Chaque électeur recevra avant le vote, à son adresse personnelle un courrier précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Il convient de préciser que les codes sont valables pour les deux tours de scrutin.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter sur le lieu de l’entreprise. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.
8.2 Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
8.3 Modalités d'accès au serveur de vote
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
Un ordinateur avec une connexion internet sera mis à disposition sur l’établissement de Libercourt.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.
La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n'est plus accessible aux électeurs.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Les résultats définitifs des élections seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats.
Article 10 - Calendrier des opérations électorales
Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :
- affichage de l'annonce des élections : le 24/10/2023 - affichage des listes électorales : le 15/11/2023 - date limite des dépôts des listes de candidats pour le premier tour : le 27/11/2023 - affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le 28/11/2023 - envoi des listes de candidats, des logos et des professions de foi au prestataire : le 29/11/2023 - date butoir pour la constitution des bureaux de vote de chaque collège : le 28/11/2023 - envoi des codes aux électeurs par le prestataire : le 22/11/2023 - contrôle et scellement du système de vote puis transmission par le prestataire des clés de dépouillement aux membres du bureau de vote : 05/12/2023 - vérification du site de vote (urne vide et scellée) par les membres des bureaux de vote : le 05/12/2023 - ouverture du vote électronique 1er tour : le 6/12/2023 à 8h - fermeture du vote électronique et fin du scrutin : 7/12/2023 à 15H30 - après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par le bureau de vote : 7/12/2023 - affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour : 7/12/2023 à 15H30
Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :
- date limite des dépôts des listes de candidats pour le second tour : le 18/12/2023 - affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le 19/12/2023 - date du second tour de scrutin : du 21/12/2023 à 8h au 22/12/2023 à 15h30 - après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par les bureaux de vote : le 22/12/2023 - affichage des résultats du deuxième tour : le 22/12/2023 - envoi des procès-verbaux à l'inspection du travail : le 26/12/2023
Article 11 - Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral
Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du comité social et économique de l'année 2023.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.
Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur les panneaux d’affichage de l'entreprise.
Fait à LIBERCOURT, le 13 novembre 2023
Pour la société HARNES/ANNAYSIENNES ET UNION
Pour la Direction,
Monsieur ……………………………..
Pour la Délégation CFDT,
Pour la Délégation CGT,
Pour la Délégation FO,
Annexe 1
Décision de la direction relative aux modalités d'organisation par vote électronique des élections des membres du CSE de HARNES/ANNAYSIENNES et UNION en date du 3 novembre 2023.
