Election du Comité Social et Economique (CSE) de KANTAR SAS
Entre les soussignés,
La société
KANTAR SAS, dont le siège est situé 2 rue Francis Pédron, 78240 Chambourcy, immatriculée au RCS sous le numéro 612 034 496 00028, représentée par ___________________et ci-après désignée KANTAR SAS,
ci-après désignée « l’Entreprise »,
d’une part,
ET
Les organisations syndicales ci-après énumérées :
CFE – CGC, représentée par
CGT, représentée par
FO, représentée par
D’autre part,
Ci-après désignées ensemble «
Les Parties signataires »,
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
La Société Kantar a renouvelé, pour la dernière fois, le 7 février 2017, les institutions représentatives du personnel et ce, pour une durée de quatre années.
Les ordonnances Macron ont prévu la mise en place du CSE et ce, dès la publication des décrets d’application de l’ordonnance du 22 septembre 2017 au terme du mandat des IRP actuellement présents dans l’entreprise et au plus tard le 31 décembre 2019.
Par courrier LRAR et affichage, la direction de KANTAR SAS a donc invité les organisations syndicales à négocier en vue des élections professionnelles, lors d’une 1ère réunion prévue le 29 août 2019.
Par l’accord d’entreprise du 27 septembre 2019, les organisations syndicales représentatives et la société KANTAR SAS ont décidé que les élections professionnelles se dérouleraient sur le mode du scrutin électronique.
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE l’ACCORD
Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection du Comité Economique et Social de l’Entreprise, ci-après dénommée « KANTAR SAS ».
ARTICLE 2 – DUREE DES MANDATS
Les mandats des actuels représentants du personnel prendront fin au plus tard le 19 décembre 2019. Les mandats des membres des délégations du personnel et des membres du Comité d’Entreprise de Kantar seront ainsi réduits et ce, afin que leur échéance coïncide avec la date de mise en place du CSE.
La durée du mandat des représentants du personnel est fixée à quatre ans.
Le mandat débutera dès la proclamation complète des résultats soit le lendemain du 1er tour si tous les sièges sont pourvus, soit le lendemain du 2ème tour dans le cas contraire.
ARTICLE 3 – ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE
Les Parties signataires conviennent de l’adoption du vote électronique dans le cadre de l’Election, conformément à l’accord d’entreprise du 27 septembre 2019.
Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.
ARTICLE 4 – RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR
L’Entreprise a pris contact avec un prestataire extérieur, la société KERCIA Solutions (système de vote choisi : AlphaVote AVEx), ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans le vote électronique.
L’Entreprise a pu vérifier la fiabilité du système de vote proposé par cette société et consulter la synthèse du rapport de l’expert indépendant confirmant la conformité de ce système aux exigences légales s’appliquant aux systèmes de vote.
Les organisations syndicales auront accès à l’attestation de conformité du système du prestataire aux exigences légales et à celles de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d’utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommée « le Système de vote » dans le cadre de l’Election.
ARTICLE 5 – ANNEXES DU PROTOCOLE
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au CSE, le présent protocole comporte en annexe, la liste des dirigeants de l’entreprise, représentants de l’employeur non électeurs et non éligibles.
ARTICLE 6 – EFFECTIFS, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES
6.1 – Effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à pourvoir
L’effectif pris en compte, établi en équivalent temps plein (ETP), tient compte du personnel en CDI et CDD (exclusion faite des apprentis, des contrats de professionnalisation et des CDD de remplacement / intérimaires / salariés mis à disposition en remplacement de salariés absents, conformément aux dispositions légales (Article L. 1111-2 et l’article L. 1111-3 du Code du Travail)) présents à la date du 1er tour du scrutin et, le cas échéant, des salariés mis à disposition par une entreprise extérieure présents dans les locaux et y travaillant depuis au moins un an.
L’effectif ETP de l’entreprise KANTAR SAS est de1.056 salariés :
Catégorie professionnelle
EFFECTIFS (ETP)
PRESTATAIRES
Homme
Femme
Homme
Femme
TOTAL
Collège 1 35 86
121
28.92% 71.08%
Collège 2 153 36.60% 265 63.40%
418 Collège 3 217 298 2
517
42.13% 57.86%
TOTAL
405
649
2
1 056
Cet effectif ne tient pas compte d’éventuels départs d’ici la date prévue pour le 1er tour, fixée au 27 novembre 2019.
