AVENANT N°4 À L'ACCORD FONDATEUR D'UN COMITÉ D'ENTREPRISE EUROPÉEN
DU 16 MAI 2000
AMENDMENT N°4 TO THE FOUNDING AGREEMENT FOR A EUROPEAN WORKS COUNCIL
OF 16 MAY 2000 (English version for information purposes only)
ENTRE :
L'Air Liquide SA, dont le siège social est situé 75 Quai d'Orsay - 75007 Paris
Représentée par Direction, dûment habilitée,
Ci-après dénommée "la
Direction" ou "la Direction Générale"
D'une part,
ET :
Le
Comité d’entreprise européen, représenté par:
Membres
Ci-après dénommés "
membres du comité d'entreprise européen".
D'autre part.
PRÉAMBULE :
Vu la directive européenne sur les comités d'entreprise européens 2009/38/CE du 6 mai 2009, transposée en France sous la forme d'une ordonnance n°2011-1328 du 20 octobre 2011,
Considérant la volonté de la Direction Générale du Groupe d'informer les salariés sur les orientations et la marche des activités en Europe,
Considérant la nécessité de promouvoir l'information et la consultation du Comité d'entreprise européen, ci-après dénommé "
le CEE" ou "les membres du Comité d'entreprise européen", en vue de favoriser un échange de vues et l'établissement d'un dialogue entre les représentants et la Direction,
Considérant que les Parties reconnaissent la valeur de la plus grande diversité au sein du CEE comme un élément positif dans toutes les dimensions, Considérant la volonté des membres du Comité d'entreprise européen et de la Direction de travailler dans un esprit de coopération équitable et transparente et dans le respect de leurs droits et obligations réciproques,
Étant donné que l'institution actuelle est en place depuis plus de 23 ans, la Direction et les représentants élus actuels ont jugé utile et opportun de refléter à la fois les évolutions de la législation et les meilleures pratiques de l'institution, afin de garantir que l'accord soit le plus adéquat possible.
Le caractère définitif de cette révision a été convenu comme étant l'occasion : 1) de refléter les pratiques consolidées réelles; 2) d’améliorer et de clarifier, si nécessaire ; 3) d’être axé sur la simplicité et des règles claires et applicables pour le dialogue social du Comité d'entreprise européen.
Il est convenu de ce qui suit :
ARTICLE 1 - OBJET
Le présent avenant reprend, dans la mesure du possible, les dispositions de l'accord constitutif du comité d'entreprise européen du 16 mai 2000 et de ses avenants n° 1 du 9 septembre 2004, n° 2 du 26 mars 2014 et n° 3 du 22 novembre 2022, en tenant compte des négociations menées entre les membres du Comité d'entreprise européen et la Direction depuis 2022.
Par souci de clarté, le présent avenant remplace tous les accords antérieurs mentionnés ci-dessus ainsi que le Règlement Intérieur du CEE, dès son entrée en vigueur, et constitue l'ensemble des règles applicables au Comité d'entreprise européen d'Air Liquide.
ARTICLE 2 - CHAMP D'APPLICATION
Le Comité d'Entreprise Européen mis en place au sein du groupe Air Liquide comprend L'Air Liquide SA, la société mère, et ses filiales détenues majoritairement (>50%) directement ou indirectement par l'intermédiaire d'une des sociétés du Groupe, ayant leur siège social dans un Etat membre de l'Union Européenne. La liste de ces sociétés au 31 décembre 2022 est jointe en annexe.
Cette liste est ajustée en fonction des acquisitions, fermetures, cessions et fusions intervenues. Elle est communiquée chaque année au Comité d'entreprise européen lors de sa réunion de printemps.
ARTICLE 3 - COMPOSITION DU COMITÉ D'ENTREPRISE EUROPÉEN
La composition du comité d'entreprise européen est la suivante :
3.1. Pour la Direction du Groupe,
Elle sera représentée par 3 membres permanents et pourra être complétée par des intervenants ponctuels en fonction des sujets portés à l'ordre du jour :
Le Président représentant la Direction Générale,
Un directeur des ressources humaines ayant des responsabilités sur la zone Europe,
Le directeur des relations sociales ayant des responsabilités sur la zone Europe.
Ils peuvent être assistés par d'autres personnes si nécessaire, en fonction des sujets à l'ordre du jour. Le Président est responsable de la gestion du Comité d'entreprise européen. Il veille à ce que les points inscrits à l'ordre du jour soient traités de manière appropriée et convoque les membres du CEE aux réunions. Il est également chargé de veiller à ce que les discussions soient menées de manière objective, avec dignité et dans le respect mutuel des différentes opinions. Si le Président du comité d'entreprise européen ne peut pas assister à une réunion, il désignera de préférence un membre du comité exécutif de L'Air Liquide SA ou un autre représentant de la Direction pour le remplacer. Le remplaçant est investi des mêmes droits, de la même autorité et des mêmes responsabilités que le Président dans l'exercice de ses fonctions de Président du CEE.
3.2 Pour les salariés,
Sont éligibles au bénéfice d'un siège au Comité d'entreprise européen les pays dans lesquels les entreprises situées dans le périmètre défini à l'article 2 emploient au moins 120 salariés. La répartition des sièges du CEE entre les pays éligibles est calculée comme suit :
Plus de 120 employés et jusqu'à 10% de l'effectif global dans le périmètre : 1 siège
entre 10% et 20% de l'effectif global dans le périmètre : 2 sièges
entre 20 et 30 % de l'effectif global dans le périmètre : 3 sièges
entre 30 et 40 % de l'effectif global dans le périmètre : 4 sièges
entre 40 % et 50 % de l'effectif global dans le périmètre : 5 sièges
entre 50% et 60% de l'effectif global dans le périmètre : 6 sièges
entre 60% et 70% de l'effectif global dans le périmètre : 7 sièges
entre 70% et 80% de l'effectif global dans le périmètre : 8 sièges
entre 80% et 90% de l'effectif global dans le périmètre : 9 sièges
plus de 90 % de l'effectif global dans le périmètre : 10 sièges.
Ensuite, le Comité d'entreprise européen est complété par :
un représentant pour les pays dont l'effectif est compris entre 500 et 1 500 personnes,
deux représentants pour les pays dont l'effectif est supérieur à 1 500 salariés.
La représentation est basée sur le nombre de salariés par pays au 31 décembre de la dernière année précédant les élections du CEE dans chaque pays couvert par l'article 2 du présent avenant.
Quelles que soient les circonstances, le nombre de membres du comité d'entreprise européen ne peut dépasser 30 sièges.
Dans le cas où le nombre de sièges attribués au moment du renouvellement du CEE dépasse 30 sièges en application des règles susmentionnées, parmi les pays ayant le plus grand nombre de sièges supplémentaires, celui dont l'effectif est le plus proche du seuil conventionnel détaillé ci-dessus, ne se verra pas accorder ce siège supplémentaire. Cette règle s'applique pour chaque siège au-delà de 30, jusqu'à atteindre la limite de 30.
Au cours d'un mandat en cours, à titre exceptionnel, si dans un pays de l'Union européenne qui n'est pas encore représenté au CEE, l'effectif des salariés Air Liquide atteint au moins 120 au 31 décembre de l'année, la répartition des sièges peut alors être ajustée exceptionnellement par accord entre le Président et les membres élus du CEE. En cas d'accord, le seuil de 30 sièges pourrait être dépassé jusqu'aux élections du nouveau mandat du CEE. Dans tous les cas, pour les pays relevant du champ d'application défini à l'article 2 n'ayant pas de représentant direct au CEE, tout salarié peut s'adresser au Bureau du CEE (tel que défini à l'article 6) pour obtenir des conseils et un soutien dans le domaine de compétence du CEE applicable. Sont par ailleurs éligibles pour être désignés ou élus membres du Comité d'entreprise européen les salariés de l'une des sociétés visées à l'article 2 du présent avenant et de son annexe, ayant au moins un an d'ancienneté au sein du Groupe à la date de la désignation ou de l'élection.
Chaque membre (titulaire et suppléant) est nommé selon les règles en vigueur dans son pays de désignation.
Chaque pays désigne autant de représentants suppléants que de représentants titulaires. Ces derniers ne siègent au Comité d'entreprise européen qu'en cas d'absence du représentant titulaire de leur pays, pour quelque motif d'absence que ce soit. Lorsqu'il remplace effectivement un représentant titulaire, le suppléant bénéficie des mêmes protections et garanties que celles prévues à l'article 15 du présent avenant.
