ACCORD D’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL SUR L’ANNEE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société KALIAME dont le siège social se situe 1A Allée Ermengarde d’Anjou 35000 RENNES, au capital de 100 000 €, inscrite au RCS de RENNES sous le numéro 392 732 277, Siret 392 732 277 00034, Code APE 6920Z, représentée par X agissant en qualité de Gérante,
D’UNE PART,
ET
Monsieur Y, en sa qualité d’élu titulaire unique au CSE, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 27 novembre 2024, ayant voté au cours de la réunion du 20 décembre 2024 dont le procès-verbal est annexé au présent accord
D’AUTRE PART,
Il a été conclu un accord d’aménagement du temps de travail sur l’année, conformément aux dispositions de l’article 8 de l’ordonnance n°2017-1385 du 22 septembre 2017 et de son décret d’application n°2017-1767 du 26 décembre 2017 publié au JO le 28 décembre 2017. Après une période de négociation courant du 1er octobre 2024 au 5 décembre 2024 avec notamment une réunion collective le 22 octobre 2024 durant laquelle l’ensemble du personnel était invité à s’exprimer sur l’accord passé et les souhaits pour le prochain accord d’aménagement du temps de travail, suivi d’une période de réflexion pour recueillir les demandes et avis de chacun. Le projet d’accord a ensuite été communiqué le 6 décembre 2024, dans sa version définitive, au CSE, qui a disposé d’un délai de 10 jours minimum pour en prendre connaissance et effectuer toute consultation et communication nécessaire.
ARTICLE 1 – PREAMBULE
L’activité d’expert-comptable est soumise à des variations de volumes d’activité sur une année civile. Ces variations ne sont pas les mêmes selon la spécialisation de chaque collaborateur, la nature de ses missions et la composition de son portefeuille clients. Elles résultent pour partie de contraintes de calendrier qui peuvent être anticipées mais également de contraintes extérieures qui ne peuvent être gérées par simple anticipation des travaux. Il est constaté ces dernières années qu’en raison de la digitalisation de la profession et des nouvelles organisations mises en place, l’activité connaît des piques et des creux d’activité moins importants qu’auparavant. Dans ce contexte, les salariés du cabinet KALIAME ont manifesté le souhait de conserver un aménagement du temps de travail sur l’année tout en demandant à ce que la planification prévisionnelle permettent de lisser un peu plus la durée du travail. Le présent accord a pour objectif d’optimiser les horaires dans le cadre d’une organisation de travail visant à améliorer la relation client (fluidifier les temps de traitement des informations client, être plus réactif, mieux appréhender les échéances de calendrier, être plus dans l’anticipation) en prenant en considération les attentes individuelles tant professionnelles que de qualité de vie des acteurs du cabinet (aborder les échéances plus sereinement en affectant un volume d’heures plus important sur ces périodes de forte activité, bénéficier de temps de récupération et de repos sur les périodes plus creuses, adapter les horaires de chacun à son portefeuille client, bénéficier d’une certaine souplesse dans l’organisation de ses horaires de travail). Afin de responsabiliser chacun sur ces enjeux et d’éviter que la souplesse dans la gestion de la durée du travail instaurée par le présent accord devienne un handicap, une charte sur le Service minimum a été instaurée (en annexe 2). Tout ce qui ne serait pas prévu dans l’accord sera régi par les textes en vigueur relatifs à la durée du travail et à l’aménagement du temps de travail, tant au niveau légal qu’au niveau conventionnel.
ARTICLE 2 – DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois périodes de référence (soit 3 ans à compter du 1er janvier suivant la conclusion de l’accord). Il entrera en vigueur au 1er janvier 2025. Au moins trois mois avant le terme du présent accord, les parties se réuniront en vue de l’éventuel renouvellement de l’accord. A défaut de renouvellement, l’accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets pour l’avenir.