Compte tenu de cet effectif et en application des dispositions légales et réglementaires, le nombre de sièges à pourvoir est de :
- 17 titulaires et 17 suppléants pour le CSE
– Collèges et nombres de sièges à pourvoir
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, il est décidé de constituer 3 collèges :
1 1 1 1 Collège 2 Technicien(ne)s et Agents de Maîtrise (ETAM coefficient 275 à 500 153 265
418
3 4 3 4 Collège 3 CADRES 219 298
517
3 5 3 5
Total
407
659
1 056
7
10
7
10
Il est rappelé qu’en application des dispositions de l’article L. 2314-30 du code du travail, les listes présentées qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
ARTICLE 7 – ELECTORAT - ELIGIBILITE
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles du Code du Travail.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-18 du code du travail, sont électeurs les salariés des deux sexes ayant seize ans révolus, à l’exception des directeurs représentant l’employeur, justifiant au jour du premier tour d’une ancienneté d’au moins trois mois au sein de l’entreprise et ne faisant l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques. Les salariés sous contrat d’apprentissage ou sous contrat de professionnalisation seront électeurs s’ils remplissent les conditions précitées.
L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.
Conformément aux articles L.1111-2 et L.2314-23 du Code du travail, les salariés mis à la disposition de l’Entreprise par des sociétés extérieures, présents dans les locaux de l’Entreprise et y travaillant depuis au moins un an, peuvent être électeurs s’ils ont acquis une durée de présence de 12 mois continus. Les salariés satisfaisant à ces conditions pourront choisir d’exercer leur droit de vote au sein de l’Entreprise ou au sein de la société qui les emploie. La Direction de l’Entreprise les a invités à faire connaître leur choix auprès de la Direction des Ressources Humaines en vue de leur inscription sur les listes électorales. Les salariés mis à disposition ne s’étant pas manifestés à la date de publication des listes seront réputés ne pas avoir souhaité participer aux élections professionnelles au sein de KANTAR SAS.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-19 du code du travail, sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et justifiant à la date du premier tour d’une ancienneté d’un an au moins au sein de l’entreprise.
L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.
Ne peuvent être éligibles les salariés conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou alliés au même degré de l’employeur.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
ARTICLE 8 – LISTE ELECTORALE
Le fichier des électeurs enregistré au sein du Système de vote comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : prénom, nom, sexe, date d’ancienneté, âge, collège, l’adresse du courriel professionnel de chaque électeur (utilisée pour la transmission des codes d’accès personnels aux électeurs), ainsi qu’une éventuelle donnée personnelle supplémentaire (utilisée pour authentifier les électeurs demandant par téléphone la régénération de leurs codes d’accès personnels).
D’un commun accord entre les parties, cette donnée personnelle supplémentaire sera constituée par la date de naissance du collaborateur.
Etablie à partir du fichier des électeurs, les listes électorales seront affichées sur les panneaux réservés à la Direction avant la date butoir fixée à l’article 13. Elles seront également publiées sur le Système de vote et pourront être consultées par les électeurs.
La liste électorale affichée comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : prénom, nom, sexe, collège, identification des collaborateurs ayant 16 ans et plus, identification des collaborateurs ayant 18 ans et plus, date d’ancienneté, électorat / éligibilité.
Les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat ou d’éligibilité pourront être consultés à la Direction des Ressources Humaines. Une copie des listes électorales sera remise aux organisations syndicales présentes lors de la négociation du présent protocole. Une copie sera remise aux autres organisations syndicales représentatives visées à l’article L. 2314-29 du Code du Travail et ce, sur demande. En tout état de cause, et afin d’éviter toute contestation ultérieure, un ou plusieurs collaborateurs s’assurera(ont) du parfait affichage. Un écrit formalisera le respect par la Direction des modalités d’affichage. Ce constat sera réalisé dans les 48 heures suivant l’affichage des listes.
La liste électorale publiée dans l’espace de vote du Système de vote comprendra, pour chaque inscrit, notamment les données suivantes : prénom, nom, collège.
ARTICLE 9 – LISTES DE CANDIDATS
9.1 – Constitution et dépôt des listes de candidats
Le personnel est informé par voie d’affichage et par courriel de la Direction du déroulement des élections.
L’affichage du calendrier des élections constitue l’appel aux candidatures. L’appel à candidatures se fera également par voie d’affichage et par courriel de la Direction.
Les organisations syndicales visées à l’article L. 2314-29 du Code du Travail sont invitées à communiquer la liste de leur(s) candidat(s) pour le premier tour.
Il s’agit : - des organisations syndicales :
qui satisfont aux critères d’indépendance et de respect des valeurs républicaines
qui sont légalement constituées depuis au moins deux ans
et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise
- des organisations syndicales reconnues représentatives au niveau de l’entreprise
- des organisations syndicales qui ont constituées une section syndicale dans l’entreprise
- des syndicats affiliés à un des syndicats reconnus représentatif au niveau national et interprofessionnel
Elles seront invitées à présenter leur liste de candidats et à déposer leurs éventuelles professions de foi avant la date butoir fixée à l’article 13 et ce, auprès de Gwenaelle Bataille (gwenaelle.bataille@kantar.com) ou de Philippe Dubois (philippe.dubois@kantar.com), par courrier remis en main propre contre récépissé, par courriel avec accusé réception ou par courrier recommandé AR.
Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double candidature d’un candidat, la candidature titulaire l’emportera sur celle de suppléant, étant précisé que les listes de candidats doivent être établies séparément pour les titulaires et pour les suppléants.
La liste des candidats est alors affichée par la Direction avant la date butoir fixée à l’article 13, sur les tableaux d’affichage.
Si un deuxième tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de Gwenaelle Bataille (gwenaelle.bataille@kantar.com) ou de Philippe Dubois (philippe.dubois@kantar.com), par courriel, par courrier remis en main propre contre récépissé, par courriel avec accusé réception ou par courrier recommandé AR, avant la date butoir fixée à l’article 13 et être accompagnées des éventuelles professions de foi.
Les listes de candidats du deuxième tour seront affichées par la Direction avant la date butoir fixée à l’article 13.
En tout état de cause, et afin d’éviter toute contestation ultérieure, un ou plusieurs collaborateurs s’assurera(ont) du parfait affichage. Un écrit formalisera le respect par la Direction des modalités d’affichage. Ce constat sera réalisé dans les 48 heures suivant l’affichage des listes.
Un second tour n’aura lieu que dans les conditions suivantes :
Les syndicats n’ont pas présenté de listes, au 1er tour,
Le quorum n’a pas été atteint (le quorum est atteint si plus de 50% des électeurs ont voté).
Les sièges n’ont pas été tous pourvus,
Toute liste sera acceptée pour ce second tour et les listes incomplètes seront admises. Néanmoins, la liste de candidats ne peut comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir.
Des candidats individuels pourront également se présenter. Chacun constituera alors une liste incomplète (sauf s’il n’y a qu’un siège à pourvoir).
9.2 – Représentants des listes de candidats
Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l’Election par un candidat de la liste.
Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.
En cas de liste commune, chaque organisation syndicale présente sur la liste pourra désigner un candidat de la liste.
Les représentants des listes de candidats seront invités par KANTAR SAS à participer aux séances de contrôle des données importées, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, accès aux listes d’émargement à l’issue du scrutin, lecture et proclamation des résultats.
ARTICLE 10 – BUREAU DE VOTE
Un bureau de vote unique composé d’un président et d’un assesseur sera constitué pour l’ensemble des collèges.
10.1 – Désignation des membres du bureau de vote
Le bureau de vote sera composé d’un électeur volontaire pour exercer la fonction de président du bureau de vote et d’un électeur volontaire pour exercer la fonction d’assesseur. Sur la base du volontariat, il sera désigné deux assesseurs, suppléants, pour pallier l’absence de l’assesseur le jour du scellement ou le jour du dépouillement.
D’un commun accord entre les parties, les fonctions de membre du bureau de vote sont incompatibles avec le statut de candidat ou de représentant d’une liste de candidats.
A défaut de candidats volontaires, la Direction choisira parmi les plus âgés et les plus jeunes électeurs, qui acceptent ce rôle.
10.2 – Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote
L’identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre d’un bureau de vote seront enregistrés au sein du Système de vote.
La liste des membres du bureau de vote sera publiée sur le Système de vote et pourra être consultées par les électeurs. Elle sera transmise aux représentants de chaque liste de candidats.
10.3 – Informations accessibles aux membres du bureau de vote
Les membres du bureau de vote pourront consulter au sein du Système de vote : •Les listes électorales •Les listes de candidats •Les professions de foi des listes de candidats •Les listes des membres des bureaux de vote •Les dates et horaires des scrutins •Les compteurs des votes et les taux de participation •Les listes d’émargement •Le journal des événements •Le code de scellement du Système de vote
10.4 – Moyens alloués au bureau de vote
Sur invitation de KANTAR SAS, les membres du bureau de vote se réuniront dans une salle équipée d’un ordinateur lors des séances de test, de scellement du Système de vote, de contrôle du scellement du Système de vote, de dépouillement des urnes, de lecture et de proclamation des résultats.
Le temps passé en réunion sera rémunéré conformément aux dispositions contractuelles.
ARTICLE 11 – OBSERVATEURS
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’« Observateur» au cours de l’Election.
Les observateurs auront accès via l’Espace de vote aux informations suivantes, pour l’ensemble des scrutins: •Les listes électorales •Les listes de candidats •Les professions de foi des listes de candidats •Les listes des membres des bureaux de vote •Les dates et horaires des scrutins •Les taux de participation
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d’observateur au cours de l’Election : •Un représentant par liste de candidats. En cas de liste commune, chaque organisation syndicale présente sur la liste pourra désigner un représentant de liste.
•Un représentant de l’employeur.
Chaque organisation syndicale ayant déposé une ou plusieurs listes fera connaître à la Direction les noms de ses représentants – ci-après dénommés « les Représentants des organisations syndicales » - avant la date de constitution de la liste des observateurs définie à l’article 13.
