ACCORD PORTANT SUR LE FONCTIONNEMENT DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES) ET LES MODALITES d’information et de consultation du CSE
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ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société
MEDICREA INTERNATIONAL, dont le siège est sis 5389 Route de Strasbourg – Vancia – 69140 Rillieux la Pape, représentée par XXXXXX en sa qualité de Président – directeur Général
d’une part,
La majorité des membres titulaires de la délégation du personnel au Comité Social et Economique : - XXXXXX - XXXXXX - XXXXXX
d’autre part,
PREAMBULE
La BDES (Base de Données Economiques et Sociales) a été instituée par la loi n°2013-504 du 14 juin 2013 dite de « sécurisation de l’emploi ». L’obligation de la mettre en place est entrée en vigueur le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus et le 14 juin 2015 pour celles de moins de 300 salariés.
Elle rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique.
Les parties entendent se prévaloir des dispositions de l’article 8 de l’ordonnance n°2017 1386 du 22 septembre 2017 qui leur donnent la possibilité de négocier, notamment, par accord entre l’employeur et le CSE, adopté à la majorité des membres titulaires, l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES et ce afin de permettre aux élus d’exercer utilement leurs compétences.
Par ailleurs, les parties entendent également se prévaloir des dispositions de l’article 1 de l’ordonnance n°2017 1718 du 20 décembre 2017 qui leur donnent la possibilité de négocier par accord entre l’employeur et le CSE, adopté à la majorité des membres titulaires, les modalités d’information et de consultation du CSE et ce afin de les adapter aux réalités de fonctionnement de l’entreprise.
En conséquence, les parties ont décidé de signer le présent accord à durée indéterminée.
I/ FONCTIONNEMENT DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)
Champ d’application :
La BDES mise en place concerne exclusivement MEDICREA INTERNATIONAL, seule société du Groupe établie en France.
La Base de Données Economiques et Sociales est mise en place au niveau de l’entreprise.
Support choisi pour la BDES :
Les parties décident de mettre en place la BDES par l’intermédiaire d’un support informatique sur le réseau Medicrea sous medsrv05/humanressources/BDES.
Droit d’accès
La BDES est accessible en permanence aux membres titulaires et suppléants de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de la Société, sous réserve des interruptions liées à la maintenance du site ou de ses modalités de fonctionnement. En cas de dysfonctionnement prolongé, la Direction informera les représentants du personnel du délai de résolution de l’incident et pourra proposer, si nécessaire, une solution alternative de communication des données (support papier notamment …).
La BDES sera accessible à partir d’un poste informatique professionnel (ou appartenant au CSE) disposant d’une connexion internet ou d’un VPN pour un accès à distance.
Cet accès se fera par le biais d’un identifiant individuel de connexion et d’un mot de passe. Ces codes sont strictement personnels : ils ne doivent pas être communiqués à des tiers.
La Direction étant garante des informations contenues dans la BDES, les droits d’accès seront gérés par la Direction étant entendu que les membres du CSE auront un accès en lecture seule.
La perte du ou des mandats entraine la suppression immédiate des droits d’accès à la BDES.
Cycle des informations :
Les données porteront sur l’année en cours et l’année précédente.
Architecture de la BDES :
Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées. Selon les dispositions légales en vigueur, si les informations, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, les raisons en seront exposées.
Les Bases de Données Economiques et Sociales seront classées par année civile, étant entendu que « l’année » correspondra à l’année civile en cours. Le classement par année permettant ainsi aux membres du CSE d’avoir accès à un historique des données.
L’architecture générale de la BDES sera organisée autour des neuf thèmes visés par l’article L2312-21 du code du travail.
Contenu de la BDES :
Les parties conviennent du contenu suivant :
INVESTISSEMENT :
Investissement social
Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté / Mouvement de personnels
Evolution des emplois par catégorie professionnelle ;
Evolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ;
Evolution du nombre de stagiaires de plus de 16 ans ;
Formation professionnelle : Investissements en formation, publics concernés ;
Conditions de travail (durée du travail/temps partiel/aménagement du temps de travail).
Investissement matériel et immatériel
Evolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciation éventuelle ;
Dépenses de recherche et développement.
