ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL ___________________________________________________________________
ENTRE
La société INTERFLORA, dont le siège social est situé 103, avenue de saxe – 69003 Lyon, représentée par M. XXXX en sa qualité de Directeur Général,
D’UNE PART,
ET
L’organisation syndicale représentative CGT, représentée par XXXX, déléguée syndicale CGT désignée au sein de la société
D’AUTRE PART,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT
Préambule
Pour rappel, le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». Est conséquemment considéré comme télétravailleur tout collaborateur de l’entreprise effectuant, dès l’embauche ou ultérieurement, du télétravail tel que défini. C’est dans le cadre des dispositions issues de l’ordonnance du 22 septembre 2017 et de la loi du 29 mars 2018 ainsi que de l’accord national interprofessionnel sur le télétravail modifié par arrêté du 15 juin 2006 que la Direction a décidé de réviser l’accord de télétravail existant au sein de la société. La Direction a décidé de reconduire ce dispositif d’organisation du travail afin de :
Ancrer le fonctionnement de l’entreprise dans les enjeux sociétaux actuels, notamment les enjeux de recrutement et d’attractivité,
Répondre aux aspirations des collaborateurs en apportant de la flexibilité d’organisation et en améliorant leurs conditions de travail,
En s’appuyant sur les nouvelles technologies disponibles,
Et tout en veillant à préserver les liens professionnels unissant ces mêmes collaborateurs.
Soucieuses d’aménager les dispositions législatives en la matière, les parties au présent accord ont décidé de se réunir et de revoir les termes d’un accord collectif d’entreprise pour l’adapter à leur activité.
Le présent accord et annule et remplace les précédents accords sur le télétravail.
Article 1 – Conditions de passage en télétravail
Critères d’éligibilité
Sont éligibles au télétravail les collaborateurs salariés de l’entreprise réunissant les conditions suivantes :
Titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée, d’un contrat de travail à durée déterminée ou temporaire, d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ;
Ayant validé la période de formation initiale et la période d’intégration sur le poste (qui pourra être inférieure à la durée de la période d’essai, sans toutefois la dépasser), selon l’évaluation faite par le manager hiérarchique ;
Occupant des fonctions pouvant être exercées de manière partielle et régulière à distance, sans entacher le bon fonctionnement du service et/ou de la société ;
Disposant d’une autonomie suffisante dans leur organisation de travail.
Les stagiaires n’étant pas salariés de l’entreprise, ils sont par nature exclus du dispositif télétravail, sauf accord préalable donnée par le manager et par la direction des ressources humaines. Dans ce cas de figure, une attention particulière sera portée aux conditions d’exécution du télétravail au domicile, ainsi qu’à la conclusion de la convention de stage. Sont par ailleurs exclus du bénéfice du télétravail les collaborateurs étant confrontés à des impossibilités matérielles et/ou techniques (exemple : connexion Internet défaillante) ou dont l’activité nécessite l’utilisation de logiciels ou de matériels (exemple : stock de marchandises) ne pouvant être utilisés hors de l’entreprise. Également, les collaborateurs ayant conclu un contrat de travail qui prévoit du télétravail à temps plein sont exclus du présent accord. Les modalités d’exécution de leur télétravail sont prévues dans leur contrat de travail individuel.
Activités visées
Le bénéfice du télétravail est ouvert à tous les services de l’entreprise à l’exception des services dont les activités sont par nature non transférables en télétravail.
Circonstances exceptionnelles
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, épisode de pollution ou de force majeure nécessitant des mesures de restrictions édictées par le gouvernement, les modalités de l’accord pourront être assouplies afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des collaborateurs.
Article 2 – Conditions de mise en œuvre du télétravail
2.1 Volontariat
Le passage en télétravail repose nécessairement sur la base du volontariat, en suite d’une demande formalisée par le collaborateur. L’employeur ne peut imposer le télétravail au collaborateur dont le refus ne saurait être, par principe, un motif de rupture du contrat de travail.
