ACCORD RELATIF A LA PROCEDURE DE RECUEIL DES SIGNALEMENTS EMIS PAR LES LANCEURS D’ALERTE
Entre :
INSIDE, SAS, Société par actions simplifiée à associé unique, dont le siège social est situé 8 rue Roger Camboulives – 31100 TOULOUSE, représentée par son Président la SAS INSIDE GROUP, représentée par Monsieur XXXXX, dûment habilité à l’effet des présentes
AMODDEX, SAS, société par actions simplifiée à associé unique, dont le siège social est situé 24 rue Johannes Kepler – 64000 Pau, représentée par son Président la SAS INSIDE GROUP, représentée par Monsieur XXXXX, dûment habilité à l’effet des présentes
Constituant ensemble l’Unité Economique et Sociale INSIDE (UES INSIDE), représentée par Monsieur XXXXX
D’une part
Et :
Le syndicat CFE-CGC, représenté par Monsieur XXXXX, agissant en qualité de Délégué Syndical de l’UES INSIDE
D’autre part
Ci-après désignés individuellement « la partie » et collectivement « les parties ».
PREAMBULE
La loi n°2016-1691 du 9/12/2016, relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (dite SAPIN II), a créé un nouveau cadre juridique de protection des lanceurs d’alerte. Ses dispositions ont été complétées par un Décret n°2017-567 du 19/04/2017, relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public, de droit privé, ou des administrations de l’état. Elles prévoient, en particulier, que ces procédures de signalement doivent être mises en place dans les entreprises d’au moins 50 salariés, en utilisant l’instrument juridique de leur choix. Ladite Loi de 2016 a également été enrichie de la Loi n° 2022-401 du 21/03/2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte.
C’est donc par le présent accord, que l’UES INSIDE entend mettre en place la procédure de recueil, d’analyse et de traitement des signalements tels que définis dans les articles suivants.
De plus, il est important pour la Direction de mettre en place toutes les mesures nécessaires pour assurer à chaque salarié d’évoluer dans un environnement professionnel éthique, transparent et responsable. Une telle démarche a également pour objectif d’identifier, prévenir, traiter et résoudre d’éventuels dysfonctionnements qui peuvent nuire notamment à la performance opérationnelle, l’image de l’entreprise ou le climat social. Cet accord contribue également à renforcer la confiance entre les parties qui est primordiale au sein du groupe Inside. GLOSSAIRE
« Lanceur d’alerte » : personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement
« Référent lanceur d’alerte » ou « Référent » : personne physique désignée pour mettre en œuvre la procédure de recueillement et de traitement des alertes.
« Personne(s) Habilitée(s) » : expression choisie par les parties au présent accord pour désigner toutes personnes physiques autorisées à mettre en œuvre la procédure de recueillement et de traitement des alertes y compris le Référent lanceur d’alerte.
« Gravité » : la gravité est définie, dans le présent accord, au regard des risques induits par l’évènement, origine de l’alerte. Celle-ci est source d’atteinte à l’intégrité physique ou morale d’une personne physique ou de l’organisation elle-même.
« Grande urgence » : la grande urgence est définie, par le présent accord, comme une circonstance qui nécessite une intervention rapide des parties prenantes à l’alerte en raison d’un risque imminent d’une particulière gravité.
« Facilitateur » : toute personne physique qui aide un lanceur d'alerte à effectuer un signalement
« Alerte recevable » : une alerte est recevable au sens du présent accord lorsqu’elle réunit l’ensemble des conditions listées aux Articles 1 à 4 du Chapitre 2 du présent Accord
« Alerte irrecevable » : une alerte irrecevable est une alerte qui n’entre pas dans le champ du dispositif d'alerte définit au présent Accord car elle ne réunit pas l’ensemble des conditions énumérées aux Articles 1 à 4 du Chapitre 2 dudit accord
« Contrepartie financière directe » : compensation monétaire ou un avantage financier offert au lanceur d’alerte en reconnaissance directe de son signalement d'une activité répréhensible ou de son rôle dans le processus d'alerte
« Personne(s) Impliquée(s) » : il s’agit de toutes les personnes impliquées dans une procédure de lanceur d’alerte. Il peut s’agir du Référent Lanceur d’Alerte, de l’une des Personnes Habilitées (DRH, Directeur d’Agence, Référents harcèlement et agissements sexistes du CSE) au sens du présent Accord, ou d’un tiers / expert interne ou externe à l’entreprise spécialiste dans un domaine utile à l’enquête.
