Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de Grasse sous le numéro 845 210 632 Dont le siège social est situé 950 route des Colles, 06410 Biot Représentée par M. X, en qualité de Directeur Général, dûment habilité,
Ci-après désignée « la Société »
D’une part,
ET
Les membres titulaires du CSE de la société, représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du CSE lors des dernières élections professionnelles (selon PV de résultat joint au présent accord).
D’autre part,
Ci-après désignés ensemble « les parties »
Il est convenu et arrêté ce qui suit.
Table des matières
TOC \o "1-5" \h \z \u PREAMBULE ET OBJET DE L’ACCORD PAGEREF _Toc208570610 \h 3
CHAPITRE I - DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL TRAVAILLANT SUR LA BASE D’UN FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE PAGEREF _Toc208570611 \h 4
Afin de tenir compte des besoins actuels de la société, du développement de son activité, mais également, des aspirations des salariés qui travaillent en son sein, une réflexion interne a été engagée portant sur la mise en place d’un régime de forfait en jours sur l’année à destination d’une catégorie de salariés.
Par ailleurs, l’activité de la Société et la spécificité des fonctions de certains salariés doivent faire l’objet d’une attention particulière afin de prendre en compte les responsabilités et les sujétions spécifiques auxquelles ces salariés font face au quotidien dans leur travail au service de l’entreprise.
La mise en place du forfait en jours au sein de la Société vise donc à doter les cadres répondant aux conditions posées par le présent accord, d’un régime de travail adapté et protecteur pour :
D’une part, adapter l’organisation du temps de travail à l’autonomie dont ils disposent,
D’autre part, répondre aux besoins de la société dans un souci de bon fonctionnement des services,
tout en s’assurant de conserver un équilibre vie professionnelle-vie privée des salariés.
C’est dans ces conditions que la société a souhaité procéder à la négociation d’un accord d’entreprise directement en son sein et portant spécifiquement sur le forfait en jour sur l’année.
La nouvelle hiérarchie des normes conventionnelles résultant, en dernier lieu, de la réforme des « ordonnances Macron » du 22 septembre 2017, permet à l’accord d’entreprise de déroger à la Convention collective de branche, à l’exclusion des matières « réservées » pour lesquelles cette dernière bénéficie d’une primauté légale.
Or, la durée du travail est, depuis plusieurs années, un domaine dans lequel la majorité des règles est négociable, c'est-à-dire en capacité d'être déterminée, à partir d'un encadrement législatif et réglementaire, par les branches et les entreprises.
Aussi, les nouvelles dispositions contenues dans le présent accord sont mises en œuvre sur le fondement de l’article L 3121-58 du code du travail ainsi que l’article L. 2232-23-1 du code du travail qui définit les modalités de la négociation des accords dans les entreprises occupant entre onze et cinquante salariés.
En outre, en vue de garantir un cadre cohérent et clair, les parties rappellent que le présent accord se substitue en totalité, dès son entrée en vigueur :
aux dispositions contenues dans la Convention collective nationale des Prestataires de services dans le domaine du secteur tertiaire du 13 août 1999 (IDCC 2098), applicables au sein de la Société et qui auraient le même objet.
à tout usage ou engagement unilatéral traitant du même objet applicable dans la Société.
CHAPITRE I -DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL TRAVAILLANT SUR LA BASE D’UN FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE
Le présent chapitre a pour objet d’organiser la durée du travail des salariés autonomes de la société par la mise en œuvre d’une convention de forfait en jours sur l’année, dans le respect des dispositions légales applicables tout en prenant en compte les pratiques de la société.
Il est rappelé que la mise en œuvre de ce forfait ne doit pas dégrader la qualité des conditions de travail et la santé des salariés autonomes. Cet accord d’entreprise est donc également l’occasion d’encadrer le temps de travail des salariés par la préservation d’une articulation harmonieuse entre leur vie professionnelle et leur vie privée.
