AVENANT DE REVISION De l’ACCORD relatif a L’amenagement du temps de travail au sein de la societe ogilvy Paris
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société OGILVY PARIS, société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 4.818.771 €, dont le siège social est situé́ au 145-149, rue Anatole France, à Levallois Perret (92300), immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 342 601 207, représentée par ……………, en sa qualité́ de Président, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes.
Ci-après dénommée « la société », « l'entreprise » ou « l’employeur »,
D’UNE PART,
ET
Les membres du Comité social et économique de la société OGILVY PARIS, représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles.
Dénommés ci-après « Le CSE »
D’AUTRE PART,
Ci-après dénommées ensemble « les parties » ou « les partenaires sociaux », ou individuellement « une partie »,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc177051679 \h 3 TITRE I : DISPOSITIONS RELATIVES AUX CONGES PAYES ANNUELS PAGEREF _Toc177051680 \h 3 ARTICLE 1 - MODALITES D’ACQUISITION DES CONGES PAYES PAGEREF _Toc177051681 \h 3 ARTICLE 2 - MODALITES DE PRISE DES CONGES PAYES PAGEREF _Toc177051682 \h 4 ARTICLE 3 - MODALITES DE DEPOT ET DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE CONGES PAYES PAGEREF _Toc177051683 \h 5 ARTICLE 4 - MODALITES DE REPORT DES CONGES PAYES ANNUELS PAGEREF _Toc177051684 \h 6 ARTICLE 5 - PERIODE TRANSITOIRE PAGEREF _Toc177051685 \h 6 TITRE II : DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc177051686 \h 6 ARTICLE 6 - ENTREE EN VIGUEUR, DUREE DE L’ACCORD PAGEREF _Toc177051687 \h 6 ARTICLE 7 - SUBSTITUTION PAGEREF _Toc177051688 \h 7 ARTICLE 8 – SUIVI DE L’ACCORD PAGEREF _Toc177051689 \h 7 ARTICLE 9 - REVISION ET DENONCIATION PAGEREF _Toc177051690 \h 7 ARTICLE 10 - FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE PAGEREF _Toc177051691 \h 7 ARTICLE 11 - SIGNATURE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc177051692 \h 7
PREAMBULE
Un accord collectif à durée indéterminée sur l’aménagement et la réduction du temps de travail a été adopté le 23 mai 2024 au sein de la société OGILVY PARIS. Au sein d’OGILVY PARIS, le temps de travail de la majorité du personnel est organisé dans le cadre de forfaits annuels en jours, sur une période de référence calquée sur l’année civile. Or, la dichotomie qui existe entre la période de référence du forfait en jours et les périodes de référence retenues pour l’acquisition et la prise des congés payés (du 1er juin au 31 mai) peut induire un risque de confusion et/ou des difficultés opérationnelles pour la gestion des congés et des repos des salariés. Les Parties ont donc souhaité modifier les dispositions conventionnelles d’entreprise relatives aux congés payés annuels, tout en maintenant l’esprit qui a conduit à la conclusion de l’accord initial, afin notamment :
d’optimiser et de simplifier la gestion des congés payés,
et garantir une meilleure lisibilité aux salariés en faisant coïncider la période d’acquisition et celle de prise de congés payés avec l’année civile ; la modification de ces périodes n’ayant aucune incidence sur le droit à congés payés des salariés.
C’est dans cet esprit et ces perspectives que le présent avenant à l’accord d’entreprise a été négocié et conclu. Le présent avenant s’applique à l’ensemble du personnel salarié de la Société OGILVY PARIS, y compris les cadres dirigeants. Il s’applique également aux éventuels personnels mis à la disposition d’OGILVY PARIS pour la durée de leur « détachement ».
TITRE I : DISPOSITIONS RELATIVES AUX CONGES PAYES ANNUELS
Les parties ont souhaité préciser dans le présent avenant les nouvelles règles d’acquisition, de prise et d’organisation des congés payés dans l’entreprise. Les Parties entendent faire coïncider les périodes d’acquisition et de prise des congés payés avec l’année civile.
Il est au préalable rappelé que, dans le champ d’application de l’accord, les congés payés acquis et pris seront calculés et décomptés en jours ouvrés, dès lors que ce décompte n’est pas moins favorable aux salariés qu’un décompte en jours ouvrables.
