ACCORD D’ENTREPRISE DE L’ICM RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL
ACCORD D’ENTREPRISE DE L’ICM RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL
Entre les soussignés : L’Institut régional du Cancer de Montpellier, ICM Val d’Aurelle, Centre de Lutte Contre le Cancer reconnu Etablissement de Santé Privé d’Intérêt Collectif, sis Parc Euromédecine, 208 rue des Apothicaires 34298 MONTPELLIER Cedex 5, ci-après dénommé ICM,
Représenté par son Directeur Général,
d’une part
Et
Le Syndicat C.F.D.T. représenté par , Délégués syndicaux
d’autre part
Préambule
Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9, L. 1222-10 et L. 1222-11 du code du travail et de l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017 ainsi que de la négociation annuelle obligatoire 2025.
Dans le cadre du déploiement du Projet social de l’ICM visant à répondre à la nécessité d'attractivité, d'adaptabilité des organisations du travail et de promotion de la qualité de vie au travail nécessaire au déploiement des orientations du projet médical, soignant et scientifique, cet accord contribue notamment à améliorer les conditions de travail des salariés éligibles ainsi que leur productivité au service de la performance de l’ICM. En effet, le déploiement du télétravail contribue également à un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés, tout en maintenant le lien social avec l’établissement. Il répond également à la volonté du Centre de s’inscrire dans une démarche de développement durable par la réduction de l’impact écologique.
L’article L. 1222-9 du code du travail définit ainsi le télétravail : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
Le présent Accord vise plus particulièrement à garantir que le télétravail demeure une solution efficace, qu’il permette le maintien de la qualité de service et qu’il se réalise dans l’intérêt mutuel des salariés et du Centre.
La relation de télétravail reposant sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle nécessaire entre l’institution, le manager et le salarié. L’ensemble de ces parties prenantes s’engagent à respecter strictement les conditions du présent accord et à défaut s’exposeront à la suspension ou au retrait du droit au télétravail ainsi qu’aux sanctions disciplinaires prévues dans le cadre du Règlement Intérieur en vigueur de l’ICM.
TITRE 1 - CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL
Article 1 : Périmètre d’application
Sous réserve du respect des conditions d’éligibilité (Article 2 du présent Accord), les salariés de l’ICM, pouvant accéder au dispositif de travail à distance pourront être affectés indifféremment à l’ensemble des Directions et Services de l’ICM.
Par principe, le télétravailleur et son responsable s’engagent sur la durée totale de l’accord (soit 3 ans à compter 01/06/2025) sous réserve des articles 10 et 11 du présent Accord relatifs aux conditions de suspension provisoire et de réversibilité permanente du dispositif.
Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail régulier
Les postes non éligibles au télétravail sont ceux des agents dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence permanente auprès des patients et/ou dans les locaux de l’établissement ou nécessitant la manipulation importante de documents papier, ou l’utilisation d’outils (y compris applicatifs informatiques), ou de matériels spécifiques.
Sont éligibles au télétravail les postes pour lesquels :
les activités peuvent être exercées à distance avec uniquement un PC portable,
la configuration et l’organisation des équipes permettent d’assurer la continuité de service, sans alourdir le travail des collègues restant sur site,
le travail est réalisé pour tout ou partie sur support informatisé et ne nécessite pas la consultation de documents volumineux sous format papier,
la compatibilité technique est avérée et notamment la disponibilité à distance des applicatifs utilisés.
Les conditions d’éligibilité du salarié au télétravail sont :
avoir une ancienneté minimale de 6 mois à l’ICM et d’au moins 4 mois dans le poste occupé au jour de la demande (hors emplois en tension)), et ce afin de disposer des connaissances suffisantes sur l’organisation et le fonctionnement du Centre,
être suffisamment autonome dans l’organisation de son travail et dans la gestion de son temps ainsi que vis-à-vis des outils informatiques utilisés. Le télétravailleur doit être autonome dans l’exécution de ses missions qui peuvent être intégralement exécutées à distance lors des journées de télétravail
exercer son activité sur un temps de travail contractuel supérieur ou égal à 75% (y compris dans le cadre d’un temps partiel thérapeutique)
Les critères d’éligibilité liés au domicile du salarié sont de disposer :
d’une ligne internet avec un débit suffisant,
d’un smartphone personnel permettant la double authentification informatique, selon les recommandations en vigueur relatives à la sécurité informatique et d’une ligne téléphonique permettant d’être joignable
d’un espace de travail adapté au regard des dispositions légales concernant le lieu de travail notamment en matière d’éclairage, d’aération, de sécurité de circulation, de sécurité électrique, d’incendie, et d’hygiène.
