ACCORD COLLECTIF RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS
ORATIO AVOCATS
Entre les soussignés
La Société « ORATIO AVOCATS »,
Société d'Exercice Libéral par actions simplifiée Dont le siège est situé à ANGERS (49) 5 rue Papiau de la Verrie Immatriculée au RCS d'ANGERS sous le n° 070 201 728
Représentée par
D'UNE PART,
ET
Les membres de la délégation du personnel (CSE) de la Société " ORATIO AVOCATS " représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres de l’instance lors des dernières élections professionnelles et composée de :
D'AUTRE PART,
Préambule :
Les évolutions dans l’organisation du temps de travail, les aspirations des salariés et la structuration / développement du cabinet ont conduit ORATIO AVOCATS à proposer un projet d’accord instituant un régime de convention individuelle de forfait en jours à destination d’une catégorie de salariés.
En effet, l’activité d’ORATIO AVOCATS et la spécificité des fonctions de certains salariés doivent faire l’objet d’une attention particulière afin de prendre en compte les responsabilités et les sujétions spécifiques auxquelles ces salariés font face au quotidien dans leur travail au service du cabinet.
A cet égard, le cabinet a entendu initier une négociation avec le Comité Social et Economique (CSE) afin de mettre en place des dispositifs d’aménagement du temps de travail en cohérence avec les besoins du cabinet et dans l’intérêts de ses salariés.
Les parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés au forfait en jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail.
Le cabinet a constaté la nécessité d’adapter les dispositions de la convention collective de branche applicable, à savoir la convention collective nationale du personnel salarié des cabinets d’Avocats (IDCC 1000). A ce titre, il est convenu entre les parties que les dispositions du présent accord s’appliquent à titre exclusif en matière de forfait jours.
Les parties se sont réunies les 4 et 24 octobre afin d’échanger sur cette thématique.
II a été arrêté et convenu les dispositions suivantes.
CHAMP D’APPLICATION :
Par application de l’article L.3121-58 du Code du travail, le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés disposant du statut « cadre » du Cabinet, quelle que soit leur date d’embauche, à condition qu’ils disposent d’une large autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et que la nature de leurs fonctions ne les conduise pas à suivre l’horaire collectif applicable.
Par cet accord, il a été convenu d’élargir le dispositif du forfait jours à l’ensemble des cadres autonomes du cabinet – ceci afin de mettre en place un décompte de la durée du travail adapté à la charge de travail et à l’autonomie d’organisation de chacun.
Il est ainsi convenu que sont visés les cadres relevant, a minima, du Niveau II coefficient 385 de la Convention Collective Nationale des Avocats et de leur Personnel, à condition qu’ils disposent d’une technicité et de responsabilités leur permettant d’exercer leurs fonctions avec autonomie.
En pratique et au jour de la conclusion du présent accord, est concerné le poste suivant : · Juriste. La liste des postes concernés est par nature évolutive.
De manière générale, tout salarié répondant aux critères énoncés au présent article a vocation à être soumis à cette organisation du temps de travail et ce quel que soit son niveau de rémunération.
CARACTERISTIQUE DES CONVENTIONS INDIVIDUELLES DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS :
La mise en place d’un forfait annuel en jours avec un salarié, répondant aux conditions du présent accord, est subordonnée à la conclusion d’une convention individuelle de forfait.
Chaque convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l’objet d’un écrit signé entre le cabinet et le salarié concerné, pouvant prendre la forme d’un contrat de travail ou d’un avenant contractuel.
La convention individuelle de forfait en jours devra indiquer : - la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient et les caractéristiques de son emploi justifiant qu’il puisse conclure une convention de forfait en jours ;
- la période de référence du forfait annuel, telle que fixée par le présent accord ;
- le nombre de jours travaillés dans l’année ainsi qu’un rappel sur les règles relatives au respect des temps de repos ;
- la rémunération correspondante et qui doit être en rapport avec les sujétions imposées au salarié.
NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES ET PERIODE DE REFERENCE DU FORFAIT :
La durée du travail des salariés ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours sur l’année ne peut excéder 218 (deux cent dix-huit) jours (journée de solidarité comprise) pour une année complète de travail.