ARTICLE 1 - MODALITES D’ACQUISITION DES CONGES PAYES À compter du 1er janvier 2025, la période annuelle de référence d’acquisition des congés payés est fixée du 1er janvier au 31 décembre (année civile). La date du début de période concernant l’appréciation du droit aux congés payés est donc désormais fixée au 1er janvier de chaque année. Le nombre de jours de congés payés annuels attribués à chaque salarié est de de 2,08 jours ouvrés par mois complet de travail effectif ou période assimilée et de 25 jours ouvrés par an. Sont assimilées à un mois de travail effectif pour la détermination de la durée du congé les périodes équivalentes à quatre semaines ou vingt-quatre jours de travail. Lorsque le salarié est embauché en cours d’année, le collaborateur acquerra des congés payés au prorata de son temps de présence sur année civile considérée. Toute absence du salarié sur la période de référence pour l'acquisition des congés payés entraîne une réduction de ces droits proportionnelle à la durée de l’absence si elle n’est pas assimilée, par la loi ou la jurisprudence, à du travail effectif pour la détermination des droits à congés payés.
ARTICLE 2 - MODALITES DE PRISE DES CONGES PAYES A compter du 1er janvier 2025, la période de prise des congés payés annuels est fixée entre le 1er janvier et le 31 décembre (année civile). Les congés payés acquis au cours de la période de référence courant du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours (N) doivent ainsi être pris entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année suivante (N+1). A la demande des salariés, ces congés pourront néanmoins être pris dès leur acquisition, sans attendre la fin de la période de référence en cours, dans la limite de leurs droits à congés acquis. La période de prise des congés payés est portée par l'employeur à la connaissance des salariés, par tout moyen (affichage, mail etc.), au moins deux mois avant l'ouverture de cette période. Les salariés doivent bénéficier d’un congé principal continu d’au moins 10 jours ouvrés entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année. La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 20 jours ouvrés, sauf dérogation individuelle pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières ou de la présence au sein de leur foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. En principe, les salariés doivent ainsi prendre au minimum 10 jours ouvrés et au maximum 20 jours ouvrés de congés continus entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année. Le reliquat peut être fractionné et réparti à leur convenance sur la période de prise des congés comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre. D’un commun accord entre le salarié et l’employeur, au-delà du minimum de 10 jours ouvrés continus de congés payés, le reliquat du congé principal (c’est-à-dire 20 jours ouvrés – 10 jours ouvrés = 10 jours ouvrés) peut être fractionné et réparti, en une ou plusieurs fois, sur la période de prise des congés comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre. En dépit de la grande liberté accordée aux salariés dans la répartition de leurs congés payés sur une période de prise du congé de douze mois consécutifs coïncidant avec l’année civile, il est convenu que des congés supplémentaires de fractionnement seront accordés aux salariés dans les conditions suivantes :
2 jours ouvrés de congés supplémentaires seront attribués si le nombre de jours de congé pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à 5 jours ouvrés ;
1 jour ouvré de congé supplémentaire sera attribué si le nombre de jours de congé pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est supérieur à 2,5 et inférieur à 5 jours ouvrés ;
Les jours du congé principal dus au-delà de 20 jours ouvrés (i.e. la 5ème semaine de congés payés) ne sont pas pris en compte pour l'ouverture du droit aux congés supplémentaires de fractionnement.
ARTICLE 3 - MODALITES DE DEPOT ET DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE CONGES PAYES Les demandes de congés payés des salariés devront être effectuées par l’outil logiciel mis à leur disposition (actuellement ADP). Ces demandes devront impérativement préciser :
le nombre de jours ouvrés de congés dont la prise est souhaitée.
les dates de début et de fin de ces congés.
Les responsables hiérarchiques y répondront dans un délai maximal de 7 jours calendaires à compter de la réception de la demande. Hors congés d’été et hors circonstances exceptionnelles (enfant malade, décès dans la famille…), le délai de prévenance minimal à respecter par les salariés pour déposer une demande de congés payés auprès de leur responsable hiérarchique sera de :
48 heures avant la date de départ souhaitée pour les congés d’une durée inférieure à 5 jours ;
30 jours avant la date de départ souhaitée, pour les congés d’une durée égale ou supérieure à 5 jours.
L’ordre des départs en congés sera porté à la connaissance de chaque salarié par tout moyen (mail, etc.) aussitôt que possible et, en tout état de cause, un mois avant son départ. Pour fixer l’ordre des départs en congés, l’employeur tiendra compte des critères suivants :
Le tour de départ de l’année précédente ;
La situation de famille des bénéficiaires (notamment les possibilités de congés du conjoint ou du partenaire lié par un PACS, la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne en perte d’autonomie) ;
L’ancienneté des salariés au sein de la société.
