ET L’AMENAGEMENT DU TELETRAVAIL POUR UNE DUREE DETERMINEE D’UN AN
Entre :
L’entreprise INTERREGIONALE POLYGONE SA D’HLM dont le siège social est situé 1 avenue Georges Pompidou 15000 AURILLAC Représentée par M. XXX en vertu des pouvoirs dont il/elle dispose.
d'une part
Et
Le Comité Social et Economique ayant voté à la majorité des membres titulaires présents, dont le procès-verbal est annexé au présent accord, représenté par M. XXX et Mme XXX, en vertu du mandat reçu à cet effet au cours de la réunion du 23 juillet 2024.
CHAPITRE 5 : ORGANISATION DU TELETRAVAIL PAGEREF _Toc124500746 \h 8
Article 12.Nombre de jours PAGEREF _Toc124500747 \h 8 Article 13.Temps de travail PAGEREF _Toc124500748 \h 8 Article 14.Télétravail et absences PAGEREF _Toc124500749 \h 8 Article 15.Moyens mis à disposition PAGEREF _Toc124500750 \h 9 Article 16.Assurance PAGEREF _Toc124500751 \h 9 Article 17.Lieux de télétravail PAGEREF _Toc124500752 \h 9 Article 18.Sécurité informatique, confidentialité et protection des données PAGEREF _Toc124500753 \h 9 Article 19.Santé et sécurité PAGEREF _Toc124500754 \h 10 Article 20.Information et sensibilisation au télétravail PAGEREF _Toc124500755 \h 10 Article 21.Egalité de traitement PAGEREF _Toc124500756 \h 10
CHAPITRE 6 : CAS PARTICULIERS ET PRIORISATION PAGEREF _Toc124500757 \h 10
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre d'une réflexion suite aux récentes évolutions de la législation et de l’incidence sur l’activité de l’épidémie de coronavirus COVID19, la société INTERREGIONALE POLYGONE a souhaité faire évoluer les conditions de mise en œuvre du télétravail. Le présent accord a vocation à fournir un cadre commun à l’ensemble des collaborateurs dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur. L’essor grandissant des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans les relations de travail incite les entreprises à adapter Ieur mode de fonctionnement afin de répondre aux attentes de leurs clients et collaborateurs. Les conditions de mise en œuvre du télétravail ne doivent pas avoir pour effet de fragiliser le collectif de travail ni la mission première de proximité des salariés au service d’un territoire et des locataires. C’est pourquoi, il convient d’être attentif à ce que le développement du télétravail ne soit pas source de difficultés ou de distanciation sociale accrue, voire d’une perte de lien social liée à l’isolement entre les salariés et leur communauté de travail. Le télétravail est le fruit d’une relation de confiance entre le collaborateur et le manager. Il est rappelé notamment que l’ensemble des dispositions du règlement intérieur de la société INTERREGIONALE POLYGONE et de ses annexes sont applicables dans le cadre du télétravail. Il se substitue, par ailleurs, à toutes dispositions résultant d’accords, d’engagements unilatéraux, d’usages ou de toutes pratiques en vigueur au sein de l’entreprise et portant sur le même objet que celui prévu par le présent accord.
CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GENERALES
Champ d’application
Les dispositions du présent d’accord s’appliquent au sein des différents établissements de la société INTERREGIONALE POLYGONE.
Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord prendra effet au
1er septembre 2024.
Il est établi pour une durée déterminée d’un an, soit
jusqu’au 31 août 2025, sous réserve de la validation, par l’Administration compétente, de l’intégralité des articles du présent accord. A défaut de cette validation, l’accord devra, le cas échéant être renégocié, en tout ou partie, et la date d’entrée en vigueur sera repoussée.
Suivi de l’accord
Les parties signataires se rencontrent une fois par an pour faire un bilan de l’application du présent accord. La mise en œuvre de cet accord fait l’objet d’un suivi d’indicateurs présentés annuellement aux Partenaires Sociaux. Les indicateurs sont les suivants :
Nombre total de personnes ayant sollicité un passage en télétravail et nombre de refus (avec motifs)
Pourcentage de télétravailleurs par direction
Durée moyenne mensuelle de jours en télétravail par direction et au total
Taux de réversibilité.
