Le présent accord sur la mise en place du télétravail au sein de la société INTERFLORA est conclu entre :
D’une part,
La société INTERFLORA, dont le siège social est situé 103, avenue de saxe – 69003 LYON, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de Directeur Général,
ET
L’organisation syndicale CGT, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de Déléguée syndicale.
Préambule
Le présent accord a pour but de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail au sein de la société INTERFLORA. Il est apparu nécessaire de développer au sein des activités d’ INTERFLORA la possibilité de recourir au télétravail à domicile. Lorsque l’emploi exercé par le collaborateur se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes clients le permettent, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.
Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.
IL A ETE ARRETE ET DECIDE CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : DEFINITION
Le télétravail « est une forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière. Le caractère régulier exigé par la définition n’implique pas que le travail doit être réalisé en totalité hors de l’entreprise, et n’exclut donc pas les formes alternant travail dans l’entreprise et travail hors de l’entreprise ». L’employeur peut prendre l'initiative du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles telles qu'un risque d'épidémie. Il s'agit alors d'un aménagement du poste de travail afin de permettre la continuité de l'entreprise.
ARTICLE 2 : FREQUENCE DU TELETRAVAIL & MODALITES
Sur la base de cette définition générale, le présent accord précise que selon les dispositions convenues entre les parties signataires, le télétravail au sein des activités d’ INTERFLORA s’entendra comme :
La situation où le collaborateur, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l’entreprise.
Ceci sera formalisé par un avenant à son contrat de travail.
Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail s’effectuera de la façon suivante, à compter du 1er septembre 2020. :
A/ Collaborateurs opérationnels :
Collaborateur Opérationnel définition : L'opérationnel est dans une logique de flux. Les flux étant planifiés par rapport aux engagements pris auprès de nos clients/fleuristes. L'opérationnel est dans la production avec un suivi quantifiable journalier. L'opérationnel est directement acteur sur les flux traités de l'entreprise. A la date de signature de cet accord, seuls les chargés d’opérations du CRC entrent dans la définition ci-dessus, les autres services pourront être éligibles lorsque les critères ci-dessus seront mis en place et après validation de la Direction.
2 jours par semaine maximum pour un collaborateur employé à plein temps. Pour les temps partiels supérieurs à 50%, 1 jour par semaine maximum.
Collaborateurs travaillant les samedis, dimanche et jours fériés :
Possibilité de télétravail sur ces journées en plus des journées ci-dessus.
B/Autres collaborateurs :
1 jour par semaine maximum pour un collaborateur employé à plein temps. Pour les temps partiels supérieurs à 50%, 1 jour par quinzaine.
C/ Pendant les fêtes florales :
St Valentin / FDGM / FDM : Pendant la semaine avant la fête florale et après la fête, les collaborateurs effectuant des heures supplémentaires, ont la possibilité d’être en télétravail sur toute la semaine. Chaque manager, après validation de sa direction, pourra mettre en place des journées supplémentaires de télétravail sur la période de ces fêtes florales.
D/Autres modalités
Le calendrier doit être fixé l’avance avec le manager. La présence physique au bureau des collaborateurs (sauf pour les salariés n’étant pas basés sur Lyon) est obligatoire pour certaines réunions, par exemple réunion cadres. Les collaborateurs seront informés par leur manager de la nécessité de leur présence physique, et la journée de télétravail pourra être déplacée dans la même semaine. Les horaires de la journée de télétravail doivent correspondre aux horaires affichés. En cas de circonstances exceptionnelles, exemple grève de transport, la fréquence pourra être encadrée différemment et validée par la Direction au préalable.
Le collaborateur ne doit pas avoir d’activité personnelle et ou familiale dans les créneaux horaires de télétravail. Le collaborateur, ayant des enfants de moins de 13 ans, ne pourra exercer son activité en télétravail pendant les vacances scolaires ou le mercredi sauf à justifier que les enfants bénéficient d’une garde en dehors du lieu du télétravail. Le collaborateur se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Il exerce son activité professionnelle dans des conditions au minimum identiques au travail au sein des locaux INTERFLORA, notamment en matière de concentration et de bruit.
Par défaut le domicile déclaré à l’entreprise pour l’envoi du bulletin de paie est le lieu de télétravail. Un autre lieu de télétravail pourra être accepté par l’entreprise sous réserve de sa déclaration par le salarié et que des contraintes clients ou techniques ne s’y opposent pas.
