Préambule Les horaires Horaires d'été Télétravail La gestion des ressources humaines Gestion des absences Outils informatiques plus adaptés Valorisation des parcours professionnels Egalité professionnelle Faciliter l'accès au logement Communication La santé et sécurité au travail La formation Durée de l'accord Publicité-signature Annexe 1 : charte télétravail page 5
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Annexe 2 : note fonctionnement compte épargne tempspage 17
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ACCORD QUALITE DE VIE ET CONDITIONS DE TRAVAIL
Le présent accord est conclu entre : XXX, représentée par XXX , son Directeur Général, dénommée l'Entreprise D'une part, Et, L'organisation syndicale représentative au sein de l'Entreprise, la XXX, représentée par XXX, D'autre part, Ci-après dénommées ensemble « les parties ». Cet accord fait suite aux travaux conduits par le COTECH QVCT (Qualité de vie et conditions de travail) dûment constitué en conformité avec l'accord de méthode signé par les organisations syndicales de l'Entreprise, le 18 avril 2023. Cet accord acte les avancées validées en Comité de Pilotage, et dresse les orientations (non exhaustives) des futurs travaux du COTECH QVCT à engager en seconde phase. Il est rappelé que des référents Qualité de Vie et Conditions de travail ont été désignés au sein de chaque Direction. Ils sont chargés de l'animation, de la promotion au quotidien de la démarche qualité de vie et conditions de travail dans l'entreprise ainsi que de la coordination des différents acteurs.
PREAMBULE : Le projet Qualité de Vie et des Conditions de Travail s'inscrit en transversalité des différents grands projets d'Entreprise initiés dans le même temps : Expérience clients, Schéma Directeur Informatique, Redéfinition de la proximité XXX.
La Qualité de Vie et Conditions de Travail au sein de XXX se doit de traduire l'enjeu de l'Entreprise « XXX » auprès des salariés et des clients, dans le respect des ratios financiers de l'Entreprise.
A noter que la construction du futur siège social, véritable enjeu pour la culture d'entreprise et le sentiment d'appartenance, porte une ambition de Responsabilité
Sociale de l'Entreprise Economie/développement durable : Construction dans des normes de constructibilité respectueuses de l'environnement, réemploi du matériel de bureau par exemple. La conception des locaux a été travaillée avec l'ensemble des équipes : •=>Espacede travailconnectéhorsbureauindividuelpourtravail collaboratif •=> Aménagement de la salle de convivialité et salle annexe pour activités midi •=> Espaces détente en extérieur pour l'été
Les trois thèmes QVCT suivants ont été retenus prioritairement :
Les horaires et l’organisation/modalités du temps de travail
La gestion des ressources humaines
La formation et l'accompagnement au management
LES HORAIRES ET L'ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL
Un sondage fait ressortir que globalement plus de deux salariés sur trois sont satisfaits des horaires actuellement pratiqués au sein de XXX. Des aménagements attendus en termes d'horaire et d'organisation du travail sont toutefois actés. HORAIRES D'ETE Pour tenir compte de l'impact des périodes de forte chaleur sur les personnels des régies cadre de vie et peinture, il est convenu que des horaires d'été soient aménagés sur une période pouvant aller du 1er juin au 30 septembre. Ces aménagements horaires doivent se faire dans le respect de la continuité du service rendu à nos clients. Une équipe cadre de vie doit rester mobilisée sur les horaires d'ouverture de la société.
TELETRAVAIL Réussir la mise en œuvre du télétravail est un enjeu humain, économique, social et organisationnel. Le présent accord définit un cadre souple et adaptable et donne les moyens en termes de conditions et d'environnement du travail des collaborateurs. La charte de télétravail XXX, signée le 26/03/2024, et annexée N°1 au présent accord, a permis de définir les dispositions de mise en œuvre et recours au télétravail. Le présent accord prend en compte le fait que la mise en place du télétravail résulte d'un choix du salarié, accompagné par l'entreprise, et qu'il entraine des droits et des devoirs réciproques pour le salarié et pour l'employeur.
2LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
ARTICULATION VIE PROFESSIONNELLE ET VIE PERSONNELLE
GESTION DES ABSENCES
L'accord d'adaptation signé le 28/12/2020 pose la nature et les modalités de gestion des absences. Le présent accord assouplit et donne un cadre à de nouvelles modalités : Les congés payés peuvent être posés sous un délai de trois jours, ramené à 1 jour avec l'accord du Responsable, dans le respect de l'organisation du service. Une autorisation d'absence pour convenance personnelle a été créée de façon à faciliter l'arrivée et le départ de l'Entreprise dans la limite de l'heure contigüe aux plages fixes. Les conditions du Compte Epargne Temps ont été assouplies (en annexe 2). Un assouplissement exceptionnel des horaires de travail pour la rentrée scolaire est mis en place.
DESOUTILSINFORMATIQUES PLUSADAPTES
Le Schéma Directeur Informatique actuellement en cours d'élaboration s'inscrit dans l'amélioration des conditions de travail des collaborateurs et l'amélioration de l'expérience client : déploiement d'outils à la nomadisation des missions de l'ensemble des collaborateurs au contact du terrain (tablettes...), enrichissement des bases diverses (techniques, logements, composants...), Cet accès à l'information en temps réel et au plus proche des clients renforcera l'autonomie des collaborateurs, contribuera à développer une fierté dans l'exercice des missions de chacun et sera un vecteur du développement de la transversalité entre les services. Une attention particulière sera portée à la formation et l'accompagnement des salariés concernés.
VALORISATION DES PARCOURS PROFESSIONNELS
Dans le cadre de sa politique de recrutement, XXX communique à l'ensemble des salariés les postes à pourvoir, lorsque les compétences requises existent en interne, permettant des évolutions professionnelles tant hiérarchiques qu'horizontaIes.
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L'EGALITE PROFESSIONNELLE
L'entreprise s'engage à assurer l'égalité professionnelle en fixant le score minimum de l'index Egalité Homme/Femme à 89% (selon modalité en vigueur en 2023). L'Entreprise s'engage à mettre tout en œuvre pour maintenir un taux d'emploi des personnes handicapées au moins égal à la loi (6% des effectifs} et ne pas opter pour le paiement d'une quelconque contribution financière due en cas de non observation de l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés.
FACILITER L'ACCES AU LOGEMENT
Les demandes de logement des salariés présentées au service RH, seront traitées avec une attention particulière en termes de produit et de réactivité, dans le respect des règles législatives du monde HLM. Par ailleurs, un accompagnement du salarié en cas d'impayé suite à aléas de la vie peut être mis en place (sous condition) avec Action Logement. Une aide financière peut également être attribuée par Action Logement, sous condition de plafond de ressources, pour l'acquisition de sa résidence principale, ainsi qu'une aide pour le financement de travaux.
COMMUNICATION
FAVORISATION DESMOMENTSCONVIVIAUX La tenue de deux évènements annuels à l'attention du personnel sont instaurés (vœux de la nouvelle année, « après-midi RH ») afin d'informer chacun de la vie de l'Entreprise, favoriser les rencontres et échanges et faciliter ainsi les relations de travail.
ACCESAUXINFORMATIONS La diffusion d'une newsletter numérique interne à périodicité minima trimestrielle est instaurée. Chaque arrivée de nouveau collaborateur est communiquée à tous par un mail émanant du service des ressources humaines et sur le logiciel de gestion des temps. Un annuaire digital des collaborateurs avec photos est mis à jour à chaque arrivée, permettant une meilleure visualisation des collègues.
