2.Dispositions communes PAGEREF _Toc168671582 \h 3
2.1Temps de déplacement PAGEREF _Toc168671583 \h 3 2.2Ordre de mission PAGEREF _Toc168671584 \h 4
3.Dispositions applicables au personnel sédentaire qui doit effectuer un déplacement PAGEREF _Toc168671585 \h 4
3.1Prise en charge des frais PAGEREF _Toc168671586 \h 4 3.1.1Transport PAGEREF _Toc168671587 \h 4 3.1.2Hébergement et repas PAGEREF _Toc168671588 \h 5 3.1.3Cas particulier PAGEREF _Toc168671589 \h 5 3.2Contre parties au temps de déplacement inhabituel des salariés sédentaires PAGEREF _Toc168671590 \h 5 3.2.1Décompte du temps de travail en heures PAGEREF _Toc168671591 \h 5 3.2.2Décompte du temps de travail des forfaits jours PAGEREF _Toc168671592 \h 6
4.Dispositions applicables au personnel non sédentaire PAGEREF _Toc168671593 \h 7
4.1Dispositions communes PAGEREF _Toc168671594 \h 7 4.2Prise en charge des frais PAGEREF _Toc168671595 \h 7 4.2.1Petits déplacements PAGEREF _Toc168671596 \h 7 Indemnité forfaitaire de repas PAGEREF _Toc168671597 \h 7 Transport PAGEREF _Toc168671598 \h 7 4.2.2Grands déplacements PAGEREF _Toc168671599 \h 7 Dates du départ et du retour PAGEREF _Toc168671600 \h 8 Transport PAGEREF _Toc168671601 \h 8 Indemnités de grand déplacement PAGEREF _Toc168671602 \h 8 Voyages détente PAGEREF _Toc168671603 \h 8 4.3Temps de déplacement et décompte du temps de travail en heures PAGEREF _Toc168671604 \h 9 4.3.1Temps de déplacement sur des jours habituellement travaillés PAGEREF _Toc168671605 \h 9 4.3.2Temps de déplacement sur des jours non ouvrés PAGEREF _Toc168671606 \h 10
5.Durée et entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc168671607 \h 10
6.Révision de l’accord PAGEREF _Toc168671608 \h 10
7.Règlement des litiges PAGEREF _Toc168671609 \h 11
8.Publicité de l’accord PAGEREF _Toc168671610 \h 11
Préambule
Le présent accord a pour objet de définir les règles uniformes en matière des déplacements en France métropolitaine au sein de la société Ineo Defense. Il s’attache à fixer les conditions de gestion, d’organisation, de fonctionnement et d’indemnisation pour les différentes catégories de salariés. Cet accord d’entreprise s’inscrit dans le cadre de la politique voyage et de déplacements et de la politique de développement durable du Groupe Equans. Il s’agit également de concilier et d’optimiser l’efficacité, le confort, la sûreté, la sécurité, l’impact environnemental et le coût du déplacement. Dans cet esprit et comme le rappelle la politique voyage et déplacements du Groupe, il est rappelé que toute solution alternative au déplacement doit être privilégiée (visio conférence, conférence téléphonique, conférence par internet, webex, travail à distance…) quand cela est possible.
Cet accord fait suite à l’accord à durée déterminée intitulé « accord sur l’indemnisation des déplacements en France Métropolitaine » du 26/03/2018 prorogé jusqu’au 31/05/2024 ainsi qu’aux usages, décisions unilatérales, notes de service existants sur le sujet au sein de la société Ineo Defense.
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’intégralité des salariés de la société qu’ils soient sédentaires ou non sédentaires. Les salariés « non sédentaires » effectuent des déplacements habituels inhérents à la nature du travail ou de leur fonction. Les salariés « sédentaires » réalisent des déplacements ponctuels à la demande de leur hiérarchie ou selon les besoins du projet.