ARTICLE 3 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs INTERFLORA en contrat à durée indéterminée, justifiant d’une ancienneté de 6 mois. L’autonomie du collaborateur est indispensable pour bénéficier du télétravail. Définition d'autonomie : capacité d'initiatives dans le respect des règles définies par l'entreprise, de discernement, d'auto-organisation. Capacité à réagir rapidement à des situations plus ou moins imprévisibles dans les respects des consignes managériales.
Les salariés occupant des fonctions opérationnelles dites « de terrain » sont exclus de ce dispositif ainsi que les activités nécessitant le traitement d’information papiers important ou de connexions spécifiques. Les stagiaires sont également exclus de ce dispositif. Les Promoteurs Des Ventes, compte tenu de leur statut spécifique, ne sont pas concernés par cet accord.
ARTICLE 4 : CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE
4.1. Principe du volontariat Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande appartient au collaborateur sauf dans des circonstances exceptionnelles où sa mise en œuvre par l’entreprise est un moyen d’assurer la continuité de l’activité (plans de continuité d’activité). Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du salarié. Pour les collaborateurs embauchés après la mise en place de cet accord, les parties conviennent, que lorsqu'un salarié souhaite opter pour le télétravail, il adresse une demande écrite à son manager avec copie au service des Ressources Humaines. Le management étudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le collaborateur notamment sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de sécurité des données et les modalités de réalisation de la prestation fournie aux clients internes ou externes qui dans, certains cas, pourraient ne pas permettre la mise en œuvre du télétravail. Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité d’autonomie des salariés concernés. Le refus éventuel fera l'objet d'une réponse écrite et motivée. Le collaborateur pourra demander un entretien à la DRH en cas de contestation des motivations du refus. Le refus de télétravailler ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant par rapport à son déroulement de carrière.
4.2. Conditions de mise en place Information préalable. L’entreprise mettra à disposition les règles et les procédures de mise en place du télétravail.
4.2.1 Période probatoire
Durant les 3 premiers mois de télétravail (de date à date), l’entreprise comme le salarié peuvent mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court. L’objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties. En tout état de cause l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit.
4.2.2 Durée
Compte tenu de la spécificité du télétravail, il est convenu que l’avenant au contrat de travail pour sa mise en œuvre prévoira une durée d’un an pouvant être reconductible.
4.2.3 Renouvellement
Pendant l’entretien annuel un bilan sera obligatoirement fait entre le collaborateur et son manager, à l’initiative du manager. Ce sera l’occasion de faire un bilan de l’organisation en télétravail et d’apprécier l’opportunité de la reconduire ou d’y mettre fin. En cas de volonté de renouvellement de l’avenant, celle-ci sera inscrite dans le document PSA.
4.2.4 Réversibilité permanente
A tout instant, des nécessités opérationnelles ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles peuvent ne plus permettre au télétravailleur d’assurer son travail à domicile. A la demande de l’une ou l’autre des parties formalisée par écrit, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de deux semaines minimum (ou une semaine pendant la période probatoire) sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court. La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l'entreprise sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail. Le collaborateur pourra demander un entretien à la DRH en cas de contestation éventuelle des motivations de la réversibilité décidée par l’entreprise.
4.2.5 Suspension
Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l’entreprise à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail. De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur. La suspension provisoire sera formalisée par écrit.
4.3. Modalités contractuelles Tout collaborateur passant en mode télétravail devra signer un avenant à son contrat de travail. Cet avenant précisera les éléments suivants :
La date de démarrage du télétravail.
L’adresse du lieu où s’exercera le télétravail, ou à défaut l’adresse précisée sur le bulletin de salaire sera prise en compte
Les modalités d’exécution du télétravail : part du temps de travail à domicile ou en entreprise.
La plage horaire pendant laquelle le collaborateur doit pouvoir être joint, ou à défaut l’horaire affiché dans l’entreprise sera pris en compte.
Le matériel mis à disposition
Les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition.
Les conditions d’organisation des points périodiques avec le responsable hiérarchique.
Les conditions de réversibilité et la possibilité de renouvellement de l’avenant
Les règles de confidentialité, de non concurrence et d’exclusivité, le cas échéant.
