PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE
Entre les soussignées :
- La Société
d’une part,
Et
- Les Organisations Syndicales représentatives intéressées :
C.F.D.T.
C.G.T.,
F.O.,
d’autre part,
Préambule
Le présent protocole d'accord préélectoral a pour objet de définir le nombre et la composition des collèges électoraux ainsi que la répartition des sièges entre ces différents collèges pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) de la Société .
Le présent protocole a également pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du CSE.
C’est dans ce cadre que les parties ont convenu de ce qui suit :
Article 1 : Calendrier des opérations électorales
L'accord collectif d'entreprise conclu le 20 octobre 2018 a autorisé l'utilisation du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la société.
La date de l’élection, pour le premier tour, est fixée pour l’ensemble des collèges, par vote électronique, du
mercredi 9 janvier 2019 à 10h au vendredi 11 janvier 2019 à 16h.
Le second tour éventuel aurait lieu le
mercredi 23 janvier 2019 à 10h au vendredi 25 janvier 2019 à 16h. Le scrutin se déroulerait suivant les mêmes modalités que le premier tour, également par vote électronique.
Article 2 : Collèges électoraux et répartition des sièges entre les différents collèges
Article 2.1. Nombre et composition des collèges électoraux
Le nombre et la composition des collèges électoraux ont été déterminés conformément aux dispositions conventionnelles et légales. Celles-ci prévoient que pour les établissements et entreprises où le nombre des ingénieurs, chefs de service et cadres est au moins égal à 25 au moment du renouvellement de l’institution (C. trav.art. L. 2314-11), il est institué trois collèges électoraux et le personnel est réparti de la manière suivante entre ces collèges :
1er collège : Employés et ouvriers dont les Enquêteurs ;
2e collège : Techniciens et Agents de Maîtrise ;
3e collège : Ingénieurs et Cadres.
L’effectif de l’entreprise est de
188 salariés (ETP).
L'effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :
Collège électoral
Effectif (ETP)
1er collège- Employés et ouvriers (incluant les Enquêteurs) 61 2ème collège- Techniciens et Agents de Maîtrise 10 3ème collège- Ingénieurs et Cadres 117
TOTAL
188
Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :
les salariés de la Société titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée ;
les intérimaires ;
les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.
En revanche ne sont notamment pas pris en compte :
les contrats d’alternance, les apprentis, les contrats de professionnalisation, les stagiaires ;
les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée, les salariés temporaires et les salariés mis à disposition d’une entreprise extérieure, lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu.
Article 2.2. Nombre et répartition des sièges entre les collèges électoraux
Compte tenu l’effectif global, le nombre total de sièges à pourvoir en vertu de la loi est de 9 élus titulaires et 9 élus suppléants.
Ainsi, la répartition des sièges entre les collèges électoraux est la suivante :
Collège électoral
Effectif (ETP)
Sièges à pourvoir
1er collège- Employés et ouvriers (incluant les Enquêteurs) 61
3 titulaires et 3 suppléants
2ème collège- Techniciens et Agents de Maîtrise 10
1 titulaire et 1 suppléant
3ème collège- Ingénieurs et Cadres 117
5 titulaires et 5 suppléants
TOTAL
188
9 titulaires et 9 suppléants
Article 2.3. Participation des suppléants aux réunions du CSE
Il est convenu qu’un suppléant par collège pourra être présent à chaque réunion du CSE.
Dans ce cadre, les suppléants au sein de chaque collège pourront à tour de rôle participer aux réunions du Comité Social et Economique, l’ordre étant défini au regard du score obtenu par chaque suppléant. Ainsi, un suppléant, par collège et à tour de rôle pourra assister aux réunions du CSE.
Les suppléants ne remplaçant pas un titulaire absent n’auront pas voix délibérative.
Article 3 : Electorat et Eligibilité
Sont électeurs(rices), dans chaque collège, les salarié(e)s des deux sexes remplissant les conditions suivantes :
Etre âgé(e) de 16 ans accomplis ;
N’avoir fait l’objet d’aucune des condamnations qui entraînent l’incapacité électorale (art. L.5 et L.6 du Code électoral) ;
Justifier d’au moins trois mois de présence dans l’entreprise ;
De plus, pour être électeurs(rices), nous avons convenu que les enquêteurs(rices) vacataires doivent justifier de trois mois de présence dans l’entreprise sur les 5 mois lissants de juillet à novembre 2018, c’est-à-dire avoir reçu trois bulletins de salaire pour les mois de juillet, août, septembre, octobre et novembre 2018.
Ne pas représenter l’employeur : s’agissant de cette condition, et conformément à la jurisprudence en vigueur, il est convenu que ne seront pas électeurs : les membres du Comité du directoire, les présidents de CE et CHSCT et la Directrice des Ressources Humaines.
Sont également électeurs les salariés d’entreprises extérieures mis à disposition qui sont présents dans les locaux de la société et y travaillent depuis 12 mois continus au moins, à la condition d’avoir exprimé le choix de voter au sein de la société . .
Sont éligibles, les salarié(e)s de la société ayant la qualité d’électeur(rice) et qui à la date du scrutin :
Sont électeurs dans le même collège ;
Ont l’âge minimum légal pour être éligible : 18 ans ;
N’ont pas été condamné(e)s pour indignité nationale et n’ont pas été déchu(e)s de leur fonction syndicale ;
Justifient d’au moins un an de présence dans l’entreprise. De plus, pour être éligibles les enquêteur(rices) vacataires devront justifier de douze mois de présence dans l’entreprise, figurer encore dans le fichier de l’entreprise à la date de fixation du 1er tour et avoir reçu des bulletins de paie pendant sept des douze mois à fin novembre 2018, et non des onze mois réglementaires.
Les Chargé(e)s d’Enquête à Garantie Annuelle sont éligibles s’ils sont électeurs(rices) et ont été occupés depuis un an au moins au 30 novembre. Les Chargés d’Enquête Intermittent à Garantie Annuelle sont éligibles s’ils sont électeurs(rices) et ont été occupés depuis un an au moins au 30 novembre.
Les salariés travaillant à temps partiel travaillant simultanément dans plusieurs entreprises peuvent choisir celle dans laquelle ils sont éligibles.
Les personnels mis à disposition ne sont pas éligibles au Comité social et économique.
Article 4 : Liste électorale et liste des candidats
L’information relative aux conditions de l’élection du Comité Social et Economique a été affichée au siège. A titre informatif, les listes électorales seront affichées et communiquées aux organisations syndicales le 14 décembre 2018. Ces listes mentionneront le nom, prénom, l’âge ainsi que l’ancienneté dans l’entreprise des électeurs(rices) inscrit(e)s. Ces listes seront envoyées le 17 décembre 2018 au personnel vacataire par voie postale. Ce courrier leur mentionnera s’ils sont électeurs(rices) et éligibles. La date limite de contestation de ces listes est fixée au
26 décembre 2018 à 12h.
Cet affichage et cet envoi constituent l’appel à candidatures. Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’affichage des listes électorales pourront être adressées au Service des Ressources Humaines Jusqu’au 26 décembre 2018, 12 heures. Conformément aux règles légales, les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal d'Instance au plus tard trois jours calendaires après la date d’affichage des listes électorales. Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin. Elles constituent les listes de références produites dans l’hypothèse d’un contentieux. Les listes de candidat(e)s et les professions de foi devront être remises avant le
26 décembre 2018, 14 heures, par email remis en main propre contre décharge à un membre du service des Ressources Humaines ou par courrier recommandé avec accusé de réception.
L’affichage et l’envoi se feront le 27 décembre 2018 à 17 heures. Dans le cas d’un second tour, les listes de candidats devront être remises avant le
16 janvier 2019, 14 heures. Dans l’hypothèse de la tenue d’un second tour, les candidatures sont libres, sous réserve du respect des critères d’éligibilité.
L’affichage et l’envoi se feront le 17 janvier 2019 à 17 heures. Pour les deux tours, les candidatures doivent être établies de façon distincte :
par collège ;
à l’intérieur de chaque collège, entre les titulaires et les suppléants.
Les listes de candidats ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
Les candidatures doubles (titulaire et suppléant) sont autorisées ; en cas de double élection, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.
Article 5 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, les listes de candidats (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Lorsque l’application de cette règle n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l’entier :
Supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Dans l’hypothèse où la représentation d’un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu’il ne puisse être en première position sur la liste. Enfin, les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :
1er collège : 76% de femmes et 24% d’hommes
2ème collège : 89% de femmes et 11% d’hommes
3ème collège : 62% de femmes et 38% d’hommes
En conséquence, les sièges seront ainsi répartis :
Collège
Titulaires
Suppléants
Femmes Hommes
Nombre de sièges
Femmes Hommes
Nombre de sièges
Nb % Nb % Nb % Nb % 1er collège 2 76% 1 24%
3
2 76% 1 24%
3
2ème collège 1 89% 0 11%
1
0 89% 1 11%
1
3ème collège 3 62% 2 38%
5
3 62% 2 38%
5
Article 6 : Organisation du scrutin & déroulement du vote électronique par Internet
Conformément à la possibilité offerte par les articles L.2314-26 et R.2314-5 du code du travail, un accord collectif d’entreprise a été conclu le 20 octobre 2018.
Les parties signataires reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Voxaly spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.
La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire.
Article 6.1Déroulement du vote électronique par Internet
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse suivante communiquée sur la lettre personnalisée : https://.votes.voxaly.com Le déroulement est le suivant : L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout ordinateur ou smartphone connecté à Internet. L’électeur devra s’identifier à l’aide de son code d’accès et de son mot de passe personnels et confidentiels.
Après identification, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer.
L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables.
Le service affiche les listes candidates pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur.
Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
L’électeur peut : choisir une liste complète, rayer des noms, voter blanc.
Son choix lui est rappelé et il peut le modifier.
L’électeur confirme alors son vote.
L’affichage de l’accusé de réception lui confirme l’enregistrement ferme et définitif de son vote.
A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement.
Article 6.2Séance de validation et formation du bureau de vote
Une séance de formation et de validation se déroulera préalablement au premier tour des élections.
Lors de cette séance :
les membres du bureau de vote, ainsi que la direction de l’entreprise, seront formés par VOXALY sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.
les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.
Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes. Les Délégués Syndicaux pourront assister à cette séance de formation.
Article 6.3Ouverture et fermeture du scrutin
Les opérations d’ouverture et de clôture sont contrôlées par un représentant de la direction en présence des membres du bureau de vote. Les Organisations Syndicales qui le souhaitent peuvent assister à ces opérations d’ouverture et de clôture.
Article 6.4Assistance électeurs
Durant la période de vote un service d'assistance téléphonique (ouvert 24h/24, 7j/7) mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes. L’assistance téléphonique, apporte une aide technique en cas de difficultés, remontées de la part de l’électeur. Elle permet également de communiquer la procédure à suivre en cas de perte ou de non réception de ses codes de vote (renvoi vers la page duplicata disponible sur le site de vote). Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clé du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur. Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
Article 6.5Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement des élections des représentants au Comité Social et Economique aura lieu le
11 janvier 2019 à 16h. En cas de deuxième tour, le dépouillement interviendra le 25 janvier 2019 à 16h.
Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. Le résultat du vote sera proclamé en séance publique. Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site Internet de vote,
décryptage des suffrages Internet,
extraction de la liste des émargements Internet,
calcul des résultats globaux et attribution des sièges,
impression des Procès-Verbaux.
Le bureau de vote signe les procès-verbaux établis sur la base du formulaire CERFA avant la proclamation des résultats. Le décompte des votes blancs est annexé aux procès-verbaux. Ces opérations sont publiques et se déroulent en présence des délégués syndicaux ou de leurs représentants nommément désignés. Tout électeur pourra y assister en qualité d’observateur.
Article 7 : Propagande électorale
Il a été convenu que les Organisations Syndicales pourront effectuer 3 communications via le site Intranet de la société pour les personnes ayant accès à cet Intranet. Pour les autres salariés, les Organisations Syndicales pourront envoyer 3 communications par courrier à ces salariés avant les élections. Par ailleurs, les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé Voxaly. Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.
Pour ce faire, les professions de foi devront être transmises au Service des Ressources Humaines :
sous la forme d’un fichier au format PDF et sur une page maximum,
le 27 décembre, avant 14 heures pour le 1er tour, et le 17 janvier 2019, avant 14 heures pour l’éventuel second tour.
Article 8 : Composition du bureau de vote
Conformément au système de vote électronique retenu, un seul et unique bureau de vote sera constitué pour l’ensemble des collèges électoraux. Si un deuxième tour de scrutin devait être organisé, la composition du bureau de vote serait identique à celle du premier tour.
Les élections prendront place dans la grande salle du 3ème étage.