ARTICLE 3 – SALARIES BENEFICIAIRES
Le présent accord concerne tous les salariés du cabinet qui sont soumis à la durée collective du travail, cadres et non cadres, à l’exception de ceux qui, pour des raisons personnelles, ont demandé à bénéficier d’un aménagement individualisé du temps de travail ou qui sont à temps partiel, demande ayant fait l’objet d’un accord de l’employeur par voie d’avenant. Les salariés cadres au forfait annuel en jours sont considérés comme faisant partie des salariés bénéficiant d’un aménagement individualisé du temps de travail. Les salariés alternants, embauchés sur la base d’un contrat à 35 heures par semaine, sont considérés également comme faisant partie des salariés bénéficiant d’un aménagement individualisé du temps de travail. Les salariés qui bénéficient d’un aménagement individualisé du temps de travail et les salariés à temps partiel peuvent demander à tout moment à retourner sur un mode d’aménagement collectif du temps de travail. Leur demande sera examinée par l’employeur et ils bénéficieront d’une priorité d’affectation aux emplois relevant de la durée collective du travail.
ARTICLE 4 – PERIODE DE REFERENCE DE L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL
La période de référence correspond à l’année civile.
ARTICLE 5 – PRINCIPES GENERAUX DE L’ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL RETENUE
Le temps de travail effectif annuel est de 1699 heures calculé selon le décompte suivant :
temps de travail annuel pour 35 heures hebdomadaire en moyenne = 1600 heures + 7 heures au titre de la journée de solidarité, soit un total de 1607 heures.
temps de travail annuel pour 37 heures hebdomadaires en moyenne = 1699 heures (1607/35*37)
Les heures réalisées entre 1607 heures et 1699 heures sont considérées comme des heures supplémentaires structurelles dont la rémunération est lissée sur l’année conformément à ce qui est prévu dans l’article 10 du présent accord. La durée effective journalière ne peut être supérieure à 10 heures. Sur une journée ou une demi-journée de travail, les temps de présence imposée sont, à minima : de 9h à 12h et/ou de 14h à 16h30. Une semaine de travail comportera 3 jours minimum et 5,5 jours maximum du lundi au samedi, en dehors des périodes de prises de congés payés et de repos. Exceptionnellement, après demande préalable auprès du responsable de pôle, un salarié pourra être autorisé à poser toute une semaine en récupération. La durée de travail maximum sur une semaine isolée est de 48 heures.
ARTICLE 6 – PROGRAMMATION DES HORAIRES
Dans un premier temps, un programme prévisionnel par salarié est établi avant le début de la période de référence. Le principe de la programmation se matérialise au sein de chaque service par un calendrier annuel d’activité de chacune des cinquante-deux semaines couvertes par la période de référence. Le calendrier est établi par le responsable de chaque Pôle à partir des propositions de chaque salarié bénéficiaire. Il prend en compte, par ordre de priorité :
1/ les contraintes liées à la saisonnalité de l’activité,
2/ les aspirations des salariés.
