La SARL JOUFFROY & FILEAS AVOCATS Dont le siège social est situé : 14 rue Jean de Cirey – 21000 DIJON Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Dijon sous le numéro 488 344 870, Représentée par agissant en qualité de Co-Gérant, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,
ci-après désignée « l’entreprise » ou « la société »,
d’une part
Et
Les salariés de la SARL JOUFFROY & FILEAS AVOCATS ayant été consultés, pour approbation, le vendredi 16 février 2024, à 9 heures au siège social, tous informés du présent accord et statuant à la majorité des deux tiers selon procès-verbal et liste d’émargement annexés au présent accord,
ci-après désignés « les salariés »,
d’autre part
PREAMBULE
La Direction de la société JOUFFROY & FILEAS AVOCATS souhaite mettre en place un forfait annuel en jours pour les salariés relevant du statut cadre et exerçant leurs fonctions avec autonomie afin notamment de satisfaire aux sollicitations des clients du cabinet dans les délais impartis et en assurant des prestations de qualité.
La société JOUFFROY & FILEAS AVOCATS relève du champ d’application de la convention collective nationale du personnel salarié des avocats (code IDCC 1000) qui ne contient aucune disposition relative aux conventions individuelles de forfait en jours sur l'année.
L’objectif de cet accord est donc de définir les modalités de recours aux conventions de forfait annuel en jours au sens de l'article L.3121-53 et suivants du Code du travail, prévoyant une organisation du travail des cadres leur permettant de disposer d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et en meilleure adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Il est convenu que la mise en œuvre de ce forfait jours ne devra pas dégrader la qualité des conditions de travail et la santé des salariés cadres autonomes, particulièrement en matière de durée du travail.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DU FORFAIT JOURS
Le présent accord est potentiellement applicable à tous les salariés de l'entreprise, quelle que soit leur date d'embauche, qu’ils soient sous contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ou sous contrat à durée déterminée (CDD), remplissant les conditions ci-après définies. Les dispositions du présent accord ont toutefois vocation à s’appliquer exclusivement aux salariés sous statut cadre répondant aux conditions du forfait en jours, c’est à dire aux salariés dits « autonomes ».
Sont ainsi concernés les salariés dont la qualification, les responsabilités et l’autonomie permettent de satisfaire aux critères de la définition du cadre autonome tels qu’ils ressortent de l’article L.3121-58 du Code du travail :
« 1° Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés. »
Peuvent donc être concernés les salariés cadres positionnés au niveau II et I de la convention collective du personnel salarié des cabinets d’avocats (IDCC 1000), disposant d’une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur emploi du temps pour exécuter les missions qui leur sont confiées.
Est ainsi autonome le salarié qui, tout en étant soumis aux directives de son employeur ou de son supérieur hiérarchique dans le cadre de la réalisation de ses missions, reste maître de l’organisation de son travail et de son emploi du temps.
L’ensemble des dispositions du présent accord s’applique au travail à domicile, le cas échéant.
ARTICLE 2 – CONDITIONS DE MISE EN PLACE
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait. La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre l'entreprise et les salariés concernés. La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer : - la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ; - le nombre de jours travaillés dans l'année ; - la rémunération correspondante.
Le refus de signer une convention individuelle de forfait jours sur l'année ne constitue pas un motif de rupture du contrat de travail du salarié et n'est pas constitutif d'une faute.
ARTICLE 3 – DUREE ET MODALITES DU FORFAIT JOURS
3.1 – Période de référence et nombre de jours de travail
La période de référence du forfait est l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.
Les salariés appartenant aux catégories ci-dessus définies bénéficieront d’un forfait annuel jours de 218 jours, journée de solidarité incluse et après déduction des 25 jours ouvrés de congés payés acquis pour une année pleine.
Ce forfait est invariablement calculé de la façon suivante (hors année bissextile) : 365 jours annuels moins :
104 jours de repos hebdomadaires (52 dimanches + 52 samedis)
25 jours de congés payés
10 jours fériés
8 jours de repos
= 218 jours
Les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d'ancienneté, congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou paternité, etc.) ainsi que les périodes de suspension du contrat de travail pour cause de maladie et accident du travail, s’imputent sur les 218 jours précités.