LA SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL ERGONOMIE DES POSTES DE TRAVAIL
Le renouvellement du parc informatique intervenu récemment a contribué largement à une meilleure ergonomie des postes de travail. Les divers outils qui seront prochainement déployés pour les salariés de terrain seront pensés en matière d'utilisation ergonomique. ABSENTÉISME Le nombre des arrêts de travail est faible et en baisse depuis 2021 (taux d'absentéisme 2023 : 4.2% dont 0.3% accident du travail). L'engagement est pris, en cas de hausse, d'en analyser les causes et le cas échéant décliner un plan d'actions. Une attention particulière est portée par les managers à la charge de travail de Ieurs équipes afin d'anticiper un risque de surcharge.
DROIT A LA DECONNEXION
Chaque salarié se voit rappeler d'accéder à sa messagerie professionnelle uniquement sur son temps de travail et se doit de mettre un message d'absence Iors de ses congés et absences diverses. Un message est par ailleurs adressé aux émetteurs de mail en dehors des heures de travail, indiquant que le message sera lu pendant les heures de travail.
SECURITE LORS DES DEPLACEMENTS SUR LE TERRAIN ET AUX DIVERS POINTS D'ACCUEIL
Estimant que les incivilités et agressions subies par ses salariés en relation avec la clientèle entraînent une dégradation des conditions de travail, et l'émergence d'un contexte de développement de nouvelles formes d'incivilités via les outils de communication numérique, un dispositif permettant de caractériser les actes, les évaluer et identifier les mesures de prévention, protection et assistance, est mis en place sans délai ; Tout acte d'agression ressentie doit faire l'objet d'un dépôt de main courante ou plainte par le salarié et par l'employeur. Une politique d'information vis-à-vis de la clientèle et de transparence vis à vis des salariés est mise en place. Toute incivilité verbale entre deux collaborateurs signalée à sa hiérarchie ou au service ressources humaines, fera l'objet d'une médiation entre les parties.
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FORMATION
PLAN DE FORNIATION
Le plan de formation (coût pédagogique, coût salarial et dépenses annexes) sera établi sur une base de dépense annuelle d'au moins 3o/ode la masse salariale non chargée. Il sera élaboré selon les besoins exprimés par les managers, par l'analyse des besoins exprimés par les collaborateurs Iors des entretiens annuels et professionnels, par les évolutions des outils et législatives, et enfin au regard des statistiques observées notamment en terme d'accident du travail, de maladie et d'incivilités relevées. Le service RH est chargé de la mise en adéquation des besoins. Dans un souci de reconnaissance et de partage de connaissances, la formation interne assurée par les collaborateurs sur des sujets spécifiques sera recherchée lorsque c'est possible. MANAGEMENT La Direction, convaincue que les salariés sont au cœur des situations de travail, encourage les managers à privilégier l'écoute active et l'échange au quotidien afin d'optimiser l'organisation du service. L'Entreprise a engagé un parcours de formation/mentoring à l'attention des Directeurs, Chefs de service et Responsables de pôle. L'objectif : le développement d'un MANAGEMENT exigeant et bienveillant. La finalité est que l'ensemble de la chaîne managériale soit formée à la pratique du MANAGEMENT d'ici juin 2025.
