L’entreprise MAISONNEUVE CITERNE met en œuvre un système d’information & de communication nécessaire à son activité comprenant notamment un réseau informatique et téléphonique ainsi que des outils mobiles. Les salariés, dans l’exercice de leurs fonctions, sont conduits à utiliser les outils informatiques et téléphoniques mis à leur disposition et à accéder aux services de communication de l’entreprise. L’utilisation du système d’information et de communication doit être effectuée exclusivement à des fins professionnelles, sauf exception prévue dans la présente charte. Dans un but de transparence à l’égard des utilisateurs, de promotion d’une utilisation loyale, responsable et sécurisée du système d’information, la présente charte pose les règles relatives à l’utilisation des ressources. Elle définit les moyens de contrôle et de surveillance de cette utilisation mise en place, non seulement pour la bonne exécution du contrat travail des salariés, mais également dans le cadre de la responsabilité civile et pénale de l’employeur. Elle dispose d’un aspect réglementaire et est annexée au Règlement Intérieur de l’entreprise. Elle ne remplace en aucun cas les lois en vigueur que chacun est censé connaître.
A/ Champ d’application
Article 1 - Utilisateurs concernés
La présente charte s’applique à l’ensemble des utilisateurs du système d’information et de communication de l’entreprise, quel que soit leur statut, y compris les mandataires sociaux, salariés, intérimaires, apprentis, stagiaires, employés de sociétés prestataires et visiteurs occasionnels.
Article 2 – Le système d’information & de communication
Il est notamment constitué des éléments suivants : serveurs, ordinateurs fixes ou portables, stations de travail informatiques ateliers, périphériques y compris clés USB, photocopieurs, téléphones fixes ou portables, smartphones, tablettes, logiciels, imprimantes, appareils photos, fichiers de données et bases de données, système de messagerie, connexion internet, abonnements à des services interactifs. Sont désignées comme informations : les données, fichiers, bases de données intranet, images, fichiers audio et vidéo, textes qui circulent entre les membres du personnel ou envoyés à l’extérieur. La composition de ce système d’information & de communication est indifférente à la propriété sur les éléments qui le composent.
B/ Accès au système & Confidentialité
Article 3 - Paramètres d’accès
L’accès à certains éléments du système d’information (comme la messagerie électronique, les sessions sur les postes de travail, certaines applications) est protégé par des paramètres de connexion (identifiants, mots de passe). Ces paramètres sont personnels à l’utilisateur et doivent être gardés confidentiels. Ces paramètres sont communiqués à l’administrateur. Dans la mesure du possible, ces paramètres doivent être mémorisés par l’utilisateur et ne pas être conservés, sous quelque forme que ce soit. En tout état de cause, ils ne doivent pas être transmis à des tiers ou aisément accessibles. Sauf demande formelle de la Direction ou consignes express de la part de l’utilisateur, aucun utilisateur ne doit se servir, pour accéder au système d’information de l’entreprise, d’un autre compte que celui qui lui a été attribué. Il ne doit pas non plus déléguer à un tiers les droits d’utilisation qui lui sont attribués. Toute demande d’accès autre que ceux désignés au préalable doit être validée par le supérieur hiérarchique. Chaque utilisateur veillera à verrouiller sa session active durant une absence prolongée (durant les temps de pause, réunions…). Ces droits d’accès peuvent être retirés dès lors que la fonction de l’utilisateur ne le justifie plus.
Article 4 - Données
Chaque utilisateur est responsable, pour ce qui le concerne, du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations qu’il est amené à détenir, consulter ou modifier. Les règles de confidentialité ou d’autorisation préalable avant toute diffusion externe sont définies par la Direction et applicable, quelque que soit le support de communication utilisée. L’utilisateur doit être particulièrement vigilant sur le risque de divulgation de ces informations dans le cadre d’utilisation d’outils informatiques dans d’autres lieux que ceux de l’entreprise (hôtels, lieux publics, salons…) Plus particulièrement, le stagiaire ou le visiteur s’interdit de reproduire, télécharger ou diffuser des logiciels, des bases de données, des informations, des images ou photo sans autorisation préalable de son tuteur et/ou accompagnant, dans le respect de propriété intellectuelle de MAISONNEUVE CITERNE.