Le programme prévisionnel fera apparaître la répartition de la durée du travail en fonction des semaines et des saisons avec des semaines hautes et des semaines basses, ou pas (en fonction des contraintes liées à chaque poste). Dans la mesure du possible, le ou la responsable de pôle et le ou la salarié(e) devront planifier la durée du travail en essayant de lisser au maximum la durée du travail effectuée d’une semaine sur l’autre. Pour ceux et celles qui le souhaitent, il sera possible d’aménager, sous réserve des contraintes liées à l’activité et à l’organisation du cabinet, des semaines de 4,5 jours de travail. Responsable et salarié devront bien entendu planifier les jours et les horaires de travail en tenant compte des contraintes liées à l’activité et à l’organisation du cabinet et aux clients présentées annexe 2 sur le service minimum. Ce programme prévisionnel sera mis à disposition de chaque salarié. Le détail de la prise de repos sur les semaines basses (dates des jours de repos, du nombre de jours (dans la limite de 2 par semaine), consécutifs ou non, préférence pour commencer plus tard et/ou finir plus tôt) sera géré au sein de chaque Pôle en prenant soin de respecter la notion de service minimum développée en annexe 2 au présent accord. Pour les salariés qui souhaiteraient expérimentés la semaine de 4,5 jours, la demi-journée de repos devra être prise en concertation avec le ou la responsable de Pôle et le reste de l’équipe, toujours dans un souci de respect des contraintes liées à l’activité et à l’organisation du cabinet. Chaque mois (au plus tard le 5 du mois suivant), un état de suivi des heures réalisées comparées au planning prévisionnel sera mis à disposition de chacun. Dans le cas où les heures réalisées seraient supérieures aux heures prévisionnelles, le surplus sera récupéré selon les modalités définies ci-dessous et le planning prévisionnel sur les mois restant à courir sera ajusté pour tenir compte de ses récupérations. Dans le cas où les heures réalisées seraient inférieures aux heures prévisionnelles, le planning prévisionnel sur les mois restant à courir sera ajusté pour tenir compte des heures manquantes. Les heures réalisées au-delà du planning prévisionnel dites « heures de surplus » seront récupérées selon les modalités suivantes :
A prendre le plus rapidement possible après qu’elles aient été faites
Possibilité de poser des heures, ou 0.5 jour ou 1 jour maximum par prise sans que la semaine de travail soient inférieure à 3 jours de travail, sauf accord express de la Direction.
Pose soumise à autorisation du responsable de Pôle (ou superviseur) avec un délai raisonnable entre la demande et la date de pose, sauf cas exceptionnel validé par la Direction.
Pas reportables l’année suivante sauf impossibilité de les poser due à la demande expresse de l’employeur.
Si au 31 décembre de l’année en cours, le salarié se retrouvait avec un compteur positif de récupération, il devra impérativement poser les heures de récupération sur les 3 premiers mois de la période suivante. En cas d’impossibilité de poser les récupérations dans ce délai, les heures seront payées comme heures supplémentaires, avec une majoration de 10%.
Si au 31 décembre de l’année en cours, il s’avérait que le salarié n’a pas assez travaillé par rapport au planning prévisionnel établi, les heures non effectuées seront reportées sur la période suivante.
ARTICLE 7 – SUIVI DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF
Le temps de travail effectif de chaque salarié sera suivi grâce à la saisie des temps réalisée par le salarié dans un logiciel dédié (actuellement DIA mais l’employeur se réserve le droit de mettre en place tout outil qu’il jugera utile à la gestion et au suivi des temps). Les heures correspondant aux CP, aux repos, à des récupérations ou à des absences ne seront pas saisies pour ne garder que les heures travaillées pour le suivi de l’annualisation. Définition du temps de travail effectif : selon annexe 1 jointe suite au travail effectué par le groupe de travail qui a participé à la rédaction de l’accord. Il est rappelé ici l’importance pour chaque salarié de saisir ses temps au fur et à mesure afin de garantir l’exactitude et la fiabilité des heures réalisées et le bon suivi du planning. Tout retard constaté dans la saisie des temps pourra faire l’objet d’une sanction.
ARTICLE 8 – CONDITIONS ET DELAIS DE PREVENANCE DES CHANGEMENTS DE DUREE OU D’HORAIRE DE TRAVAIL
En cas de modification de ce programme prévisionnel, le délai de prévenance sera de préférence de 2 semaines, ramené à 1 semaine en cas de circonstances non prévisibles.
ARTICLE 9 – SEUIL ANNUEL DE DECOMPTE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES
Le seuil de décompte des heures supplémentaires non structurelles est de 1699 heures. Les heures réalisées entre 1607 heures et 1699 heures sont considérées comme des heures supplémentaires structurelles dont la rémunération est lissée sur l’année conformément à ce qui est prévu dans l’article 10 du présent accord. Ces heures supplémentaires sont majorées conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur. Le contingent d’heures supplémentaires incluant les heures supplémentaires structurelles est porté à 190 heures par salarié et par an.