4.4 Respect de la vie privée L’organisation du télétravail à domicile s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le collaborateur est affecté. Dans ce cadre, l’avenant au contrat de travail, fixe la plage horaire pendant laquelle le salarié doit être joignable à tout moment par l’entreprise. L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du collaborateur, et à ce titre ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie dans l’avenant. En dehors de cette plage il est dans la même situation que tout autre collaborateur de l’entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d’astreintes ou de réalisation d’heures supplémentaires.
Il est rappelé que le salarié en télétravail reste soumis aux limites légales et conventionnelles concernant : - la durée maximale quotidienne et hebdomadaire légale de travail pour les salariés soumis à un régime en heures. - la durée minimale légale de repos quotidien et hebdomadaire - attribution d’un ticket restaurant pour toute journée télétravaillée.
ARTICLE 5 : EQUIPEMENTS DE TRAVAIL & VISIBILITE DE LA JOURNEE DE TELETRAVAIL
Généralités : Le matériel fournit par l’entreprise sera entretenu par l’entreprise.
Matériel informatique : Le collaborateur doit privilégier l’utilisation de son matériel personnel. Sinon le collaborateur sera doté par l’entreprise d’un ordinateur portable mis à sa disposition pour sa période de télétravail, dans l’hypothèse où celui-ci n’en est pas déjà équipé par l’entreprise. Ce matériel doit servir exclusivement à l’activité professionnelle.
Solution d’accès à distance : Pour télétravailler le collaborateur doit disposer d’une connexion Internet personnelle. En contrepartie, l’entreprise donnera une indemnité mensuelle forfaitaire. Ce remboursement compensera une partie des frais d’installation, de maintenance, de fonctionnement de cette connexion ainsi que des frais d’énergie. (Voir montant en annexe 1 au présent accord) Dans le cas d’une suspension judiciaire de la ligne/connexion Internet le télétravail sera suspendu sans que cela puisse faire l’objet d’une sanction.
Solution Téléphonie et Visio conférence : Pour le collaborateur n’utilisant pas le système de téléphonie sur IP (Akio par exemple), celui-ci mettra en renvoi son poste téléphonique sur son téléphone personnel (sur le poste téléphonique de l’entreprise taper 30 et entrer son numéro de portable précédé du 0). Les collaborateurs devant participer aux réunions en Viso conférence pendant leur journée de télétravail doivent pouvoir se connecter obligatoirement avec la caméra.
Imprimante : L’imprimante ou les cartouches d’encre ne sont pas fournies par l’entreprise au télétravailleur. Les impressions s’effectuent au sein de l’entreprise.
Mobilier : Le collaborateur utilisera son mobilier personnel pendant son temps de télétravail.
Conformité de l’installation électrique : La mise en œuvre du télétravail s’exerce sous réserve que le salarié atteste que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur.
Assurance : Le télétravailleur a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition. Il fournira une attestation de l’assurance multirisque habitation du lieu de télétravail.
Problèmes techniques et indisponibilité : En cas de problème technique, le salarié contacte l’assistance technique de l’entreprise qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance. En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient son responsable hiérarchique pour l’en informer et convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou de revenir sur site. Si nécessaire, un nouveau matériel sera fourni dans les meilleurs délais. En aucun cas, un télétravailleur pendant une période d’indisponibilité pour cause de problèmes techniques ne se verra imposé de congés (CP, RTT,…). Visibilité de la journée télétravail par les autres collaborateurs : Chaque service déterminera le partage de cette visibilité : En partage sur le drive et/ou par indication sur les agendas partagés.
ARTICLE 6 : PROTECTION DES DONNEES
Tout collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’entreprise et leur confidentialité. L’entreprise mets à disposition des télétravailleurs, sur l’intranet, une Charte informatique reprenant l’intégralité des règles de sécurité en vigueur. La sécurité sera renforcée par la mise à disposition des télétravailleurs d’outils d’accès à distance sécurisés (ex : accès VPN). Etant donné que le télétravailleur à l’usage de ces informations, dans son environnement privé qu’il est le seul à maitriser, il s’attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux qu’il accomplira à son domicile. De son côté l’entreprise prendra toutes les dispositions nécessaires, dans le respect des prescriptions de la RGPD, pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.