C/ Sécurité
Article 5 – Rôle de l’entreprise
MAISONNEUVE CITERNE met en œuvre les moyens appropriés pour assurer la sécurité matérielle et logicielle du système d’information et de communication. A ce titre, il lui appartient de limiter les accès aux ressources sensibles, d’acquérir les droits de propriété intellectuelle ou d’obtenir les autorisations nécessaires à l’utilisation de ces ressources. Elle veille au bon fonctionnement du système et à l’application de la présente charte.
Article 6 – Responsabilité de l’utilisateur
L’utilisateur est responsable des ressources qui lui sont confiées dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Il doit concourir à leur protection, en faisant preuve de prudence. Cette protection peut être physique (vol, casse…). L’utilisateur veillera à signaler toute dégradation de matériel (volontaire ou non) à son supérieur hiérarchique. Par ailleurs, il doit signaler toute violation, tentative de violation ou anomalie relatifs à l’intégrité de ces ressources. Sauf autorisation expresse de la Direction, l’accès au système d’information avec du matériel n’appartenant pas à l’entreprise (smartphones, clés USB ; PC portables personnels…) est interdit. De même, la sortie de matériel informatique sédentaire appartenant à l’entreprise est interdite, sauf accord express de la Direction. L’utilisateur doit effectuer des sauvegardes régulières des fichiers dont il dispose en suivant la procédure définie par la Direction. Les fichiers informatiques doivent être stockés sur les disques réseaux. La présence de fichiers informatiques personnels est tolérée. Dans ce cas, ces fichiers doivent être situés dans un répertoire identifié clairement comme « personnel/privé ». Les fichiers dont le contenu est contraire aux bonnes mœurs ou revêt le caractère d’une infraction pénale sont interdits. Il est interdit d’installer ou de supprimer des logiciels, de copier ou d’installer des fichiers susceptibles de créer des risques de sécurité. Il ne doit pas modifier le paramétrage de son poste de travail, ni contourner les systèmes de sécurité mis en œuvre dans l’entreprise. L’utilisateur ne doit, en aucun cas, se livrer à une activité concurrente à celle de l’entreprise ou susceptible de lui causer un quelconque préjudice en utilisant le système d’information et de communication de MAISONNEUVE CITERNE. La destruction volontaire de tout fichier effectuée en dehors des procédures imposées par la Direction sera considérée comme un acte délibéré de vandalisme. En cas de départ de l’entreprise, l’utilisateur a l’obligation de restituer l’ensemble des outils et des données liés au système d’information et de communication.
D/ Internet
Article 7 – Accès aux sites
Dans le cadre de leur activité, certains utilisateurs peuvent avoir accès à Internet. Pour des raisons de sécurité ou de déontologie, l’accès à certains sites peut être limité ou interdit, par la voie de mécanismes de filtrage. Seule la consultation de sites ayant un rapport avec l’activité professionnelle est autorisée.
En particulier, l’utilisation de l’Internet à des fins commerciales personnelles en vue de réaliser des gains financiers ou de soutenir des activités lucratives est strictement interdite. Il est également interdit de créer ou de mettre à jour au moyen de l’infrastructure de l’entreprise tout site personnel. Enfin, il est interdit de se connecter à des sites Internet dont le contenu est illicite, à caractère érotique ou pornographique, pédophile, révisionniste, terroriste, sites de jeux d’argent, comportant des propos racistes ou diffamatoires, de manière générale les sites contraires à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ou portant atteinte à l’image de marque de l’entreprise. Il est également interdit de se connecter à des sites Internet de chaines TV ou de radio car ces pratiques sont consommatrices de bande passante.
