ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE DANS LE CADRE DES REUNIONS DU CSE
Entre les soussignés :
La société SA JP, dont le siège social est situé au 26 rue Roger Touton, 33000 Bordeaux, représentée par ………………, agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée, d'une part,
Et
Le Comité Social et Économique (CSE) de la société JP, représenté par ………………………………, agissant en qualité de membres titulaires du CSE, d'autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Compte tenu de la particularité de l’organisation opérationnelle de la société : éloignement géographique des lieux de travail, et considérant la nécessité de faciliter les échanges au sein de l’entreprise, il est apparu opportun de réfléchir à la manière la plus adaptée d’organiser les réunions du CSE. A cet égard, il a été mis en avant les différents avantages que représente le recours à la visioconférence tant pour les membres du CSE que pour la SA JP s’agissant notamment de :
La réduction du temps de trajets entre les différents sites de la société,
L’inscription dans une démarche RSE en évitant les déplacements et donc l’impact environnemental,
L’inscription dans une démarche de QVCT, en préservant la santé et l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle des membres de l’instance,
La réduction des frais liés aux déplacements,
L’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions.
Les parties ont ainsi convenu d'établir le présent accord relatif au recours à la visioconférence de façon illimitée dans le cadre des réunions du Comité Social et Économique (CSE), tout en respectant les dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Article 1 : Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités du recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique de la SA JP.
Article 2 : Champ d'application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique de la SA JP disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.
Article 3 : Modalités de mise en œuvre
3.1- Cadre juridique L’article L.2315-4 du code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le Comité Social et Economique peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membre élus de la délégation du personnel du comité. En absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. » Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote. 3.2- Réunions concernées Les parties conviennent que le recours à la visioconférence est autorisé à chaque fois que cela sera nécessaire. Le recours à la visioconférence est possible, qu’il s'agisse des réunions ordinaires ou extraordinaires, dès lors que les circonstances le justifient. Les réunions pourront se tenir :
En présentiel,
En visioconférence
En format dit « hybride », une partie des membres étant en présentiel et une autre en visioconférence.
3.3- Information des représentants du personnel L’information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera au plus tôt lors de l’envoi de la convocation aux réunions du CSE et e au plus tard lors de l’envoie de l’ordre du jour. Les liens d’accès y seront précisés.
3.4- Les moyens techniques La visioconférence sera réalisée via la plateforme « TEAMS ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président du CSE et ses membres pourront décider du report de la réunion de l’instance. Tout suspension de séances en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal. 3.5- Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra,
Soit en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans le cas des consultations dont il est expressément prévu que l’avis est recueilli par vote à bulletin secret, les réunions devront se tenir en présentiel. 3.6- Suspension de séance Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement des réunions, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension ne pourra excéder 30 minutes et qu’il ne pourra y avoir plus de deux suspensions au cours d’une réunion. Lors de la suspension, le son et l’image seront coupés temporairement. 3.7 – Matériel mis à disposition et service technique Les membres du Comité Economique et Social devront utiliser le matériel mis à disposition par la SA JP pour la visioconférence. Les dispositions de sécurité et de confidentialité inhérentes à l'utilisation de la visioconférence doivent être respectées par toutes les parties concernées, conformément à la politique de sécurité des systèmes d'information de la société JP. Ainsi, les membres du CSE doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de leur session informatique afin de s’assurer qu’ils en soient les seuls utilisateurs.
Article 4 : Application de l’accord
4.1- Entrée en vigueur Le présent accord entrera en vigueur dès le lendemain de son dépôt. 4.2- Durée Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
4.3- Révision et dénonciation de l’accord Le présent accord pourra être révisé à tout moment. Chaque partie à la majorité se réserve le droit de dénoncer le présent accord moyennant un préavis de 3 mois adressé à l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception. Le préavis sera mis à profit pour engager de nouvelles négociations L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l’objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial. Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-6 du code du travail, l’accord sera maintenu pendant une durée d’un an à l’expiration du délai de préavis, si aucun accord de substitution n’est conclu dans ce délai.
4.4- Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords.Conformément à l’article D 2231-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis au greffe du conseil de prud'hommes. Une copie de cet accord sera remise aux membres de la délégation du CSE.
Fait en trois exemplaires originaux à Bordeaux, le 29/04/2024
Pour la société SA JP : Pour le Comité Social et Économique (CSE) :