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DUREE D'APPLICATION ET DATE D'EFFET Les dispositions du présent accord sont conclues pour une durée de 4 ans à compter de sa date d'effet et pourront être reconduites, par avenant. Le présent accord entrera en vigueur à la date de signature. Il fera l'objet d'avenant, étant entendu que la Qualité de Vie et Conditions de Travail est un projet d'Entreprise en réflexion continue afin de permettre le « bien vivre en Champagne ». CONCLUSION ET PUBLICITE DE L'ACCORD Il est conclu avec l'organisation syndicale représentative au niveau de l'entreprise dans les conditions de majorité prévues à l'article L 2232-12 du Code du travail. Conformément aux dispositions de l'article L2231-5 du Code du Travail, le présent avenant sera notifié dès sa conclusion aux organisations syndicales représentatives au niveau de l'Entreprise. Il sera déposé auprès de la DIRECCTE et auprès du secrétariat du greffe du conseil de Prud'hommes. L'accord sera porté à la connaissance de l'ensemble du personnel et apparaitra dans différents supports de communication de l'entreprise. Fait à Châlons en Champagne, le 27 juin 2024, En 2 exemplaires originaux
Pour la CGT XXX Délégué syndical
Pour XXX Directeur Général
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ANNEXE N°1 CHARTE TELETRAVAIL
PREAMBULE
Le télétravail est un mode d'organisation qui permet à certains salariés volontaires de l'entreprise d'exercer, de façon régulière ou temporaire, à distance le plus souvent de Ieurs domiciles un travail qui aurait pu être effectué dans les locaux habituels de travail. XXX, dans le cadre du projet de développement de la Qualité de Vie au Travail « XXX'QVT » initié en 2023, a validé le recours au télétravail, dans un premier temps sous forme de test, afin que cette forme inXXXante d'organisation du travail puisse donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans l'exercice de ses missions.
La présente charte, conformément aux articles L1222-9 du Code du travail, précise les règles essentielles applicables en la matière. L'acceptation des termes de cette charte est une condition essentielle du bénéfice du télétravail.
XXX rappelle toutefois à titre préalable que le télétravail ne devra jamais nuire à la continuité de l'activité de service, laquelle demeure la priorité. Le télétravail est une modalité d'organisation de travail à domicile. Il pourra permettre de façon tout à fait exceptionnelle et soumise à l'accord du Directeur, d'un moyen de répondre aux besoins personnels ou familiaux exceptionnels des salariés.
Le télétravail repose exclusivement sur le volontariat.
I) Critères d'éligibilité
Le télétravail est accessible aux activités et fonctions dans l'entreprise pouvant être exercées à distance.
Le télétravail doit permettre aux salariés éligibles d'accomplir Ieurs missions à distance, de manière ponctuelle et ce dans les conditions prévues dans la charte notamment en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, et en cas de grève des transports.
Le télétravail est accessible, dans les conditions prévues par la présente charte, pour :
les travailleurs handicapés,
les salariées enceintes,
les salariés aidants d'un enfant, d'un parent ou d'un proche.
Sont éligibles au télétravail l'ensemble des Directions. Toutefois certaines fonctions, compte tenu de la nature de leurs missions, ne peuvent pas recourir au télétravail.
Ainsi ne sont pas éligibles au télétravail les salariés suivants :
les salariés des régies : cadre de vie, peinture et atelier, magasin, assistant administratif et technique, chauffeur livreur
les salariés du service Etat des Lieux
les salariés des agences
les assistantes administratives et d'accueil au siège social Également, ne sont pas éligibles au télétravail les salariés suivants
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les salariés en contrat à durée déterminée,
les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation, les stagiaires,
les salariés en alternance,
les salariés à temps partiel en deçà de 80%.
Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes
disposer de l'autonomie suffisante pour exercer son travail à distance,
avoir une ancienneté dans l'entreprise d'au moins six mois révolus (période de CDD, apprentissage, professionnalisation, alternance comprise) afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié et l'instauration réelle de la relation de travail dans l'entreprise.
Au sein de XXX, le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail est limité à 20 salariés (15 dans la phase de test). Dans l'hypothèse où un choix devrait être opéré entre des salariés sollicitant un télétravail, le choix s'opérera selon les critères objectifs suivants
1/ solde de jours de télétravail restant sur la période : priorité au salarié du solde le plus important
2/ éloignement géographique.