Article 8 – Autres utilisations
La contribution des utilisateurs à des forums de discussion, des blogs, des « chats », est interdite, sauf autorisation expresse de la Direction. Sur les réseaux sociaux, les utilisateurs se doivent d’avoir un comportement loyal vis-à-vis de l’entreprise que ces réseaux soient professionnels ou non. De même, tout téléchargement de fichier, en particulier de fichier média (vidéo, musicaux, …) est prohibé, sauf justification professionnelle. Le téléchargement de logiciels ou d’œuvres protégées sans autorisation des ayants-droits est strictement interdite. Les utilisateurs sont informés que la Direction peut enregistrer leur activité sur Internet et que ces traces pourront être exploitées à des fins de contrôle dans les limites prévues par la loi, en particulier en cas de perte de bande passante sur le réseau de l’entreprise.
E/ Messagerie Electronique
Certains salariés disposent d’une adresse de messagerie électronique MAISONNEUVE CITERNE, accessible à partir d’un logiciel de messagerie, d’un navigateur Internet ou d’un smartphone, cadré par un système de filtrage (anti-spam…). L’usage de toute messagerie électronique personnelle n’est pas autorisé, et ce, afin de garantir la sécurité du système d’information.
Article 9 – Conseils généraux
L’attention des utilisateurs est attirée sur le fait qu’un message électronique a la même portée qu’un courrier postal. Un message électronique peut être communiqué très rapidement à des tiers et il convient de prendre garde au respect d’un certain nombre de principes. Avant tout envoi, il est impératif de vérifier l’identité des destinataires du message et leur qualité à recevoir certaines informations à caractère confidentiel. En cas d’envoi à plusieurs destinataires, l’utilisateur doit respecter les dispositions relatives à la lutte contre l’envoi en masse de courriers non sollicités (chaines…). Il doit également envisager l’opportunité de dissimuler certains destinataires, en les mettant en copie cachée, pour ne pas communiquer leur adresse à l’ensemble des destinataires. Le risque de retard, de non remise des messages électroniques doit être pris en considération pour l’envoi de correspondances importantes. De même, la taille, le nombre et le type de pièces jointes peuvent être limités pour éviter l’engorgement du système de messagerie. Les utilisateurs doivent veiller au respect des lois et règlements, et notamment à la protection des droits de propriété intellectuelle. Les correspondances électroniques ne doivent pas comporter d’élément illicite, tel que des propos diffamatoires, injurieux ou susceptibles de constituer des axes de concurrence déloyale. En cas d’absence supérieure à 5 jours, le salarié doit mettre en place un répondeur automatique sur sa messagerie comportant notamment les personnes à contacter durant son absence. Les messages électroniques peuvent être synchronisés sur le serveur de messagerie. Le salarié est tenu de supprimer lui-même, dès que possible, tous les messages inutiles.
Article 10 – Utilisation personnelle de la messagerie
Les messages à caractère privé sont tolérés dans un usage raisonnable, non susceptible d’amoindrir les conditions d’accès au réseau, et à condition de respecter la législation en vigueur. Les messages envoyés ou reçus doivent être signalés par la mention « Personnel/Privé » dans leur objet ou dans un dossier d’archivage. En cas de manquement à ces règles, ces messages sont présumés être à caractère professionnel. Tout abus constaté pourra faire l’objet d’une sanction prévu au règlement intérieur.
F/ Téléphonie
Pour leur activité professionnelle, certains utilisateurs peuvent disposer d’un poste téléphonique fixe, d’un terminal mobile, d’un smartphone, d’une tablette ou de clé 3G. Il est également rappelé que l’envoi de SMS est réservé aux communications professionnelles et qu’il engage la responsabilité de l’émetteur au même titre que l’envoi d’un courriel. Il est donc soumis aux mêmes règles rappelées ci-dessus. L’utilisation à caractère personnel du téléphone fixe ou mobile est tolérée, à condition qu’elle reste dans des limites raisonnables, en termes de temps passé que de quantités d’appels. En cas d’abus, les surcoûts engendrés par l’utilisation de la téléphonie à des fins personnelles seront étudiés. Il s’agit tout particulièrement des appels à des numéros surtaxés, des appels depuis ou à destination de l’étranger. Enfin, les connexions internet depuis l’étranger sont tolérées pour le personnel itinérant équipé de forfaits adéquats. Toutefois, afin de limiter les coûts liés à ces connections, La Direction recommande, dans la mesure du possible, l’utilisation des bornes Wi-Fi mises à disposition dans les lieux où le personnel se trouve.