3.2 - Nombre de jours de repos
Un nombre de jours de repos est déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévus dans la convention individuelle de forfait en jours.
Le nombre de jours de repos sera déterminé en début de chaque période de référence selon la méthode de calcul suivante : Nombre de jours calendaires (365 jours ou 366 les années bissextiles) moins : -Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches) -Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré -Nombre de jours ouvrés de congés payés -Nombre de jours du forfait (218 jours) = Nombre de jours de repos pour l’année.
Le nombre de jours de repos annuels varie alors d'une année sur l'autre notamment en fonction du nombre de jours fériés qui tombent en semaine ou le week-end.
Exemple pour 2024 : 366 jours calendaires – 104 samedis et dimanches – 10 jours fériés ouvrés – 25 jours de congés payés – 218 jours forfait = 9 jours de repos.
Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d'ancienneté, congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou paternité, etc.) lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.
3.3 – Forfait réduit
Par exception, il pourra individuellement être convenu un nombre de jours travaillés dans l'année inférieur à 218 jours, dans le cadre d’un forfait jours dit “réduit“ prévu par la convention individuelle de forfait en jours.
Pourront notamment être concernés les salariés réduisant temporairement leur durée de travail, par exemple dans le cadre d’un congé parental à temps partiel ou d’un temps partiel thérapeutique.
Le salarié est rémunéré sur la base du salaire forfaitaire d’un forfait plein, au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait en comparaison de 218 jours. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.
Le dispositif du forfait annuel en jours étant par nature incompatible avec les règles du travail à temps partiel, il est expressément rappelé que le forfait annuel réduit ne saurait conférer au salarié qui en bénéficie un statut de travailleur à temps partiel.
3.4 - Modalités de prise des jours de repos et possibilité exceptionnelle de renonciation
La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées.
La Direction peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos si elle constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.
Les jours de repos seront pris à l’initiative du salarié concerné, en respectant un délai de prévenance de 15 jours minimum, après accord de la Direction, en fonction des impératifs de fonctionnement du service, sauf à justifier d’une urgence personnelle.
Les jours de repos devront impérativement être soldés avant le 31 décembre de chaque année, sauf accord exprès de la Direction sur une renonciation exceptionnelle à une partie des jours de repos en contrepartie d'une rémunération majorée.
Dans le souci de préserver la santé du salarié, le nombre maximal de jours travaillés dans l'année est de 235 jours. La renonciation à des jours de repos ne peut en aucun cas permettre de travailler au-delà de ce plafond. La renonciation à des jours de repos est formalisée dans un avenant à la convention individuelle de forfait avant sa mise en œuvre.
Cet avenant est valable pour l'année en cours et ne peut pas être reconduit de manière tacite.
Les jours travaillés au-delà du nombre de jours prévu dans la convention de forfait font l'objet d'une majoration égale à 10 % en application de l'avenant mentionné à l'alinéa précédent.
L’indemnisation de chaque jour de repos racheté sera calculée de la façon suivante : (salaire journalier + 10%) x nombre de jours rachetés. Cette indemnisation apparaitra sur le bulletin de paie du mois correspondant.
ARTICLE 4 – DECOMPTE, SUIVI ET CONTROLE DU FORFAIT JOURS
4.1 – Décompte et temps de repos règlementaires
Le temps de travail des salariés en forfait jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées.
Les salariés s’efforceront d’organiser leur temps de travail en privilégiant le bon fonctionnement des services et en se conformant aux nécessités de leurs missions.
Les journées ou demi-journées de formation seront comptabilisées comme travaillées.
L’autonomie dont disposent les salariés en forfait annuel en jours ne fait pas obstacle à ce que leur présence soit requise dans certains cas particuliers (rendez-vous, réunions, formations, séminaires…).
Conformément à l’article L.3121-62 du Code du travail, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions du code du travail relatives à :
la durée légale hebdomadaire du travail (35 heures ; article L. 3121-27) ;
la durée quotidienne maximale de travail effectif (10 heures sauf dérogations ou situation d’urgence ; article L. 3121-18) ;
la durée hebdomadaire maximale de travail (48 heures au cours d’une même semaine, et 44 heures en moyenne sur une période quelconque de 12 semaines ; articles L. 3121-20 et L. 3121-22).