Il) Encadrement des jours et horaires de télétravail
Le télétravail est soumis aux limites suivantes
Une dotation annuelle de 35 jours est prévue pour les salariés qui sont éligibles au télétravail (visible sur le logiciel de gestion des temps)
Le télétravail n'est pas autorisé la journée du mercredi,
La demande d'absence motif télétravail est à saisir dans le logiciel de gestion des temps par le salarié qui souhaite télétravailler, en respectant un délai de prévenance de 3 jours. Cette demande est ensuite informatiquement validée ou refusée par le responsable.
o Le travail en « présentiel » sera obligatoire si le responsable hiérarchique estime que le télétravail est ponctuellement ou durablement incompatible avec l'intérêt du service et ce, même si un jour de télétravail avait été validé. Le collaborateur en sera informé dès que possible
Si l'intérêt du service le commande (réunions, formations, situation de crise...), le responsable hiérarchique pourra imposer au(x) salarié(s) en télétravail de revenir travailler en « présentiel » le jour-même,
Le télétravail est basé sur la confiance et pourra être révoqué temporairement ou définitivement si le responsable hiérarchique constate que le télétravail engendre des difficultés de fonctionnement, d'organisation ou porte atteinte à la performance au sein du service ou de l'équipe. La révocation, qu'elle soit temporaire ou définitive, du télétravail implique le retour du salarié dans les locaux de XXX’ HABITAT ainsi que la restitution du matériel mis à disposition,
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Le salarié pourra
exceptionnellement invoquer des contraintes personnelles pour demander à bénéficier du télétravail (organisation garde d'enfants, activités personnelles, problème de santé hors certificat médical...). L'accord reste à l'appréciation du Directeur.
Si 2 refus consécutifs sont constatés, cela entraine la saisine automatique du service des Ressources Humaines afin d'analyser au mieux les raisons de ceux-ci,
La journée de télétravail, une fois validée par le responsable, est automatiquement comptabilisée pour 7 heures de travail effectif,
Le télétravail n'ouvre pas le droit à récupération au titre du crédit d'heures,
Le salarié reste joignable par téléphone entre 08h45 et 11h45 et entre 14h et 16h45 (si le salarié ne dispose pas d'un téléphone portable professionnel, une attestation sera établie pour permettre l'utilisation momentanée du téléphone personnel)
La journée de télétravail permet de bénéficier d'un titre restaurant (si le salarié en bénéficie habituellement)
Lieu du télétravail
Le salarié devra s'assurer que le lieu est compatible avec de bonnes conditions de travail et notamment que la qualité de sa connexion internet est suffisante.
Matériel mis à disposition dans le cadre du télétravail
XXX met à disposition de ses collaborateurs un ordinateur portable muni d'une connexion à distance, une souris et un chargeur. Pour les salariés ne disposant pas de téléphone portable professionnel, un renvoi de Ieur ligne directe téléphonique sera réalisé sur leur téléphone personnel, afin qu'ils puissent être joignables dans les mêmes conditions que s'ils étaient présents dans Ieur bureau. Aucune indemnisation ou allocation de télétravail n'est accordée. S'agissant d'un forfait mensuel, l'allocation (ou prime) mobilité est maintenue en totalité.
Frais liés au télétravail
Il est rappelé que le télétravail revêt un caractère basé sur le volontariat. Le télétravail résulte d'un choix du salarié d'opter pour ce mode d'exécution de sa prestation de travail. Il n'y a dès Iors pas de sujétion liée au télétravail, le salarié considérant que ce mode d'organisation lui est globalement plus favorable. En conséquence, il n'est pas prévu de versement d'indemnité d'occupation ou de participation à des frais* lorsque l'employeur accède à la demande du salarié de travailler à son domicile. *exemples de frais (Iiste non exhaustive)
éventuels suppléments de la prime d'assurance Loyer, taxes... relative au domicile du télétravail
Frais d'abonnement internet haut débit, téléphonique et des consommables Aménagement du poste de travail (bureau, siège...)
