Accord relatif au forfait annuel en jours MGA AUDIT
Entre les soussignés :
La Société MGA AUDIT,
SARL au capital de 47 500 € Immatriculée au RCS de BREST sous le n°450 541 974 Dont le siège social est situé à MORLAIX (29600) - 8 Quai de TREGUIER Représentée par
D’une part,
Et
Les salariés de la SARL MGA AUDIT,
Ayant approuvé l’accord à la majorité des deux tiers du personnel, Représentés par Dûment mandaté pour la signature de l’accord
D’autre part,
Il est conclu le présent accord collectif sur l’aménagement du temps de travail au sein de l’entreprise en application des articles L2232-21 et suivants du Code du travail.
IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE :
Le présent accord a pour objet la mise en place de conventions de forfaits annuels en jours travaillés au sein de la Société MGA AUDIT, conformément à l'article L. 3121-63 du Code du Travail qui précise que : « Les forfaits annuels en heures ou en jours sur l'année sont mis en place par un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche ».
En application des dispositions légales en vigueur, il est rappelé que peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l’année : « 1° Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ; 2° Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées. »
Les parties rappellent que la Société MGA AUDIT applique la Convention Collective Nationale des « Experts-comptables et commissaires aux comptes » qui prévoit d’ores et déjà un dispositif de forfait annuel en jours travaillés.
Néanmoins, elles observent que cet accord réserve la faculté de conclure une convention de forfait en jours aux seuls salariés cadres. Or, la nature de l’activité de la Société MGA AUDIT lui impose de pouvoir se doter d’un outil juridique plus adapté à ses besoins ainsi que le permet la Loi.
En effet, l’activité des auditeurs rend difficile la détermination de la durée du temps de travail. Les collaborateurs affectés à cette activité disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour assurer les travaux convenus aux termes de la mission qui leur est confiée.
Un groupe de travail composé de salariés de la Société soussignée a abordé une réflexion sur les modalités d’aménagement du temps de travail pour déterminer le cadre le plus adapté répondant à la réalité de la profession et au métier exercé au sein de la Société MGA AUDIT.
Une négociation s’est ouverte et elle a permis de conclure le présent accord visant à :
Respecter l’équilibre entre les attentes des salariés et celles de la Direction,
Veiller à concilier la vie professionnelle et celle personnelle des salariés.
Le présent accord annule et remplace, à compter de son entrée en vigueur, tous les usages ou pratiques antérieurement appliqués et toutes les notes de service relatives à l’aménagement de temps de travail ou à d’autres modalités d’organisation en ce domaine.
Il se substitue également aux dispositions de l’accord de branche ayant le même objet.
Les parties rappellent la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et veilleront tout au long de la relation de travail au respect d’une charge de travail raisonnable.
En application des articles L2232-21 et L2232-22 du Code du travail, la Société étant dépourvue d’instance représentative du personnel, de délégué syndical et comportant un effectif inférieur à onze salariés, la gérante a informé l’ensemble du personnel de son projet d’engager une négociation sur la conclusion d’un accord visant à mettre en place les conventions de forfait annuel en jours travaillés.
Elle a présenté un projet d’accord et une consultation du personnel a été organisée à l’issue du délai minimum de quinze jours courant à compter de la communication à chaque salarié du projet d'accord.
Aux termes de cette consultation, les parties ont ratifié le présent accord régi par les dispositions légales en vigueur :
TABLE DES MATIERES :
I- Dispositions générales
A- Champ d’application
B- Durée, suivi de l’accord et clause de rendez-vous
C- Interprétation de l’accord
D- Révision de l’accord
E– Dénonciation de l’accord
F- Publicité
II – Dispositions spécifiques aux salariés en convention de forfait annuel en jours
A – Catégorie de salariés concernés
B – Caractéristiques des conventions individuelles de forfait en jours
C – Suivi de la charge de travail, entretien individuel et droit à la déconnexion
I : DISPOSITIONS GENERALES
A - CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements composant l’Entreprise. Le présent accord est conclu en application des articles L. 2232-21 et suivants du Code du Travail. En vertu de ce dispositif légal, il prévaut sur les accords de niveaux différents abordant aussi les conventions de forfait en jours.
B – DUREE, SUIVI DE L’ACCORD ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet :
Après son approbation par les salariés à la majorité des 2/3 des suffrages exprimés dans le respect des principes du droit électoral ;
Et en tout état de cause, à la date de son dépôt auprès de la DREETS.
