La société NOVELIA, immatriculée au RCS de RENNES sous le numéro 383286473 dont le siège social est 30 bd Tour D’Auvergne, 35000 RENNES, représentée par Monsieur *** , en sa qualité de Directeur Général
d'une part,
Et :
Et les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE,
d'autre part,
Ci-après désignées « les Parties »
PREAMBULE
Au vu de l’éloignement d’un des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique et suite au franchissement du seuil de 50 salariés en cours de mandat, les Parties ont convenu d’aménager les modalités de fonctionnement du CSE pour faciliter les échanges entre les Parties et pour permettre aux élus de s’approprier leurs différentes attributions d’ici les prochaines élections.
Chapitre I – MOYENS du CSE
Article 1 - Local du CSE et équipements
L'employeur met à la disposition du CSE la salle de réunion Vésuve au 3ème étage, pour leurs heures de délégation.
Le CSE dispose d'une armoire fermant à clé, d'une ligne téléphonique déconnectée de l'autocommutateur de l'entreprise, d'une connexion internet, d'un ordinateur et d'une imprimante.
Ce matériel est situé dans la Salle Vésuve. Le secrétaire et le trésorier possèdent la clé de l’armoire.
Article 2 - Crédits d'heures de délégation et les déplacements des élus du CSE
Article 2-1 - Crédits d'heures de délégation des élus du CSE
Chaque élu titulaire du CSE dispose d'un contingent mensuel d'heures de délégation lui permettant d'accomplir les missions en lien avec son mandat et le fonctionnement du CSE.
Ces heures de délégation :
sont prises sur le temps de travail,
entraînent la cessation de la prestation de travail,
donnent lieu à paiement sans perte de salaire pour l'élu. Le temps passé en heures de délégation par chaque élu titulaire est décompté et assimilé à du temps de travail effectif et payé automatiquement comme tel aux échéances normales de la paie à la condition de se situer à l'intérieur du volume fixé.
Le suppléant remplaçant un titulaire bénéficie des crédits d'heures non encore utilisés par le titulaire en cours de mois.
Le temps passé en réunion de CSE étant décompté comme temps de travail effectif et payé comme tel par l'entreprise, il n'est donc pas imputé sur le crédit d'heures de délégation.
De même, le temps passé à effectuer le trajet pour se rendre en réunion de CSE étant décompté comme temps de travail effectif et payé comme tel par l'entreprise, il n'est donc pas imputé sur le crédit d'heures de délégation.
Le temps passé par l'élu en réunion préparatoire est déduit du crédit d'heures.
Lorsqu'un membre du CSE est un salarié en forfait-jours, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié : une demi-journée correspond à 4 heures de mandat.
Article 2-2 – Frais de déplacements des membres du CSE
Les frais et dépenses de déplacement réellement exposés par les élus du CSE et occasionnés par leur participation aux réunions du CSE leur sont remboursés par l'entreprise selon les modalités suivantes : note de frais.
Ceux occasionnés par l'exercice de leurs missions sont pris en charge par le CSE et remboursés par le Trésorier sur présentation de justificatifs. Selon leur objet, les frais sont imputés sur le budget de fonctionnement ou sur le budget des activités sociales et culturelles.
En tout état de cause, les frais ne peuvent être directement pris en charge ou remboursés par le CSE que s'ils sont bien en relation avec le mandat.
Article 3 - Moyens de communication avec les salariés
L'employeur met à la disposition du CSE un panneau d'affichage dont l'emplacement permet aux salariés de prendre connaissance dans les meilleures conditions des informations affichées.
Les dimensions de ce panneau doivent être suffisantes pour permettre l'affichage des différentes informations se rapportant aux différentes prérogatives et missions du CSE.
Article 4 - Assurance en responsabilité civile du CSE
Le CSE est couvert au titre de l’assurance en responsabilité civile par le contrat d’assurance du Groupe.
Article 5 - Moyens financiers du CSE
Les Parties ont décidé que le CSE dispose d’un budget de fonctionnement et d’un budget des activités sociales et culturelles au profit des salariés et de leurs familles.
Article 5-1 - Subvention de fonctionnement
Les Parties ont convenu que l’entreprise versera, chaque année au CSE, une subvention de fonctionnement.
Le montant annuel de la subvention de fonctionnement sera égal à 0,2 % de la masse salariale brute.
Il est versé en deux fois sous forme de virement sur le compte de fonctionnement du CSE.
Les budgets de l'année N sont calculés sur la base de la masse salariale de l'année N - 1 et font éventuellement l'objet d'une régularisation au mois de juillet de l'année N.
Pour la période allant du 14 octobre 2019 au 31 décembre 2019, l’employeur alloue une somme de 690 € (six cent quatre vingt dix euros) au titre du budget de fonctionnement du CSE.
Les élus du CSE sont tenus d'utiliser les ressources de chaque budget conformément à leur destination (fonctionnement ou œuvres sociales) l'année de leur versement. Le CSE peut décider, par délibération, de transférer, à la fin de l'exercice comptable, une partie de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au budget des activités sociales et culturelles dans les conditions légales.
Le transfert du reliquat de fonctionnement au profit des ASC ne peut pas dépasser 10 % de l'excédent annuel du budget de fonctionnement, et doit être intégré comptablement aux ressources du CSE en matière d'ASC.
Article 5-2 - Activités Sociales et Culturelles (ASC)
A ce jour, l’entreprise gère les activités sociales et culturelles qui sont :
l’allocation aux salariés de chèque emploi service universel (CÉSU) relative à la participation aux frais de garde des jeunes enfants ;
les chèques vacances, les chèques cadeaux et la soirée de Noël.
Il a été convenu entre les Parties que l’employeur conserve la gestion et le financement des chèques emploi service universel (CESU) relatifs à la participation aux frais de garde des jeunes enfants.
En revanche, il a été décidé que pour les chèques vacances, les chèques cadeaux et la soirée de Noël, l’employeur collecte et prépare les informations individuelles, établit le fichier des montants attribués et le transmet au CSE pour validation et commande auprès des organismes.
Il a été convenu entre les Parties que la contribution aux activités sociales et culturelles est indexée sur la masse salariale brute. Le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne pourra donc être inférieur au même rapport existant pour l’année précédente.
Ainsi, pour l’année 2019, l’employeur alloue une somme de 17 000 € (dix-sept mille euros) au titre des activités sociales et culturelles suivantes : les chèques vacances, les chèques cadeaux et la soirée de Noël.
Pour cette année 2019, l’employeur a déjà alloué 10.965 € au titre des chèques vacances. Il a donc été convenu qu’il serait alloué un budget de 6.035 € pour les chèques cadeaux et la soirée de Noël au titre de l’année 2019.
La contribution est versée en deux fois sous forme de virement sur le compte des activités sociales et culturelles.
Le CSE peut décider, par délibération, de transférer, à la fin de l'exercice comptable, tout ou partie de l'excédent annuel du budget des activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement dans les conditions légales.
Chapitre II – Organisation interne du CSE
Certains salariés étant itinérants, les Parties ont convenu de désigner un Bureau pour faciliter les échanges et la transmission d’informations entre notamment les élus et l’employeur et entre les élus et les salariés.
Il a également été convenu de diffuser les comptes rendus ou PV par le biais de l’intranet pour une plus large diffusion auprès des salariés.
Article 6 – Président du CSE
Le CSE est présidé par l'employeur ou son représentant dûment mandaté à cet effet.
Article 7 – Composition du Bureau du CSE
Article 7-1 - Désignation du Bureau
Les Parties ont convenu de procéder successivement à la désignation :
d'un Secrétaire, choisi parmi ses membres élus titulaires,
d'un Trésorier titulaire, choisi parmi ses membres élus titulaires,
d'un Trésorier adjoint, choisi parmi ses membres élus titulaires ou suppléants,
Ils constituent le bureau du CSE.
Il est procédé à ces désignations dans les conditions prévues à l'Article 10 du présent accord.
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres par une résolution prise à la majorité de ses membres présents. La désignation prend fin avec le mandat des membres élus du comité.
Article 7-2 – Remplacement et révocation des membres du bureau
Les membres du bureau du CSE font l'objet de remplacement, notamment, en cas de démission. Ce remplacement donne lieu à une élection dans des conditions identiques à la mise en place initiale du bureau lors de toute réunion, ordinaire ou extraordinaire, du CSE.
Si, à l'occasion d'une réunion, le Secrétaire est absent, le CSE désigne un Secrétaire de séance dans les mêmes conditions que l'élection des membres du bureau.
Sur décision du CSE, prise en réunion, tout membre du bureau peut être révoqué de ses fonctions à tout moment. Une fois révoqué, il restera élu du CSE.
Cette révocation doit être effectuée dans le respect des droits de la défense de l'intéressé de sorte que :
les raisons qui justifient la décision de révocation doivent être portées à sa connaissance au cours de la réunion visée ci-dessus ;
la décision de révocation est prise par le CSE après inscription à l'ordre du jour et vote à la majorité des voix par bulletin secret selon la procédure prévue à l'Article 6 ci-dessous.
Dans ce cas, il est immédiatement procédé au remplacement du membre révoqué en recourant à la procédure prévue à ce même Article 10.
Article 8 – Rôle du Président et des membres du Bureau du CSE
Article 8-1 - Rôle du Président
Le Président du CSE se charge de :
l'élaboration, avec le secrétaire du CSE, de l'ordre du jour de chaque réunion, tant ordinaire qu'extraordinaire du CSE ;
la convocation de tous les membres du CSE aux réunions, tant ordinaires qu'extraordinaires, en joignant et communiquant l'ordre du jour dans le respect des délais ;
répondre aux questions des membres du CSE dans les 6 jours ouvrables suivant la réunion ;
la présidence des réunions du CSE.
Article 8-2 - Rôle du secrétaire
Les prérogatives du Secrétaire du CSE sont les suivantes :
arrêter, conjointement avec le Président du CSE, le contenu de l'ordre du jour de chaque réunion, ordinaire ou extraordinaire du CSE ;
rédiger dans les 8 jours calendaires de la réunion, transmettre à l'employeur et diffuser le compte-rendu ou procès-verbal de chaque réunion, ordinaire ou extraordinaire du CSE ;
organiser la procédure d'arrêté, d'approbation et de communication des comptes du CSE.
Par ailleurs, le Secrétaire du CSE est chargé de :
veiller au bon fonctionnement interne et à la bonne administration du CSE (finances, budgets, engagements de dépenses, décisions d'achats, etc.) ;
préparer avec les autres élus du CSE l'ordre du jour des réunions ;
organiser les travaux du CSE et veiller à la préparation des réunions ;
assurer les liaisons du CSE avec son Président, avec les salariés ;
procéder aux affichages et diffusions des informations que les élus souhaitent porter à la connaissance des salariés ;
diffuser aux élus la documentation reçue par le CSE ;
gérer le courrier, éventuellement la boite mail et les archives du CSE (ordres du jour, documents transmis au CSE, PV de réunions, factures et comptabilité...) avec l'aide du Trésorier.
Une double signature Secrétaire/Trésorier Titulaire ou Adjoint est nécessaire pour valider tout devis ou bon de commande d'un montant supérieur à 5.000 euros.
Article 8-3 - Rôle du trésorier
De façon générale, le Trésorier du CSE est en charge de la tenue des comptes conformément aux normes comptables et de la gestion de tous les budgets et ressources du CSE au nom et pour le compte du CSE.
Le trésorier Titulaire peut déléguer tout ou partie de ses prérogatives au Trésorier Adjoint.