S’ils ne sont pas électeurs, les observateurs se verront attribuer un identifiant leur permettant d’accéder à l’Espace de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées, selon les mêmes modalités que les électeurs.
ARTICLE 12 – PROPAGANDE ELECTORALE ET PROFESSIONS DE FOI
12.1 – Heures de délégations
Chaque organisation syndicale présentant une ou des liste(s) de candidat(s) bénéficiera à cet effet d’un quota exceptionnel de 20 heures de délégations, à répartir entre les membres de l’organisation déjà titulaires d’un mandat de représentant du personnel et/ou syndical.
Les OS informeront la DRH de la répartition de ces heures de délégation au plus tard le 21 octobre 2019.
12.2 – Propagande électorale en vue du 1er tour
La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.
La période de propagande est établie selon les dates fixées à l’article 13.
L’affichage sur les panneaux syndicaux et la distribution de tracts aux heures d’entrée et de sortie du personnel sont autorisées dans le respect des règles légales et réglementaires.
Chaque organisation syndicale représentative a accès à Internet. Chaque organisation syndicale dispose d’une adresse mail construite sur le modèle suivant : « nom de l’organisation syndicale@kantar.com » pour faciliter la communication entre organisations syndicales et avec les salariés.
Les adresses mails sont les suivantes :
CFDT.KANTAR.SAS@kantar.com
CGT-KANTAR.SAS@Kantar.com
FIECI-CGC@kantar.com
FO@kantar.com
L’utilisation de ces adresses mails à l’issue des élections professionnelles est précisée dans un accord spécifique.
Dans le cadre des élections professionnelles, chaque organisation syndicale aura la possibilité d’adresser, par messagerie électronique, 2 envois pouvant contenir une ou plusieurs pièces jointes (cf. article 12.4). Pour rester compatible avec le bon fonctionnement du réseau, la somme du ou des documents autorisés joints à un document de diffusion ne devra pas excéder 4Mo.
L’utilisation de la messagerie est soumise au respect de règles suivantes :
Afin d’éviter des erreurs d’utilisation, notamment des réponses à l’ensemble des destinataires de la liste de distribution, il est demandé aux organisations syndicales d’adresser leur communication à l’aide de la fonction « Cci » pour intégrer le nom des destinataires.
L’objet du mail devra contenir uniquement l’information suivante « Tract du syndicat XXX ».
Le corps du mail contiendra pour sa part uniquement la mention suivante « Nous vous informons qu’un nouveau tract de notre syndicat est disponible à partir du lien suivant » plus une formule de politesse et le nom du syndicat.
Le collaborateur recevant ce mail dans sa boîte sera libre de cliquer sur le lien pour consulter le contenu du tract.
Le contenu des communications devra respecter les dispositions sur le droit de la presse et ne devra à ce titre contenir ni injure ni diffamation. En outre, il devra également respecter l’obligation de discrétion à l’égard des informations de nature confidentielle obtenues par les Représentants du Personnel dans le cadre de leurs fonctions représentatives, ainsi que la dignité des personnes, la vie privée et le droit à l’image.
La Direction s’engage à respecter la confidentialité des messages circulant sur la messagerie interne entre partenaires sociaux et salariés.
12.3 – Propagande électorale en vue du 2ème tour
La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l’issue du premier tour.
La période de propagande est établie selon les dates fixées à l’article 13.
L’affichage sur les panneaux syndicaux et la distribution de tracts aux heures d’entrée et de sortie du personnel sont autorisées dans le respect des règles légales et réglementaires.
Chaque organisation syndicale et chaque collaborateur se portant candidat libre aura la possibilité d’adresser, par messagerie électronique, 1 envoi pouvant contenir une ou plusieurs pièces jointes (cf. article 12.4). Pour rester compatible avec le bon fonctionnement du réseau, la somme du ou des documents autorisés joints à un document de diffusion ne devra pas excéder 4Mo.
Les règles de diffusion du paragraphe 12.2 s’appliquent.
12.4 – Professions de foi
Chaque liste ayant présenté des candidats aura la possibilité d’utiliser des professions de foi :
au format texte, sous la forme d’un fichier pdf de 2 pages maximum (format A4) et de moins de 2 Mega octets,
au format vidéo, sous la forme d’un lien vers un fichier compatible avec la solution informatique du prestataire.
Le tableau ci-dessous précise les caractéristiques des documents :
Format/ Extension
Poids (Ko)
Résolution en pixels (L*H)
Nom du fichier Professions de foi
.pdf
2000 (2Mo)
2 pages maximum
PF_NOM SYNDICAT Logo de l'organisation syndicale
.png ou .gif
10
50 .50
LOGO_NOM SYNDICAT Photos des candidats
.png I .gif I .jpeg
50
50 .50 PHOTO_NOM PRENOM
Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées à KANTAR SAS avant la date limite définie à l’article 13. Elles seront mises en ligne au sein du Système de vote et accessibles aux électeurs.