En cas de perte d'un mandat représentatif (y compris en cas de démission de la fonction de CEE), le membre concerné perd sa fonction de membre du comité d'entreprise européen.
S'il s'agit d'un membre titulaire, celui-ci est dans ce cas remplacé par le suppléant de son pays de désignation pour la durée restante du mandat selon les règles ci-dessus.
S'il s'agit d'un membre suppléant, un nouveau suppléant est élu ou désigné par son pays de désignation.
La liste des membres titulaires et suppléants du CEE sera rendue publique pour les salariés du champ d'application européen du CEE d'Air Liquide.
Sièges invités
Nonobstant le périmètre défini à l'article 2, les Parties conviennent que dans les cas où des pays situés en dehors du périmètre couvert par le présent Accord et au sein de l'organisation européenne d'Air Liquide sont concernés par les projets discutés au sein du CEE, des représentants du personnel locaux (un par pays, élu par les salariés ou désigné par les syndicats nationaux conformément aux règles nationales de désignation/élection des membres du CEE) pourraient être invités à assister aux réunions du CEE traitant du projet concerné. Cette invitation doit être convenue entre le Président ou son représentant et le Secrétaire. Ces invités n'ont pas de voix consultative mais peuvent poser des questions ou formuler des commentaires sur le projet en question.
ARTICLE 4 - CLAUSE D'ADAPTATION
Dans le cas où des modifications significatives interviendraient dans la structure du Groupe, notamment du fait d'une fusion, d'une acquisition ou d'une scission, remettant ainsi en cause la pertinence du présent Comité d'entreprise européen, la Direction engagera des négociations, de sa propre initiative ou à la demande écrite d'au moins cent salariés ou de leurs représentants situés dans au moins deux entreprises ou établissements différents, et répartis dans au moins deux Etats membres différents, en vue de prendre en compte les changements effectifs intervenus et leurs conséquences sur l’accord existant.
A défaut d'accord entre la Direction et les membres du Comité d'Entreprise Européen, un groupe spécial de négociation sera mis en place. Au moins 3 membres de chaque comité d'entreprise existant dans les sociétés du Groupe sont membres de ce groupe spécial de négociation, en sus des membres désignés ou élus conformément aux articles L. 2344-2 à L.2344-6 du code du travail français.
Pendant la période de négociation et jusqu'à la mise en place d'un nouveau Comité d'entreprise européen, le Comité d'entreprise européen en place continuera à exercer ses prérogatives sans pouvoir excéder une durée de 12 mois.
La création du nouveau Comité d'entreprise européen entraînera la dissolution du (des) comité(s) existant(s) et l'ensemble des textes s’y rapportant sera réputé caduc.
ARTICLE 5 - RENOUVELLEMENT DES MEMBRES DU COMITE D'ENTREPRISE EUROPEEN
La durée des mandats est fixée à quatre ans renouvelables.
La répartition des sièges est ajustée lors de chaque renouvellement des mandats au regard des effectifs par pays au 31 décembre de la dernière année précédant le renouvellement du CEE dans chaque pays couvert par l'article 2 du présent avenant.
ARTICLE 6 - COMPOSITION DU COMITÉ DU CEE (ÉGALEMENT APPELÉ BUREAU DU CEE)
Le Comité d'entreprise européen désigne, à la majorité des voix, 5 représentants titulaires et 5 représentants suppléants composant le Bureau.
Sur la base du nombre de voix reçues, les 5 sièges au sein du Bureau seront attribués aux représentants appartenant aux pays comptant au moins 500 travailleurs au 31 décembre de l'année précédant l'élection, telle que considérée pour le processus de renouvellement du Comité d'entreprise européen. Les représentants titulaires du Bureau doivent représenter des pays différents.
Les membres titulaires du Bureau seront nommés lors de la première session plénière suivant le renouvellement du Comité d'Entreprise Européen, conformément aux règles de répartition par pays susmentionnées
Les 5 suppléants seront désignés lors de la même session plénière que les représentants titulaires et selon les règles de répartition par pays susmentionnées (mêmes pays représentés que les membres titulaires).
En outre, 5 autres suppléants seront nommés en tant que "suppléants remplaçants" dans une liste séparée. Les membres du CEE appartenant à n'importe quel pays, quel que soit le nombre de salariés, peuvent être désignés comme "suppléants remplaçants".
1 secrétaire (agissant à la fois pour le CEE et le Bureau), 2 secrétaires adjoints et 1 trésorier sont désignés par les représentants titulaires du Bureau parmi les membres titulaires du Bureau.
En cas d'empêchement du secrétaire, un des deux secrétaires adjoints le remplace dans ses fonctions de secrétaire. En cas d'empêchement du membre titulaire, son suppléant le remplace dans ses fonctions.
Si le représentant titulaire et le suppléant ne sont pas en mesure d'assister aux réunions requises, l'un des « suppléants remplaçants » les remplacera, en suivant l'ordre de la liste en fonction du résultat du processus de vote. En cas de vacance définitive d'un siège de membre titulaire ou de membre suppléant, un nouveau membre titulaire et/ou suppléant est nommé, dans le même pays d'origine que l'ancien membre titulaire/suppléant.
ARTICLE 7 : PRINCIPALES FONCTIONS DU BUREAU DU CEE
Les principales responsabilités opérationnelles du Bureau du CEE, sous la coordination du secrétaire, sont les suivantes :
assumer les responsabilités relatives aux activités d'information et de consultation du Bureau du CEE,
maintenir une relation régulière et constructive avec les représentants de la Direction du CEE,
organiser des réunions plénières préparatoires du CEE pour informer les membres du CEE sur le travail du Bureau du CEE,
maintenir un niveau approprié d'échanges avec les membres du CEE et recueillir les sujets à proposer pour discussion lors des réunions du CEE,
Veiller à ce que les documents / procès-verbaux des réunions du Bureau du CEE soient mis à la disposition des membres du CEE,
garantir une gestion financière transparente du budget alloué,
soutenir le secrétaire dans la revue des procès-verbaux des réunions du Bureau et de la plénière du CEE.
ARTICLE 8 - COMPÉTENCES DU COMITÉ D'ENTREPRISE EUROPÉEN :
Le Comité d'entreprise européen est une instance d'échanges de vue, c'est-à-dire une instance d'information et de consultation, permettant l’établissement d’un dialogue entre les représentants des salariés des sociétés du périmètre tel que défini dans le présent accord et la Direction Générale du Groupe sur des questions transnationales. Sa compétence et la portée de la procédure d'information/consultation sont ainsi limitées aux questions transnationales.
Est considérée comme transnationale une question qui, procédant d’une même justification économique, financière, sociale ou stratégique, concerne soit l'ensemble du Groupe en Europe, soit au moins deux de ses filiales situées dans deux États membres de l'Union européenne, de manière significative en raison de l'ampleur et de l'étendue de son impact sur les salariés.
Les informations communiquées au Comité d'entreprise européen donnent une vision consolidée de la question portée à sa connaissance et complètent celles données aux instances représentatives du personnel pouvant exister au sein de chaque société du Groupe en Europe. En aucun cas, le Comité d'entreprise européen ne peut se substituer à ces instances ni empiéter sur leur domaine de compétence.
Lorsqu’une question de niveau transnational doit faire également l’objet, en application des dispositions légales nationales, d’une procédure d'information et/ou de consultation des instances représentatives du personnel nationales, le Comité d'entreprise européen doit être informé et/ou consulté en parallèle des instances nationales de représentation du personnel, dans un délai raisonnable.
Les Parties feront des efforts raisonnables pour faciliter le dialogue social au niveau du Comité d'entreprise européen de la manière la plus efficace.
Article 9 DISCRÉTION ET CONFIDENTIALITÉ
Les membres du Comité d'entreprise européen sont tenus à une obligation de discrétion dans les conditions prévues par l'article L.2342-10-1 du code du travail et par la directive européenne 2009/38/CE du 6 mai 2009.
Les membres du Comité d'entreprise européen informent les salariés du Groupe des débats menés en son sein ainsi que des avis que le Comité a pu émettre dans le respect de leur obligation de discrétion et de confidentialité, notamment au regard des informations expressément communiquées par écrit ou oralement, comme étant confidentielles.
Cette information est divulguée dans le respect des modalités propres à chacune des entreprises composant le Groupe.
ARTICLE 10 - INFORMATION DU COMITÉ D'ENTREPRISE EUROPÉEN
La Direction apporte au Comité d'entreprise européen les éléments d’informations appropriés ainsi que toutes données utiles en fonction de la ou des questions relevant de sa compétence, telle que définie à l'article 8 du présent avenant, afin de lui permettre de comprendre les objectifs poursuivis et les stratégies envisagées.