En cas de pluralité de demandes au sein d’un même service, le responsable hiérarchique, en lien avec la Direction des Ressources Humaines, établira un ordre de priorité d’accès au dispositif en ayant une attention particulière aux demandes formulées par les salariés en situation de handicap, les salariés séniors (55 ans et plus), ceux dont le temps de transport est particulièrement important (plus d’une heure par trajet domicile- travail) et les salariés dont l’état de santé s’avère particulièrement difficile ou affectés de restrictions faisant l’objet de préconisations médicales.
Article 3 : Conditions de passage au télétravail dit « exceptionnel » en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure En cas de force majeure ou circonstances exceptionnelles, par exemple liées à une menace d’épidémie, le télétravail pourra être imposé par l’employeur en raison du fait qu’il correspond à un aménagement de poste rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et garantir la protection des salariés. Les salariés concernés en seront informés par écrit avec un délai de prévenance raisonnable dans la mesure du possible.
Article 4 : Lieu d’exécution du télétravail
Le télétravail ne pourra être exercé qu’à l’adresse de la résidence principale du salarié, indiquée dans le dossier personnel du salarié, communiquée auprès de la Direction des Ressources Humaines.
Une déclaration sur l’honneur de la conformité électrique de l’habitation occupée devra être remise à la Direction des Ressources Humaines par le télétravailleur.
Article 5 : Assurance du lieu de travail
Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition.
Le salarié remet impérativement une attestation de son assurance à son employeur avant le début de la mise en place du télétravail.
Article 6 : Organisation du télétravail
Sous réserve des conditions d’éligibilité précitées et afin de préserver le lien avec l’Institution, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail pourra être exercé selon une fréquence hebdomadaire
d’1 à 2 jours fixe(s) par semaine en fonction du poste de travail occupé.
Les temps de télétravail seront programmés :
obligatoirement en journée entière de travail,
sur tous les jours de la semaine sauf le mercredi.
A titre exceptionnel, il sera possible de cumuler les jours de télétravail sans pouvoir excéder 4 jours ouvrés consécutifs, sous réserve de l’accord du responsable et dans la limite du nombre de jours autorisés.
Les personnels cadres et médecins pourront, au regard des impératifs d’activités et sous réserve de l’accord préalable de leur responsable hiérarchique, modifier le(s) jour(s) de télétravail en respectant les conditions fixées par le présent accord.
Le travail « hybride » en télétravail et sur site la même journée est strictement interdit sauf contrainte technique justifiant le retour sur site.
Il est désormais strictement interdit de positionner une journée de télétravail la veille et le lendemain d’une période d’absence volontaire (Congés, RTT, FE, Récupération d’heures, …) de plus de 7 jours calendaires consécutifs.
A titre dérogatoire et dans des cas exceptionnels liés soit à des emplois en tension sur le marché de l’emploi (c’est-à-dire pour lesquels il existe des difficultés de recrutement dues au déséquilibre entre offre et demande d’emplois et profils non-adaptés à l’offre) soit à des problématiques de locaux sur le site de l’ICM soit à des organisations du travail contraintes, il sera possible de déroger aux conditions précitées requises (en matière de lieu d’exercice, de fréquence, de jour et d’ancienneté minimale).
Ces dérogations seront transmises, pour information, à l’organisation syndicale signataire du présent accord à l’occasion d’un rendez-vous dédié, elles seront formalisées par écrit au personnel concerné conformément aux dispositions légales et feront l’objet d’un suivi par la Direction de l’établissement.