Les salariés organisent ainsi librement leur temps de travail. Ils sont toutefois tenus de respecter :
un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes consécutives dès que le travail quotidien atteint 6 heures ;
un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ;
un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
Afin de garantir effectivement le droit au repos et de préserver la santé des salariés en forfait jours, les salariés ont interdiction de travailler plus de 6 jours par semaine.
L’entreprise prendra toutes les dispositions nécessaires pour assurer le respect des temps de repos énoncés ci-dessus.
L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance, détaillée à l’article 4.6 ci-dessous.
Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, de repos ainsi que le bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire sont déclarées par les salariés selon la procédure prévue à l'article 4.3 ci-dessous.
Si le salarié estime ne pas être en mesure de respecter ces durées minimales de repos il avertit sans délai la Direction afin qu’une solution alternative soit trouvée.
4.2 – Contrôle et suivi régulier de la charge de travail
Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation vie professionnelle et vie privée, l’entreprise assure le suivi régulier de l'organisation du travail de chaque salarié sous convention de forfait annuel en jours, de sa charge de travail et de l'amplitude de ses journées de travail.
L’entreprise s’assure régulièrement que la charge de travail de chaque salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail.
Cette amplitude et cette charge de travail devront permettre à chaque salarié de concilier vie professionnelle avec vie privée.
4.3 - Relevé déclaratif des journées ou demi-journées de travail
Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées au moyen d’un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par l’entreprise.
A cet effet, est mis en place, sous la responsabilité de l’employeur, un système auto-déclaratif mensuel pour chaque salarié concerné, comportant : - le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ; - le nombre, la date et la nature des jours ou demi-journées d’absence (maladie, congés payés, jours de repos ou autres absences) ; - l'indication du bénéfice ou non des repos quotidien et hebdomadaire.
L’entreprise fournira à chaque salarié le fichier nécessaire pour réaliser ce décompte.
Ce document individuel de suivi permet un point régulier et cumulé des jours de travail et des jours de repos afin de favoriser la prise de l'ensemble des jours de repos dans le courant de l'année.
Les relevés sont remplis et signés par le salarié et validés chaque mois par le supérieur hiérarchique. A cette occasion, la Direction contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail et l'amplitude des journées d'activité du salarié sont raisonnables.
S'il constate des anomalies, la Direction organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.
Ces relevés sont conservés par l'employeur pendant une durée de 3 ans.
4.4 - Dispositif d'alerte
Le salarié peut alerter par écrit à tout moment la Direction sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail.
Le salarié devra informer sans délai la Direction de tout événement ou élément susceptible d’accroitre de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.
Il appartient au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai de 15 jours. Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article 4.5 ci-dessous.
Au cours de l'entretien, la Direction analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.
Cet entretien donne lieu à la rédaction d’un compte rendu soumis à la signature du salarié et de la Direction, rappelant les mesures à mettre en œuvre et le suivi de celles-ci.
Par ailleurs, si la Direction est amenée à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que sa charge de travail aboutissent à des situations anormales, elle déclenchera un rendez-vous avec le salarié en vue d’évoquer la situation et de trouver des solutions adaptées.
4.5 - Entretien individuel
Le salarié en forfait annuel en jours bénéficie au minimum d'un entretien annuel avec la Direction.
Au cours de cet entretien, sont évoquées : - la charge de travail du salarié ; - l’amplitude de ses journées travaillées, qui doivent rester dans des limites raisonnables ; - la répartition dans le temps de son travail ; - l'organisation du travail dans l'entreprise ; - l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ; - et sa rémunération.
Au regard des constats effectués, le salarié et la Direction arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien signé par le salarié après avoir porté d’éventuelles observations. Le salarié et la Direction examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
La charge de travail des salariés en forfait jours doit rester raisonnable et assurer une bonne répartition dans le temps de leur travail. A ce titre, chacun d’eux pourra solliciter auprès de la Direction un entretien supplémentaire, afin de s’entretenir notamment sur sa charge de travail.
