ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS
Entre la Société MEDITECH IDF 3 rue Elsa Triolet 93210 SAINT DENIS, SIRET 913865655, représentée par M.
(Ci-après la “société ”).
Et le CSE représenté par M.
(Ci-après «le CSE ») Vu les articles L.2231-1 et suivants du code du travail
PREAMBLE
MEDITECH IDF souhaite encadrer les conventions de forfait en jours (articles L. 3121-58 et suivants du Code du travail) au sein de l’entreprise, par le biais d’un accord visant à protéger la santé et la sécurité des salariés et garantir l'équilibre entre leur vie personnelle et professionnelle.
La Société compte dans ses effectifs des collaborateurs disposant d’un haut degré d’autonomie dans l’organisation de leur travail, ainsi que des salariés dont la durée du travail ne peut être prédéterminée compte tenu des caractéristiques du poste occupé, dont leur autonomie eu égard aux fonctions exercées.
L'ensemble des mesures prévues par le présent Accord s'inscrit dans une démarche visant à concilier les intérêts de la Société et les aspirations des salariés à un équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle, ainsi qu'à la prévention des surcharges de travail, préjudiciables à la santé des salariés et au bon fonctionnement de la Société.
Une information générale des salariés sur les mesures envisagées a été effectuée préalablement à la conclusion du présent accord.
Champ application (salariés concernés)
– Autonomie
Conformément aux dispositions légales et conventionnelles, le présent Accord est applicable aux salariés autonomes qui sont soumis à une convention individuelle de forfait en jours sur l'année.
Ces salariés sont ceux qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leurs sont confiées, dont la durée de travail ne peut être prédéterminée et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de leur service ou de leur équipe.
Ainsi, à la date de signature du présent accord, au sein de la société, le forfait jours à vocation à s’appliquer notamment aux catégories suivantes de personnel :
Responsables cadres
Directeurs n’ayant pas le statut de cadre dirigeant.
Plus généralement, à tout salarié dont l’autonomie ne permet pas de décompter la durée du travail en heures.
Il est rappelé que les salariés cadres dirigeants, tels que définis par l’article L. 3111-2 du Code du travail, ne sont pas soumis au présent Accord.
– Rémunération minimale
Les catégories de salariés pouvant être soumis à une convention individuelle de forfait en jours sur l'année sont les salariés visés à l’article 1.1. :
relevant au moins du niveau 10 de la grille de classification de la convention collective nationale des Cabinets médicaux,
et bénéficiant d'une rémunération moyenne mensuelle sur l'année pour un temps complet (218 jours de travail par an) qui ne peut être inférieure à 110% de la rémunération conventionnelle pour le niveau concerné.
La rémunération annuelle des salariés est fixée selon les fonctions spécifiques qui leur sont attribuées et constitue un montant forfaitaire, basé sur 218 jours de travail effectif, indépendamment du nombre d'heures de travail effectif au sein d’une journée donnée.
Modalités des conventions de forfait-jours
Période de référence
La période de référence s’entend du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Le nombre de jours inclus dans le forfait annuel en jours
Le nombre de jours travaillés prévu par la convention individuelle de forfait ne peut être supérieur à 218 jours sur une période de 12 mois (excluant la journée de solidarité). Le nombre de jours prévu par la convention individuelle de forfait sera apprécié sur la base de la période de référence définit à l’article
3.1.
Une convention de forfaits de 218 jours correspond à une année civile complète pour des salariés bénéficiant de droits complets à congés payés.
Il est précisé qu’un forfait annuel en jours réduit, inférieur au plafond annuel de 218 jours institué par le présent Accord, peut être conclu. Ce forfait annuel en jours réduit est conclu soit au moment de l’embauche, soit par le biais d’un avenant au contrat de travail du salarié. Ce forfait en jours réduit se traduit par l'attribution de journées chômées supplémentaires non rémunérées. La rémunération et le nombre de jours de repos payés des salariés soumis à un forfait annuel en jours réduit sont réduits à due proportion du forfait convenu.