ARTICLE 10 – LISSAGE DE LA REMUNERATION
La rémunération des salariés bénéficiaires du présent accord sera lissée, c’est-à-dire indépendante de l’horaire réel effectué au cours de chaque mois. La rémunération sera calculée en fonction de l’horaire mensuel moyen, soit 160,33 heures, en intégrant les majorations pour heures supplémentaires pour la fraction des heures qui excèdent 151,67 heures, soit pour 8,66 heures.
ARTICLE 11 – PRISE EN COMPTE DES ABSENCES – DES ARRIVEES ET DES DEPARTS EN COURS DE PERIODE
Il convient de distinguer trois situations :
Traitement des absences liées à l’état de santé et des absences rémunérées ou indemnisées :
En cas d’absence pour maladie, maternité, paternité, accident du travail ou maladie professionnelle, l’employeur réduira le seuil annuel de déclenchement des heures supplémentaires de la durée de l’absence. L’absence elle-même sera valorisée sur la base de la durée hebdomadaire moyenne de modulation applicable dans l’entreprise.
Exemple : la durée hebdomadaire moyenne de travail sur l’année est de 37 heures. Un salarié est malade 3 semaines sur une période où il devait travailler 39 heures/semaine. L’absence sera valorisée sur la base de l’horaire hebdomadaire moyen, soit 37 heures, ce qui donne 111 heures d’absence (37h*3 semaines). Le seuil annuel de déclenchement des heures supplémentaires est en conséquence abaissé à 1699 – 111h = 1588h.
Traitement des autres absences :
L’employeur n’aura pas à réduire à proportion le seuil annuel de déclenchement des heures supplémentaires. Concrètement, ces absences pourront donc absorbées en tout ou partie des heures supplémentaires décomptées en fin d’année.
Traitement des entrées/sorties
En cas d’entrée ou de sortie en cours de période, la durée annuelle de travail sera réduite en conséquence en tenant compte des heures théoriques (base 37h/semaine et 7,40h par jour) sur la période restant à courir en cas d’entrée ou sur la période précédant son départ. En cas d’embauche en cours de période, le salarié n’ayant pas acquis cinq semaines de congés payés, la durée annuelle de travail sera revue en conséquence.
Exemple de calcul fait au moment du départ d’un salarié : un salarié quitte l’entreprise le 31 août N. Du 1er janvier N au 31 août N, son planning prévisionnel prévoyait qu’il aurait dû effectuer 1285 heures. Si le salarié a réellement fait 1290 heures, il conviendra de lui régler 5 heures supplémentaires majorées à 10%. Si le salarié a effectué 1285 heures, il sera à jour de son planning. Si le salarié a effectué 1282 heures, le responsable de pôle vérifiera si ce déficit est lié à l’action du salarié ou si sa charge de travail ne lui permettait pas d’effectuer les heures. Si le déficit est lié à l’action du salarié, les heures pourront faire l’objet d’une compensation avec ses heures de travail sur le dernier bulletin de paie.
ARTICLE 12 – CHANGEMENT DE PERIODICITE POUR L’ACQUISITION DES CONGES PAYES
Pour des raisons pratiques, il a été décidé de modifier la périodicité d’acquisition et de prise des congés payés, initialement fixée du 1er juin au 31 mai, et de la faire coïncider avec la périodicité de l’aménagement annuel du temps de travail, soit du 1er janvier au 31 décembre. En contrepartie d’un assouplissement de la prise de congés payés, il est décidé de renoncer à la règle du fractionnement des congés au sein du cabinet.