Les informations doivent être fournies en temps utile et dans des conditions permettant aux membres du Comité d'entreprise européen d'évaluer de manière approfondie l'incidence éventuelle de la ou des mesures envisagées et d'exprimer leur point de vue en toute connaissance de cause auprès de la Direction afin que celle-ci puisse en tenir compte avant l’application des mesures prévues par le projet.
La Direction veillera à informer en temps utile les membres du bureau du Comité d'Entreprise Européen des projets de cession et d'acquisition importants.
Enfin, les membres du Bureau du Comité d'Entreprise Européen seront destinataires des communications Corporate du Groupe.
ARTICLE 11 : CONSULTATION DU COMITE D'ENTREPRISE EUROPEEN
L'information et la consultation du Comité d'entreprise européen doivent permettre à ses membres de donner à la Direction un avis qui puisse être utile à la prise de décision et/ou à l’application des mesures prévues par le projet considéré, dans un délai raisonnable et sur la base des informations qui lui sont fournies, sans se substituer aux droits et prérogatives des instances nationales.
En fonction de l'ampleur de la question transnationale considérée, la consultation du Comité d'entreprise européen peut intervenir sur proposition de son Président, ou de son représentant, ou du Secrétaire du Bureau, soit avec le Bureau (11.1), soit dans le cadre d'un Bureau élargi (11.2), soit dans le cadre du Comité d’entreprise européen dans sa configuration plénière (11.3.1 et 11.3.2).
A l’occasion de la fixation de l’ordre du jour, le Président du Comité d'entreprise européen ou son représentant et le Secrétaire fixent conjointement le niveau de consultation le plus approprié.
En tout état de cause, l'instance dont la consultation est envisagée (Bureau, Bureau élargi ou Comité d'entreprise européen) devra disposer d’informations précises, pertinentes et écrites sur les sujets inscrits à son ordre du jour. Ces informations lui sont transmises, en anglais, au moins 15 jours avant la réunion ordinaire ou extraordinaire au cours de laquelle l'instance est consulté.
Article 11.1 - CONSULTATION DU BUREAU DU CEE
Dans le cadre de l'information régulière de la Direction au Bureau et dans la mesure où celle-ci présente un projet dont les conséquences sur l'emploi ou les conséquences économiques sont d'ampleur limitée au regard des activités du Groupe en Europe, le Bureau est appelé à exprimer son avis.
A la suite de cet échange et sur la base d'une requête motivée, le Bureau peut demander la saisine du Bureau élargi ou du Comité d'entreprise européen (cf. points 11.2 et 11.3 ci-dessous), s’il considère que le projet qui lui est soumis le nécessite. Le Président ou son représentant informe le Secrétaire de sa décision de convoquer un Bureau élargi ou une session plénière du CEE dans un délai raisonnable.
Article 11.2 - CONSULTATION DU BUREAU ELARGI DU CEE
Les questions transnationales dont les conséquences sur l'emploi ou l'activité économique peuvent être significatives mais n'affectent qu'un nombre limité de pays, pourront faire l'objet d'une présentation en vue de la remise d'un avis dans le cadre d'un bureau élargi. Cet avis interviendra à l'issue d'un échange approfondi entre les représentants et la Direction.
Ce Bureau élargi est composé des représentants titulaires du Bureau et, si nécessaire, de représentants des pays affectés de manière significative par le plan.
A titre exceptionnel, et si le Secrétaire et le Président ou son représentant en sont d’accord, un pays non représenté au sein du Comité d'entreprise européen et faisant partie de l'organisation européenne d'Air Liquide dont l'activité serait fortement impactée par le projet, peut être représenté au sein de ce Bureau élargi par un membre de l'instance de représentation du personnel du pays existant, pour autant que cette instance existe. La Direction complète sa délégation de représentants pour les pays concernés si nécessaire. Ces invités ne disposent pas d'une voix consultative mais peuvent exprimer des questions ou des commentaires sur le projet en question. Le Comité d'entreprise européen est informé de l'avis rendu par le Bureau élargi lors de sa réunion plénière suivante.
Article 11.3 - CONSULTATION DU CEE EN SESSION PLÉNIÈRE
11.3.1 Le Comité d'entreprise européen, en formation plénière, est informé et consulté sur les conséquences générales des orientations stratégiques transnationales adoptées par le Groupe, dès lors qu'elles sont susceptibles d'affecter de manière considérable les intérêts des salariés du Groupe dans l’espace de l'Union européenne et dans au moins deux États membres de l'Union européenne, notamment en matière d'emploi, d'investissements, de changement substantiel d'organisation et d'introduction de nouveaux procédés de production.
Dans ce contexte, le Comité d'entreprise européen rend son avis au cours de la réunion ordinaire considérée dans les conditions prévues par les dispositions de l'article 12.1 du présent avenant.
11.3.2. Le Comité d'entreprise européen est informé et consulté, en séance plénière, en parallèle des instances nationales, lorsqu'est envisagé un projet commun transnational pouvant affecter de manière considérables les intérêts des salariés du Groupe au sein de l'Union européenne et dans au moins 2 États membres de l'Union européenne, notamment en cas de délocalisation, de fermeture de grandes entreprises ou d’établissements de grande taille ou de licenciements collectifs ou de transfert d'activités.
Dans ce cadre, le Comité d'entreprise européen peut se faire assister par un expert externe dans le cadre d'une lettre de mission proposée par le Comité et approuvée par la Direction, dans les conditions prévues à l'article 14.3 du présent avenant.
Dans le cas où le Comité d'entreprise européen ne serait pas en mesure, au regard de l'ampleur et de la nature du projet, de rendre son avis, à l’occasion d’une réunion unique, une nouvelle réunion plénière extraordinaire du Comité d'entreprise européen devrait être organisée dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, au plus tard dans les deux mois qui suivent la première réunion.
Dans l'intervalle, et avec l'accord exprès du Président du Comité d'entreprise européen, ou de son représentant, une réunion de travail du Bureau ou du Bureau élargi tel que défini à l'article 11.2 du présent avenant peut se tenir avant la réunion extraordinaire.
Les modalités d'organisation de cette réunion sont arrêtées conjointement entre le Secrétaire du Comité d'entreprise européen et le Président ou son représentant. Le Bureau est chargé de communiquer à la Direction les questions nécessitant un éclairage complémentaire de sa part ainsi que ses éventuelles propositions. Ces questions et/ou propositions font l'objet de réponses motivées de la Direction au plus tard lors de la réunion extraordinaire susmentionnée, destinée à recueillir l'avis du Comité.
ARTICLE 12 - FONCTIONNEMENT DU CEE
Toute modification significative de l'organisation des réunions du Comité d'entreprise européen ou du Bureau par rapport aux règles définies ci-dessous fait l'objet d'un accord entre le Président du Comité d'entreprise européen ou son représentant et le Secrétaire du Comité.
La langue commune de travail aux réunions du CEE est l'anglais. Les documents de présentation seront rédigés en anglais.
Tout représentant du CEE a le droit de bénéficier d'une aide à la traduction simultanée de/vers l'anglais lorsque sa connaissance de la langue anglaise n'est pas encore suffisante pour participer correctement et activement aux processus du CEE. La demande doit être confirmée un mois avant chaque réunion pour des raisons d'organisation.
Article 12.1 - Réunions du CEE
Le Comité d'entreprise européen se réunit deux fois par an en session ordinaire.
Les sessions ordinaires d'une durée totale de deux jours, au cours desquelles des services de traduction sont fournis si nécessaire, sont organisées comme suit :
Jour 1 : après-midi : réunion
préparatoire entre les représentants,
Jour 2 : réunion plénière,
Jour 3 : matin : séance de débriefing entre les représentants
À cet égard, la Direction prend en charge les frais de deux nuits d'hôtel. Cette disposition ne s'applique pas aux représentants des travailleurs résidant sur place.
La réunion de printemps se concentrera sur les points suivants :
Présentation des résultats du Groupe (pour l'année N-1),
Présentation du rapport du Président,
Autres thèmes (en fonction de l'actualité).
La réunion d'automne sera consacrée aux questions d'actualité (à définir avec le Secrétaire et les membres du Bureau). Un compte-rendu synthétique (environ 2 pages par heure de réunion) des séances plénières du Comité d'entreprise européen est rédigé en anglais et traduit dans les langues représentées au sein du Comité d'entreprise européen.
