ACCORD A DUREE DETERMINEE SUR L’ORGANISATION DU TRAVAIL DES ASSISTANTES COMMERCIALES SUR 4,5 JOURS PAR SEMAINE
Entre les soussignés,
La société
ICSEO BUREAU D’ETUDES dont le siège social est situé à Semur-en-Auxois (21140), 11 rue de la Croix Belin, représentée par, en sa qualité de gérant,
Et
Membres titulaires de la délégation du personnel au
CSE, ayant, ensemble, recueillis plus de 50% des suffrages lors des dernières élections du CSE.
PREAMBULE A titre liminaire, il convient de préciser que l’accord est rédigé au féminin, les assistantes commerciales étant actuellement toutes des femmes. Cette rédaction, choisie par souci de lisibilité, s’applique néanmoins à tout salarié occupant ces fonctions, quel que soit son genre.
Le présent accord a pour objet de formaliser une organisation du temps de travail expérimentée avec succès au sein de l’équipe des assistantes commerciales. Il s’inscrit dans une démarche globale de transformation progressive des modalités de travail, guidée par une volonté partagée de concilier performance collective et bien-être individuel au travail.
Cette réorganisation répond à un double besoin, d’une part, assurer la continuité et la performance de l’équipe commerciale, d’autre part, offrir aux assistantes commerciales un cadre de travail plus souple et attractif sans compromettre les exigences de qualité et d’efficacité.
En favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, l’entreprise entend renforcer l’engagement des salariées, limiter le turn-over et pérenniser un environnement de travail motivant et épanouissant. La nouvelle répartition du temps de travail sur 4,5 jours doit également permettre une meilleure planification des activités et une répartition équilibrée des charges.
L’expérimentation menée sur le terrain a permis d’évaluer de manière concrète les effets d’une organisation du travail sur 4,5 jours, tant en matière d’efficacité opérationnelle que d’amélioration de la qualité de vie au travail. Les résultats positifs obtenus ont conduit la Direction à vouloir encadrer juridiquement ce mode d’organisation, afin d’en assurer la cohérence, la sécurité juridique et l’équité pour l’ensemble des salariées concernées.
Cette démarche s’inscrit pleinement dans un esprit de dialogue social. À travers la négociation de cet accord, la Direction entend promouvoir une dynamique de co-construction d’un environnement professionnel fondé sur le respect mutuel et organisé par des règles de fonctionnement claires qui s’imposent à tous dans l’intérêt du bon fonctionnement de l’entreprise.
Enfin, les Parties ont d’ores et déjà convenu que cet accord pourra constituer une première étape vers une évolution plus globale des pratiques organisationnelles. Il pourra être renouvelé ou élargi à d’autres services ou équipes, à condition que les conditions soient réunies et que l’expérimentation sur le terrain en ait démontré la faisabilité et l’intérêt.
Article 1 — Champ d'application
Le présent accord s’applique exclusivement aux assistantes commerciales en poste à la date de signature de l’accord, ainsi qu’à celles recrutées dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée ou déterminée sur une fonction d’assistante commerciale, au sein de l’entreprise après 6 mois d’ancienneté dans l’entreprise.
Sont expressément exclues du champ d’application de cet accord :
L’assistante en charge du pôle pylône, dont le poste, à dominante administrative et logistique, ne comporte pas de mission de gestion directe de la relation client, ni d’activité relevant du périmètre commercial et ne peut donc être qualifié d’assistante commerciale.
Les salariées à temps partiel, dont le rythme de travail nécessite une organisation spécifique incompatible avec le dispositif prévu par le présent accord.
Les salariées en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation, compte tenu du cadre particulier de leur statut, de leur temps de présence et de leurs obligations en matière de formation.
Article 2 — Modalités d’aménagement de la semaine de 4,5 jours
2.1 – Principe de l’organisation sur 4,5 jours par semaine :
En application du présent accord, la durée du travail des assistantes commerciales sera répartie sur 4,5 jours et non plus sur 5 jours, étant précisé que l’entreprise restera ouverte sur une amplitude de 5 jours hebdomadaire (du lundi au vendredi).
La durée du travail des assistantes commerciales restera fixée à 35 heures hebdomadaires.
Autrement dit, la semaine de 4,5 jours est un aménagement de l’horaire collectif qui n’est pas incorporé aux contrats de travail des salariées concernées.
2.2 – Organisation en binôme ou trinôme :
Afin de garantir la continuité du service et le bon fonctionnement de l’activité sur l’ensemble des cinq jours d’ouverture de l’entreprise, la mise en place d’un binôme, voire éventuellement d’un trinôme lorsque l’effectif le nécessitera, est rendue obligatoire entre les assistantes commerciales.
Chaque assistante commerciale sera associée à une autre assistante commerciale, avec laquelle elle assurera une coordination étroite et régulière.