Le suivi de l’application du présent accord sera organisé lors d’une réunion annuelle avec le personnel de l’Entreprise. En tout état de cause, l’Entreprise dressera un bilan de l’application du présent accord au titre de l’année N-1 lors d’une réunion de fin d’année N afin de s’interroger sur l’opportunité d’une éventuelle révision ou dénonciation du présent accord.
C – INTERPRETATION DE L’ACCORD
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans le mois suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord. La demande de réunion consigne l'exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.
Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans le mois suivant la première réunion. Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
D - REVISION DE L’ACCORD
Conformément aux dispositions du Code du Travail, le présent accord est révisable au gré des parties, soit l’employeur, soit les salariés à la majorité des deux tiers. La partie à l’initiative de la demande de révision adressera sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie. Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points à réviser. Des discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant la date de demande de révision. Conformément aux dispositions légales en vigueur, lorsque le projet d'avenant de révision mentionné à l'article L. 2232-21 est approuvé à la majorité des deux tiers du personnel, il est considéré comme un accord d'entreprise valide. Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal. Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et elles seront maintenues dans l’hypothèse selon laquelle la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.
E - DENONCIATION DE L’ACCORD
L’accord conclu peut être dénoncé à l'initiative de l'employeur dans les conditions prévues par le présent accord. Il peut également être dénoncé à l'initiative des salariés dans les conditions prévues par l'accord, sous réserve des dispositions suivantes :
les salariés représentant les deux tiers du personnel notifient collectivement et par écrit la dénonciation à l'employeur ;
la dénonciation à l'initiative des salariés ne peut avoir lieu que pendant un délai d'un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l'accord.
En tout état de cause, le présent accord ainsi que ses éventuels avenants pourront être dénoncés moyennant le respect d’un délai de préavis déterminé comme suit. Ainsi, les parties précisent que les effets de l’accord cesseront aux dates suivantes compte tenu de la date de notification de la dénonciation :
1er janvier de l’année suivant cette démarche en cas de dénonciation avant le 31 juillet de l’année,
1er janvier de l’année N+2 en cas de dénonciation intervenant à partir du 1er août de l’année.
La Direction et les salariés se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter d’un nouvel accord. La dénonciation sera notifiée à chacune des parties signataires et doit donner lieu à dépôt conformément à l’Article L2261-9 du Code du travail. A cette date, l’accord dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions précitées. En cas de dénonciation du présent accord collectif et en l’absence de conclusion d’un nouvel accord, dans le délai requis, le présent accord cessera de produire effet.
F – PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, à savoir :
Un exemplaire déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr,
Un exemplaire déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de MORLAIX,
Un exemplaire anonymisé sera transmis à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation constituée au niveau de la branche en application de l’article D.2232-1-2 du Code du travail, sous réserve de sa constitution à la date de signature de l’accord,
En outre, conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé en version anonymisée sous format WORD pour publication à la banque de données nationale des accords collectifs.
Enfin, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.
II : DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX SALARIES RELEVANT D’UNE CONVENTION INDIVIDUELLE DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS
Les parties rappellent la nécessité de garantir le respect du repos quotidien et hebdomadaire et veilleront tout au long de la relation de travail au respect d’une charge de travail raisonnable. Les présentes dispositions se substituent à tous les accords et usages antérieurs en vigueur dans l’entreprise et ayant le même objet.
A – Catégorie de salariés concernés
Aux termes de l'article L. 3121-58 du Code du Travail, peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l'année :
Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ; -Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Aussi, les parties conviennent que les dispositions de cet accord sont applicables à tous les salariés cadres et non cadres de l'entreprise, quelle que soit leur date d'embauche, remplissant les conditions susvisées.
En application du présent accord, les parties conviennent que sont éligibles au présent dispositif les salariés non-cadres assurant les missions d’auditeur ainsi que les salariés cadres. A ce titre, ils bénéficient d’une large autonomie dans l’organisation des plannings d’intervention en clientèle. En cas de création de postes nouveaux au sein de l’Entreprise, dès lors que les missions afférentes à ces postes laisseront une large autonomie aux salariés dans l’organisation de leur emploi du temps, lesquels ne seront pas soumis à un horaire fixe et précis, ils seront éligibles au présent accord. Les parties conviennent que toute modification des classifications conventionnelles, toute création d’une nouvelle fonction, toute évolution du niveau de responsabilité ou d’autonomie d’une fonction conduira à la conclusion d’un avenant au présent accord, notamment pour élargir le périmètre des salariés éligibles. Le présent accord s’applique aux salariés employés dans le cadre de contrats de travail à durée indéterminée ainsi qu’aux salariés embauchés sous contrat à durée déterminée.