SOMMAIRE
TOC \z \o "1-3" \u \hPREAMBULEPAGEREF _Toc153953687 \h2 GLOSSAIREPAGEREF _Toc153953688 \h3 SOMMAIREPAGEREF _Toc153953689 \h4 Chapitre 1 : Le champs d’application et objet de l’accordPAGEREF _Toc153953690 \h6 ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATIONPAGEREF _Toc153953691 \h6 ARTICLE 2 – OBJET DE L’ACCORDPAGEREF _Toc153953692 \h6 Chapitre 2 : Le Lanceur d’AlertePAGEREF _Toc153953693 \h7 ARTICLE 1 – DEFINITION DU LANCEUR D’ALERTEPAGEREF _Toc153953694 \h7 ARTICLE 2 – QUALITE DE LANCEUR D’ALERTEPAGEREF _Toc153953695 \h7 ARTICLE 3 – FAITS POUVANT FAIRE L’OBJET D’UNE ALERTEPAGEREF _Toc153953696 \h7 ARTICLE 4 – DOMAINES EXCLUS DU REGIME APPLICABLE AUX LANCEURS D’ALERTEPAGEREF _Toc153953697 \h8 ARTICLE 5 – PROTECTION DU LANCEUR D’ALERTEPAGEREF _Toc153953698 \h8 Article 5.1 – La conservation et non-divulgation des éléments de nature à identifier le lanceur d’alertePAGEREF _Toc153953699 \h8 Article 5.2 – La protection du lanceur d’alertePAGEREF _Toc153953700 \h8 Article 5.3 – Conservation des données liées à une procédure d’alertePAGEREF _Toc153953701 \h9 Article 5.4 – Confidentialité liée à une procédure d’alertePAGEREF _Toc153953702 \h9 Chapitre 3 : Le signalement externePAGEREF _Toc153953703 \h10 Chapitre 4 : Les modalités de signalement internePAGEREF _Toc153953704 \h11 ARTICLE 1 – PRINCIPES DIRECTEURS DES SIGNALEMENTS INTERNESPAGEREF _Toc153953705 \h11 ARTICLE 2 – CANAUX DE SIGNALEMENTPAGEREF _Toc153953706 \h11 ARTICLE 3 – PROCEDURE DE SIGNALEMENT INTERNEPAGEREF _Toc153953707 \h12 Article 3.1 – Le contenu du signalementPAGEREF _Toc153953708 \h12 Article 3.2 – Les personnes habilitées à recevoir un signalementPAGEREF _Toc153953709 \h13 Article 3.3 – Le référent lanceur d’alerte désigné par l’employeurPAGEREF _Toc153953710 \h13 Article 3.4 – La réception du signalement par la personne dument habilitéePAGEREF _Toc153953711 \h13 Article 3.5 – L’analyse et l’enquête relatives à la recevabilité de l’alertePAGEREF _Toc153953712 \h14 Article 3.6 – L’information du Lanceur d’Alerte sur la recevabilité de l’alertePAGEREF _Toc153953713 \h15 Article 3.7 – L’information des parties prenantes à l’alertePAGEREF _Toc153953714 \h16 Article 3.8 – Les mesures prises à la suite de l’enquêtePAGEREF _Toc153953715 \h16 Article 3.9 – Le suivi de la procédure mise en œuvrePAGEREF _Toc153953716 \h17 ARTICLE 4 – INFORMATION SUR LA PROCEDURE D’ALERTEPAGEREF _Toc153953717 \h17 ARTICLE 5 - ENREGISTREMENT DES DONNEES, CONFIDENTIALITE, DROIT D'ACCES ET CONSERVATIONPAGEREF _Toc153953718 \h17 Article 5.1. Les données susceptibles d’être enregistréesPAGEREF _Toc153953719 \h17 Article 5.2 – Les garanties de confidentialitéPAGEREF _Toc153953720 \h18 Article 5.3 – Le droit d'accès aux donnéesPAGEREF _Toc153953721 \h18 Article 5.4 – La conservation des données et mesures de sécuritéPAGEREF _Toc153953722 \h18 Chapitre 5 : L’application de l’accordPAGEREF _Toc153953723 \h20 ARTICLE 1 – DATE D’EFFET DE L’ACCORDPAGEREF _Toc153953724 \h20 ARTICLE 2 – DUREE DE L’ACCORDPAGEREF _Toc153953725 \h20 ARTICLE 3 – SUIVI DE L’ACCORDPAGEREF _Toc153953726 \h20 ARTICLE 4 – DENONCIATION DE L’ACCORDPAGEREF _Toc153953727 \h20 ARTICLE 5 – REVISION DE L’ACCORDPAGEREF _Toc153953728 \h20 ARTICLE 6 – EVOLUTION DE LA REGLEMENTATIONPAGEREF _Toc153953729 \h20 ARTICLE 7 – FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITEPAGEREF _Toc153953730 \h21 Annexe 1 - Engagement de confidentialité lié à une procédure de lanceur d’alertePAGEREF _Toc153953731 \h22 Annexe 2 - Compte rendu d’alerte relatif à un signalement oral dans le cadre de la procédure lanceur d’alerte interne à l’UES InsidePAGEREF _Toc153953732 \h25 Annexe 3 - Logigramme relatif à la procédure d’alertePAGEREF _Toc153953733 \h26
Chapitre 1 : Le champs d’application et objet de l’accord
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel des sociétés qui constituent l’Unité Economique et Sociale du groupe INSIDE (Société Inside et Amoddex).
ARTICLE 2 – OBJET DE L’ACCORD
Le présent accord a pour objet de préciser les modalités de recueil et de traitement des signalements, effectués par les lanceurs d’alerte, de comportements susceptibles de relever de crime, délit, menace ou un préjudice pour l’intérêt général du harcèlement moral ou sexuel, de la discrimination et des agissements sexistes, risques graves pour la santé ou l’environnement. Liste non exhaustive des sujets concernés par le lancement d’une alerte. Chapitre 2 : Le Lanceur d’Alerte
ARTICLE 1 – DEFINITION DU LANCEUR D’ALERTE
L'article 6 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 (dite SAPIN II), définie la notion de lanceur d’alerte selon les termes suivants :
« Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. »
Ces informations peuvent avoir été obtenues dans le cadre des activités professionnelles du lanceur d’alerte, ou bien à l’extérieur de l’entreprise, à partir du moment où il en a eu personnellement connaissance.
Pour reconnaitre une situation d’alerte au sens du présent accord, les parties devront également tenir compte, d’une condition de gravité et d’urgence telle que définie dans le glossaire du présent Accord.
Toute personne physique qui réunit cette double condition peut avoir la qualité de lanceur d’alerte.
ARTICLE 2 – QUALITE DE LANCEUR D’ALERTE
Peuvent revêtir la qualité de lanceur d’alerte l’une des personnes mentionnées dans la liste suivante :
Un salarié de la société, un ancien salarié ou un candidat à l'embauche ;
Un actionnaire, associé et titulaire de droits de vote au sein de l'assemblée générale ;
Un membre de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance ;
Un collaborateur extérieur ou occasionnel (consultant travaillant temporairement sur un projet pour Inside, un auditeur externe...) ;
Un cocontractant de l'entreprise, sous-traitant ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, membre du personnel et de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance d'un cocontractant ou sous-traitant.
Les conditions cumulatives nécessaires à la reconnaissance de la qualité de lanceur sont les suivantes :
Le lanceur d’alerte doit être une personne physique ;
Il doit avoir eu personnellement connaissance des faits qu'il signale ;
Il doit agir de bonne foi ;
Il doit agir de manière désintéressée, à savoir sans contrepartie financière directe ;
En cas de divulgation d'un secret protégé par la loi, il doit procéder à une telle divulgation de manière nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause.
ARTICLE 3 – FAITS POUVANT FAIRE L’OBJET D’UNE ALERTE
La présente procédure interne de recueil et de traitement des alertes a pour objet de favoriser et d'encadrer le signalement de faits susceptibles de constituer :
Un crime ou un délit ;
Une violation grave et manifeste de la loi ou des règlement applicables en France ;
Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, ou d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement ;
Une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.