Cette organisation en binôme ou trinôme est une condition essentielle de la nouvelle répartition du temps de travail sur 4,5 jours qui doit permettre de :
Assurer durant l’intégralité des jours d’ouverture de l’entreprise, la présence d’au moins une assistante commerciale sur chaque périmètre ;
Maintenir un niveau élevé de réactivité et de qualité dans la gestion de la relation client ;
Garantir une bonne circulation de l’information et la continuité des dossiers en cours ;
Favoriser la coopération, l’entraide et la responsabilisation entre les membres de l’équipe.
Les modalités de fonctionnement des binômes ou trinômes feront l’objet d’un suivi régulier par la Direction, les managers et superviseurs, afin de garantir leur efficacité et de procéder, si nécessaire, aux ajustements requis par l’évolution de l’activité ou de l’effectif.
En cas de difficulté constatée par une ou des assistante(s) commerciale(s) dans le fonctionnement des binômes ou des trinômes, la ou les salariée(s) s’engage(nt) à alerter sans délai la Direction afin de trouver des solutions aux problèmes posés.
2.3 – Fixation de la demi-journée non travaillée :
Dans le cadre de l’organisation du temps de travail sur 4,5 jours, chaque assistante commerciale bénéficie d’une demi-journée fixe non travaillée par semaine.
La fixation de cette demi-journée est déterminée d’un commun accord entre les membres de chaque binôme (ou trinôme le cas échéant), dans le respect des impératifs de continuité de service et de bonne répartition de la présence sur la semaine. L’objectif est de garantir, à tout moment, la disponibilité d’au moins une assistante commerciale du binôme ou trinôme sur l’ensemble des cinq jours d’ouverture de l’entreprise.
En cas de désaccord ou d’impossibilité d’organiser la répartition de manière satisfaisante pour le fonctionnement du service, la Direction se réserve la possibilité de trancher et de fixer la demi-journée non travaillée pour chacun des membres du binôme ou du trinôme, en tenant compte des besoins de l’activité et, dans la mesure du possible, des préférences exprimées par les salariées.
2.4 – Modification de la demi-journée non travaillée :
La demi-journée non travaillée, une fois définie, est fixe et reste inchangée tout au long de l’année qui court du 1er septembre au 31 août. Elle constitue un élément structurant de l’organisation collective, garantissant la lisibilité des plannings et la stabilité du fonctionnement de l’équipe.
Toutefois, une révision annuelle pourra être envisagée, à l’initiative des salariées ou de la Direction, lors d’un échange organisé en fin d’année. Cette révision pourra être acceptée sous réserve qu’elle soit compatible avec les besoins du service et l’organisation générale de l’équipe.
En dehors de ce cadre annuel, aucune modification ne pourra intervenir, sauf circonstances exceptionnelles et après accord exprès de la Direction.
Cette demi-journée est non fractionnable et non reportable. Elle ne peut donc pas être déplacée ponctuellement d’une semaine à l’autre selon les besoins individuels ou les aléas d’activité.
Ainsi un cas d’absence (maladie, congé payé, etc.) survenant un jour correspondant à la demi-journée non travaillée n’entraîne ni report, ni récupération de cette demi-journée.
Lorsqu’un jour férié tombe sur un jour ouvré (lundi à vendredi), la demi-journée non travaillée est annulée pour la semaine concernée pour l’ensemble des assistantes commerciales, qui travailleront alors 4 jours sur la semaine (soit une moyenne de 28 heures). Cette règle permet de garantir l’équité entre toutes les salariées, indépendamment de la demi-journée habituellement non travaillée.
Article 3 — Incidence sur la rémunération
L’organisation de la durée du travail des assistantes commerciales sur 4,5 jours par semaine n’a aucune incidence sur leur durée hebdomadaire de travail, celle-ci demeurant fixée à 35 heures.
Cette mesure ne constitue ni une réduction du temps de travail, ni un dispositif de temps partiel déguisé, en conséquence, cette nouvelle répartition du temps de travail n’entraîne aucune modification de la rémunération des salariées concernées.
Article 4 — Incidence sur les congés payés
La mise en place de l’organisation du temps de travail sur 4,5 jours par semaine n’emporte aucune modification des droits des assistantes commerciales en matière de congés payés.
Le calcul des congés reste fondé sur les dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
Le nombre de jours de congés payés acquis, posés ou soldés demeure identique à celui applicable dans le cadre d’une organisation sur 5 jours.
La demi-journée non travaillée hebdomadaire n’a pas la valeur d’un jour de congé et ne peut en aucun cas être assimilée à un congé payé. Elle ne peut donc ni être remplacée par un jour de congé, ni comptabilisée comme tel lors de la prise des congés.
Lorsqu’une salariée pose une semaine complète de congés payés, celle-ci sera comptabilisée comme une semaine de 5 jours ouvrables, sans réduction liée à l’organisation en 4,5 jours.
