DES REPRESENTANTS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
Entre les soussignés :
LILIAL SAS, représentée par XXX, Directeur Général et de XXX , Responsable RH, dûment mandatée,
Et
Les organisations syndicales : CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT, FO conviées mais absentes de la négociation.
Ainsi que les élus de la Délégation Unique du Personnel : XXX
Il a été exposé et convenu comme suit :
PREAMBULE :
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du Comité Social Economique, nommé CSE ci après.
Les parties signataires du présent accord ont décidé de mettre en place le vote par voie électronique pour les prochaines élections des membres du CSE afin de faciliter et sécuriser les opérations matérielles de vote et de dépouillement.
C’est dans ce cadre que la société LILIAL SAS a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent dispositif s’applique à l’ensemble des salariés de la société LILIAL SAS appelé à voter aux élections professionnelles du CSE.
ARTICLE 2 : DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 3 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
3.1 Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
L’Entreprise prendra contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
3.2 Etablissement des fichiers
Le vote par voie électronique a lieu dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. En conséquence, les données qui pourront être enregistrées (et leurs destinataires) dans le cadre de la mise en œuvre des élections par vote électronique sont ceux définis à l’article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007.
3.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
3.4 Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
3.5 Expertise et déclaration auprès de la CNIL
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre. En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
3.6 Information et Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 4 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
4.1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
4.2 Établissement des listes électorales
Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Les dates de transmission au prestataire des listes électorales et des listes de candidats seront fixées par le protocole préélectoral.
4.3 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Les salariés seront informés par courrier (postal ou électronique) par le prestataire des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Caractéristiques du matériel de vote
Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.
Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié.
Le « prestataire fournisseur » reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats dans l’ordre où elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos.
Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin.
Afin de limiter les erreurs, le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Modalités d’accès au serveur de vote
Pour ce connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaitre par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote ;
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ;
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi (envoi postal et/ou électronique) seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.
Une fois connecté, pour chaque élection, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote le concernant, compte tenu son collège d’appartenance. Son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur à la possibilité de conserver.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant la transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote, selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Clôture du scrutin et dépouillement
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées, selon les modalités fixées par l’arrêté du 25 avril 2007 (JO du 27) cité en référence, par les membres du Bureau de Vote (Président, Assesseurs). Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Une fois le vote terminé et les membres des bureaux de vote contrôlés la fermeture du scrutin (article R2321-18 et R2324-14 du code du travail), l’employeur (ou, le cas échéant, le prestataire qu’il a retenu) doit conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (voir ci-dessous) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
ARTICLE 5 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent accord signé par l’élue de la DUP de l’entreprise ainsi que par la Direction, sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (Direccte) et au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.
Les organisations syndicales reconnues ont été conviées mais n’ont pas répondu ni participé aux négaciations.
Fait à St Barthélémy d’Anjou, le 10 septembre 2018
