ACCORD SUBROGATION AU SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE
(KFS – FFS – SLS)
Entre
Les sociétés Kion France Services SAS (KFS), Still Location Services (SLS) et Fenwick Financial Services (FFS), composant l’Unité Economique et Sociale, sise 1, rue du Maréchal de Lattre de Tassigny – 78854 Elancourt sont représentées par le Président, dûment habilités aux fins des présentes, assisté par la Responsable Ressources Humaines.
D’UNE PART,
Et :
L’organisation syndicale Force Ouvrière, représentée par la Déléguée Syndicale.
Ci-après désignées ensembles les « Parties » ou « Les Parties Signataires »
D’AUTRE PART,
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Le présent accord a pour objectif de mettre en œuvre l’engagement pris par la Direction de l’Unité Economique et Sociale lors des dernières réunions de négociation annuelle obligatoire réalisées en début d’année 2024, sur la mise en place d’un accord relatif au principe de subrogation des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) par l’employeur afin de permettre un maintien de salaire pour les salariés(e)s victimes d’absences couvertes par le présent accord.
La mise en œuvre de ce dispositif a été envisagée puisque l’absentéisme au sein des différentes entités de l’Unité Economique et Sociale est un indicateur social relativement maitrisé, et qui se révèle être de façon récurrente, inférieur aux statistiques nationales (référence baromètre Ayming). Cet indicateur social est par ailleurs, piloté mensuellement et présenté systématiquement en réunion CSE.
Ce dispositif social et collectif afin d’être pérenne s’appuiera sur des principes de co-responsabilités individuelles et collectives :
Co-responsabilité individuelle pour éviter le principe de réversibilité,
Co-responsabilité collective afin de garantir la continuité de ce dispositif qui ne doit pas avoir de conséquence majeure sur notre taux d’absentéisme global.
OBJET DE L’ACCORD
Le présent accord a pour objet de fixer notamment : - Champ d’application et bénéficiaires ; - Le principe du dispositif ; -Typologie des absences concernées et durées de la subrogation ; - Principe de co-responsabilité et de réversibilité individuelle ; - Principe de co-responsabilité et de réversibilité collective ; -Les modalités de suivi de l’accord ; - Les modalités d'information collective et individuelle ; -La durée de l'accord.
CHAMP D’APPLICATION ET BENEFICIAIRES
Le présent accord s'applique à l'ensemble du personnel appartenant à l’Unité Economique et Sociale, comptant au moins 1 an d'ancienneté.
Ils bénéficieront de la subrogation de leurs absences à compter du 1er jour du mois suivant la date d’acquisition de l’ancienneté (à titre d’exemple un salarié ayant un an d’ancienneté au 15 novembre de l’année considérée il bénéficiera de la subrogation de son arrêt qui débutera après le 1er décembre). Dans le cadre d’un arrêt débutant avant l’année d’ancienneté acquise tous les renouvellements issus de cet arrêt ne pourront être subrogés tout comme l’arrêt initial. L’ancienneté est définie conformément aux dispositions législatives ou disposition de branche en vigueur. Les périodes de simple suspension du contrat de travail ne sont pas déduites pour le calcul de l'ancienneté. L'ancienneté requise prend en considération tous les contrats exécutés au sein du groupe KION.
LE PRINCIPE DU DISPOSITIF
Dans le cadre de la subrogation l’employeur se substitue aux salariés pour la perception des IJSS (Indemnités Journalières de Sécurité Sociale). Par conséquent c’est l’entreprise elle-même qui gère le versement des indemnités journalières en lieu et place de la CPAM, afin de permettre aux salarié(e)s d’avoir une continuité dans la perception de leurs éléments de salaires et d’indemnités liées à leurs absences éventuelles couvertes par ce dispositif. Il s’agit du principe au titre duquel l’employeur effectue une avance des indemnités journalières dans le bulletin de paie du salarié, puis recouvre auprès de la CPAM les IJSS dues.
V – TYPOLOGIE DES ABSENCES CONCERNEES DUREES DE LA SUBROGATION
Sont couvertes par le dispositif de subrogation les absences liées à la maladie, aux congés paternité, aux congés maternité, congés d’adoption, aux absences liées aux accidents du travail, aux maladies professionnelles et aux mi-temps thérapeutiques (cette liste est non exhaustive et pourra ainsi intégrer toute absence indemnisée via les IJSS et donc éligible à la subrogation).
La durée maximum de la subrogation couverte par l’employeur sera d’une durée maximale de 3 ans pour les absences liées à la maladie, aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, et couvertes par des IJSS. Compte tenu de la durée de certaines absences la prévoyance pourra prendre le relais pour tout ou partie sans que la subrogation se substitue.
Pour les congés maternité et paternité la subrogation s’appliquera pour toute la durée de l’absence en fonction des cas individuels pour la maternité (dépendant du nombre de maternité et du type de grossesses multiples ou pas) et du cadre légal pour la paternité.