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre alphabétique afin de ne pas avantager les unes ou les autres.
ARTICLE 13 – CALENDRIER DE L’ELECTION
Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser l’Election.
Planning des élections de KANTAR SAS
Etape
Date (les heures indiquées correspondent à des heures françaises Métropole)
Annonce de l'élection / appels à candidatures Août 2019 Appel à candidatures 14 octobre 2019 Affichage et publication des listes électorales Au plus tard le 4 novembre 2019 Constitution des bureaux de vote et de la liste des observateurs
Au plus tard le 7 novembre 2019
Date limite de dépôt des candidatures
Désignation des représentants des organisations syndicales 7 novembre 2019 à 12h Date limite de dépôt des professions de foi et du logo pour publication en ligne (prestataire de vote) et pour communication aux collaborateurs 7 novembre 2019 à 12h Affichage de la liste des candidats Au plus tard le 7 novembre 2019 Envoi des codes d'accès aux électeurs Au plus tard le 13 novembre 2019 Publication de la liste des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales et/ou des observateurs 1er tour Scellement du système de vote / formation / test à blanc Le 12 novembre 2019
Date et heure d'ouverture des scrutins 20 novembre 2019 à 08H00
Relance des non-votants 26 novembre 2019
Date et heure de clôture des scrutins 27 novembre 2019 à 12H00
Dépouillement des urnes et proclamation des résultats 27 novembre 2019 à 12H00
Affichage des résultats 27 novembre 2019 2ème tour si nécessaire Appel à candidatures 27 novembre 2019
Date limite de dépôt des candidatures 4 décembre 2019 à 12h
Date limite de dépôt des professions de foi et du logo pour publication en ligne (prestataire de vote) et pour communication aux collaborateurs 4 décembre 2019 à 12h
Affichage de la liste des candidats Au plus tard le 5 décembre 2019
Scellement du système de vote Le 6 décembre 2019
Date et heure d'ouverture des scrutins 11 décembre 2019 à 08H00
Relance des non-votants 16 décembre 2019
Date et heure de clôture des scrutins 18 décembre 2019 à 12H00
Dépouillement des urnes et proclamation des résultats 18 décembre 2019 à 12H00 Affichage des résultats 18 décembre 2019 Envoi des résultats à l'inspection du travail et au CTEP Au plus tard le 31 décembre 2019
ARTICLE 14 – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Le cahier des charges du système de vote est annexé à l’accord entreprise relatif au vote électronique signé le 27 septembre 2019 et au présent protocole (annexe 2).
ARTICLE 15 – EXPRESSION DU VOTE
Tout électeur disposant d’un identifiant et d’un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourra voter par voie électronique à partir de tout ordinateur connecté à Internet, tant professionnel que personnel, pendant la durée d’ouverture des scrutins.
Dans le cas où un électeur ne disposerait pas d’un micro-ordinateur connecté à Internet, il pourra voter à partir d’un lieu public (cybercafé, poste…). L’utilisation des smartphones (Iphone, Blackberry, Androïd, Windows phone) et tablettes sera également possible.
Les données saisies par l’électeur au cours de sa connexion au Système de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister en contactant la cellule téléphonique,
dans l’utilisation du Système de vote.
D’une manière générale, l’Entreprise s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés. Un ordinateur sera mis à la disposition des collaborateurs, dans une salle de réunion de Puteaux et de Chambourcy, pour leur permettre de s’isoler pour voter.
Pendant la période de vote, un compteur déconnectera automatiquement l’électeur connecté après 10 minutes sans activité. L’électeur devra alors s’identifier à nouveau pour voter.
A l’heure de clôture du scrutin, toute entrée dans l’espace de vote du Système de vote sera impossible. Pour les électeurs qui, connectés au Système de vote, seraient entrés avant l’heure de clôture dans la zone du Système de vote réservé à l’expression du vote pour le scrutin (titulaire ou suppléant), mais n’auraient pas encore exprimé leur vote, un délai de grâce de 10 minutes sera accordé.
A l’issue de son vote, l’électeur pourra recevoir un accusé de réception électronique qu’il pourra conserver. Cet accusé réception sera reçu :
soit à son adresse mail professionnel préalablement communiqué par la Direction,
soit à l’adresse mail que le collaborateur renseignera
Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l’acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d’utilisation du Système de vote, être entaché d’irrégularité.
Les électeurs ont la possibilité de rayer un ou plusieurs noms de la liste mais ne peuvent en rajouter.
Si le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat ; dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de représentation.
ARTICLE 16 – SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES
16.1 – Accès aux listes d’émargement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux membres du bureau de vote concernés, à des fins de contrôle du déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.
16.2 – Résultats partiels
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.
16.3 – Accès au taux de participation
Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible aux observateurs, pour l’ensemble des scrutins et aux membres du bureau de vote ;
Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au Système de vote, à l’aide de leurs identifiants personnels.