Autrement dit, et conformément au droit du travail, les congés payés sont décomptés en jours ouvrés, c’est-à-dire tous les jours de la semaine sauf le samedi, le dimanche et les jours fériés non travaillés, et ce jusqu’à la veille du jour de reprise effective du travail. Ce principe s’applique quelle que soit l’organisation du temps de travail dans l’entreprise, y compris en cas de semaine aménagée sur 4,5 jours.
Ex : une assistante commerciale dont la semaine habituelle s’organise sur 4,5 jours du lundi matin au vendredi midi et qui pose une semaine entière de congés du lundi au vendredi soir verra 5 jours ouvrables décomptés de son solde de congés payés, même si le vendredi après-midi n’est habituellement pas travaillé.
Article 5 — Suspension temporaire de l’organisation en 4,5 jours par semaine
Dans un souci d’adaptabilité aux besoins opérationnels de l’entreprise, le présent accord prévoit la possibilité pour la Direction de suspendre temporairement pour l’ensemble de l’équipe, l’organisation du temps de travail sur 4,5 jours par semaine, en cas de surcharge exceptionnelle d’activité.
Cette suspension pourra notamment être mise en œuvre en cas de :
pic d’activité imprévu,
absences simultanées au sein de l’équipe,
besoin renforcé de mobilisation dans le cadre d’un projet ou d’une mission spécifique.
Dans ces situations, l’organisation repassera temporairement sur 5 jours pleins, tout en maintenant la durée hebdomadaire de travail à 35 heures.
La suspension sera limitée dans le temps, pour une durée maximale de 6 semaines consécutives.
Elle pourra être mise en œuvre après information formelle et motivée de la Direction, et les salariées concernées devront être prévenues au moins une semaine à l’avance, sauf cas d’urgence dûment justifié permettant de réduire ce délai de prévenance à 48 heures.
Pendant cette période, si l’activité le nécessite et dans la limite des dispositions légales et conventionnelles en vigueur, des heures supplémentaires pourront être exceptionnellement demandées aux assistantes commerciales, dans le respect des règles applicables dans l’entreprise.
La Direction s’engage à limiter autant que possible le recours à la suspension de l’organisation en 4,5 jours, et à privilégier, en priorité, les ajustements internes (mobilité au sein des binômes ou trinômes, aménagement ponctuel des horaires, recours temporaire à une embauche en CDD…).
Article 6 — Organisation et continuité de l’activité en cas d’absence d’un membre du binôme ou du trinôme
L’organisation du travail des assistantes commerciales repose sur un principe de binôme ou trinôme, afin d’assurer la continuité de l’activité sur l’ensemble des cinq jours d’ouverture de l’entreprise.
En cas d’absence d’un des membres du binôme ou du trinôme, l’organisation est modifiée en tenant compte de la nature de l’absence, à savoir absence de courte ou de longue durée, absence prévue, imprévue ou en période de sous-effectif.
6.1 – Absences de courte durée
Sont considérées comme absences de courte durée les absences n’excédant pas une semaine calendaire.
Dans ce cas, et dans la mesure du possible, l’objectif est de conserver une organisation du temps de travail sur 4,5 jours y compris pour le membre du/des binôme(s) ou du/des trinôme(s) auquel appartient la salariée absente.
Par exception, et en cas de circonstances exceptionnelles, la Direction pourra décider de rétablir temporairement une organisation du temps de travail sur 5 jours pour les membres du binôme ou trinôme concerné. Dans ce cas, les salariées seront informées de cette adaptation au plus tard 48 heures avant le début de la semaine d’absence de leur(s) collègue(s).
Enfin, dans l’hypothèse où la charge de travail ne pourrait être absorbée dans le cadre des 35 heures hebdomadaires en raison de circonstances exceptionnelles (urgence client, activité accrue, etc.), des heures supplémentaires pourront être exceptionnellement réalisées par le membre du binôme ou du trinôme présent, dans le respect des règles légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise.
6.2 – Absences de longue durée
Sont considérées comme absences de longue durée celles excédant une semaine calendaire, telles que les congés maternité, arrêts longue maladie, congés sabbatiques….
Pour ce faire, l’absence sera absorbée de manière collective par l’ensemble de l’équipe des assistantes commerciales. Si nécessaire, l’assistante Pylône pourra également être mobilisée, notamment pour la gestion des tâches administratives.
Cette réorganisation collective au sein de l’équipe des assistantes commerciales a pour but de permettre à l’ensemble des assistantes commerciales de continuer à bénéficier de l’aménagement du temps de travail sur 4,5 jours par semaine, dans des conditions soutenables et équitables.
L’enjeu est de répartir de manière équilibrée la charge de travail, d’anticiper les besoins de l’équipe, et de limiter les effets de l’absence sur le bon fonctionnement du service comme sur la qualité de vie au travail des salariées présentes.