ARTICLE 4 – DOMAINES EXCLUS DU REGIME APPLICABLE AUX LANCEURS D’ALERTE
La loi Sapin II précise que sont exclus du régime de l'alerte les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par :
Le secret de la défense nationale,
Le secret médical,
Le secret des délibérations judiciaires,
Le secret de l'enquête ou de l'instruction judiciaires,
Le secret professionnel de l'avocat.
ARTICLE 5 – PROTECTION DU LANCEUR D’ALERTE
Article 5.1 – La conservation et non-divulgation des éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte
Dans le cas d’un signalement, les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de celui-ci. La divulgation de l'identité du lanceur d'alerte sans son accord est pénalement sanctionnée.
L’absence de consentement est permise dans le seul cas ou les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte devraient être transmises à l’autorité judiciaire lorsque les personnes chargées du recueil et du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits auprès du juge.
Dans ce contexte, le lanceur d'alerte serait informé de la divulgation à l'autorité judiciaire, sauf si cette information présente un risque de compromettre la procédure judiciaire, accompagnée d'explications écrites.
Article 5.2 – La protection du lanceur d’alerte
En application de l'article L 1121-2 du Code du travail, aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d'horaires de travail, d'évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, ni de représailles et menaces telles que l'orientation abusive vers un traitement psychiatrique ou médical ou les atteintes à la réputation, pour avoir signalé ou divulgué une alerte en respectant les conditions légales rappelées aux Articles 1 à 4 du présent Accord.
Les facilitateurs (personnes qui aident un lanceur d'alerte à effectuer un signalement) et les personnes physiques en lien avec le lanceur d'alerte, bénéficient également d'une protection contre les mesures de représailles, menaces ou tentatives d'y recourir (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art 6-1).
En cas de divulgation d'un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu'elle intervient dans le respect des conditions de signalement définies par la loi et que la personne répond aux critères de définition du lanceur d'alerte, ce dernier n'est pas pénalement responsable.
Toute personne faisant obstacle à la transmission d'une alerte, de quelque façon que ce soit, pourrait également être pénalement sanctionnée.
Article 5.3 – Conservation des données liées à une procédure d’alerte
Les signalements, les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux relatifs aux signalements ne pourront être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent, en tenant compte des délais d'éventuelles enquêtes complémentaires. Des données relatives aux signalements peuvent toutefois être conservées au-delà de cette durée, à la condition que les personnes physiques concernées n'y soient ni identifiées, ni identifiables.
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les informations relatives à l’alerte sont conservées jusqu’au terme définitif de la procédure. Les informations archivées sont conservées dans un coffre-fort à accès restreint, pour une durée n’excédant pas les délais de procédures contentieuses.
Article 5.4 – Confidentialité liée à une procédure d’alerte
L’ensemble de la procédure décrite au présent Accord est soumise à des règles de confidentialité et de conservation des données développées à l’Article 5 du Chapitre 4.
Chapitre 3 : Le signalement externe
Le lanceur d’alerte peut choisir de procéder à un signalement externe. Pour ce faire, il peut s’adresser à l’une des personnes suivantes :
À l’autorité compétente parmi celles désignées dans l’annexe du Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte.
Au défenseur des droits qui l’orientera vers la ou les autorités les mieux à même d’en connaître,
A l’autorité judiciaire
A une institution, à un organe ou à un organisme de l’Union européenne
En dernier ressort, le lanceur d’alerte peut procéder à une divulgation publique des informations si les circonstances le justifient dans le respect des procédures de signalement externes mentionnées au II de l’Article 8 de la loi du 9 décembre 2016. Chapitre 4 : Les modalités de signalement interne
Le présent accord encadre la procédure de signalement interne propre à l’UES Inside.
ARTICLE 1 – PRINCIPES DIRECTEURS DES SIGNALEMENTS INTERNES
Les parties ont souhaité retenir des principes directeurs qui guideront la gestion de l’ensemble des signalements applicables au présent accord :
Analyse
dans les meilleurs délais de la situation décrite par le lanceur d’alerte
Durée raisonnée de la conservation du dossier de signalement en application directe de l’Article 5.3 du Chapitre 2 du présent Accord.
Réactivité dans la mise en œuvre des éventuelles mesures visant à faire cesser la situation à risque ;
Enquêtes afin de faire la lumière sur la situation déclarée et étayée ;
Impartialité, indépendance et neutralité de la ou les personnes en charge de l’analyse et du traitement du signalement ;
Respect des parties en présence lors des différents échanges ;
Respect de l’intégrité et de la confidentialité des informations recueillies concernant les parties prenantes du signalement (victime présumée, personne mise en cause, facilitateur, témoin, lanceur d’alerte)
La stricte interdiction d’accès des membres non autorisés aux informations de l’enquête
La possibilité pour la victime présumée ou la personne mise en cause d’être accompagnée par un représentant du personnel (tenu à la confidentialité de tout élément porté à sa connaissance) ;
La
protection de toutes les personnes impliquées dans la procédure de signalement.
ARTICLE 2 – CANAUX DE SIGNALEMENT
En application du Décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022, les parties conviennent que le signalement pourra intervenir par voie orale ou par voie écrite dans les respects des modalités suivantes :
Le signalement oral
Le signalement oral pourra s’effectuer par téléphone et sur demande de l’auteur du signalement et selon son choix, lors d’une visioconférence ou d’une rencontre physique organisée
au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.
Lorsque le signalement est effectué oralement celui devra être consigné de la manière suivante :
Mode de communication d’un signalement oral Méthode de consignation du signalement Par ligne téléphonique non enregistrée ou autre système de messagerie vocale non enregistré Etablir un procès-verbal précis de la conversation suivant la trame de compte rendu disponible en Annexe 2
Par visioconférence
Par rencontre physique
Quelle que soit le mode de communication choisi, l’auteur du signalement aura la possibilité de
vérifier, de rectifier et d’approuver la transcription du procès-verbal par l’apposition de sa signature.
Le compte rendu de l’échange devra être partagé au lanceur d’alerte suivant le respect d’un délai maximal 7 jours ouvrés
Le signalement écrit
Le signalement pourra être effectué par écrit à destination de
l’une des Personnes Habilitées et identifiées à l’Article 3.2 du Chapitre 4 du présent accord.