ARTICLE 7 : DROITS COLLECTIFS
7.1. Statuts Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’entreprise.
7.2 Gestion RH et Evolution professionnelle Il bénéficie notamment des mêmes dispositions en matière de gestion des ressources humaines comme l’entretien annuel par exemple, ou tout autre outil ou moyen mis en œuvre par l’entreprise pour assurer le développement des compétences de ses collaborateurs.
7.3 Formation : Les télétravailleurs bénéficient du même accès à la formation que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise ainsi que d’une formation appropriée à cette forme d’organisation du travail notamment en ce qui concerne les équipements mis à sa disposition.
7.4 Charge de travail : La charge de travail et l’amplitude horaire demandées au télétravailleur sont équivalentes à celles des collaborateurs ayant des fonctions analogues mais travaillant dans les locaux habituels de l'entreprise. Ainsi, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur. Les objectifs du télétravailleur sont fixés lors de l'entretien individuel comme tout collaborateur de l’entreprise. Cependant, le management s’assure avec le salarié que :
le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail.
la charge du travail demandée au télétravailleur est compatible avec la durée contractuelle du travail, dans le respect de la vie privée selon les termes définis à l’article 4.4 du présent accord.
7.5 Relations sociales L’entreprise garantit que tous les collaborateurs ont un accès permanent aux informations notamment par l’accès à l’intranet de l’entreprise. De même ils ont accès aux prestations du CSE tout comme les autres collaborateurs. Conformément aux dispositions de l’ANI du 19 juillet 2005, les télétravailleurs bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel. Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs de leur établissement de rattachement en application des dispositions en vigueur.
ARTICLE 8 : SANTE AU TRAVAIL
8.1 Santé et sécurité : Le collaborateur en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail. Toutes les obligations pesant sur les locaux d’une entreprise ne sont pas transposables à l’identique au sein du domicile d’un collaborateur. Afin que le collaborateur qui sera en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l’entreprise attirera son attention sur le fait qu’il doit disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.
8.2 Accidents de travail et de trajet : Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail. Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions. Dans ces cas, le télétravailleur doit informer le service RH rh@interflora.fr et son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.
8.3 Arrêt de travail : En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.
ARTICLE 9 : DUREE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD.
Le présent accord est conclu pour une durée de 2 ans à compter de sa date d’entrée en vigueur. Six mois avant l’échéance de cette durée, les parties signataires conviennent de se revoir afin d’examiner toutes les adaptations qui seraient nécessaires au regard du bilan de la première année d’application. Le présent accord prendra effet à compter de la date de signature du présent accord.
ARTICLE 10 : SUIVI DE L’ACCORD
L’organisation syndicale et le CSE conviennent de se réunir au moins une fois par an dans le cadre du suivi avec pour objectif de : - S’assurer de l’application de l’accord, - Clarifier les clauses de l’accord qui prêteraient à interprétation divergente et proposer des améliorations du texte et des pratiques.
ARTICLE 11 : REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7 du Code du Travail. L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail.
ARTICLE 12 : DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord est déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi et au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes conformément aux dispositions des articles L2231-5, L2231-6 et D2231-2 du Code du Travail
Fait à Lyon, le 4 août 2020
La direction L’Organisation Syndicale CGT xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Annexe 1 – Liste des frais associés à la mise en place du dispositif de Télétravail
Cette annexe a pour objet de préciser les valeurs de la prise en charge par l’entreprise des coûts engendrés par le Télétravail.
Concernant la solution d’accès à distance :
Montant forfaitaire versé par l’entreprise de :
5€ par mois auquel s’ajoute 5€ si utilisation de son propre ordinateur, pour les collaborateurs éligibles à une journée de télétravail par semaine
10€ par mois auquel s’ajoute 10€ si utilisation de son propre ordinateur, pour les collaborateurs éligibles à 2 journées de télétravail par semaine
2,50€ par mois auquel s’ajoute 2,5€ si utilisation de son propre ordinateur, pour les collaborateurs éligibles à une journée de télétravail par quinzaine.
Afin d’en simplifier le calcul, ce montant forfaitaire mensuel sera multiplié par 11 pour tenir comptes des congés payés et jours fériés et le versement se fera en 2 fois sur la paye de juin et la paye de décembre. Cette somme ne sera pas soumise aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. En cas d’absence autre que congés payés, ce montant sera proratisé.
Ce montant compensera une partie des frais d’installation, de maintenance, de fonctionnement de la connexion internet personnelle du collaborateur et les frais d’énergie.