EGALITE PROFESSIONNELLE :
Indicateurs sur la situation comparée des femmes et des hommes dans l’entreprise
Analyse de la situation respective des femmes et des hommes par catégorie professionnelle en matière d’embauche, de formation, de promotion et de rémunération (index égalité professionnelle).
CAPITAUX, REMUNERATIONS, AIDES SOCIALES ET CULTURELLES :
Fonds propres, endettement et impôts
Rémunération des salariés et dirigeants dans l’ensemble de leurs éléments
Evolution des rémunérations salariales ;
Epargne salariale ;
Rémunérations accessoires ;
Rémunération des dirigeants mandataires sociaux.
Représentation du personnel et activités sociales et culturelles
Représentants du personnel ;
Activités sociales et culturelles.
REMUNERATION DES FINANCEURS ET FLUX FINANCIERS :
Rémunération des financeurs
Flux financiers à destination de l’entreprise
Aides publiques ;
Réductions d’impôts ;
Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
Crédits d’impôts ;
Résultats financiers.
Mise à jour du contenu de la BDES
La Base de Données Economiques et Sociales constitue un outil permettant une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations au Comité Social et Economique.
En application des dispositions de l’article R.2323-1-6 du Code du travail, les éléments d’information seront régulièrement mis à jour, dans le respect des périodicités légales.
A l’exception des informations relatives aux évolution des effectifs par type de contrat, âge, ancienneté et des mouvements de personnels, qui seront mises à jour trimestriellement (le 15 du mois suivant la fin de chaque trimestre), les données sur l’année en cours seront indiquées annuellement au plus tard le 30 juin de l’année suivante.
Confidentialité des informations délivrées au sein de la BDES
En application des dispositions légales en vigueur, les utilisateurs accédant à la BDES sont soumis à une obligation de discrétion.
Par ailleurs, les utilisateurs sont tenus à une obligation de discrétion renforcée à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la direction. C’est notamment le cas des données financières et relatives aux rémunérations.
Le respect de ces obligations est essentiel pour le bon fonctionnement de la BDES. A cet effet, la direction rappelle que toute personne qui se servirait des informations auxquelles elle a eu accès via la BDES pour faire ou faire faire par autrui un produit financier est passible de sanctions pénales.
Aucune information portant sur les salariés ne sera nominative.
II/ MODALITES D’INFORMATION ET DE CONSULTATION DU CSE
Modalités d’information
La mise à disposition des informations dans la BDES vaut communication aux instances représentatives du personnel et sert notamment de support de préparation aux consultations obligatoires du CSE sur : - les orientations stratégiques de l’entreprise ; - la situation économique et financière de l’entreprise ; - la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Dans le cadre de ces consultations obligatoires, les informations seront rendues disponibles
au moins 15 jours avant la date de la réunion via la base de données économiques et sociales. Cela donnera lieu à notification aux membres de la délégation du personnel au CSE par courriel. A cette fin chaque représentant fera connaitre à la direction l’adresse électronique à laquelle cette information lui sera communiquée.
Modalités de consultations récurrentes obligatoires
Ces consultations sont effectuées de la façon suivante :
La consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise est
annuelle et porte sur les orientations stratégiques définies par la Direction de l'entreprise et les conséquences de ces orientations sur l'activité et l'emploi.
Elle aura lieu tous les ans au mois de janvier. A titre exceptionnel, pour la 1ère année de mandature du CSE, cette consultation aura lieu lors de la réunion du mois de mars 2020.
La consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise est
annuelle et porte sur les données comptes (Bilan et compte de résultat) de la Société et sur la politique d’investissement (R&D, équipements…).
Elle aura lieu tous les ans
avant le 31 mai de l’année N+1
La consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi est
annuelle et porte sur les conditions de travail, l’égalité professionnelle, la durée du travail, les modalités d’exercice du droit d’expression
Elle aura lieu tous les ans au mois de mars.
Pour chacune de ces consultations, l’avis du CSE sera recueilli à l’issue d’un délai de de
15 jours calendaires. En cas d’intervention d’un expert ce délai est porté à 1 mois permettant à l’expert la remise de son rapport au plus tard 15 jours calendaires avant l'expiration du délai de consultation.
Le délai de consultation du CSE court à compter de la notification par l’employeur de la mise à disposition des informations prévues ci-dessus dans la BDES ou de la remise des informations en vue de la consultation.
