Accord d’entreprise relatif à la mise en place d’un système de vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles et des membres du conseil de discipline au sein de Keolis Amiens
Entre les soussignés :
La société Keolis Amiens, située 9 rue Paul-Emile Victor à Rivery (80136), représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur,
D’une part,
Et, les délégués syndicaux,
Pour le Syndicat FO : Monsieur
Pour le Syndicat CGT : Monsieur
D’autre part,
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Article L. 2314-26 du Code du travail. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord. Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et du Conseil de Discipline au sein de Keolis Amiens relèvent du protocole d’accord préélectoral. La direction rappelle qu’afin de faciliter l’organisation des élections, la loi (Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) offre la possibilité aux entreprises d’organiser le scrutin par voie électronique. Ainsi, les parties se sont réunies le 26 juillet 2023 afin de définir ensemble les modalités selon lesquelles un tel système pourra être mis en place et se sont accordées sur les dispositions ci-dessous. Le vote électronique présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C‘est la raison pour laquelle les dispositions Iégales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions (ci-après « Le prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires. Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions. Article R. 2314-6 du Code du travail Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi. Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité :
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))
Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD). Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de « CLIENT » d’autre part, le cas échéant. Les parties sous signées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.
Article 1 – Principes généraux
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par lnternet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
La mise en place d’un système de vote électronique simplifie le déroulement des opérations électorales à venir, en ce qu'il permet notamment :
d’obtenir en fin de scrutin la restitution des résultats sans erreur possible, de manière quasi instantanée et sur un format immédiatement exploitable, quelle que soit la complexité des élections, et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote ;
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de votes (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes pouvant entraîner des dysfonctionnements) ;
de pallier les aléas postaux ;
d’augmenter la participation et l’intérêt des électeurs en raison de sa facilité d’usage ;
de renforcer la sécurité, la confidentialité et la sincérité du scrutin, notamment par l’encadrement strict de ce vote par le législateur.
Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article 2 – Modalités de mise en œuvre
Afin de procéder à la sélection du prestataire de vote électronique, un cahier des charges relatif à la conception et à la mise en place du vote électronique est établi et annexé au présent accord. Le prestataire choisi devra satisfaire aux conditions de ce cahier des charges.
Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-676 du 5 décembre 2016.Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative ò la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Un contrat sera conclu avec le prestataire retenu pour définir les modalités de mise en place du vote électronique. Le contrat sera conclu pour une opération électorale donnée et sera remis en cause à chaque nouvelle élection de représentants du personnel.
Une expertise sera transmise préalablement à la mise en œuvre du système de vote pour la première fois, afin de vérifier :
L’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions légales ;
La confidentialité et la sécurité du dispositif ;
L’accessibilité aux données et la présence d’un fichier dédié ;
Les scellements du dispositif.
Le système retenu devra garantir l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ; l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ; l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ; la confidentialité, Ia liberté et le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Conformément à la règlementation en vigueur et relative à la protection des données personnelles, la mise en place du système de vote électronique figurera au registre des traitements de données personnelles mis en place au sein de Keolis Amiens. Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise seront informées de l’accomplissement de cette formalité par tout moyen.
Les membres du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 3 – Modalités de vote – protocole préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque Election. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier Electoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…).
Article 4 – Déroulement des opérations de vote – accès au vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste ou appareil informatique connecté à Internet. Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne sur l’emplacement retenu. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, des codes d'accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. La confirmation du vote vaudra signature de \a liste d’émargement de l'élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Article 5 – Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que I ’identité de l‘électeur ne peut pos être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits clans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007. Le scellement du système clé vote électronique devra pouvoir être contrôlé ò l’ouverture et ò la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu‘à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 6 – Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et ò la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations syndicales ainsi qu‘un représentant du prestataire. E|Ie aura notamment pour mission de : procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ; contrôler, à I’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
Article 7 – Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78— 17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera ò présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque
Article 8 – Expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions Iégales. Le rapport de I ‘expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Article 9 – Durée de l’accord
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé ou dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur, en respectant un préavis de 3 mois dans ce dernier cas.
Article 10 – Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Article 11 – Publicité
Un exemplaire original de cet accord est remis à chaque organisation syndicale signataire.
Il est par ailleurs déposé en un exemplaire original auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes d’Amiens. Et, la Direction s’engage à accomplir les formalités de dépôt dématérialisé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DREETS) dans les plus brefs délais. En deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) par télétransmission sur le site internet : https- wvvw.teIeacccorcł .travail.gouv.fr—Une version intégrale signée des parties au format PDF ; et Une version anonymisée, conformément à l’article L. 2231-5 du code travail, en format docx., laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature des personnes physiques, rendue publique et versée dans la base de données nationale des accords collectifs.
Fait à Rivery En 7 exemplaires originaux, Le 26 juillet 2023
