Accord portant sur le recours au vote électronique aux élections des représentants du Personnel au Comité Social et Economique
Entre
La Direction de la Société par Actions Simplifiées La Croissanterie, représentée par Monsieur en qualité de Directeur des Ressources Humaines, ci-après nommée "La Société",
d'une part
Et
Les membres élus titulaires au Comité Social et Economique suivants,
d'autre part,
Préambule
Les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Article 1 - Principe du recours à un prestataire
Les parties signataires conviennent de confier l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique à une société prestataire VOXALY-DOCAPOSTE. La société VOXALY-DOCAPOSTE dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Article 2 - Modalité de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter exclusivement un processus de vote électronique, se déroulant :
Pour le premier tour : du 15 avril 2024 à 9H00 au 17 avril 2024 à 17H00
Pour le second tour : du 2 mai 2024 à 9H00 au 06 mai 2024 à 17H00
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections professionnelles. Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours. Pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 3 - Respect de la loi « Informatique et Libertés »
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur ou noir et blanc d'un poids maximum de 2 Mo et sur une page A4 recto verso. Le logo sera communiqué en format PNG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant la taille de 200 pixels x 200 pixels.
Article 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
Par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Par les membres du bureau de vote : à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Après avoir cliqué sur le lien et pour s'authentifier, l'électeur devra saisir des informations personnelles (par exemple noms, date de naissance, code postal N° matricule). Ces informations personnelles, préalablement communiquées par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se sera identifié en fournissant ses informations personnelles (nom, date de naissance, 5 derniers chiffres de l’IBAN), le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS, selon les modalités suivantes à compléter.
Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour par exemple tous les soirs.
Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le processus de dépouillement est le suivant :
Clôture du site internet de vote,
Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
Impression et signature des procès-verbaux,
Proclamation des résultats.
Article 10 - Dispositions finales Le présent accord est applicable à La Croissanterie SAS pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de l’année 2024 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.