2.2 Candidature et acceptation
Le collaborateur souhaitant bénéficier du télétravail doit formaliser sa demande par écrit à son manager hiérarchique. Ce dernier doit en informer le service ressources humaines. Le manager dispose alors d’un délai d’un mois pour accepter ou refuser, tant le principe même du télétravail que les modalités d’organisation à intervenir. Son refus sera nécessairement motivé.
2.3 Information individuelle
En cas d’acceptation du télétravail, le service ressources humaines formalisera au collaborateur par notification individuelle son passage au télétravail. Cette notification se référera aux dispositions du présent accord et devra être contre-signée par le collaborateur.
Article 3 – Retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail
3.1 Retour à une exécution du travail sans télétravail à la demande du collaborateur
S’il en fait la demande, le collaborateur est prioritaire pour occuper ou reprendre son poste dans les locaux de l’entreprise. L’employeur se réserve la possibilité d’accueillir favorablement la demande du collaborateur en fonction des possibilités matérielles existantes dans les locaux de l’entreprise.
3.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail à la demande de l’employeur
L’employeur se réserve la possibilité de demander au collaborateur de réintégrer les locaux de l’entreprise à temps plein en cas de survenance de l’un des évènements suivants :
Réorganisation du service et/ou de l’entreprise nécessitant de réexaminer l’application du télétravail au collaborateur ;
Méthode de travail du collaborateur inadaptée aux contraintes du télétravail ;
Mode de travail du collaborateur nécessitant un accompagnement de proximité par le manager et/ou l’équipe ;
Non-respect du collaborateur des modalités d’exécution du télétravail telle que fixées par l’accord d’entreprise et/ou par l’avenant au contrat de travail ;
Difficultés matérielles et/ou informatiques, régulières ou temporaires, entravant l’activité à distance du collaborateur.
L’employeur observera un délai de prévenance de quinze jours et informera par écrit le collaborateur. La situation pourra être réétudiée lors d’un point d’évaluation ultérieur.
3.3 Changements contractuels
Dans le cas où le collaborateur changerait de fonctions, poste ou service, un réexamen des critères sera réalisé par la Direction, lequel pourra entrainer une cessation de la situation de télétravail si le collaborateur ne réunit plus les critères d’éligibilité requis et visés aux articles 1.1 et 1.2.
Article 4 – Lieu du télétravail
Le télétravail sera effectué au domicile habituel du collaborateur, tel que connu par l’employeur, et obligatoirement sur le territoire français. Le collaborateur devra affecter un espace de son domicile à l’exercice de son activité, et s’engager à ce que ce dernier soit adapté à l’exercice de ses fonctions. L’environnement personnel doit nécessairement être propice à la concentration et permettre une sauvegarde de la confidentialité des données traitées. Le collaborateur doit par ailleurs s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail et de la conformité de l’installation électrique existante à son domicile. Il devra par ailleurs fournir une attestation d’assurance habitation couvrant son activité en télétravail. En cas de changement de domicile, même ponctuelle et temporaire, le collaborateur s’engage à prévenir son manager et lui indiquer sa nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité et afin de ne pas mettre à mal le bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront réexaminées.
Article 5 – Mode d’organisation du télétravail
5.1 Fréquence et nombre de jours télétravaillés
De manière hebdomadaire, le nombre de jours en présentiel doit correspondre à 50% du temps de travail contractuel du collaborateur. Ainsi les collaborateurs devront être présents sur site
à minima 2 à 3 jours par semaine, une semaine sur deux (ou 2.5 jours/semaine).
Au sein de ce cadre général d’entreprise, chaque responsable de service décidera à son niveau du planning présentiel/distanciel applicable aux collaborateurs du service, en fonction des besoins propres à son activité.