B – Caractéristiques des conventions individuelles de forfait en jours
1 - Conditions de mise en place
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait. La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre l'entreprise et les salariés concernés. La mise en œuvre du forfait annuel en jours fera l'objet de la conclusion d'une convention de forfait entre le salarié et l'employeur qui précisera :
La nature de l’accord collectif instaurant le forfait jours,
Les caractéristiques de l'emploi occupé par le salarié,
La période de référence du forfait annuel, telle que fixé par le présent accord,
Le nombre de jours compris dans le forfait annuel du salarié, ce nombre étant plafonné au nombre de jours fixé à l'article B.2. du présent accord,
La rémunération
Le nombre d’entretiens et les modalités de contrôle de la charge de travail.
Le refus de signer une convention individuelle de forfait jours sur l'année ne constitue pas un motif de rupture du contrat de travail du salarié et n'est pas constitutif d'une faute.
2. Nombre de jours travaillés et période de référence du forfait
Le nombre de jours travaillés est fixé à 218 jours par an incluant la journée de solidarité. Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés. Le nombre de jours compris dans le forfait peut, par exception, être supérieur en cas de renonciation à des jours de repos.
La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1er janvier au 31 décembre. Le terme « année » dans le présent accord correspond à la période de référence telle que déterminée ci-dessus.
3. Décompte du temps de travail
Le temps de travail des salariés en forfait en jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées. Les salariés organisent librement leur temps de travail. Ils sont toutefois tenus de respecter :
Le nombre de jours prévus par la convention de forfait en jours ; Un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ; Un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour qui reste une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail. En effet, l’amplitude des journées d’activité et la charge de travail doivent rester raisonnables, assurer une bonne répartition dans le temps du travail du salarié et permettre à ce dernier de concilier vie professionnelle et vie privée. L’effectivité du respect par le salarié de ces durées de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance, tel qu’exposé ci-après. Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, de repos ainsi que le bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire sont déclarées par les salariés selon la procédure au présent accord.
4. Nombre de jours de repos
Afin de ne pas dépasser le nombre de jours à travailler convenu, les salariés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre en fonction notamment des jours chômés. Le positionnement des jours de repos par journée entière ou par demi-journée et indivisible se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service. Un nombre de jours de repos est déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévus dans la convention individuelle de forfait en jours.
La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante : Nombre de jours calendaires - Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches) - Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré
- Nombre de jours de congés payés octroyés par l'entreprise - Nombre de jours travaillés = Nombre de jours de repos par an. Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés pour évènements familiaux, etc.), lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.
5 – Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours d’année
5.1 – Prise en compte des entrées en cours d’année
En cas d'entrée en cours d'année, le nombre de jours restant à travailler pour le salarié en forfait en jours et ses repos sont déterminés par les méthodes de calcul suivantes :
Méthode de calcul du nombre de jours restant à travailler
• Nombre de jours ouvrés restants à travailler dans l'année = (nombre de jours travaillés prévus dans la convention de forfait + nombre de jours ouvrés de congés payés non acquis) x (nombre de jours ouvrés de présence/nombre de jours ouvrés de l'année) Exemple : Embauche le 10 avril 2024, convention de forfait 218 jours, jours de congés payés non acquis 21 jours, 182 jours ouvrés au cours de la période du 10 avril au 13 décembre 2024 (sur 252 jours ouvrés dans l’année) Journées à travailler : (218+21) x (182/252) = 173 jours
• Nombre de jours de repos dans l'année = nombre de jours ouvrés restant dans l'année pouvant être travaillés (jours calendaires restant dans l'année - les jours de repos hebdomadaire restant dans l'année - les congés payés acquis - les jours fériés restant dans l'année tombant un jour ouvré) - nombre de jours restant à travailler dans l'année Exemple : (Nombre de jours calendaires restant : 265) – (repos hebdomadaires restants : 74) – (congés payés acquis : 4) – (jours fériés correspondant aux jours tombant un jour ouvré : 8), soit 179 jours ouvrés pouvant être travaillés Journées de repos attribuées : 179 – 173 = 6 jours
5.2 – Prise en compte des absences
5.2 – 1 – Incidence des absences sur les jours de repos
Les absences d'un ou plusieurs jours (maladie, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) n'ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos. La (ou les) journée(s) d'absence sont déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait.