ARTICLE 17 – INFORMATION DES SALARIES
La direction assurera une information spécifique à destination des salariés afin de les sensibiliser aux spécificités du vote électronique.
Une communication sera affichée au minimum 1 semaine avant le 1er tour des scrutins et, le cas échéant, au minimum 1 semaine avant le 2ème tour.
La direction communiquera par email à tous les salariés la date des élections. En outre, une communication sera projetée sur les écrans des sites de Puteaux et de Chambourcy.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
La note d’information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.
La note sera consultable et téléchargeable à partir du Système de vote.
ARTICLE 18 – FORMATION
Conformément aux obligations légales, les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :
La diffusion à leur attention d’une « note de formation » sur la mise en œuvre du vote par Internet dans le cadre des élections professionnelles ;
La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du système de vote ;
La mise à disposition, via le site Internet du prestataire, d’un lien vers une vidéo de démonstration du fonctionnement du Système de vote, aux différentes étapes de son utilisation.
Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l’ensemble des salariés aient accès aux explications nécessaires pour voter, et puissent bénéficier d’une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les courriels contenant les codes d’accès personnel des électeurs rappelleront les plages d’ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d’emploi du vote, décrivant à l’aide de copies d’écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro du Service Support, sera communiqué aux électeurs par KANTAR SAS;
Le Service Support répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du Système de vote et à l’expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté.
ARTICLE 19 – HEURES DE DELEGATIONS DES MEMBRES DU CSE
Membres titulaires du CSE
En application de l’accord sur la refonte des Institutions Représentatives du Personnel et sur l’exercice du Dialogue Social au sein de Kantar du 3 octobre 2019 et afin d’assurer l’exercice de leurs attributions, les membres titulaires du CSE disposeront d’un crédit d’heures de délégation par mois, dont le nombre est fixé par le Code du travail en fonction de l’effectif de l’entreprise. Ce nombre d’heures de délégation sera majoré de 10%, arrondi à la ½ heure complémentaire.
Les heures qui ne sont pas utilisées sur un mois sont reportées sur le mois suivant et cumulables, dans la limite de l’année civile.
Les membres titulaires du CSE peuvent transférer tout ou partie de leur crédit d’heures mensuel, au mois le mois, à d’autres membres titulaires ou à des membres suppléants. Un membre titulaire du CSE ne peut pas transférer plus que son quota mensuel d’heures sur un mois.
Les heures transférées à un autre membre du CSE sont utilisées dans le mois et ne sont pas cumulables sur l’année civile. En cas d’absence ou de maladie, ces heures seront reportables, à titre exceptionnel, sur le mois suivant.
Enfin, le report d’heures et le transfert d’heures ne peuvent pas conduire un représentant du personnel à utiliser plus d’une fois et demi son crédit d’heures sur un même mois.
Il est précisé que le temps passé en réunions du CSE prévues par l’accord, à l’initiative de l’entreprise, est rémunéré comme du temps de travail effectif. Il ne se déduit pas du crédit d’heures de délégation.
Membres du bureau du CSE
Des crédits d’heures spécifiques sont accordés à hauteur de 16 heures mensuelles de délégation pour chaque membre du bureau du CSE. Ces heures sont mutualisables entre les membres du bureau et reportables d’un mois sur l’autre dans la limite de l’année civile.
Un tableau récapitule les heures de délégation.
ARTICLE 20 – FORMALITES DE DEPOT
Les formalités de dépôt du présent protocole auprès de la direccte – UT seront effectuées par l’Entreprise, conformément aux dispositions légales.
ARTICLE 21 – ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
ARTICLE 22 – CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé KANTAR SAS, procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 23 – DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD
Le présent protocole est conclu pour la durée de l’Election dont le 1er tour est fixé au 20 novembre 2019.
En ce qui concerne les clauses non prévues par le présent protocole, les parties signataires se reporteront aux termes de la loi et du code électoral.
Une copie du présent protocole préélectoral sera tenue à la disposition de l’inspection du travail.
Un exemplaire dudit accord sera affiché sur les panneaux réservés aux syndicats et aux représentants du personnel.