Dispositions communes
Il y a déplacement lorsque le salarié accomplit une mission extérieure à son lieu d’activité ou d’attachement sans pour autant qu’il y ait mutation. Au-delà de 3 heures de route, les transports en commun doivent être privilégiés pour réduire la fatigue du déplacement. Le choix du mode de transport est défini par la hiérarchie avant la mission et conformément à la politique voyage du Groupe Equans et aux dispositions conventionnelles.
Temps de déplacement
Le temps de travail effectif tel que défini à l’article L3121-1 du Code du Travail est un temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. En application de l’article L3121-4 du Code du Travail, le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d’exécution du travail n’est pas un temps de travail effectif. Cela vaut aussi bien pour le déplacement vers le lieu de travail habituel du salarié, que vers tout autre lieu de travail même exceptionnel (lieu de mission, de chantier, de formation…). Toutefois, si le temps de déplacement professionnel dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il fait l'objet d'une contrepartie sous forme de repos, ou d’indemnité financière telle que définie par le présent accord. Les temps de déplacements professionnels constituent par exception du temps de travail effectif :
Lorsque le déplacement répond à la définition du temps de travail effectif tel que défini à l’article L3121-1 du Code du Travail ;
Ou en cas de déplacement entre deux lieux de travail, lorsque le passage par le premier lieu de travail n’est pas dû à une convenance personnelle.
Par ailleurs, le temps de déplacement professionnel coïncidant avec l’horaire de travail n’entraine aucune perte de salaire. Par conséquent, le temps de déplacement qui s’inscrit dans l’horaire collectif ou individuel de travail est assimilé à un temps de travail effectif pour le calcul de la rémunération.
Ordre de mission
Pour les personnels sédentaires, un ordre de mission devra être systématiquement rédigé avant le début du déplacement. L’ordre de mission permettra de formaliser les moyens nécessaires au déplacement (train, avion, hôtel, véhicule de location) conformément à la politique voyage d’Equans et aux dispositions conventionnelles.
Pour les personnels non sédentaires ou les personnels en mission de travaux ou de maintenance, un ordre de mission ne sera pas nécessaire, sauf si le salarié doit emprunter des moyens de locomotions (train, avion, hôtel, véhicule de location).
L’ordre de mission sera établi et validé par le responsable hiérarchique au moins 3 jours avant le départ en mission.
L’ordre de mission indiquera le lieu et la durée de la mission, les modes de transport et d’hébergement ainsi que les éléments variables de paie prévisionnels (heures supplémentaires, heures de déplacement, astreinte, indemnités de grands déplacements, etc.).
Après validation du responsable hiérarchique, le salarié communiquera au département RH les écarts entre les éléments variables de paie prévisionnels et ceux constatés après la mission.
Dispositions applicables au personnel sédentaire qui doit effectuer un déplacement
Prise en charge des frais
Les frais sont remboursés sur présentation des justificatifs (repas, hôtel, frais de transport), et ce dans la limite des plafonds indiqués ci-dessous.
Transport
Les frais de transport que le salarié peut avoir à engager sont remboursés soit :
Sur la base des frais réels sur présentation des justificatifs originaux pour les transports en commun (notamment SNCF, transports en commun locaux, etc.).
Sur la base des frais réels (frais de carburant, frais de péage, frais de parking) que le salarié a engagé lors de l’utilisation d’un véhicule fourni par l’entreprise, sous réserve de présentation des justificatifs originaux et établissement d’une note de frais via les outils dédiés.
Conformément à la politique voyage Equans, l’utilisation du véhicule personnel pour les déplacements doit rester exceptionnelle et être validée formellement par le responsable hiérarchique. Dans ce cas, le salarié devra fournir une attestation d’assurance démontrant qu’il a la possibilité d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles. Par ailleurs, le salarié devra obligatoirement informer l’employeur en cas de suspension ou de retrait de son permis de conduire.
Hébergement et repas
Les plafonds des frais d’hébergement et de repas sont définis de la manière suivante :
Hébergement en catégorie d’hôtels conforme à la politique voyage Equans.
Repas privilégié au restaurant d’entreprise quand il y en a un.
Repas pris au restaurant : 50€ pour deux repas tout en ne dépassant pas 35€ pour l’un des deux repas et en respectant une moyenne maximum de 25€ pour deux repas.