4.6 – Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion doit rester un droit essentiel permettant de garantir la bonne utilisation des outils numériques, tout en préservant les conditions de travail et la santé au travail des collaborateurs de l’entreprise, en particulier par le respect des durées minimales de repos prévues par la législation en vigueur.
Le salarié s’interdira par conséquent toute connexion sur les plages de repos obligatoires.
Ainsi, le salarié veillera à se déconnecter de tous les supports numériques utilisés à titre professionnel (PC, Ipad/tablette, téléphone portable, smartphone et tout autre outil dématérialisé) :
le soir après 20 heures jusqu’à 7 heures le lendemain,
les week-ends de 19 h 00 le vendredi à 7 h 00 le lundi matin et les jours fériés,
pendant les congés payés et congés supplémentaires légaux ou conventionnels,
pendant l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail quel qu’en soit le motif.
Durant ces périodes, il est réaffirmé que les salariés n’ont pas d’obligation de lire et/ou de répondre aux courriels et autres appels téléphoniques qui leur sont adressés.
L’exercice du droit à la déconnexion ne pourra en aucun cas être sanctionné.
Si le salarié estime que son droit à déconnexion n’est pas respecté, il doit alerter la Direction dans les plus brefs délais, laquelle recevra le salarié dans les meilleurs délais afin d’envisager toute solution pour traiter ces difficultés.
La société mettra en œuvre les contrôles nécessaires pour faire respecter le droit à la déconnexion, tel que visé par les présentes. Au besoin, la Direction pourra rappeler à ses collaborateurs non respectueux des principes de déconnexion, les règles de bonne pratique qui doivent être mises en œuvre.
ARTICLE 5 : PRISE EN COMPTE DES ABSENCES, ENTREES ET SORTIES
5.1 - Prise en compte des entrées en cours d'année
En cas d'entrée en cours d'année, le nombre de jours restant à travailler pour le salarié en forfait jours et ses repos sont déterminés par les méthodes de calcul suivantes.
Ajouter au nombre de jours prévus dans le forfait les congés payés non acquis (25 jours) et proratiser selon le rapport entre les jours ouvrés (du lundi au vendredi) de présence et les jours ouvrés de l'année (sans les jours fériés) :
• Nombre de jours restant à travailler dans l'année = ((218 jours au titre du forfait + 25 jours de congés payés) x nombre de jours ouvrés restants à partir de la date d’entrée) / Nombre de jours ouvrés de la période de référence (1er janvier-31 décembre)
Le résultat sera arrondi au jour le plus proche.
• Nombre de jours de repos restant dans l'année = nombre de jours ouvrés restant dans l'année pouvant être travaillés - nombre de jours restant à travailler dans l'année Le nombre de jours ouvrés restant dans l'année pouvant être travaillés est déterminé en soustrayant aux jours calendaires restant dans l'année les jours de repos hebdomadaire restant dans l'année et les jours fériés restant dans l'année tombant un jour ouvré.
Exemple pour une convention de forfait annuel en jours débutant le 1er mars 2024 : Nb de jours restant à travailler : (218+25) *209/252 = 201,54 arrondi à 202
Nb de jours de repos restant : (306 – 90 jours de weekends – 9 jours fériés ouvrés) – 202 = 5
Exemple pour une convention de forfait annuel en jours débutant le 16 septembre 2024 : Nb de jours restant à travailler : (218+25) *74/252 = 71,36 arrondi à 71 Nb de jours de repos restant : (107 – 30 jours de weekends – 3 jours fériés ouvrés) – 71 =
3
En cas d’arrivée en cours de mois, pour la première paie, il conviendra d’appliquer la formule suivante :
Rémunération mensuelle forfaitaire brute / 21,67 x nombre de jours ouvrés de présence sur le mois.
Exemple pour une embauche le 11/03/2024 : Rémunération mensuelle forfaitaire brute de 3 000 €. Salaire perçu : 3 000 / 21,67 x 15 jours ouvrés de présence sur le mois = 2 076,60 €
5.2 - Prise en compte des absences
Incidence des absences sur les jours de repos Les absences d'un ou plusieurs jours (maladie, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) n'ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos. La (ou les) journée(s) d'absence sont déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait.
