Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles
Entre les soussignés,
Les sociétés de l’UES LES PETITES CANAILLES, telles que visées par l’accord d’entreprise déterminant le champs de l’UES, représentées par , Directrice des Ressources Humaines, Ci-après dénommée « L’UES »
D’une part,
Et,
Les représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique (CSE) commun à l’UES, représentés par :
, Elue CSE , Elue CSE , Elue CSE Et, Elue CSE
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule :
L’employeur et les élues CSE ont souhaité, par le présent accord, prendre en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise, et notamment l’article L.2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du Comité Social et Économique.
Ce procédé permettra notamment de :
Faciliter le vote des personnels, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote (pour ceux qui étaient appelés à se déplacer le jour du scrutin), et des aléas de la Poste (pour ceux qui étaient appelés à voter par correspondance) ;
Éviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote ;
Augmenter par conséquent le taux de participation, permettant ainsi aux représentants du personnel de bénéficier d’une meilleure audience et représentativité ;
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;
Garantir la confidentialité et le secret du vote, un risque qui ne pouvait être complètement maîtrisé avec le procédé de vote par correspondance ;
Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au CSE seront définies par le protocole d’accord préélectoral (PAP) pour chaque élection, PAP qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL, à la date de leur signature.
Principes généraux
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent accord.
Article 1 : Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des entreprises de l’Unité Economique et Sociale Les Petites Canailles ayant la qualité d’électeur ainsi qu’aux salariés mis à disposition des sociétés de l’Unité Economique et Sociale Les Petites Canailles le cas échéant, appelés à voter aux élections du Comité Social et Économique.
Article 2 : Objet
Le présent accord a pour objet d’instaurer le vote électronique pour l’élection du Comité Social et Économique, en application des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail.
Article 3 : Recours à un prestataire
Au regard des dispositions en vigueur, la société fera appel à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges annexé au présent accord et établi dans le respect des dispositions des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.
Article 4 : Modalités d’organisation du vote électronique
Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités d’organisation des élections, en accord avec les organisations syndicales qui seront présentes pour la négociation.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique. Il comportera en annexe le cahier de charge.
Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidé de l’imposer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc définitivement exclu.
Les parties conviennent que le nombre de votants puisse être révélé au cours du scrutin.
Article 5 : Expertise de la solution de vote Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. Article 6 : Prise d’effet et durée de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 21 novembre 2023.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à l’ensemble des élections professionnelles à venir.
Article 7 – Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions suivantes :
Les parties légalement autorisées à demander la révision du présent accord pourront le faire en adressant par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à chacune des autres parties à l’accord, un document exposant les motifs de sa demande, l’indication des dispositions à réviser et la proposition de texte(s) de remplacement ;
Dans un délai maximum d’un mois suivant la réception de ce courrier, les parties ouvrent une négociation en vue de la révision des dispositions de l’accord ;
En cas de signature d’un avenant de révision, les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord initial à la date expressément prévue ou à défaut à la date du jour suivant le dépôt de l’avenant selon l’article L. 2261-1 du Code du travail.
Dans le cas où des dispositions de caractère législatif ou réglementaire viendraient remettre en cause l’équilibre du présent accord, les partenaires sociaux signataires s’engagent à en examiner les conséquences et, si besoin, modifier ou compléter le présent accord.
Article 8 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être totalement ou partiellement dénoncé à tout moment par les parties signataires, en respectant le délai de préavis de 3 mois. Cette dénonciation se fera dans les conditions et selon les modalités prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.
Les parties conviennent expressément que les dispositions du présent accord pourront faire l’objet d’une dénonciation partielle, à charge pour la partie à l’origine de la dénonciation de préciser explicitement et par écrit les dispositions dénoncées.
En cas de dénonciation partielle, les autres dispositions de l’accord, non concernées par la dénonciation, conserveront tous leurs effets.
Dans le cas d’une dénonciation partielle, les dispositions dénoncées de l'accord continuent de produire effet jusqu’à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois, sans faire obstacle au maintien en vigueur des autres dispositions – non dénoncées – du présent accord.
Article 9 – Dépôt, publicité et notification de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir :
Sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;
En un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes.
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Le présent accord figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Fait à Neuilly-sur-Seine, le 23 novembre 2023
Pour la Direction
En qualité de Directrice des Ressources Humaines
Pour les élues CSE :
Annexe : Cahier des charges à joindre
CAHIER DES CHARGES POUR
LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Préambule
La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :
Simplifier et sécuriser l'organisation du processus électoral ;
Faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;
Obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;
Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.
Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire. Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).
Article 1 – Principes généraux
Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l'identité des électeurs ;
Assurer l'intégrité du vote ;
Assurer l'unicité du vote ;
Assurer l'anonymat et de la sincérité du vote ;
Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote ;
Assurer la publicité du scrutin.
Article 2 – Prestations attendues
Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :
La fourniture d'un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :
L'organisation et l'administration du processus de vote ;
L'expression du vote par les électeurs ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L'archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d'accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
La préparation de la notice d'information et du mode d'emploi du vote à l'attention des électeurs ;
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
La disponibilité d'un support technique à l'attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 3.1 – Choix de la modalité de vote électronique
Le vote électronique est mis en œuvre via l'unique modalité du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s'entendre comme l'utilisation de ce moyen pour procéder au vote.
Article 3.2 – Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l'arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Article 3.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu'au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l'aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu'en cas de force majeure, c'est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 3.4 – Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.5 – Expertise indépendante
Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d'expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l'objet d'une déclaration au registre par le Prestataire.
Article 3.6 – Information et formation
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.
Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Article 4 – Déroulement des opérations de vote
Article 4.1 – Ouverture et fermeture des scrutins
Les dates et heures d'ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d'accord préélectoral. L'ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d'ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Article 4.2 – Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Article 4.3 – Modalités d'accès au site de vote et d'expression du vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :
L’adresse du serveur de vote ;
Des codes d'accès personnels au serveur de vote, constitués d'un code d'identification personnel et d'un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote ;
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de transmission des codes d'accès sont définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.
L'électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d'accord préélectoral) sur la page de connexion au site.
La connexion au site de vote est possible via n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.
Une fois connecté au site de vote, pour l'élection tant des titulaires que l'élection des suppléants, l'électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.
L'électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d'accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d'accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.
Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d'accord préélectoral.
Article 4.4 – Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 4.5 – Opérations de dépouillement
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, la liste d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d'émargement, édités automatiquement par le système de vote.
Article 5 – Garanties apportées par le Prestataire
Outre l'engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service :
Fonctionnera conformément à toute documentation fournie ;
Sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation ;
Sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.