Le dépassement des plafonds de restauration ou tout changement dans la catégorie d’hôtel doivent être justifiés par le salarié et validés par écrit par le responsable hiérarchique sur l’ordre de mission et ce préalablement à la mission. Le dépassement pourra être accepté sous réserve qu’il ne soit pas disproportionné par rapport aux frais prévus au départ de la mission.
Ces remboursements sont déclarés par l’intermédiaire d’une note de frais validée par le salarié et la hiérarchie, via les outils dédiés. Les justificatifs sont joints à la note de frais.
Le salarié peut, selon son choix, opter pour un mode d’indemnisation différent pour ses déplacements occasionnels et percevoir une indemnité forfaitaire dont le montant est fixé à 25€ / repas.
Dans le cadre de missions supérieures à 2 semaines, il sera automatiquement opté pour l’indemnisation forfaitaire pour les repas.
Cas particulier
Lorsque le salarié doit effectuer un trajet de plus de trois heures avant le début de sa journée de travail (en partant du domicile) pour se rendre sur le lieu de la mission ce dernier aura la possibilité, après validation de la hiérarchie, de partir la veille. Corollairement, pour le trajet de retour, il pourra revenir le lendemain, et le cas échéant sur le temps du week-end.
Dans ce cas, les frais afférents sont pris en charge par la société (hôtel, repas du soir et petit déjeuner le lendemain).
Contre parties au temps de déplacement inhabituel des salariés sédentaires
Décompte du temps de travail en heures
En application de l’article L. 3121-4 du Code du travail, lorsque le temps de déplacement professionnel dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il fait l’objet d’une contrepartie sous forme de repos ou sous forme financière dans les conditions prévues ci-après.
Le temps de déplacement, en dehors des horaires de travail, qui excède le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail – temps de trajet habituel est fixé dans le présent accord à 45 minutes trajet aller et 45 minutes trajet retour, soit au cours de chaque journée 1h30 minutes - donne lieu à une contrepartie financière fixée au taux horaire de base (hors 13ème mois) du salarié. A la demande du salarié et après accord de l’employeur, cette contrepartie peut être convertie en un temps de repos équivalent.
L’indemnisation financière sera effectuée sur une base mensuelle.
En application de l’article L. 3121-4, alinéa 2, du Code du travail, la part du temps de déplacement professionnel excédant le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail et qui coïncide avec l’horaire de travail n’entraîne aucune perte de salaire.
Les temps de voyage aller OU retours réalisés sur un jour de repos (notamment week-end et jours fériés) donnent lieu à une demi-journée de récupération.
Lorsque l’aller ET le retour sont réalisés sur des jours de repos (notamment week-end et jours fériés), la récupération est d’une journée complète.
Les temps de repos devront être pris par demi-journée (3 heures 30 minutes) ou par journée (7 heures) dans un délai aussi proche que possible de l’acquisition.
Au 31 décembre de l’année au cours de laquelle les heures de repos ont été acquises, le solde des heures qui pourront être payées ne pourra pas excéder 14 heures. Les heures de repos non-utilisées au-delà des 14 heures seront écrêtées au 31/12/N du compteur d’heures de repos.
Décompte du temps de travail des forfaits jours
Soucieuse de préserver l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle du salarié et dans le respect de l’autonomie requise pour la conclusion d’une convention de forfait en jours sur l’année, l’entreprise veille à limiter les déplacements sur un jour non travaillé et notamment le week-end et les jours fériés.
Si, pour des raisons de service, le salarié est contraint d’effectuer des déplacements professionnels pendant un jour non-travaillé il bénéficie, en raison de l’éloignement entre le domicile et le lieu de déplacement, d’une contrepartie définie comme suit :
Pour chaque trimestre civil au cours duquel le nombre de déplacements sur un jour de repos (notamment le week-end ou les jours fériés) est inférieur à 3 jours, une contrepartie correspondant à une demi-journée en repos ;
Pour chaque trimestre civil au cours duquel le nombre de déplacements sur un jour de repos (notamment le week-end ou les jours fériés) est au moins égal à 3 jours, une contrepartie correspondant à une journée de repos.