Les factures de téléphone
Les frais d'installation et de maintenance du matériel nécessaire à la bonne exécution du travail à domicile
frais d'électricité, de chauffage
Assurance couvrant les risques liés au télétravail
XXX prend en charge les dommages subis par les biens mis à disposition du salarié en télétravail dans le cadre de son activité professionnelle. XXX' HABITAT dispose d'une assurance liée à l'utilisation d'un matériel professionnel au domicile du salarié.
Si les dommages résultent d'une faute personnelle, la responsabilité de l'entreprise ne pourra être engagée.
Le salarié souhaitant être en télétravail à domicile s'engage à signaler sa situation à son assureur. Il lui sera demandé la remise préalable d'un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance liée à l'utilisation d'une partie du logement comme local professionnel. Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail. A défaut de justifier d'un tel document, le télétravail pourra faire l'objet d'un refus et le collaborateur sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l'entreprise.
Accidents liés au travail
XXX prend en charge les accidents du travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s'appliquent aux autres salariés. L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. Il incombera au salarié d'alerter en ce sens son responsable hiérarchique et/ou la Direction Ressources Humaines dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l'accident, le lieu, l'heure, et l'existence éventuelle d'un témoin avec son identité. XXX procédera à la déclaration d'accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d'émettre toutes réserves à l'attention de la CPAM tel que la Ioi l'y autorise.
Confidentialité
L'activité en télétravail devra être effectuée en préservant la confidentialité des informations détenues dans le cadre de l'activité professionnelle. Le salarié en télétravail doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation frauduleuse ou abusive des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion et de confidentialité de XXX. Le salarié en télétravail s'engage à ne communiquer aucune information à des tierces personnes et à verrouiller l'accès à son matériel pour en être le seul utilisateur.
Référent télétravail
Un référent télétravail est nommé au sein de l'entreprise, en la personne de la RRH. Son rôle sera de Répondre aux questions et conseiller les collaborateurs qui souhaiteraient un échange sur le sujet du télétravail, au-delà des informations transmises par Ieur manager, Soutenir le dialogue et la régulation entre collaborateur et manager sur le sujet du télétravail,
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Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (guide du télétravail, formulaire de demande etc.), Archiver les documents relatifs au télétravail (demande des salariés, formulaire d’acceptation etc.), Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail.
Consultation des IRP
La présente charte a fait l'objet d'une information avec présentation du projet aux représentants du personnel Iors de la réunion CSE du 30/01/2024 suivi d'une consultation avec recueil des avis Iors de la réunion du 22/02/2024.
Mise en œuvre -phase de test
L'exercice du télétravail va débuter par une période de test de 3 mois, de Avril à Juin 2024, prévue pour les services concernés.
Cette période de test doit permettre à XXX’ HABITAT de vérifier que l'absence des salariés dans les locaux ne perturbe pas le bon fonctionnement de l'entreprise. L'entrée en vigueur de la phase de test de télétravail est fixée au 01/04/2024. A l'issue, un bilan qualitatif et quantitatif sera réalisé. Fait à Châlons en Champagne, le 26/03/2024
Directeur Général
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ANNEXE N°2 NOTE SUR L'UTILISATION DU COMPTE EPARGNE TEMPS A compter du 01/02/2024, vous pouvez désormais : déposer 10 jours par an : reliquats congés payés, crédits d'heures, jours repos forfaits jour, (contre 5 actuellement) pour l'alimenter,
débloquer une 1/z journée minimum au titre de votre CET (contre 3 jours minimum requis jusqu'alors),
disposer d'un maximum de 120 jours capitalisés au titre de votre CET (contre 60 jours actuellement), chaque salarié devient bénéficiaire du CET s'il dispose de reliquats de jours (reliquats congés payés, crédits d'heures, jours repos forfaits jour) au titre de l'année précédente (la condition précédente faisait référence à une ancienneté minimale d'un an).
Vous pouvez toujours bénéficier de la monétisation de 5 jours par an (le versement est effectué en une seule fois au mois de mars).
LES HORAIRES ET L'ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL
