VOTE par VOIE ELECTRONIQUE pour l'ELECTION des MEMBRES du COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE et AUTRES CONSULTATIONS EVENTUELLES
Entre
La Direction de la société HASBRO France SAS, représentée par Mme en qualité de Directrice RH Europe du Sud, ci-après nommée "La Société", d'une part
et
l’Organisation Syndicale représentative FO, représentée par leur déléguée syndicale, Mme dûment mandatée, d'autre part,
il a été convenu ce qui suit :
Article 1 - Objet et champ d'application
Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour toute consultation des salariés et en particulier pour les élections des Membres du Comité Social et Economique de la Société.
Article 2 - Modalités de mise en oeuvre
Article 2.1 - Prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R2314-5 à R2314-18 du Code du Travail (Annexe 1).
Article 2.2 - Caractéristiques du système
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure : -la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, -la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, -la sécurité de l'émargement, -la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes : -les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ; -le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ; -les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, aux Membres du bureau de vote, aux syndicats ayant présenté des candidats aux élections professionnelles, aux candidats aux élections professionnelles ainsi qu’à la Direction.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Article 2.3 – Contrôle, information et formation
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique : -elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; -elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ; -elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur des garanties techniques et organisationnelles suffisantes mises en place par le prestataire au regard des exigences du droit européen et de l’objectif de protection des données personnelles.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, sur le fonctionnement général du système de vote électronique, ainsi que sur les conditions de collecte, de traitement et de conservation de leurs données personnelles.
Les Représentants du personnel, les Délégués Syndicaux et les Membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 2.4 - Protocole d'accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L2314-5 et suivants du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 2.5 - Vote à bulletin secret sous enveloppe
La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.
Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.
Article 2.6 – Participation
Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, aux Membres du bureau de vote, aux syndicats ayant présenté des candidats aux élections professionnelles, aux candidats aux élections professionnelles ainsi qu’à la Direction.
Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles qu’aux Membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert, et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Elles sont ensuite conservées par le Service RH.
Article 2.7 – Conservations des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 3 - Entrée en vigueur et dépôt légal
Article 3.1 - Entrée en vigueur
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.
Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal (article 3.2).
Article 3.2 - Dépôt légal
Les parties signataires conviennent que le présent accord fera l’objet d’une information auprès des instances représentatives du personnel après sa signature. Cet accord sera déposé, à la diligence de l'employeur, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et adressé en un exemplaire au Conseil de Prud'hommes de Chambéry.
En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.
Le présent accord s’appliquant à tous les établissements de la Société, à savoir le Siège social situé à, l’Établissement de et le Bureau, l’adresse de ces Établissements est précisée en Annexe 2.
Fait au Bourget du Lac le 2/07/2018 en 3 exemplaires originaux
Pour l’Entreprise
:
Pour l’Organisation syndicale représentative
le Syndicat FO représenté par:
ANNEXE 1
CAHIER DES CHARGES
VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE
POUR L'ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
En application des articles R.2314-4 du Code du Travail
Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-18 du Code du Travail tels qu’ils résultent du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des membres du comité d'entreprise et modifiant le code du travail.
A ces conditions obligatoires de mise en œuvre ont été ajoutées quelques précisions et conditions supplémentaires considérées comme indispensables pour apporter de véritables garanties quant à la confidentialité et la sécurité du système de vote.
Données pouvant être utilisées
Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007 Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,
pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers. Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.
Destinataires des données
Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007 Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,
pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
Confidentialité et sécurité des données
Article R.2314-6 du Code du Travail La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiés à un prestataire choisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article R.2314-7 du Code du Travail Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique».
Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2) La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l’employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007 Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3) Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.
Les modalités de génération et d’envoi des éléments personnels d'authentification doivent être conçues de façon à garantir leur confidentialité et, en particulier, que les divers prestataires éventuels ne puissent pas en prendre connaissance. En cas de perte ou de vol de ses moyens d’authentification, une procédure doit permettre à l’électeur d’effectuer son vote et de rendre les moyens d’authentification perdus ou volés inutilisables.
Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.
L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également déséquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.
Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone. Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.
Expertise
Article R.2314-9 du Code du Travail Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote. Le rapport tenu à la disposition de la CNIL doit ainsi être établi au nom de l'entreprise, et signé par un expert indépendant et reconnu. L'attestation d’expertise doit être transmise à la société avant l’ouverture du vote.
Cellule d'assistance technique
Article R.2314-10 du Code du Travail L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3) La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.
Système de secours
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3) Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.
Respect des dispositions légales et européennes sur la protection des données personnelles
Article R.2314-11 du Code du Travail L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise ou dans le ou les établissements concernés, au sens de l'article L.2231-1, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Cet article n’est plus applicable en l’état. En effet, la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles publiée au journal officiel le 21 juin 2018 a supprimé les formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. Le prestataire doit présenter des garanties techniques et organisationnelles suffisantes au regard des exigences du droit européen et de l’objectif de protection des données personnelles. L’employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise de ces garanties.
Information et formation
Article R.2314-12 du Code du Travail Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les modalités de diffusion et d'accès aux modes d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.
Scellement et descellement du système
Article R.2314-8 du Code du Travail Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article R.2314-15 du Code du Travail En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé; 3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4) Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
La génération des clés destinées à permettre le déchiffrement des bulletins de vote doit se dérouler avant l’ouverture du scrutin. En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote. Le système de vote doit garantir que des résultats partiels (hormis le nombre de votants) ne seront pas accessibles durant le déroulement du scrutin.
Durée du vote
Article R.2314-14 du Code du Travail Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2) Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.
Interface de vote
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2) Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification. L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée dès l’enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.
Vote sous enveloppe
Articles R.2314-16 du Code du Travail (partie 2 sur 2) Lorsque le vote sous enveloppe n’a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.
Concernant le vote par correspondance, une solution de traitement des très petites quantités doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral, afin d'en assurer la prise en compte tout en en préservant la confidentialité.
Dépouillement
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4) Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès verbaux intégralement renseignés.
Le système doit permettre un dépouillement complet des deux tours de scrutin des élections professionnelles, en ce compris donc le 1er tour même si le quorum n’a pas été atteint.
Conservation de la preuve
Articles R.2314-17 du Code du Travail L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4) Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4) Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’intervention de la décision juridictionnelle devenue définitive.