Ce bilan sera présenté aux Partenaires Sociaux dans le cadre d’un Comité de suivi de l’accord composé des membres du Comité Social et Economique et de deux représentants de la Direction. Les parties signataires s’engagent à régler prioritairement à l’amiable et en toute transparence les litiges qui pourraient intervenir à l’occasion de l’application du présent accord. A défaut, les litiges seront portés devant la juridiction compétente. S’agissant d’un premier accord télétravail, les parties signataires ont convenu de réaliser un bilan après neuf mois de mise en œuvre en vue notamment d’analyser les retours d’expérience et pratiques des salariés et procéder à d’éventuels compléments, amendements.
Communication et Dépôt de l’accord
Le présent accord entre en application à compter du 1er septembre 2024, après son dépôt sur la plateforme de téléprocédure en application des conditions légales et réglementaires en vigueur.
Note : Lors de la conclusion d’un accord d’entreprise celui-ci est déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du conseil de prud’hommes du ressort du siège social.
Il est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
CHAPITRE 2 : DEFINITION DU TELETRAVAIL
Conformément à l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». Le télétravail occasionnel se définit par des journées effectuées de manière ponctuelle sans régularité dans le temps. L’entreprise peut être amenée à recourir au télétravail exceptionnel dans des circonstances qui rendraient impossibles l’accès aux locaux de l’entreprise (travaux, déménagement de bureaux, intempéries, grève…).
CHAPITRE 3 : LES CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL
Les différentes hypothèses de télétravail
le télétravail régulier ;
le télétravail occasionnel ;
le télétravail obligatoire ou en cas de force majeure ;
le télétravail pour circonstances exceptionnelles.
Le télétravail peut être envisagé au moment de l’embauche ou à tout moment.
Les conditions d’éligibilité
Sous les réserves qui suivent, la société entend ouvrir le télétravail aux salariés cadres et non-cadres, titulaires d’un contrat à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat à durée déterminée (CDD), salariés à temps plein ou à temps partiel. Sont éligibles au télétravail, les salariés :
dont l’ancienneté est supérieure à 6 mois, période indispensable à la connaissance et la compréhension du fonctionnement de l’activité et à l’établissement d’un lien social ;
exerçant leur activité sur 5 jours de travail par semaine afin de préserver le lien social ;
qui ont une maîtrise suffisante de leur activité et des outils informatiques et bureautiques ;
qui ont une capacité à gérer et à organiser de manière autonome leur charge de travail et leur activité.
Ne sont pas éligibles au télétravail, les salariés dont : - l’activité (tout ou partie de l’activité) occasionne au quotidien ou selon un planning de travail défini en amont la nécessite d'assurer l’accueil physique du public ou du personnel, - les travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l'entreprise (documents et données confidentielles) - les missions soumises à des contraintes techniques et matérielles spécifiques. Sont exclus, de manière non exhaustive, les agent(e)s d'accueil, les chargé(e)s de logistique, les agent(e)s de maintenance, les gardien(e)s d'immeuble et les employé(e)s d'immeuble.
Sauf circonstances exceptionnelles, les stagiaires, les apprentis et les contrats de professionnalisation sont également exclus de ce dispositif, leur présence sur le lieu de travail étant nécessaire dans leur cadre de leur apprentissage pour l’acquisition et le développement de leurs compétences.
Les conditions relatives à l’espace de travail, au domicile et à I ’équipement
Il appartiendra à la Direction d’évaluer la capacité d’un salarié à télétravailler en prenant en compte notamment les éléments suivants :
la compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;
la possibilité pour le salarié, de bénéficier d’un accès internet adapté ;
la possibilité pour le salarié de bénéficier d’un espace de travail adéquat ;
la capacité du salarié à s’organiser et l’autonomie suffisante pour travailler à distance.
Hormis les critères d’éligibilité précisés à l’article 7, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail, selon les critères d’éligibilité.
CHAPITRE 4 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Principes du volontariat
Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et la société, sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou force majeure. L’initiative de la demande appartient au salarié concerné, le télétravail étant un choix individuel soumis à la validation du Responsable hiérarchique, de la Direction du collaborateur et de la DRH, selon les critères d’éligibilité.
Réversibilité
La mise en place du télétravail sera accompagnée d’échanges réguliers entre le collaborateur et son Responsable hiérarchique afin d’assurer les meilleures conditions de fonctionnement. Le passage en télétravail reste réversible de manière permanente tant à l’initiative du collaborateur que du Responsable hiérarchique.