Le responsable de service pourra par exemple imposer des jours de présence obligatoire sur site, de manière régulière pour des évènements récurrents (clôtures comptables, fêtes florales, …) ou de manière ponctuelle (réunion d’équipe, formation, évènement d’entreprise…). Dans ce dernier cas de figure, un délai de prévenance d’une semaine minimum devra être respecté vis-à-vis des collaborateurs. De la même manière, et toujours dans le cadre de ses prérogatives dans le fonctionnement de son service, le responsable de service pourra proposer d’élargir le nombre de jours de télétravail applicables au service dans le but de répondre à une problématique d’entreprise ponctuelle et exceptionnelle (exemple de la période d’heures supplémentaires au Centre Relation Client encadrant les périodes de fête florales), et après accord de la Direction. Si pour des raisons personnelles ou matérielles (connexion internet par exemple), le collaborateur est empêché de réaliser son activité à son domicile un des jours initialement prévus en télétravail, il l’exercera alors dans les locaux de l’entreprise. En tout état de cause, il n’est pas prévu de report d’une semaine à l’autre des éventuelles journées prévues en télétravail qui, pour toutes les raisons évoquées ci-dessus, n’auraient pas pu être réalisées de la sorte. Cas des collaborateurs travaillant les samedis, dimanche et jours fériés : le précédent accord prévoyait que ces jours pouvaient être télétravaillés tout en été considérés comme des jours de présentiel, ce qui conduisait à un temps de travail en présentiel inférieur à 50%. Les dispositions du présent accord requièrent, eux, 50% minimum de présence sur site quel que soient les jours travaillés. Il est cependant noté l’existence, à la date de signature des présentes, d’un projet concomitant de changement de plannings au Centre Relation Client ; projet prévoyant l’arrêt du travail le week-end (hors période de fêtes florales).
5.2 Modalités permettant de joindre le collaborateur en télétravail
Pendant les jours de télétravail, le collaborateur respectera les horaires collectifs de son service, tels que communiqués par son manager, pendant lesquels il devra obligatoirement être joignable. Pendant ses horaires de service, le collaborateur est tenu de se connecter sur l’outil de messagerie instantanée mis à disposition par l’entreprise, de répondre au téléphone le cas échéant, de participer aux réunions téléphoniques et visioconférences organisées, et de consulter sa messagerie électronique. Les collaborateurs au forfait demeurent quant à eux régis par les dispositions légales et conventionnelles relatives à ce mode d’aménagement du temps de travail. Pour faciliter la communication entre collaborateurs en présentiel et en télétravail, chaque collaborateur devra indiquer de façon précise et visible les jours de télétravail dans les calendriers mis à disposition par la messagerie professionnelle. Également, pour organiser la fréquentation sur le site, chaque collaborateur devra respecter les process en vigueur concernant la réservation de bureau individuel et/ou salle de réunion.
Article 6 – Modalités de régulation et contrôle de la charge de travail
6.1 Gestion du temps de travail
En télétravail comme en présentiel, le collaborateur s’engage à organiser son temps de travail en respectant :
La durée contractuelle de travail,
Les durées minimales de repos, soit 11 heures par jour et 24 heures consécutives par semaine, ainsi qu’un temps de pause de 20 minutes par jour dès lors qu’il aura réalisé plus de 6 heures de travail.
6.2 Régulation des missions en distanciel
La charge de travail et l’amplitude horaire demandées en télétravail sont équivalentes à celles réalisées par le collaborateur lorsqu’il travaille dans les locaux habituels de l'entreprise. Cependant, le manager s’assure lors d’un bilan opérationnel ayant lieu a minima une fois par an que :
le fonctionnement et la qualité de l’activité ne sont pas impactés par le télétravail,
la charge de travail demandée au collaborateur lorsqu’il télétravaille est compatible avec la durée contractuelle du travail, selon les termes définis à l’article 6.1 du présent accord.
A cet effet, l’entretien annuel formalisé entre le collaborateur et son manager est renforcé dans sa partie abordant les conditions d’activité à distance, l’amplitude horaire et la charge de travail. Si le collaborateur rencontre des difficultés dans l’exécution de ses missions en distanciel, il devra immédiatement en référer à son manager hiérarchique afin que des solutions appropriées soit recherchées.