ARTICLE 13 – REGLES DE PRISE DES CONGES PAYES
Les règles de prise des congés payés pour la période à venir sont définies chaque année au niveau de la Direction et communiquées aux salariés fin février. Sur les 5 semaines de congés payés acquises pour une année complète d’activité, 3 semaines devront impérativement être posées sur le mois d’août et une semaine sur la période de noël, sauf dérogation accordée au sein de chaque pôle pour permettre d’assurer la permanence de l’activité et du service client. La pose de la 5ème semaine de congés sera laissée à la libre convenance de chaque salarié dans le respect des règles définies dans l’annexe 2 au présent accord (charte du service minimum) et des contraintes d’activité liées au poste et moyennant le respect d’un délai de prévenance de 2 mois. Toute demande de congés devra être validée par le responsable de pôle ou la direction pour être considérée comme acceptée. Tant qu’il n’y a pas de validation, il n’y a pas d’acceptation.
ARTICLE 14 – DROIT A LA DECONNEXION
Chaque salarié du cabinet dispose d’un ordinateur portable avec une connexion à distance sur le serveur du cabinet et donc à son espace de travail. Chaque salarié dispose également de l’application 3CX pour gérer ses appels professionnels et l’envoi/réception de messages internes sur son ordinateur ou à partir de son téléphone. Par ailleurs, un certain nombre d’outils de travail sont accessibles très facilement via une simple connexion internet, un identifiant et un mot de passe. Ces outils permettent de travailler aussi bien au cabinet qu’en télétravail ou chez un client mais, alliés au télétravail, ils contribuent à rendre de plus en plus flou la frontière entre la vie professionnelle et la vie privée et le contrôle par la direction, du respect du droit à la déconnexion. Afin de respecter et préserver le droit à la déconnexion de chacun, le présent accord vise à rappeler les règles de base à respecter : Il est nécessaire que chaque salarié en repos se positionne comme tel sur 3CX afin qu’il ne soit pas dérangé par des appels téléphoniques durant ses périodes de repos. De même, il est demandé à chaque salarié et à la direction de limiter au maximum les appels ou les messages sur 3CX en interne en dehors des horaires d’ouverture du cabinet. Un appel ou un message auquel il ne serait pas répondu en dehors de ces plages horaires ne pourra jamais constituer une faute. Il est formellement interdit de se connecter à son espace de travail ou à ses outils en ligne (SILAE, MEG, autres, etc…) entre 22h le soir et 7h le matin, le dimanche et les jours fériés, sauf autorisation exceptionnelle expresse de la direction, ou dérogation expresse accordée par la direction aux stagiaires DEC dans un objectif bien défini relatif à la révision des examens et à la préparation du mémoire du DEC, à l’exclusion de tout autre motif. Le non-respect de cette règle est constitutif d’une faute et sera susceptible d’être sanctionné. Sauf cas exceptionnel et après autorisation expresse de la direction, il est interdit de communiquer son numéro de téléphone portable personnel aux clients du cabinet. Il est obligatoire de programmer un message automatique d’absence sur sa boîte mail en cas d’absence.
ARTICLE 15 - CONTRÔLE DU SUIVI DE L’ACCORD
L’application du présent accord sera suivie par une commission spécialisée composée de un à deux représentants des salariés désignés à cet effet par ces derniers ainsi que du ou des gérant(s) de la société ou de toute personne désignée à cet effet. Si l’entreprise est dotée de représentants du personnel, ceux sont eux qui représenteront les salariés. Avant la fin du mois suivant la clôture de la période de référence, la Direction communiquera à la commission les informations permettant de faire un point sur la période d’aménagement du temps de travail écoulée et de trouver des correctifs nécessaires.
ARTICLE 16 - INFORMATION DU PERSONNEL
Le projet définitif d’accord a été transmis au membre titulaire du CSE le 6 décembre 2024 et ce dernier a disposé de 10 jours minimum pour communiquer sur l’accord et faire les consultations utiles.
