Accord portant sur les modalités de remboursement des frais au sein de
Normandie Rail Services
Entre
Normandie Rail Services
Représentée par …………………………….., agissant en qualité de Président. D’une part
Et
…………………………….., agissant en tant que délégué syndical CGT
D’autre part
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
PREAMBULE
Ce présent accord a pour objet de décrire les règles et modalités pratiques de remboursement des frais dans le cadre des missions réalisées par les salariés de Normandie Rail Services ainsi que le personnel mis à sa disposition. Aucun frais ne pourra être engagé sans accord préalable de l’Entreprise.
Tout remboursement de frais professionnel s’effectue par le biais d’une note de frais « Demande de remboursement de frais ». Celle-ci sera obligatoirement transmise au pôle RH, préalablement signée par le salarié, son responsable hiérarchique et accompagnée des justificatifs originaux.
ARTICLE 1 – PROCEDURE D’ETABLISSEMENT ET D’ENVOI DES NOTES DE FRAIS
Le salarié remplit sa note de frais en utilisant le formulaire « Demande de remboursement de frais » et le signe.
Ce document reprend le détail des frais directement liés à la réalisation de la mission :
Type de la mission Date de la mission Lieu de déplacement Personne concernée par la mission (nom, prénom, entité) Types de frais occasionné par cette mission (transport, repas, etc.)
Le salarié attache au formulaire les originaux par date ou sur une page A4.
Le salarié transmet par tout moyen à sa convenance sa note de frais signée et les justificatifs originaux au Pôle Ressources Humaines de Normandie Rail Services
Une fois la note de frais vérifiée et validée par le Pôle Ressources Humaines, elle sera intégrée dans le logiciel « Notilus ». Une seconde validation sera faite par le Président de Normandie Rail Services ainsi que par notre service comptable. Les virements sont effectués toutes les quinzaines
Aucun remboursement ne pourra intervenir avant l’envoi et la validation de la note de frais signée et accompagnée des justificatifs originaux.
Le contrôle s’effectue sur la base des déclarations. Au besoin, Normandie Rail Services se réserve le droit de corriger les éléments mis à sa disposition.
En cas de non-conformité ou de justificatifs manquants, la note de frais sera systématiquement retournée au salarié.
Le remboursement des frais s’effectue indépendamment des salaires, par virement.
ARTICLE 2 – MONTANTS REMBOURSES
Frais de déplacement
De manière générale, sauf impossibilité, Normandie Rail Services mettra tout en œuvre pour commander les titres de transport nécessaires au déplacement du salarié. En cas de force majeure, le salarié pourra s’occuper de l’achat de son ou de ses titres de transports. Dans ce cas, il devra joindre les justificatifs nécessaires (billets de trains, tickets de métro, etc…) à sa demande de remboursement, qui sera validée sur la base du tarif de seconde classe. Normandie Rail Services pourra également opter, dans certains cas, pour la location d’un véhicule léger. Une carte « TOTAL GR » sera, pour ce cas précis, attribuée au salarié pour les frais de gas-oil et de péage. Ces deux éléments ne devront être utilisés qu’au titre de la mission confiée.
Frais de restauration
Le salarié en mission pourra présenter une demande de remboursement pour les repas pris lors de sa mission. Le montant autorisé est fixé à 25 euros pour un déplacement sur Paris et sa région et 15 euros pour toute autre région. Pour les missions supérieures à une journée, le remboursement d’un petit déjeuner peut être remboursé à hauteur de 8 euros. En cas d’invitation par le personnel encadrant, le remboursement se fera sur présentation de la liste des invités et de leur lien avec Normandie Rail Services.
Les Indemnités Kilométriques (Hors déplacement domicile / lieu de prise de service)
Le remboursement des indemnités kilométriques en cas d’utilisation d’un véhicule personnel se fera sous réserve de pouvoir justifier les éléments ci-dessous cités et d’utiliser le document « Demande de remboursement d’indemnités kilométriques » :
du moyen de transport utilisé par le salarié,
de la distance séparant le domicile du lieu de la mission,
de la puissance du véhicule,
du nombre de trajets
Le barème utilisé pour le remboursement est le barème fiscal au moment de la mission : un coefficient est appliqué par kilomètre en fonction du nombre de chevaux fiscaux de votre véhicule.
Frais non remboursables
Tous frais sortants du cadre de la mission (consommations en dehors des repas, dépenses d’ordre personnel, etc…) ne seront pas pris en charge par Normandie Rail Services. Il en va de même pour tout achat ne pouvant explicitement justifier la prise d’un repas.
ARTICLE 3 – DUREE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR – DENONCIATION, REVISION
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du dépôt auprès de la DIRECCTE. Sa révision ou sa dénonciation, en lien avec une consultation du Comité Social et Economique, sera possible.
ARTICLE 4 – DEPÔT
Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants et R. 2231-1 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé par le Pôle Ressources Humaines de Normandie Rail Services auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et au auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes du Havre.
Fait à Rogerville Le ………………………. 2019
…………………………….. …………………………….. Délégué syndicalPrésident de NRS