Les demi-journées ou journées de repos acquises devront être prises dans un délai aussi proche que possible de l’acquisition et dans les 3 mois suivant leur acquisition au plus tard.
Dispositions applicables au personnel non sédentaire
Dispositions communes
Les salariés non sédentaires sont des salariés qui effectuent des déplacements habituels inhérents à la nature de leur emploi. Le personnel non sédentaire peut prétendre à une indemnité forfaitaire de déplacement lors des déplacements visant une activité de chantier et/ou de maintenance. Le temps de déplacement professionnel entre deux lieux de travail est considéré comme du temps de travail effectif et doit être rémunéré comme tel.
Prise en charge des frais
Nous distinguons deux types de déplacements :
Le grand déplacement : c’est celui qui, en raison de l’éloignement et du temps de voyage, empêche le salarié de rejoindre chaque soir son point de départ. Il s’agit du déplacement sur un lieu d’activité éloigné de plus de 50 kilomètres de la résidence habituelle du salarié (point de départ) et d’un temps de trajet de plus de 1h30 aller simple ou retour soit plus de 3 heures aller et retour apprécié au cours de chaque journée. Si l’une des deux conditions n’est pas respectée, il ne s’agit alors pas d’un grand déplacement.
A contrario, est réputé en petit déplacement, le personnel non sédentaire qui se déplace quotidiennement sur le chantier (ou site de maintenance ou équivalent) avant le début de la journée et rejoint son lieu de résidence à la fin de la journée de travail, sans risque inhérent à la sécurité.
Petits déplacements
Les petits déplacements sont indemnisés de la façon suivante :
Indemnité forfaitaire de repas
L’indemnité forfaitaire de repas des salariés en petit déplacement est fixée à 25 € par repas par journée travaillée à la date du présent accord. A partir de janvier 2026, cette indemnité sera indexée sur le taux d’évolution du barème d’exonération de l’URSSAF de l’indemnité repas de grand déplacement (soit pour la 1ère année, le pourcentage d’évolution entre le barème de décembre 2025 et janvier 2026).
Elle n’est pas due par l’employeur lorsque :
Le salarié prend effectivement son repas à sa résidence habituelle,
Le repas n’est pas à la charge du salarié (notamment parce que prise en charge par le client, restaurant d’entreprise, etc.).
Transport
Les salariés ayant besoin d’un véhicule afin d’accéder au lieu de travail bénéficieront d’un véhicule de location, s’ils n’ont pas de véhicule de service. Les frais de location sont pris en charge par l’entreprise.Le salarié devra obligatoirement informer l’employeur en cas de suspension ou de retrait de son permis de conduire.
Grands déplacements
Dates du départ et du retour
Lorsque le salarié doit effectuer un voyage de plus de trois heures avant le début de sa journée de travail pour se rendre sur le chantier (ou le site de maintenance), ce dernier a la possibilité, pour des raisons de sécurité, de partir la veille. Cette possibilité devra faire l’objet d’un accord préalable et formalisé de la hiérarchie.
A l’identique, lorsque le salarié doit effectuer un voyage de plus de trois heures après le terme de sa mission pour regagner son domicile, ce dernier a la possibilité, pour des raisons de sécurité, de partir le lendemain. Cette possibilité devra faire l’objet d’un accord préalable et formalisé de la hiérarchie.
Transport
Le choix du mode de transport est défini par la hiérarchie avant la mission et conformément à la politique voyage du Groupe Equans et aux dispositions conventionnelles. Le coût du transport est directement pris en charge par la société (véhicule de société, SNCF, avion…). En cas de déplacement avec un véhicule, le salarié devra obligatoirement informer l’employeur s’il fait l’objet d’une suspension ou d’un retrait de son permis de conduire.