5.2 - 2 - Valorisation des absences
La journée d'absence est valorisée selon le calcul suivant :
[rémunération mensuelle brute de base / nombre de ouvrés du mois] x nombre de jours d'absence
5.3 – Prise en compte des sorties en cours d’année
En cas de sortie en cours d'année, le nombre de jours à travailler pour le salarié en forfait en jours et ses repos sont déterminés par la méthode de calcul suivante : Les parties conviennent de retenir la méthode suivante : Payer les jours travaillés (avec les jours fériés éventuels mais sans repos pris) de la période accomplie et proratiser les jours de repos selon le rapport entre les jours travaillés et les jours ouvrés dans l'année. Exemple : Un salarié quitte l'entreprise le 28 février 2023. Son forfait est de 218 jours sur l'année, correspondant à 260 jours payés en 2023 (365 jours calendaires − 105 samedis et dimanches). Son salaire mensuel est de 4 500 €, soit 54 000 € par an. Le salarié a travaillé 40 jours, a pris 2 jours de repos. Il lui reste 5 jours de congés payés à prendre jusqu'au 31-5-2023. Le nombre de jours de congés payés acquis du 1-6-2022 au 28-2-2023 (en jours ouvrés) est de : 2,08 × 9 = 19 jours.
1- Détermination du salaire : Le salaire annuel est divisé par le nombre de jours payés sur l'année, soit 54 000/260 = 207,70 € par jour.
2- Détermination des jours payés : Jours de repos : 8 × 40/260 = 1,23 jour. Jours dus : 40 + 1,23 = 41,23. Salaire dû : 41,23 × 207,70 = 8 563,47 €, soit un trop-perçu de 9 000 − 8 563,47 = 436,53 €.
3- Règlement des congés payés non pris : 5 jours × 207,70 = 1 038,50 € (à comparer avec le dixième)
4- Congés payés acquis au cours de la période de référence :
Calcul au maintien : 19 jours × 207,70 = 3 946,30 €. Calcul au 1/10e : (4 500 × 7 mois + 8 563,47)/10 = 4 006,35 €
5- Sommes à régler lors du départ : 8 563,47 + 1 038,50 + 4 006,35 = 13 608,32 €
6 – Renonciation à des jours de repos
Les salariés ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours peuvent, s'ils le souhaitent et sous réserve d'un accord préalable écrit de l'employeur, renoncer à une partie de leurs jours de repos en contrepartie d'une rémunération majorée.
6.1 – Nombre maximal de jours travaillées Le nombre maximal de jours travaillés dans l'année est de 228 jours. La renonciation à des jours de repos ne peut en aucun cas permettre de travailler au-delà de ce plafond. 6.2 – Rémunération du temps de travail supplémentaire La renonciation à des jours de repos est formalisée dans un avenant à la convention individuelle de forfait avant sa mise en œuvre. Cet avenant est valable pour l'année en cours et ne peut pas être reconduit de manière tacite. Les jours travaillés au-delà du nombre de jours prévu dans la convention de forfait font l'objet d'une majoration égale à 10% en application de l'avenant mentionné à l'alinéa précédent.
7 – Prise des jours de repos
La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées. Le responsable hiérarchique peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.
8 – Forfait en jours réduit
La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés inférieur au nombre prévu ci-dessous. Dans ce cadre, la rémunération sera ajustée en fonction du nombre de jours convenu entre les parties. La charge de travail tiendra compte de la réduction convenue. Le nombre de jours de repos obtenu pour un salarié réalisant moins de 218 jours par an et bénéficiant d’un droit intégral à congés payés, sera réduit à due proportion du nombre de jours accomplis dans le cadre du forfait réduit. Exemple : Au titre de l’année XX, acquisition de 10 jours de repos pour un salarié dont le nombre de jours est fixé à 218 jours. Le salarié dont le nombre de jours travaillé est fixé à 150 jours bénéficiera de 10 x (150/218), soit 6,88 jours de repos, arrondi à 7 jours.
9 – Rémunération
Les salariés en forfait en jours perçoivent une rémunération annuelle forfaitaire lissée sur l’année. La rémunération est fixée sur l'année et versée mensuellement indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois. Le bulletin de paie fera mention du forfait annuel en jours et du nombre annuel de jours.