Renonciation aux jours de repos
En application des dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail, et sous réserve de l’accord préalable de la Société, les salariés pourront, s’ils le souhaitent, renoncer à tout ou partie des jours de repos et percevront en contrepartie une indemnisation.
L’exercice de cette faculté de renonciation fera l’objet d’un avenant contractuel pour la période de référence concernée. Cet avenant ne saurait être reconduit de manière tacite.
La renonciation ne pourra porter le nombre de jours de travail effectué sur la période de référence au-delà de 235. L’indemnisation de chaque jour non travaillé racheté sera égale à 110% du salaire journalier de référence.
Pour les salariés disposant d’un forfait annuel en jours réduit visé à l’article 3.2., la renonciation aux jours de repos entraînera le même taux d’indemnisation.
Principales caractéristiques des conventions individuelles de forfait
Les conventions individuelles de forfait annuel en jours figurent dans le contrat de travail des salariés concernés ou dans un éventuel avenant à leur contrat de travail initial.
Ces conventions individuelles de forfait précisent les caractéristiques principales suivantes :
La fonction occupée par le salarié justifiant de l’autonomie dont il dispose dans l’exécution de son contrat de travail ;
Le nombre de jours travaillés compris dans le forfait ;
La rémunération correspondante ;
Le respect des repos quotidiens et hebdomadaires ;
Les obligations déclaratives relatives au forfait annuel en jours ;
Les modalités de suivi de l’organisation du travail et de la charge de travail.
Suivi du temps de travail
Le nombre de jours travaillés par an est contrôlé par le biais d’un document de contrôle individuel qui sera rempli et remis par les salariés, sous la supervision de la Société. Ce document consignera le nombre et la date des journées travaillées.
Ce document de contrôle individuel sera transmis par le salarié à la Société à la fin de chaque mois.
De plus, chaque salarié ayant conclu une convention de forfait jours devra bénéficier chaque année, d’au moins un entretien avec son supérieur hiérarchique au cours duquel seront évoqués les points suivants :
à l’équilibre du contrat de travail ;
à l’atteinte des objectifs fixés ;
à la santé du salarié ;
au respect de la vie privée et familiale des salariés.
Durant cet entretien, le salarié et son supérieur hiérarchique analyseront la charge de travail anticipée pour la prochaine période de référence et tout ajustement nécessaire en termes d’organisation.
Le cas échéant, sur la base de ces observations, le salarié et son supérieur hiérarchique détermineront ensemble les mesures à prendre pour prévenir et résoudre toutes difficultés, mesures qui seront formalisées dans le compte-rendu de l’entretien.
Il est convenu que s’il s’avérait matériellement impossible d’organiser cet entretien annuel entre le salarié et son supérieur hiérarchique, des communications téléphoniques (donnant lieu à un compte-rendu écrit) ou des échanges de mails pourront être organisés pour évoquer la charge de travail et l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle, ainsi que les sujets mentionnés ci-dessus.
Modalités de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et des départs au cours de la Période de Référence
Il est rappelé que la période de référence est la période du 1er janvier au 31 décembre d’une année donnée.
Il est précisé que les règles d’arrondi suivantes seront appliquées :
à la demi-journée inférieure pour les jours travaillés, et
à la demi-journée supérieure pour les jours de congé.
Embauche au cours de la période de référence
En cas d’embauche au cours de la période de référence, le nombre de jours restant à travailler sur la période de référence sera calculé en appliquant la méthode suivante :
Date d’embauche
JJ/MM/AAAA
Nombre de jours calendaires restants depuis l’embauche jusqu’au 31 décembre de la période JA Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedi-dimanche) WE Nombre de jours fériés coïncidant avec un jour normalement travaillé JF Nombre de jours de congés payés acquis par le salarié entre sa date d’embauche et la fin de la Période de référence CP Nombre de jours de repos (calculé au prorata) REP = ( (Nombre de jours de repos pour l’année complète ÷ (365 ou 366) ) x JA
Nombre de jours à travailler pour la période
JT = JA - (WE + JF + CP + REP)
Départ en cours de période de référence
En cas de départ en cours de mois, la partie de la rémunération à laquelle le salarié a droit (en plus de la rémunération des congés payés acquis pendant la période de référence et, le cas échéant, des congés payés non pris), est déterminée par la formule suivante :
Méthode : Calculer la rémunération due au prorata du nombre de jours de présence (y compris les jours fériés et de présence (y compris les jours de congés et de repos) sur les jours travaillés dans le mois.