Indemnités de grand déplacement
Les indemnités de grand déplacement sont décomposées de la manière suivante, selon deux options laissées au choix du salarié et validées par le manager :
Une indemnité journalière de grand déplacement dont le montant est fixé à 130€ / jour, incluant les frais de repas et de réservation d’hôtel. A partir de janvier 2026, cette indemnité sera indexée sur le taux d’évolution du barème d’exonération de l’URSSAF de l’indemnité Logement et petit déjeuner - Paris et petite couronne (soit pour la 1ère année, le pourcentage d’évolution entre le barème de décembre 2025 et janvier 2026).
Ou un forfait de 25€ par repas (déjeuner et diner) et la prise en charge de l’hôtel par l’entreprise (incluant le petit déjeuner).
Le dernier jour travaillé précédent la détente sera indemnisé à hauteur d’une indemnité de repas (déjeuner) et portera le nom d’« indemnité grand déplacement minorée ». Il en est de même pour le jour de fin de mission, sauf lorsque le retour s’effectue le lendemain pour des raisons de sécurité et après accord de la hiérarchie.
Les indemnités de grand déplacement cessent d’être versées dès lors que le salarié termine sa mission et/ou quitte effectivement le lieu de la mission pour rejoindre son domicile.
Exemple : la mission se termine un jeudi alors qu’elle était supposée se terminer un vendredi. Dans ce cas, le salarié quitte le lieu de la mission le jeudi pour rejoindre son domicile. Dans ce cas de figure il perçoit l’indemnité de grand déplacement minorée le jeudi, il travaille le vendredi selon l’aménagement du temps de travail en vigueur et l’indemnité de grand déplacement minorée n’est pas due le vendredi.
Voyages détente
Au cours d’un déplacement professionnel d’une durée au moins égale à 2 semaines sur un lieu de travail éloigné de plus de 2 heures du domicile du salarié, ce dernier bénéficie d’au moins un voyage de détente, dans les conditions déterminées comme suit :
1 aller/retour toutes les semaines jusqu’à une distance de 300 km (sur la base d’un itinéraire routier)
1 aller/retour toutes les 2 semaines pour plus de 300 km (sur la base d’un itinéraire routier)
Le choix du mode de transport est défini conformément à la politique voyage du Groupe et doit faire l’objet de l’accord préalable de la hiérarchie. Le voyage de détente est pris en charge directement par la société.
Le salarié peut selon son choix ne pas utiliser le bénéfice des voyages de détente. Il avertit son responsable de ce choix au préalable. L’indemnité journalière est alors maintenue.
Il est rappelé que lors de sa prise de repos journalière et hebdomadaire, le contrat de travail du salarié est suspendu et qu’en conséquence il n’est plus dans un lien de subordination.
Temps de déplacement et décompte du temps de travail en heures
Les dispositions du paragraphe 4.3 ne s’appliquent pas aux Directeurs et Directeurs adjoints.
Temps de déplacement sur des jours habituellement travaillés
En application de l’article L3121-4 du Code du Travail, le temps de déplacement pour se rendre sur le lieu d’exécution du travail n’est pas un temps de travail effectif. Lorsqu’il est inclus dans les horaires habituels de travail, le temps de déplacement professionnel entre deux lieux de travail est considéré comme du temps de travail effectif et doit être rémunéré comme tel. Le temps de déplacement quotidien situé en dehors du temps de travail effectif du salarié non sédentaire donne lieu à une contrepartie déterminée comme suit :
Donnent lieu à une contrepartie les temps de déplacement quotidien domicile – lieu de mission réalisés en dehors des horaires habituels de travail et qui excèdent 1h30 aller-retour ;
Ces temps, décomptés quotidiennement, font l’objet d’une déclaration mensuelle par les salariés non sédentaires ;
Le cumul de ces temps est réalisé à la fin de chaque mois par le salarié puis transmis au service RH après validation de la hiérarchie. Un document spécifique sera proposé par le service RH.
Les sept premières heures de ce décompte mensuel sont affectées à un compteur dédié d’heures de repos ;
Les heures excédant les 7 premières heures de ce décompte mensuel donnent lieu à une indemnisation au taux horaire de base du salarié. L’indemnisation financière s’effectue sur la base d’un décompte mensuel d’heures à indemniser.