En effet, l’organisation de l’activité en télétravail étant fondée sur le principe de l’acceptation mutuelle, il pourra y être mis fin à tout moment sous condition d’un délai de prévenance de deux semaines et en adressant une lettre ou un courriel motivé :
à l’initiative du salarié qui télétravaille ;
à l’initiative du Responsable hiérarchique lorsque l’intérêt du service l’exige, avec la confirmation de la Direction des Ressources Humaines.
Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail, sous réserve de l’accord des parties. En cas de changement de poste ou de site, la poursuite du télétravail fera systématiquement l’objet d’un nouvel examen. Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux habituels de l’entreprise au sein de son site de rattachement et restituera le matériel mis, le cas échéant, à sa disposition en lien avec sa situation de salarié qui télétravaille.
Suspension
La suspension du télétravail peut être envisagée dans les cas suivants :
le salarié est confronté à une situation ne lui permettant pas temporairement de travailler à son domicile ;
En cas d’incident technique survenant au domicile du salarié et l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le salarié doit en informer sa hiérarchie le plus rapidement possible par tout moyen, afin que celle-ci puisse prendre les mesures permettant d’assurer la bonne organisation du travail. Cette suspension pour être efficiente doit faire l’objet d’un accord formalisé du Responsable hiérarchique.
des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels et professionnels conduisent l’entreprise à requérir la présence du salarié sur son lieu de travail (Période d’absence dans l’équipe, etc…) ;
des périodes d’activités fortes nécessitant la présence physique des salariés sur le site.
Le Responsable hiérarchique ou le salarié qui sollicitent la suspension en informe par écrit l’autre partie en indiquant la période de suspension, et ce, le plus rapidement possible. En tout état de cause, le télétravail sera interrompu dès lors que le contrat de travail du salarié est suspendu (maladie, maternité, congés payés, accident du travail et tout autre congé entraînant la suspension automatique du contrat de travail).
Annulation
Il n’est pas exclu qu’à titre exceptionnel le salarié qui télétravaille doive se rendre sur le lieu habituel de travail pendant une journée prévue en télétravail notamment pour des réunions, évènements société, séminaires, formations, convocation à un entretien, groupe de travail. Certaines réunions ou échanges nécessitent la présence du salarié qui télétravaille dans les locaux de l’entreprise et sont, de ce fait, prioritaires par rapport aux journées de télétravail. La hiérarchie conserve la possibilité de modifier exceptionnellement le jour de télétravail pour des raisons de service. En conséquence, l’employeur peut demander au collaborateur d’annuler son jour planifié de télétravail. Ces évènements sont planifiés, dans la mesure du possible (et sauf cas exceptionnel), au moins 48 heures à l’avance pour permettre au salarié qui télétravaille d’organiser son déplacement. De même, le jour télé-travaillé pourra être annulé à la demande du salarié. Ce dernier préviendra l’employeur 48 heures à l’avance dans la mesure du possible. En aucun cas, le jour de télétravail non effectué par le collaborateur ne peut donner lieu à un crédit cumulé ou reporté sur les semaines ou mois suivants. CHAPITRE 5 : ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Nombre de jours
Le télétravail est exécuté dans la limite de 1 jour maximum par semaine. En cas de solde en fin d’année, il n’y a pas de report sur l’année suivante. Afin de conserver un lien avec l’entreprise, tout collaborateur en télétravail doit être physiquement présent sur son site de rattachement au minimum quatre jours par semaine. Le télétravail s’organisera par journée entière. Le choix du jour de télétravail résulte d’un accord entre les parties, en tenant compte de l’organisation du service, dans le cadre d’un planning collectif de service. Les jours de télétravail sont planifiés mensuellement et seront sollicités auprès du manager dans l’outil de gestion des temps préalablement à la mise en œuvre du télétravail.
Le salarié peut solliciter du télétravail auprès de son manager sur des périodes inférieures à la demi-journée pour optimiser les déplacements professionnels.
Une période ponctuelle de télétravail plus longue peut être sollicitée auprès de son manager et de la direction en évoquant le motif de cette demande.
Temps de travail
La mise en place du télétravail ne modifie pas la durée du travail telle que prévue au contrat de travail des salariés concernés. Par ailleurs, les règles légales et conventionnelles relatives à la durée du travail continuent de s’appliquer. Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des temps de repos prévus dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur et s’engage à :
effectuer le temps de travail habituel et ne pas le dépasser, sans accord formel de sa hiérarchie ;
respecter les horaires habituels de travail.