Le présent chapitre précise ainsi les règles applicables en définissant notamment, conformément aux obligations légales :
les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait ;
la période de référence du forfait ;
le nombre de jours compris dans le forfait ;
les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période ;
les caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait ;
les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion ;
les modalités selon lesquelles l'employeur assure l'évaluation et le suivi régulier de la charge de travail du salarié ;
les modalités selon lesquelles l'employeur et le salarié communiquent périodiquement sur la charge de travail du salarié, sur l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, sur sa rémunération ainsi que sur l'organisation du travail dans l'entreprise.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Champ d’application territorial
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de la Société OKTOGONE GROUP qui remplissent les conditions posées par le champ d’application professionnel visé infra (1.2.).
Le lieu d’affectation des salariés n’a pas d’incidence sur l’application de l’accord.
Il en est de même des salariés qui seraient amenés à se déplacer ponctuellement à l’étranger dans le cadre de la réalisation de leur prestation de travail ou qui seraient amenés à travailler de manière ponctuelle, pour le compte de la Société, en dehors du territoire national, ces salariés restant soumis à la loi française.
Champ d’application professionnel
Salaries concernes
En application de l’article L3121-58 du code du travail, peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l’année les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés.
La notion d’autonomie visée ci-dessus s’apprécie par rapport à l’autonomie dans l’organisation du temps de travail, c’est-à-dire par rapport à la liberté dont bénéficie le salarié pour déterminer son emploi du temps en fonction de sa charge de travail et excluant une organisation du temps de travail préétablie, s’agissant notamment : - des horaires de travail, - prise de rendez-vous, - répartition des tâches dans la journée, - calendrier des jours et des demi-journées de travail, - planning des déplacements professionnels, etc.
En conséquence, les parties décident que sont visés par les conventions en forfait-jours, les salariés titulaires d’un contrat de travail signé avec la Société remplissant les conditions de l’article L3121-58 du code du travail et qui ont le statut de
CADRE.
Sont également concernés par le présent accord, les salariés en CDD ou les intérimaires qui pourraient être mis à disposition de la société par une entreprise extérieure, éventuellement de travail temporaire, et remplissant les conditions d’application du présent article.
De manière générale, il est rappelé que si la réalisation du travail dans le cadre d’un forfait en jours sur l’année procure des droits particuliers aux salariés concernés, il en découle également des devoirs qui vont au-delà de la simple réalisation du travail.
Ainsi, la société est en droit d’attendre de ces salariés qu’ils réalisent effectivement leurs tâches de manière autonome et selon une organisation qui permet d’atteindre les objectifs qui leurs sont donnés.
Salaries exclus du dispositif
Les personnels qui n’appartiennent pas à la classification cadre sont exclus des dispositions du présent accord tout comme les cadres dirigeants tels que définis par la loi et la jurisprudence, eu égard aux conditions particulières d'exercice de leur activité, en particulier en raison du degré d’autonomie, de responsabilité et du niveau de rémunération dont ils disposent.
Sont également exclus les salariés qui pourraient appartenir à l’une des classifications visées au point 1.2 mais qui ne remplissent pas les conditions d’autonomie définies à ce même article.
ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA DUREE DU TRAVAIL
Plafond annuel de jours travailles et octroi de jour de repos
La base théorique du nombre de jours travaillés dans le cadre du présent accord est de 217 jours de travail par an auxquels s’ajoute une journée de solidarité, soit
218 jours.
Le plafond annuel de jours travaillés correspond à une année complète de travail pour un salarié justifiant d'un droit intégral à congés payés.
Pour ne pas dépasser ce temps de travail, il est accordé chaque année des Jours de Repos.
Le calcul théorique retenu (base 218 jours travaillés) pour définir le nombre de Jours de Repos accordé dans l’année s’obtient en déduisant du nombre de jours total de l’année (jours calendaires) :
le nombre de jours de repos hebdomadaires (samedi et dimanche) ;
25 jours ouvrés de congés légaux annuels ;
les jours fériés chômés tombant entre le lundi et le vendredi (hors journée de solidarité) ;
un temps de travail de 217 jours (pour un droit à congés payés complet) ;
la journée de solidarité.
Toutefois, d’un commun accord entre les parties, il est convenu de fixer forfaitairement le nombre de Jours de Repos à
12 jours, sans tenir compte des caractéristiques calendaires propres à chaque année.
En conséquence, la société ne pourra réduire le nombre de Jours de Repos fixé au présent accord en fonction des caractéristiques calendaires d’une année donnée (année ou non bissextile, nombre de jours de repos hebdomadaires, nombre de jours fériés chômés tombant entre le lundi et le vendredi).