Pour les temps partiels thérapeutiques la subrogation s’appliquera pour toute la durée de l’absence.
VI – PRINCIPE DE CO-RESPONSABILITE ET DE REVERSIBILITE INDIVIDUELLE
Afin que ce dispositif puisse fonctionner dans une logique d’équilibre financier, il est de la responsabilité de chaque salarié(e) bénéficiaire de la subrogation de fournir les justificatifs d’absence dans les délais légaux (48 heures) auprès des instances intégrées à ce dispositif, à savoir, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie ( CPAM ) dont il dépend et à son employeur. En cas de manquement administratif du salarié impliquant une impossibilité de recouvrer les IJSS par l’employeur auprès de la CPAM concernée, la reprise des IJSS versées devra être déduite de la paie du ou de la salarié(e) après deux relances formelles.
Processus de relance formelle :
VII – PRINCIPE DE CO-RESPONSABILITE ET DE REVERSIBILITE COLLECTIVE
Pour rappel, la mise en place de ce dispositif qui est dans l’intérêt des salarié(e)s a été possible car l’absentéisme au sein de l’Unité Economique et Sociale est un indicateur social relativement maitrisé, à la date de signature du présent accord le taux d’absentéisme en moyenne en 2024 à fin octobre est de 3,41%.
Dans une logique de co-responsabilité collective et afin de garantir la pérennité de ce dispositif, la mise en œuvre de ce dernier ne doit pas dégrader les bons résultats de l’Unité Economique et Sociale en matière d’absentéisme. Ainsi, la mise en place du présent accord, ne doit pas avoir de conséquence majeure sur notre taux d’absentéisme global.
Le principe de réversibilité collective d’un tel dispositif sera revu après un exercice calendaire entier afin de mesurer l’impact ou pas sur notre absentéisme et envisager la continuité du dispositif de subrogation.
Par conséquent au cours du premier trimestre suivant l’année pleine de signature et mise en vigueur de cet accord, les statistiques d’absentéisme de l’Unité Economique et Sociale seront analysées et comparées à notre référence externe (baromètre Ayming) afin d’envisager la poursuite de ce dispositif (hors cas de force majeure, du type pandémie ou autres).
Le nombre de cas de relances formelles seront également analysés avec les partenaires sociaux pour envisager le principe de pérennité de la subrogation au sein de l’Unité Economique et Sociale.
VI – MODALITES DE SUIVI DE l’ACCORD
Un bilan de l’accord sera établi à l’issue de l’exercice calendaire complet soit au plus tôt en février 2026, pour rappel les absences étant reportées en paie avec un mois de décalage.
La commission de suivi sera invitée par la Direction à analyser :
Les statistiques de l’Unité Economique et Sociale de l’année 2025 en matière d’absentéisme cumulé sur l’année 2025 et 12 mois glissants afin de les comparer au baromètre national mentionné dans cet accord ou tout autre indicateur pertinent
Mesurer le cas échéant l’incidence de la subrogation sur l’absentéisme
Analyser les cas individuels de relances formelles en nombre et en incidence sur la trésorerie de l’Unité Economique et Sociale.
Il sera rendu compte des conclusions de cette commission au CSE suivant.
VII- MODALITES D’INFORMATION INDIVIDUELLE DU PERSONNEL
Le texte intégral du présent accord sera mis à disposition sur la base documentaire de l‘entreprise (GO TO ITS). La diffusion sera également assurée par l'envoi à chaque collaboratrice et collaborateur d’un guide des bonnes pratiques de la subrogation et ou transmis lors de l’intégration des nouveaux collaborateurs et collaboratrices (version digitalisée ou papier). (Annexe 1) Ce guide des bonnes pratiques sera également mis à disposition sur la base documentaire de l‘entreprise (GO TO ITS).
XI - DUREE
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 15 mois, à compter du 1er janvier 2025 soit jusqu'au 31 mars 2026. Il ne pourra pas faire l'objet d'une tacite reconduction. Au cours du premier trimestre 2026, les parties au présent accord se réuniront pour apprécier l'opportunité de négocier un nouvel accord ou pérenniser celui-ci
Compte tenu de la date de signature du présent accord, seront couverts par ledit accord les arrêts de travail débutant au plus tôt le 1er janvier 2025 intégrés dans la paie de février 2025.
XII- DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) des Yvelines dont une dans sa version signée, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr., ainsi qu'au greffe du conseil de prud'hommes de Rambouillet. Le présent accord est notifié par la Direction à l'ensemble des organisations syndicales représentatives, signataires ou non.
Enfin, le présent accord fera l'objet des formalités de publicité en application des dispositions de l'article R2262-1 et suivants du code du travail sous une version anonyme et sans mention de certaines données propres à l’entreprise et strictement confidentielles.
Fait à Elancourt, le 11 décembre 2024
Pour la Direction
Pour le syndicat FO
Guide des bonnes pratiques de la subrogation
1 1 La subrogation : C’est quoi ?