Le signalement écrit sera formalisé par la remise en main propre signé contre décharge d’un courrier à la Personne Habilitée. L’objet dudit courrier devra obligatoirement contenir la mention « Confidentiel ».
Le signalement anonyme
Le lanceur d’alerte peut choisir de rester anonyme : il fera parvenir son signalement par tout moyen faisant date certaine (courrier suivi, courrier remis par coursier, mail ne permettant pas de l’identifier, etc.)
L’enveloppe doit porter, outre le nom et l’adresse professionnelle du référent lanceur d’alerte en tant que personne habilitée, la mention « Confidentiel ».
Une note interne rappellera que les courriers portant cette mention devront être remis, non ouverts, à son destinataire dans un délai de 2 jours ouvrés. Si la personne recevant un tel courrier ne travaille pas sur le même site que le référent Lanceur d’alerte alors elle devra l’envoyer en lettre recommandée au lieu de travail habituel du référent lanceur d’alerte à savoir : Inside Référent Lanceur d’Alerte 42 allées Jean Jaurès 31000 Toulouse
ARTICLE 3 – PROCEDURE DE SIGNALEMENT INTERNE
Article 3.1 – Le contenu du signalement
Les parties conviennent que le courrier remis en main propre dans le cas d’un signalement écrit et le procès-verbal retranscrit dans le cas d’un signalement oral devront comporter à minima les informations suivantes :
Une
description précise des faits, objet du signalement, ainsi que toutes informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, de nature à étayer le signalement,
Avec
mention de la date et si possible de l’heure (à minima la fraction de journée, par exemple : matin, mi-journée, après-midi, soir) de leur réalisation,
La
date à laquelle le signalement a été fait dans le cas d’un signalement oral
Ainsi que les
noms, prénom et fonction dans l’entreprise, de la ou des personnes, objets du signalement,
Et enfin, sauf en cas de signalement anonyme, le
nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique du lanceur de l’alerte, et d’une manière générale, tous éléments permettant un échange avec le destinataire du signalement, dénommé « Référent » ou personnes habilitées
Il est rappelé que les informations communiquées dans le cadre d'un dispositif d'alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l'objet de l'alerte.
Article 3.2 – Les personnes habilitées à recevoir un signalement
Tout collaborateur ou toute personne (victime présumée, témoin, collègue…) souhaitant signaler un comportement qu’il considère relever d’une alerte doit le faire auprès de l’une des personnes mentionnées ci-dessous :
Le « référent lanceur d’alerte » identifié ci-dessous
La DRH,
Les Directeurs d’agence,
Les référents harcèlement et agissements sexiste du CSE
Les parties conviennent que le lanceur d’alerte devra
privilégier l’ordre établi par la présente liste.
Cependant, si le lanceur d’alerte l’estime, pour des raisons légitimes relevant de sa libre appréciation, il
peut s’adresser à l’une des autres personnes habilitées mentionnés à la présente liste.
Si le signalement est reçu par le Directeur des Ressources Humaines, le Directeur d’agence, un référent harcèlement et agissements sexiste alors ils la transmettent obligatoirement et dans un
délai de 2 jours ouvrés maximum au Référent lanceur d’alerte, afin que ce dernier puisse poursuivre la procédure conformément aux dispositions du présent Accord.
Article 3.3 – Le référent lanceur d’alerte désigné par l’employeur
Le Référent ou Référent Lanceur d’Alerte, est la personne occupant le poste de Responsable Juridique de l’UES INSIDE.
Dans le cas ou le Référent Lanceur d’Alerte serait concerné par le signalement alors il devra transmettre le rôle de référent Lanceur d’Alerte à la personne suivante sur la liste, soit la personne occupant le poste de Directeur des Ressources Humaines. Si la personne occupant le poste de DRH est également concernée par le signalement alors c’est un Directeur d’Agence désignée par la Direction qui assurera le rôle de référent Lanceur d’Alerte.
Ce Référent, ainsi que toutes personnes qui, à sa demande, prennent connaissance du dossier, afin de lui permettre de procéder à la vérification et au traitement du signalement sont soumises aux
obligations de confidentialité, et d’interdiction de divulgation des informations relatives au contenu du signalement, à son auteur et aux personnes visées, sauf demande des autorités judiciaires.
Le respect de cette obligation de confidentialité sera formalisé par l’engagement de confidentialité lié à une procédure de lanceur d’alerte disponible en Annexe 1 du présent Accord. Afin de les sensibiliser à cette obligation de confidentialité, les membres du Comité de Direction, ainsi que les personnes nécessaires à la vérification et au traitement du signalement, mobilisées par le Référent, signeront un l’engagement de confidentialité relatif aux signalements annexé au présent accord.
Article 3.4 – La réception du signalement par la personne dument habilitée
Le Référent Lanceur d’Alerte qui reçoit directement ou par le biais d’une personne habilitée un signalement écrit (courrier remis en main propre) ou oral (par appel téléphonique ou visioconférence) informera, son auteur, de la réception du signalement dans un délai maximal de sept jours ouvrés à compter de la date de réception de celui-ci.
Cette étape ne s’appliquera pas si le lanceur d’alerte a fait le choix de rester anonyme, sauf si ce dernier permet une communication préservant son anonymat (une adresse électronique ne permettant pas de l’identifier ou tout autre moyen).
Article 3.5 – L’analyse et l’enquête relatives à la recevabilité de l’alerte
Analyse relative à la recevabilité de l’alerte
A réception du signalement, la première démarche du Référent Lanceur d’Alerte, consiste à vérifier qu’il répond aux conditions de fond et de forme pour être reçue comme alerte potentielle en vue de déclencher la mise en œuvre de la procédure relative au lanceur d'alerte telle qu'énoncée dans le présent accord.
Pour ce faire, le Référent devra procéder, dans l’ordre, aux étapes suivantes :
Il vérifie que le signalement est présenté de manière objective, sans malveillance et porte sur des faits directement constatés par le lanceur d'alerte et matériellement vérifiables. A cette fin, il peut être demandé tout complément d'information à l'auteur du signalement.
Il vérifie que le lanceur d’alerte répond aux conditions énoncées aux Articles 1 à 4 du présent Accord à savoir, les faits pouvant faire l’objet d’une alerte, les conditions relatives à la qualité de lanceur d’alerte et les modalités de transmission de l’alerte.
L’analyse de cette alerte permet de cerner au plus vite la situation et de définir la suite à donner à celle-ci.
Information de la Direction sur la recevabilité de l’alerte
Lorsque l’analyse de la recevabilité suggère une potentielle recevabilité du signalement, le Référent informe la Direction dans les plus brefs délais et dans un maximum de 5 jours ouvrés à compter de la reconnaissance de la recevabilité de l’alerte afin d’identifier les mesures éventuelles à mettre en œuvre le temps de l’enquête.
Enquête relative à la recevabilité de l’alerte
Pour déclarer recevable une alerte, le Référent diligentera une enquête ayant pour objet de déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés.
Afin d’assurer une étude de recevabilité éclairée, le Référent devra solliciter la compétence et l’avis de toutes les personnes compétentes pour l’accompagner dans l’analyse de la recevabilité d’une alerte. Le respect de ce préalable assure au lanceur d’alerte une analyse éclairée et objective de son signalement.
L’enquête est, à minima, effectuée par deux des personnes habilitées mentionnées à l'Article 3.2 du Chapitre 4 du présent Accord, pour garantir le principe d’impartialité.
Il peut être fait appel à des tiers extérieurs à l’entreprise (experts métiers) spécialisés dans certains domaines utiles à l'enquête (tels qu’experts informatique, financier, …), lorsque cela est nécessaire pour traiter le signalement.
En fonction du signalement, les personnes habilitées en charge de l’enquête et la Direction pourront imposer un échange en présentiel. Les parties conviennent que les éventuels frais de transport nécessaires à l’organisation de cette rencontre seront pris en charge par l'entreprise.
Mesures pouvant être mises en œuvre pendant l’enquête
Des mesures conservatoires peuvent être prises lors de ces phases d’analyse et d’enquête. Elles peuvent prendre diverses formes : changement d’environnement de travail, mission temporaire, changement de rattachement hiérarchique, changement dans la répartition des tâches…
Dans un délai, le plus court possible, pour éviter la dégradation ou l’aggravation de la situation, le Référent s’entretient, si la situation le nécessite, avec le Médecin du travail.
Recevabilité de l'alerte
Si le Référent, dans le respect des processus d’analyse et d’enquête préétablis, estime l’alerte recevable, alors il poursuivra la procédure conformément à celle qui est établie par le présent Accord.
Si le Référent, après concertation avec la deuxième personne habilitée chargée de l’enquête, dans le respect des processus d’analyse et d’enquête préétablis, ne juge pas le signalement comme recevable en tant qu’alerte au sens du présent Accord alors l’objet du signalement est exclu de la suite de la procédure.
Si le Référent, dans le respect du processus d’analyse préétabli, estime le signalement non recevable au titre d’une alerte, mais qu’il considère néanmoins que l’objet du signalement nécessite d’être traité, alors il pourra porter le sujet à l’attention de la Direction afin que des mesures de traitement soient prises en dehors du présent processus d’alerte. Dans ce cas, il demandera l’accord au lanceur d’alerte avant de divulguer les informations. Si celui-ci refuse, le Référent évaluera la pertinence d’informer ou pas la Direction, pondérant les différents intérêts présents.
Dans l’hypothèse où plusieurs alertes concerneraient une même situation, elles feraient alors l’objet d’une analyse commune. Quel que soit le canal de réception de l’alerte, celle-ci doit être prise en charge dans les plus brefs délais. La recevabilité de l’alerte sera étudiée dans un délai maximal de 2 semaines calendaires à compter de la réception du signalement.
Rapport d’enquête et plan d’actions
Les personnes habilitées en charge de l’enquête établissent un rapport de l’enquête. Il détermine la réalité et la matérialité des faits rapportés et établit un plan précis des mesures préconisées à mettre en œuvre pour mettre fin à l’alerte. Les parties responsables de l’enquête transmettent ledit rapport à la Direction dès que possible. La Direction propose éventuellement des adaptations du plan d’action, le valide et en demande la mise en œuvre
Article 3.6 – L’information du Lanceur d’Alerte sur la recevabilité de l’alerte
L'auteur du signalement est informé de la recevabilité ou non de son alerte et des raisons pour lesquelles il est estimé, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité de l'alerte, dans le délai de 2 semaines calendaires prévu à l’article 3.5 ci-dessus.
En cas de signalement anonyme, le Référent est dispensé des obligations d'accusé de réception et de retour d'information sur les suites données au signalement.
Article 3.7 – L’information des parties prenantes à l’alerte
Lorsque l’alerte est déclarée recevable et donc qu’un rapport d’enquête a été établi alors le Référent procède à l’information de l’ensemble des parties prenantes à la procédure.
Cette information est réalisée selon des modalités permettant de s'assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée. Elle ne contient pas d'information relative à l'identité de l'émetteur de l'alerte ni à celle des tiers.
Les parties conviennent que cette information est encadrée par un double délai.
Elle devra intervenir dans un délai raisonnable n'excédant pas un mois à partir de la transmission du rapport d’enquête à la Direction
Et moins de trois mois à compter de l’accusé de réception de l’alerte au lanceur de celle-ci.
Ces délais pourront être raisonnablement aménagés à la seule condition qu’ils ne puissent pas compromettre gravement les nécessités de l'enquête, en présence d'un risque de destruction de preuves par exemple.
Information des personnes visées par l’enquête :
Les personnes visées par une alerte recevable seront informées des éléments suivants :
Des faits qui leur sont reprochés afin de pouvoir exercer leurs droits à la défense ;
Des modalités d'exercice de leurs droits d'accès à leurs données personnelles et de rectification de celles-ci.
Information du lanceur d’alerte :
L’auteur du signalement sera informé par écrit, des suites données à son alerte ainsi que des mesures identifiées dans le plan d’action.
Le retour écrit doit contenir le constat des faits relevés par l’entreprise à partir des éléments constitutifs de l’alerte ainsi que les résultats du rapport d’enquête.