A Chambourcy, le 7 octobre 2019
Pour la Direction de KANTAR SAS : ______________________,
Directeur des Ressources Humaines
Pour les organisations syndicales :
CFE – CGC
CGT
FO
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE l’ACCORD PAGEREF _Toc17990776 \h 2 ARTICLE 2 – DUREE DES MANDATS PAGEREF _Toc17990777 \h 2 ARTICLE 3 – ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc17990778 \h 2 ARTICLE 4 – RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR PAGEREF _Toc17990779 \h 2 ARTICLE 5 – ANNEXES DU PROTOCOLE PAGEREF _Toc17990780 \h 2 ARTICLE 6 – EFFECTIFS, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES PAGEREF _Toc17990781 \h 3 6.1 – Effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc17990782 \h 3 6.2– Collèges et nombres de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc17990783 \h 3 ARTICLE 7 – ELECTORAT - ELIGIBILITE PAGEREF _Toc17990784 \h 4 ARTICLE 8 – LISTE ELECTORALE PAGEREF _Toc17990785 \h 5 ARTICLE 9 – LISTES DE CANDIDATS PAGEREF _Toc17990786 \h 5 9.1 – Constitution et dépôt des listes de candidats PAGEREF _Toc17990787 \h 5 9.2 – Représentants des listes de candidats PAGEREF _Toc17990788 \h 7 ARTICLE 10 – BUREAU DE VOTE PAGEREF _Toc17990789 \h 7 10.1 – Désignation des membres du bureau de vote PAGEREF _Toc17990790 \h 7 10.2 – Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote PAGEREF _Toc17990791 \h 7 10.3 – Informations accessibles aux membres du bureau de vote PAGEREF _Toc17990792 \h 7 10.4 – Moyens alloués au bureau de vote PAGEREF _Toc17990793 \h 8 ARTICLE 11 – OBSERVATEURS PAGEREF _Toc17990794 \h 8 ARTICLE 12 – PROPAGANDE ELECTORALE ET PROFESSIONS DE FOI PAGEREF _Toc17990795 \h 8 12.1 – Heures de délégations PAGEREF _Toc17990796 \h 8 12.2 – Propagande électorale en vue du 1er tour PAGEREF _Toc17990797 \h 9 12.3 – Propagande électorale en vue du 2ème tour PAGEREF _Toc17990798 \h 10 12.4 – Professions de foi PAGEREF _Toc17990799 \h 10 ARTICLE 13 – CALENDRIER DE L’ELECTION PAGEREF _Toc17990800 \h 11 ARTICLE 14 – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE PAGEREF _Toc17990801 \h 12 ARTICLE 15 – EXPRESSION DU VOTE PAGEREF _Toc17990802 \h 12 ARTICLE 16 – SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES PAGEREF _Toc17990803 \h 13 16.1 – Accès aux listes d’émargement PAGEREF _Toc17990804 \h 13 16.2 – Résultats partiels PAGEREF _Toc17990805 \h 13 16.3 – Accès au taux de participation PAGEREF _Toc17990806 \h 13 ARTICLE 17 – INFORMATION DES SALARIES PAGEREF _Toc17990807 \h 13 ARTICLE 18 – FORMATION PAGEREF _Toc17990808 \h 14 ARTICLE 19 – HEURES DE DELEGATIONS DES MEMBRES DU CSE PAGEREF _Toc17990809 \h 14 ARTICLE 20 – FORMALITES DE DEPOT PAGEREF _Toc17990810 \h 15 ARTICLE 21 – ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES PAGEREF _Toc17990811 \h 15 ARTICLE 22 – CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT PAGEREF _Toc17990812 \h 15 ARTICLE 23 – DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD PAGEREF _Toc17990813 \h 15 ANNEXE 1 : DIRIGEANTS DE L’ENTREPRISE, REPRESENTANTS DE L’EMPLOYEUR NON ELECTEURS ET NON ELIGIBLES PAGEREF _Toc17990814 \h 19 ANNEXE 2 : TABLEAU RECAPITULATIF DES HEURES DE DELEGATION PAGEREF _Toc17990815 \h 20 ANNEXE 3 : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE PAGEREF _Toc17990816 \h 24 Préambule PAGEREF _Toc17990817 \h 24 Missions du prestataire PAGEREF _Toc17990818 \h 24 Sécurité du système de vote PAGEREF _Toc17990819 \h 24 Confidentialité des données transmises PAGEREF _Toc17990820 \h 24 Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc17990821 \h 25 Les fichiers PAGEREF _Toc17990822 \h 25 Contenu des fichiers PAGEREF _Toc17990823 \h 26 Liste électorales PAGEREF _Toc17990824 \h 26 Bureau de vote et pilotage centralisé PAGEREF _Toc17990825 \h 27 Test - Scellement du Paramétrage PAGEREF _Toc17990826 \h 27 Communication des identifiants et génération de mots de passe PAGEREF _Toc17990827 \h 28 Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant PAGEREF _Toc17990828 \h 28 Le vote PAGEREF _Toc17990829 \h 28 Clôture et dépouillement PAGEREF _Toc17990830 \h 29 Conservation des données PAGEREF _Toc17990831 \h 30
ANNEXE 1 : DIRIGEANTS DE L’ENTREPRISE, REPRESENTANTS DE L’EMPLOYEUR NON ELECTEURS ET NON ELIGIBLES
ANNEXE 2 : TABLEAU RECAPITULATIF DES HEURES DE DELEGATION
Nombre d'heures de délégation mensuelles
Nombre de personnes concernées
TOTAL MENSUEL
Report / transfert
CSE Membre titulaire 24
+10% (arrondi à la ½ heure supérieure) 171
4081
+10% (arrondi à la ½ heure supérieure) Heures reportables d'un mois sur l'autre dans la limite de l’année civile. Heures transférables à un autre membre du CSE (titulaires et suppléants).
