Accord d’entreprise sur l’organisation du temps de travail
au sein de la société palanca
ENTRE :
Société palanca, société coopérative de production (SCOP), inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 791 078 025, dont le siège social est situé au 22 rue des Quêteurs 31000 Toulouse, représentée par Monsieur ------------- agissant en qualité de gérant,
ci-après désignée « la Société »,
d’une part,
ET
les salaries de la scop palanca,
d’autre part,
ci-après désignées collectivement « les Parties ».
PREAMBULE
Dans le cadre de l’amélioration de l’organisation du travail, les Parties ont mené une réflexion sur une gestion du temps de travail adaptée à l’activité de la Société. Il est apparu nécessaire de définir une organisation claire et précise du temps de travail des collaborateurs de la Société qui à la fois corresponde :
aux missions, aux objectifs de fonctionnement et aux nécessités opérationnelles de l’entreprise, pour répondre aux attentes des clients de PALANCA ;
à l’autonomie et les responsabilités confiées à certaines fonctions qui sont devenues difficilement compatibles avec un horaire prédéterminé.
Les Parties ont, en ce sens, identifié au sein de la Société deux types de populations :
les collaborateurs au régime horaire avec l’application d’un horaire collectif ;
les collaborateurs disposant d’un temps de travail au forfait jours.
Enfin, afin de simplifier les règles relatives au droit à congés payés (décalage entre la période d’acquisition et de prise), les Parties ont souhaité opter pour une période de référence unique sur l’année civile, à savoir du 1er janvier au 31 décembre. C’est dans ces conditions que le présent accord d’entreprise portant sur la durée et l’aménagement du temps de travail au sein de la Société a été négocié et conclu avec les salariés. La Société comptant moins de 11 salariés au jour de la signature du présent accord, ce dernier a été négocié et conclu avec les salariés, conformément aux dispositions de l’article L.2232-21 et suivants du Code du travail. Les dispositions de cet accord prévaudront désormais sur toutes autres dispositions conventionnelles de la branche Bureaux d’études techniques (Syntec), d’entreprise, usages, engagements unilatéraux ou accords atypiques portant sur le même objet.
TITRE 1 : STIPULATIONS GENERALES
Article 1. Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de PALANCA à temps complet, sous contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée.
Article 2. Temps de travail effectif
Le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le collaborateur est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir s’adonner librement à des occupations personnelles. Toute référence au temps de travail dans le présent accord s’entend du temps de travail effectif. Article 3. Modalités d’aménagement du temps de travail
Les Parties conviennent d’organiser différemment le temps de travail des collaborateurs en considération, notamment, de leur statut, de la nature des missions qui leur sont confiées et du niveau d’autonomie dans la gestion du temps de travail dont ils disposent dans l’entreprise.
TITRE 2 : TEMPS DE TRAVAIL DES COLLABORATEURS AU REGIME HORAIRE AVEC APPLICATION D’UN HORAIRE COLLECTIF
Article 5. Modalité 35 heures hebdomadaires avec application d’un horaire collectif
5.1. Collaborateurs concernés
Sont concernés les collaborateurs sédentaires (cadres ou non cadres) qui ne sont pas autonomes dans la gestion de leur emploi du temps.
5.2. Organisation du temps de travail
Les collaborateurs concernés effectuent 35 heures de travail par semaine. Ces collaborateurs sont soumis à l’horaire collectif applicable (fixe) qui, à titre purement informatif, est le suivant : 7h du lundi au vendredi.
5.3. Heures supplémentaires
Les heures supplémentaires sont les heures de travail accomplies à la demande de l’employeur au-delà de 35 heures hebdomadaires de travail. Toute heure supplémentaire doit avoir été formellement (par écrit) et préalablement demandée par le responsable hiérarchique. Le taux de majoration des heures supplémentaires est fixé à 10%. Sur décision de l’employeur, ces heures pourront soit être payées, soit compensées par un repos compensateur de remplacement. Enfin, les parties conviennent de fixer le contingent annuel d’heures supplémentaires à 220 heures par collaborateur par année de référence.
TITRE 3 : TEMPS DE TRAVAIL DES COLLABORATEURS AU FORFAIT JOURS
Article 6. Salariés concernés par le forfait jours
Conformément à l’article L.3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention de forfait en jours :
les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de leur service ou de leur équipe ;
les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Au jour de la signature du présent accord, entrent dans cette catégorie, au regard de l’organisation du travail en vigueur au sein de l’entreprise, les salariés occupant les fonctions suivants :
Responsable de Projets Impact Territorial Doctorant Chargée de missions de concertation et innovation Chef de Projet concertation et innovation sociale Gérant
Cette liste n’est cependant pas exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l’évolution de l’organisation de la Société. Il en résulte que des conventions de forfaits pourront être conclues avec des salariés relevant d’autres catégories non visées mais répondant aux critères d’autonomie énoncées ci-dessus. Enfin, il est expressément rappelé par les parties que l’autonomie dont disposent les salariés visés par le présent accord s’entend d’une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps. Celle-ci ne leur confère pas une totale indépendance et ne les délie pas de tout lien de subordination hiérarchique. Article 7. Période de référence du forfait
La période de référence du forfait en jours est l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.
Article 8. Nombre de jours travaillés par an
Les salariés soumis à un forfait annuel en jours travaillent 218 jours pour une année complète de travail et pour un droit complet à congés payés.
Ce nombre de jours ne tient pas compte des éventuels jours d’ancienneté mis en place par décision unilatérale de la Société, qui viendront alors en déduction du nombre de jours travaillés.
Ce forfait annuel en jours comprend la journée de solidarité.
Article 9. Nombre de jours de repos liés au forfait jours
Afin de ne pas dépasser le plafond annuel de jours travaillés, le salarié bénéficie de jours de repos dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre en fonction notamment du nombre de jours fériés sur l’année.
A cet égard, il est expressément précisé que, compte tenu d’un nombre variable de samedis, de dimanches et de jours fériés tombant un jour ouvré d’une année sur l’autre, le nombre de jours de repos dans l’année sera calculé chaque année par la Direction et communiqué aux salariés concernés en début d’année selon la règle suivante :
Nombre de jours de l’année 365 (ou 366 le cas échéant) Nombre de samedi / dimanche
105 (ou autre le cas échéant)
Nombre de congés payés annuels
25
Nombre de jours travaillés
218
Nombre de jours fériés situés sur un jour ouvré
x
Nombre de jours de repos = Total
Pour l’année 2023, le nombre de jours non travaillés est de 8 jours.
Les jours de repos sont pris au cours de l’année civile par journée ou demi-journée. Compte tenu de l’autonomie des salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours, les jours de repos seront posés à l’initiative du collaborateur sur la période de référence annuelle, en concertation avec son responsable hiérarchique. Il est de la responsabilité de chaque collaborateur de prendre de manière effective et régulière les jours de repos, sous le contrôle de son responsable hiérarchique. En vue de concilier les impératifs liés aux nécessités de l’organisation de la Société et l’organisation de la vie personnelle et familiale du collaborateur, il sera veillé à ce que :
les jours de repos soient pris en concertation avec le responsable hiérarchique en tenant compte des impératifs liés, d’une part, à la réalisation de la mission et, d’autre part, au bon fonctionnement de la Société ;
les dates prévisionnelles de prise des jours de repos devront être communiquées par le collaborateur à son responsable hiérarchique en observant un délai de prévenance raisonnable d’au moins 8 jours ouvrables. La direction pourra s’y opposer pour des raisons tenant notamment aux contraintes du service ou aux périodes d’activité. En cas de modification de calendrier, la Direction ou le salarié devra en informer l’autre partie moyennant un délai de prévenance de 5 jours ; en deçà de ce délai, les situations devront être réglées par accord réciproque.
En tout état de cause, les jours de repos doivent être pris régulièrement sur la période annuelle de référence et ne pourront être reportés sur l’année suivante. Article 10. Incidences des absences et de l’arrivée / départ des salariés sur le nombre de jours
Article 10.1. Arrivée en cours d’année
Pour les salariés embauchés en cours de période de référence, un calcul spécifique du forfait applicable sur la période considérée est effectué dans les conditions suivantes.
Nombre de jours de l’année restants à courir jusqu’au 31 décembre
Nombre de samedi / dimanche restants à courir
Nombre de jours fériés situés sur un jour ouvré restants à courir
Nombre de jours de repos proratisés
[nombre de jours de l’année restant à courir jusqu’au 31 décembre x nombre de jours repos pour une année complète] / 365 ou 366 le cas échéant
Nombre de congés payés annuels proratisés
[nombre de jours de l’année restants à courir jusqu’au 31 décembre x 25] / 365 ou 366 le cas échéant
Le nombre de jours travaillés ainsi déterminé est arrondi à la demi-journée inférieure.
Article 10.2. Départ en cours d’année
En cas de départ en cours de période de référence, une régularisation de la rémunération pourra être effectuée selon que le salarié aura travaillé un nombre de jours supérieur ou inférieur au nombre de jours qu’il aurait dû travailler pour la période comprise entre le premier jour de la période de référence et le dernier jour de travail, dans les conditions suivantes.
Nombre de jours de l’année du 1er janvier au jour de départ effectif
Nombre de samedi / dimanche jusqu’au jour de départ effectif
Nombre de jours fériés situés sur un jour ouvré jusqu’au jour de départ effectif
Nombre de jours de repos proratisés
[nombre de jours de l’année du 1er janvier jusqu’au départ effectif x nombre de jours de repos pour une année complète] / 365 ou 366 le cas échéant
Nombre de congés payés annuels proratisés
[nombre de jours de l’année du 1er janvier au jour de départ effectif x 25] / 365 ou 366 le cas échéant
Le nombre de jours travaillés ainsi déterminé est arrondi à la demi-journée inférieure.
Article 10.3. Incidences des absences sur le nombre de jours
Chaque journée d’absence non assimilée à du temps de travail effectif par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle, s’impute sur le nombre global de jours de la convention de forfait.
Article 11. Rémunération
Article 11.1. Lissage de la rémunération
La rémunération mensuelle versée au salarié ayant conclu une convention de forfait jours est lissée sur l’année et est indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois, pour un mois complet d’activité.
Article 11.2. Incidences des absences ainsi que des arrivées et départs en cours d’année sur la rémunération
En cas d’absence non rémunérée, ainsi qu’en cas d’entrée ou de sortie en cours de mois, la rémunération mensuelle du salarié est diminuée à hauteur du salaire journalier correspondant au nombre de jours d’absence sur le mois considéré selon la formule :
Salaire journalier = (rémunération annuelle de base / 12) / 22
Article 12. Forfait-jours réduit
Le cas échéant, en cas de circonstances personnelles particulières et de réduction du nombre de jours travaillés compatible avec les besoins du service et des contraintes particulières liées à l’activité ou aux fonctions du salarié, il sera possible de conclure un forfait en jours réduit, comprenant un nombre de jours travaillés inférieur au plafond de 218 jours défini ci-dessus.
La rémunération des cadres en forfait en jours réduit est adaptée à due proportion.
Un avenant au contrat de travail sera impérativement signé avant la mise en œuvre du changement du forfait en jours.
Article 13. Durée maximale de travail, durée des repos
Aux termes des dispositions légales, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis à la durée quotidienne maximale de travail, aux durées hebdomadaires maximales de travail et à la durée légale hebdomadaire.
Néanmoins, afin de garantir la protection de la sécurité et de la santé du salarié, l’amplitude et la charge de travail des salariés concernés doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition des temps travaillés.
Les dispositions du présent accord visent à permettre l’effectivité du respect de ces droits.
En outre, les règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire leur sont applicables. Dès lors, ils bénéficient de :
un repos minimal quotidien de 11 heures consécutives ;
un repos hebdomadaire minimum de 24 heures consécutives, auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit 35 heures.
Il est précisé que le forfait en jours, bien qu’exclusif de tout décompte des heures travaillées, ne doit pas avoir pour conséquence de limiter de manière récurrente le repos quotidien à son niveau minimum légal de 11 heures.
Il est par ailleurs rappelé que les journées d’activité seront limitées sauf cas exceptionnel à 5 jours par semaine.
La direction veille à ce que la charge de travail confiée permette de prendre effectivement et régulièrement les temps de repos et jours de repos.
L’effectivité du respect par les salariés des durées de repos implique pour ces derniers une obligation de déconnexion des outils de communication à distance durant leurs temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant leurs congés payés, repos et arrêts maladie.
L’amplitude des journées travaillées et la charge de travail des salariés devront être raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps de travail de l’intéressé.
Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps de travail, avertir sans délai la Direction afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Article 14. Droit à la déconnexion
La bonne gestion et maîtrise des technologies de l’information et de la communication (messagerie électronique, smartphones, etc.) est indispensable afin d’assurer l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés et le respect des temps de repos des salariés. Dans ce contexte, il est nécessaire de veiller à ce que les pratiques dans ce domaine soient adaptées et respectueuses des personnes et de leur vie privée. L’effectivité du respect par le salarié en forfait jours des durées de repos implique en particulier pour ce dernier de pouvoir se déconnecter des outils de communication à distance durant les temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant les congés payés et de repos. Dans ce cadre, les parties conviennent qu’il appartient aux salariés de se déconnecter des outils de communication à distance durant leurs temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant leurs congés payés et de repos. Ce droit se traduit notamment par l’absence d’obligation, pour le salarié, de répondre aux appels téléphoniques professionnels ou encore d’envoyer et de traiter les mails professionnels en dehors de son temps de travail, sauf circonstances particulières ou motif impérieux. Chacun doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de la Société. Préalablement à toute absence prévisible, il convient de mettre en place un message d’absence informant les interlocuteurs de leur absence, de la date prévisible du retour, des personnes à contacter durant l’absence, et de transmettre les consignes et tous les accès, code ou dossiers permettant au Cabinet de fonctionner sans faire obstruction à la continuité de service pendant l’absence. Article 15. Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail des salariés
Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées au moyen du système auto-déclaratif mis en place par la Société sous la supervision du supérieur hiérarchique.
Ce dispositif permet aux salariés soumis à la présente modalité de faire apparaître notamment le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées au cours du mois.
Ces données sont renseignées par le salarié, qui les saisira de manière mensuelle, et les transmettra à la fin de chaque mois à la Direction qui les examinera à réception.
Le supérieur hiérarchique contrôle notamment que le salarié bénéficie des temps de repos quotidien et hebdomadaire, qu’il prend ses jours de repos de manière régulière et dans le cadre de l’année civile. Ils s’assurent également à travers ce suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé, de sa charge de travail et de l’amplitude des journées. Cette amplitude doit permettre au salarié de concilier vie professionnelle et vie personnelle.
Il est entendu que ce suivi n’a pas pour but de contrôler l’activité individuelle des salariés mais de contrôler le temps de travail en vue de concourir à préserver le droit au repos et à la santé de ces derniers en apportant tous les correctifs nécessaires.
Le salarié alertera son supérieur hiérarchique des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle sa charge de travail suivant les modalités décrites ci-après.
Article 16. Entretiens individuels
Entretiens périodiques
A tout moment, le salarié peut alerter la Direction de tout élément qui accroit de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.
A l’occasion du suivi mensuel des décomptes des temps de travail, le supérieur hiérarchique est en outre tenu, s’il y a lieu, d’organiser sans délai un entretien. Le salarié peut également solliciter de lui-même cet entretien.
Lors de cet entretien, le salarié précise les évènements ou éléments qui sont à l’origine de ces difficultés inhabituelles. La Direction et le salarié analysent ensuite la charge de travail de ce dernier sur la base des éléments objectifs et factuels présentés par le salarié. Ils déterminent notamment si la surcharge de travail identifiée relève d’un évènement ponctuel ou temporaire auquel il peut être remédié par un allègement de la charge de travail ou par la prise de jours de repos une fois cet évènement passé, ou bien au contraire d’une problématique structurelle, qui conduira alors à envisager des mesures d’ajustement de la charge de travail à long terme.
Entretiens annuels
La Direction d organise au moins une fois par an un entretien individuel spécifique avec les salariés en forfait en jours.
Cet entretien se déroule de manière distincte de l’entretien annuel d’évaluation et a vocation à permettre au salarié et à la Direction de faire le bilan de :
la charge de travail du salarié ;
l’organisation de son travail ;
l’amplitude de ses journées de travail ;
le décompte des jours travaillés et des jours de repos ;
l’articulation de son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
sa rémunération ;
l’obligation incombant au salarié de se déconnecter des outils de communication à distance mis à disposition par la Société, dans les conditions prévues par la Charte relative à la déconnexion.
Au regard des constats effectués et afin de veiller à la santé et la sécurité des salariés, le salarié et la Direction arrêteront ensemble les mesures de prévention et de règlement des éventuelles difficultés. Le bilan et les mesures envisagées seront recueillis dans un compte rendu d’entretien.
Article 17. Modalités de mise en place du forfait en jours
Le forfait annuel en jours ne peut être mis en place qu’avec l’accord écrit et préalable du salarié concerné.