6.3 Droit à la déconnexion
Compte tenu de cette forme d’organisation du travail, les technologies de l’information et de la communication doivent être maitrisées et l’employeur reconnait en conséquent un droit à la déconnexion au collaborateur, en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise ou, à défaut, pendant la durée légale de repos quotidien. Le collaborateur en télétravail doit à ce titre se déconnecter des équipements mis à disposition par l’employeur. Le responsable hiérarchique du collaborateur veillera au respect de ce droit en se refusant à le contacter hors de la période de télétravail définie contractuellement.
Article 7 – Santé et sécurité au travail
Le collaborateur est informé des règles de santé et de sécurité applicable au sein de l’entreprise. En cas de maladie, le collaborateur informe l’employeur et transmet son justificatif selon les mêmes modalités que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’entreprise. Le collaborateur bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs. Les éventuels accidents survenus pendant les périodes d’activité en télétravail peuvent être soumis à la législation sur les accidents du travail, à condition que l’accident soit en rapport direct avec l’activité professionnelle, et que l’accident survienne sur le lieu de télétravail et sur les plages horaires de travail prévues. Il appartient au collaborateur d’informer l’employeur, conformément aux délais légaux, de tout élément nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.
Article 8 – Equipements
8.1 Mise à disposition du matériel informatique
Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du collaborateur, l’employeur fournit et entretient les équipements et logiciels nécessaires au télétravail, à savoir :
Ordinateur portable ;
Casque ;
Ecran individuel ;
Clavier individuel ;
Installation téléphonique comprenant une ligne réservée aux communications professionnelles ;
Fournitures de bureau (stylos, papier…) ;
Logiciels ;
Connexion VPN pour se connecter au réseau interne de l’entreprise.
Le matériel fourni par l’employeur demeurant sa propriété, il sera restitué dès la fin de la période de télétravail. Le collaborateur ne pourra pas l’utiliser pendant les périodes de suspension du contrat de travail. Il est tenu de prendre soin des équipements confiés. En cas de panne ou de dysfonctionnement, le collaborateur doit immédiatement en aviser son manager hiérarchique. Il sera demandé au collaborateur de revenir dans les locaux de l’entreprise afin de permettre la résolution des problèmes techniques rencontrés et de poursuivre son activité dans cette attente.
8.2 Consignes particulières propres aux outils informatiques
Pour des raisons de sécurité informatique, le collaborateur utilise les équipements et outils informatiques et les services de communication électronique en veillant à respecter les consignes contenues dans le règlement intérieur et dans la charte informatique mis à disposition des collaborateurs. Le collaborateur devra également suivre les éventuelles formations dispensées concernant le bon usage du matériel fourni.
8.3 Participation à l’équipement bureautique
Le collaborateur peut bénéficier d'une participation financière et matérielle de la part de l'entreprise pour aménager son poste de travail à domicile. L’objectif de l’employeur est ainsi de contribuer aux conditions de travail à domicile, en s’assurant de l'ergonomie et du confort de travail du collaborateur. Les conditions de prise en charge employeur sont précisées en annexe, qui pourra évoluer indépendamment de l’accord, sous réserve de l’accord entre la Direction et les partenaires sociaux signataires.
8.4 Indemnité forfaitaire
Les collaborateurs éligibles au présent accord se verront allouer une indemnité forfaitaire mensuelle qui contribue aux frais d’installation (internet), fonctionnement et énergie, liés à l’aménagement du domicile pour télétravailler. Les détails du calcul de cette indemnité sont précisés en annexe, qui pourra évoluer indépendamment de l’accord, sous réserve de l’accord entre la Direction et des partenaires sociaux signataires.
Article 9 – Egalité de traitement
Le collaborateur bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs, légaux et conventionnels, que ceux applicables aux collaborateurs placés dans une situation comparable à la sienne et exerçant leurs fonctions dans les locaux de l’entreprise.