6.3 – Absences simultanées entrainant une situation de sous-effectif :
À ce jour, l’équipe est composée de 7 personnes, assistante Pylône incluse. Elle est considérée en sous-effectif dès lors que plus de 2 salariées sont absentes simultanément, qu’il s’agisse d’absences planifiées ou imprévues.
Une telle situation peut notamment survenir lorsqu’une absence imprévue (maladie, urgence personnelle…) se produit alors qu’une ou plusieurs autres absences étaient déjà planifiées dans l’équipe. Dans ce cas, il est nécessaire de s’adapter rapidement afin d’assurer la continuité de l’activité.
La gestion de ce type de situation repose avant tout sur la bonne intelligence collective et la coopération entre tous les membres de l’équipe en appliquant les principes suivants :
Une répartition de la charge de travail entre les assistantes disponibles, y compris l’Assistante Pylône, en tenant compte des priorités ;
Une hiérarchisation des tâches, avec un recentrage sur les activités essentielles à l’entreprise (par exemple : envoi des devis, assemblage et transmission des rapports, gestion des factures) ;
Le report temporaire de certaines missions, notamment les tâches commerciales non urgentes.
Si ces ajustements ne suffisent pas, un retour temporaire à une organisation sur 5 jours pourra être envisagée pour les assistantes commerciales, prioritairement sur la base du volontariat ou à défaut, décidé par la Direction.
Les assistantes commerciales bénéficieront d’un délai de prévenance d’un jour avant la mise en place effective de l’organisation temporaire de travail sur 5 jours.
Cette mesure ne sera envisagée qu’à titre exceptionnel, après analyse de la situation et information des salariées concernées.
Si la situation le nécessite, la Direction pourra également recourir à :
des heures supplémentaires ;
un renfort externe, via l’intervention d’un prestataire, d’un intérimaire ou l’embauche temporaire d’un CDD.
Article 7 – Suivi de l’Accord :
Afin d’assurer un suivi régulier et partagé de la mise en œuvre de l’organisation du temps de travail sur 4,5 jours des assistantes commerciales, une réunion de bilan pourra être organisée chaque année, au plus tard dix mois après l’entrée en vigueur du présent accord ou de son renouvellement tacite.
Cette réunion pourra être convoquée à l’initiative de la Direction ou des membres du CSE, sur simple demande écrite.
Elle devra alors se tenir dans un délai maximal de 15 jours suivant la réception de cette demande.
L’objectif de cette réunion est d’évaluer, de manière concertée :
Le bon fonctionnement de l’organisation de la durée du travail des assistantes commerciales en 4,5 jours par semaine ;
ses impacts sur l’activité du service, la qualité du travail et les conditions de travail des assistantes commerciales ;
les éventuelles difficultés rencontrées et les ajustements envisageables.
Cette réunion donnera lieu à l’établissement d’un compte rendu écrit, partagé entre les parties présentes, et pourra, le cas échéant, ouvrir la voie à des propositions d’adaptation ou de révision de l’accord, dans le respect du dialogue social.
Article 8 – Durée et entrée en vigueur de l’Accord :
Cet accord est conclu pour une durée d’un an, reconductible tacitement, chaque année, après consultation des représentants du personnel.
Il prendra effet le 1er septembre 2025.
Article 9 – Dépôt et publicité de l’accord
Le présent Accord sera déposé en deux exemplaires (dont un en version électronique) à la DREETS (Directions Régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), et un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil des Prud’hommes.
Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires. Un autre sera également disponible au service Ressources Humaines.
Il sera, par ailleurs, affiché sur les sites des entreprises (intranet Teams).
Article 10 – Révision de l’Accord
Le présent Accord ne pourra pas faire l’objet d’une demande de révision par l’une ou l’autre des parties avant une durée de 6 mois à compter de son entrée en vigueur.
Au terme de ce délai, le présent accord pourra être révisé, en tout ou partie, à la demande de chaque partie signataire selon les modalités suivantes :
Toute demande de révision devra être notifiée à chacune des parties signataires par mail avec accusé de réception et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement.
Les parties ouvriront les négociations au plus vite, et au maximum dans un délai de 3 mois, suivant la réception de la demande de révision.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel Accord révisé ou, à défaut seront maintenues.
Les dispositions de l’Accord portant révision se substituent de plein droit à celles qu’elles modifient soit à la date expressément prévue dans l’Accord révisé, soit, à défaut, à partir du jour suivant l’accomplissement des formalités de dépôt de l’Accord révisé.
Fait à Semur-en-Auxois, le 11 août 2025 en deux exemplaires originaux, dont un remis à chacune des Parties signataires.
Membres titulaires du CSEPour ICSEO BUREAU D’ETUDES gérant
