Accord d'entreprise KIKO FRANCE

ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

6 accords de la société KIKO FRANCE

Le 23/08/2023

• Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique

 ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

 DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

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ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

 La Société KIKO MILANO France inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro521 795 237 02 099, dont le siège social est situé 44 rue de Lisbonne – 75008 PARIS représentée par Monsieur ….., Directeur Général, en vertu des mandats dont il dispose à cet effet

D’une part,

ET

 En l’absence d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise au sens de l’article L.2122-1 du code du Travail, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE)

D’autre part.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles.

Préambule

La société KIKO MILANO FRANCE a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'É conomie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec s on article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la société KIKO MILANO FRANCE a souhaité étudier l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections de son Comité Social et Economique.

Pour ce faire, la société KIKO FRANCE étant pourvue d’un CSE sans par ailleurs de représentation syndicale au sein de l’entreprise, il a été procédé à l’information des élus de l’intention de la Société de négocier un accord d’entreprise portant sur ce thème. Cette information a été réalisée auprès d’eux par courriers recommandés avec accusé de réception en date du 7 août 2023 et conformément aux disposit ions de l’article L 2232-24 du Code du travail.

En vertu des dispositions de l’article L 2232-25-1 al 1) et suivants du Code du travail, la délégation du personnel élue au CSE a donc été pleinement associée à la négociation d’un tel accord, sans mandatement.

La société KIKO MILANO FRANCE a pris contact avec un prestataire choisi et spécialisé dans les opérations de vote afin de lui confier la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (article R2314-6 du code de travail).

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).

Parvenues aux termes de leurs échanges, les parties se sont accordées aux fins de conclure les présentes.

Article I - MODALITES D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS

 Article I.1 :Principes Généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote électronique. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)

•  L’anonymat du vote(impossibilité de relier un vote émis à un électeur)

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)

• La confidentialité, le secret et la liberté de vote

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site est doté d’un poste en libre accès.

Dans le cadre de chaque élection des salariés, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition et le nombre de sièges selon les établissements pour les élections.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées  par le prestataire choisi, mandaté pour ce faire par la Direction.

Article I.2 : Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire choisi doit être en mesure de fournir une exp ertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

•  D’autre part dudécret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

• D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.

• D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).

 Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprèsde la CNIL.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales.

Article I.3 : Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée (article R2314-12 du code de travail).

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R2314-12 du code de travail).

Article I.4 : Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article II- DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Article II.1 : Etablissement des fichiers

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral.

 À laréception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Article II.2 : Modalités des élections

En présence des représentants des listes candidates, des membres du ou des bureaux de vote, de représentants de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test en réel du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement de l’urne électronique

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour q ue pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

 Article II.3 : Bulletins de vote

 Leprestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

 Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format.

Article II.4 : Modalités d’accès au serveur de vote

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de p erte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. L’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7.

 Article II.5 : Cellule d’assistance technique

 L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule sera présente :

• A la recette test complète du système de vote

• Au scellement des urnes avant élections

•  Scellement etdescellement lors du dépouillement des urnes

D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.

Elle comprend 1 à 2 représentants de la direction des Ressources Humaines, 1 à 2 représentants du bureau de vote et 1 représentant du prestataire.

Article II.6 : Cellule de scellement et descellement

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par Le prestataire lors du test en réel.

Pour l’ensemble des instances cette cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin par la Direction. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RH.

Cette cellule aura en charge :

• Scellement des urnes

• Descellement des urnes

Article II.7 : Bureaux de vote

 Les modalités de désignation et defonctionnement des bureaux de vote seront définies par la Direction.

Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par Le prestataire et devront être composés de 3 électeurs (un président et deux assesseurs) par instance par collège. Possibilité de créer un bureau de vote unique et commun aux différents collèges d’un même CSE.

 Article II.8 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

 Afin derépondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien a ucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.

Article III- CLÔTURE ET RÉSULTATS

 Article III.1 : Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés a utomatiquement sur l’ensemble des serveurs.

 Article III.2 : Décompte et attribution des sièges

Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier l es résultats après la décision de clôture.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

 Article III.3 : Délais et recours et destruction des données

 Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’àl’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote , les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, Le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article IV- DISPOSITIONS FINALES

Article IV.1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le jour suivant l’accomplissement des formalités de dépôt auprès de la DREETS.

