CHAPITRE V – FORMALITE – DEPOT PAGEREF _Toc230877656 \h 15
CHAPITRE VI – ANNEXES PAGEREF _Toc230877657 \h 15
CHARTE D’UTILISATION DES RESSOURCES NUMERIQUES PAGEREF _Toc230877658 \h 16 Charte de sécurité du SI à destination des Administrateurs PAGEREF _Toc230877659 \h 26
Objet PAGEREF _Toc230877660 \h 26
Définitions PAGEREF _Toc230877661 \h 26
responsabilité des administrateurs PAGEREF _Toc230877662 \h 26
Droits de l’administrateur PAGEREF _Toc230877663 \h 27
Devoirs de l’administrateur PAGEREF _Toc230877664 \h 27
Recommandations à l’usage de l’Utilisateur administrateur PAGEREF _Toc230877665 \h 29
Engagement du Titulaire PAGEREF _Toc230877666 \h 29
CHARTE POUR L’UTILISATION DES VEHICULES PAGEREF _Toc230877667 \h 31 CODE D’ETHIQUE PAGEREF _Toc230877668 \h 33 L’industrie chevillée au corps PAGEREF _Toc230877669 \h 34 La satisfaction du client PAGEREF _Toc230877670 \h 34 La qualité comme exigence PAGEREF _Toc230877671 \h 34 L’homme en sécurité PAGEREF _Toc230877672 \h 34
CHAPITRE I – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent règlement a pour objet, conformément aux articles L1311-1 et suivants du Code du travail, de fixer les mesures relatives à l'hygiène et à la sécurité, ainsi que les règles générales et permanentes relatives à la discipline dans l'entreprise. Il énonce également les procédures et sanctions disciplinaires, ainsi que les droits des salariés concernant leur défense, et les règles générales relatives à l'abus d'autorité en matière sexuelle, de harcèlement moral et d’agissements sexistes dans les relations de travail.
Ce règlement s'applique à l'ensemble du personnel attaché à l'entreprise ITAS et ses établissements secondaires y compris les apprentis, sans restriction aucune. Il s’applique également aux stagiaires, aux travailleurs temporaires ou mis à disposition par des tiers et aux salariés des entreprises extérieures intervenant dans les locaux de l'entreprise, à l’exception des dispositions relatives à la procédure disciplinaire et aux sanctions.
La hiérarchie doit veiller à son application.
Des dispositions spéciales sont prévues, en raison des nécessités de service, pour fixer les conditions particulières à certaines catégories de salariés ou certains services, et s’ajoutent aux dispositions du règlement intérieur. Ces notes de service sont affichées, disponibles sur le réseau partagés ou diffusées par la Direction et disponibles auprès de la Direction.
Toute personne concernée par le règlement intérieur est tenue d’en prendre connaissance. A cette fin, le règlement intérieur est affiché sur les panneaux prévus à cet effet. Le règlement intérieur est communiqué à chaque nouveau salarié lors de son embauche pour qu'il en prenne connaissance.
CHAPITRE II – HYGIENE ET SECURITE
ARTICLE 2.0 – GENERALITES
Outre l’obligation générale qui pèse sur l’employeur en matière d’hygiène et de sécurité, il est rappelé qu’il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa sécurité et de sa santé ainsi que de celle des autres personnes concernées notamment les coéquipiers sur les chantiers ou en atelier. L'obligation de l'Entreprise d'assurer la sécurité du Personnel fait que celui-ci
doit obligatoirement utiliser les moyens de protection individuels et collectifs mis à sa disposition et respecter les règles générales de la sécurité en vigueur dans l'entreprise.
ARTICLE 2.1 – SECURITE
Chaque membre du personnel doit participer activement au développement de l’esprit de sécurité. A cet effet, les consignes générales et particulières de sécurité en vigueur dans l’entreprise, doivent être strictement respectées, sous peine de sanction disciplinaire. Des notes de service fixent les consignes qui se traduisent pour les chantiers dans un Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé, chaque fois qu’il y a lieu ; elles complètent, en tant que de besoins, les prescriptions définies ci-après, applicables dans tous les cas.
Les salariés ont en outre, l’obligation de respecter toutes les consignes particulières qui leurs sont données par le personnel d’encadrement pour l’exécution de leur travail et notamment les consignes de sécurité spécifiques à cette exécution.
Le personnel doit par ailleurs se soumettre aux exercices d’alerte et d’évacuation qui pourraient être organisés dans l’entreprise. Des plans d’évacuation des locaux en cas d’incendie sont affichés dans les établissements. Il appartient au personnel d’encadrement de compléter l’information des personnes sous leurs ordres en ce qui concerne les consignes de sécurité applicables notamment à l’accomplissement des travaux qu’elles exécutent et de contrôler le respect de ces consignes, notamment en matière de travail en hauteur ou sous tension. Le responsable hiérarchique devra vérifier le respect des consignes par des visites inopinées de chantier.
2.1.1 - Procédure d'alerte et de retrait Tout salarié qui aura un motif raisonnable de penser qu'une situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé devra en avertir immédiatement son supérieur hiérarchique direct, ou, le cas échéant, un autre responsable de l'entreprise. Le salarié devra donner, dans la mesure du possible, toutes les informations concernant le danger estimé grave et imminent.
Conformément aux dispositions de l'article L 4131-3 du code du travail, aucune sanction ne pourra être prise à l'encontre d'un salarié ou d'un groupe de salariés qui se seraient retirés d'une situation de travail telle que celle visée ci-dessus.
2.1.2 - Mesures de sécurité
Les salariés sont tenus d'utiliser tous les moyens de protection individuelle ou collective mis à leur disposition et de respecter strictement les consignes particulières définies à cet effet.
L’attention du personnel est particulièrement attirée sur le fait que le non-respect des prescriptions relatives à l’utilisation des dispositifs protecteurs, sera constitutif d’une faute et pourra entraîner une sanction.
La prévention des risques d'accidents impose l'obligation pour
chaque membre du personnel de conserver en bon état les moyens d’accès et en bon état de marche les machines, outils, véhicule de société, et en général tout le matériel qui lui sera confié en vue de l'exécution de son travail et de veiller à son bon entretien.
Toute défectuosité doit être immédiatement signalée au supérieur hiérarchique direct : en cas de doute sur un équipement de sécurité individuel et/ou collectif le salarié devra en informer immédiatement son responsable hiérarchique et le responsable sécurité.
Les salariés devant bénéficier d’habilitation particulière dans l’exercice de leur activité devront veiller à détenir les habilitations ad hoc (ex : travaux en hauteur, travaux électriques…).
Si le travail doit être interrompu momentanément, sauf en cas de danger grave ou imminent qui justifierait que l'intéressé se retire de son poste, chacun doit rester à sa place, en attendant la reprise du travail ou que des instructions soient données pour quitter le chantier ou l’entreprise.
Il est interdit de laisser des outils de travail sans surveillance.
Il est formellement interdit d'enlever ou de neutraliser les dispositifs de sécurité sans faits justificatifs (ex : sites en activité sous périmètre de sécurité, coupure, etc. …)
Il est interdit de s’aventurer sur les chantiers hors périmètre de sécurité, d’interrompre les émissions-réceptions…
Si, pour une raison quelconque, la sécurité ou la santé des salariés apparaissait menacée, l'employeur pourra leur demander de participer au rétablissement des conditions normales de travail suivant des modalités appropriées à la situation concrète (modification de l'horaire de travail, assouplissement d'heures supplémentaires, affectation momentanée à un autre emploi par exemple).
Toute personne ayant la conduite d’un chantier devra apporter le plus grand soin à ce que nul ne s'expose à des dangers inutiles.
Les salariés ont l'obligation de respecter toutes les consignes qui leur sont données par le personnel d'encadrement pour l'exécution de leur travail, et notamment les instructions relatives à la sécurité. Il appartient au personnel d'encadrement de s'assurer du respect par les salariés placés sous sa responsabilité des consignes et instructions qui lui sont données, afin d'assurer la sécurité sur le lieu de travail.
Les salariés doivent circuler et faire circuler tout intervenant avec prudence sur les voies autorisées sur les chantiers ou dans les ateliers à cet effet. Certaines zones de production ou locaux techniques (exemple TGBT) sont d’accès restreints et sont strictement réservées au personnel habilité à y travailler, car ils peuvent présenter des dangers (exemples : terrasse technique, convoyage de matériels sur pont roulant, chute de pièces de métal, etc.…)
Il en va de même sur la route, les salariés doivent rester en conformité avec la règlementation du Code de la route.
2.1.3 - Accident du travail Tout accident corporel quel qu'en soit le caractère de gravité doit être immédiatement porté à la connaissance de la Direction. Tout membre du personnel victime d'un accident, si minime soit-il, doit en faire immédiatement la déclaration à son chef direct, en indiquant le nom des témoins qui ont constaté l'accident. Si la victime est dans l'impossibilité de prévenir elle-même, les personnes présentes doivent le faire à sa place. Tout témoin d'un accident doit le signaler à la Direction dans les plus brefs délais et se tenir à sa disposition pour aider aux mesures de sauvetage et apporter son témoignage s'il en est requis. La victime ayant été dégagée et secourue, rien ne doit être déplacé en cas de demande d’intervention des pompiers et/ou de la gendarmerie.
Tout membre du personnel reprenant son travail après une absence pour accident de travail d’au moins 30 jours devra se soumettre à une visite de reprise auprès de la médecine du travail.
2.1.4 – Utilisation des véhicules de services
Les véhicules de service mis à disposition des salariés sont à
usage professionnel.
Ces véhicules sont munis d’un
système de géolocalisation qui peut être mis en mode privé par les salariés en dehors des heures de service.
Les règles d’utilisation de ces véhicules sont détaillées dans la charte d’utilisation des véhicules de service annexée au présent règlement intérieur. (ANNEXE RI A2)
Il est interdit au personnel affecté à la conduite de véhicule de service de :
-faire monter à bord de ceux-ci, que des personnes étrangères à l'entreprise (à l’exception des clients et partenaires de l’entreprise). -se servir des véhicules à des fins autres que celles prévues par les nécessités du service.
-emprunter et utiliser à des fins personnelles un véhicule de l'entreprise sans autorisation expresse et préalable de la Direction.
-rouler avec un véhicule de l’entreprise ayant une anomalie flagrante de fonctionnement sans le signaler aux personnes responsables et, risquer pour cela de provoquer une détérioration plus importante du matériel.
-fumer ou vapoter à bord des véhicules de service.
Les animaux sont également interdits.
Tout accident devra, dans les meilleurs délais, être porté à la connaissance du responsable hiérarchique et de la Direction. Si un constat est établi, il doit lui être remis immédiatement.
Toute infraction au code de la route constatée par un procès-verbal devra être portée à la connaissance de La Direction.
Les utilisateurs de véhicules de société sont tenus de veiller à l'entretien courant du véhicule dont ils ont la charge et l'usage (niveaux, pression pneumatique, freinage, etc..), tout état défectueux devra être immédiatement signalé au supérieur hiérarchique direct.
Ils ne devront sous aucun prétexte laisser des matériels de valeur dans leur véhicule (analyseur de réseaux, PC portables, appareils photos, etc.)
Lors de la cessation du contrat de travail, tout membre du personnel doit, avant de quitter l’établissement, restituer les matières premières, l’outillage, les machines, le véhicule de service nettoyé et en général, tout matériel et tout document en sa possession appartenant à l’entreprise.
ARTICLE 2.2 – HYGIENE ET SANTE 2.2.1- Examens Médicaux et contre visite Chaque salarié doit se présenter aux convocations du service de la médecine du travail et se soumettre aux examens médicaux obligatoires (visite d’information et de prévention, examen médical d’aptitude, visite périodique et de reprise du travail...). Le temps passé à ces différentes visites ainsi qu’aux examens complémentaires qui sont nécessaires est pris sur les heures de travail et rémunéré.
Ces examens étant obligatoires, tout refus de s’y soumettre pourra constituer une faute grave de la part du salarié.
Contre visite
La Direction a légalement la possibilité de faire effectuer une contre visite au domicile de l’intéressé, le refus du salarié de s’y soumettre, entraînerait, notamment, la suppression de l’indemnisation complémentaire instituée par la convention collective.
2.2.2 – Boissons et stupéfiants
Tout salarié est tenu de se présenter sur son lieu de travail dans un état compatible avec ses activités et lui permettant de les effectuer pleinement, pour sa propre sécurité, celle de ses collègues et celle des tiers. Il est interdit d'introduire ou de consommer de l’alcool ou des produits stupéfiants dont l’usage est interdit par la loi sur les lieux de travail et pendant les heures de travail. Il est formellement interdit d'accéder et de séjourner, en état d'ivresse ou sous l’emprise de drogues, sur les lieux de travail et pendant les heures de travail. Il est interdit à toute personne ayant autorité sur les collaborateurs de laisser entrer, ou séjourner, sur le lieu de travail une personne en état apparent d’ébriété ou sous l’emprise de drogues. Toute personne, quel que soit ses fonctions, témoin de l’une de ces situations s’engage à en avertir immédiatement un responsable hiérarchique, qui avisera des suites à donner à la situation. Certains signes peuvent faire supposer un état d’ébriété, notamment : Troubles de l’élocution, propos incohérents ou injurieux, Troubles de l’équilibre, Odeur de l’haleine, Troubles du comportement (excitation anormale, somnolence…). Il est rappelé que la prise de certains médicaments ou psychotropes peut également entrainer des troubles qui s’apparentent à l’état d’ivresse. Il est rappelé que pour des raisons de sécurité, des contrôles d’alcoolémie, pendant le temps de service, pour les collaborateurs en état apparent d’ébriété, occupant des postes à risques, désignés ci-dessous :
Conduite de véhicule et d’équipement de travail nécessitant une autorisation de conduite ;
La manipulation de produits dangereux ; L’utilisation de machines dangereuses ;
Les travaux au voisinage de pièces nues sous tension,
Travail en hauteur
Travail isolé
Le travail sur le parc ou au sein de la logistique à proximité des engins de conduite,
Le travail au sein de l’Usine.
Dans ces conditions, une procédure est mise en place et aura uniquement pour objectif de faire cesser la situation dangereuse, afin de garantir la sécurité du collaborateur et celle d’autrui. Dans cette situation, le responsable hiérarchique :
Retire le salarié de la situation à risque
Propose au collaborateur de se soumettre à un contrôle par un dispositif de contrôle fiable permettra à l’employeur de contrôler son état d’ébriété et ce quel que soit le type de dispositif utilisée.
A cet égard, il est rappelé que :
Le salarié peut demander qu’il soit procédé à une contre-expertise de son état au moyen d’analyses et examens médicaux, chimiques et biologiques,
Celui-ci étant libre de l’accepter ou de le refuser ;
Il est rappelé que l’usage des tests salivaires est autorisé dans le cadre du dépistage de stupéfiants et ce quelques soit le poste dès lors que le comportement du collaborateur est altéré. En cas de refus, l’état d’ivresse du collaborateur est présumé. Le taux d’alcool à ne pas dépasser est le taux légal en vigueur prévu par le Code de la route.
S’assure de la présence d’une tierce personne durant la procédure,
En cas de résultat négatif et si l’état du collaborateur le lui permet, celui-ci reprendra son poste. En cas de résultat positif, le responsable hiérarchique ou l’autorité compétente :
Contacte un parent ou un proche du collaborateur afin qu’il soit pris en charge contre signature d’un certificat de prise en charge.
Informe la Direction des Ressources humaines et le QHSE
Prévient les secours si l’état de santé du collaborateur le nécessite ;
Fait appel aux forces de l’ordre et si le collaborateur adopte un comportement agressif.
En cas de contrôle positif, le collaborateur s’exposera donc à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. . 2.2.3 - Interdiction de fumer et de vapoter Compte tenu de l'activité exercée, de l'accueil de la clientèle, de la loi Evin, il est interdit de fumer et de vapoter dans les locaux, ainsi que dans les véhicules de service.
Il est également interdit de fumer et de vapoter dans les entrepôts.
2.2.4 Interdiction d’introduire des animaux
Il est interdit d’introduire des animaux dans les locaux et dans les véhicules de l’entreprise, à l’exception des chiens pour personnes non voyantes. 2.2.5 Interdiction de prendre ses repas dans les bureaux.
Il est interdit de prendre ses repas dans les locaux affectés au poste de travail. Toutefois, il est autorisé de prendre ses repas dans les locaux, réservés à cet effet quand ils existent.
CHAPITRE III – DISCIPLINE
ARTICLE 3.1 - GENERALITES
Le personnel est tenu de se conformer à toutes les prescriptions du présent règlement intérieur, ainsi qu’aux notes de services générales et techniques établies dans les mêmes conditions assimilables au règlement intérieur, ainsi qu’aux directives données par l’encadrement pour l’exécution du travail. ARTICLE 3.2 - HORAIRES DE TRAVAIL
Les heures de début et de fin de travail sont fixées par la Direction, communiquées à l'Inspecteur du Travail, et affichées dans chaque établissement. Le personnel doit respecter la durée des pauses repas et se conformer aux horaires de travail affichés au sein de l'entreprise.
Conformément à la législation en vigueur, la durée du travail s’entend comme du travail effectif à l’exclusion du temps passé à d’autres occupations, tel que l’habillage, le déshabillage, le temps nécessaire pour gagner le poste de travail.
En conséquence, le personnel doit se trouver à son poste de travail aux heures fixées pour la fin et le début de celui-ci, sous réserve des dispositions légales concernant les représentants du personnel. A défaut, il s'expose à des sanctions disciplinaires.
Toute modification des horaires de travail ou de leur répartition, décidée par la Direction dans les conditions définies ci-dessus, s'impose au personnel concerné, y compris si elle entraîne l'accomplissement d'heures supplémentaires.
ARTICLE 3.3 - RETARDS - ABSENCES
Tout retard doit être justifié auprès de la Direction et/ou du Service du personnel. Tout retard non justifié par des circonstances particulières constitue une faute passible de sanction.
L'absence pour maladie ou accident devra être justifiée auprès de la Direction au plus tard dans un délai de 48 heures à compter de l’absence sauf cas de force majeure, par l’envoi d’un certificat médical indiquant la durée probable de l’arrêt de travail. Ce délai est de 72 heures pour les salariés dépendant de la convention collective régionale des salariés de la métallurgie, de l’électricité, de l’électronique et activités connexes de Midi-Pyrénées.
Le salarié malade ou accidenté doit reprendre le travail à l’issue de la période d’arrêt fixée par le certificat médical. En cas de prolongation d’arrêt de travail, le certificat médical justificatif doit également parvenir à l’entreprise dans un délai de 48 heures.
Toute absence non justifiée ou non autorisée constitue une absence irrégulière pouvant être sanctionnée. ARTICLE 3.4 - ENTREES, SORTIES, ACCES A L'ENTREPRISE
Le personnel n'a accès aux locaux de l'entreprise que pour l'exécution de son contrat de travail. Il n'a aucun droit d'entrer ou de se maintenir sur les lieux du travail pour une autre cause s'il ne peut se prévaloir : - soit d'une disposition légale ; - soit d'une autorisation préalable délivrée par la Direction.
Le personnel n'est pas autorisé à introduire ou faire introduire dans l'entreprise des personnes étrangères à celle-ci sans raison de service, sous réserve des droits des représentants du personnel.
ARTICLE 3.5 - FOUILLE
Si des raisons
impérieuses de sécurité l'exigent ou en cas de vols répétés dans l'entreprise ou de disparition inexpliquée de matériel, machines, produits, la Direction aura le droit de faire procéder à des vérifications des objets dont le personnel est porteur.
Tout salarié pourra demander que cette vérification soit, en ce qui le concerne, effectuée en présence d'un représentant du personnel ou, d'un autre salarié de l'entreprise. En cas de refus du salarié de laisser procéder à la vérification demandée, l'employeur devra faire appel au service de police compétent.
ARTICLE 3.6 - APPAREILS SONORES ET TELEPHONES PORTABLES
Par mesure de sécurité, l’utilisation des téléphones portables est strictement interdite en cas d’intervention sur installations électriques, d’utilisation de machines dangereuses ou engins mécaniques de manutention (cariste notamment), ou encore de manipulation de produits ou matières dangereuses.
ARTICLE 3.7 - CONGES PAYES
Les dates de départ et de rentrée des congés payés dument acceptées doivent être rigoureusement respectées, sauf autorisation particulière ou cas de force majeure.
En cas de non-respect de celles-ci et sauf cas de force majeure, le licenciement du contrevenant pourrait être envisagé.
ARTICLE 3.8 – USAGE DES BIENS ET LOCAUX DE L’ENTREPRISE
Les locaux de l’entreprise sont réservés exclusivement aux activités professionnelles de ses salariés, il ne doit y être accompli de travail personnel.
Il est interdit, sauf autorisation de la hiérarchie :
d’emporter pour un usage personnel tout objet appartenant à l’entreprise de quelque nature que ce soit (matériels, produits, fournitures, papeteries…)
d’introduire dans les lieux de travail, des objets et marchandises destinés à y être vendus.
d’utiliser à des fins personnelles des matériels (véhicule de service, téléphone portable …) et logiciels mis à la disposition des salariés par l’employeur.
ARTICLE 3.9 – DISCRETION - RESPECT DE LA PROPRIETE INTELLECTUELLE ET INDUSTRIELLE
L'ensemble des documents de l'entreprise ou leurs copies ne doit pas être utilisé à des fins personnelles ni être sorti pour être communiqué à quiconque sans autorisation de la Direction.
Les membres du personnel sont tenus de respecter la propriété individuelle et intellectuelle des documents mis à disposition par le Client et sont tenus à une obligation de confidentialité absolue. Les membres du personnel sont tenus de garder une discrétion totale sur tous les renseignements de nature industrielle, commerciale, financière, technique ou autre, dont ils auront eu connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de leurs fonctions.
ARTICLE 3.10 - PRESENTATION
Le personnel doit avoir une tenue correcte et un comportement courtois.
Le personnel en contact tant avec la clientèle qu’en interne doit faire preuve de politesse et d'amabilité et observer en toutes circonstances une correction d'attitude et de langage conformes aux usages professionnels courants.
Toute contestation avec la clientèle ou les fournisseurs, doit être portée à la connaissance du service intéressé ou de la Direction. Les membres du personnel doivent adopter dans l’exercice de leurs fonctions, une tenue, un comportement et des attitudes respectant la liberté et la dignité de chacun. ARTICLE 3.11 – TRACTS ET BROCHURES
Sous réserve des droits reconnus aux organisations syndicales et aux représentants du personnel, il est interdit de diffuser dans l’entreprise des tracts, pétitions et de procéder à des affichages non autorisés ou en dehors des panneaux réservés à cet effet.
ARTICLE 3.12 – HARCELEMENT SEXUEL
Selon l’article L. 1153-1 du Code du travail, « aucun salarié ne doit subir des faits : 1° Soit de harcèlement sexuel, constitué par des propos ou comportements à connotation sexuelle ou sexiste répétés qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante ; Le harcèlement sexuel est également constitué : a) Lorsqu’un même salarié subit de tels propos ou comportements venant de plusieurs personnes, de manière Concertée ou à l’instigation de l’une d’elles, alors même que chacune de ces personnes n’a pas agi de façon répétée ; b) Lorsqu’un même salarié subit de tels propos ou comportements, successivement, venant de plusieurs personnes qui, même en l’absence de concertation, savent que ces propos ou comportements caractérisent une répétition ; 2° Soit assimilés au harcèlement sexuel, consistant en toute forme de pression grave, même non répétée, exercée dans le but réel ou apparent d’obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l’auteur des faits ou au profit d’un tiers ». Selon l’article L. 1153-2 du Code du travail, « aucune personne ayant subi ou refusé de subir des faits de harcèlement sexuel définis à l’article L. 1153-1, y compris, dans le cas mentionné au 1° du même article L. 1153-1, si les propos ou comportements n’ont pas été répétés, ou ayant, de bonne foi, témoigné de faits de harcèlement sexuel ou relaté de tels faits ne peut faire l’objet des mesures mentionnées à l’article L. 1121-2. Les personnes mentionnées au premier alinéa du présent article bénéficient des protections prévues aux I et III de l’article 10-1 et aux articles 12 à 13-1 de la loi no 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique ». Selon l’article L. 1153-4 du Code du travail, « toute disposition ou tout acte contraire aux dispositions des articles L. 1153-1 et L. 1153-2 est nul ». Selon l’article L. 1153-5 du Code du travail, « l’employeur prend toutes dispositions nécessaires en vue de prévenir les faits de harcèlement sexuel, d’y mettre un terme et de les sanctionner. Dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, les personnes mentionnées à l’article L. 1153-2 sont informées par tout moyen du texte de l’article 222-33 du Code pénal ainsi que des actions contentieuses civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel et des coordonnées des autorités et services compétents. La liste de ces services est définie par décret ». Pour information, l’article 222-33 du Code pénal est ainsi rédigé : « I. – Le harcèlement sexuel est le fait d’imposer à une personne, de façon répétée, des propos ou comportements à connotation sexuelle ou sexiste qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante. L’infraction est également constituée : 1° Lorsque ces propos ou comportements sont imposés à une même victime par plusieurs personnes, de manière concertée ou à l’instigation de l’une d’elles, alors même que chacune de ces personnes n’a pas agi de façon répétée ; 2° Lorsque ces propos ou comportements sont imposés à une même victime, successivement, par plusieurs personnes qui, même en l’absence de concertation, savent que ces propos ou comportements caractérisent une répétition. II. – Est assimilé au harcèlement sexuel le fait, même non répété, d’user de toute forme de pression grave dans le but réel ou apparent d’obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l’auteur des faits ou au profit d’un tiers. III. – Les faits mentionnés aux I et II sont punis de deux ans d’emprisonnement et de 30 000 euros d’amende. Ces peines sont portées à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende lorsque les faits sont commis : 1° Par une personne qui abuse de l’autorité que lui confèrent ses fonctions ; 2° Sur un mineur de 15 ans ; 3° Sur une personne dont la particulière vulnérabilité, due à son âge, à une maladie, à une infirmité, à une déficience physique ou psychique ou à un état de grossesse, est apparente ou connue de leur auteur ; 4° Sur une personne dont la particulière vulnérabilité ou dépendance résultant de la précarité de sa situation économique ou sociale est apparente ou connue de leur auteur ; 5° Par plusieurs personnes agissant en qualité d’auteur ou de complice ; 6° Par l’utilisation d’un service de communication au public en ligne ou par le biais d’un support numérique ou électronique ; 7° Alors qu’un mineur était présent et y a assisté ; 8° Par un ascendant ou par toute autre personne ayant sur la victime une autorité de droit ou de fait. » Selon l’article L. 1153-6 du Code du travail, « Tout salarié ayant procédé à des faits de harcèlement sexuel est passible d’une sanction disciplinaire ». ARTICLE 3.13 – HARCELEMENT MORAL
Selon l’article L.1152-1 du Code du travail, « aucun salarié ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral qui ont pour objet ou pour effet une dégradation de ses conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d’altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel. » Selon l’article L.1152-2 du Code du travail, « aucune personne ayant subi ou refusé de subir des agissements répétés de harcèlement moral ou ayant, de bonne foi, relaté ou témoigné de tels agissements ne peut faire l’objet des mesures mentionnées à l’article L. 1121-2. Les personnes mentionnées au premier alinéa du présent article bénéficient des protections prévues aux I et III de l’article 10-1 et aux articles 12 à 13-1 de la loi no 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique. » Selon l’article L. 1152-3 du Code du travail, « toute rupture du contrat de travail intervenue en méconnaissance des dispositions des articles L. 1152-1 et L. 1152-2, toute disposition ou tout acte contraire est nul ». Selon l’article L. 1152-4 du Code du travail, « l’employeur prend toutes dispositions nécessaires en vue de prévenir les agissements de harcèlement moral. Les personnes mentionnées à l’article L.1152-2 sont informées par tout moyen du texte de l’article 222-33-2 du Code pénal ». Pour information, l’article 222-33- 2 du Code pénal est ainsi rédigé : « Le fait de harceler autrui par des propos ou comportements répétés ayant pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d’altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel, est puni de deux ans d’emprisonnement et de 30 000 euros d’amende ». L’article L.1152-5 du Code du travail dispose qu’est passible d’une sanction disciplinaire tout salarié ayant procédé aux agissements de harcèlement moral. Selon l’article L. 1152-6, « une procédure de médiation peut être mise en œuvre par toute personne de l’entreprise s’estimant victime de harcèlement moral ou par la personne mise en cause. Le choix du médiateur fait l’objet d’un accord entre les parties. Le médiateur s’informe de l’état des relations entre les parties. Il tente de les concilier et leur soumet des propositions qu’il consigne par écrit en vue de mettre fin au harcèlement. Lorsque la conciliation échoue, le médiateur informe les parties des éventuelles sanctions encourues et des garanties procédurales prévues en faveur de la victime. »
Dispositions communes au harcèlement moral et sexuel
Selon l’article L. 1154-1 du Code du travail : « Lorsque survient un litige relatif à l’application des articles L. 1152-1 à L. 1152-3 et L. 1153-1 à L. 1153-4, le candidat à un emploi, à un stage ou à une période de formation en entreprise ou le salarié présente des éléments de fait laissant supposer l’existence d’un harcèlement. Au vu de ces éléments, il incombe à la partie défenderesse de prouver que ces agissements ne sont pas constitutifs d’un tel harcèlement et que sa décision est justifiée par des éléments objectifs étrangers à tout harcèlement. Le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles. » Selon l’article L. 1154-2 du Code du travail :« Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise peuvent exercer en justice toutes les actions résultant des articles L. 1152-1 à L. 1152-3 et L. 1153-1 à L. 1153-4. Elles peuvent exercer ces actions en faveur d’un salarié de l’entreprise dans les conditions prévues par l’article L. 1154-1, sous réserve de justifier d’un accord écrit de l’intéressé. L’intéressé peut toujours intervenir à l’instance engagée par le syndicat et y mettre fin à tout moment. » Selon l’article L. 1155-1 du Code du travail : « Le fait de porter ou de tenter de porter atteinte à l’exercice régulier des fonctions de médiateur, prévu à l’article L. 1152-6, est puni d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 3 750 euros ». Selon l’article L. 1155-2 du Code du travail : « Sont punis d’un an d’emprisonnement et d’une amende de 3 750 euros les faits de discriminations commis à la suite d’un harcèlement moral ou sexuel définis aux articles L. 1152-2, L. 1153-2 et L. 1153-3 du présent code. La juridiction peut également ordonner, à titre de peine complémentaire, l’affichage du jugement aux frais de la personne condamnée dans les conditions prévues à l’article 131-35 du code pénal et son insertion, intégrale ou par extraits, dans les journaux qu’elle désigne. Ces frais ne peuvent excéder le montant maximum de l’amende encourue ».
ARTICLE 3.14 – AGISSEMENTS SEXISTES
Selon l’article L. 1142-2-1 du Code du travail : « Nul ne doit subir d’agissement sexiste, défini comme tout agissement lié au sexe d’une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant. » Est passible d’une sanction disciplinaire tout salarié ayant procédé aux agissements précédemment définis. Les accusations de mauvaise foi ne doivent pas être tolérées et peuvent entraîner les mesures disciplinaires prévues aux stipulations présent règlement. ARTICLE 3.15 – LUTTE CONTRE LES DISCRIMINATIONS ET EGALITE PROFESSIONNELLE
Conformément à l’article L.1132-1 du Code du Travail, Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, telle que définie à l'article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008 portant diverses dispositions d'adaptation au droit communautaire dans le domaine de la lutte contre les discriminations, notamment en matière de rémunération, au sens de l'article L. 3221-3, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques génétiques, de la particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son nom de famille, de son lieu de résidence ou de sa domiciliation bancaire, ou en raison de son état de santé, de sa perte d'autonomie ou de son handicap, de sa capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français.
L’égalité entre hommes et femmes, notamment en matière d’accès à l’emploi, à la formation, à la promotion professionnelle, de rémunération et de conditions de travail est réalisée conformément aux dispositions du code du travail en la matière.
ARTICLE 3.16 – GUIDE DES BONNES PRATIQUES INFORMATIQUES Un guide des bonnes pratiques informatiques est annexé au présent règlement intérieur. Il vient notamment préciser les règles de bonne utilisation des systèmes informatiques ainsi que les droits et devoirs des administrateurs réseau. Le non-respect des règles édictées par ce guide par le salarié pourra être sanctionné conformément à l’échelle des sanctions définie à l’article 4.2 du présent règlement intérieur. ARTICLE 3.17 – CODE D’ETHIQUE
Un Code d’Ethique est annexé au présent règlement intérieur. Ce code fait notamment référence aux valeurs de ITAS, ses règles éthiques, les relations avec ses différents interlocuteurs (collaborateurs, partenaires extérieurs…). En cas de non-respect des règles édictées par ce code, le salarié pourra être sanctionné conformément à l’échelle des sanctions définie à l’article 4.2 du présent règlement intérieur.
CHAPITRE IV – SANCTION DISCIPLINAIRE ET DROIT DE LA DEFENSE
ARTICLE 4.1 - GENERALITES
Les différentes dispositions du règlement intérieur sont édictées dans un but d'organisation générale de l'entreprise afin d'en assurer le bon fonctionnement.
De ce fait, tout agissement contraire audit règlement intérieur et aux notes de service assimilées et d’une façon générale, tout fait de nature à troubler l’ordre, la discipline et la sécurité sera considéré comme fautif et pourra, en fonction de sa gravité, faire l'objet de l'une ou l'autre des sanctions classées ci-après par ordre d'importance. ARTICLE 4.2 - SANCTIONS
Constituent une sanction, toutes les mesures autres que les observations verbales, prises par l’employeur à la suite d’un agissement du salarié considéré comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.
En fonction des faits, de la répétitivité, du comportement fautif du salarié et circonstances de l'espèce, la sanction sera prise sans suivre nécessairement l'ordre de ce classement.
1er avertissement écrit : observation ayant valeur de première mise en garde et n'impliquant privation d'aucune faculté ou avantage
2ème avertissement écrit : observation ayant valeur de dernière mise en garde et n'impliquant privation d'aucune faculté ou avantage.
Blâme : contestation d'un comportement fautif entraînant, en cas de renouvellement de cet acte ou d'un autre comportement fautif nouveau, une sanction plus grave.
mise à pied disciplinaire : suspension temporaire du contrat de travail entraînant perte de la rémunération, d’un maximum de 6 jours
mutation disciplinaire : changement de poste à titre de sanction sans modification de la qualification et du niveau hiérarchique.
rétrogradation :
Changement temporaire ou définitif de poste de travail affectant la qualification professionnelle ou le niveau hiérarchique. En cas de refus de cette mesure par le salarié, la Direction se réserve le droit d'appliquer toute autre sanction prévue par le règlement intérieur. Sanction qui pourra aller jusqu'au licenciement.
licenciement pour faute : rupture du contrat avec indemnités de rupture.
licenciement pour faute grave : rupture immédiate du contrat sans indemnité de licenciement ni indemnité de préavis.
licenciement pour faute lourde : rupture immédiate du contrat sans indemnité de licenciement et de préavis.
ARTICLE 4.3 – PROCEDURE – DROIT DE LA DEFENSE
Ainsi qu'en dispose la loi, aucune sanction ne peut être infligée au salarié sans que celui-ci ne soit informé dans le même temps et par écrit des griefs retenus contre lui. Dans le cadre d’une procédure d’avertissement, une simple notification suffit.
Lorsque l'employeur envisage de prendre une sanction, sauf si la sanction envisagée est un avertissement qui n'a donc pas d'incidence immédiate ou non sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié, il doit convoquer le salarié en lui indiquant l'objet de la convocation.
Cette convocation peut intervenir sous forme de lettre remise contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
Au cours de l'entretien préalable, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant obligatoirement au personnel de l'entreprise. L'employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien. Elle doit être motivée et notifiée à l'intéressé par lettre recommandée avec accusé de réception.
Lorsque la sanction disciplinaire envisagée est un licenciement le salarié pourra se faire assister soit par une personne appartenant au personnel de l’entreprise, soit par une personne externe à l'entreprise figurant sur la liste établie par le Préfet lorsqu’il n’existe pas de représentant du personnel.
Dans l’hypothèse où le salarié décide de se faire assister par une personne extérieure à l’entreprise, il devra en informer l’employeur.
Dans ce dernier cas, la personne extérieure devra justifier de son appartenance sur la liste établie par le Préfet.
Lorsque l'agissement du salarié a rendu indispensable une mesure conservatoire de mise à pied à effet immédiat, aucune sanction définitive relative à cet agissement ne peut être prise sans que la procédure prévue aux alinéas précédents ait été observée.
ARTICLE 4.4 - PRESCRIPTION
Aucun fait ne peut donner lieu à lui seul à l'engagement de poursuites disciplinaires au-delà d'un délai de deux mois à compter du jour où la direction en a eu connaissance à moins que ce fait ait donné lieu, dans le même délai, à l'exercice de poursuites pénales.
Aucune sanction antérieure de plus de trois ans à l'engagement des poursuites disciplinaires ne peut être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction.
CHAPITRE V – FORMALITE – DEPOT
A été déposé au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes de Dreux.
Le présent règlement, après communication à l'inspecteur du travail en deux exemplaires, Le présent règlement, affiché conformément à la loi dans les lieux prévus à cet effet, entrera en vigueur un mois après les formalités de dépôt et de publicité.
CHAPITRE VI – ANNEXES
Sont jointes les annexes suivantes qui sont parties intégrantes du règlement intérieur :
Charte d’utilisation des Ressources numériques
Charte de sécurité du SI à destination des Administrateurs
Guide des bonnes pratiques en matière d’usage des véhicules
Code d’Ethique
Fait à Anet, Le 28 MAI 2026
XXXX
CHARTE D’UTILISATION DES RESSOURCES NUMERIQUES
Objet
La présente charte établit les règles d’utilisation des ressources numériques, qu’elles soient internes à ITAS ou externalisées. Elle rappelle notamment les droits et devoirs des utilisateurs. Elle s’impose à l’ensemble des salariés de ITAS, quel que soit leur statut, ainsi qu’aux personnes qui utilisent temporairement les ressources informatiques dans le cadre d’un stage, du fait qu’elle soit annexée au règlement intérieur de l’entreprise. Elle s’applique également aux prestataires et aux clients. Tout manquement aux dispositions de la présente charte pourra être sanctionné conformément aux dispositions du règlement intérieur de ITAS.
Définitions
Utilisateur : personne faisant usage des ressources numériques de ITAS
Ressources numériques : Moyens (ordinateurs, téléphone, tablettes, smartphones, et plus largement tous les outils de traitement et de communication), services (connexions réseau et services accessibles par le réseau) et applications informatiques (locales ou centrales) mis à la disposition des salariés, prestataires et autres intervenants de ITAS.
Les services tiers contractés par ITAS, auxquels il est possible d’accéder à distance, directement ou en cascade, à partir du réseau de l’entreprise, sont, bien qu’externalisées, des ressources informatiques ITAS, soumises à la présente charte. Le responsable informatique est joignable par l’adresse de messagerie informatique@itas.fr. Les demandes ou problèmes informatiques, sont remontés par http://glpi.itas.local/glpi/
Accès aux ressources numériques
Le droit d’accès aux ressources numériques de ITAS est conditionné au respect de la présente charte. L'accès à chaque ressource numérique est soumis à autorisation selon les règles en vigueur pour l’accès concerné. Cette autorisation est strictement personnelle et incessible. Elle peut être retirée à tout moment. Elle prend fin à la cessation de l'activité professionnelle qui la justifie.
Utilisation des ressources numériques
L'utilisation des ressources numériques n’est autorisée que dans le cadre de l'activité professionnelle de l’utilisateur. Ce cadre inclut toutes les activités à caractère technique, scientifique, administratif, commercial ou de gestion nécessaires aux travaux de ITAS. Toutefois, un usage personnel des ressources numériques est toléré, dans les conditions décrites dans la présente charte. En toute hypothèse, l’utilisation des ressources numériques doit être faite dans le respect des obligations légales et réglementaires. Lorsque l’utilisateur fait usage des ressources numériques pour développer ou adapter quelque outil informatique que ce soit, il doit obtenir l’autorisation préalable de son supérieur hiérarchique. L’élaboration de tâches automatisées complexes dans des fichiers bureautiques (Notamment des Macros dans les outils Microsoft Word™, Excel™, Access™) destinés à être utilisés par plusieurs personnes constitue également le développement d’un outil informatique.
Sécurité
L’utilisateur doit appliquer strictement les recommandations de sécurité publiées par la Direction. Il est strictement interdit à l’utilisateur de désactiver ou de contourner les systèmes de sécurité installés sur son poste de travail. L’utilisateur doit veiller à ne pas saturer le réseau de ITAS. Il doit signaler immédiatement à son supérieur hiérarchique et à informatique@itas.fr tout dysfonctionnement ou anomalie et toute erreur d’utilisation pouvant entraîner des conséquences dommageables. L’usage du chiffrement de données est restreint aux données professionnelles et opéré avec les moyens mis en place par ITAS.
Matériel professionnel
L’utilisateur doit prendre le plus grand soin du matériel mis à sa disposition par ITAS. Il est interdit à l’utilisateur :
De modifier la configuration du matériel mis à sa disposition sans y être expressément autorisé ;
D’utiliser du matériel dont il n’est pas autorisé à faire usage.
L’utilisateur peut demander à être doté de matériels supplémentaires selon les procédures en vigueur. Un usage personnel du matériel professionnel est toléré, dans le respect des dispositions de la présente charte relatives aux fichiers et aux messages électroniques personnels, dès lors que cela ne gêne pas de façon significative l’exercice des missions de l’utilisateur et que cela ne nuit pas à la sécurité ou à la disponibilité des données professionnelles. Les données personnelles doivent dans ce cas être identifiées comme telles et soigneusement isolées des données professionnelles. L’utilisateur est seul responsable de l’utilisation personnelle de son matériel professionnel.
Matériel personnel
L’utilisateur peut demander à utiliser certains matériels personnels dans le cadre professionnel. Une autorisation expresse de son supérieur hiérarchique doit lui être accordée avant toute utilisation dans ce cadre. L’autorisation pourra être retirée en cas de non-respect des règles de sécurité. Lorsque l’utilisateur fait un usage professionnel d’un matériel personnel, il est responsable de la sécurité des données professionnelles qui y sont stockées. Les données professionnelles doivent dans ce cas être identifiées comme telles et soigneusement isolées des données personnelles. De plus un ensemble de règles élémentaires de sécurité doit être appliqué :
Le terminal doit être verrouillé avec un mot de passe suffisamment sécurisé (conformément aux règles de constitution des mots de passe publiées par le responsable informatique) et renouvelé régulièrement ;
Le terminal doit utiliser un antivirus à jour ;
Les flux d’information avec les outils d’entreprise doivent être chiffrés (VPN, HTTPS, etc).
Si ITAS met en œuvre des solutions de gestion des terminaux et des applications mobiles, elle pourra demander que ces solutions s’appliquent à l’appareil personnel. Il doit notamment avertir immédiatement son supérieur hiérarchique de la perte ou du vol de son matériel, ainsi que de son éventuelle corruption par des virus ou autres logiciels malveillants, afin que les mesures de sécurité adéquates puissent être prises. Les données contenues sur le matériel personnel utilisé dans le cadre professionnel sont présumées personnelles. Dès lors, sauf risque ou événement particulier, l'employeur ne peut accéder au contenu du matériel qu'en présence de son propriétaire ou celui-ci dûment appelé.
Réseau informatique d’entreprise
La connexion d’un matériel non fourni ou administré directement par ITAS au réseau informatique interne de l’entreprise est strictement interdite, sauf dérogation explicite accordée par son supérieur hiérarchique. Il est interdit d’établir un pont entre le réseau de l’entreprise et le réseau d’un tiers sans l’autorisation de son supérieur hiérarchique et sans avoir au préalable négocié avec ce tiers une convention d’interconnexion. L’accès distant au réseau de l’entreprise n’est permis qu’en utilisant un dispositif validé par la Direction.
Comptes
Que ce soit pour se connecter à son poste de travail ou à tout service accessible en réseau, y compris aux ressources numériques externalisées, l’utilisateur dispose d’identifiants de comptes associés à des mots de passe. Ces mots de passe sont strictement professionnels, individuels et confidentiels. En conséquence, ils doivent être différents des mots de passe utilisés par l’utilisateur à des fins personnelles, et ne doivent être communiqués à personne, sous aucun prétexte. Lorsque l’utilisateur peut choisir ou modifier ses mots de passe, ceux-ci doivent être conformes aux règles de constitution des mots de passe publiées par la Direction. Les mots de passe doivent être changés régulièrement. Ils doivent également être changés dès que l’utilisateur soupçonne une violation de son secret. Son supérieur hiérarchique se réserve le droit d’imposer un changement de mots de passe à un utilisateur pour des raisons de sécurité. L’utilisateur est responsable de l’usage qui est fait de tout identifiant associé à son mot de passe. Toute action, tant sur le poste de travail que sur le réseau, réalisée après entrée de l’identifiant et du mot de passe correspondant sera systématiquement imputée à l’utilisateur, jusqu’à ce que la preuve contraire soit rapportée. Dès lors, l’utilisateur doit impérativement :
Éteindre ou verrouiller son poste de travail lorsqu’il quitte ce dernier, y compris pour un court instant ;
Ne pas laisser un matériel sans surveillance s’il n’est pas verrouillé (PC, Smartphone, etc) ;
Signaler à son supérieur hiérarchique et au service informatique toute violation ou tentative de violation suspectée d’un de ses comptes ;
Ne jamais laisser un tiers utiliser un de ses comptes à sa place ;
Ne jamais utiliser un compte à la place d’un tiers.
Logiciels
L’utilisateur est responsable de l’usage qu’il fait des logiciels, mis à sa disposition par l’entreprise dans le cadre de l’exercice de ses missions. Il est interdit à l’utilisateur :
D’installer un logiciel sans l’accord de la Direction ;
De copier un logiciel installé sur son poste de travail ou sur le poste d’un autre utilisateur, à quelque fin que ce soit ;
D’introduire ou de diffuser dans le cadre de ITAS un logiciel qu’il a acquis à titre personnel, même s’il dispose de la licence correspondante ;
De modifier le fonctionnement, le paramétrage et les caractéristiques des logiciels et du système d’exploitation sans l’accord de la Direction.
Ces interdictions sont valables même lorsque ces actions sont techniquement possibles.
Fichiers
Il est rappelé que les données et fichiers que l’utilisateur est appelé à manipuler dans le cadre de ses missions sont des actifs stratégiques de l’entreprise. Les fichiers de l’utilisateur ont par principe un caractère professionnel. L'accès aux fichiers professionnels est réalisé conformément aux dispositions de la présente charte relatives à l’accès aux ressources numériques de ITAS. L’utilisateur a la responsabilité de placer tous ses fichiers professionnels sur le réseau. Ainsi, il ne doit pas conserver de fichier professionnel uniquement localement sur son poste de travail. Il est strictement interdit à l’utilisateur d’utiliser des services internet de stockage et de partage de fichiers en dehors de ceux homologués par la Direction (même fournisseur que la messagerie). L’utilisateur peut stocker des fichiers personnels sur son poste de travail ou le réseau ITAS dès lors qu’ils sont placés dans un dossier unique dénommé « Privé », qu’ils ne contiennent pas de contenus prohibés par la présente charte ni de contenus professionnels, et qu’ils ne dépassent pas, dans leur totalité, une taille raisonnable. L’utilisateur assume la pleine et entière responsabilité des fichiers personnels placés sur son poste. L’impression et la photocopie de documents personnels sur les imprimantes de ITAS sont tolérées, dès lors qu’elles ne perturbent pas le bon fonctionnement du service, et reste dans un volume raisonnable. Sauf risque ou événement particulier, l'employeur ne peut ouvrir les fichiers identifiés par l’utilisateur comme étant personnels qu'en présence de ce dernier ou celui-ci dûment appelé. L’utilisateur est informé que son supérieur hiérarchique peut exiger ou procéder, à tout moment, à la libération d’espaces de stockage.
Dispositifs de stockage et de partage d’informations
Seuls les dispositifs de stockage et de partage d’informations délivrés par la Direction ou explicitement autorisés par la Direction peuvent être installés ou utilisés en connexion avec le poste de travail. Un périphérique personnel ne peut donc pas être installé ni utilisé sans autorisation préalable du responsable hiérarchique.
Tous les équipements ou périphériques amovibles qui peuvent se connecter sur l’outil de travail et interagir avec lui (clé USB, Webcam, micro, PDA, imprimante, scanner, etc.) sont visés.
L’Utilisateur a la responsabilité de contrôler l’intégrité notamment sur antivirale de tout périphérique amovible qu’il connecte au SI.
L’usage de services externalisés de stockage ou de partage d’informations doit faire l’objet d’une autorisation explicite de la Direction.
Tous les services externes de type Cloud (DropBox, Owncloud, GoogleDrive, Github, Wetransfert, dl.free, etc.…) sont visés.
L’usage de services de stockage ou de partage d’informations non explicitement autorisé par la Direction engage la responsabilité du ou des Utilisateurs.
La responsabilité de l’acteur qui propose ou soumets une solution de ce type à l’autorisation de la Direction est engagée.
L’Utilisateur doit également veiller à la sécurité des informations stockées sur des dispositifs de stockage (dont les périphériques amovibles) ou de partage d’informations, notamment en évitant de mélanger données personnelles et professionnelles sur le même support.
Navigation sur Internet
Ont seule vocation à être consultés par l’utilisateur les sites Internet ayant un lien direct et nécessaire avec son activité professionnelle, et présentant une utilité au regard des missions à mener et des fonctions à exercer. L’utilisateur doit limiter son temps de navigation au strict nécessaire. L’accès à Internet peut être restreint par l’employeur, sans préavis, notamment afin d’assurer la sécurité des systèmes, de favoriser la productivité des utilisateurs et de filtrer les contenus prohibés par la présente charte. Toutefois, une consultation ponctuelle et raisonnable de sites non professionnels est tolérée, dès lors que le temps de navigation ne gêne pas l’exercice des missions et la disponibilité de l’utilisateur, et que le contenu des sites n’est pas prohibé par la présente charte et ne porte pas préjudice à ITAS. En cas de doute, la Direction peut vérifier sur le poste du salarié l’historique et le temps de consultation internet.
Messagerie électronique
Tout message électronique reçu ou envoyé à partir du poste de travail ou de la boîte aux lettres ITAS de l’utilisateur revêt par principe un caractère professionnel. L’utilisateur doit porter une attention particulière aux contenus des messages échangés avec l’extérieur. En cas de doute sur la valeur contractuelle ou d’engagement d’un message, il doit le transférer pour validation à son supérieur hiérarchique. L’utilisateur doit porter une attention particulière à la taille des fichiers attachés à un message électronique. La Direction peut mettre en place des dispositifs visant à limiter la taille des messages électroniques, ainsi que des dispositifs d’échange appropriés à la taille ou à la confidentialité des fichiers. L’utilisation de la messagerie électronique à des fins personnelles est tolérée, dès lors qu’elle n’affecte pas le trafic normal de la messagerie professionnelle et que le contenu des messages n’est pas un contenu prohibé par la présente charte. Il est toutefois interdit d’envoyer et de se faire envoyer des messages personnels sur une adresse de courrier électronique attribuée à un service, et donc utilisée par plusieurs personnes. Les messages électroniques personnels doivent être expressément identifiés comme tels, soit par la présence d’une mention « [Privé] » dans leur objet, soit du fait de leur présence dans un dossier dénommé « Privé ». Ces messages bénéficient dès lors du droit au respect de la vie privée et sont protégés par le secret des correspondances. L’utilisateur est informé que les caractéristiques techniques, à l’exclusion du contenu et de l’objet, des messages électroniques reçus et envoyés sont conservées, à des fins de sécurité et d’analyse du service. Ces informations sont conservées pendant un an en conformité avec les dispositions légales et réglementaires applicables. Seul le Directeur de ITAS est destinataire de ces données. Conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des données personnelles, ce traitement a fait l’objet d’une inscription au registre des traitements des données à caractère personnel. L’utilisation d’une messagerie personnelle est tolérée, mais uniquement en utilisant une interface web et donc à l’exclusion de toute application ou logiciel de messagerie installés sur le poste de travail. L’envoi d’informations professionnelles par ce biais est strictement prohibé.
Expression sur Internet
L’utilisateur doit être attentif à ce que les propos tenus sur Internet aient lieu dans le respect des lois, des règlements mais aussi des règles fixées dans le Code d’éthique de ITAS. Aussi, aucun utilisateur ne peut notamment :
Exprimer des propos à caractère diffamant ou diffuser des messages dont le contenu ou de nature à choquer, ou offenser, ou susceptibles de porter atteinte à la dignité humaine, ni encore faire commerce de tels messages ;
Exprimer des opinions personnelles susceptibles d’engager ITAS et ce, quel qu’en soit l’objet, sauf autorisation expresse de la Direction.
Le salarié est tenu à son devoir de loyauté et de discrétion professionnelle envers ITAS, et doit donc s’assurer qu’il ne nuit pas à celle-ci et notamment à son image, et qu’il ne divulgue pas d’information confidentielle. Le salarié qui utilise les réseaux sociaux devra s’assurer de respecter les règles fixées dans le code d’Ethique. Il est rappelé qu’en cas de non-respect de ces limites, une sanction disciplinaire pourrait être prononcée. Il est rappelé que nul n’est véritablement anonyme sur Internet, et que tout contenu publié depuis le réseau de ITAS peut être directement lié à l’entreprise par toute personne compétente. En cas de doute, l’utilisateur doit contacter la Direction avant toute publication. En toute hypothèse, l’expression sur Internet ne doit pas gêner l’exercice des missions et la disponibilité de l’utilisateur. Il est en particulier interdit à tout utilisateur de créer ou d’animer un site web, un blog ou tout dispositif équivalent, sur son temps de travail à l’exception de la personne en charge de la communication.
Zones de libre commentaire
ITAS met à la disposition de certains utilisateurs, des zones de libre commentaire afin, notamment, d’assurer le suivi des dossiers clients. Ces zones constituent des traitements de données à caractère personnel soumis à la législation relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. L’utilisateur est informé que les personnes concernées par les commentaires, tels que les clients, peuvent demander à avoir accès à ces commentaires. La loi informatique et libertés impose que les informations collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives. Ainsi, les commentaires doivent être objectifs et jamais excessifs ni insultants. Aucune information se rapportant à des données sensibles (santé, vie sexuelle, opinions politiques ou syndicales, etc.) ne doit être enregistrée. Conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des données personnelles, ce traitement a fait l’objet d’une inscription au registre des traitements des données à caractère personnel.
Contenus prohibés
Il est strictement interdit à l’utilisateur de consulter, de télécharger, d’introduire, de stocker, de transférer ou de diffuser des contenus sous forme électronique prohibés par la loi ou les règlements, et notamment des contenus encourageant les discriminations, révisionnistes, négationnistes, injurieux, diffamatoires, portant atteinte aux mineurs, portant atteinte à la vie privée ou au droit d’auteur, classifiés de défense ou autrement protégés, que ces contenus soient professionnels ou personnels.
Si l’utilisateur reçoit des contenus prohibés, de façon non-sollicitée, notamment par messagerie électronique, il lui est conseillé d’en avertir immédiatement son supérieur hiérarchique.
Contacts
Toutes les bases de contacts mises à la disposition de l’utilisateur par ITAS ou gérées par lui dans le cadre professionnel revêtent un caractère professionnel et confidentiel. Dès lors, il est interdit à l’utilisateur de partager ou d’interconnecter ses bases de contacts professionnelles avec des services tiers à ITAS, avec toute personne qui ne serait pas un salarié de ITAS, ou avec toute base de contacts personnelle. L’utilisateur doit informer son supérieur hiérarchique de toute création d’une base de contacts professionnelle et déclarer cette dernière auprès du DPO (Délégué à la Protection des Données ou Data Protection Officer) selon les procédures en vigueur à ITAS, afin que les obligations légales correspondantes, notamment liées à l’informatique et aux libertés, soient respectées.
Téléphonie
L’Utilisateur peut disposer d’un poste téléphonique physique ou virtuel (accès à la téléphonie depuis son PC ou son Smartphone). Si les missions de l’utilisateur le justifient, un téléphone mobile ou smartphone peut lui être confié. L’utilisateur est informé qu’un relevé synthétique des consommations téléphoniques est conservé par ITAS pendant un an à des fins d’optimisation de la gestion du réseau téléphonique de ITAS. L’utilisateur est également informé que les téléphones mis à sa disposition par ITAS sont intégrés à un dispositif permettant d’enregistrer les numéros de téléphone entrants et sortants et d’évaluer les dépenses téléphoniques du poste. Si la Direction constate une anomalie, elle peut obtenir un relevé détaillé des consommations du poste. Elle peut également demander des explications au titulaire du poste. Conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des données personnelles, ce traitement a fait l’objet d’une inscription au registre des traitements des données à caractère personnel. Une utilisation ponctuelle et raisonnable à titre non professionnel est tolérée, dès lors que le temps d’utilisation ne gêne pas l’exercice des missions et la disponibilité de l’utilisateur.
Géolocalisation
Pour la réalisation des missions d’intervention, ITAS met à la disposition des salariés concernés, un véhicule de la société. L’utilisation de ce véhicule est par principe à caractère professionnel. Les utilisateurs sont informés que les véhicules d’intervention mis à leur disposition par ITAS sont équipés d’un système permettant de la localiser en temps réel à des fins de sécurité, d’optimisation des interventions, d’améliorer le suivi de l’état du parc de véhicules et de leur entretien et de retrouver le véhicule en cas de vol. Les informations recueillies par ce dispositif de géolocalisation sont conservées pendant deux mois. Les personnels et services suivants sont destinataires de ces données :
le directeur, les responsables d’affaire et les conducteurs de travaux de ITAS.
Conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des données personnelles, ce traitement a fait l’objet d’une inscription au registre des traitements des données à caractère personnel.
Informatique, libertés et protection des données personnelles
L’utilisateur doit respecter la législation relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et à la protection des données personnelles, et contribuer à son respect par ITAS. En particulier, il ne doit pas créer de traitement de données à caractère personnel sans le déclarer au préalable au DPO (Délégué à la Protection des Données, ou Data Protection Officer) qui en assurera l’autorisation. Concernant l’ensemble des traitements de données à caractère personnel énumérés par la présente Charte, le responsable de traitement est ITAS en tant que personne morale. Conformément aux dispositions de la Loi relatives à la protection des données personnelles, vous pouvez avoir accès et rectifier les informations qui vous concernent en vous adressant au DPO à l’adresse : dpo@itas.fr
Administration de l’information
Des accès privilégiés sont accordés aux personnels Administrateurs chargés d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité des ressources informatiques de ITAS placées sous leur responsabilité (notamment composants Système ou réseau, composants de sécurité, applications, bases de données, postes de travail utilisateurs, etc.). Leurs actions de configuration, surveillance et support sont soumises aux mêmes exigences de confidentialité, de loyauté et de respect des règles de sécurité que pour les autres utilisateurs. Leurs accès aux données enregistrées concernant les connexions, les échanges de messages et toutes données personnelles produites par le fonctionnement des systèmes informatiques se font dans la stricte limite des besoins générés par les tâches qui leur sont dévolues.
Des enregistrements des actions d’administration sont conservés à des fins de surveillance et de sécurité en conformité avec les dispositions légales et réglementaires applicables.
Départ de l’entreprise
Lorsque l’utilisateur quitte l’entreprise, il doit restituer au préalable l’ensemble des moyens, identifiants et supports qui lui ont été confiés par ITAS. Cette restitution est effectuée auprès de son supérieur hiérarchique. Il doit remplir en outre une fiche de transfert de ses données professionnelles à un autre utilisateur. Cette fiche mentionne notamment l’emplacement de son dossier personnel, qui ne sera pas transféré. Il appartient alors à l’utilisateur de copier et de vider ce dossier avant son départ. Il est strictement interdit à l’utilisateur de conserver quelque copie que ce soit de ses données professionnelles après son départ de l’entreprise. Les smartphones doivent être rendus à l'entreprise en ayant préalablement effectué une réinitialisation usine supprimant tous les mots de passe, applications et données personnelles. Charte de sécurité du SI à destination des Administrateurs
Objet
Certains métiers de ITAS nécessitent des droits d’administration de ressources techniques (SI, réseaux,). Ces droits sont octroyés de manière permanente pour des métiers d’Administrateur SI, Administrateur Réseau au sein de la Direction financière et Performance. Ils peuvent être accordés de manière temporaire à d’autres métiers, notamment dans le cadre de projets d’évolution.
L’Administrateur a pour mission d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité des ressources informatiques de ITAS, placées sous sa responsabilité (notamment les composants Système ou Réseau, les composants de Sécurité, les applications, les bases de données, les postes de travail utilisateurs, etc.).
L’objet de cette Charte est de permettre aux Administrateurs de connaître leurs droits et obligations envers ITAS, ainsi que de disposer d’un ensemble de règles qui leur permettent, ainsi qu’à ITAS, d’encadrer les pratiques professionnelles.
La présente Charte fixe le cadre et les limites des interventions de l’Administrateur afin d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité des composants du Système d’Information dans son périmètre de responsabilité.
Définitions
Administrateur : Au sens de la présente Charte, un Administrateur est une personne morale ou physique attributaire de droits d’administration de ressources techniques (SI, réseaux, équipements contribuant à la production des services opérés, etc.) afin de mener les actions quotidiennes d’administration et d’exploitation afférant à sa mission.
Utilisateur : Personne faisant usage des ressources numériques de ITAS
Ressources numériques : Moyens (ordinateurs, téléphone, tablettes, smartphones, et plus largement tous les outils de traitement et de communication), services (connexions réseau et services accessibles par le réseau) et applications informatiques (locales ou centrales) mis à la disposition des salariés, prestataires et autres intervenants de ITAS.
Les services tiers contractés par ITAS, auxquels il est possible d’accéder à distance, directement ou en cascade, à partir du réseau de l’entreprise, sont, bien qu’externalisées, des ressources informatiques ITAS, soumises à la présente charte.
Système d’Informations (SI) : Ensemble des ressources numériques ou ressources techniques de Production et des procédures et prescriptions associées.
Direction financière et Performance
: Entité en charge du Système d’Information de ITAS. Son autorisation peut être requise pour certaines utilisations des ressources numériques.
responsabilité des administrateurs
Afin de conduire les actions quotidiennes d’administration et d’exploitation afférant à sa mission (configuration, supervision, maintenance, évolution, support, installation, etc.), l’Administrateur est doté de droits d’accès privilégiés sur les ressources à sa charge.
Les risques associés à ces droits d’accès privilégiés peuvent être :
L’accès à des informations dont il n’est pas destinataire, certaines étant confidentielles (bases de données, documents sur les postes de travail-utilisateurs, etc.), à caractère personnel (courriels, fichiers personnels des utilisateurs, etc.) ou relatives aux activités des utilisateurs (caractéristique d’utilisation de la messagerie et de l’Internet, données de connexion aux ressources du Système d’Information, etc.).
La réalisation d’actions potentiellement dangereuses pour la sécurité des Systèmes et de la Production des services opérés par ITAS : modification ou contournement de mécanismes de protection, création ou modification de comptes-utilisateurs, destruction ou modification de fichiers, etc.
Du fait de leurs missions et responsabilités, les administrateurs/Exploitant :
Jouent un
rôle prépondérant dans le bon fonctionnement des systèmes de ITAS et le maintien de leur sécurité à un niveau optimal,
Disposent notamment de
droits étendus sur les Systèmes,
Ont la possibilité technique d’accéder à des données sur l’Entreprise, sur les salariés et clients, données qu’ils doivent
protéger en termes de disponibilité, confidentialité, intégrité et traçabilité.
Droits de l’administrateur
En application des consignes qui lui ont été transmises et dans le cadre des procédures préalablement définies, l’Administrateur peut prendre toutes les dispositions nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité des composants des Systèmes dans son périmètre de responsabilité. En particulier, il peut :
Isoler, arrêter ou reconfigurer des comptes utilisateurs, équipements ou applications informatiques pouvant compromettre la sécurité d’ensemble du Système d’Information.
Procéder à des vérifications techniques sur les fichiers et bases de données, la messagerie, les connexions à Internet, les fichiers de journalisation, etc., afin de déceler toute anomalie ou incident qui pourrait porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du Système d’Information.
Traiter (détection, analyse, éradication, filtrage, etc.) tout flux informatique présentant des risques, notamment de sécurité (par exemple : virus, intrusion, utilisation d’un logiciel interdit, etc.).
L’Administrateur se réfère à la présente Charte, à la Charte d’utilisation des Ressources numériques du Groupe ITAS et à la législation en vigueur pour fixer le cadre et les limites de ses interventions.
Devoirs de l’administrateur
L’Administrateur est garant de la qualité de service, de la sécurité et de la bonne utilisation des ressources des Systèmes Opérationnels dont il a la charge.
A ce titre, l’Administrateur :
Doit appliquer exclusivement les prescriptions techniques en vigueur au sein de ITAS.
Doit choisir systématiquement les solutions proposées par ces prescriptions lors de ses tâches de développement ou de configuration des ressources du Système d’Information.
Doit prendre les mesures et précautions nécessaires pour assurer la protection et la surveillance des ressources ainsi que pour garantir l’intégrité et la confidentialité des informations constituant le Système d’Information de ITAS.
En particulier, il doit :
mettre en œuvre des dispositifs de contrôle des accès (conformes aux référentiels de l’entreprise),
respecter les procédures d’attribution des habilitations,
mettre en œuvre des dispositifs de contrôle de la nature des données et des flux échangés (via des mécanismes de filtrage par exemple), en application de la politique de sécurité,
s’assurer de la traçabilité effective des opérations effectuées (notamment par l’utilisation de comptes nominatifs et la protection des journaux d’événements),
optimiser l’utilisation des ressources via le contrôle ou la restriction du volume de données échangées ou stockées,
veiller à la prise en compte de la sécurité comme partie intégrante de tout projet mené sur le Système d’Information,
prendre toute mesure qui s’impose (y compris le blocage de comptes utilisateurs ou l’arrêt d’équipements) pour assurer, en cas d’urgence et de menace importante, le fonctionnement et la sécurité du SI.
Ne doit pas engager d’action pouvant conduire à diminuer le niveau de sécurité du SI.
Il ne doit pas ainsi :
mettre en œuvre des programmes permettant de contourner les procédures établies ou pouvant conduire à diminuer le niveau de sécurité des systèmes,
installer ou utiliser de logiciels à des fins non conformes à l’objet de sa mission ou non validés par l’entreprise,
mettre en œuvre des raccordements au SI de l’entreprise, en particulier des accès distants, qui ne seraient pas conformes à ceux définis et autorisés par l’entreprise,
mettre sciemment en cause l'intégrité des systèmes informatiques ou télécoms.
utiliser un VPN, un proxy d’anonymisation, un tunnel, un serveur de rebond, etc … pour accéder à internet. Seul le proxy d’accès internet est autorisé.
Désactiver les outils d’inventaire et scripts déployés pour assurer la configuration du poste de travail.
L’Administrateur est soumis à une stricte obligation de discrétion et de confidentialité liée à ses activités, et dans ce cadre :
Il ne prend connaissance des informations du Système d’Information ou n’y donne accès que sur demande expresse du (ou des) Propriétaire(s) d’Informations, dans le cadre de procédures formalisées ou dans les cas particuliers prévus par la loi.
Il ne prend pas connaissance des données personnelles des utilisateurs, sauf, ponctuellement, sur demande formelle de l’utilisateur, et n’autorise quiconque à y accéder, sauf cas particuliers prévus par la loi (enquête judiciaire par exemple) ou habilitations formelles et légitimes préalablement déclarées.
Il respecte ses engagements de confidentialité. Il ne fait pas état et n’utilise pas les informations qu’il peut être amené à connaître dans le cadre de ses activités. Aucune extraction de données d’un système n’est possible sans autorisation expresse du (ou des) Propriétaires d’informations sauf dans les cas particuliers prévus par la loi (enquête judiciaire par exemple) ou habilitations formelles et légitimes préalablement déclarées.
Il ne se connecte pas à une ressource sans autorisation expresse de la personne à qui elle est attribuée ou d’une personne habilitée pour ce faire.
Par ailleurs, l’Administrateur observe strictement les règles de sécurité et les limites fixées à ses interventions :
Il n’abuse pas de ses droits d’accès privilégiés, et limite ses actions aux ressources dont il a la charge, dans le respect de la finalité de sa mission. En particulier, il ne modifie les configurations et les droits d’accès que dans le respect de procédures d’administration ou d’exploitation définies.
Il ne prend pas ses consignes d’une personne non identifiée et se réfère à son responsable hiérarchique pour toute requête lui paraissant inappropriée.
Il ne contourne pas les procédures de sécurité établies, et en particulier ne désactive pas de sa propre initiative les mécanismes de traçabilité, et ne porte pas atteinte à l’intégrité des fichiers de journalisation.
Dans le cadre de la conduite de sa mission et vis-à-vis des ressources à sa charge (serveurs, bases de données, postes de travail utilisateurs, etc.), il utilise exclusivement les outils et logiciels faisant partie des standards approuvés par le service informatique. Toute installation de logiciel ne faisant pas partie de ces standards doit faire l’objet d’une autorisation préalable et expresse du responsable hiérarchique.
Dans le cas où un incident de sécurité se produit :
Il informe l’entité interne en charge du traitement des incidents de sécurité - de toute faille ou incident de sécurité qu’il pourrait découvrir ou dont il pourrait avoir connaissance.
Il préserve les « traces » nécessaires à la résolution de l’incident et à toute investigation ultérieure, dans le respect de procédures permettant de garantir la conservation de leur valeur probante.
Dans le cas où l’administrateur désactive une mesure de sécurité par inadvertance ou bien constate une désactivation, il doit informer l’entité interne en charge du traitement des incidents de sécurité.
Enfin, l’Administrateur s’assure de la protection des droits d’accès privilégiés liés à sa fonction :
Il observe les règles de sécurité en vigueur visant à protéger l'utilisation des droits d’accès privilégiés qui lui ont été attribués, il respecte les procédures de mise en œuvre des comptes de service et il veille en particulier à la protection des postes de travail à partir desquels il exerce ses fonctions et la gestion des identifiants et authentifiants des comptes privilégiés. A ce titre, il est rappelé que les droits confiés à un Administrateur (et par conséquent les couples identifiants/authentifiants associés) sont personnels et incessibles.
Il n’utilise les comptes privilégiés que pour les activités et besoins directement liés aux tâches d’administration ou d’exploitation dont il a la charge. Toute action sur les Systèmes d’Information fait l’objet d’une journalisation permettant leur imputabilité.
Recommandations à l’usage de l’Utilisateur administrateur
L’Utilisateur Administrateur se réfère à la Charte d’utilisation des Ressources numériques de ITAS, à la législation en vigueur et aux recommandations spécifiques suivantes pour fixer le cadre et les limites de ses interventions. L’octroi des droits « Administrateur » sur le poste de travail de l’utilisateur permet l’installation, la désinstallation et la configuration des logiciels et périphériques. Un certain nombre d’opérations pouvant compromettre fortement le niveau de sécurité des Systèmes d’Informations de ITAS, l’Utilisateur Administrateur doit respecter strictement les règles d’usage spécifiques décrites ci-dessous :
L’octroi des droits Administrateur est soumis à autorisation préalable du directeur métier concerné, ou de son représentant et de la Directrice financière et performance.
Dans la mesure du possible, les droits Administrateur ne devront être activés que pour les opérations le nécessitant. Pendant les périodes d’utilisation standard du poste, l’utilisateur doit être sous une session « Utilisateur ».
L’octroi des droits Administrateur sur un poste nomade doit rester exceptionnel car ces droits augmentent significativement le risque pour l’entreprise.
Il est interdit de se connecter à internet (quel que soit le mode de connexion) avec les droits Administrateur. En effet, ces droits pourraient permettre l’installation de codes malveillants indétectables et furtifs à l’insu de l’utilisateur du poste de travail.
Il est rappelé qu’il est interdit de désinstaller ou de désactiver les logiciels permettant d’assurer le niveau de sécurité de l’équipement (anti-virus, pare-feu, …) et d’installer un périphérique personnel sans autorisation préalable.
L’installation d’un logiciel ne peut être réalisée que dans le respect du code de la propriété intellectuelle.
L’installation d’un logiciel ne figurant pas dans le catalogue d’applications du service informatique doit être soumis à autorisation préalable.
Il est interdit de quitter le domaine Active Directory qui gère le poste de l’administrateur.
Pour limiter les risques de fuite d’informations, d’infection virale, de prise en main à distance et d’intrusion, il est rigoureusement interdit, sans pouvoir justifier d’une nécessité de service et d’une approbation soit du service informatique, soit de la Directrice financière et performance :
de mettre en place des dispositifs logiciels de « tunnelisation SSL » furtifs ou pas, ceux-ci risquant de permettre la communication entre deux postes ou entre deux réseaux ;
d’installer sur le poste de travail des outils d'écoute ou d’attaque réseau ou système ;
Engagement du Titulaire
Je soussigné, ..................................................................... , dans ma fonction d'Administrateur/d’exploitant, déclare avoir pris connaissance et compris la Charte de l’Administrateur et m'engage à la respecter.
Fait à .................................................... le ...................................
Signature :
CHARTE POUR L’UTILISATION DES VEHICULES
Bon usage des véhicules :
Les véhicules mis à disposition des salariés sont des véhicules de service à usage strictement professionnel. Les salariés ne doivent pas les utiliser à des fins personnelles pendant les heures de travail et leur utilisation le week-end est interdite sauf dérogation accordée préalablement à titre exceptionnel et dérogatoire par la Direction. L’utilisation des véhicules doit être faite dans le respect du code de la route.
Propreté du véhicule :
Le véhicule doit toujours être tenu dans un bon état de propreté, tant intérieurement, qu’extérieurement. Un nettoyage est obligatoire une fois par mois minimum. Il est par ailleurs rappelé qu’il est interdit de fumer ou vapoter à l’intérieur des véhicules.
Maintenance du véhicule :
Les salariés sont tenus de maintenir en bon état de marche les véhicules dont ils ont l’usage. Ils doivent prendre les dispositions pour effectuer les niveaux, contrôles, révisions dans le respect des règles de validation des dépenses en usage dans l’entreprise. Ils doivent respecter les consignes du constructeur. Toute négligence fautive dans l’entretien du véhicule qui lui est alloué engagerait la responsabilité du salarié (défaut d’huile, absence de révision, changement de pneumatiques…). Ils devront soumettre à leur responsable hiérarchique un devis préalablement à tout engagement financier.
Kilométrage :
Les salariés sont tenus de déclarer dans ses rapports hebdomadaires en début et en fin de chaque semaine les kilomètres parcourus dans la semaine. Les salariés sont tenus de déclarer le kilométrage exact à chaque plein de carburant.
Sinistres :
Les salariés doivent établir un constat amiable envoyé sous 24h au secrétariat et/ou au responsable hiérarchique préalablement informé dès la survenance des faits. Pour les réparations, la demande sera accompagnée en plus d’un devis qui sera soumis à acceptation de la Direction. En cas d’accidents responsables et répétitifs, avec ou non un tiers identifié, la société se réservera le droit d’appliquer les sanctions adaptées au salarié concerné.
Carte Carburant (Total ou équivalent) :
La carte carburant est affectée au véhicule qui vous est attribué pour les besoins de déplacements professionnels uniquement : vous disposez d’un code confidentiel et d’un code chauffeur que vous ne devez pas divulguer ni prêter tant que le véhicule est sous votre responsabilité. En cas de changements d’affectation du véhicule, il doit être établi une fiche d’attribution par le secrétariat. En cas d’usage anormal, ils devront justifier des anomalies d’usage apparaissant sur les relevés bi mensuels.
Obligations légales :
Chaque véhicule doit être muni de :
Sa carte grise ou une photocopie, son attestation d’assurance
D’une carte carburant, d’un constat amiable
D’un triangle, d’un gilet,
D’une trousse de secours,
Pour les personnes intervenant sur les chantiers, un extincteur.
Le salarié à qui le véhicule est affecté doit s’assurer de la conformité de ces équipements (date de validité…). Tout salarié utilisant un véhicule de la société doit avoir un permis de conduire en règle.
Contrôles :
C’est un droit et un devoir de l’employeur de contrôler et surveiller l’activité des salariés pendant le temps de travail eu égard aux règles de responsabilité civile et pénale de l’entreprise en veillant à l’information préalable des salariés. Ainsi seront effectués périodiquement des contrôles physiques des véhicules et des contrôles de gestion sur l’utilisation des cartes. Ceci introduit une exigence de bon sens et de mesure de la part des salariés qui doivent agir ouvertement, loyalement eu égard aux intérêts de l’entreprise. L’entreprise se réserve le droit de vérifier périodiquement la validité des permis de conduire des salariés utilisant les véhicules de la société.
3Relations la Société ITAS avec ses collaborateurs PAGEREF _Toc213078446 \h 4
3.1Droits fondamentaux, respect de la personne humaine, discrimination et harcèlement PAGEREF _Toc213078447 \h 4 3.2Conditions de travail PAGEREF _Toc213078448 \h 4 3.3Formation, développement professionnel et équité PAGEREF _Toc213078449 \h 4 3.4Respect de la confidentialité PAGEREF _Toc213078450 \h 5 3.5Protection des documents de l’entreprise PAGEREF _Toc213078451 \h 5 3.6Utilisation des moyens de communication de l’entreprise PAGEREF _Toc213078452 \h 5 3.7Participation à des comités de direction d’autres organisations PAGEREF _Toc213078453 \h 5 3.8Opportunités professionnelles et opportunités personnelles PAGEREF _Toc213078454 \h 6 3.9Lutte contre la fraude PAGEREF _Toc213078455 \h 6
4 Relations Société ITAS avec les partenaires extérieurs PAGEREF _Toc213078456 \h 6
4.1Loyauté des pratiques commerciales PAGEREF _Toc213078457 \h 6 4.2Recherche de la satisfaction des clients PAGEREF _Toc213078458 \h 6 4.3Déontologie boursière PAGEREF _Toc213078459 \h 6 4.4Corruption, trafic d’influence PAGEREF _Toc213078460 \h 7 4.5Conflits d’intérêts PAGEREF _Toc213078461 \h 7 4.6Représentation d’intérêt (lobbying) PAGEREF _Toc213078462 \h 7 4.7Cadeaux, invitations et autres avantages PAGEREF _Toc213078463 \h 8 4.8Interventions d’intermédiaires rémunérés PAGEREF _Toc213078464 \h 9 4.9Protection des informations confidentielles PAGEREF _Toc213078465 \h 9 4.10Utilisation prudente des réseaux sociaux PAGEREF _Toc213078466 \h 9 4.11Expression publique au nom du Groupe PAGEREF _Toc213078467 \h 9
5Relations Société ITAS avec la société civile PAGEREF _Toc213078468 \h 10
5.1Respect de la légalité PAGEREF _Toc213078469 \h 10 5.2Actions en faveur de l’environnement PAGEREF _Toc213078470 \h 10 5.3Contributions politiques PAGEREF _Toc213078471 \h 10 5.4Protection des données personnelles PAGEREF _Toc213078472 \h 10 5.5Lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme PAGEREF _Toc213078473 \h 10
6Respect des règles d’éthique au sein de la Société ITAS et TDF. PAGEREF _Toc213078474 \h 10
7Modifications du Code d’éthique du Groupe PAGEREF _Toc213078477 \h 12
8Exemples de conduite à tenir face à des scénarios-types de corruption PAGEREF _Toc213078478 \h 13
8.1Corruption, trafic d’influence et interventions d’intermédiaires rémunérés PAGEREF _Toc213078479 \h 13 8.2Conflit d'intérêt PAGEREF _Toc213078480 \h 14 8.3Cadeaux, invitations et autres avantages PAGEREF _Toc213078481 \h 15 8.4Sponsoring, mécénat et dons à des œuvres caritatives PAGEREF _Toc213078482 \h 15
Objet, domaine d’application
Le Code d’éthique de la Société ITAS décrit les principes généraux d’exercice de ses activités en vue du respect de l’éthique et des lois en vigueur. C’est un ensemble de règles qui régissent la conduite de chacun.
Ce Code définit les principes qui fondent l’éthique globale de la Société ITAS, La Politique de Responsabilité Sociétale et Environnementale (RSE) s’appuie sur ces principes. La procédure anticorruption s’inspire également du Code d’éthique.
Le Groupe TDF a d’ailleurs adhéré, depuis 2014, au Pacte Mondial des Nations Unies. Cette démarche vise à soutenir les principes, universellement reconnus, de respect des droits de l’homme, des normes internationales du travail et de l’environnement ainsi que la lutte contre la corruption. Ce Code n’a pas pour objectif d’énumérer de façon exhaustive et détaillée toutes les règles régissant les activités de la Sociétés ITAS et des collaborateurs dans les différentes régions dans lesquelles la Société est présente. La volonté de la Société ITAS est d’établir des principes directeurs destinés à s’assurer que leurs collaborateurs ont une vision éthique commune de la déontologie dans l’exercice de leurs métiers. Ce Code fait avant tout appel à la responsabilité de chacun pour exercer son propre jugement et faire preuve de bon sens. En cas de question sur l’application du Code d’éthique, chaque collaborateur peut s’adresser à son manager, à la Direction des Ressources Humaines ou le cas échant à la Direction Générale. Si les règles et réglementations locales sont plus strictes que celles précisées dans ce Code, la Société ITAS doit se conformer à leur cadre réglementaire local. Tout manquement aux dispositions du Code pourra être sanctionné conformément aux dispositions du règlement intérieur, mais également de poursuites civiles et/ou pénales selon les législations applicables dans les différents pays dans lesquels la Société exerce son activité. Les règles et principes présentés dans ce document s’appliquent : Aux dirigeants et administrateurs des différentes sociétés de la Société ITAS À l’ensemble des collaborateurs de la Société, indépendamment de leur statut, À l’ensemble des collaborateurs occasionnels de la Société ITAS (intérimaires, stagiaires, consultants, prestataires), Ci-après dénommés « le ou les collaborateurs ». Par ailleurs, les règles et principes présentés dans ce document peuvent s’appliquer, par voie contractuelle (lorsqu’elles ne s’imposent pas par le seul effet de la loi), aux fournisseurs, intermédiaires et clients, de la Société ITAS
Valeurs du Groupe
La culture de la Société est fondée sur des principes d’honnêteté, de loyauté et d’intégrité ainsi que sur le respect et la démonstration de nos valeurs communes : Faire simple, Penser clients, Agir en équipe, Passer à l’action, Se remettre en cause.
Ces principes et valeurs guident nos actions et nos comportements dans nos relations avec nos actionnaires, nos clients, nos fournisseurs, nos collègues et nos équipes. À tous les niveaux de notre organisation, nous les faisons vivre au quotidien dans l’exercice de nos métiers pour servir au mieux l’intérêt social de la Société ITAS
Relations la Société ITAS avec ses collaborateurs
Droits fondamentaux, respect de la personne humaine, discrimination et harcèlement
La Société ITAS s’engage à observer les législations et réglementations sur le respect de la vie privée, la protection des données à caractère personnel et l’emploi partout où il opère, notamment celles qui prévoient la reconnaissance des droits fondamentaux et syndicaux, l’interdiction du travail forcé ou celui des enfants, conformément aux règles établies par l’Organisation Internationale du Travail. Elle s’interdit en particulier toute forme de discrimination pour des motifs tirés des origines raciales, des mœurs, de l’âge, du genre, des opinions politiques ou religieuses, du statut marital, des origines nationales ou familiales, de l’orientation sexuelle, de l’appartenance syndicale ou des handicaps des individus, de la qualité de lanceur d'alerte, de facilitateur ou de personne en lien avec un lanceur d'alerte. Elle se doit d’assurer à chacun de ses collaborateurs une vie au travail respectueuse de la personne humaine, reposant sur un mode de management responsabilisant axé sur l’initiative.
Conditions de travail
Elle a pour ambition de favoriser le travail en équipe, qui constitue une des composantes de sa culture d’entreprise. Elle se doit d’assurer un environnement de travail sûr et sain à chacun de ses collaborateurs, dans le respect des dispositions légales en vigueur, particulièrement dans les domaines de l’hygiène et de la sécurité. Tous les collaborateurs doivent se conformer aux obligations décrites dans le Règlement Intérieur sur les conditions de travail.
Formation, développement professionnel et équité
Le Groupe considère que le développement des compétences professionnelles est un enjeu important de sa réussite. Elle s’attache particulièrement :
À l’égalité des chances et au traitement équitable, fondé sur la reconnaissance du mérite et de la performance,
À l’évolution professionnelle de ses collaborateurs, notamment par le biais de la formation, de la mobilité interne et de la promotion.
Respect de la confidentialité
Les informations confidentielles dont disposent les collaborateurs Société ITAS dans le contexte de leurs activités professionnelles doivent rester confidentielles tant qu’elles n’ont pas été rendues publiques par la Société ITAS mais aussi le Groupe TDF. Les collaborateurs (et anciens collaborateurs) ne doivent donc pas utiliser ou diffuser à l’extérieur de telles informations, sauf autorisation expresse donnée par le Groupe ou la Société ITAS dans le cadre d’obligations légales. Cependant, la Société ITAS reconnaît la liberté d’expression de ses collaborateurs dans le cadre de leurs relations familiales, sous réserve du respect des obligations de confidentialité susmentionnées. Sont notamment concernées comme confidentielles : notes, synthèses, listes, dossiers confidentiels et tout autre document au format papier ou électronique, les informations relevant de la propriété intellectuelle, les données financières du Groupe, les plans marketing et commerciaux, les bases de données, les informations sur les collaborateurs. Chaque collaborateur est tenu de conserver la confidentialité même après avoir quitté son emploi au sein du Groupe, et de rendre les supports papier ou électroniques au Groupe dès qu’il quitte le Groupe ou bien à la demande du Groupe.
Protection des documents de l’entreprise
Chaque collaborateur doit veiller à préserver les enregistrements commerciaux de la Société ITAS et du Groupe TDF à suivre les consignes décrites sur l’archivage des documents et à se conformer aux règles juridiques et règlementaires concernant cet archivage. Dans le cas où les documents d’un collaborateur seraient pertinents pour alimenter un dossier de contentieux, d’enquête ou d’audit en cours ou à venir, ce collaborateur doit suivre les consignes établies en la matière et communiquées par la Direction des Ressources humaines d’ITAS et le cas échant par la Direction Juridique du Groupe. Dans le cadre de ses fonctions, un collaborateur peut être amené à créer, développer ou inventer de la propriété intellectuelle telle que des concepts, méthodes, processus, informations confidentielles et secrets de commercialisation, brevets, marques commerciales et conceptions. L’ensemble de cette propriété intellectuelle et les droits y afférents tels que les droits d’auteur et les brevets appartiennent à l’entreprise et le collaborateur renonce aux droits moraux sur cette propriété intellectuelle. Les collaborateurs sont tenus de coopérer avec l’entreprise en fournissant l’aide nécessaire pour s’assurer que toute la propriété intellectuelle et les droits associés sont détenus par la Société ITAS.