Valorisation des absences
La valeur d’une journée entière de travail sera calculée en divisant le salaire forfaitaire mensuel brut par 21,67, et la valeur d’une demi-journée en le divisant par 43,34.
En cas d’absence, il conviendra d’appliquer la formule suivante :
Rémunération mensuelle forfaitaire brute – [(rémunération mensuelle forfaitaire brute / 21,67) x nombre de jours ouvrés d’absence].
Exemple d’un salarié rémunéré 2 500 € bruts mensuels, absent du 07/10/2024 au 13/10/2024 inclus : sa rémunération sera diminuée de : 2 500 / 21,67 x 5 jours = 576,83 €. Il percevra alors une rémunération brute de 1 923,17 € en octobre 2024.
5.3 - Prise en compte des sorties en cours d'année
En cas de sortie en cours d’année, le forfait correspondra au nombre de jours ouvrés entre le 1er janvier et la date de sortie, déduction faite des jours de repos et des jours de congés payés éventuellement pris.
En cas de départ en cours d’année, la dernière rémunération mensuelle brute est proratisée en fonction de la date de sortie de l'entreprise selon la formule suivante :
Rémunération due = rémunération mensuelle forfaitaire brute / 21,67 x nombre de jours ouvrés de présence sur le mois jusqu’à la date de sortie.
Exemple d’une sortie le 10/07/2024 avec une rémunération mensuelle forfaitaire brute de 2 500 € :
Dernier salaire brut : 2 500 / 21,67 x 8 = 922,93 €
ARTICLE 6 – DISPOSITIONS FINALES
6.1 – Champ d’application et durée de l'accord
L'accord s'applique à l'ensemble des établissements de la société XXXXX situés en France.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
6.2 - Suivi de l'application de l'accord
Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission paritaire de suivi.
Les parties conviennent de se réunir tous les 4 ans suivant la signature du présent accord afin de dresser le bilan de son application et de discuter, le cas échéant, de l'opportunité d'adapter certaines de ses dispositions. Deux salariés seront désignés pour représenter l’ensemble des salariés lors de ces réunions.
6.3 - Rendez-vous
Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications des règles légales ou réglementaires impactant significativement les termes du présent accord.
6.4 – Révision et dénonciation
Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales en vigueur.
Les dispositions de l'avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifieront, soit à la date qui aura été expressément convenue soit, à défaut, à partir du lendemain de son dépôt.
6.5 – Dépôt, publicité
Le présent accord entrera en vigueur conformément au souhait des parties, dès le lendemain de son dépôt par la partie la plus diligente, et ce pour une durée indéterminée.
Il sera préalablement déposé par la partie la plus diligente :
Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr (une version de l’accord au format « pdf » et une version anonyme en « docx ») accompagné des pièces prévues aux articles D.2231-6 et D.2231-7 du Code du travail ;
Auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de <> (un exemplaire original).
Il sera par ailleurs affiché un exemplaire original dans les locaux. Enfin, une version anonymisée du présent accord sera transmise à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche. ________________________________
Le présent accord est établi en 3 exemplaires :
-Un exemplaire affiché dans les locaux du siège social, - Un exemplaire conservé par la Direction, - Un exemplaire pour le Greffe du Conseil de Prud’hommes de <>.
Fait à Dijon, le 16/02/2024
Pour la société :
Co-gérant
Et l’ensemble du personnel ayant approuvé à la majorité des 2/3 le projet d’accord proposé par le chef d’entreprise, voir le Procès-Verbal des résultats du référendum.
ANNEXE 1
RATIFICATION
Les parties ont conclu le présent accord par référendum direct des salariés.
La société JOUFFROY & FILEAS AVOCATS a porté à la connaissance du personnel le projet d’accord d’entreprise relatif à la mise en place d’un forfait jours dont la ratification est proposée, par affichage et e-mail adressé à chaque salarié le mardi 30 janvier 2024 (au moins 15 jours avant la date fixée pour la consultation).
Le scrutin de ratification de l’accord à la majorité des 2/3 s’est tenu au sein de la société JOUFFROY ET FILEAS AVOCATS, au siège social, le vendredi 16 février 2024 de 9h00 à 10h00.