Article IV.2 : Faculté d’adhésion

Toute organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise non-signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement conformément à l’article L. 2261-3 et suivants du Code du travail.

Cette adhésion ne pourra pas être partielle et concernera obligatoirement l’ensemble des termes de l’accord.

Article IV.3 : Révision

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application dans le respect des dispositions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du Travail.

Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette demande de révision, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Ces dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie dès lors qu’il aura été conclu et déposé conformément aux dispositions légales.

Article IV.4 : Dénonciation

Le présent accord pourra également être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail et moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.

Article IV.5 : Dépôt et publicité

Conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du Travail, il sera déposé :

• Par le représentant légal du groupe, de l’entreprise ou de l’établissement sur la plateforme dédiée auprès de la Direction Régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS)

• En un exemplaire original sur papier signé des parties par lettre recommandée avec accusé de réception au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion

Le présent accord sera affiché sur les tableaux réservés à l’information des salariés de la Société KIKO MILANO FRANCE.

Fait à Paris, le 23 aout 2023

Pour la société KIKO MILANO FRANCE

…….

Président

Pour les membres du CSE

………………, membre CSE Titulaire

………………, membre CSE Titulaire

………………, membre CSE Titulaire

 ………………,membre CSE Titulaire

………………, membre CSE Titulaire

CAHIER DES CHARGES

Modalités d’organisation du vote électronique pour les élections professionnelles

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1 – FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES

Système de vote électronique distant

 Lesystème de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe sur le territoire national.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.

Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles.

Expertise

 Le prestataire fournit à la société KIKO MILANO FRANCEles conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Émargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure : 

• L’unicité et la confidentialité du vote 

•  L’intégrité dusystème 

• Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : 

•  Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockagedans l’urne jusqu’au dépouillement. 

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS. 

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Liste des émargements 

 Les modalités d’accès aux listes d’émargement et aux taux de participation est déterminé dans le protocolepréélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Assistance technique

Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24-7/7.

Dispositif de secours

Le dispositif mis en place par le prestataire est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

2 – DÉROULEMENT DU PROCESS

• Préparation de l’élection

 Le prestataire fourni à la Société KIKO MILANO FRANCE les supportsnécessaires afin de préparer la mise en place et le paramétrage de la plateforme de vote dédiée à ces opérations électorales.

Les données pouvant être :

• Informations signalétiques de ou des établissements concernés par ces élections.

• Informations sur le détail des scrutins concernés.

• Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection.

Ces données « électeurs » sont transmises à Le prestataire aux seules fins suivantes : 

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé, 

• Contrôler les accès au système de vote électronique, 

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur, 

•  Éditer les listesd’émargement.

Détail des listes candidates pour chacun des scrutins

• Les éventuels SIRET associés (Concerne les éventuels établissements secondaires).

Transmission des données

 Le prestataire propose, un accès sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société KIKO MILANO FRANCEet le prestataire.

Confidentialité des données

Le prestataire s’engage elle et ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs  » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes età limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. 

 À l’issue du délai légal de recours en contentieux, Le prestataire et son ou ses sous-traitants s’engagent avec l’accord de laSociété KIKO MILANO FRANCE à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

2. Accès à la plateforme de vote

 À partir des données transmises parSociété KIKO MILANO FRANCE et des données générées de façon sécurisée par la plateforme de vote, le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

 Les modalités de transmission de ces codes serontdéterminées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

• Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

 Une fois le paramétrage réalisé, Le prestataire organise un vote test effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’aucalcul des résultats.

L’objectif est de permette aux participants d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

 Le déroulé de ce test estdéterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Scellement et descellement du système de vote

 Le déroulé de l’étape de scellement et de descellement estdéterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

•  Lesétapes de vote de l’électeur

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Les étapes de vote sont détaillées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

• Clôture et dépouillement

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.

Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.

Le système génère automatiquement :

• Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés

• Les listes d’émargement

• Les PV CERFA normalisés

• Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) pour le 1er tour

Le process de génération et de fournitures des résultats sont détaillés dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

• Conservation

 Le système de vote, les listesd’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 

 À l'expiration du délai de recours et avec l’accord de laSociété KIKO MILANO FRANCE le prestataire et son sous-traitant procède à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).