Conformément aux obligations de l'article 9, les membres du CEE informent les représentants des salariés relevant du champ d'application du CEE ou, en l'absence de représentants, les salariés relevant du champ d'application, de la teneur et des résultats des procédures d'information et de consultation.
Les réunions plénières ordinaires du CEE se déroulent en présentiel pour faciliter un dialogue social harmonieux.
Le lieu des réunions du CEE, aujourd'hui Francfort, sera choisi par la Direction Générale sur la base de critères organisationnels dans un pays où Air Liquide est présent dans l'Union européenne.
Dans des conditions exceptionnelles, les réunions ordinaires peuvent se tenir à distance après accord entre le Président ou son représentant et le Secrétaire.
Les moyens matériels et financiers nécessaires à la tenue des réunions plénières et préparatoires, notamment la mise à disposition d'une salle de conférence et la fourniture de services de traduction/interprétation des débats, sont organisés et pris en charge par L' Air Liquide S.A.
Les membres du Comité d'entreprise européen qui souhaitent qu'un point soit inscrit à l'ordre du jour doivent en informer le Secrétaire au plus tard deux mois avant la date de la réunion plénière.
L'ordre du jour de la réunion plénière est établi conjointement par le Président ou son représentant et le Secrétaire.
L'ordre du jour est envoyé aux membres du comité d'entreprise européen un mois avant la tenue de la réunion plénière. En cas de réunion extraordinaire, l'ordre du jour peut être envoyé trois semaines avant celle-ci.
Les présentations doivent normalement être téléchargées dans le dossier partagé deux semaines avant la réunion plénière. Les présentations confidentielles liées à des sujets hautement confidentiels (par exemple information pouvant impacter les marchés) peuvent être partagées le jour de la réunion.
En cas de circonstances exceptionnelles affectant les intérêts des salariés de plusieurs pays de l'UE, le Président ou son représentant et le Secrétaire peuvent décider conjointement de convoquer une réunion extraordinaire du Comité d'entreprise européen.
En cas de désaccord, le CEE est convoqué à la demande de deux tiers des membres titulaires.
À l'initiative du Président ou de la majorité des membres titulaires du Comité d'entreprise européen, et avec l'accord des deux parties, ledit Comité peut constituer des groupes de travail temporaires pour traiter toute question qui le justifie et relevant de la compétence du Comité, ou confier un projet particulier à un ou plusieurs membres du Bureau et leur demander un rapport au comité d'entreprise européen.
Le temps passé par les membres du Comité d'entreprise européen dans le cadre des projets spéciaux décrits ci-dessus sera indemnisé conformément à la réglementation en vigueur dans les entreprises qui les emploient. Il en va de même pour la prise en charge des frais de voyage et de séjour occasionnés par la participation auxdits projets.
12.2 - Réunions du Bureau :
Le Bureau du Comité d'entreprise européen se réunit une fois entre chaque réunion ordinaire du Comité d'entreprise européen.
Les réunions du Bureau du Comité d'entreprise européen peuvent être aussi présidée par le directeur des ressources humaines ayant des responsabilités sur la zone Europe,
Les réunions ordinaires du Bureau se tiennent en présence des membres afin de favoriser le dialogue et de contribuer à la consolidation d'une coopération confiante. Dans des conditions exceptionnelles, les réunions ordinaires peuvent se tenir à distance après accord entre le Président ou son représentant et le Secrétaire.
L'ordre du jour de la réunion du Bureau est arrêté par le Président du Comité d'entreprise européen ou son représentant, d'un commun accord avec le Secrétaire. Il est adressé dans les 15 jours précédant la réunion. En cas de nécessité et après fixation de l'ordre du jour, le Bureau peut être réuni sous quinzaine.
Le rapport des réunions du Bureau est rédigé en anglais et traduit en français. Dans des circonstances exceptionnelles, il peut également être traduit dans les langues des membres du Bureau.
Des réunions additionnelles du Bureau, en plus des deux réunions ordinaires, peuvent être organisées à distance pour faciliter le dialogue social.
ARTICLE 13 - RAPPORT DU PRÉSIDENT
À l'occasion de la session plénière de printemps, le Président présente un rapport annuel retraçant l'évolution des activités de l'entreprise et ses perspectives en vue d'engager un dialogue sur :
L’évolution de la structure du groupe
La santé, la sécurité et l'environnement,
la situation économique et financière,
l’évolution prévisionnelle des activités,
la production et les ventes,
la situation et l’évolution prévisionnelle de l’emploi,
les investissements,
des changements substantiels concernant l’organisation,
l'introduction de nouvelles méthodes de travail ou de nouveaux procédés de fabrication,
les fusions, les transferts, les réductions d'activité, les fermetures totales ou partielles d'entreprises ayant un impact sur l'emploi,
les licenciements collectifs,
la formation,
les initiatives clés sur le bien-être au travail.
Toute information relative à ces questions est portée à la connaissance des membres du CEE dans un délai de quinze jours avant la date de la session plénière. Le rapport du Président est disponible en langues française et anglaise et traduit, en cas de circonstances exceptionnelles, dans les deux langues les plus représentées au sein du comité d'entreprise européen.
ARTICLE 14 - RESSOURCES
Article 14.1 - Réunions du comité d'entreprise européen
Les membres du Comité d'entreprise européen sont indemnisés pour le temps qu'ils consacrent aux réunions selon les règles en vigueur dans leur entreprise. Il en va de même pour le temps consacré aux déplacements pour assister à ces réunions.
Les membres du Comité d'entreprise européen informent immédiatement leur supérieur hiérarchique dès qu'ils reçoivent le premier calendrier annuel et la convocation actualisée de la réunion du Comité d'entreprise européen afin de faciliter la planification des activités et de réduire les situations inattendues qui pourraient conduire à des difficultés d’organisation.
Article 14.2 - Intervention d'un expert membre du personnel des sociétés du groupe en Europe
Le Comité d'entreprise européen peut se faire assister par un expert interne choisi parmi les membres du personnel des sociétés du Groupe en Europe.
Le rôle et la mission de l'expert doivent faire l’objet d’un accord entre le Secrétaire et le Président du Comité d'entreprise européen ou son représentant. En tout état de cause, l'expert ne participe aux réunions plénières que pour la question sur laquelle il a été consulté.
14.3 - Recours à un expert externe
En complément du rapport annuel sur les comptes consolidés du Groupe Air Liquide, le Comité d'entreprise européen peut faire appel à l'expert économique du Comité de groupe qui procède à une analyse complémentaire de l’activité du Groupe en Europe, qu’il présentera à l’occasion de la réunion préparatoire du Comité d'entreprise européen dans le cadre de sa lettre de mission.
La Direction fournit les informations économiques et sociales existantes nécessaires au travail de l’expert sur le périmètre européen.
D'une manière générale, dans le cadre d'une expertise sollicitée par les représentants du personnel, la Direction finance et fournit les informations nécessaires à la réalisation des expertises sous réserve qu’elle ait donné son accord sur l'objet et la mission de l'expert. En cas de refus de l'intervention d'un expert par la Direction, celle-ci ne saurait ni financer ni fournir de documents spécifiques.
Dans le cadre de la consultation du comité d'entreprise européen en séance plénière, telle que prévue à l'article 11.3.2, celui-ci peut se faire assister par un expert externe dans le cadre d'une lettre de mission proposée par le Comité et validée par la Direction.
La Direction assumera la responsabilité des coûts encourus, à condition qu'elle ait donné son accord préalable sur l'objet et la durée de la mission de l'expert. La Direction mettra également à disposition des moyens de traduction pour l'expert lors de chaque réunion du Bureau, si nécessaire.
En tout état de cause, l'expert ne participe aux réunions plénières que pour la question sur laquelle il a été consulté.
14.4 - Budget de fonctionnement du Bureau :
Afin de favoriser le bon déroulement des activités du Bureau, un budget annuel de 15 000 euros hors TVA est alloué au Bureau pour couvrir, sur justificatifs, les frais encourus pour l'ensemble de ses activités, principalement dans les domaines suivants : communication/traductions, services de conseil juridique, transport et hébergement éventuellement nécessaire au travail du Bureau.
Le reliquat du budget annuel non consommé des deux exercices précédents peut être reporté dans la limite d'un montant total de 10.000 euros hors TVA.
Les membres du Bureau décident de l'utilisation de ce budget conformément à l'objet du Comité d'entreprise européen et aux règles définies par le Groupe.
