Avenant n°2 au règlement d’horaires individualisés en date du 15 janvier 2024 Le 20 décembre 2019, après avis conforme des membres élus du CSE, la société Lextenso a souhaité instaurer un dispositif d’individualisation du temps de travail par la mise en place d’horaires variables applicables à tous les salariés relevant d’une durée et d’un aménagement du temps de travail en heures.
Le 31 novembre 2023, un avenant à cet accord a été adopté afin de prendre en considération de nouvelles contraintes de certaines Directions et faire évoluer les périodes de permanence.
Le présent avenant est adopté dans la continuité de notre engagement à offrir une flexibilité accrue aux collaborateurs, tout en répondant aux besoins évolutifs des clients. Ainsi, afin d'assurer un service de qualité et de mieux satisfaire les demandes des clients Lextenso, il a été décidé d'étendre les horaires de travail pour les services annonces légales et formalités juridiques de 30 minutes le vendredi en fin de poste.
Pour rappel, et application des dispositions légales, les horaires individualisés, ou autrement appelés horaires variables, à la carte, personnalisés, flexibles ou libres, permettent de fournir une prestation de travail dans un cadre plus souple comportant des plages fixes (périodes de présence obligatoire) et des plages mobiles (périodes de présence facultative).
Il est aussi le reflet des attentes des salariés de pouvoir choisir leurs heures d'arrivée et de départ à l'intérieur d'une plage mobile et ainsi mieux gérer et appréhender la gestion de leurs missions.
Etant bien entendu précisé que tous les salariés doivent être présents dans la société pendant la durée des plages fixes de travail et tenir compte des contraintes imposées par le bon fonctionnement de leur service (permanence pendant la plage variable du matin, pendant la pause déjeuner et pendant la plage variable de l’après-midi).
Toutefois, cet aménagement de la durée du travail nécessite de respecter strictement les consignes et les instructions en matière de récapitulation des heures de début et de fin d’activité pour le compte de la société afin d’assurer un suivi correct et de garantir à chacun le respect de son temps de travail telles que prévues par l’article D. 3171-8 du code du travail. Le respect de ces instructions est en effet la condition sine qua non du maintien des présentes dispositions pour l’ensemble du personnel.
Enfin, il est rappelé que ces plages fixes et mobiles s’appliquent de la même manière au salarié lorsqu’il est présent sur le lieu de travail et lorsqu’il exécute son contrat de travail en télétravail.
Article 1 - Cadre juridique
Le présent avenant vise à ajuster et à prolonger la période de permanence du vendredi soir des services annonces légales et formalités juridiques afin de répondre aux besoins et attentes des clients de .
Il est par ailleurs profité de la réécriture de cet avenant pour apporter des précisions d’écriture permettant d’éviter des erreurs d’interprétation lors de l’application de ces mesures.
Sont seules réviser les dispositions du précédent règlement relatif aux horaires individualisés en date du 20 décembre 2019 et de son avenant de révision n°1 en date du 21 novembre 2023.
En conséquence, à compter de la date d’application du présent avenant, les dispositions du règlement initial précité ayant le même objet cessent de s’appliquer de plein droit. Seules lui sont applicables les dispositions du présent avenant.
Dans un souci de clarté, et afin d’éviter des renvois entre des textes différents, il est décidé que toutes les dispositions concernant notamment le champ d’application, la mise en place, la modification, la suppression ou la suspension des horaires individualisés sont réunies dans un seul et même texte.
Etant précisé que seules les dispositions suivantes ont été réécrites partiellement :
Les articles 2 et 7 ont fait l’objet de précisions afin qu’il soit bien entendu que si les salariés soumis à une convention de forfait jours ne sont pas bénéficiaires du dispositif concernant les horaires individualisés, compte tenu de l’autonomie dont ils bénéficient dans l’organisation de leur emploi du temps, ils sont toutefois concernés par les temps de permanence existant au sein de leur service,
L’article 7 concernant la permanence pour les services annonces légales et formalités juridiques est prolongé de 30 minutes le vendredi soir.
Les autres dispositions ont seulement été reportées dans le corps du présent avenant de révision.
Les dispositions qui se suivent se substituent donc totalement et définitivement aux précédentes qui n’ont plus vocation à s’appliquer.
Le présent avenant de révision vaut par ailleurs dénonciation de tous les usages portant sur le même objet et pouvant exister au sein de la Société Lextenso.
Article 2 - Salariés concernés par les horaires individualisés Les salariés soumis à une convention de forfait en jours sont naturellement exclus de ce système d’horaires individualisés ainsi que les cadres dirigeants.
Les horaires individualisés peuvent être mis en place pour un ou plusieurs services ou seulement pour une catégorie de salariés.
En matière de contrat de travail, aucun formalisme particulier n'est exigé pour l’instauration de l’horaire variable pour les salariés à temps plein.
Pour les salariés à temps partiel, les modalités de répartition de leur temps de travail étant contractuellement définies, l’application des horaires individualisés si elles sont applicables, nécessitera la conclusion d’un avenant à leur contrat de travail.
Article 3 - Report d'heures et heures supplémentaires A défaut des stipulations d'un accord collectif, le report d'heures d'une semaine à une autre ne peut excéder 3 heures et le cumul des reports ne peut avoir pour effet de porter le total des heures reportées à plus de 10.
Ce cumul général serait reportable sur une période de 12 mois (année civile).
Ces heures ne sont ni comptées ni rémunérées en heures supplémentaires, dès lors qu'elles résultent d'un libre choix du salarié et ne sont pas expressément demandées par l’employeur.
Les crédits d’heures ne peuvent être cumulés de manière à pouvoir s’absenter une demi- journée.