A l’expiration de ce délai, le CSE sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif. S’agissant d’un délai maximal, le CSE peut rendre un avis dans des délais inférieurs à ceux précédemment indiqués, s'il s'estime suffisamment informé pour rendre un avis à la majorité des membres titulaires présents.
Consultations exceptionnelles
Pour ces consultations, la direction présentera les éléments d’information nécessaires au cours d’une première réunion.
L’avis du CSE sera recueilli à l’issue d’un délai de de
15 jours calendaires qui court à compter de cette première réunion. En cas d’intervention d’un expert ce délai est porté à 1 mois permettant à l’expert la remise de son rapport au plus tard 15 jours avant l'expiration du délai de consultation.
Au demeurant, le CSE peut rendre un avis dans des délais inférieurs à ceux précédemment indiqués s'il s'estime suffisamment informé pour rendre un avis à la majorité des membres titulaires présents.
Périodicité des réunions du CSE
Le nombre de
réunions ordinaires est fixé à six par an (janvier/ mars/ mai/ juillet/ septembre/ novembre).
Au moins quatre réunions sur les six réunions annuelles, porteront en tout ou partie sur la santé, la sécurité et les conditions de travail. L’agent de contrôle de l’inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale seront informés du calendrier retenu pour les réunions consacrées à ces sujets, et confirmation écrite leur sera envoyée au moins quinze jours avant la tenue de ces réunions.
Le CSE pourra également être réuni dans le cadre de réunions extraordinaires.
Le CSE se réunira, sur convocation de son Président ou de son représentant, dans les conditions prévues dans son règlement intérieur.
Le délai de convocation du CSE pour ce qui concerne les consultations (obligatoires ou exceptionnelles) est de
15 jours calendaires.
Le délai de convocation pour les réunions sans consultation est de 3 jours ouvrables.
III/ DIVERS
Durée de l’accord :
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 28 janvier 2020.
Suivi de l’accord
Afin de permettre un suivi de la mise en œuvre du présent accord, une commission spécifique sera constituée au niveau de la société. Cette commission sera composée d’un membre du CSE et d’un représentant de la direction.
Elle se réunira en janvier de chaque année jusqu’au terme du présent accord à l’initiative de la direction afin d’effectuer un bilan sur la bonne application de l’accord qui sera transmis au Comité Social et Economique.
Révision de l’accord
Toute demande de révision devra être portée à la connaissance de l’autre partie, par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre récépissé. Elle devra comporter l’indication des dispositions à réviser et des propositions formulées en remplacement. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à conclusion d’un nouvel accord. La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie sous réserve de remplir les conditions de validité posées par les articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail. Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues à l’article L. 2231-6 du Code du travail.
Dénonciation de l’accord
L’accord peut être dénoncé selon les modalités suivantes : La dénonciation est notifiée à chacune des autres parties et doit donner lieu à dépôt conformément aux articles L. 2231-6 et L. 2261-1 du Code du travail. La dénonciation prend effet au terme d’un préavis de trois mois. A cette date, l’accord dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant un an, sauf application d’un accord de substitution. En cas de dénonciation du présent accord et en l’absence de conclusion d’un nouvel accord, dans le délai requis, le présent accord cessera de produire effet. La Direction et le CSE se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.
Interprétation de l’accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les jours suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord. La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires. Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les jours qui suivent la première.
Prise d’effet et formalités : publicité et dépôt
Le texte du présent accord est déposé :
auprès de la DIRECCTE de façon dématérialisé, via la plateforme de télé procédure : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon, une version papier signé des parties sera transmise à l’adresse suivante : 20 boulevard Eugène Déruelle
69432 LYON CEDEX 03. La Direction se chargera des formalités de dépôt. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel. Un exemplaire de l’accord est remis au CSE. Au moment de l’embauche, la société s’engage à informer chaque salarié des conventions et accords applicables. Un exemplaire de l’accord sera également consultable sur le lieu de travail par les salariés. Un avis apposé sur le panneau d’affichage en informe les salariés en précisant, le cas échéant, les modalités de cette consultation.
Fait à Rillieux la Pape, le 28 janvier 2020 En 8 exemplaires originaux