Le bureau sera composé de trois membres, un(e) président(e) et deux assesseurs. Sont pressenti(e)s pour siéger au bureau, les électeurs(rices) volontaires disponibles aux dates des élections et représentants chaque collège.
Le(a) président(e) d’un bureau ne peut être candidat(e).
Des représentant(e)s désigné(e)s par les Organisations Syndicales pourront assister aux opérations électorales en tant que scrutateurs(rices).
Un(e) représentant(e) de la Direction pourra assister aux opérations électorales à titre d’observateur(rice).
Ce bureau veillera à la régularité des opérations électorales.
Le(a) président(e) du bureau de vote recevra, dès l’ouverture du scrutin, les listes électorales pour l’émargement et un exemplaire du présent protocole.
Le(a) président(e) du bureau annonce la clôture du scrutin et procède au dépouillement du scrutin, dès réception des votes par correspondance, puis procède à la proclamation orale et nominative des résultats. L’ensemble sera réalisé selon les modalités prévues par l’accord collectif sur le vote électronique figurant en annexe.
Un second tour est organisé :
si le nombre d’électeurs exprimant un vote valable au premier tour (après déduction des votes blancs et nuls) n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits, le quorum n’étant pas atteint ;
à défaut de candidatures syndicales au premier tour ;
si tous les sièges ne sont pas pourvus au premier tour.
Dans ce cas, les résultats du premier tour devront tout de même être dépouillés. Pour rappel, le temps consacré à la participation au bureau de vote, au vote lui-même et au dépouillement est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel. Une copie des formulaires CERFA établissant le procès-verbal des élections sera envoyée aux Organisations Syndicales signataires du présent Protocole et/ou ayant présenté une liste de candidats.
Article 9 : Attribution des sièges
Le scrutin est un scrutin de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les sièges seront attribués aux listes respectives par application de la règle du quotient et, le cas échéant, de la règle de la plus forte moyenne. La moyenne de liste s’entend au nombre de voix obtenues par les candidats de la liste divisé par le nombre de ces candidats. La désignation des élus à l’intérieur de chaque liste se fera en fonction de l’ordre de présentation des candidats : toutefois, les ratures affectant le nom d’un candidat se seront prises en compte pour la désignation des élus à l’intérieur de chaque liste, que si elles atteignent 10% au moins du nombre des suffrages valablement exprimés en faveur de sa liste.
Article 10 : Durée et renouvellement des mandats
Le mandat des membres du CSE est fixé à quatre ans. Conformément aux dispositions légales, le nombre de mandats successifs est limité à 3.
Pour l’appréciation de ce nombre :
le nombre et la durée des mandats effectués avant la mise en place du premier Comité Social et Economique ne sont pas pris en compte ;
un salarié peut être de nouveau élu lors des élections visant à renouveler les mandats, ce après une période sans mandat correspondant à la durée d'un mandat.
Article 11 - Litige
En cas d’interprétation d’un des articles de cet accord, le Président du bureau de vote décide de la solution à retenir après consultation des membres de son bureau. S’il y a accord sur l’interprétation, la décision du bureau de vote est souveraine. En cas de désaccord sur l’interprétation, les parties signataires conviennent de demander la formation d’une commission d’interprétation composée d’un membre de la direction, d’un représentant du personnel désigné par l’ensemble des délégués syndicaux centraux et d’une personnalité extérieure. Les deux parties s’accordent sur la désignation de la personnalité extérieure et à défaut, le choix de chacune des parties sera désigné au sort. En cas de désaccord persistant, le tribunal d'instance peut être saisi dans les 15 jours suivant la proclamation des résultats par la partie contestataire.
Article 12 : Durée et publicité du protocole
Le présent protocole d'accord préélectoral est conclu pour les élections 2018 des membres du Comité Social et Economique. Il s’appliquera à d’éventuelles élections partielles organisées pendant le cours des mandats ainsi pourvus. Un exemplaire original du présent protocole sera communiqué à l’ensemble des parties à la négociation ainsi qu’à l'Inspecteur du Travail compétent et à la Commission Paritaire Permanente de Négociation et d’Interprétation (CPPNI). Le document constituant ce protocole comporte 22 pages plus l’Accord relatif au vote électronique du 20 octobre 2018 figurant en Annexe. Fait à Paris, le 26 Novembre 2018