A cet égard, les parties reconnaissent que cette modalité de fixation forfaitaire des droits à repos devra toutefois rester plus favorable, pour chaque année considérée, que le calcul au réel en fonction des caractéristiques de l’année. A défaut, c’est ce dernier calcul qui s’appliquera.
Toutefois, les Jours de Repos – même forfaitaires - pourront être impactés, à la baisse, en application des règles de proratisation telles que mises en œuvre aux articles 2.2.2 et 2.2.3 ci-après.
La période de référence pour l’appréciation de ce forfait théorique de 218 jours est l’année civile : elle court du
1er janvier au 31 décembre de l’année considérée.
Tous les autres jours de congés supplémentaires légaux ou prévus par les dispositions conventionnelles, notamment les congés exceptionnels liés à des événements familiaux, viennent réduire à due concurrence le forfait annuel théorique de 218 jours travaillés (avec la journée de solidarité). Les Jours de Repos ne sont pas impactés par ces congés.
A contrario, pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés auxquels les salariés ne peuvent prétendre.
Modalités d’acquisition et de prise des jours de repos
Principes généraux
Les Jours de Repos sont des jours ouvrés.
La période de référence pour l’acquisition et la prise de Jours de Repos est l’année civile : elle court du 1er janvier au 31 décembre de l’année considérée.
Dans ce cadre, les salariés bénéficiant d’une convention en forfait-jours se voient attribuer, à l’issue de chaque mois totalement travaillé, 1 Jour de Repos, dans la limite du nombre de Jours de Repos auquel le salarié peut lui-même prétendre sur l’année considérée. Le calcul mensuel du prorata auquel le salarié peut effectivement prétendre, se fait également en tenant compte des règles de prorata édictées à l’article 2.2.2 et 2.2.3 ci-après.
Les Jours de Repos peuvent être pris sous forme de journées ou de demi-journées et doivent être obligatoirement soldés au 31 janvier de l’année qui suit la période de référence.
Il est acté par les parties au présent accord que, peu importe le nombre de Jours de Repos dont dispose le salarié au cours de la période de référence, 2 Jours de Repos sont obligatoirement positionnés par le responsable hiérarchique ou la Direction de la Société.
Les Jours de Repos restants sont laissés à l’initiative des collaborateurs, sous réserve, outre la validation du supérieur hiérarchique, qu’ils garantissent au salarié son équilibre entre sa vie familiale et professionnelle.
A cet égard, le salarié informera la société, a minima
48 heures à l’avance (sauf circonstances exceptionnelles) de la prise de sa journée ou demi-journée de repos, et a minima 7 jours à l’avance dès qu’au moins 2 Jours de Repos sont pris, au moyen du logiciel de gestion interne mis à sa disposition. La société pourra refuser la prise de Jours de Repos pour des raisons de service.
Il est rappelé que le salarié au forfait en jours sur l’année doit être en capacité de gérer la prise de ses Jours de Repos dans le respect des règles édictées dans le présent chapitre.
La journée ou demi-journée d'absence correspondant au Jour de Repos est mentionnée sur le bulletin de paie.
Elle ne donne pas lieu à retenue sur salaire.
Traitement des absences dans le cadre de la rémunération
Les absences « non récupérables », telles que par exemple les absences liées, à la maternité ou à la paternité, ou celles légalement ou conventionnellement assimilées à du temps de travail effectif, ne peuvent être déduites, en tant que telles, du nombre de Jours de Repos auquel a droit le salarié et visés à l’article 2.1 du présent chapitre.
Certaines de ces journées d'absence sont toutefois déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait. Elles viennent donc impacter le calcul du nombre de Jours de Repos auquel le salarié peut prétendre.
Ainsi, si l’absence n’est pas assimilée à du temps de travail effectif (maladie par exemple) ou s’il s’agit d’une absence pour convenance personnelle du collaborateur, cette absence entrainera une diminution proportionnelle du nombre de Jours de Repos auquel le salarié peut prétendre.
Sans que la liste soit exhaustive, entrent dans les absences pour convenance personnelle :
les congés sabbatiques,
les congés sans solde,
les congés pour projet professionnel (création d’entreprise, congé enseignement ou recherche et d’innovation, congé pour examen),
les congés de soutien familial (présence parentale, accompagnement fin de vie, dons de jours de repos).