Article 10 – Protection des données et obligation de discrétion et de confidentialité
Le collaborateur veille à ne transmettre aucune information concernant les données confidentielles qu’il est amené à traiter à des tiers, et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur. L’activité du collaborateur étant réalisée partiellement à domicile, par nature accessible à des tiers, le collaborateur portera une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification, lesquels sont personnels, confidentiels et incessibles. La violation de cette seule obligation est un motif de sanction disciplinaire.
Article 11 – Modalités d’accès au télétravail aux collaborateurs en situation spécifiques
Les collaborateurs en situation de handicap souhaitant recourir au télétravail pourront bénéficier de mesures adaptées facilitant l’accès au télétravail, afin de tenir compte des situations individuelles spécifiques. L’installation du collaborateur en situation de handicap est subordonnée à l’avis du médecin du travail, et devra être examinée systématiquement par ce dernier, afin d’adapter au mieux l’organisation du poste de travail et les moyens associés afin d’en faciliter la mise en place. Également, le télétravail peut être mobilisé pour accompagner le travailleur dans son rôle d'aidant familial, de manière articulée avec les dispositifs et droits spécifiques dont il dispose au titre de sa qualité d'aidant. Le manager et le service ressources humaines mettent alors en place un accompagnement particulier au salarié en télétravail aidant familial.
Article 12– Dispositions finales
12.1 Entrée en vigueur et durée d’application
Le présent accord s’applique à compter du 01/10/2023 et pour une durée déterminée de 2 ans de date à date. Trois mois avant le terme du présent accord, les parties se réuniront en vue d’un éventuel renouvellement. A défaut de renouvellement, l’accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets.
12.2 Suivi de l’application de l’accord
Aux fins de mise en œuvre du présent accord, est créée une commission paritaire de suivi composée de la représentation syndicale signataire de l’accord, de deux représentants du personnel au CSE, et de deux représentants de la Direction (RH). Cette dernière a pour objet de vérifier les conditions de l’application du présent accord. Elle se réunira tous les ans.
12.3 Révision
Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions fixées à l’article L.2261-7-1 du Code du travail. La révision ou dénonciation de l’accord, par l’une ou l’autre des parties signataires, pourra être notifiée à l’autre partie par LRAR en respectant un préavis de trois mois minimum.
12.4 Notification et dépôt
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure Téléaccords et au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes conformément aux dispositions des articles L2231-5, L2231-6 et D2231-2 du Code du Travail Fait à Lyon, le 21/11/2023
XXXXXXXX Directeur GénéralDéléguée CGT
Annexe à l’accord Télétravail
Participation à l’équipement informatique Le collaborateur peut bénéficier d'une participation financière et matérielle de la part de l'entreprise pour aménager son poste de travail à domicile. L’objectif de l’employeur est ainsi de contribuer aux conditions de travail à domicile, en s’assurant de l'ergonomie et du confort de travail du collaborateur L’entreprise participe à hauteur de
70 euros TTC à l’achat d’une chaise ergonomique.
L’achat est réalisé par le collaborateur, qui peut en demander un remboursement partiel selon la procédure de note de frais en vigueur. Cette participation est unique dans la vie contractuelle du collaborateur au sein de la société.
Indemnité forfaitaire Les collaborateurs éligibles au présent accord se voient allouer une indemnité forfaitaire mensuelle qui contribue aux frais d’installation (internet), fonctionnement et énergie, liés à l’aménagement du domicile pour télétravailler. Depuis le 1er juillet 2023, et comme prévu dans l’accord NAO de juin 2023, cette indemnité est portée à
15 euros net pour un équivalent temps plein. Cette indemnité est calculée prorata temporis.
Toutes absences sont déduites de l’indemnité dans la mesure où elles ne correspondent pas à un temps de télétravail. A titre d’exemple, les absences prises en compte pour le mois N seront celles du mois N-1, conformément aux modalités en vigueur en traitement de paie. Par dérogation, et pour faciliter la gestion, les absences pour arrêt maladie sont décomptés au-delà de 7 jours d’absence.