Les conjoints et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant au sein de la société ont droit à un congé simultané. L’employeur conservera la possibilité de modifier les dates de départ en congés des salariés, sous réserve de respecter un délai de prévenance minimal d’un mois avant la date de départ prévue. Il est précisé, qu’en dehors des dispositifs légaux autorisant la prise de certains congés non rémunérés spécifiques (ex : congés de formation, congés sabbatiques, etc.) aucune autorisation d’absence pour convenance personnelle ne pourra être accordée à un salarié qui en ferait la demande s’il bénéficie d’un droit à congés payés suffisant pour couvrir la durée de son absence. ARTICLE 4 - MODALITES DE REPORT DES CONGES PAYES ANNUELS Aucun report de tout ou partie des congés payés d’une année sur l’autre ne sera possible, sauf possibilités de report expressément prévues par la loi ou la jurisprudence. Par principe, les droits à congés payés acquis au cours de la période de référence courant du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours (N) devront donc impérativement être pris avant le 31 décembre de l’année suivante (N+1). A défaut, les congés acquis et non pris avant cette date, seront perdus pour le salarié.
ARTICLE 5 - PERIODE TRANSITOIRE En raison de la modification des périodes de référence pour l’acquisition et la prise des congés payés et pour la première année d’application du présent accord, il est convenu qu’un régime transitoire sera mis en place à compter du 1er janvier 2025 et jusqu’au 31 décembre 2025. Les Parties conviennent que le nombre de jours de congés payés acquis à prendre obligatoirement sur la période de référence comprise entre le 1er janvier 2025 et le 31 décembre 2025 correspondra au cumul du nombre de congés payés - acquis et en cours d’acquisition - au 31 décembre 2024. Exemple : Au 31 décembre 2024, un salarié dispose des compteurs suivants : - Solde des congés payés acquis : 10 jours - Solde des congés payés en cours d’acquisition : 2,08 x 7 mois (Juin à décembre) = 14,56 jours. Au 1er janvier 2025, le salarié disposera donc d’un compteur de congés payés acquis de 25 jours (10 jours acquis + 14,56 jours en cours d’acquisition = 24,56 jours arrondis à 25 jours). Une règle d’arrondi à l’entier supérieur sera appliquée pour les compteurs comportant des décimales. L’ensemble de ces congés seront à prendre entre le 1er janvier 2025 et le 31 décembre 2025 et, à défaut, seront perdus (sauf possibilité de report expressément prévues par la loi ou la jurisprudence). Les congés payés acquis au cours de la période de référence courant du 1er janvier au 31 décembre 2025 seront à prendre entre le 1er janvier et le 31 décembre 2026.
TITRE II : DISPOSITIONS FINALES ARTICLE 6 - ENTREE EN VIGUEUR, DUREE DE L’ACCORD Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement de la dernière des formalités de dépôt et des modalités de communication rappelées ci-dessous. ARTICLE 7 - SUBSTITUTION Le présent avenant se substitue, dès son entrée en vigueur, aux dispositions antérieures du Titre III – Congés payés annuels (articles 34 à 37) de l’accord d’entreprise du 23 mai 2024 relatif à l’aménagement du temps de travail au sein d’Ogilvy Paris. Toutes les autres dispositions de l’accord d’entreprise qui ne sont pas expressément modifiées par le présent avenant demeurent inchangées et continuent à produire leurs effets.
ARTICLE 8 – SUIVI DE L’ACCORD Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se rencontrer tous les deux ans pour faire le bilan de l’application des dispositions du présent avenant. En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent avenant, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai raisonnable, afin d’adapter lesdites dispositions.
ARTICLE 9 - REVISION ET DENONCIATION Le présent avenant pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
ARTICLE 10 - FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE Le présent avenant sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » du ministère du travail. Il sera également déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion. Une copie de l’avenant sera disponible pour consultation par les salariés auprès de la Direction des ressources humaines. Il sera fait mention de l’existence et de la signature du présent avenant ainsi que de sa date de prise d’effet par publication sur l’intranet de l’entreprise et diffusion par courriel à l’ensemble du personnel de l’entreprise. Un exemplaire original du texte de l’avenant signé sera adressé à chacune des parties signataires. En cas de révision de l’avenant, il sera de nouveau procédé aux mêmes formalités de dépôt et de publicité.
ARTICLE 11 - SIGNATURE ELECTRONIQUE Le présent avenant sera signé électroniquement via un procédé de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié garantissant l’identité des signataires et l’intégrité du document et permettant à chaque partie de disposer d'un exemplaire sur support durable ou d'y avoir accès.