Un rapport annuel, préparé par le trésorier du Bureau et le Secrétaire, relatif à l'utilisation de son budget est présenté lors de la première réunion plénière du Comité d'entreprise européen de chaque année. Le Comité d'entreprise européen doit voter sur la décharge donnée au Secrétaire concernant l'utilisation de son budget.
14.5 - Moyens mis à la disposition des membres du Comité d'entreprise européen :
14.5.1. Moyens matériels :
La Direction fournit aux membres du Comité d'entreprise européen les moyens matériels nécessaires à l'exécution de leurs missions.
Sur le lieu de travail où le Secrétaire du CEE travaille effectivement, la Direction met à disposition un bureau équipé avec des armoires fermées à clé pour les dossiers et les archives du CEE.
Ce bureau, lorsqu'il n'est pas utilisé par le Secrétaire du CEE, peut être affecté à d'autres usages.
Les membres du Bureau ont la possibilité d'accéder à des espaces appropriés et de les utiliser pour exercer leurs fonctions au sein du CEE.
14.5.2. Formation et cours de langues pour les représentants :
Étant donné que la langue commune pour les réunions du CEE est la langue anglaise (art. 12), dans le but de permettre aux représentants d'atteindre un niveau de maîtrise de l'anglais suffisant pour pouvoir interagir, les membres du CEE peuvent bénéficier de cours d'anglais pendant la durée de leur mandat.
Les cours de formation sont organisés selon les conditions généralement appliquées pour l’apprentissage des langues dans le pays d'origine, avec une durée maximale de 80 heures par mandat.
Tous les cours de langue sont directement pris en charge par l'employeur et sont organisés pendant les heures de travail des membres.
Des sessions de formation dédiées, portant sur des questions relatives au CEE, telles que l'accord fondateur, le fonctionnement et les pratiques du CEE, les directives européennes relatives au CEE, le droit du travail français relatif au CEE, les mises à jour et les perspectives, seront organisées conjointement, au début de chaque mandat du CEE, pendant environ une demi-journée, et se tiendront régulièrement pendant les sessions plénières d'automne, en fonction des besoins.
ARTICLE 15 - PROTECTION DES REPRÉSENTANTS
Les membres du Comité d'entreprise européen jouissent, dans l'exercice de leurs fonctions, de la même protection et des garanties similaires prévues pour les représentants des salariés par la législation et/ou la pratique nationale de leur pays d'emploi.
ARTICLE 16 - DURÉE DE L’AVENANTt, RÉVISION, RÉSILIATION
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Cet avenant peut être révisé ou dénoncé conformément aux dispositions légales applicables, sous réserve des conditions définies ci-après.
16.1 - Dénonciation :
Les parties conviennent expressément qu'aucune dénonciation partielle du présent avenant n'est possible.
En cas de dénonciation de l'accord, les parties conviennent d'un préavis de 6 mois. La dénonciation peut intervenir soit à l'initiative d’au moins 2/3 des membres titulaires du Comité d'entreprise européen, soit à l'initiative de la Direction. La partie qui dénonce devra alors informer l'autre partie de sa demande de dénonciation par tout moyen, notamment par l'envoi d'un courrier électronique avec accusé de réception avec un exposé des motifs.
À l'issue de cette période de préavis, le présent avenant continuera à produire ses effets pendant une période de neuf mois, ce qui permettra aux Parties d'essayer d'identifier d'autres solutions amiables.
À l'issue de cette dernière période, le présent avenant cessera définitivement de produire ses effets.
16.2 - Révision de l'accord CEE :
Le présent accord peut être révisé à l'initiative de l'un ou l'autre des signataires, c'est-à-dire soit la Direction, soit les 2/3 des membres titulaires.
Toute partie doit informer l'autre de la révision demandée par tout moyen, notamment par l'envoi d'un courrier électronique avec accusé de réception avec un exposé des motifs de la demande et de propositions écrites pour le texte de remplacement.
16.3 - Modification des règlements du CEE :
Il est rappelé qu'en cas de modification des règlements transposés concernant le CEE et/ou des directives européennes applicables au Comité d'entreprise européen, les parties se réuniront, dans un délai maximum de 4 mois, afin de lancer le processus de discussion sur les éventuelles modifications à apporter à l'accord existant.
ARTICLE 17 - PUBLICATION :
Le dépôt du présent avenant sera effectué conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, auprès de l’Administration du travail et du greffe du conseil de prud'hommes compétent.
Un exemplaire est transmis pour distribution à la direction de chaque pays participant où il peut être consulté. Une copie est également transmise aux membres du CEE (membres titulaires et suppléants) du Comité d'entreprise européen dans la langue de leur pays d'origine.
Une copie sera adressée aux instances de l'Union européenne à l'initiative de la Direction Générale d'Air Liquide SA.
Article 18. DROIT APPLICABLE
Le présent accord est régi par le droit français. En cas de litige, les juridictions françaises seront compétentes.
Article 19. LANGUE DE L’ACCORD
La traduction anglaise est fournie à titre informatif. Seule la version française prévaut.
L’Air Liquide SA, whose head office is located 75 Quai d’Orsay – 75007 Paris
Represented by Direction, duly empowered,
Hereafter referred to as the “
Management” or the “General Management”
On the one hand,
AND:
the European Works Council, represented by:
Members
Hereafter referred to as the “
European Works Council’s members”
On the other hand.
PREAMBLE:
Considering the European Directive on European Works Council 2009/38/EC of 6 May 2009, transposed in France in the form of a governmental order n°2011-1328 dated 20 October 2011, Considering the will of the General Management of the Group to inform the employees with respect to the guidelines and operations in Europe,
Considering the necessity to promote the information and the consultation of the European Works Council, hereafter referred to as “
the EWC” or the “European Works Council’s members”, in view of promoting an exchange of views and the establishment of a dialogue between the representatives and the Management,
Considering the Parties acknowledge the value of having the largest diversity in the EWC as a positive element under all dimensions,
Considering the will of both the European Works Council’s members and the Management to work in a spirit of fair and transparent cooperation and in the respect of their mutual rights and obligations,
Considering the current institution has been in place for more than 23 years, Management and the current elected representatives deemed it useful and opportune to reflect both the evolutions in legislation and the best practice of the institution, to ensure the agreement is the most adequate possible.
The finality of such review has been agreed upon as being the opportunity: 1) to mirror the actual consolidated practices; 2) to improve and clarify, if needed; 3) be driven by simplicity and actionable clear rules for the European Works Council’s social dialogue.
The following is agreed:
ARTICLE 1 – OBJECT
This addendum reiterates the provisions of the founding Agreement for a European Works Council dated 16 May 2000 and its addenda No. 1 of 9 September 2004, No. 2 of 26 March 2014, and No. 3 of 22 November 2022 as far as possible, taking into account the negotiations conducted between the European Works Council’s members and the Management since 2022.
For clarity purposes, this addendum replaces all previous past agreements mentioned above and the EWC Rules and Regulations, at its entry into force, and constitutes the entire and single body of rules applicable to the Air Liquide European Works Council.
ARTICLE 2 – SCOPE OF APPLICATION
The European Works Council set up in the Air Liquide Group includes L’Air Liquide SA, the parent company, and its majority owned subsidiaries (>50%) directly or indirectly through one of the Group companies, having their Head Office in a member State of the European Union. The list of these companies as of 31 December 2022 is enclosed in Appendix.
This list shall be adjusted based on acquisitions, closings, divestures and mergers that occurred. It is forwarded each year to the European Works Council during its spring session.
ARTICLE 3 – COMPOSITION OF THE EUROPEAN WORKS COUNCIL
The composition of the European Works Council is as follows:
3.1. On the Group Management side,
It will be represented by 3 permanent members and may be completed by occasional guest speakers depending on the agenda items:
The Chairperson representing the General Management,
One Human Resources Director having responsibilities on the European area,
The Social Relations Director having responsibilities on the European area.
They can be assisted by other persons if needed, depending on the agenda items.
The Chairperson is responsible for running the European Works Council. S/he ensures that items on the agenda are dealt with in the proper manner and calls EWC members to meetings. S/he is also responsible for ensuring that discussions are conducted objectively, with dignity and in the mutual respect of the various opinions. In the event the Chairperson of the European Works Council is prevented from attending a meeting, S/he will appoint preferably a member of the executive committee of L’Air Liquide SA or another executive level representative, to stand in for him/her. The stand-in is vested with the same rights, authority and responsibilities as the Chairperson while carrying out the duties of EWC Chairperson.