C – Suivi de la charge de travail, entretien individuel et droit à la déconnexion
1 - Suivi de la charge de travail
Il est précisé que compte tenu de la nature du forfait jours, dans le cadre de l'exécution de leur prestation de travail, les salariés ne sont pas soumis à un contrôle de leurs horaires de travail. Cependant, et sans que cela remette en cause leur autonomie, il pourra être prévu dans l’année des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement du service ou de l'entreprise. De même, afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, l’employeur assure le suivi régulier de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail et de l’amplitude de ses journées de travail. Ce suivi implique un décompte du nombre de jours travaillés. 1.1 – Relevé déclaratif des journées ou demi-journées de travail Le salarié soumis à une convention individuelle de forfait en jours déclare au moyen du support de planning remis en début d’année civile :
le nombre et la date des journées ou de demi-journées travaillées ; le nombre, la date et la nature des jours ou de demi-journées de repos (congés payés, repos supplémentaires ou autres congés/repos) ; l'indication du bénéfice ou non des repos quotidien et hebdomadaire.
Les déclarations sont signées par le salarié et validées périodiquement par le supérieur hiérarchique et sont transmises au service des ressources humaines. A cette occasion, le responsable hiérarchique contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail et l'amplitude des journées d'activité du salarié sont raisonnables. S'il constate des anomalies, le responsable hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.
1.2 – Dispositif d’alerte Le salarié peut alerter par écrit au moyen d’un courrier remis en main propre ou par mail son responsable hiérarchique sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail. Il appartient au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai de 15 jours. Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article C.2. Au cours de l'entretien, le responsable hiérarchique analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.
2 – Entretien individuel
Le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum d'un entretien annuel avec son responsable hiérarchique. Au cours de cet entretien, sont évoquées : la charge de travail du salarié ; l'organisation du travail dans l'entreprise ; les moyens mis en œuvre pour permettre, en cours d'année, de s'assurer que cette charge de travail reste raisonnable ; l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ; le droit à la déconnexion ; et sa rémunération.
Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien. Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
3 – Droit à la déconnexion
Afin de prévenir les risques psychosociaux, tous les salariés ont droit au respect de leurs temps de repos et de l’équilibre de leur vie personnelle / vie professionnelle et particulièrement au droit à la déconnexion. Il en est ainsi précisément pour les salariés soumis à un forfait annuel en jours et ceux qui travaillent en dehors de l’entreprise et ont recours aux outils numériques professionnels à distance. Les parties signataires conviennent des modalités d’application de ce droit qu’elles fixent comme suit :
3.1 – Définition du droit à la déconnexion
Il s’entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels (messagerie, application, logiciel, internet, intranet…) et ne pas être contacté en dehors de sa plage horaire de travail, que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l’employeur ou de son téléphone personnel. La plage horaire correspond aux temps pendant lesquels le salarié se tient à la disposition de l’employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à ses occupations personnelles. En sont exclus, les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres types de congés, les jours fériés non travaillés et de repos et, de façon générale, les temps d’absence autorisés de quelque nature que ce soit. 3.2 – Exercice du droit à la déconnexion
Aucun salarié n’est tenu de consulter et de répondre à des courriels, messages ou appels professionnels en dehors de sa plage horaire, pendant ses congés, ses temps de repos et absences. Il est demandé au salarié de ne pas contacter ses collègues ou la Direction, par téléphone ou par courriel, en dehors de la plage horaire, pendant les weekends, jours fériés et congés payés ou pendant les périodes de suspension de son contrat de travail.
3.3 – Bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques
Les parties conviennent d'inviter les salariés à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :
Utiliser de façon équilibrée les différents outils de communication mis à la disposition des salariés ; la communication entre salariés ne doit pas être systématiquement numérique, en particulier lorsqu’ils travaillent sur le même site ; S'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ; Privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ; Indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ; Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate » ; S’interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ; limiter les destinataires de courriels et l’utilisation des « CC » et « CCI » ; Pour les absences de plus de 3 jours, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ; Pour les absences de plus d’une semaine, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès ; S’abstenir d’effectuer des envois de courriels, SMS ou appels téléphoniques à un collaborateur ou la Direction pendant les périodes de repos quotidiens et hebdomadaires ;
S’abstenir de consulter les courriels ou SMS pendant les périodes de repos quotidiens et hebdomadaires ainsi que pendant les jours de repos ou de congés payés.
3.4 – Alertes
Les salariés, qui estiment que leur droit à la déconnexion n'est pas respecté peuvent se rapprocher d'un membre de la direction, d’un représentant du personnel s’il existe ou des ressources humaines.