A ce titre, les prérogatives du Trésorier sont notamment les suivantes :
ouverture des comptes bancaires au nom et pour le compte du CSE ;
gestion du budget de fonctionnement du CSE et du budget des activités sociales et culturelles du CSE ;
gestion des comptes bancaires du CSE ;
gestion des dépenses du CSE ;
gestion administrative de la facturation des intervenants ;
préparation et soumission aux membres du CSE du compte-rendu annuel de gestion des comptes et budgets du CSE et du compte-rendu de fin de mandature relatif à la gestion des comptes et budgets du CSE ;
Compte tenu des prérogatives précitées, le Trésorier du CSE détient l'autorisation de signer et d'encaisser les chèques rattachés aux comptes bancaires du CSE.
La signature du Trésorier figure conjointement avec celle du Secrétaire pour toute opération (notamment virement, retrait de fonds, chèques) supérieure ou égale à 5.000 euros.
Compte tenu des prérogatives précitées, le Trésorier du CSE ne doit obtenir l'approbation effective du CSE - par voie de vote à la majorité des membres présents en réunion - que pour les types de dépenses et/ou pour les montants qui suivent :
Les dépenses de la nature suivante : voyages, colloques, séminaires
Toutes dépenses dont le montant sera supérieur à 2.000 euros
Le Trésorier informe le CSE sur sa situation financière lors de la première réunion semestrielle.
Article 9 – Réunions du CSE
Article 9-1 - Réunions préparatoires
Chaque réunion du CSE est précédée, le cas échéant, d'une réunion préparatoire réunissant ses membres élus.
L'objet de ces réunions est de permettre aux élus de préparer les réunions du CSE, notamment, en recensant des points et/ou questions à faire figurer au sein de l'ordre du jour du CSE.
La date, l'heure et le lieu de cette réunion sont fixés par le Secrétaire du Comité qui les communique aux intéressés.
Ces réunions ne ressortant pas d'une obligation légale, la participation à leur déroulement n'est pas assimilée à du temps de travail effectif et nécessite l'utilisation des crédits d'heures de délégation.
Article 9-2 - Périodicité et date des réunions
Le CSE se réunit au moins 1 fois par mois à l’initiative du Président.
Un calendrier prévisionnel de ces réunions est fixé par le Président et le Secrétaire lors de la dernière réunion de l'année en cours pour l'année.
L'existence du calendrier précité ne saurait ni exclure ni écarter l'organisation des réunions extraordinaires.
Ces réunions extraordinaires interviennent, en cas d’urgence, à la demande d’un membre du CSE ou à l'initiative du Président du CSE.
Le Comité est, en outre, réuni à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement.
Article 9-3 - Convocations aux réunions
Les convocations aux réunions du CSE sont établies et expédiées par le Président par courriel avec accusé de réception et de lecture. Elles sont adressées à toutes les personnes devant y participer.
Article 9-4 - Ordre du jour des réunions
L'ordre du jour des réunions est arrêté d'un commun accord par le Président et le Secrétaire du CSE.
Si la consultation est obligatoire (en vertu de la loi, d'une disposition réglementaire ou d'un accord collectif de travail), elle est inscrite de plein droit à l'ordre du jour par le Président.
L'ordre du jour est porté sur la convocation ou est annexé à celle-ci. Il est communiqué aux participants à la réunion cinq jours calendaires au moins avant celle-ci. Cependant, les membres du CSE peuvent exposer des demandes jusqu’à deux jours ouvrables avant la réunion.
Article 9-5 - Présidence de la réunion
Le Président du CSE déclare les séances ouvertes et closes.
Le Président anime les débats et assure l'examen des questions portées à l'ordre du jour jusqu'à épuisement de celui-ci.
En tant que de besoin, notamment en cas de perturbation sérieuse des débats, le Président peut suspendre la réunion pour un court laps de temps.
Article 9-6 - Participants aux réunions
Les séances du CSE ne sont pas publiques.
Outre le Président, y participent les membres titulaires ou les membres suppléants remplaçant des titulaires.
Le Président du CSE peut se faire assister par 1 collaborateur appartenant à l'entreprise.
Article 9-7 - Visioconférence
Vu l’éloignement géographique de l’un des membres de la délégation du personnel du CSE, les Parties conviennent de recourir à la visioconférence pour réunir le CSE et ce pour l’ensemble des réunions ordinaires et extraordinaires.
Lorsque le CSE est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l'identification des membres de l'instance et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.
Article 9-8 - Obligation de confidentialité
Toute personne siégeant ou pouvant siéger au CSE et dont la participation à une réunion ordinaire ou extraordinaire lui permet d'obtenir et/ou prendre connaissance de certaines informations et/ou données confidentielles et/ou sensibles pour l'entreprise est tenue, dans les conditions prévues par le Code du Travail, d'une double obligation de secret professionnel et de discrétion.
De par l'effet cumulé des obligations précédentes, les informations et/ou données confidentielles et/ou sensibles pour l'entreprise ne peuvent ni être portées à la connaissance des salariés, comme du grand public, par toute personne siégeant ou pouvant siéger au CSE, sans l'autorisation expresse du Président du CSE ; ni faire l'objet de révélation et/ou diffusion extérieure au périmètre de l'entreprise, notamment par voie de presse, médias et/ou mise en ligne sur Internet, sans l'accord express écrit de l'entreprise elle-même.
Lors de chaque information ou consultation du CSE, le chef d'entreprise précise le périmètre des dispositions confidentielles et la durée de l'obligation de confidentialité des membres du CSE.
Article 10 – Votes et comptes rendus ou procès-verbaux
Article 10-1 – Modalités du vote
Le CSE ne peut rendre un avis qu’en présence de son Président.
Celui-ci ne participe pas au vote lorsqu'il consulte les membres élus du Comité en tant que délégation du personnel.
Seuls les membres titulaires ou les membres suppléants remplaçant des titulaires peuvent participer au vote.
Les votes ont en principe lieu à main levée. Toutefois, le scrutin a lieu à bulletin secret chaque fois que la loi l'impose.
Article 10-2 - Règles de vote
Les avis et décisions du CSE sont pris à la majorité des membres présents.
Ainsi, un avis ou une décision n'est adopté que si au moins la moitié plus un des membres présents ayant voix délibérative votent pour (les votes nuls ou blancs et les abstentions étant assimilés à des votes contre).
L'élection ou la révocation des membres du bureau du CSE a lieu à la majorité des voix exprimées (les votes blancs ou nuls et les abstentions ne comptant pas).
Sauf disposition légale contraire, lorsque le CSE désigne certains de ses membres pour exercer d'autres attributions particulières, ou révoque ceux-ci, les désignations ou révocations sont également soumises à la règle de la majorité des voix exprimées.
Article 10-3 – Délais de consultation du CSE
En cas de consultations prévues par les dispositions légales, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s'il ne s'est prononcé à l'expiration d'un délai de 1 mois à compter de la mise à disposition des informations ;
Le point de départ du délai de consultation court à compter de la première réunion.
Chaque consultation du CSE doit donner lieu à formulation d'un avis motivé de l'instance.
Lorsqu'au terme du processus de consultation, le CSE refuse et/ou ne rend pas d'avis malgré l'accomplissement par le Président du CSE de toutes les diligences requises, cette absence d'avis est assimilée à un avis négatif et le CSE est réputé avoir été valablement consulté.
Article 10-4 – Comptes rendus ou Procès-verbaux des réunions
Le compte-rendu ou le procès-verbal de la réunion est rédigé par le Secrétaire du CSE.
Il mentionne :
la date de la réunion, les noms et qualités des personnes présentes, les heures de début et de fin de séance et, le cas échéant, celles des suspensions de séance ;
un résumé des discussions (ou, si le CSE l'estime utile, la reproduction intégrale de certaines interventions)
les questions des membres du CSE et les réponses motivées du Président ;
les avis émis dans le cadre des consultations obligatoires ;
si nécessaire, la liste des documents joints à la convocation à la réunion et destinés à être examinés dans le cadre de la réunion ;
le résultat des votes.