Rémunération annuelle brute x nombre de jours de présence (y compris les jours fériés et les jours de repos) / nombre de jours ouvrables du mois jours) / nombre de jours ouvrables du mois.
Impact des absences
Impact des absences sur les jours de repos
En cas d'absence justifiée au cours de la Période de Référence (notamment jours fériés, congés payés, congés maladie, etc.), le temps non travaillé n'est pas récupérable et est valorisé sur la base du temps qui aurait été travaillé si le salarié avait été présent.
Ainsi, ces jours d’absence justifiée sont déduits du nombre annuel de jours à travailler fixés dans le forfait.
Les absences justifiées d'un ou plusieurs jours (maladie, congé maternité et paternité...) n'ont pas d'incidence sur le nombre de jours travaillés au cours de l'année de référence et n'ont donc pas d'incidence sur le nombre de jours de repos.
En revanche, les absences non assimilées légalement ou conventionnellement à du temps de travail effectif au cours de la période de référence réduisent proportionnellement le nombre de jours de repos annuel lié au forfait jours du salarié.
Les absences non rémunérées d’une journée seront déduites de la rémunération mensuelle sur la base d’un salaire journalier reconstitué.
Impact des absences sur le salaire
Le jour d'absence est valorisé par le rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours ouvrables prévu par la convention de forfait.
La déduction de salaire sera calculée comme suit :
[(rémunération mensuelle brute de base x 12) / nombre de jours travaillés prévus par la convention de forfait en jours] x nombre de jours d'absence].
Suivi de la charge de travail et droit à la déconnexion
Principes généraux
Les salariés en forfait annuel en jours organisent leur travail en autonomie. Il appartient au supérieur hiérarchique de veiller à la compatibilité de la charge de travail avec une durée et une amplitude de travail raisonnables, avec une bonne répartition dans le temps du travail et avec l'équilibre de la vie personnelle et professionnelle.
Les Parties souhaitent rappeler que le forfait en jours doit permettre une meilleure régulation de la charge de travail et, le cas échéant, une réflexion nouvelle sur l'organisation du travail. La souplesse offerte par le forfait en jours ne doit pas conduire les salariés à travailler de manière régulière sur des plages horaires plus importantes que celles des équipes dont ils ont la responsabilité.
Organisation du travail et droit au repos
Les salariés en forfait en jours gèrent librement leur temps de travail, dans le cadre d'un dialogue régulier avec leur supérieur hiérarchique, en tenant compte des contraintes organisationnelles de l'entreprise et plus particulièrement du service auquel ils appartiennent.
Les salariés en forfait annuel en jours doivent bénéficier des temps de repos obligatoires prévus par la loi, qui correspondent actuellement à un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et à un repos hebdomadaire d’au moins 35 heures consécutives.
Ils doivent pouvoir bénéficier également d'une coupure au sein d'une journée de travail.
Droit à la déconnexion
Les Parties réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congés ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.
Le droit à la déconnexion est le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail. Les outils numériques professionnels sont constitués des outils numériques physiques (ordinateur, tablette, smartphone, réseau filaire, etc.) et dématérialisés (logiciels, connexion sans fil, messagerie électronique, internet, extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance.
L’utilisation des technologies de l’information et des outils numériques professionnels sont une nécessité pour l’entreprise, mais ne doivent pas avoir pour effet, par suite d’une utilisation non contrôlée, d’empiéter sur le temps de repos et sur la vie privée des salariés. Cela ne doit pas non plus entretenir les salariés dans un état de stress nuisible à une bonne exécution du travail et contraire à l’atmosphère de sérénité que l’entreprise entend instaurer.