Membre suppléant 0 171 0
Secrétaire 16
+ les heures de délégations des membres titulaires 1 16
+ les heures de délégations des membres titulaires Heures reportables (les 16 heures) d'un mois sur l'autre dans la limite de l’année civile. Heures transférables (les 16 heures) aux autres membres du bureau.
Secrétaire adjoint 16
+ les heures de délégations des membres titulaires 1 16
+ les heures de délégations des membres titulaires Heures reportables (les 16 heures) d'un mois sur l'autre dans la limite de l’année civile. Heures transférables (les 16 heures) aux autres membres du bureau.
Trésorier 16
+ les heures de délégations des membres titulaires 1 16
+ les heures de délégations des membres titulaires Heures reportables (les 16 heures) d'un mois sur l'autre dans la limite de l’année civile. Heures transférables (les 16 heures) aux autres membres du bureau.
Trésorier adjoint 16
+ les heures de délégations des membres titulaires 1 16
+ les heures de délégations des membres titulaires Heures reportables (les 16 heures) d'un mois sur l'autre dans la limite de l’année civile. Heures transférables (les 16 heures) aux autres membres du bureau.
Référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes
2 par mois (si non membre titulaire du CSE)
Heures reportables d’un mois à l’autre dans la limite de l’année civile. CSSCT Membre CSE 4 par trimestre (si non membre titulaire du CSE)
Heures reportables d’un trimestre à l’autre dans la limite de l’année civile.
Secrétaire 6 1 6 Heures reportables d'un mois sur l'autre dans la limite de l’année civile. Heures transférables avec le Secrétaire-adjoint de la CSSCT.
Secrétaire adjoint 6
1 6
Heures reportables d'un mois sur l'autre dans la limite de l’année civile. Heures transférables avec le Secrétaire de la CSSCT. Commission (pour chaque commission) Secrétaire 3 h par réunion 3
Heures non transférables. Représentants de proximité Membre du CSE
A défaut, non membre du CSE 4 2 par site 8 par site Heures reportables d'un mois sur l'autre dans la limite de l’année civile. Heures transférables aux autres représentants de proximité du même site.
ANNEXE 3 : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
Missions du prestataire
KERCIA Solutions, aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges
Le système développé et qui sera mis en œuvre par KERCIA Solutions est conforme en tous points aux prescriptions des articles L. 2314-26 et suivants et R.2314-5 et suivants relatifs aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres au Comité Social et Economique et modifiant le code du travail.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par KERCIA Solutions a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.
KERCIA Solutions s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, KERCIA Solutions s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants de KERCIA Solutions.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant le scrutin un interlocuteur dédié de KERCIA Solutions se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, identification des collaborateurs ayant 16 ans et plus, identification des collaborateurs ayant 18 ans et plus, collège ;
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, date de naissance, collège et adresse personnelle (pour les salariés en longue absence) et adresse mail professionnelle ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
Liste électorales
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Bureau de vote et pilotage centralisé
Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.
Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.
Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Test - Scellement du Paramétrage
Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et KERCIA Solutions pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
KERCIA Solutions s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
Communication des identifiants et génération de mots de passe
Le prestataire expédiera dès l’ouverture du scrutin dont la date et l’heure sont fixées dans le protocole d’accord pré-électoral un courriel à l’adresse mail de chaque électeur.
Dans ce mail sera renseigné :
l’identifiant personnel de l’électeur, généré aléatoirement par le système de vote ;
la procédure pour enregistrer son mot de passe directement sur le site de vote. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles ;
Un lien vers le site de vote.
Les collaborateurs en longue absence à la date des scrutins (congé maternité, longue absence maladie / accident du travail / maladie professionnelle, CPF de transition, congé parental) recevront leur identifiant par voie postale.
Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante : - L’électeur appelle sur le numéro vert 0800 10 12 30 - Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance - Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :
1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ; 2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ; 3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant.
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).
Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier électronique ou postal ou généré à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission à KERCIA Solutions pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.
L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement pourront faire l'objet d'un accusé de réception.
Cet accusé réception sera reçu :
soit à son adresse mail professionnel préalablement communiqué par la Direction,
soit à l’adresse mail que le collaborateur, ne disposant pas d’adresse mail professionnel, renseignera.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement
Quatre clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.
A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.
L’initialisation des quatre clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les quatre clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
KERCIA Solutions conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours de 15 jours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, KERCIA Solutions procède à la destruction des fichiers supports.
A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à KANTAR, jusqu'à cette date KERCIA Solutions en assumera la charge.