Les jours non travaillés sur l’année de référence correspondent ainsi :
- aux jours de repos hebdomadaire, - aux jours ouvrés de congés payés légaux, - aux jours fériés chômés non positionnés dans les jours de repos hebdomadaire et de congés payés, - à des jours de repos supplémentaires correspondant à la différence entre le nombre total de jours de repos ci-dessus et le maximum de 218 jours travaillés sur une année complète.
Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congé de maternité ou paternité, congés d’ancienneté, congés pour évènements familiaux, etc.), lesquels sont déduits du plafond prévu par la convention de forfait en jours.
Le droit complet à congés payés est fixé à 25 jours ouvrés de congés payés pour tous les salariés concernés.
L’année de référence pour le calcul du nombre de jours travaillés sera l’année civile, à savoir du 1er janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N.
Pour les salariés ne bénéficiant pas de congés payés annuels complets, le nombre de jours de travail prévu par la convention individuelle de forfait est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux auxquels le salarié ne peut prétendre.
JOURS DE REPOS SUPPLEMENTAIRES (« JRS ») AU TITRE DU FORFAIT JOURS
Afin de ne pas dépasser le nombre de jours travaillés convenu, le salarié bénéficie de jours de repos supplémentaires dont le nombre minimum peut varier d'une année sur l'autre en fonction du nombre de jours fériés tombant sur un jour normalement travaillé.
A cet effet, le nombre de jours de repos sera évalué chaque année, de la manière suivante :
Nombre de jours calendaires dans l'année - Nombre de jours tombant un samedi/un dimanche - Nombre de jours de congés payés légaux (en jours ouvrés) - Nombre de jours fériés tombant sur un jour normalement travaillé = Nombre de jours potentiellement travaillés dans l'année - 218 jours effectivement travaillés = Nombre de JRS dans l'année considérée.
En pratique, les JRS seront crédités au début de la période de référence.
Pour les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours avec un plafond réduit, le nombre de JRS sera obtenu selon la formule suivante arrondi à l’entier supérieur : Nombre de jours du forfait réduit x (Nombre de JRS de l’année considérée/Nombre de jours du forfait temps plein)
Les jours de repos supplémentaires peuvent être pris par journée entière ou demi-journée.
Les jours de repos supplémentaires seront pris selon les modalités suivantes :
l’employeur peut décider des dates de prise de quatre jours de repos supplémentaires par année civile,
les jours de repos supplémentaires restant sont pris sur demande du salarié après accord du supérieur hiérarchique. En tout état de cause, pour une bonne organisation de l’activité, le salarié doit veiller à poser ces jours de façon étalée sur l’année en fonction de ses souhaits mais également des contraintes en termes de charge de travail. La Direction pourra s’opposer à une demande de repos en raison des nécessités d’organisation de l’activité.
La prise des jours de repos résultant de la fixation du forfait de jours travaillés, devra nécessairement intervenir dans l’année civile, les jours de repos ne pouvant faire l’objet d’un report sur l’année suivante et ne pouvant être soldés qu’en cas de rupture de contrat de travail.
En tout état de cause, les jours de repos doivent être pris régulièrement sur la période annuelle de référence et ne pourront être reportés sur l’année suivante.
En accord avec l’employeur, les salariés pourront, dans le cadre des dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail, renoncer à des jours de repos moyennant le versement d’une majoration de 20 % de la rémunération. Ce dispositif de rachat ne pourra avoir pour conséquence de porter le nombre de jours travaillés au-delà de 225 jours dans l’année.
Cette renonciation doit faire l'objet d'un avenant écrit au contrat de travail précisant le nombre annuel de jours de travail supplémentaires qu'entraîne cette renonciation.
LE NOMBRE DE JOURS REDUITS
En accord avec le salarié, il est possible de conclure avec le salarié concerné une convention individuelle de forfait prévoyant un nombre de jours travaillés en deçà de 218 jours.
Le salarié sera alors rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait, et sa charge de travail tiendra compte de la réduction convenue.
SUIVI DU FORFAIT JOURS ET DE LA CHARGE DE TRAVAIL
Les salariés en forfait en jours gèrent librement leur temps de travail, dans le cadre d’un dialogue régulier avec leur supérieur hiérarchique, en tenant compte des contraintes organisationnelles du cabinet, en particulier des exigences liées à l’activité. Les salariés en forfait en jours doivent bénéficier des temps de repos légaux obligatoires pour le personnel, à savoir : - du repos journalier (11 heures consécutives minimum) ; - du repos hebdomadaire (35h consécutives).
Afin de décompter le nombre de journées ou de demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, l'employeur est tenu d'établir un document mensuel de contrôle faisant apparaître :
le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées,
le positionnement des jours de repos,
la qualification des jours de repos en :
- jours de repos hebdomadaire, - jours ouvrés de congés payés légaux et/ou conventionnels et/ou d’usage, - jours fériés chômés non positionnés dans les jours de repos hebdomadaire et de congés payés, - jours de repos supplémentaires. Ce document est tenu par le salarié sous la responsabilité de l'employeur.
Un espace relatif à la charge de travail devra être prévu dans le document de contrôle afin que le salarié puisse y indiquer ses éventuelles difficultés.
En outre, le salarié bénéficie, chaque année, d'un entretien avec son supérieur hiérarchique au cours duquel seront évoquées :
la charge de travail du salarié,
l'organisation du travail dans l'entreprise,
l'amplitude des journées d'activité du salarié,
l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale du salarié,
la déconnexion,
la rémunération du salarié.
L’amplitude et la charge de travail du salarié devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé. L’organisation du travail fera alors l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui devra notamment veiller aux éventuelles surcharges de travail. A la date de signature du présent accord le document de contrôle est mis à disposition des salariés dans l’outil « Gestion forfait jours » disponible via l’Intranet de l’entreprise. A cet effet et dans le souci de prévenir les effets d'une charge de travail trop importante sur la santé :
il reviendra à l'employeur ou son représentant d’analyser régulièrement les informations relatives au suivi des jours travaillés.
S'il apparaît que la charge de travail et l'organisation du salarié révèlent une situation anormale, il recevra le salarié concerné à un entretien, sans attendre l'entretien annuel prévu ci-dessus, afin d'examiner avec lui l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, et d'envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.
Pour sa part, le salarié pourra alerter, à tout moment, sa hiérarchie s'il se trouve confronté à des difficultés auxquelles il estime ne pas arriver à faire face.
Si un salarié en forfait jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son employeur afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Enfin, le salarié soumis au forfait jours bénéficie d’un droit à la déconnexion tel qu’il est prévu par le présent accord.
REMUNERATION
La rémunération doit tenir compte des responsabilités confiées au salarié dans le cadre de sa fonction.
La rémunération forfaitaire est indépendante du nombre d'heures de travail effectif accompli durant la période de paie considérée.
Le bulletin de paie mensuel doit faire apparaître que la rémunération est calculée selon un nombre annuel de jours de travail en précisant ce nombre.
DROIT A LA DECONNEXION
L’ensemble des salariés ont droit au respect de leurs temps de repos et au respect de l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle.
Il est rappelé que le salarié en forfait annuel en jours n’est pas tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques en dehors de son temps de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et absences autorisées, dans le traitement de son travail quotidien.
Concernant les modalités selon lesquelles les salariés peuvent exercer leur droit à la déconnexion, les parties signataires conviennent qu’il y a lieu d’appliquer les modalités définies dans la charte d’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication en vigueur au sein de la Société Oratio Avocats.
INCIDENCE DES ABSENCES AINSI QUE DES ARRIVEES ET DEPARTS EN COURS D’ANNEE
IX - I– Prise en compte des absences Les journées correspondant aux absences indemnisées, aux congés légaux ou conventionnels, aux absences maladie, n’ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos des salariés au forfait jour.
Il est interdit de considérer ces absences comme jour non travaillé au regard du décompte du nombre de jours travaillés dans l'année.
Le nombre de jours d’absence est donc déduit du nombre de jours annuels à travailler prévu par chaque convention individuelle de forfait, à raison d’un jour par journée d’absence. IX – II – Prise en compte des entrées en cours d’année L’année complète s’entend du 1er janvier au 31 décembre. En cas d’entrée en cours d’année, ou de conclusion d’une convention individuelle de forfait jour en cours d’année, la convention définit individuellement le nombre de jours restant à travailler par le salarié pour l’année en cours et la rémunération annuelle correspondante est proratisée en ce sens. En cas de départ en cours d’année, le nombre de jours à effectuer jusqu’au départ effectif du salarié est évalué en prenant en compte le nombre de jours de congés payés acquis et pris. Dans le cas d'une embauche ou d’un départ en cours d'année, le plafond de 218 jours sera alors calculé au prorata et sera augmenté des jours de congés non encore acquis ou non pris.