Article 3.8 – Les mesures prises à la suite de l’enquête
Au terme de la phase d’enquête et après rédaction du rapport d’enquête, la Direction tranche les mesures à mettre en œuvre sur la base du constat établit par les personnes en charge du rapport d’enquête. Il peut s’agir de mesures individuelles ou collectives. Les mesures peuvent concerner tant l’auteur de l’alerte, la victime présumée, la personne mise en cause, que le collectif de travail. Elles peuvent être techniques, organisationnelles ou humaines. Chacune d’elle peut être interne à l’entreprise ou externe.
Les mesures techniques
Les mesures techniques consistent en l’aménagement des locaux et/ou équipements.
Les mesures organisationnelles
Les mesures organisationnelles peuvent concernant la modification, amélioration et création procédures ou processus internes à l’UES.
En effet, lorsque l’analyse et/ou l’enquête ont pu révéler des dysfonctionnements au sein du collectif de travail nécessitant des actions dédiées celles-ci seront alors mises en œuvre.
Les mesures disciplinaires
En cas de mesures disciplinaires, l’échelle des sanctions et la procédure disciplinaire relèvent des dispositions applicables au sein de l’UES INSIDE, telles que prévues dans le règlement intérieur de l’entreprise.
Les mesures d’accompagnement
Des actions d’accompagnement peuvent être définies et mises en œuvre par l’entreprise, en faveur des victimes identifiées. Ces mesures visent essentiellement à apporter un soutien au collaborateur victime, notamment sur le plan psychologique avec la mise en relation avec des psychologues du travail Enfin, il est précisé que, selon la situation et s’ils le souhaitent, les collègues et le manager de la victime peuvent bénéficier des actions d’accompagnement.
La liste des mesures n’est en aucun cas exhaustive. Toutes les mesures pertinentes devront être prises pour traiter la situation ayant engendré une alerte. Dans toutes ces situations, l’objectif est d’éviter le renouvellement de situations pouvant générer de nouveaux risques. Les mesures prises dans le cadre du plan d’actions devront faire l’objet d’un suivi adapté, tant par les personnes désignées responsables dans le plan d’action.
Article 3.9 – Le suivi de la procédure mise en œuvre
Le Référent assume la responsabilité de l'élaboration du plan d'action, prenant en considération les avis éclairés de tous les intervenants qu'il identifie comme compétents pour la mise en œuvre des mesures décrites à l'Article 3.10 du Chapitre 4 du présent Accord.
Il revient au Référent d'assurer une communication adéquate à l'ensemble des parties impliquées dans la mise en œuvre des mesures, de définir les actions requises, d'établir les délais qui les encadrent, et de garantir leur exécution.
Le Référent s'engage à ce que les diverses actions soient entreprises dans un délai n’excédant pas trois à six mois, en fonction du niveau de traitement nécessaire.
ARTICLE 4 – INFORMATION SUR LA PROCEDURE D’ALERTE
La procédure ainsi décrite dans le présent accord sera disponible pour tous et de façon permanente sur l’intranet de l’UES INSIDE ainsi que dans les locaux de chacun des établissements sur demande auprès de l’assistante d’agence ou de la RH. Les salariés seront également informés de la conclusion du présent accord par emailing.
ARTICLE 5 - ENREGISTREMENT DES DONNEES, CONFIDENTIALITE, DROIT D'ACCES ET CONSERVATION
Article 5.1. Les données susceptibles d’être enregistrées
Sont susceptibles d’être enregistrées dans le cadre de l’enquête relative à la procédure de lanceur d’alerte les informations suivantes :
L’identité, fonction et coordonnées de l’émetteur de l’alerte ;
Les identités, fonctions et coordonnées des personnes visées par une alerte ;
L’identités, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte ;
Les faits signalés et tout élément recueilli dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
Le compte rendu des opérations de vérification ;
Les suites données à l’alerte.
Article 5.2 – Les garanties de confidentialité
L’UES INSIDE s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité de l'identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, ainsi que des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.
Seules les Personnes Habilitées à recueillir et traiter les signalements peuvent avoir accès aux informations recueillies. Elles peuvent être communiquées à des tiers à condition que cette communication soit nécessaire pour traiter le signalement.
Les éléments relatifs à l'identité de l'auteur du signalement ne peuvent être communiqués à des tiers qu'avec son consentement. Ils peuvent toutefois être communiqués aux autorités compétentes, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.
Dans tous les cas, l'identité de l'auteur d'un signalement n'est jamais communiquée à une personne visée par ce signalement, sauf accord exprès de l'auteur, et ce, même dans le cas où la personne visée est une personne habilitée à recueillir des alertes.
Les éléments de nature à identifier une personne visée par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
Cette obligation de confidentialité est d’autant plus importante qu’elle :
Responsabilise et limite les risques de dérive vers la délation et la dénonciation calomnieuse ;
Facilite la protection due à l’auteur du signalement ;
Permet un meilleur traitement du signalement en offrant la possibilité de demander à son auteur des précisions complémentaires.
Article 5.3 – Le droit d'accès aux données
Toutes les personnes concernées par le traitement d'un signalement peuvent accéder, sur demande formulée auprès du Référent Lanceur d’Alerte aux données les concernant et en demander la rectification ou l'effacement, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
Article 5.4 – La conservation des données et mesures de sécurité
La personne en charge du traitement de l'alerte prend toutes mesures utiles pour préserver l'intégrité et la sécurité des données pendant toute la durée de traitement et de conservation de ces données. Les données relatives à une alerte irrecevable sont archivées sans délai après anonymisation. Les données relatives à une alerte non suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire sont archivées, après anonymisation, dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des opérations de vérification. Dans les deux cas, les données ainsi archivées seront détruites au terme d’un délai d’un an depuis leur archivage. Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne visée par l'alerte ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées jusqu'au terme de la procédure ou des poursuites, ou du délai de la prescription des recours possibles à l'encontre de la décision. Sauf si aucune suite n'est donnée à un signalement, le responsable de traitement peut conserver les données collectées sous forme d'archives intermédiaires, pendant une durée maximale de 3 ans, pour assurer la protection du lanceur de l'alerte ou permettre la constatation d'infractions continues. Les données seront ensuite archivées et détruites
Chapitre 5 : L’application de l’accord
ARTICLE 1 – DATE D’EFFET DE L’ACCORD
Le présent accord entrera en vigueur à compter du jour de sa signature.