Une fois adopté, l’information et la publicité relative à cet accord sont faites conformément aux dispositions réglementaires rappelées en préambule. Une copie du présent accord sera remise à chaque salarié de l’Entreprise ainsi qu’à tout nouvel embauché (via le SIRH du cabinet). Un exemplaire de l’accord sera tenu à disposition de tous sur le tableau d’affichage (tableau dématérialisé sur le SIRH).
ARTICLE 17 – REGLEMENT DES LITIGES
Les litiges pouvant survenir à l’occasion du présent accord se règleront, si possible, à l’amiable entre la Direction et la commission spécialisée. Dans ce cas, il sera établi un accord interprétatif ou d’application entre les parties. A défaut, le litige pourra être porté devant la juridiction compétente.
ARTICLE 18 – REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être modifié par avenant pendant sa période d’application, dans les mêmes formes que celles qui ont présidé à sa conclusion. La modification vaudra pour l’avenir uniquement. Les avenants seront adressés à la Dreets, selon les modalités de dépôt prévues par la loi.
ARTICLE 19 - DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord ne pourra être dénoncé que par accord unanime de tous les signataires. La dénonciation devra impérativement prendre la forme d’un écrit signé par tous les signataires de l’accord initial. La dénonciation devra avoir lieu dans un délai d’un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l’accord. La dénonciation devra être déposée auprès de la Dreets selon les modalités de dépôt prévues par la loi.
ARTICLE 20 – DISPOSITIONS FINALES
A la diligence de la Société, le présent accord ainsi que ses avenants éventuels seront déposés en deux exemplaires, dont une version sur support papier signées des parties et une version sur support électronique, à la Dreets.
Fait à RENNES Le 20/12/2024
En un exemplaire original
Pour la Société,Pour l’ensemble du personnel Madame XMonsieur Y GéranteMembre titulaire du CSE Représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections du CSE
ANNEXE 1 : DEFINITION DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF
Définition du Code du travail : « Temps pendant lequel l’employé se tient à la disposition de l’employeur sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. » Précisions sur les temps qui relèvent du temps de travail effectif ou pas :
Temps de « pause-café » / Temps de pause « anniversaire » :
Les temps de pause ne sont pas du temps de travail effectif. Le temps de pause dit collectif pour fêter un évènement (anniversaire, diplôme et autres temps de convivialité nécessaires à la bonne cohésion d’équipe…), qui commencera ou se terminera sur les horaires de travail de référence, ne sera pas déduit de ce dernier. Le temps de pause d’initiative individuelle, qu’il soit pris seul ou à plusieurs, reste du temps non travaillé.
Temps de route domicile/cabinet rallongés du fait d’intempérie, blocages…
Le temps de route entre le domicile et le cabinet, même rallongé du fait d’évènements extérieurs à l’entreprise, n’est pas du temps de travail effectif.
Temps du midi
Le maximum passe à 2h (de 12h à 14h) notamment pour faciliter la pratique du sport sur le temps de midi. Le minimum est ramené à 45 min.
Temps sur les évènements cabinet (journée cabinet, soirée,…)
Les évènements organisés sur le temps de travail habituel qui ont un caractère « obligatoire » sont du temps de travail effectif. En revanche, ceux organisés en dehors du temps de travail (soirée post-période fiscale, soirée conviviale par exemple ou Soirée Evènement KALIAME aux Jacobins) ne sont pas du temps de travail car libre à chacun d’y participer (même si, en fonction de l’évènement, la présence de chacun peut être fortement souhaitée). Une absence à ces évènements ne nécessite pas de poser un jour de repos.
Temps de participation à un salon
Le temps passé sur le stand, à répondre aux questions et aux sollicitations diverses, est du temps de travail effectif. Ce n’est pas le cas lorsque le salarié prend sa pause-déjeuner, quand bien-même il déjeunerait en compagnie d’un client. Il s’agit alors plus d’un moment de convivialité non obligatoire pour le salarié.