La formule de calcul à retenir sera : (Plafond annuel de jour travaillés + Nombre de jours de congés non encore acquis ou non pris) x Nombre de mois travaillés / 12.
En cas d'entrée ou de départ de l'entreprise en cours d'année, le nombre de JRS sera calculé au prorata du temps passé dans l'entreprise sur la période de référence.
En cas de départ en cours d'année, les salariés concernés auront droit au paiement du reliquat de JRS acquis et non pris sous forme d’indemnité compensatrice. A l’inverse, si le nombre de JRS pris est supérieur aux droits du salarié, une régularisation sera faite lors de l’établissement du solde de tout compte.
Dans tous les cas (calcul du nombre de jours à travailler, calcul des JRS), il sera procédé aux arrondis de la manière suivante :
<0,25 = reliquat de 0 Entre 0,25 et 0,74 = 0,5 >0,75 = 1.
DISPOSITIONS FINALES :
X.I DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD L’entrée en vigueur du présent accord est subordonnée à sa signature par des membres du comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres de l’instance lors des dernières élections professionnelles, dans les conditions de l’article L.2232-25 du Code du travail.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er janvier 2024 sous réserve de l’accomplissement des formalités de dépôt. X.II SUIVI DE L’ACCORD Chaque année, la Société réunira les parties signataires du présent accord afin de faire le bilan de son application et d’étudier les éventuelles modifications à apporter. X.IIIREVISION Compte tenu des dispositions de l’article L2232-25 du code travail, le présent Accord pourra faire l’objet d’une révision au-delà d’un délai de 3 mois à compter de sa date d’entrée en vigueur. Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre Partie. Une réunion de négociation sera organisée à l’initiative de la Société dans les 2 mois qui suivront la première présentation de cette lettre, sauf circonstances légitimes qui permettraient de justifier d’un délai supérieur. X.IV DENONCIATION : Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.
La dénonciation prend effet à compter à l'issue du préavis de 3 mois.
Dans le respect du parallélisme des formes, l’accord étant signé à la majorité des membres titulaires du CSE, la dénonciation par la délégation du CSE devra donner lieu à un vote au cours duquel la majorité des membres titulaires se prononcent en ce sens.
Le courrier de dénonciation sera adressé par lettre recommandée avec accusé réception auprès du Président du Cabinet si la dénonciation venait de la délégation. Si cette dénonciation était mise en œuvre par la Direction, elle serait formalisée par lettre recommandée auprès du secrétaire du CSE. X.V INTERPRETATION DE L’ACCORD Les signataires (ou leur représentant) conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande pour étudier et tenter de régler toute difficulté d’interprétation d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord. La demande de réunion doit consigner l'exposé précis du différend. La position éventuellement retenue fera l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document sera remis à chacune des parties signataires. Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 15 jours suivant la première réunion. Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure. X.VI PUBLICITE ET TRANSMISSION
Un exemplaire original du présent Accord est établi pour chaque Partie signataire
Par ailleurs, le présent Accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans la branche.
Le présent Accord sera porté à la connaissance des salariés de la Société par voie d’affichage (le cas échéant, par intranet).
Conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent Accord sera déposé en version électronique sur la plateforme « Télé-accords » selon les formalités suivantes :
Une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’Accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement ;
Une version électronique de l’Accord déposée en format .docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) auront été supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les noms, les coordonnées de l’entreprise devront continuer à apparaître, ainsi que les noms des Organisations Syndicales signataires, le lieu et la date de signature ;
Si l’une des Parties signataires de cet Accord souhaite l’occultation de certaines dispositions, une version de l’accord anonymisée en format docx, occultant les dispositions confidentielles et accompagnée du dépôt de l’acte d’occultation signé par les Parties signataires de l’Accord ;
En 1 exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent, selon les modalités en vigueur prévues par l’article D. 2231-2 Code du travail.
Imprimé en trois (3) exemplaires
Le 24 octobre 2023, à Angers
Signatures
Pour la société Oratio Avocats,
Président
Les membres élus titulaires de la délégation du personnel au CSE
