Accord d’entreprise Relatif au recours à la visioconférence lors des réunions du Comité Social et Economique et de ses Commissions
ENTRE : La Société NEXTON Consulting, dont le siège social est situé 5-7, rue Saint Fiacre - 75002 Paris, représentée par Monsieur X agissant en qualité de Président ; Ci-après désignée « La Société » D’UNE PART
ET : Les membres titulaires du Comité Social et Economique de la Société NEXTON Consulting. Ci-après désignée « Le Comité Social et Economique » D’AUTRE PART
Préambule : Conformément à l’article L2315-4 du Code du travail, le recours à la visioconférence pour réunir le Comité Social et Economique peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du Comité. Par le présent accord, approuvé le 14 juin 2024 par la majorité des élus titulaires du Comité Social et Economique lors d’un vote en séance, les parties sont convenues de mettre en place un système de visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique ainsi que celles des différentes commissions.
Article 1 – Champ d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique, qu’ils soient titulaires ou suppléants.
Article 2 – Réunions concernées par la visioconférence Il a été décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires. Les réunions au cours desquelles une consultation a lieu sont incluses. Sont également concernées, les réunions des différentes commissions, à savoir :
La Commission santé, sécurité et conditions de travail ;
La Commission de la formation ;
La Commission d’information et d’aide au logement ; et
La Commission de l’égalité professionnelle.
Article 3 – Mise en place des réunions en visioconférence Les réunions se dérouleront à la fois en présentiel et en visioconférence, afin de permettre aux membres du Comité Social et Economique d’assister aux réunions en personne s’ils le souhaitent. En cas de circonstances exceptionnelles et sur recommandations gouvernementales (menace d’épidémie, grève des transports, pics de pollution, etc.) ou en cas de force majeur, le recours à la visioconférence pour la tenue des réunions sera obligatoire pour tous les membres de la délégation. La Société informera les membres de l’instance que la réunion n’est disponible qu’en visioconférence. La Société conserve le droit d’organiser des réunions du Comité Social et Economique ainsi que celles de la Commission Santé, sécurité et conditions de travail, uniquement en présentiel. En outre, les représentants élus du Comité ainsi que les membres de la Commission Santé, sécurité et conditions de travail ont le droit de demander qu'une réunion soit tenue exclusivement en personne, sous réserve de l'approbation de la majorité de leurs membres respectifs. Dans le cas où les réunions sont exclusivement en présentiel, les membres du Comité Social et Economique seront informés sur les modalités de tenue de la réunion dans la mesure du possible, et au plus tard lors de l’envoi de la convocation à la réunion, afin de garantir un délai raisonnable. Pour des raisons organisationnelles pour les réunions en format mixte, il sera demandé aux élus d’indiquer a minima 5 jours calendaires avant la date de la réunion (exemple réunion le vendredi, réponse attendue au plus tard le lundi de la même semaine), par réponse de mail à la convocation qui leur est adressée, s’ils seront présents physiquement à la réunion. En cas d’absence de réponse dans le délai mentionné, l’élu sera considéré comme souhaitant y assister en visioconférence.
Article 4 – Confidentialité des réunions Dès lors qu’un membre de l’instance (hors Direction) participera à la réunion en visioconférence, il devra certifier avant le commencement de celle-ci :
qu’il est seul ou uniquement en présence d’autres membres autorisés à participer à cette même réunion ; et
qu’il n’enregistre pas la réunion par quelque moyen que ce soit (sauf accord de la Direction).
Pour ce faire, les membres de la délégation participant à la réunion en visioconférence se verront adresser en début de réunion un message via l’outil de vote qui leur demandera d’attester en ce sens. En l’absence d’attestation, le membre de la délégation ne sera pas autorisé à participer à la réunion.
Article 5 – Moyens techniques La visioconférence sera réalisée via la plateforme « Google Meet ». Ce dispositif permet de garantir l’identification des membres du Comité (connexion avec l’adresse e-mail professionnelle), leur participation effective à la réunion et la retransmission de manière continue du son et de l’image, conformément à la législation en vigueur. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné dans la convocation à la réunion. La Société s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion.
En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance.
Article 6 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. En cas de dysfonctionnement du matériel informatique ou de connexion internet insuffisante, les élus devront, dans la mesure du possible, assister à la réunion en présentiel. Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Plus généralement, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur sont transmises par la Société.
Article 7 - Suspension de la séance Le président et les membres du Comité, à la majorité des membres présents, conservent la possibilité de suspendre la séance. Toute suspension de séance devra être mentionnée dans le procès-verbal. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion.
Article 8 – Modalités de vote Article 8.1 – Vote à la main levée Les votes auront habituellement lieu à main levée. Tous les élus disposeront de la même durée pour exprimer leur vote. En cas de vote à main levée, chaque membre exprime son vote oralement tour à tour. Le membre du CSE actera du sens de ces votes (vote favorable, vote défavorable, abstention).
Article 8.2 – Vote à bulletin secret Toutes les consultations, que les membres de l’instance y participent en présentiel ou en distanciel, se feront par le biais d’un outil de vote électronique choisi par la Société. L’outil de vote à distance garantira que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote, conformément à l’article D2315-1 du Code du Travail.
Le vote pourra être effectué sans utiliser l’outil vote électronique uniquement lorsque tous les membres de l’instance seront présents en personne ou si l’outil n’est pas fonctionnel. Tous les élus disposeront de la même durée pour exprimer leur vote. Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
Article 8 – Dispositions finales Le présent accord entre en vigueur le 1er juillet 2024 pour une durée indéterminée. Conformément aux dispositions légales, un exemplaire du présent accord ainsi que les pièces énoncées aux articles D.2231-6 et D.2231-7 du Code du Travail seront déposées au secrétariat du greffe du conseil des Prud’hommes de Paris et à l’inspection du travail via le site dématérialisé Télé Accords. Elle est portée à la connaissance de tous les salariés et est consultable dans le système d’information de la Société. Les modifications et adjonctions apportées au présent accord feront l'objet des mêmes procédures de consultation, de publicité et de dépôt. Fait à Paris, le 14 juin 2024 La Société :