3.2 On the employee side,
Are eligible to the benefit of a seat to the European Works Council the countries in which companies located in the perimeter defined under Article 2 employ at least 120 employees. The allocation of the seats of the EWC among eligible countries are calculated as follows:
Over 120 employees and up to 10% of the global headcount in the perimeter 1 seat
between 10% and 20% of the global headcount in the perimeter 2 seats
between 20% and 30% of the global headcount in the perimeter 3 seats
between 30% and 40% of the global headcount in the perimeter 4 seats
between 40% and 50% of the global headcount in the perimeter 5 seats
between 50% and 60% of the global headcount in the perimeter 6 seats
between 60% and 70% of the global headcount in the perimeter 7 seats
between 70% and 80% of the global headcount in the perimeter 8 seats
between 80% and 90% of the global headcount in the perimeter 9 seats
more than 90% of the global headcount in the perimeter 10 seats
Then, the European Works Council is completed additionally by:
one representative for those countries with a headcount between 500 and 1,500,
two representatives for those countries with a headcount over 1,500 employees
The representation is based on the employee’s headcount by country as of December 31st of the last year before the EWC elections in each country covered by article 2 of the present addendum.
Whatever the circumstances appertaining, the number of members of the European Works Council shall not exceed 30 seats.
In the event that the number of seats attributed at the moment of the EWC renewal exceeds 30 seats in application of the above-mentioned rules, among the countries with the highest number of additional seats, the one whose headcount is the closest to the conventional thresholds detailed above, shall not be granted this additional seat. This rule shall be applied for each seat above 30, up to reaching the limit of 30.
During an ongoing mandate, on an exceptional basis, if in a country of the European Union not yet represented in the EWC, the Air Liquide employee’s headcount reaches at least 120 on December 31st of the year, then the allocation of seats may hence be adjusted exceptionally by agreement between the Chairperson and the elected members of the EWC. Should this agreement occur the threshold of 30 seats could be exceeded until the new EWC mandate elections. In any case for the countries in the scope defined under art. 2 not having a direct representative at EWC, any employee can reach out to the Board of the EWC (as defined at art. 6) for advice and support on the applicable EWC competence domain.
Furthermore, are eligible to be appointed or elected as members of the European Works Council employees of one of the companies referred in Article 2 of this addendum and its appendix, with at least one year of seniority within the Group as of the date of designation or election.
Each member (full and deputies) shall be appointed according to the rules in force in his/her country of designation.
Each country will appoint as many deputy representatives as there are full representatives. They shall sit on the European Works Council only in case of the absence of the full representative from their country, for any reason of absence whatsoever. When actually replacing a full representative, the deputy shall enjoy the same protection and warranties as provided under article 15 of the present addendum.
In the event of a loss of a representative mandate (including resignation from the EWC position) the concerned member shall lose his/her position as member of the European Works Council.
In the event it concerns a full member, the member is in such a case replaced by the deputy of his/her country of designation for the remaining duration of the mandate as per the rules above.
In the event it concerns a deputy member, a new deputy shall be elected or appointed by his/her country of designation.
The list of the EWC full and deputy members will be made public to the employees in the AL EWC European Scope.
Guest seats
Notwithstanding the perimeter defined under Article 2, the Parties agree that in cases where countries outside of the perimeter covered by the present agreement and inside the Air Liquide European organisation, are concerned by the projects discussed within the EWC, local employee representative members (one per country, elected by employees or designated by national Unions in accordance to the country rules for designation/election of EWC members) could be invited to attend the EWC meetings dealing with the named project. This invitation should be agreed between the Chairperson or her/his representative and the Secretary. These guests shall not be given a consultative voice but may express questions or comments on the given project.
ARTICLE 4 – ADAPTATION CLAUSE
Should the Group structure be substantially modified, in particular due to a merger, an acquisition or spin-off, thus challenging the pertinence of this European Works Council, Management will launch negotiations, at their own initiative or at the written request of at least one hundred employees or their representatives located in at least two different companies or sites, and in at least two different member States, in view of considering the effective changes occurred and their consequences with respect to the current agreement.
In the absence of agreement between the Management and the members of the European Works Council, a special negotiation group shall be created. At least 3 members of each existing Works Councils within the companies of the Group are members of this special negotiation group, in addition with members designed or elected in accordance with articles L. 2344-2 to L.2344-6 of the French Labour Code.
During the negotiation period and until the implementation of a new European Works Council, the European Works Council which is in place shall continue to perform its prerogatives without exceeding a period of 12 months.
The creation of the new European Works Council shall lead to the dissolution of both the existing Council(s) and the entirety of texts referring to this Council shall be considered “null and void”.
ARTICLE 5 – RENEWAL OF EUROPEAN WORKS COUNCIL MEMBERS
The term of mandates is set at four years renewable.
The allocation of seats is adjusted at each renewal of the mandates in respect of the employee’s headcount by country as of December 31st of the last year before the EWC new elections in each country covered by article 2 of the present addendum.
ARTICLE 6 – COMPOSITION OF EUROPEAN WORKS COUNCIL’S COMMITTEE (ALSO CALLED EWC BOARD)
The European Works Council shall appoint, by a majority of votes, 5 full member representatives and 5 deputy representatives composing the Board.
Based on the number of votes received, the 5 seats within the Board will be allocated to the representatives belonging to the countries counting at least 500 employees on December 31st of the year preceding the election, as considered for the renewal process of the European Works Council. The Board full members shall be in all cases representing different countries.
The Board full members will be appointed during the first plenary session following the renewal of the European Works Council, in accordance with the above mentioned allocation rules by country.
The 5 deputies will be appointed during the same plenary session when the full members are appointed and in accordance with the above mentioned allocation rules by country (same represented countries as the full members).
In addition, 5 further deputies will be appointed as "backup deputies" in a separate list. EWC delegates belonging to any country, regardless of the number of employees, can be appointed as "backup deputies".
1 Secretary (acting both for the EWC and the EWC Board), 2 deputy secretaries, and 1 treasurer shall be appointed by Board full members among the Board full members.
Should the Secretary be unable to attend the required meetings, one of the two deputy secretaries shall replace her/him in her/his function of Secretary. Should the full member be unable to attend the required meetings, her/his deputy shall replace her/him.
Should both the full member and deputy be unable to attend the required meetings, one of the "backup deputies" will substitute them, following the order in the list depending on the result of the voting process. Should the full member seat or the deputy seat be permanently vacant, a new full and/or deputy member shall be appointed, within the same home country of the former full/deputy member.
ARTICLE 7: MAIN FUNCTIONS OF THE EWC BOARD
The main operational responsibilities of the EWC Board under the coordination of the secretary are to:
fulfill the responsibilities for the information / consultation activities of the EWC Board,
maintain a regular and constructive relationship with EWC management representatives,
organise EWC plenary preparatory meetings to inform EWC members about the EWC Board’s work ,
maintain an appropriate level of exchanges with the EWC members also to collect items to be proposed for discussion at EWC meetings,
take care of documents / EWC Board minutes of meetings availability to EWC members ,
guarantee the transparent financial management for allocated budget,
support the secretary for the review of the EWC Board and plenary minutes of meeting review.
ARTICLE 8 – EUROPEAN WORKS COUNICL’S COMPETENCES:
The European Works Council is a body for exchanging viewpoints, i.e. an information and consultancy body, enabling the establishment of a dialogue between representatives of the employees of companies within the scope defined in this agreement and General Management of the Group on transnational matters. Its field of competence and the scope of the information and consultation procedure are limited to transnational issues.
A transnational matter is considered as any matter that, proceeding to the same economic, financial, social or strategic grounds, concerns either the entire Group in Europe, or at least two of its subsidiaries located in two member States of the European Union, in a significant manner due to the scale and extent of its impact on employees.
The information provided to the European Works Council gives a consolidated view of the matter brought to its attention and completes those provided to any staff representative bodies that may exist within each company of the Group in Europe. In any case, the European Works Council cannot substitute for the national representative bodies nor infringe on their competency area.
Should a transnational matter be also submitted to an information and/or a consultation procedure of national staff representative bodies, in application of national legal provisions, the European Works Council must be informed and/or consulted in parallel to national staff representative bodies, within a reasonable timeframe.
The Parties will do their reasonable efforts to facilitate social dialogue at the European Works Council’s level in the most effective manner.
Article 9 DISCRETION AND CONFIDENTIALITY
The members of the European Works Council are bound by a duty of discretion under the conditions laid down in Article L.2342-10-1 of French Labour code and in the European Directive 2009/38/EC of 6 May 2009.