Article 4 - Nécessité d’un enregistrement de la durée du travail La mise en œuvre des horaires individualisés et la possibilité de reports nécessitent un enregistrement précis du temps de travail des salariés.
A cet effet, chaque salarié dispose d’un badge strictement personnel qu’il doit positionner sur la badgeuse ou le cas échéant, par badgeage manuel sur l’application de gestion du temps du SIRH, afin d’actionner l’enregistrement.
Cet enregistrement s’effectuera à chaque entrée et sortie du salarié : pause, absence, fin de journée, de son lieu de travail ou à distance, selon la situation.
Article 5 - Plages horaires en vigueur : principe PLAGES DESCRIPTION PLAGES HORAIRES Fixes Chacun doit nécessairement être à son poste Matin : entre 10h00 et 12h00 AM : entre 14h00 et 16h30 Variables Possibilité de choisir son horaire d’arrivée et de départ dans le respect des impératifs de fonctionnement et d’horaire en concertation avec le responsable de service Matin : entre 08h00 et 10h00 Midi : entre 12h00 et 14h00 (pause déjeuner) AM : entre 16h30 et 19h00 Pause déjeuner Minimumobligatoirede 40 minutes Maximum 2 heures Entre 12h00 et 14h00 La plage fixe du vendredi après-midi se terminerait à 15h30.
Article 6 - Plages horaires en vigueur spécifiques
Accueil téléphonique « SVI autre »
PLAGES DESCRIPTION PLAGES HORAIRES Fixes Chacun doit nécessairement être à son poste Matin : entre 8h30 et 12h00 AM : entre 14h00 et 16h30 Variables Possibilité de choisir son horaire d’arrivée et de départ dans le respect des impératifs de fonctionnement et d’horaire en concertation avec le chef de service Matin : entre 8h15 et 8h30 Midi : entre 12h00 et 13h15 (pause déjeuner) AM : entre 17h15 et 18h30 Pause déjeuner Minimumobligatoirede 40 minutes Maximum 2 heures Entre 12h00 et 14h00 La plage fixe du vendredi après-midi se terminerait à 16h15.
Services commerciaux ventes directes, relation clients et marketing PLAGES DESCRIPTION PLAGES HORAIRES Fixes Chacun doit nécessairement être à son poste Matin : entre 10h00 et 12h00 AM : entre 14h00 et 16h30 Variables Possibilité de choisir son horaire d’arrivée et de départ dans le respect des impératifs de fonctionnement et d’horaire en concertation avec le responsable de service Matin : entre 08h30 et 10h00 Midi : entre 12h00 et 14h00 (pause déjeuner) AM : entre 16h30 et 19h00 Pause déjeuner Minimumobligatoirede 40 minutes Maximum 2 heures Entre 12h00 et 14h00
Service Coursiers/Mandataires
PLAGES DESCRIPTION PLAGES HORAIRES Fixes Chacun doit nécessairement être à son poste Matin : entre 10h00 et 12h00 AM : entre 14h00 et 16h30 Variables Possibilité de choisir son horaire d’arrivée et de départ dans le respect des impératifs de fonctionnement et d’horaire en concertation avec le responsable de service Matin : entre 08h30 et 10h00 Midi : entre 12h00 et 14h00 (pause déjeuner) AM : entre 16h30 et 17h30 Pause déjeuner Minimumobligatoirede 40 minutes Maximum 2 heures Entre 12h00 et 14h00
Article 7 - Permanence L’application des horaires individualisés devant être compatible avec les objectifs de continuité et de qualité du service rendu auprès des clients internes ou externes de Lextenso, il est demandé à certains services d’assurer, en leur sein, une permanence physique ou téléphonique, en tant que de besoin dans les conditions suivantes :
Annonces légales :
Du lundi au vendredi de 9h à 18h
ADV/Recouvrement :
Du lundi au jeudi, de 9h à 18h ; le vendredi, de 9h à 17h30
Direction comptable :
Du lundi au vendredi de 14h à 17h Pour le vendredi, la permanence s’exercera uniquement pendant la période de clôture des comptes du 15 décembre au 15 mars
Direction des Systèmes d’Information (DSI) :
Du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30
Formalités juridiques et accueil physiques des coursiers :
Du lundi au vendredi de 9h à 18h
Relation clients / Accueil téléphonique « SVI autre »: du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30
L’organisation des permanences résultera d’une entente entre les collaborateurs. A défaut, elles seront organisées par le responsable hiérarchique qui veillera obligatoirement à établir un roulement parmi les collaborateurs présents.
Il est bien entendu que ces temps de permanence s’appliquent à tous les collaborateurs du service concerné quelque que soit le mode de décompte de leur durée du travail.
Article 8 - Suppression de l’horaire variable ou suspension de son application La mise en place des horaires individualisés constitue un engagement unilatéral de l'employeur qui pourra être dénoncé ou suspendu après que celui-ci ait préalablement respecté la procédure applicable en cas de dénonciation des usages et engagements unilatéraux : information des représentants du personnel et des salariés concernés en respectant un délai de préavis suffisant.
Article 9 - Date d’entrée en vigueur du Règlement et publicité
Le présent avenant au règlement a fait l’objet d’une information consultation des élus du CSE en date du 3 avril 2025 qui a rendu un avis favorable à l’unanimité. Il est communiqué pour information à l’inspection du travail et de manière individuelle aux salariés.
Il entre en vigueur à compter du 1er mai 2025.
Le présent avenant est consultable à tout moment par les collaborateurs via les accès personnel dans le SIRH.
Fait à Paris la Défense le 3 avril 2025
Pour Lextenso, la Directrice générale Pour le CSE les élus titulaires :
