ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE ET DES OUTILS INFORMATIQUES INTERNES
Entre
La
Société HIPAY, SAS ayant établi son siège social 94 rue de Villiers – 92300 Levallois-Perret, étant enregistrée au RCS de Nanterre et ayant pour Siren le numéro suivant 390 334 225 et représentée par xxx, Président,
ci-après dénommée « l’Entreprise » ou « la Société »,
Et
Les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) Titulaires,
ci-après dénommés « les membres du CSE »,
Préambule :
Les parties au présent accord reconnaissent l’importance des technologies de l’information et systèmes de communication en tant que vecteur de communication au sein de notre société, et également leur intérêt dans l’exercice de l’activité des représentants du personnel. La Direction et les membres du CSE ont conclu le présent accord en vue de préciser les modalités de diffusion de communications en provenance des représentants du personnel élus sur l’outil interne de communication (Workplace), et via la messagerie électronique d’entreprise.
Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 – UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE
Il est mis en place deux adresses email spécifiques :
pour les membres du CSE : cse@hipay.com. Cette adresse email de diffusion regroupe les membres titulaires et les membres suppléants du CSE.
Pour le référent harcèlement : harcelement@hipay.com. Cette adresse email est accessible uniquement au référent harcèlement du CSE.
Les informations diffusées collectivement contenues dans les courriels doivent être en lien avec la mission de représentation des salariés de l’entreprise. Les membres du CSE s’engagent à respecter les dispositions de la Charte informatique en vigueur au sein de HiPay.
Les courriels émis depuis ladite messagerie ne doivent contenir ni injure, ni diffamation conformément aux dispositions légales relatives à la presse.
La protection de la vie privée, des données personnelles et notamment le droit à l’image doivent être respectés.
En cas de diffusion d’un sondage, questionnaire ou de toute autre sollicitation impliquant une réponse en masse de salariés, le CSE s’engage à adresser à la Direction des ressources humaines une copie dudit projet de publication 3 jours ouvrables avant sa publication, et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel si le traitement n’est pas anonyme.
Le CSE est informé que les courriels sont automatiquement archivés pour des raisons de sécurité. La Direction s’engage à ne pas consulter ou contrôler l’usage de la messagerie électronique sauf cas de plainte relevant d’une faute grave ou impératif lié à la sécurité informatique (e.g. virus informatique contenu dans une chaîne d’e-mails).
ARTICLE 2 – UTILISATION DE L’OUTIL DE COMMUNICATION « WORKPLACE »
La Direction a mis en place un outil de communication interne, « Workplace », accessible uniquement aux salariés du groupe HiPay. Il est convenu que le CSE pourra créer un groupe et / ou une page dédiée au CSE, accessible à tous les salariés de HiPay France.
Les informations diffusées collectivement sur Workplace doivent être en lien avec la mission de représentation des salariés de l’entreprise. Elles ne doivent contenir ni injure, ni diffamation conformément aux dispositions légales relatives à la presse.
La protection de la vie privée, des données personnelles et notamment le droit à l’image doivent être respectés.
En cas de non-respect de ces dispositions, la Direction pourra procéder à la suppression des informations diffusées.
ARTICLE 3 – DISPOSITIONS DIVERSES
Article 3.1 - Entrée en vigueur de l’accord et durée de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à la date de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Article 3.2 - Dénonciation
Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord, un délai de préavis de 3 mois devra être respecté. La dénonciation devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge et devra donner lieu à dépôt. Pendant la période de préavis, de nouvelles négociations seront engagées.
Article 3.3 - Révision
Les parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.
S’il tel devait être le cas, le présent accord pourra éventuellement faire l’objet d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Article 3.4 - Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction sur la plateforme nationale de téléprocédure du Ministère du Travail à destination de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) en deux versions :
Version intégrale signée des parties au format « pdf »,
Version au format « word » ne comportant pas les noms et prénoms des signataires.
Un exemplaire original sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil des prud’hommes dont dépend l’entreprise. Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du Travail, un exemplaire sera remis aux membres du CSE. Le présent accord sera diffusé auprès de l’ensemble du personnel concerné.
Fait à Levallois-Perret, le 25 février 2020
Pour la société
xxx, Président
Pour les membres titulaires du CSE
xxx, membre titulaire du CSExxx, membre titulaire du CSE
xxx, membre titulaire du CSExxx, membre titulaire du CSE
xxx, membre titulaire du CSExxx, membre titulaire du CSE