The members of the European Works Council shall inform Group’s employees of the debates held within the European Works Council, and of any opinions issued by the European Works Council in compliance with their obligations in terms of discretion and confidentiality, particularly in relation to information explicitly disclosed verbally or in writing on a confidential basis.
This information shall be disclosed in compliance with the specific procedures applicable to each of the companies within the Group.
ARTICLE 10 – INFORMATION OF THE EUROPEAN WORKS COUNCIL
The Management provides the European Works Council with appropriate information and any relevant data with regard to the question(s) falling within its scope of competence, as defined in article 8 of this addendum, in order to enable the European Works Council to understand the set targets and the contemplated strategies.
The information must be provided in due time and in conditions enabling the members of the European Works Council to assess the potential impact of the planned action(s) in an in-depth manner, and to state their point of view to Management with full background knowledge so that this latter can take it into consideration before the implementation of the actions provided in the plan.
Management will ensure that members of the Board of the European Works Council are informed of important transfer and acquisition projects in due time.
Finally, Group’s Corporate communications will be addressed to members of the Board of the European Works Council.
ARTICLE 11: CONSULTATION OF THE EUROPEAN WORKS COUNCIL
The information and the consultation of the European Works Council must enable its members to provide Management with a relevant opinion for decision-making and/or the implementation of the planned actions in the considered plan, within a reasonable timeframe and on the basis of the information provided to the European Works Council, without substituting the rights and prerogatives of national bodies.
Depending on the extent of the considered transnational question, the European Works Council may be consulted at the proposal of its Chairperson, or of his/her representative, or the Board’s Secretary either with the Board (11.1) or in the context of an extended Board (11.2) or in the context of a plenary meeting of the European Works Council (11.3.1 and 11.3.2).
When the agenda is set, the Chairperson of the European Works Council or his/her representative and the Secretary shall fix jointly the most appropriate level of consultation.
In any event, the body that should be consulted (Board, Extended Board or European Works Council) should have access to precise, pertinent and written information on the topics included in its agenda. This information should be sent to the body in English at least 15 days before the ordinary or extraordinary meeting, during which the body shall be consulted.
Article 11.1 – CONSULTATION OF EWC BOARD
In the context of the regular information provided by Management to the Board and when Management presents plans with a limited impact on employment or economic consequences with regard to the Group’s operations in Europe, the Board shall be required to express its opinion.
Following this exchange and on the basis of a justifiable request, the Board may request referral to the Extended Board or the European Works Council (cf. points 11.2 and 11.3 below), should it consider such action to be necessary for the proposed project. The Chairperson or his/her representative shall notify the Secretary of his/her decision about calling for an Extended Board or EWC Plenary session within a reasonable time frame.
Article 11.2 – CONSULTATION OF EWC EXTENDED BOARD
Transnational issues with a potentially significant impact on employment or economic operations, but which only affect a limited number of countries, may be presented in view of the provision of an opinion in the context of an Extended Board. This opinion shall be issued after an in-depth exchange between representatives and Management.
This Extended Board shall consist of full Board members and, if necessary, representatives coming from the countries affected significantly by the plan.
On an exceptional basis, and if the Secretary and the Chairperson or his/her representative agree on that, a country not represented within the European Works Council and part of the Air Liquide European organisation whose activity would be highly impacted by the project, may be represented within this Extended Board by a member of the existing country’s staff representative body provided that such body exists. Management shall complete its delegation of representatives for the countries involved if necessary.
These guests shall not be given a consultative voice but may express questions or comments on the given project. The European Works Council shall be notified of the opinion rendered by the Extended Board during its following plenary meeting.
Article 11.3 – CONSULTATION OF THE EWC IN PLENARY SESSION
11.3.1 The European Works Council, in plenary session, is informed and consulted on the overall impact of transnational strategic guidance adopted by the Group, since they are likely to significantly affect the interests of employees of the Group in the European Union area and in at least two Member States of the European Union, especially concerning employment, investments, substantial changes of organization and of introduction of production process.
In this context, the European Works Council shall give its opinion during the considered regular meeting in accordance with the conditions set forth by the provisions of Article 12.1 of this addendum.
11.3.2. The European Works Council is informed and consulted, at plenary session, in parallel to national bodies, in case a common transnational project is under consideration with potential considerable effects on the interests of employees of the Group within the European Union and in at least 2 member States of the European Union, particularly in the event of relocation, the closure of large companies or sites or collective redundancy operations or the transfer of activities.
In this context, the European Works Council may be assisted by an external expert within the framework of an engagement letter proposed by the European Works Council and approved by the Management, in accordance with the conditions set forth in article 14.3 of this addendum.
In case the European Works Council is not able to give its opinion, given the extent and nature of the project, during a single meeting, a new extraordinary plenary meeting of the European Works Council should be organised as soon as possible and, in any case, no later than two months following the first meeting.
In the meantime, and with the explicit agreement of the European Works Council’s Chairperson, or the Chairperson's representative, a working meeting of the Board or of the Extended Board as defined in article 11.2 of this addendum may be held before the extraordinary meeting.
The procedure for the organisation of this meeting shall be decided jointly between the European Works Council’s Secretary and the Chairperson or the latter's representative. The Board shall be responsible for informing Management of questions requiring additional details from them and their potential proposals. These questions and/or proposals shall be responded to by Management, with justification, at the aforementioned extraordinary meeting, intended to obtain the opinion of the Council, at the latest.
ARTICLE 12 – OPERATION OF THE EWC
Any significant modification of the organisation of the European Works Council or the Board meetings with regard to the rules defined below is subject to an agreement between the Chairperson of the European Works Council or his/her representative and the Secretary of the European Works Council.
The common working language for the EWC meetings is the English Language. Presentation documents will be in English language.
Any EWC representative has the right for simultaneous translation support from/towards English when his/her English language knowledge is not yet sufficient to properly and actively participate in the EWC processes. The request should be confirmed one month before each meeting for organisational needs.
Article 12.1 – EWC’S MEETINGS
The European Works Council shall meet twice a year for ordinary meetings.
The ordinary sessions with a total duration of two days, during which translation services shall be provided as necessary, shall be organised as follows:
Day 1: afternoon: preparatory meeting session among representatives,
Day 2: plenary meeting session,
Day 3: morning: debriefing meeting session among representatives
In this respect, the Management shall cover the cost of two night’s hotel accommodation. This does not apply to employee representatives living locally.
The spring meeting
shall focus on the following:
Presentation of Group results (for year N-1),
Presentation of the Chairperson's report,
Other topics (depending on news)
The fall meeting
shall focus on current issues (to be defined with the Secretary and the Board members).
A summary report (about 2 pages per hour of meeting) on the European Works Council’s plenary sessions shall be drafted in English and translated in the languages represented within the European Works Council.
In compliance with art. 9 obligations, the members of the EWC shall inform the representatives of the employees under the EWC scope or, in the absence of the representatives, the employees in the scope, of the content and outcome of the information and consultation procedures.
EWC ordinary Plenary meetings are held in presence to facilitate a smooth social dialogue.
The venue for the EWC’s meeting, today Frankfurt, will be chosen by management based on organizational criteria in a country where AL is present in the European Union.
Under exceptional conditions, ordinary meetings could be held in a remote way after agreement between the Chairperson or her/his representative and the Secretary.
The material and financial resources necessary to hold the plenary and preparatory meetings, in particular, making a conference hall available and providing translation/interpretation services for the discussions, shall be organised and paid for by L’ Air Liquide S.A.
Members of the European Works Council who wish an item to be included on the agenda must inform the Secretary thereof no later than two months before the date of the plenary meeting.
The agenda for the plenary meeting shall be drawn up jointly by the Chairperson or his/her representative and the Secretary.
The agenda shall be sent out to members of the European Works Council one month before the plenary meeting is held. In case of an extraordinary meeting, the agenda could be sent 3 weeks before it.
Presentations should be normally uploaded to the shared folder 2 weeks before the plenary meeting. Confidential presentations linked to highly confidential subjects (e.g. information that can impact markets) might be shared on the day of the meeting.
In case of exceptional circumstances affecting the interest of employees in several EU countries, the Chairperson or his/her representative and the Secretary may decide jointly to convene an extraordinary meeting of the European Works Council.
In the event of disagreement, the EWC shall be convened at the request of two-thirds of the full member representatives.
At the initiative of the Chairperson or the majority of the full members of the European Works Council, and with the agreement of both Parties, the said council may set up temporary working groups to address any issues that are justified and fall within the remit of the council, or may entrust a particular project to one or more of the Board members and ask for a report back to the European Works Council.