TITRE 2 - PHASES DU TELETRAVAIL
Article 7 : Procédure de candidature au télétravail
Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au collaborateur. Le passage en télétravail est néanmoins subordonné à l’accord de la Direction Générale. Par conséquent, le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande écrite auprès de son manager en remplissant le formulaire idoine (disponible sur l’intranet).
Ce formulaire comportera deux volets destinés à l’analyse des demandes :
un volet complété par le salarié destiné à formuler sa demande (nom-prénom, lieu de résidence, jour(s) de la semaine/fréquence souhaités, matériel et applicatifs indispensables à l’exercice des fonctions…),
un volet destiné à l’encadrement qui rédige un avis sur la demande au regard des critères d’éligibilité cités à l’article 2 du présent accord. Le manager sera particulièrement vigilant au respect des critères du présent accord pour justifier son avis.
Les dossiers de candidatures reçus par la DRH seront instruits par la Direction du Système d’Information et par la DRH à l’occasion
de deux campagnes annuelles qui auront lieu au cours des mois d’Avril et d’Octobre de chaque année.
Article 8 : Notification et accord exprès Un fois le dossier de candidature accepté par la Direction et sur la base des avis DSIB et DRH, un courrier de notification expresse est transmis par mail au collaborateur demandeur ainsi qu’à son responsable. La demande de télétravail peut faire l’objet d’un refus de la part de l’employeur. Ce refus devra être motivé selon des critères objectifs notamment en lien avec les conditions d’éligibilité mentionnés à l’article 2 du présent Accord et notifié par écrit au salarié demandeur. La notification de l’accord exprès s’accompagne : - de la charte du télétravail, reprenant notamment les conditions du présent Accord - des courriers-types d’accusés de réception et attestations requises (assurance et attestation sur l’honneur). Le passage en télétravail pourra alors intervenir sous réserve de la production des pièces justificatives par le collaborateur demandeur et de la mise à disposition des outils nécessaires à l’exercice professionnel à distance dans les conditions du présent Accord.
Le télétravailleur devra programmer et déclarer au plus tôt et au plus tard 7 jours avant la prise les jours de télétravail à son manager, qui sera chargé de leur validation dans l’outil de gestion des temps.
Article 9 : Période d’adaptation
Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail de 3 mois est prévue à compter de la date de la mise en place du télétravail soit le 1er jour effectif de télétravail.
Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l’absence du salarié dans les locaux du Centre ne perturbe pas le fonctionnement de l’activité. Cette période permet également au salarié de vérifier si l’activité en télétravail lui convient. Au cours de cette période, le télétravailleur et son responsable auront la possibilité de se rencontrer afin d’échanger sur l’opportunité de ce dispositif notamment en cas de volonté d’y mettre un terme. Durant cette période d’adaptation, chaque partie pourra mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires.
Article 10 : Suspension provisoire
En cas de besoin de présence physique (réunions, absentéisme imprévu, formations), le télétravailleur ou son responsable hiérarchique pourront demander une suspension provisoire du télétravail moyennant un délai de prévenance de
7 jours minimum. Ce délai pourra être diminué, uniquement sous réserve de l’accord des parties.
Dans cette situation, un jour au plus de télétravail pourra éventuellement être reporté à une
date conjointement choisie, dans la même semaine, par le salarié et le responsable hiérarchique, sous réserve du bon fonctionnement du service. Il ne sera pas possible de reporter une journée de télétravail non-réalisée sur une semaine ultérieure.
Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions sur site pour lesquelles leur présence physique est requise par leur responsable hiérarchique.
Article 11 : Réversibilité permanente L’accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l’initiative du manager que du salarié à tout moment de l’année à condition de respecter
un délai de prévenance d’un mois.
Les principales raisons d’une telle décision sont une demande expresse du salarié, une demande du manager en lien avec l’organisation du service, la tenue du poste ou l’atteinte des objectifs du collaborateur, un changement de fonction, un déménagement, une défaillance régulière de la connexion internet.
En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le collaborateur devra en informer son manageur dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite de son travail à domicile ou sur site. Toute opération devant être exécutée par le collaborateur et ne pouvant être réalisée à distance ne saurait se reporter sur d’autres travailleurs sur site et implique le retour immédiat sur site.
Article 12 : Modalités de contrôle du temps de travail ou de régularisation de la charge de travail
Selon ses horaires habituels de travail (conformément à l’Accord d’entreprise ICM sur l’aménagement et la réduction du temps de travail) et durant son activité de télétravail, le salarié est sous l’autorité de l’employeur et par conséquent devra être joignable et ne pourra vaquer à ses occupations personnelles.
Le télétravailleur est informé que ses connexions VPN et déconnexions sont enregistrées par la Direction du Système d’Information et feront l’objet de contrôles. Il est rappelé que toute connexion d’ordre privé sur le temps de travail et avec les outils mis à disposition dans le cadre de l’exécution du travail est strictement interdite.
Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées.
La charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs fixés et donc les résultats attendus en situation de télétravail, sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’ICM.
Chaque année, à l’occasion de la campagne des entretiens professionnels, les managers et collaborateurs télétravailleurs devront échanger concernant la mise en œuvre du télétravail notamment sur les conditions d’activité et la charge de travail lors de cette modalité de travail.
La Direction des Ressources Humaines communiquera au service médical de santé au travail la liste des personnels exerçant en télétravail.
Aucune activité professionnelle à domicile ne pourra être demandée au télétravailleur en dehors de ses horaires de travail habituels.
Le télétravailleur ne saurait être en journée de travail à son domicile en cas de maladie, garde d’enfant, ou toutes autres motifs devant être une absence justifiée conformément au Règlement Intérieur.
Tout exercice professionnel à distance par un salarié de l’ICM non autorisé et/ou ne respectant pas les conditions du présent Accord se verra notifié l’interdiction d’exercer à distance et pourra se voir appliquer les sanctions disciplinaires prévues par le Règlement Intérieur en vigueur.
Les managers devront transmettre un suivi annuel à la DRH relatif notamment aux nombres de télétravailleurs, aux modalités d’exercice en télétravail et aux résultats de sa mise en œuvre au sein de leurs équipes.
TITRE 3 - DROITS DU TELETRAVAILLEUR
Article 13 : Droit à la déconnexion
Les parties souhaitent également rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidiens. Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prendra toute disposition utile pour permettre d’y remédier.
Article 14 : Equipements mis à disposition L’ICM mettra à la disposition des collaborateurs en télétravail, les seuls équipements suivants :
un ordinateur portable, ou provisoirement un environnement virtuel sur l’ordinateur personnel du salarié volontaire,
une solution technique pour transférer ses appels téléphoniques professionnels sur sa ligne personnelle, dans l’attente du développement d’une solution téléphonique « softphone ». Chaque télétravailleur devra lui-même réaliser le transfert d’appel avant d’exercer en télétravail.
Concernant les salariés bénéficiant d’une reconnaissance de Travailleur Handicapé, éligibles au dispositif, ils pourront effectuer une demande de matériels complémentaires qui sera étudiée et éventuellement financée dans le cadre de l’aménagement des postes de travail.
Le matériel mis à disposition devra être impérativement remis au manager sur site par le collaborateur lors de toute période d’absence volontaire, involontaire ou de suspension contractuelle d’une période de plus de 7 jours consécutifs. De plus, dans le cadre de la gestion du parc informatique, le manager transmettra au plus tôt l’information du retour du matériel à la Direction du Système d’information.
Article 15 : Prise en charge des coûts liés au télétravail L’ICM prendra en charge l’éventuel surcoût assurantiel lié à la déclaration de la réalisation d’une activité de télétravail sur présentation de la facture acquittée de sa compagnie d’assurance. Les frais de repas du télétravailleur ne seront pas pris en charge.
Article 16 : Formation et assistance Les salariés télétravailleurs pourront bénéficier d’une information technique à l'utilisation des solutions informatiques préalablement à leur mise à disposition (accès FortiClient - VPN).
Une assistance sera assurée par la Hotline SOS Info en cas de problèmes rencontrés exclusivement avec les applications métiers, cela exclut donc toute problématique liée à la connexion internet.
Par ailleurs, des actions de formation, d’informations et de sensibilisation relatives à la prévention des risques professionnels liés aux conditions d’exercice du travail à distance seront proposées aux salariés télétravailleurs et aux managers.
Une rubrique spécifique dédiée au télétravail est disponible sur l’intranet.
Article 17 : Hygiène, santé et sécurité Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. Le télétravail doit être réalisé dans un environnement propice au travail et à la concentration.
En cas d'accident, pendant les heures travaillées, le télétravailleur prévient immédiatement et dans tous les cas, sa hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines. Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l'employeur ou son représentant et un ou plusieurs élus du CSE membres de la Commission SSCT, ainsi que les autorités administratives compétentes pourront demander à avoir accès au domicile du télétravailleur. Cet accès est subordonné à une notification à l'intéressé qui doit préalablement donner son accord, et un délai de prévenance de 2 jours ouvrés minimum.
Article 18 : Confidentialité et protection des données Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au Centre. Il est notamment tenu au strict respect de la charte d’utilisation des technologies numériques (conditions d’utilisation des matériels et des moyens informatiques), dès lors qu’il utilise une ressource du Système d’Information de l’ICM.
Article 19 : Droits collectifs et égalité de traitement Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’ICM.
TITRE 4 – DUREE, EVALUATION, DEPOT ET PUBLICITE
Article 20 : Durée et renouvellement de l’accord
Le présent Accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans, à compter 01/06/2025.
A l’arrivée de son terme l’ensemble des dispositions du présent accord sera privé d’effet. Aucun renouvellement n’est prévu de manière automatique.
Article 21 : Modalités d’information relatives à l’application de l’Accord L’ensemble du personnel de l’ICM sera informé par intranet de l’existence et du contenu de cet Accord. Le texte de l’Accord sera disponible sur demande à la Direction des Ressources Humaines. Une rubrique spécifique au télétravail sera en libre consultation sur l’intranet de l’ICM.
Le Comité Social et Economique sera consulté sur le contenu du présent Accord, au titre de la mise en place d’un aménagement modifiant les conditions de travail.
Article 22 : Evaluation de la mise en œuvre, bilan et suivi de l’Accord Suite à la mise en œuvre effective du télétravail à l’ICM, la Direction Générale transmettra au signataire du présent accord un état quantitatif des postes et services retenus.
Le suivi des conditions et des modalités d’application du présent accord est réalisé par une commission de suivi composée au maximum de 2 représentants par organisation syndicale signataire, mandatés à cet effet, et de membres représentant la Direction Générale. Cette commission de suivi sera réunie au minimum une fois par an.
Sur demande expresse, chaque signataire du présent accord pourra chaque année demander une réunion exceptionnelle de cette commission. Les Parties conviennent qu’un bilan sera dressé à l’échéance du présent Accord. Les éléments suivants seront notamment pris en compte :
nombre de télétravailleurs et fréquence du télétravail,
nombre de demandes acceptées/refusées,
nombre d’accident du travail et/ou arrêts maladie,
retours sur des problèmes spécifiques d’adaptation rencontrés par les télétravailleurs et/ou les responsables,
retours sur des éventuels impacts de cette organisation en ce qui concerne le fonctionnement de l’équipe,
retours sur les situations arrêtées avant le terme de l’accord,
répartition au sein des services des télétravailleurs,
suivi des coûts générés par cette modalité de travail,
suivi des télétravailleurs dérogatoires ).
Article 23 : Formalités de dépôt et publicité Conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 et D. 2231-5 du Code du Travail (Décret n°2018- 362 du 15 mai 2018), le présent Accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Le dépôt du présent Accord sera accompagné des pièces énumérées aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du Travail.
En outre,
1 exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe des prud’hommes de Montpellier,
1 exemplaire sera envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception pour notification à l’ensemble des organisations syndicales par l’intermédiaire des délégués syndicaux,
1 copie sera tenue en permanence à la disposition du personnel à la Direction des Ressources Humaines.