Le compte-rendu ou le procès-verbal est transmis par le Secrétaire au Président et aux membres du CSE dans les 8 jours calendaires suivants la réunion. Ce compte-rendu ou ce procès-verbal intègre les réponses motivées du Président. Suite à l’accord des membres titulaires et du Président, il est diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du CSE, dans un délai de 1 à 5 jours, selon les modalités suivantes : un courriel est adressé par le Secrétaire à l'ensemble des salariés les informant de la mise à disposition du compte-rendu ou du procès-verbal sur l'intranet de l'entreprise.
Article 11 - Enquêtes en matière d'accidents du travail et de maladies professionnelles
Le CSE réalise des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.
Dans la mesure du possible, la décision de réaliser une enquête est prise en réunion à la majorité des membres présents. Si l'urgence de la situation le justifie, notamment en cas d'accident du travail grave, l'enquête est immédiatement réalisée.
Les enquêtes sont menées par une délégation composée de 1 membre du CSE et du Président ou de son représentant.
Toute enquête doit faire l'objet d'un rapport écrit, signé par la délégation qui s'en est chargée. Le rapport d'enquête est examiné en réunion préparatoire avant de l'être en réunion plénière.
Ce rapport d'enquête doit être adressé à l'inspecteur du travail par la direction dans les 15 jours suivant l'enquête.
Chapitre III – APPROBATION DES COMPTES ET FIN DE MANDAT DU CSE
Article 12 – Clôture, arrêté et approbation des comptes
L'exercice comptable du CSE commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre de chaque année. Pour l’année 2019, l’exercice est fixé du 14 octobre 2019 au 31 décembre 2019.
Dans les 3 mois suivant la clôture de l'exercice, le bureau du CSE vérifie la régularité et la sincérité des comptes, procède à leur arrêté et établit le rapport d'activité et de gestion.
Les comptes arrêtés et les rapports sont communiqués, par le Secrétaire du CSE, à ses autres membres.
Dans les 6 mois au plus qui suivent la clôture des comptes, le CSE tient une réunion spécifique pour approuver les comptes du CSE.
Durant cette réunion spécifique, le Trésorier se charge de présenter le rapport annuel d'activité et de gestion. Il répond aux questions et apporte toutes explications nécessaires.
Article 13 - Fin de mandat du CSE
Article 13-1 - Approbation de rapports par le Comité sortant
Avant la fin de son mandat, le CSE procède à l'approbation des rapports, ceux-ci faisant état de l'activité du Comité entre le début de l'exercice en cours et la date de leur rédaction.
Il procède également à l'approbation d'un rapport, établi par le bureau, faisant la synthèse de son activité et de sa gestion sur l'ensemble de son mandat.
Ces rapports sont communiqués aux membres du nouveau CSE, au plus tard trois jours avant leur première réunion.
Article 13-2 - Comptes rendus après renouvellement du CSE
Les membres du CSE sortant rendent compte au nouveau Comité de leur gestion, y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles. A cette fin, le Secrétaire et le Trésorier du CSE sortant présentent, à la première réunion du CSE entrant, les rapports.
Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l'administration, la comptabilité et l'activité du CSE.
Chapitre IV– Adoption, revision, duree, entree en vigueur
Le présent accord est adopté pour une durée déterminée. Il prendra automatiquement fin au terme des mandats actuellement en cours.
Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé selon les modalités prévues par les dispositions légales en vigueur. Un exemplaire de l’avenant de révision sera déposé auprès de la Direccte.
A l’initiative de la Direction, le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE dont relève le siège social de la société dans les conditions de droit commun.
Un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Rennes.
Fait à RENNES, le 13 Novembre 2019
Pour la société Monsieur *** Signature
Pour les membres titulaires de la délégation du personnel Madame *** Signature