Il est rappelé que le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier l’activité habituelle du salarié, sa charge de travail, son temps de repos ou l’amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l’entreprise. Le Responsable hiérarchique doit, comme pour le travail réalisé en entreprise, s’assurer que la charge de travail et les délais d’exécution du travail demandé permettent au salarié qui télétravaille de respecter les durées maximales de travail et les durées minimales de repos. Un thème spécifique y sera consacré lors de l’entretien annuel d’évaluation. L’activité demandée au salarié qui télétravaille est équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le salarié en télétravail doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que lorsqu’il exécute son activité dans les locaux de l’entreprise, et en particulier le respect des plages horaires de présence. Les dispositions du droit à la déconnexion s’appliquent au salarié en télétravail.
Télétravail et absences
Lors d’une prise de congé supérieure ou équivalente à une semaine, le salarié ne peut demander une journée de télétravail occasionnel le jour avant le départ prévu et le jour de retour prévu. Les jours de télétravail s’organiseront d’une manière générale du lundi au vendredi, sur une journée fixe.
Moyens mis à disposition
Pour l'exercice de ses fonctions à domicile, le salarié en télétravail dispose d'un ordinateur qui est le même que celui d’ores et déjà mis à sa disposition pour travailler dans ou hors des locaux de l’entreprise. Pour le personnel non doté d’ordinateur portable, il devra réserver du matériel mutualisé auprès du service Informatique, dans la limite de la disponibilité du matériel, la semaine précédente et à minima 2 jours avant le jour prévu en télétravail. Lors de l’exercice du télétravail, le salarié doit avoir effectué un transfert d’appels de son poste fixe vers son téléphone portable professionnel ou son téléphone personnel. Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat et que l’entreprise fournit aux salariés qui télétravaillent l'équipement nécessaire, l’entreprise ne prend pas à sa charge les frais directement liés au télétravail tels que les matériels (meubles...), abonnements, énergie, assurances, communications et outils, ainsi que de la maintenance de ceux-ci ; ni les éventuels frais d’aménagements et de mise en conformité du domicile, ni de mobilier, qui pourraient être engagés par ailleurs par le salarié.
Assurance
Le salarié qui opte pour le télétravail doit déclarer sa nouvelle situation de travail auprès de sa compagnie d’assurance. Il doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité de bureau sans accueil de public et s’assurer que sa couverture multirisque habitation et garantie civile couvrent sa présence pendant ces journées de travail. Le salarié souhaitant télétravailler s’engage à renseigner et transmettre l’attestation sur l’honneur « Information de l’assureur » (cf Annexe 1).
Lieux de télétravail
Le télétravail s’effectue au domicile du salarié (domicile mentionné dans le SIRH de la société, correspondant à sa résidence principale) sauf circonstances exceptionnelles sur validation conjointe du Responsable hiérarchique, du Directeur(trice) et de la Direction des Ressources Humaines (information par courriel). Le travail décentralisé (lieu de travail différent du site de rattachement principal du salarié) n’est pas comptabilisé comme une activité en télétravail. Le télétravail dans des espaces de coworking autres que ceux loués par la Société INTERREGIONALE POLYGONE n’est pas autorisé pour des raisons de confidentialité. Le salarié souhaitant télétravailler doit avoir à son domicile un lieu compatible avec l’exercice de son activité professionnelle, doté d’un accès Internet de qualité et propice à la concentration et à la confidentialité. Cela implique notamment qu’il puisse s’isoler afin de pouvoir travailler sans être dérangé et que la garde des enfants de moins de 12 ans soit assurée par ailleurs.
Sécurité informatique, confidentialité et protection des données
L’entreprise est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés en télétravail. Le télétravailleur s’engage à respecter l’ensemble des règles relatives à la sécurité informatique et à la protection des données. Il veille en particulier à préserver la confidentialité des accès et des données, ainsi que toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements informatiques et informations disponibles conformément à la charte informatique. La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire. Le salarié en télétravail fait preuve d’une vigilance particulière sur le maintien de cette confidentialité, par l’application notamment des dispositions en matière de mot de passe.