La subrogation des IJSS (Indemnité Journalière de Sécurité Sociale) est un avantage social consenti au ou à la salarié(e) par l’employeur visant, en cas d’absence indemnisée par la Sécurité sociale, à avancer au ou à la salarié(e) les IJSS dues par la CPAM, concomitamment au versement du salaire.
L’entreprise récupérera cette avance directement auprès de la CPAM dans un second temps.
Néanmoins, les règles de versement des IJSS par la CPAM restent inchangées (présence d’un arrêt de travail, envoi des justificatifs dans les 48h à la CPAM dont dépend le ou la salarié(e) et à son employeur (par tous moyens permettant une bonne lecture de l’arrêt de travail, courrier, courrier électronique..), déclaration par l’entreprise), qu’il y ait subrogation ou non.
2 2 Quels avantages pour le ou la salarié(e) ?
Une gestion de la trésorerie familiale facilitée
Auparavant, en cas d’absence maladie, accident du travail, maternité, paternité, vous perceviez :
en fin de mois, votre salaire sans les IJSS,
tout au long du mois, des virements de la CPAM correspondant aux IJSS.
Maintenant, vous percevez directement votre salaire comprenant les IJSS.
La subrogation, c’est un seul virement en fin de mois du montant et une gestion administrative simplifiée.
Vous n’avez plus besoin de suivre les remboursements de la CPAM afin de vous assurer du bon recouvrement de l’intégralité des sommes.
Ce suivi administratif est dorénavant réalisé par la DRH de l’Unité Economique et Sociale.
3 3 Que dois-je faire pour bénéficier de la subrogation ?
Vous n’avez pas de démarche particulière à accomplir, la subrogation sera appliquée dès lors que vous justifiez d’au moins d’1 an d’ancienneté.
Si vous avez moins d’1 an d’ancienneté, à la date du début d’arrêt l’intégralité de votre arrêt de travail sera non subrogée, même s’il se prolonge au-delà de votre année d’ancienneté.
4 4 Rappel des bonnes pratiques en cas d’absence
Que vous soyez subrogé(e) ou non, il est conseillé de déclarer votre absence le jour-même directement par téléphone ou par e-mail à votre manager.
Pour rappel en cas d’accident du travail vous devez impérativement le declarer à votre manager ou son representant dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 48 heures suivant l’occurrence.
De plus, en cas d’arrêt de travail, vous devez toujours transmettre dans les 48 heures :
les volets 1 et 2 de votre arrêt de travail à la CPAM,
le volet 3 à votre employeur.
Par sécurité, nous vous conseillons de garder une copie des volets 1 et 2 lorsqu’ils ne sont pas télétransmis par votre médecin à la CPAM.
Si la date de la prescription de l'arrêt est supérieure à la date du début de l’arrêt, la CPAM n’indemnisera qu’à partir de la date de prescription.
5 5 Quels arrêts sont concernés ?
Maladie : Bulletin d’hospitalisation et Arrêt de travail
Maternité : Arrêt de travail en grossesse pathologique et justificatif de grossesse
Adoption : Arrêt de travail lié à la procedure d’adoption et justificatif d’adoption
Paternité : L’acte de naissance de l’enfant
Accident du travail / Maladie Professionnelle : Arrêt d’accident de travail
Temps-partiel thérapeutique : Arret de travail prescrit
Les prolongations d’arrêts de travail doivent être transmises de la même manière que les arrêts de travail initiaux. Elles ne font en revanche pas l’objet de carence CPAM.
Elles ne peuvent être délivrées uniquement que par le médecin qui a prescrit l’arrêt initial.
Elles doivent débuter à la suite de l’arrêt initial, y compris en situation de repos.
Pour rappel, constitue un arrêt de travail :
Un CERFA « Avis d’arrêt de travail » ou « Accident du travail »
Un bulletin de situation hospitalière
Ne constitue pas un arrêt de travail :
Un certificat de présence en consultation ou aux urgences hospitalières
Une feuille de soins ou ordonnance
Une déclaration d’ITT (Interruption Totale ou Temporaire de Travail)
5 5 Cas de non-respect des bonnes pratiques
Si cette obligation n’est pas respectée, nous vous rappelons que la CPAM n’indemnisera pas votre arrêt :
Si votre arrêt n’était pas subrogé, vous ne recevrez pas de paiement de la CPAM.
Si votre arrêt est subrogé, l’entreprise ayant fait une avance d’IJSS, celle-ci fera une reprise en paie de cette avance, à constatation de l’absence d’indemnisation de la CPAM.
6 6 Bonne pratique quant à votre avis d’imposition
Quand bien même les IJSS sont subrogées par votre employeur celles-ci ne peuvent être intégrées à votre net fiscal, vous devrez donc ajouter à votre déclaration personnelle d’impôt les IJSS versées par la CPAM dans le cadre de vos absences passées.