Si le nombre de Jours de Repos restant ainsi calculé n’est pas un nombre entier, ce nombre est arrondi à la demi-journée de repos supplémentaire, en fin d’année.
Toutes les journées d'absence, sauf celles assimilées à du temps de travail effectif, sont valorisées par le rapport entre la rémunération annuelle brute de base et le nombre de jours de travail prévu dans la convention de forfait.
Elles sont donc déterminées par le calcul suivant : [(rémunération mensuelle brute de base x 12) / nombre de jours travaillés prévus dans la convention de forfait] x nombre de jours d'absence.
Embauche ou départ en cours d’année (salaries entrants et sortants)
En cas d’arrivée ou de départ du salarié en cours d’année, une règle de proratisation concernant le nombre de Jours de Repos est appliquée.
Le nombre de Jours de Repos est proratisé en fonction de la date d’arrivée ou de départ du salarié.
A- Embauche en cours d’année
Dans le cadre d’une embauche en cours d’année, le nombre de jour de repos est proratisé en fonction de la date d’arrivée du nouvel embauché.
Si le nombre de jours ainsi calculé n’est pas un nombre entier, ce nombre est arrondi à la demi-journée de repos supplémentaire.
Exemple
Un salarié embauché le 1er octobre pourra prétendre au bénéfice théorique de 3 jours de repos avant le 31 décembre de l’année, selon le calcul suivant : 12 x (3/12) = 3 jours de repos.
B. Sortie en cours d’année
La même règle de proratisation que visée au point A. trouve à s’appliquer.
Ainsi, si le salarié a travaillé plus, il percevra un solde de tout compte avec une régularisation de salaire sur les Jours de Repos acquis et non pris.
Si le nombre de jours ainsi calculé n’est pas un nombre entier, ce nombre est arrondi à la demi-journée de repos supplémentaire, à la date de départ du salarié.
Report des jours de repos non pris
Les Jours de Repos doivent obligatoirement être pris durant la période de référence démarrant au 1er janvier de l’année considérée jusqu’au 31 janvier de l’année qui suit.
Ainsi, par principe, il n’y aura pas de report de Jours de Repos non pris d’une année sur l’autre, le salarié étant autonome dans la gestion de ses Jours de Repos sans besoin que la Direction lui rappelle ses droits et obligations à cet égard.
Ces Jours de Repos seront donc automatiquement perdus. Toutefois, si par extraordinaire, un reliquat de Jours de Repos existait en fin d’année et que, dans le même temps, la Direction relevait des circonstances exceptionnelles appréciées strictement par elle pouvant expliquer cette situation, la renonciation du salarié à une partie de ses Jours de Repos pourrait se faire dans les conditions prévues par l’article L 3121-59 du code du travail sous réserve de :
la signature entre le salarié et la société, d’un avenant écrit à la convention de forfait, conclu pour l'année de dépassement et sans possibilité de reconduction tacite ;
un nombre maximale de jours travaillés dans l'année qui ne peut excéder 235 jours et sera adapté en fonction, notamment, des jours de congés auxquels le salarié concerné peut prétendre.
Salariés autonomes en forfait-jours réduit
Le forfait-jours réduit constitue une simple modalité d’application du forfait annuel en jours.
Une convention de forfait annuel en jours peut ainsi être conclue avec des salariés visés à l’article 1 du présent chapitre, sur la base d'un nombre de jours inférieur au plafond conventionnel théorique de 218 jours de travail annuel.
Le salarié qui souhaite bénéficier de ce dispositif de forfait-jours réduit, doit en faire la demande par écrit auprès de la Direction au moins deux (2) mois avant la date à partir de laquelle il souhaite la mise en œuvre de ce forfait réduit.
Il convient d’apprécier la demande du salarié de bénéficier d’un forfait-jours réduit au regard de sa situation personnelle et des raisons familiales qu’il invoque.
Dans un délai maximum d’un (1) mois à réception de la demande, la Direction statuera sur cette demande de forfait-jours réduit. L’autorisation formelle d’exercer des fonctions sous forfait-jours réduit se matérialisera par la signature d’un avenant au contrat de travail du salarié.