A la demande du salarié et après accord de l’employeur, ces heures peuvent être converties en un temps de repos équivalent. Les temps de repos devront être pris par demi-journée (3 heures 30 minutes) ou par journée (7 heures) dans un délai aussi proche que possible de l’acquisition. Les temps de repos pourront être utilisés lors des périodes de « stand by » (période creuse entre deux missions) avec accord du salarié. A défaut d’accord, le salarié se rendra sur son lieu habituel de travail pour y réaliser des activités définies par son responsable. En cas de déplacements, ceux-ci seront effectués durant les horaires habituels de travail et ne donneront pas lieu à indemnisation.
Exemple 1 : Départ 7h – retour 20h Temps de trajet total = 4h Temps de trajet habituel domicile / lieu de travail A/R = forfait conventionnel 1h30 Pause déjeuner = 45mn Amplitude de la journée = 13 heures – 45 minutes – 1h30 = 10h45 Horaire théorique journalier = 8h15 Décompte des heures indemnisées par l’employeur : 10h45 – 8h15 = 2h30
Exemple 2 : Départ 9h – retour 17h Temps de trajet total = 2 h Temps de trajet habituel domicile / lieu de travail A/R = forfait conventionnel 1h30 Pause déjeuner = 45mn Amplitude de la journée = 9h – 45mn – 1h30 = 6h45 Horaire théorique journalier = 8h15 Décompte des heures indemnisées par l’employeur : 6h45 – 8h15 soit -1h30 mn (pas d’indemnisation et pas de perte de salaire).
Temps de déplacement sur des jours non ouvrés
Lorsque le voyage est effectué la veille du jour de la mission pendant un jour de week-end ou férié, il n’est pas considéré comme du temps de travail effectif.
Les temps de voyage aller OU retours réalisés sur un jour de week-end ou un jour férié donnent lieu à une demi-journée de repos. Lorsque l’aller ET le retour sont réalisés sur lors d’un week-end ou jour férié le salarié bénéficiera d’une journée complète de repos. Les temps de repos, devront être pris par demi-journée (3 heures 30 minutes) ou par journée (7 heures) dans un délai aussi proche que possible de l’acquisition. Les temps de déplacements pourront être utilisés lors des périodes de « stand bye » (période creuse entre deux missions) avec accord du salarié. A défaut d’accord, le salarié se rendra sur son lieu habituel de travail pour y réaliser des activités définies par son responsable. En cas de déplacements, ceux-ci seront effectués durant les horaires habituels de travail et ne donneront pas lieu à indemnisation.
Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur le 1er juin 2024. Il est conclu pour une durée de cinq ans à la date de signature de l’accord, soit jusqu’au 31 mai 2029, date à laquelle il cessera automatiquement de produire ses effets.
Les avantages prévus par le présent accord ne pourront se cumuler avec ceux ayant le même objet ou la même cause qui résulteraient de nouveaux textes légaux ou conventionnels. Dans un tel cas, la situation nouvelle ferait l'objet d'un examen par les parties signataires.
Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L 2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail.
En cas d'évolution législative ou conventionnelle intervenant dans l'année, les parties signataires conviennent d'appliquer ces nouvelles règles, et d’adapter le cas échéant le présent accord en ce sens.
Règlement des litiges
Tout différend concernant l’application du présent accord est d’abord soumis à l’examen des parties signataires, en vue de rechercher une solution amiable.
A défaut d’accord entre les parties, le différend est, à la requête de la partie la plus diligente, soumis pour avis à la Direction Régionale et Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS). Si le désaccord subsiste après l’avis de la DRIEETS, le différend est porté devant la juridiction compétente.
Publicité de l’accord
Un exemplaire original du présent accord est remis à chaque partie signataire. Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « TéléAccords » accompagné des pièces prévues par le code du travail ;
Et en un exemplaire papier et signé auprès du greffe du Conseil des Prud'hommes de Versailles dont relève le siège de l’entreprise, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des Salariés par voie de publication sur l’intranet et affichage sur les panneaux Direction de chacun des sites. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.