Précisément, la Société, après s’être assurée que le salarié concerné remplit les conditions d’accès au forfait en jours, peut lui proposer de conclure une convention individuelle de forfait en jours qui sera intégrée au contrat de travail initial ou fera l’objet d’un avenant.
La convention individuelle de forfait précise notamment :
le nombre de jours travaillés dans l’année pour une année complète et un droit complet à congés payés qui ne peut être supérieur à 218 jours, journée de solidarité incluse ;
la rémunération forfaitaire correspondante ;
en cas de forfait jours réduit, sont précisés en outre, à titre indicatif, les jours de la semaine ou du mois qui ne sont normalement pas travaillés pour aboutir au nombre réduit convenu dans le forfait ;
un rappel des règles relatives au respect des temps de repos.
TITRE 4 : CONGES PAYES
Article 18. Période d’acquisition et de prise des congés payés
La règle actuelle appliquée au sein de la Société est la suivante :
La période d’acquisition des congés payés court du 1er juin au 31 mai de l’année N.
La période de prise des congés payés court du 1er juin au 31 mai de l’année N+1.
Partageant le constat que le décalage entre la période d’acquisition et la période de prise des congés constitue un obstacle aux objectifs de simplification et de lisibilité recherchés par les parties, notamment avec la mise en place du forfait jours, il a été décider de faire coïncider la période d’acquisition et de prise des congés payés légaux et conventionnels avec l’année civile servant de décompte à l’annualisation du temps de travail, soit du 1er janvier au 31 décembre de la même année. Ce changement entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2024. Afin de faciliter la prise des jours de congés payés sur l’année civile, il est convenu que ces jours peuvent, bien que non encore acquis en totalité, être utilisés par anticipation, dès le 1er jour de chaque année.
En cas de départ en cours d’année, les jours de congés acquis au prorata du temps de présence et non pris feront l’objet d’un paiement.
En cas de départ en cours d’année, les jours de congés qui auraient été pris alors que non encore acquis feront l’objet d’une régularisation sur le solde de tout compte.
Article 19. Période transitoire Compte tenu de l'alignement de la période d'acquisition et de prise des congés payés légaux et supplémentaires sur l'année civile à compter du 1er janvier 2024, les parties conviennent de la nécessité de prévoir des modalités transitoires d'application pour 2023 afin d’organiser les modalités de prise des congés déjà acquis par les salariés. Ainsi :
Les droits acquis dans le cadre de la période courant du 1er juin 2021 au 31 mai 2022 devront être posés avant le 31 mai 2023.
Les droits acquis dans le cadre de la période courant du 1er juin 2022 au 31 mai 2023 devront être posés avant le 31 décembre 2023.
Les droits acquis dans le cadre de la période courant du 31 mai 2023 au 31 décembre 2023 devront être posés avant le 31 décembre 2023.
TITRE 5 : DISPOSITIONS FINALES
Article 20. Entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent Accord entrera en vigueur à compter du 1er février 2023.
Article 21. Suivi de l’accord
Afin d’assurer le suivi du présent Accord, une information sur les éventuelles difficultés d’application ou d’interprétation rencontrées dans sa mise en œuvre sera réalisée par la Direction auprès des salariés, après un an d’application. Article 22. Dénonciation et révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par l’article L2223-21 du Code du travail, sur proposition d’un projet d’avenant de révision de la part de la Direction, avec consultation du personnel à l’issue du délai de 15 jours courant à compter de la communication à chaque salarié du projet d’accord.
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties (la Direction ou les 2/3 du personnel) selon les modalités prévues par les dispositions de droit commun prévues aux articles L. 2261-9 à L. 2261-13 du Code du travail, à charge de respecter un délai de prévenance de 3 mois. Pour ce qui est des salariés, ceux-ci devront notifier collectivement la dénonciation à l’employeur.
Le présent accord constitue un tout indivisible et ne saurait faire l’objet d’une mise en œuvre partielle, ni d’une dénonciation partielle.
Article 23. Dépôt et publicité de l’Accord
Le présent Accord sera déposé par la Société sur la plateforme « TéléAccords » du Ministère du travail.
Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes compétent.
Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent Accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’Accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.
Un exemplaire sera également mis à disposition sur la base commune de la Société accessible à l’ensemble des salariés. * Fait à Toulouse,