Santé et sécurité
Conformément à l’article L4122-1 du code du travail et au même titre que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, le télétravailleur est tenu de prendre soin de sa santé. Le salarié en situation de télétravail bénéficie de l'ensemble des dispositions légales et conventionnelles applicables aux salariés de l’entreprise relatives à la santé et à la sécurité. Il bénéficie également de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs. Conformément à l’article L411-1 du Code de la Sécurité sociale « l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail ». Lorsqu'un accident du travail survient sur le lieu de télétravail et dans la plage journalière, le salarié doit informer immédiatement la Direction de l'accident et au plus tard dans les 24 heures en envoyant un courriel à son Responsable hiérarchique et à la Direction des Ressources Humaines.
Il devra également transmettre tous les éléments d'information nécessaires à l'établissement d'une déclaration d'accident du travail.
Information et sensibilisation au télétravail
Les salariés nouvellement placés en situation de télétravail bénéficient de la part de l’entreprise d’un temps d’information/formation destiné à répondre à leurs questions et se familiariser avec certains outils et/ou logiciels. Ils prendront notamment connaissance de la charte de télétravail, rappelant les conditions d’exercice du télétravail et s’engageront à la signer préalablement à la mise en œuvre du télétravail.
Egalité de traitement
Le passage en télétravail est sans incidence sur la situation du salarié qui continue de bénéficier des mêmes droits individuels et collectifs que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise. Le salarié en situation de télétravail bénéficie ainsi des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, comme le droit à la formation professionnelle, à la participation à des entretiens professionnels ou à la même politique d’évaluation. De la même façon, le salarié qui télétravaille devra également répondre aux mêmes devoirs individuels que tous les autres salariés concernant la charge de travail, les délais d’exécution ainsi que l’évaluation des résultats.
CHAPITRE 6 : CAS PARTICULIERS ET PRIORISATION
Sous réserve du respect des dispositions précitées, notamment en termes d’éligibilité et de volontariat, des mesures plus favorables sont instituées en faveur du personnel présentant des situations particulières.
Femmes enceintes :
Les femmes enceintes dont les postes sont compatibles avec le télétravail, peuvent bénéficier, à compter du 4ème mois de grossesse, d’un aménagement de leurs conditions de travail pendant la période de grossesse :
Pour les collaboratrices ayant un temps de trajet inférieur à 40 minutes pour un aller/retour (estimation mappy) : 1 jour de télétravail
Pour les collaboratrices ayant un temps de trajet entre 40 et 60 minutes pour un aller/retour(estimation mappy) : 2 jours de télétravail
Pour les collaboratrices ayant un temps de trajet supérieur à 60 minutes de temps de trajet aller/retour (estimation mappy) : 3 jours de télétravail
Statut de travailleur Handicapé :
Les salariés reconnus travailleurs handicapés ; dont le poste est compatible avec le télétravail et pour lequel le service de santé au travail a identifié que le handicap rendait la mobilité difficile, peut bénéficier d’un aménagement de ses conditions de travail par la mise en place/renforcement du télétravail dans la limite de 1 jour par semaine, dès lors que les conditions d’éligibilité précitées sont réunies. Le manager pourra prioriser les demandes de télétravail des membres de son équipe en prenant en considération ce critère, sous réserve que le salarié en question se soit déclaré comme tel auprès de la Direction des Ressources Humaines.
Pour le personnel pour raison de santé :
Le télétravail pourra être mis en œuvre afin de permettre le maintien dans l’emploi de salariés nécessitant un aménagement particulier temporaire de leur poste de travail pour raison de santé selon les préconisations de la Médecine du travail, dès lors que les conditions d’éligibilité précitées sont réunies.
Statut de salarié aidant familial :
Une priorité pourra être donné par le manager au salarié considéré comme aidant familial. L’aidant familial apporte un soutien à une personne dépendante dans l’accomplissement des actes essentiels de la vie courante
ou qui a besoin d’une surveillance quotidienne et régulière : personne handicapée, personne âgée, personne malade… Selon l’article R245-7 du code de l’action social et des familles, l’aidant familial peut être le conjoint, le concubin ou la personne avec laquelle un parent de l'enfant handicapé a conclu un pacte civil de solidarité, l’ascendant (parents, grands-parents), le descendant (enfants, petites enfants), le collatéral jusqu’au 4ème degré (frères, sœurs, neveux, …) ainsi que toute personne qui réside avec la personne handicapée et qui entretient des liens étroits et stables avec l’aidé(e).
Fait à Aurillac, le 23/07/2024 (en 4 exemplaires originaux)
Les représentants du Comité Social et Economique, La Direction,