ARTICLE 2 – DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
ARTICLE 3 – SUIVI DE L’ACCORD
Un suivi annuel de l’accord sera réalisé en séance à l’occasion de l’une des réunions du Comité Social et Economique préétabli dans le calendrier social.
ARTICLE 4 – DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation dans le respect des dispositions légales.
La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception dans le respect du délai légal de préavis de trois mois.
Dans le cas d'une dénonciation, le présent accord continuera à produire ses effets jusqu'à l'entrée en vigueur d'un nouvel accord ou, à défaut, pendant une durée maximale de 12 mois à compter de l'expiration du préavis susvisé.
ARTICLE 5 – REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans le respect des dispositions des Articles L2222-5 et L2261-7 à L2261-8 du code du travail.
Le présent accord pourra être révisé par accord entre les Parties.
Dans ce cas, un avenant au présent accord sera conclu entre les Parties dans les conditions et modalités de révision fixées par les dispositions légales en vigueur :
Toute demande de révision devra être signifiée par l’une des Parties à l’autre et être accompagnée d’un projet portant sur les points à réviser,
Un calendrier des points à réviser sera établi au cours de la première réunion de révision. Celle-ci devra se tenir dans un délai de trois mois suivant la demande de révision.
ARTICLE 6 – EVOLUTION DE LA REGLEMENTATION
Les parties au présent accord conviennent que dans l'hypothèse où des modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles conduiraient à des difficultés d'application ou nécessiteraient des aménagements du présent accord, une réunion entre les parties signataires du présent Accord se tiendra alors pour examiner l'incidence de ces modifications sur les dispositions du présent accord et la suite à donner.
ARTICLE 7 – FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE
Le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt seront déposés dans le respect des dispositions légales et réglementaires sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera déposé auprès du Greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion. Un exemplaire en version électronique sera remis à chacune des parties signataires.
ARTICLE 8 – SIGNATURE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de procéder à la signature électronique du présent accord. Celui-ci fera foi, au même titre que des exemplaires papiers signés de façon manuscrite.
Le procédé technique de signature électronique mis en œuvre permet de garantir et constituer la preuve de :
L’identification du signataire du document
La préservation de l’intégrité de son contenu
La préservation de la confidentialité des données et contenus
L’horodatage des envois et de la réception
Les parties signataires renoncent expressément à contester la recevabilité, la validité et la force probante de la signature électronique.
Les parties signataires reconnaissent enfin que le présent Accord signé par voie électronique sera admis comme originaux devant les tribunaux et feront la preuve des contenus qu’il contient, preuve recevable, valable et opposable entre les parties, de la même manière, dans les mêmes conditions et avec la même force probante qu’un document qui revêt une signature manuscrite, conformément aux articles 1366 à 1368 du Code civil.
En 4 exemplaires transmis au format électronique, dont un exemplaire pour le dépôt à la DIRECCTE.
Pour l’ UES INSIDE Monsieur XXXXX
Fait à Toulouse le 20 décembre 2023 Pour la représentation syndicale de l’UES INSIDE L’organisation syndicale CFE-CGC Monsieur XXXXX
Annexe 1 - Engagement de confidentialité lié à une procédure de lanceur d’alerte
PREAMBULE
La présente Charte est destinée à préciser les droits et les responsabilités des personnes habilitées à prendre part à la procédure lanceur d’alerte définie par l’Accord Lanceur de l’UES INSIDE.
Il peut d’agir du Référent Lanceur d’Alerte, de l’une des Personnes Habilitées (DRH, Directeur d’Agence, Référents harcèlement et agissements sexistes du CSE) au sens de l’Accord Lanceur d’alerte, d’un tiers interne ou externe à l’entreprise spécialisé dans un certain métier utile à l’enquête.
Dans la présente charte ces personnes seront désignées, individuellement comme «
Personne Impliquée » et collectivement comme « Personnes Impliquées ».
Ce document fait partie de la politique de confidentialité définie par la société.
Dans le cadre de l’exercice de leur mission, les Personnes Impliquées, peuvent être destinataires de certaines informations confidentielles, personnelles voire sensibles, délivrées par l'entreprise et par les salariés.
Compte tenu de la responsabilité que l’obtention de ces informations comporte, la présente Charte définit leurs pouvoirs et leurs devoirs en termes d’exercice de leurs prérogatives.
Elle s’inscrit dans une
démarche d’information, de sensibilisation et de responsabilisation et complète toute disposition en la matière en vigueur pour l’UES INSIDE.
Les principes développés dans le présent document s’appliquent à toutes les Personnes Impliquées pendant toute la durée de la procédure lanceur d’alerte et après ladite procédure, en fonction des dispositions législatives applicables en matière de confidentialité et protection de données, pendant que la confidentialité sera nécessaire à la protection des intérêts légitimes de l’entreprise et/ou que ces informations n’auront pas été rendues publiques par leur propriétaire.
LES PRERROGATIVES DES PERSONNES IMPLIQUEES
Les Personnes Impliquées jouent un rôle de confiance, elles sont les actrices de la procédure lanceur d’alerte.
Dans l’exercice de leurs fonctions, elles sont informées et consultées sur les questions intéressant l'organisation, l’enquête et le déroulement général de la procédure lanceur d’alerte.
Elles sont donc susceptibles d’avoir accès à des informations qui relèvent de l’activité économique de l’entreprise et dont la divulgation pourrait clairement nuire à ses intérêts légitimes. Elles sont également amenées à prendre connaissances d’informations personnelles et confidentielles voire sensibles relatives aux différents acteurs impliqués dans la procédure.
Les limites de leur intervention sont fixées par les lois et règlementations en vigueur (Code du travail, Règlement RGPD…).
En aucun cas, les Personnes Impliquées ne peuvent être contraintes à enfreindre la loi.
LES DEVOIRS DES PERSONNES IMPLIQUEES
Les Personnes Impliquées sont tenues à une obligation de discrétion en matière d’informations confidentielles et sont tenues au secret professionnel.
Elles doivent, en toutes circonstances, faire preuve de
bon sens, de précaution et de rigueur et agir strictement dans le cadre de leurs fonctions. Ces actions doivent être justifiées par les stricts besoins de leur mission.