Time spent by the members of the European Works Council in the framework of the special projects here described will be compensated for in accordance with the regulations in force in the companies employing them. The same shall apply to acceptance of liability for travel and living expenses incurred due to taking part in the said projects.
12.2 – Board meetings:
The Board of the European Works Council shall meet once between each ordinary European Works Council meeting.
The EWC Boards meeting can be chaired by the Human Resources Director having responsibilities on the European area as well.
Board’s ordinary meetings are held in presence to foster dialogue and help consolidate a trustful cooperation. Under exceptional conditions, ordinary meetings can be held in a remote way after agreement between the Chairperson or her/his representative and the Secretary.
The agenda of the Board meeting is decided by the European Works Council’s Chairperson or his/her representative, by mutual agreement with the secretary. This agenda shall be sent out within 15 days of the meeting. The Board meeting may be organised within 15 days if necessary and after defining the agenda.
The report of the Board’s meetings shall be drafted in English and translated in French. In exceptional circumstances, it can be translated in the languages of the Board’s members too.
Additional meetings of the Board in addition to the two ordinary meetings could be organised in a remote way to facilitate the social dialogue.
ARTICLE 13 – CHAIRPERSON'S REPORT
On the occasion of the spring plenary session, the Chairperson shall submit an annual report tracking down the developments in the company’s business activities and its prospects for the purpose of engaging in dialogue on the :
group structure evolution
health, safety and environment,
economic and financial situation,
projected growth of business activities,
production and sales,
current status and expected trend in employment,
investment,
significant organisational changes,
introduction of new working methods or new manufacturing processes,
mergers, transfers, business cutbacks, total or partial company closures impacting employment,
redundancies,
training,
key initiatives about wellbeing at work.
EWC members shall be notified of any information relating to these matters within 15 days before the date of the plenary session. The Chairperson's report shall be available in English and French languages and translated, in case of exceptional circumstances, in the two languages the most represented within the European Works Council.
ARTICLE 14 – RESOURCES
Article 14.1 – Meetings of the European Works Council
Compensation shall be granted to the members of the European Works Council for the time they spent on meetings according to the rules applied within their companies of employment. The same applies for the time spent traveling to assist these meetings.
The European Works Council representatives will immediately inform their manager as they receive the first yearly planning and updated call of the European Works Council’s meeting to facilitate the planning of activities and to minimize unexpected situations that might create any organisational issue.
Article 14.2 - Involvement of an expert who is a member of the personnel of companies belonging to the Group in Europe
The European Works Council may be assisted by an internal expert chosen among the employees of the companies belonging to the Group in Europe.
The role and assignment of the expert must be agreed between the Secretary and the Chairperson of the European Works Council or his/her representative. In any event, the expert participates in the plenary meetings only in respect of the matter on which s/he has been consulted.
14.3 – Use of an external expert
In addition to the annual report on the consolidated accounts of the Air Liquide Group, the European Works Council may resort to the economic expert of the Group Council who shall carry out additional analysis of Group operations in Europe, which shall be presented at the preparatory meeting of the European Works Council within the scope of his/her assignment.
Management shall provide the existing economic and social information necessary for the expert to carry out his/her work within the European area.
In general terms, within the scope of an expertise requested by the staff representatives, Management finances and provides the information requested to perform expertises provided that it agreed with the purpose and the expert’s assignment. In case of an expert’s intervention is refused by Management, this latter would neither finance nor provide specific documents.
In the context of consulting the European Works Council in plenary session, as provided for in article 11.3.2, the European Works Council may be assisted by an external expert within the scope of an assignment letter proposed by the European Works Council and validated by Management.
Management will assume liability for costs incurred, provided that it gave prior agreement to the purpose and duration of the expert’s assignment. Management will also make means of translation for the expert available at every meeting of the EWC Board if necessary.
In any event, the expert participates in the plenary meetings only in respect of the matter on which s/he has been consulted.
14.4 – Operating budget of the Board:
In order to favour a smooth and agile activity of the Board, an annual budget of 15,000 Euros excluding V.A.T. is assigned to the Board to cover costs incurred for all its activity mainly related to the following area: communication / translations, legal advisory services, transport and accommodation possibly required for the work of the Board, upon receipts.
The remaining budget of the two previous years can be carried forward up to the total limit of 10,000 euros excluding V.A.T.
Board members shall decide how to use this budget in accordance with both the purpose of the European Works Council and the rules defined by the Group.
An annual report, prepared by the Board’s Treasurer and the Secretary, relating to the use of its budget shall be presented at the European Works Council’s first plenary meeting of each year. The European Works Council must vote on the discharge given to the Secretary concerning the use of its budget.
14.5 – Resources provided to the European Works Council’s members:
14.5.1. Material resources:
Management provides members of the European Works Council with the material resources necessary for the execution of their tasks.
In the workplace where the EWC Secretary is actually working, Management provides an equipped office with dedicated locked cupboards for EWC files and archives.
This office, when not used by the EWC Secretary, can be dedicated to other uses.
Board members shall have the possibility to access and use appropriate spaces for performing their duties of the EWC role.
14.5.2. Training and Language courses for representatives:
Considering that the common language for the EWC meetings is the English language (art. 12), with the aim of enabling the representatives to reach a sufficient level of fluency in English to be able to interact, representatives may benefit from English language courses for the duration of their mandate.
The training courses are organised according to the conditions generally applied for language courses in the home country, with a maximum duration of 80 hours per mandate.
All the language courses shall be directly borne by the employer and be organised during the working hours of the representatives.
Dedicated training sessions, in regard to matters pertaining to the EWC, such as Founding Agreement, EWC functioning and practices, EWC European directives, French labour laws referred to EWC, updates and insights, shall be jointly organised, at the beginning of each EWC mandate for approximately half a day and held regularly during the fall Plenary sessions as needed.
ARTICLE 15 – PROTECTION OF REPRESENTATIVES
The members of the European Works Council shall, in the exercise of their functions, enjoy the same protection and similar guarantees provided for employees’ representatives by the national legislation and/or practice in force in their country of employment.
ARTICLE 16 – DURATION OF THE AMENDMENT, REVISION, TERMINATION
This addendum is concluded for an indefinite period of time. This amendment may be revised or terminated in accordance with the applicable legal provisions, subject to the conditions defined hereinafter.
16.1 – Denunciation :
The Parties explicitly agree that no partial annulment of this addendum is possible.
Should the agreement be annulated, the Parties agree to a notice of 6 months. Its termination may occur either at the initiative of 2/3 of the EWC full members of the European Works Council at least or at the initiative of Management. The party denouncing this agreement shall inform the other party of its termination’s request by any means notably by sending an electronic mail with acknowledgement of receipt including an explanatory statement.
At the end of this notice period, this addendum shall continue to produce effects for a period of 9 months allowing the Parties to try identifying other agreed solutions.
At the end of this latter period, this addendum shall cease to be effective definitely.
16.2 – EWC Agreement Revision:
This agreement may be revised at the initiative of any of the signatories, i.e. either Management, or 2/3 of full members.
Any party must inform the other one of the requested revisions by any means, notably by sending an electronic mail with acknowledgement of receipt accompanied by an explanation of the reasons for the request and written proposals for the replacement text.
16.3 – Change in the EWC regulations:
It is reiterated that should the transposed regulations concerning EWC and or applicable European directives applicable to the European Works Council be modified, the parties shall meet, within a maximum period of 4 months, in order to launch the process of discussion of any potential modifications to be made to the existing agreement.
ARTICLE 17 – PUBLICATION:
The means of filing of the present amendment will be made according to articles L. 2231-6 and D. 2231-2 and seq. of the French Labor Code, to the French Labor Administration and the clerk of the competent Labor Court.
A copy shall be transmitted for distribution to the management of each participating country where it can be consulted. A copy shall also be transmitted to EWC members (full and deputy members) of the European Works Council in the language of their home country.
A copy shall be addressed to the European Union Bodies at the initiative of the General management of Air Liquide SA.
Article 18. APPLICABLE LAW
This agreement is governed by French law. In case of dispute, the French jurisdictions would be competent.
Article 19. LANGUAGE OF THE AGREEMENT
The English translation is provided for information purposes only. The French version prevails.
At Frankfurt, on
9 November 2023
On behalf of Air Liquide SA
(Signatures on the French Version) (représentant légale)
Visa Direction
On behalf of the European Works Council
(Signatures on the French Version) Full members Members
Annexe 1
EUROPEAN WORKS COUNCIL
List of entities at Dec 31st 2022 at the following link for the EU countries only