Afin d’éviter la surcharge informationnelle et le stress lié à l’utilisation excessive des outils numériques professionnels, il est expressément convenu que le salarié qui dispose d’outils numériques :
N’a pas l’obligation, pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que durant les congés, jours fériés chômés, jours de repos et les périodes de suspension du contrat de travail, de prendre connaissance des messages, appels et courriels reçus et d’y répondre ;
Veille à limiter les sollicitations auprès des autres membres du personnel par l’intermédiaire des outils numériques pendant les périodes mentionnées ci-dessus, qu’il s’agisse de ses subordonnés ou de ses supérieurs.
Sont entendus comme outils numériques tous les TIC : technologie de l’information et de la communication ; cela englobe aussi bien les objets physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…) que des outils dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, courriers électroniques, internet/extranet…).
Afin de permettre l’effectivité du droit à la déconnexion, certaines bonnes pratiques doivent être respectée :
Ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie ;
Une situation d’urgence doit être identifiée au préalable avant toute autre décision ;
S’interroger sur le moment le plus opportun d’envoi d’un courriel ou SMS afin de ne pas créer de sentiment d’urgence et avoir recours aux fonctions de brouillon et d’envoi différé ;
Favoriser les échanges directs par le biais notamment de réunions ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si elle n’est pas nécessaire ;
Envoyer, dans la mesure du possible, des courriels concis et compréhensibles et ajouter un objet précis et le degré d’urgence permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du mail ;
Limiter l’utilisation des fonctions « Répondre à tous », et l’envoi de pièces jointes en nombre trop important, ne mettre en « copie » que les personnes directement concernées ;
Les courriels envoyés aux salariés durant les périodes de congés doivent être suivis d’une réponse automatique redirigeant l’interlocuteur vers des contacts disponibles ou l’invitant à réexpédier son message au retour de l’intéressé.
Les salariés en forfait annuel en jours ne devront pas envoyer d’emails ni passer d’appels professionnels pendant leurs périodes de repos, sauf en cas d’urgence justifiée. Dans ce cas, le salarié devra décaler la prise des durées minimales de repos, ce dont il informera sa hiérarchie.
En fonction de l’importance des courriels et SMS envoyés pendant les périodes de repos ou de congé, appréciée au cas par cas, des actions ciblées et individualisées pourront être décidées par la Société et menées à l’égard des salariés identifiés.
Si besoin, des actions de sensibilisation et de formation relatives à l’utilisation des outils numériques auprès du personnel concerné pourront être mises en place.
Application de l’Accord
Durée et date d’entrée en vigueur
Sous réserve de son approbation, le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur après accomplissement des formalités de dépôt et de publicité visées ci-après.
Il pourra être mis fin au présent accord ou il pourra être révisé à tout moment.
Formalités et publicité
Le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Un exemplaire de l’accord sera également déposé auprès du greffe du Conseil de prud’hommes.
Enfin, le présent accord sera affiché aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Interprétation de l’accord et litiges
En cas de difficulté quant à l’interprétation ou l'application du présent accord, les parties conviennent qu’une commission de suivi devra se réunir, à la demande de l’une d’entre elle, dans les trente jours suivant la demande.
Ladite commission sera constituée, étant précisé que la présence d’un délégué syndical est de droit :
des membres du Comité Social et Economique, ou de deux salariés volontaires en l’absence d’élus ;
d’un membre de la Direction ou son représentant.
Cette commission sera chargée de remettre un rapport motivé, présenté dans un délai de six mois suivant la tenue de cette commission, et consultable par tous avant décision définitive de la société.
Si le différend subsiste après la tentative de règlement à l’amiable, le différend pourra être porté devant les juridictions compétentes du lieu de signature : Tribunaux judiciaires si le litige est collectif, Conseil de prud’hommes si le litige est individuel.