Utilisation des moyens de communication de l’entreprise
Le Groupe a défini des règles d’utilisation de ses ressources numériques, rassemblées dans une charte. Les collaborateurs doivent respecter les règles de cette charte.
Participation à des comités de direction d’autres organisations
Avant d’accepter une nomination pour participer au conseil d’administration ou à un comité d’une organisation n’appartenant pas au Groupe TDF et la Société ITAS, un collaborateur doit obtenir l’autorisation préalable de son supérieur hiérarchique et de la direction des Ressources Humaines. Une telle autorisation n’est pas nécessaire pour participer à des conseils d’administration d’organisations caritatives, à but non lucratif, ou encore à de petites holdings privées familiales qui n’ont aucun lien avec le Groupe.
Opportunités professionnelles et opportunités personnelles
Prendre avantage à titre personnel d’opportunités commerciales ou d’investissement émergeant dans le cadre de l’activité professionnelle au sein Société ITAS et la Société TDF sont interdit. Il est de la responsabilité des collaborateurs de mettre en avant les intérêts Société ITAS et la Société TDF lorsqu’une opportunité se présente et de ne pas être en concurrence avec le Groupe de quelque manière que ce soit.
Lutte contre la fraude
Chaque société est tenue de lutter contre la fraude. Chacune doit assumer cette responsabilité dans l’exercice au quotidien de son activité au sein de sa propre structure opérationnelle et conformément aux obligations réglementaires locales. La Direction de la Société ITAS et La Direction de l’Audit et du Contrôle Interne du Groupe TDF est systématiquement saisie lorsqu’une fraude ou tentative de fraude est caractérisée
4 Relations Société ITAS avec les partenaires extérieurs
Les relations Société ITAS et la Société TDF avec ses partenaires extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, intermédiaires, concurrents, collectivités locales, régulateurs, Administration, …) doivent être fondées sur le respect mutuel afin de faciliter le dialogue et favoriser l’esprit d’équipe. Il appartient à chaque collaborateur de veiller à agir en toute loyauté et intégrité vis-à-vis des partenaires extérieurs de la Société ITAS, et d’entretenir avec eux une relation de confiance dans le respect des lois et règlements. Le Groupe attend de ses partenaires extérieurs qu’ils respectent également ces principes.
Loyauté des pratiques commerciales
La Société ITAS entend fonder sa réussite sur la qualité de ses produits et services, dans le cadre d’une utilisation de moyens honnêtes et légaux. Dans cette optique, il appartient aux collaborateurs Société ITAS de prendre connaissance et d’appliquer les réglementations nationales et européennes, et plus généralement les lois qui sont applicables dans les pays où ils exercent leurs activités. Une attention particulière sera portée au respect des dispositions légales et règlementaires relatives au droit de la concurrence.
Recherche de la satisfaction des clients
Le souci de satisfaire les clients est une priorité de la Société ITAS, afin notamment de garantir sa pérennité. Cette satisfaction est obtenue grâce à une recherche permanente de l’excellence, dans le cadre d’un entretien de relations solides. Pour gagner la confiance de ses clients, la Société ITAS s’engage à leur fournir des produits et services performants adaptés à leurs besoins et à respecter les engagements pris à leur égard dans le cadre des politiques qualité mises en œuvre au sein de la Société ITAS.
Déontologie boursière
Un collaborateur peut avoir connaissance d’informations privilégiées, soit de la Société TDF, soit d’un client de la Société& TDF soit d’une entité cotée en Bourse n’ayant aucun lien avec celle-ci. Ces informations ne doivent pas être utilisées par ce collaborateur pour gagner un quelconque avantage financier à titre personnel ou pour d’autres personnes, en négociant des titres pour son propre compte ou en communiquant cette information à d’autres personnes.
Agir ainsi est non seulement une violation du présent Code, mais également une violation grave du droit des valeurs mobilières et expose tout individu impliqué à d’éventuelles poursuites civiles et pénales.
Corruption, trafic d’influence
La Société ITAS est particulièrement sensible au respect des principes fondamentaux en matière de lutte contre la corruption et adhère aux principes établis par l’OCDE. En particulier, la Société ITAS s’interdit d’offrir, promettre, accorder ou solliciter des paiements illicites ou d’autres avantages indus en vue d’obtenir ou de conserver un marché ou un autre avantage. La corruption est contraire à la loi et contraire à nos principes fondamentaux. La Société ITAS ne tolère aucun acte de corruption. Aucune opération commerciale ou transaction en France ou à l’étranger, quelle qu’elle soit, ne peut justifier que la réputation de la Société ITAS et le Groupe TDF, de ses actionnaires et de ses collaborateurs soit mise en péril. Dans ses relations avec les gouvernements et administrations (notamment dans le cadre de ses activités soumises à autorisation), ses clients et fournisseurs, la Société condamne toute pratique frauduleuse ou tout acte de corruption active ou passive sous quelque forme que ce soit. La Société s’interdit également toute forme de trafic d’influence et notamment de consentir des dons ou autres avantages notamment à des agents publics ou des intermédiaires afin que ces derniers abusent de leur influence réelle ou supposée pour tenter d’obtenir d’une autorité ou d’une administration publique des marchés ou toute autre décision favorable. La violation de ces principes peut entraîner l’application des sanctions civiles et pénales prévues par les législations applicables. A contrario, aucune sanction disciplinaire ne peut être prononcée à l’encontre d’un collaborateur qui refuserait de participer à un acte de corruption.
Conflits d’intérêts
Chaque collaborateur est susceptible de se trouver confronté à des situations dans lesquelles son intérêt personnel ou celui de personnes physiques ou morales auxquelles il est lié ou dont il est proche pourrait être en contradiction avec l’intérêt du Groupe. Une façon de déterminer s’il y a conflit d’intérêt est d’évaluer dans quelle mesure un tiers pourrait raisonnablement conclure qu’un acte ou une décision prise au nom de l’entreprise pourrait avoir été influencé par un intérêt personnel. Aussi, chaque collaborateur doit être vigilant aux conflits d’intérêts qui peuvent survenir dans certaines situations malgré les efforts de chacun pour les éviter. Si un collaborateur est confronté à une situation de conflit d’intérêts, il a le devoir de la porter à la connaissance de sa hiérarchie et de sortir du processus de décision, eu égard à son devoir de loyauté et d’intégrité vis-à-vis de la Société ITAS.
Représentation d’intérêt (lobbying)
La représentation d’intérêt (le lobbying) recouvre toute action entreprise par l’un des représentants d’intérêts du Groupe, afin d’influencer directement ou indirectement des décideurs publics ou de leur fournir des informations dans le but d’orienter une décision politique. L’objet de la représentation d’intérêts est de défendre les intérêts de la Société ITAS et la Société TDFet de fournir aux décideurs publics des propositions ou des expertises techniques
relatives aux conséquences et à la portée de la législation en vigueur ou en projet, sans pour autant que ces décideurs n’attendent une quelconque rétribution ou un avantage indu. Le Groupe a défini, dans sa Charte de la représentation d’intérêt éthique, ses engagements en termes de probité et d’intégrité, relatifs aux actions de représentation d’intérêts et de relation avec la sphère publique. Les représentants d’intérêts ou ceux en relation avec la sphère publique doivent se conformer à cette Charte.
Cadeaux, invitations et autres avantages
Extrait de la politique cadeaux et invitations dans les entreprises, les EPIC, les associations et les fondations, document publié par l’Agence française anticorruption (AFA) : « En offrant, c’est-à-dire en fournissant un bien ou une prestation sans recherche d’une contrepartie, une organisation peut manifester son attachement à certaines valeurs ou traditions. Elle peut également inscrire l’offre de cadeaux et d’invitations dans sa stratégie de promotion commerciale. De tels cadeaux et invitations participent donc de la vie normale des affaires. De telles libéralités qui, en soi, ne heurtent ni la loi ni la morale peuvent, toutefois, dans certaines circonstances, faire soupçonner l’existence d’une contrepartie dissimulée qui exposerait alors l’organisation à un risque pénal. En effet, lorsqu’ils sont offerts ou reçus en vue d’obliger le bénéficiaire et le conduire à trahir les intérêts dont il est chargé, ces cadeaux peuvent caractériser des actes de corruption ou de trafic d’influence. » Tout collaborateur Société ITAS a un devoir de probité et s’interdit de solliciter des cadeaux ou autres avantages de la part de tiers. En effet, un collaborateur qui accepte un avantage peut faire naître des doutes sur son intégrité vis-à-vis du partenaire qui le lui octroie, particulièrement dans un contexte de négociations commerciales. Concernant les cadeaux et les invitations offerts à nos partenaires, il est obligatoire de vérifier qu'ils sont compatibles avec la politique en matière de cadeaux et d'invitations de l'entreprise du partenaire. Cette politique est généralement publiée sur le site internet du partenaire. Si la politique n'est pas trouvée, le collaborateur doit la demander à son partenaire. Un cadeau, une invitation ou un avantage peuvent être offerts ou acceptés à la condition qu’ils soient légaux, de valeur modeste (par exemple, ne dépassant pas un montant de l’ordre de 150 € en France) et revêtent un caractère d’exception. Les cadeaux doivent être envoyés ou reçus à l’adresse professionnelle de la personne visée.
Ils sont toutefois interdits pendant les phases de réponse aux appels d'offres, d'octroi d'autorisations ou de négociations, afin d’éviter qu’ils soient perçus comme un pot-de-vin par un tiers (concurrent, médias, justice, public, etc.) . Par ailleurs, faire ou recevoir un cadeau sous la forme d’argent en espèces ou par virement sur un compte personnel est interdit. Un collaborateur doit systématiquement informer son supérieur hiérarchique s'il offre ou reçoit un cadeau, une invitation ou un avantage. Si, pour une personne donnée, le montant des cadeaux ou invitations envoyés ou reçus, cumulé sur une année, dépasse le seuil de 150 €, le collaborateur doit obtenir l'approbation écrite de son responsable avant de l'offrir ou de l'accepter (un e-mail suffit).
Interventions d’intermédiaires rémunérés
Compte-tenu des compétences qu’ils peuvent apporter, l’intervention d’intermédiaires rémunérés par la Société est justifiée à la condition qu’elle donne lieu à des prestations réelles, explicitées et dans le respect des lois et règlements. L’intervention d’un intermédiaire doit faire l’objet d’un contrat formalisé mentionnant le contenu de la prestation, les échéances, et la rémunération précise de la prestation. Le montant de cette rémunération doit être en rapport avec la prestation rendue et conforme aux pratiques du marché.
Protection des informations confidentielles
Il appartient à la Société ITAS de mettre en place des dispositifs de protection des informations confidentielles de toute nature, relatives à leurs partenaires extérieurs, afin que celles-ci ne puissent pas faire l’objet d’une utilisation interdite ou inappropriée.
Utilisation prudente des réseaux sociaux
L’utilisation des réseaux sociaux doit s’effectuer dans le respect des textes applicables (lois, règlements, codes de déontologie, contrats), de l’obligation de loyauté et des règles de précaution, de sécurité et de bonne conduite. Il est rappelé aux collaborateurs que les réseaux sociaux (Facebook, Wiki, chats, blogs, forums, etc.) doivent être utilisés avec précaution, leur contenu étant accessible à tout le monde, et sans limitation de durée. Il est essentiel, en effet, d’utiliser ces outils d’une manière responsable et respectueuse en mesurant les propos tenus, même dans un cadre privé. Les collaborateurs présents sur les réseaux sociaux devront tout particulièrement s’assurer du respect de la confidentialité des informations en leur possession et identifiées comme telles, relatives à la Société ITAS et la Société TDF, à ses collaborateurs ou à ses partenaires extérieurs. Ils devront également veiller à ne pas porter atteinte à leur réputation. Chacun doit être conscient que la publication de contenus dénigrant le Société ITAS et la Société TDF sur des sites de partage d’informations, la diffusion de commentaires diffamatoires à l’encontre de collègues, d’actionnaires ou de partenaires extérieurs sur des forums ou des blogs, et le partage non autorisé d’informations confidentielles concernant Société ITAS et la Société TDF sont interdits et peuvent faire l’objet de sanctions proportionnées à la gravité des faits concernés. La Société ITAS et la Société TDF précise que seul le service communication et certains collaborateurs dûment habilités sont autorisés à communiquer en son nom.
La Société ITAS et la Société TDF attire l’attention des collaborateurs sur le fait qu’un usage inapproprié des réseaux sociaux pourrait entraîner des conséquences dommageables à sa sécurité, son efficacité opérationnelle et à son image. Les propos, photos, publications et commentaires publiés sur les réseaux sociaux peuvent en effet avoir un impact sur les deux sociétés ses collaborateurs, ses actionnaires ou ses partenaires extérieurs.
Expression publique au nom du Groupe
Pour chaque collaborateur, il convient d’être prudent et de ne pas s’exprimer publiquement au nom Société ITAS et la Société TDFen dehors du cadre de l’exercice des missions qui lui sont confiées par l’entreprise, en particulier vis-à-vis d’interlocuteurs qui cherchent de l’information sur ces deux sociétés.
Plus spécifiquement, si un analyste financier, un journaliste ou une autre tierce partie contacte un collaborateur pour demander des informations, même si la requête est informelle, ce dernier ne doit pas répondre sauf s’il est mandaté pour le faire. Dans ce cas de figure, il convient de remonter la demande au supérieur hiérarchique ou bien de la faire suivre soit à la Direction des Ressources Humaines. De plus, durant son parcours professionnel au sein de la Société ITAS , un collaborateur peut être amené à être contacté par les autorités gouvernementales à la recherche d’informations sur le Groupe. Dans cette situation, il convient d’en informer la Direction des Ressources humaines pour étudier avec elle la réponse à apporter.
Relations Société ITAS avec la société civile
Respect de la légalité
Chaque collaborateur Société ITAS à la responsabilité de veiller à ce que les activités de la Société ITAS soient exercées en conformité avec les lois et règlements applicables localement et conformément aux principes décrits dans le présent Code d’éthique.
Actions en faveur de l’environnement
La Société ITAS est très attentive aux effets de ses activités sur l’environnement et entend limiter les conséquences environnementales de ses activités, en les gérant de façon responsable dans le cadre des législations locales applicables.
Contributions politiques
La Société ITAS s’interdit de financer directement ou indirectement des partis politiques ou les campagnes de candidats à des mandats électoraux.
Protection des données personnelles
La Société ITAS s’engage à se conformer aux législations et réglementations sur la protection des données à caractère personnel qu’il peut être amené à conserver ou traiter (relatives aux collaborateurs, partenaires extérieurs, clients de nos clients, …). Chacun doit assurer que les données personnelles qu’il détient sont gérées conformément aux exigences légales.
Lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme
La Société ITAS entend s’opposer à toute opération pouvant avoir pour effet le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme ou toute autre activité criminelle.
Respect des règles d’éthique au sein de la Société ITAS et TDF.
Contacts en interne
Dans l’exercice de ses activités, un collaborateur peut être conduit à se poser des questions sur l’application des principes définis dans le présent Code d’éthique. Dans ce cas, le collaborateur peut solliciter son manager, la direction des Ressources humaines afin de recueillir leur avis.
Dispositif d’Alerte Professionnelle (DAP)
7.2.1 La protection du lanceur d’alerte Le présent Code d’éthique rappelle l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte prévu au chapitre II de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite loi Sapin 2. Le lanceur d'alerte est défini comme « la personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation du droit international ou de l’Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, le lanceur d’alerte doit en avoir eu personnellement connaissance ». Ainsi, le lanceur d’alerte qui souhaite faire un signalement ou une divulgation dispose de deux options. Il peut procéder : Soit à un signalement externe (auprès de l'autorité compétente, du Défenseur des droits, de l'autorité judiciaire ou d'un organe européen) ; Soit à un signalement interne, notamment par le biais du Dispositif d’Alerte Professionnelle (DAP) dont le fonctionnement est décrit ci-dessous.
Le Dispositif d’Alerte Professionnelle (DAP)
Le Groupe a défini les principes d’un Dispositif d’Alerte Professionnelle (DAP) qui est mis à la disposition des collaborateurs Société ITAS et des collaborateurs extérieurs ou occasionnels. Il s’agit d’un dispositif facultatif, qui n’a pas vocation à se substituer aux autres canaux d’alerte existants (RH, management, partenaires sociaux, représentants du personnel,). Le DAP permet à un collaborateur Société ITAS et la Société TDFde signaler ou divulguer, lorsque cela lui a été rapporté dans le cadre de son activité professionnelle ou quand il en a eu personnellement connaissance :
Toute violation ou tentative de dissimulation de violation : au présent Code d’éthique, à la procédure anticorruption de la Société TDF et la Société ITAS à une règle nationale ou internationale en vigueur (incluant les crimes et délits),
Toute menace ou préjudice pour l’intérêt général.
L’alerte ne peut toutefois pas porter sur des éléments couverts par le secret de la Défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client. Tout collaborateur qui lance une alerte doit le faire de bonne foi et sans contrepartie financière directe, à savoir en étant sincèrement persuadé que sa déclaration est exacte. Son identité et les faits rapportés seront traités de façon confidentielle conformément à la réglementation applicable. Le lanceur d’alerte sera protégé contre d’éventuelles sanctions. Enfin, une erreur de bonne foi n’entraînera aucune mesure disciplinaire.
En revanche, les dénonciations volontairement abusives ou marquées par une volonté de nuire seront passibles de sanctions. Ce droit d’alerte s’exerce via une ligne téléphonique ou une plate-forme web gérées par un prestataire externe au sein de la Société TDF.
Modifications du Code d’éthique du Groupe
La rédaction du Code et ses évolutions sont de la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines. Le Conseil d’Administration Société ITAS et la Société TDFexamine et approuve le Code d’éthique au moins une fois par an. Il est responsable du contrôle de sa bonne application.
Exemples de conduite à tenir face à des scénarios-types de corruption
L’objet de ce chapitre est de donner une approche concrète, pédagogique par des exemples d’application du Code d’éthique. Il n’a pas pour objectif d’énumérer de façon exhaustive et détaillée tous les scénarios possibles de corruption : elle fait avant tout appel à la responsabilité de chacun pour exercer son propre jugement et faire preuve de bon sens. Des scénarios de corruption, adaptés aux profils des collaborateurs de la Société ITAS, la conduite à tenir dans ces scénarios, sont présentés pendant les sessions de formation à la lutte contre la corruption. Ils sont tous illustrés par des condamnations réelles/ En cas de doute sur la conduite à tenir dans une situation concrète rencontrée, vous pouvez vous adresser :
à votre manager,
au référent Sapin 2
à la Direction des Ressources Humaines de la Société ITAS
à la direction de l’Audit et du contrôle interne de la Société TDF
Corruption, trafic d’influence et interventions d’intermédiaires rémunérés
Ces exemples se rapportent aux paragraphes REF _Ref9330009 \r \h \* MERGEFORMAT 4.4 et REF _Ref9330132 \r \h \* MERGEFORMAT 4.8.
Exemple : paiement de facilitation
Les paiements de facilitation consistent à verser une somme d’argent d’un faible montant à un fonctionnaire pour accélérer l’exécution de procédures ou de formalités administratives. La Société TDF interdit les paiements de facilitation considérés comme une forme de corruption. Ces paiements sont également interdits par la loi Sapin 2, qu’ils soient réalisés en France ou à l’étranger.
Scénario : dans un pays étranger, un collaborateur doit réceptionner du matériel envoyé depuis la France. Le matériel en question est bloqué en douane. Un douanier propose au collaborateur d’accélérer le dédouanement moyennant la remise d’une petite somme en espèces.
Conduite à tenir : vous devez refuser la demande du douanier en lui expliquant que vous seriez obligé d’informer votre management en mentionnant le nom de la personne demandant le paiement de facilitation. Pour éviter d’être pénalisé par les délais de dédouanement, le mieux est d’intégrer la durée normale de dédouanement pour anticiper les envois.
Vous devez également informer votre référent Sapin 2 de cette demande de paiement de facilitation (cela alimente la mise à jour de la cartographie des risques corruption). Remarque : pour vous assurer qu’il ne s’agit pas d’un paiement de facilitation déguisé, pour chaque paiement à effectuer, demandez un reçu. C’est d’ailleurs la seule solution pour vous faire défrayer ensuite. La responsabilité Société ITAS reste entière si ce paiement est réalisé par un de nos fournisseurs agissant pour le compte de celle-ci.
Exemple : sélection d’un fournisseur à risque corruption
Scénario : lors d’un appel d’offres pour faire réaliser une prestation donnée, un collaborateur sélectionne la société sur la seule base du respect du cahier des charges et du prix.
Risques : la loi Sapin 2 impose une analyse de la probité des partenaires de rang 1 (fournisseurs directs, clients directs, apporteurs d’affaires, lobbyistes, …).
Conduite à tenir : avant l’attribution du marché, une évaluation des différents candidats sous l’angle de la corruption doit être faite par la fonction Achats. Dans le cas où cette évaluation mettrait en évidence que le fournisseur présente de forts risques de corruption, il peut être décidé de l’exclure de la sélection. A minima, vous devrez mettre en place les mesures préventives qui permettent de garantir que ce prestataire n’aura pas de pratiques corruptives.
Par ailleurs, pendant l’exécution du contrat, cette évaluation doit être régulièrement revisitée pour s’assurer que le niveau de risque corruption du fournisseur n’a pas augmenté. Référence : pour tous les fournisseurs à risques, la procédure anticorruption définit un questionnaire d’évaluation de ces fournisseurs.
Exemple : trafic d’influence
Scénario : un collaborateur commercial est en charge de répondre pour le Groupe à un appel d’offres d’un ministère français. Une personne contacte ce collaborateur pour proposer ses services, en faisant état de son passé dans ce ministère et son réseau de connaissances. Il se prévaut de pouvoir vous faire gagner l’appel d’offres.
Risques : en soi, il n’est pas problématique de travailler avec un apporteur d’affaires tant que son comportement est éthique. Le risque réside dans l’utilisation d’une partie de sa rémunération pour corrompre le client du Groupe.
Cas concrets : HYPERLINK "https://carto.transparency-france.org/acts/57679cd6"https://carto.transparency-france.org/acts/57679cd6 ,
Conduite à tenir : vous devez vous assurer que la prestation de l’apporteur d’affaires est précisément définie (livrables, délais, …) et que le montant de sa rémunération est en adéquation avec son coût réel (quitte à mettre en concurrence plusieurs apporteurs d’affaires). Par ailleurs, si vous décidez de donner une rémunération variable, cette rémunération doit être plafonnée, pour ne pas créer une situation dans laquelle l’apporteur d’affaires se trouve encouragé à avoir des pratiques corruptives.
Remarque : il y a corruption même si le trafic d’influence n’a pas été efficace.
Conflit d'intérêt
Ces exemples se rapportent au paragraphe REF _Ref8919111 \r \h \* MERGEFORMAT 4.5.
Exemple : appel d’offres impliquant un proche
Scénario : lors d’une consultation pour la fourniture d’une prestation, un collaborateur agissant comme prescripteur s’aperçoit que l’une des sociétés consultées est en fait la société où travaille sa conjointe.
Risques : on pourra reprocher à ce collaborateur d’avoir faussé la mise en concurrence en communiquant à sa conjointe des informations privilégiées voire en manquant d’objectivité dans la procédure de sélection du prestataire.
Cas concret : https://carto.transparency-france.org/acts/14d99384
Conduite à tenir : vous devez alerter votre manager et ne pas prendre part à la procédure. Votre manager devra trouver un autre collaborateur pour vous remplacer dans cet appel d’offres.
Exemple : complaisance vis-à-vis d’un fournisseur
Scénario : un fournisseur livre des pièces détachées. Elles sont inspectées par un Collaborateur qui se trouve être un proche du responsable commercial du fournisseur, lequel a du mal à tenir ses objectifs annuels. Le Collaborateur constate que certaines pièces sont défectueuses. Le fournisseur explique qu’il a eu un problème de production mais que cela ne se reproduira plus. Il demande au Collaborateur d’accepter la livraison comme étant conforme. Le Collaborateur accepte compte tenu de sa relation familiale avec le fournisseur et pour ne pas le mettre en difficulté avec son management.
Risques : on pourra reprocher à ce collaborateur d’avoir été trop arrangeant, d’avoir fait passer ses intérêts personnels avant ceux de son employeur.
Conduite à tenir : à chaque fois que vous êtes en situation de conflit entre vos intérêts personnels et professionnels, vous devez le porter à la connaissance de votre management et sortir du processus de décision.
Cadeaux, invitations et autres avantages
Ces exemples se rapportent au paragraphe REF _Ref9330111 \r \h \* MERGEFORMAT 4.7.
Exemple : sollicitation par un client d’une invitation
Scénario : dans le cas d’un appel d’offres important, un client sollicite auprès d’un collaborateur commercial Société ITAS une invitation au tournoi de Roland Garros pour les deux derniers jours (finale dames et finale hommes).
Risques : la valeur du cadeau offert à ce client est disproportionnée. Même si ce n’était pas l’intention du collaborateur commercial, ce geste pourrait être perçu comme une forme de corruption. En particulier, si le Groupe remportait l’appel d’offres, un concurrent pourrait utiliser cette invitation contre le Groupe pour annuler l’attribution de ce marché. Dans tous les cas, la révélation de ce genre de pratique peut nuire à l’image de la Société ITAS et de la Société TDF.
Cas concret : https://carto.transparency-france.org/acts/a4821ee9
Conduite à tenir : ne faites pas d’invitation hors norme et expliquez à votre client qu’il s’expose à un risque en sollicitant ou en acceptant ce genre d’invitation.
Exemple : invitation par un fournisseur en remerciement
Scénario : un fournisseur avec lequel un collaborateur entretient de bonnes relations passées lui a livré des équipements de réseau. Lors de la recette, des défauts sont identifiés qui peuvent bloquer ces équipements ponctuellement. Le fournisseur demande de fermer les yeux sur ces défauts et de prononcer la recette pour pouvoir être payé, même s’il indique oralement qu’il remédiera à ces dysfonctionnements : le collaborateur y trouve son compte, son management lui a en effet demandé d’entrer en immobilisations ces dépenses le plus rapidement possible. En échange, pour remercier le collaborateur de son esprit partenarial, il l’invite avec son conjoint à un bon repas dans un restaurant de renom.
Risques : le premier risque est que le réseau déployé ne soit pas opérationnel avec la qualité de service attendu et avec des surcoûts d’exploitation. Maintenant que le fournisseur est payé et qu’il n’a pris aucun engagement écrit et avec une échéance ferme, le Groupe n’a plus aucun moyen de le contraindre à respecter la parole donnée.
Après analyse, l’équipe projet risque de reprocher au collaborateur d’avoir incorrectement recetté les équipements et masqué des dysfonctionnements. En raison de son coût, l’invitation sera perçue comme inadaptée dans des relations professionnelles normales. Fait aggravant, un proche a été convié, ce qui contribue à réduire encore le caractère professionnel de cette invitation.
Conduite à tenir : coordonnez-vous avec l’acheteur, refusez la recette ou prononcez-la avec des réserves, demandez au fournisseur un plan d’action. Prononcez la recette uniquement lorsque tous les défauts majeurs ou bloquants ont été levés.
Refusez toute invitation hors norme pour un repas professionnel, refusez qu’un proche soit convié. Pensez à informer votre manager lorsqu’un fournisseur vous invite.
Sponsoring, mécénat et dons à des œuvres caritatives
Ces exemples se rapportent au paragraphe REF _Ref9330146 \r \h \* MERGEFORMAT 6.3.
Exemple : don à une association en marge d’une décision administrative
Scénario : dans le cadre d’une demande d’autorisation d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable) ou de voirie, un agent de la mairie recommande de faire un don à une association locale pour une œuvre culturelle, caritative ou sportive.
Risques : les associations sont des entités fragiles, sans garantie de contrôle du bon usage des fonds mis à sa disposition.
Cas concret : https://www.lemonde.fr/politique/article/2018/03/30/le-maire-du-kremlin-bicetre-mis-en-examen-pour-avoir-detourne-des-fonds-afin-de-jouer-au-pmu_5278701_823448.html
Conduite à tenir : expliquez à l’agent de mairie qu’il n’est pas possible de donner une suite favorable car il y a un risque que cela soit interprété comme un acte de corruption (monnayer une décision publique). Par ailleurs, notre refus protège cette personne d’éventuelles poursuites par un opposant à la construction du site ou un opposant à la majorité municipale.
Exemple : autorisation administrative conditionnée par le financement d’un événement
Scénario : pour la construction d’une infrastructure de diffusion dans un pays en voie de développement, il vous est demandé de subventionner un événement local. Votre interlocuteur vous indique clairement que votre réponse conditionnera le développement de vos activités dans le pays.
Risques : les fonds versés peuvent venir rémunérer un décideur public nécessaire pour la réalisation de votre infrastructure. Ils peuvent aussi être perçus comme une forme de compensation, si le déploiement est en retard et est exposé à l’application de pénalités.
Cas concret : https://carto.transparency-france.org/acts/e6f4a740
Conduite à tenir : pour limiter votre exposition directe, vous pouvez demander que le refus soit motivé par votre management. Vous pouvez également communiquer le Code d’éthique de la Société ITAS, lequel est un document public.