Temps de déplacement
Le temps de déplacement n’est en principe pas de temps de travail effectif. Le temps de trajet effectué pendant les horaires de travail de référence : lorsqu’un salarié commence sa journée de travail au bureau et que, sur ses heures de travail, il est amené à se rendre chez un client, le temps de trajet n’est pas déduit de son temps de travail effectif et ne donne pas lieu à autre compensation. Le temps de trajet plus long que le temps de trajet domicile/travail habituel, effectué en dehors des horaires de travail de référence et démarrant et/ou se terminant par un passage à l’entreprise pour récupérer ou déposer le véhicule de la société et/ou des collègues : ce temps n’est pas considéré comme du temps de travail effectif mais ouvrira droit à une indemnisation selon le barème déterminé par la Direction (cf note de la direction sur l’indemnisation des déplacements). Horaire de travail de référence : de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00 (17h30 le vendredi). Si le salarié souhaite partir de chez lui et/ou y revenir pour des raisons de convenance personnelle ou de praticité, le temps de trajet qui sera pris en compte pour calculer le droit à indemnisation sera le temps de trajet réalisé entre le domicile du salarié et le client, sans pouvoir être supérieur au temps de trajet cabinet/client. Déplacement sur le temps du déjeuner
Si l’aller ou le retour se fait sur le temps de pause du midi, le trajet est considéré comme du temps de travail effectif et le salarié devra s’organiser pour prendre une pause de 45 minutes avant ou après pour se restaurer et se reposer.
ANNEXE 2 CHARTE DU SERVICE MINIMUM
Le cabinet est un lieu d’accueil et de passage des clients. C’est une entreprise de services. Les personnes qui y travaillent doivent s’organiser pour être en mesure de répondre, en toutes circonstances, aux sollicitations et aux besoins des clients. Plus de souplesse dans l’organisation de la durée du travail ne doit pas entraîner une moindre qualité du service apporté aux clients ou plus de stress pour les équipes présentes, d’où cette réflexion sur la notion d’un service minimum. C’est l’affaire de tous et de chacun.
Au niveau de l’Accueil : l’Accueil est le poste qui nécessite la plus grande amplitude d’ouverture et le moins de saisonnalité en terme d’activité.
Au niveau de chaque pôle : il faut un service minimum. Pour les périodes basses, il y aura plus de souplesse dans les horaires de travail mais les maîtres mots doivent être : communication – anticipation – organisation. L’objectif est d’éviter un mécontentement client mais aussi que l’absence des uns se répercutent de manière trop importante sur les personnes présentes et désorganisent un pôle ou le cabinet.
Un client informé et bien informé sur une absence, la durée de l’absence, la date et/ou l’heure à laquelle il pourra avoir un retour, est un client à qui on a déjà apporté un début de réponse. Le remplissage du planning et sa mise à jour sont obligatoires afin que l’Accueil puisse orienter convenablement le client. Toute absence doit donner lieu au paramétrage d’un message d’absence avec un début et une fin sur la messagerie en orientant le client vers un collaborateur en cas d’urgence. Tout collaborateur qui s’absente pour plusieurs jours doit communiquer sur son absence auprès des clients susceptibles d’avoir besoin de lui et auprès de ses collègues, dans un délai raisonnable, pour anticiper l’éventuelle charge de travail supplémentaire à répartir du fait de l’absence. Cela relève de la responsabilité de chaque collaborateur.
Chaque collaborateur doit s’organiser pour assurer le service minimum au sein de son pôle et concourir également au bon fonctionnement global du cabinet. Le client ne doit pas avoir l’impression que personne n’est là pour lui et les collaborateurs présents ne doivent pas avoir l’impression de supporter la mauvaise organisation/communication de leur(s) collègue(s) en repos. C’est l’image du Cabinet et le bien être de tout le monde qui est en jeu.