Les utilisateurs sont informés que la Direction enregistre leur activité téléphonique. Ces traces seront exploitées à des fins statistiques ou de contrôle dans les limites prévues par la loi. La Direction pourra avoir accès aux numéros détaillés, permettant d’identifier les interlocuteurs d’un utilisateur, en cas de différend avec lui.
G/ Jeux
Aucun jeu en ligne/utilisant de la bande passante n’est autorisé.
H/ Données personnelles
La loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, définit les conditions dans lesquelles des traitements de données personnelles peuvent être opérés. Elle constitue, au profit des personnes concernées par ces traitements, des droits que la présente charte invite à respecter, tant à l’égard des utilisateurs qu’aux tiers.
I/ Contrôle manuels des activités
En cas de dysfonctionnement constaté par la Direction, il peut être procédé à un contrôle manuel portant sur l’ordinateur, un support de sauvegarde, le réseau de l’entreprise ou une messagerie. Sauf risque ou évènement particulier, la Direction ne peut ouvrir les fichiers ou messages identifiés comme « Personnel/Privé » par l’utilisateur, qu’en présence de l’utilisateur ou celui-ci dûment prévenu et éventuellement représenté par un Délégué du Personnel. Il est rappelé que l’usage à des fins personnelles du système d’information & de communication est toléré, dans cadre d’utilisation raisonnable et sur les temps de pause.
J/ Respect des règles de la déontologie informatique
La Direction de MAISONNEUVE CITERNE désigne les administrateurs qui doivent veiller à assurer le fonctionnement normal et la sécurité des réseaux et systèmes. Ils sont conduits par leurs fonctions à avoir accès à l’ensemble des informations relatives aux utilisateurs et à rendre compte à la Direction. Ces personnels, sont tenus au secret professionnel et ne doivent pas divulguer les informations qu’ils auront été amenés à connaître dans le cadre de leur fonction, et en particulier lorsque celles-ci sont couvertes par le secret des correspondances ou relèvent de la vie privée des utilisateurs et ne mettent en cause ni le bon fonctionnement technique des applications, ni leur sécurité, ni l’intérêt de MAISONNEUVE CITERNE. Ils sont toutefois en mesure de signaler tout contenu illicite, à caractère érotique ou pornographique, pédophile, révisionniste, terroriste, sites de jeux d’argent, comportant des propos racistes ou diffamatoires, de manière générale les sites contraires à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ou portant atteinte à l’image de marque de l’entreprise. Les administrateurs ne doivent faire aucune exploitation à des fins autres que celles liées au bon fonctionnement et à la sécurité des applications des informations des réseaux et systèmes.
K/ Informations & Sanctions
La présente charte est affichée en annexe au Règlement Intérieur. Elle est communiquée individuellement à chaque salarié. Chaque utilisateur doit se conformer aux procédures et règles de sécurité édictées par la Direction.
Tout utilisateur n’ayant pas respecté les règles de bonne conduite énoncées ci-dessus est susceptible d’être sanctionné suivant ces modalités :
La Direction peut, en fonction des contraintes professionnelles et de la gravité de la faute, décider d’une mesure de suspension temporaire ou définitive du compte de l’utilisateur.
En cas de faute ou de manquement à l'une des prescriptions de la présente charte la Direction pourra appliquer des sanctions disciplinaires prévues au Règlement Intérieur. Dans ce dernier cas, les procédures prévues au Règlement Intérieur et au Code du Travail seront appliquées.
L. Entrée en vigueur & Modification
La présente charte est applicable à compter du 1erJanvier 2025, après déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique & Liberté. Conformément aux prescriptions des articles L 122-36 et R122-13 du Code du Travail, cette charte a été :
soumise pour avis aux membres du comité d’entreprise ainsi que, pour les dispositions relevant de sa compétence au comité d’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail ;
communiquée à l’Inspection du Travail ;
déposée au Secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Coutances
Toute modification ultérieure de la présente charte sera soumise à la procédure définie à l’article L 122-36 du Code du Travail. Fait à Cérences, le 1er janvier 2025 Pour la Direction Le Président