2.1 Informations confidentielles
Au sens de la loi, sont réputées être confidentielles les informations suivantes :
Celles qui sont délivrées au titre de l’exercice du droit d’alerte économique du CSE et mentionnées aux articles L.2312-63 à L.2312-69 du Code du travail ;
Les questions relatives aux procédés de fabrication (spécificités techniques d’un produit ou une technique particulière de production) ;
Celles répondant aux critères du secret des affaires (toute information sensible par sa valeur commerciale, effective ou potentielle, appartenant à l’entreprise).
Certaines informations comptables : situation de l’actif réalisable et du passif exigible, compte de résultat, plan de financement prévisionnel ;
Toutes les informations concernant la vie privée des salariés ou des membres de la direction.
En outre, selon les principes établis par la jurisprudence, est considéré comme confidentielle une information :
Déclarée ainsi par l’employeur ;
N’ayant pas fait l’objet d’une diffusion préalable ;
Et nécessaire à la protection des intérêts légitimes de l’entreprise.
La présentation du critère de confidentialité peut se faire par écrit, par exemple par la communication de documents tamponnés « confidentiel » ou oralement lors d’une réunion. Dans le cadre d’une réunion, cette déclaration doit être actée au Procès-Verbal ou Compte Rendu de réunion.
La partie du PV ou du Compte Rendu contenant des informations reconnues ou pouvant être cataloguées comme confidentielles ne pourra pas être diffusée.
En cas de doute, les Personnes Impliquées peuvent questionner l’employeur sur la nature de l’information communiquée.
De façon générale, toute copie de toute information ou donnée confidentielle recueillie dans le cadre des missions des Personnes Impliquées est strictement prohibée.
Dans le cadre des procédures d’alerte, la Personne Impliquée ne donne pas accès à des informations sans l’autorisation formelle de leur propriétaire.
Ainsi, tous les fichiers ou courriels contenant la mention « CONFIDENTIEL », dans leur objet ou leur nom, ou stockés dans un répertoire comportant cette dénomination, seront considérés comme étant « confidentiels » et ne pourront être traités que par les personnes ayant été autorisées par le propriétaire des informations et exclusivement pour les besoins de leur mission.
En tout état de cause, la Personne Impliquée réceptrice de l’information confidentielle s’engage à restreindre la divulgation de ces informations aux seules Personnes Impliquées par la procédure en cours pour laquelle elle est impliquée, ou des commissions concernées qui ont besoin de les connaître. Toutes les Personnes Impliquées détentrices de l’information devront prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir l’interdiction d’accès de personnes tierces à ces informations.
Protection des données personnelles
En ce qui concerne la protection des données confidentielles pouvant être qualifiés comme de « données personnelles » (toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable), les Personnes Impliquées devront agir dans le respect des dispositions prévues dans le Règlement de protection des données personnelles (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, les cas échéant, des politiques RGPD de la société et, si besoin, en concertation avec le Délégué à la protection de données (DPO) de la société afin d’adopter les bonnes pratiques pour se mettre en conformité avec les dispositions légales sur le traitement de ces données.
Ces données doivent être conservées pendant une durée limitée proportionnellement à leur utilisation dans le cadre de la mission des Personnes Impliquées et traitées de manière sécurisée pendant toute la durée de conservation pour garantir leur protection contre toute perte, altération ou divulgation non autorisée.
Les données personnelles recueillies qui ne seraient plus nécessaires à l’exercice de la mission de représentation des Personnes Impliquées devront être retournées à son propriétaire ou détruites à sa demande.
Droits d’accès
Les Personnes Impliquées ayant obtenues des droits d’accès (identifiants, codes, mots de passe) pour l’utilisation de comptes (internet, google, drive, comptes bancaires, entre autres.) à destination ou à bénéfice du CSE, protègent l’utilisation des comptes et des droits d’accès qui leur sont attribués. La communication de ces accès à des personnes non autorisées est strictement prohibée. Par principe, l’attribution et la conservation de ces accès doit répondre à un accès limité aux personnes strictement nécessaires pour les besoins de leur fonction.
SANCTIONS
Le non-respect des obligations découlant du présent Engagement par les Personnes Impliquées engagera leur responsabilité et pourra constituer une faute susceptible de sanctions disciplinaires, appropriées et proportionnées à la faute commise, sans préjudice des éventuelles responsabilités d’ordre civil ou pénal applicables.
Fait à [ville], Le [jour mois année].
Madame/Monsieur [Nom Prénom] *Signature précédée de la mention manuscrite « Lu et approuvé. Bon pour acceptation de l’Engagement de Confidentialité applicable à la procédure lanceur d’alerte ». Annexe 2 - Compte rendu d’alerte relatif à un signalement oral dans le cadre de la procédure lanceur d’alerte interne à l’UES Inside
Informations relatives au signalement
Date du signalement oral XX/XX/XXXX Moyen de communication utilisé pour le signalement Téléphone / Messagerie vocale / Visioconférence Rencontre physique
Informations relatives au lanceur d’alerte
Nom du lanceur d’alerte
Prénom du lanceur d’alerte
Adresse
Numéro de téléphone à privilégier
Adresse électronique à privilégier
Autres éléments permettant d’échanger et de faciliter la communication dans le cadre de la procédure
Informations sur le Signalement
Description Précise des Faits :
[Détailler ici les faits objet du signalement de manière claire et précise.]
Informations ou Documents Étayant le Signalement :
[Inclure tous les éléments, informations, ou documents pertinents à l'appui du signalement.]
Date et Heure des Faits :
Date de réalisation : [Inscrire la date exacte des faits.]
Heure (fraction de journée) : [Préciser la période de la journée, par exemple : matin, mi-journée, après-midi, soir.]
Identification de la personne concernée par le signalement
Noms, Prénom, et Fonction :
[Fournir les noms, prénoms, et fonctions dans l'entreprise des personnes concernées par le signalement.]
Conclusion et suites à Donner
[Inclure une conclusion succincte du compte rendu et mentionner la suite à donner, comme la transmission du signalement au service compétent.]
Fait à [Lieu], le [Date]
Lanceur d’Alerte Madame, Monsieur NOM Prénom
Pour le Référent Lanceur d’alerte Annexe 3 - Logigramme relatif à la procédure d’alerte