Tout refus fera l’objet d’une réponse écrite et motivée au salarié concerné par la Direction de la société.
Pour des raisons tenant essentiellement à l’organisation collective du travail au sein de la société, l’adhésion à un dispositif de forfait réduit interviendra, dans la mesure du possible, en début de chaque année civile.
La rémunération de base des salariés bénéficiant d’un forfait-jours réduit sera proportionnée au temps de travail effectué et lissée indépendamment du nombre de jours réellement travaillés au cours de chaque mois.
Les salariés sous forfait-jours réduit bénéficient des mêmes droits que ceux sous forfait théorique annuel de 218 jours. Cela concerne ainsi notamment les modalités de prise des Jours de Repos, le décompte au prorata des jours travaillés, les règles relatives à la durée de travail et aux repos.
Concernant spécifiquement le calcul des Jours de Repos auxquels peut prétendre le salarié, il est convenu entre les parties de mettre en œuvre la méthodologie suivante :
Afin de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et sans que cela ne remette en cause l'autonomie et l'indépendance du salarié dans l'organisation de son temps de travail, la Direction et le salarié devront préalablement tenter de fixer un nombre précis de jours qui ne seront pas travaillés par semaine.
Dès lors que les jours non travaillés par semaine auront été fixés entre la Direction et le salarié et seront considérés d'un point de vue administratif comme des « jours non travaillés », le nombre de Jours de Repos supplémentaires annuel sera équivalent à celui d'un salarié en forfait jours complet, soit 12 jours ouvrés forfaitaires.
Il est rappelé qu’un forfait annuel en jours inférieur au plafond légal ou conventionnel ne constitue pas un temps partiel au regard des règles du droit du travail.
Ce type de forfait bénéficie toutefois de certaines particularités sur lesquelles le salarié souhaitant bénéficier d’un forfait-jours réduit devra s’être préalablement renseigné pour connaître l’étendue de ses droits dont, notamment et à titre purement informatif au regard des dispositions actuellement en vigueur, la proratisation du plafond de sécurité sociale avec son accord.
Le bénéfice d’un forfait-jours réduit peut également, de manière dérogatoire, être mis en œuvre pour une durée strictement limitée (cf. article 4.3).
Heures de délégation des représentants du personnel
Les salariés sous forfait en jours exerçant des fonctions syndicales ou de représentants du personnel bénéficient d’heures de délégation pour l'exercice de leurs missions.
Concernant l’exercice de ce droit syndical et de représentation du personnel et conformément aux termes de l’article R 2315-3 du code du travail, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées qui se déduiront du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle de forfait.
Une demi-journée correspond à 4 heures de mandat.
Lorsque le crédit d'heures ou la fraction du crédit d'heures restant est inférieur à 4 heures, les représentants du personnel disposent d'une demi-journée qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle.
ARTICLE 3 – ORGANISATION DES JOURS DE TRAVAIL
Les salariés concernés par le forfait-jours organisent de manière autonome leur emploi du temps en fonction de la charge de travail qui leur est confiée et des périodes d’activité de la société.
Le temps de travail peut être réparti sur tous les jours de la semaine (sous réserve du respect des dispositions conventionnelles relatives au repos hebdomadaire et au forfait en jours réduit), en journée ou demi-journée de travail.
La demi-journée s’entend comme toute période de 4 heures consécutives au cours d’une journée (de 0h à 24h).
Cette répartition doit tenir compte de la prise des Jours de Repos, dans le respect des modalités de mise en œuvre (cf. 2.2.1).
ARTICLE 4 – GARANTIES D’UN EQUILIBRE ENTRE VIE PROFESSIONNELLE ET VIE PRIVEE
Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et par là-même assurer une protection de sa santé, il est nécessaire que la charge de travail confiée par la société reste dans des limites raisonnables et que l’organisation autonome par le salarié de son emploi du temps respecte les différents seuils définis ci-dessous.
Il est précisé que ces seuils n’ont pas d’autre but que de garantir au salarié une durée raisonnable de travail conformément au code du travail et, en conséquence, qu’ils ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie dans l’organisation de son emploi du temps et/ ou remettre en cause l’absence de prévisibilité dans l’organisation de son temps de travail.
L’objectif visé par les parties est ainsi d’accorder au salarié le temps nécessaire pour faire face aux événements majeurs de sa vie, et de tenir compte de ses contraintes personnelles dans l’organisation de son travail, dans le respect des impératifs de la société.
Protection de la sante
Repos quotidien, hebdomadaire et temps de pause
En application des dispositions de l’article L 3132-2 du code du travail, et bien que le temps de travail puisse être réparti sur la semaine, en journée ou demi-journée de travail, le salarié doit bénéficier des temps de repos quotidien et hebdomadaire prévus par les dispositions conventionnelles et les articles L 3131-1 et L 3132-2 du code du travail ainsi que du temps de pause prévu à l’article L3121-16 du code du travail.
Droit à la déconnexion
Chaque salarié bénéficie d’un droit à déconnexion en dehors de son temps de travail ainsi que pendant les congés et l’ensemble des périodes de suspension de son contrat de travail.
Les parties reconnaissent que les Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC) tels que la messagerie électronique, les PC portables, etc., font aujourd'hui partie intégrante de l'environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de la société, particulièrement pour l’activité des salariés au forfait-jours.
Si elles facilitent les échanges et l'accès à l'information, elles doivent toutefois être utilisées à bon escient dans le respect des personnes et de leur vie privée.
En ce sens, chacun devra agir de sorte que l'usage des nouvelles technologies ne puisse se substituer au dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l'isolement.
Ainsi, lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d'une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les collaborateurs sont donc encouragés à recourir à des modes de communication alternatifs (appel téléphonique, visite dans le bureau, réunions physiques sans consultation de la messagerie, messagerie instantanée pour des échanges bilatéraux rapides), afin notamment d'éviter l'émergence de situations d'isolement et le risque de multiplication excessive de communications hors temps de travail.
Avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques, chacun devra par ailleurs analyser la finalité et l'objet de cette utilisation et devra s'assurer de : - délivrer une information utile, - au bon interlocuteur, - sous une forme respectueuse pour le destinataire.
De manière général, chaque salarié doit agir afin que le droit à la « déconnexion » de chacun, en dehors de son temps de travail effectif, soit respecté.
Les parties réaffirment que les salariés n’ont pas l'obligation de lire et de répondre aux courriels qui leur sont adressés durant ces périodes. De même, il convient que les salariés limitent l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques au strict nécessaire durant ces périodes.
Dans ce cadre, les salariés doivent intégrer la mention suivante dans la signature de leur courriel pour, a minima, les envois au sein de la société :
« Si vous recevez ce mail en dehors des heures de travail ou pendant vos congés, vous n'avez pas à y répondre immédiatement, sauf en cas d'urgence exceptionnelle ».
De même, sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salariés sont encouragés à utiliser la fonction « d'envoi différé » des courriers électroniques lorsqu’ils sont informés que leur interlocuteur n’est pas en situation de travail.
C’est d’ailleurs la raison pour laquelle, préalablement à toute absence prévisible du salarié, celui-ci doit mettre en place un message informant ses interlocuteurs : - de son absence, - de la date prévisible de son retour, - des personnes auxquelles ils peuvent s'adresser durant cette absence.
Les parties conviennent que les réunions ne devront pas être positionnées sur les créneaux de la pause déjeuner, soit entre 12h30 et 14 heures, et après 18 heures, sauf circonstances particulières et exceptionnelles qui imposeraient la tenue de réunions sur les créneaux précités.
Suivi de l’organisation du travail du salarie et de sa charge de travail
Il appartient à la hiérarchie de s'assurer, à intervalles réguliers, que la charge de travail a été évaluée de telle sorte que non seulement le forfait ne soit pas impossible à respecter, mais également que soient respectés les repos quotidien et hebdomadaire et une durée du travail raisonnable.
L'évaluation de la charge de travail est un préalable à la mise en place d'un forfait en jours. Il convient aussi d'en suivre l'évolution pour adopter d'éventuels correctifs et prendre en compte les événements imprévus.
Pour ce faire, et avec l’appui du salarié, la société a décidé d’adopter les mécanismes de suivi et de contrôle ci-après définis. Il est expressément entendu que ces modalités de suivi et de contrôle ont pour objectifs de concourir à préserver la santé du salarié et ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie dans l’organisation de son emploi du temps et/ ou remettre en cause l’absence de prévisibilité dans l’organisation de son temps de travail.
Suivi régulier par la direction et le supérieur hiérarchique
Le supérieur hiérarchique du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé et de sa charge de travail ainsi que l’adéquation entre les objectifs et les missions assignés au salarié et les moyens dont il dispose.
A ce titre, chaque année, au minimum un entretien sera organisé avec le salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours.
A l’occasion de cet entretien – qui peut être indépendant ou juxtaposé avec les autres entretiens (entretien professionnel, entretien annuel d’appréciation) – seront abordés avec le salarié :
sa charge de travail ;
l’organisation du travail dans la société et l’organisation des déplacements professionnels ;
l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;
sa rémunération ;
l’amplitude de ses journées travaillées ;
la répartition dans le temps de son travail ;
les incidences des technologies de communication ;
le suivi de la prise des Jours de Repos et des congés.
Par ailleurs, le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de jours travaillés.
Dans ce cadre, afin de garantir le suivi de la charge de travail du salarié en forfait jours et, permettre ainsi à la société, le cas échant, de remédier en temps utile à une charge de travail éventuellement incompatible avec une durée de travail raisonnable, une fiche mensuelle de suivi devra être complétée et expressément mentionner :
les journées et demi-journées travaillées,
la position et la qualification des Jours de Repos (congés payés, Jours de repos, jours de repos hebdomadaires …).
Cette fiche de suivi est transmise aux supérieurs hiérarchiques directs qui peuvent ainsi prendre connaissance de la charge de travail du salarié. Un entretien avec le service RH sera proposé par le responsable hiérarchique dès que ladite fiche fera apparaître des anomalies répétées afin de prendre les mesures correctives pour remédier à d’éventuels excès.
Dispositif d’alerte par le salarie en complément des mécanismes de suivi et de contrôle
Au regard de la bonne foi présumée de la Direction et du salarié quant à la mise en œuvre du forfait en jours et de l’autonomie dont bénéficie le salarié dans l’organisation de son temps de travail, ce dernier doit pouvoir exprimer ses difficultés en cas de surcharge de travail et alerter la société. Pour ce faire, le salarié pourra utiliser tous les moyens de communication mis à sa disposition par la société.
En cas d’alerte, un rendez-vous entre le salarié et la Direction de la société sera programmé afin de discuter et d’analyser l’alerte émise par le salarié. Sa finalité est d’apprécier s’il existe effectivement une surcharge de travail du salarié et, le cas échéant, d’en rechercher les causes – structurelles ou conjoncturelles – et de convenir d’un commun accord d’une organisation de la charge de travail et de l’emploi du temps du salarié qui permette une durée raisonnable du travail.
En pratique, les solutions alternatives pourront prendre notamment les formes suivantes : étalement des missions sur une période plus longue, définition d'un calendrier de mise en place, répartition équilibrée des tâches entre les collaborateurs d'un service, etc.
Par ailleurs, si la Direction est amenée à constater par elle-même que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que sa charge de travail aboutit à des situations anormales, elle pourra également déclencher, de sa propre initiative, un rendez-vous avec le salarié.
Médecine du travail
Indépendamment des examens périodiques prévus par la règlementation sur la médecine du travail, les parties rappellent que le salarié bénéficie à sa demande ou à la demande de l’employeur, d’un examen par le médecin du travail lequel, sans violer le secret médical, a la capacité d’alerter l’employeur sur toute situation qu’il jugerait anormale.
Représentants du personnel
En cas de difficulté, les salariés peuvent également s’adresser aux représentants du personnel qui devront alerter la Direction sur toute situation qu’ils jugeront anormale. Il en relève de leur responsabilité.
Forfait-jours réduit temporaire
Au titre de la garantie d’un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la société examinera les demandes des salariés autonomes souhaitant bénéficier d’un forfait-jours réduit pour une durée temporaire.
Ces aménagements individualisés s’effectuent en conciliant les souhaits des salariés et le bon fonctionnement des services.
La bonne organisation du service et, plus généralement, le bon fonctionnement de la société prévaudront systématiquement.
Tout refus de la société sera formalisé et motivé par écrit.
La société s’engage à ce que la charge de travail d’un salarié en forfait-jours réduit soit cohérente avec le nombre de jour qu’il doit travailler au cours de l’année. Le salarié doit ainsi avoir des objectifs adaptés à une activité réduite.
Les modalités pratiques de mise en œuvre de ce dispositif sont les mêmes que celles visées à l’article 2.3.
Sauf circonstance exceptionnelles appréciées par la Direction, le forfait en jours réduit temporaire aura une durée de un (1) an reconductible, selon le même formalisme que lors de la demande initiale. Pour des raisons tenant essentiellement à l’organisation collective du travail au sein de la société, il débutera, dans la mesure du possible, au début d’une année civile.
N’est pas ici visé le congé parental d’éducation à temps partiel qui demeure pleinement soumis aux règles légales et réglementaires en vigueur.
ARTICLE 5 – CONVENTION INDIVIDUELLE DE FORFAIT-JOURS
La conclusion d’une convention de forfait en jours requiert l’accord du salarié et fera impérativement l’objet d’un écrit signé par les parties (contrat de travail ou avenant).
Le contrat de travail ou l’avenant instituant le forfait annuel en jours mentionne le nombre de jours travaillés sur la base duquel le forfait est établi (cf. article 2.1).
ARTICLE 6 – REMUNERATION
Le salarié bénéficiant d’une convention annuelle en forfait jours perçoit une rémunération mensuelle forfaitaire, indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois.
CHAPITRE II – DISPOSITIONS FINALES
ARTICLE 1 – DUREE ET PRISE D’EFFET
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il prend effet à compter du
1er janvier 2026.
ARTICLE 2 – ADHESION
Toute organisation syndicale représentative dans le champ d’application de l’accord qui n’est pas partie au présent accord et qui existerait au sein de la société, pourra y adhérer ultérieurement dans les conditions prévues à l’article L 2261-3 du code du travail.
Cette adhésion doit être sans réserve et concerner la totalité de l’accord.
ARTICLE 3 – REVISION ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Les termes du présent accord ont été arrêtés au regard des dispositions légales et réglementaires applicables à la date de sa conclusion. En cas de modification de cet environnement juridique, les règles d’ordre public s’appliqueront de plein droit à l’accord (dans les conditions qui seront prévues par la loi) sans que les parties aient à renégocier.
S’il ne s’agit pas de dispositions d’ordre public, les parties se réuniront pour en tirer les conséquences et rédiger, éventuellement, un avenant. A défaut d’avenant, les dispositions du présent accord continueront à s’appliquer.
En pratique,
toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge à chacune des autres parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement ;
dans le délai maximum de deux (2) mois, une négociation sera engagée ;
les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la date fixée par les parties signataires de l’avenant pour l’entrée en vigueur dudit avenant modifiant l’accord initial.
L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Enfin, au-delà de la procédure de révision formelle visée ci-dessus, la partie au présent accord qui le souhaite pourra solliciter la réunion de l’ensemble des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre, une fois par an au maximum, afin de discuter les modalités de mise en œuvre du présent accord. L’organisation d’une telle réunion peut, le cas échéant, constituer un préalable à l’engagement formel d’une procédure de révision. En vertu de l’article L. 2232-16 du code du travail, les organisations syndicales de salariés représentatives dans la société, qui y auraient ultérieurement adhéré, peuvent également solliciter la révision du présent accord dans les conditions susvisées.
ARTICLE 4 – DENONCIATION
Le présent accord peut être dénoncé dans les conditions fixées par les dispositions législatives et réglementaires et moyennant un préavis de 3 mois.
En cas de dénonciation, le présent accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois, à compter de l'expiration du préavis de dénonciation.
La partie qui dénonce l'accord doit aussitôt notifier cette décision aux autres parties signataires et en informer la DREETS ainsi que l’ensemble du personnel.
ARTICLE 5 – DEPOT
Le présent accord et le procès-verbal des dernières élections des titulaires au CSE sont déposés sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et un exemplaire papier de l’accord est également déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Grasse.
Fait à SOPHIA-ANTIPOLIS - BIOT,
Le 25 septembre 2025
Par signature électronique
Suivent les signatures
Pour la Société OKTOGONE GROUP
M. X, Directeur Général
Pour le CSE
Procès-verbal des dernières élections en annexe du présent accord
