Accord d’entreprise mettant en place un forfait en jours
Entre :
La société ….., Dont le siège social est situé au ……………….. Représentée par Monsieur …………., agissant en qualité de Président, dûment mandaté à la négociation et à la signature du présent accord
Ci-après dénommée « la société »
D’une part,
Et
Les salariés de la société, régulièrement consultés le 21 novembre 2023 sur le projet d’accord par application de l’article L. 2232-21 du Code du travail.
D’autre part,
Textes de référence / Fondements
Le présent accord collectif est conclu en application :
Vu les articles L. 3121-63 et L. 3121-64 du Code du travail relatif à la mise en place des forfaits annuel en jours par accord collectif d’entreprise
L’ordonnance n°2017-1385 du 22 septembre 2017 et le décret n°2017-1767 du 26 décembre 2017 qui permet la négociation des accords d’entreprise dans les entreprises de moins de 11 salariés.
Les articles R. 2232-10, R. 2232-11 et R. 2232-12 du Code du travail
Les articles L 2232-21 et L 2232-22 du Code du Travail qui permettent respectivement à l’employeur de proposer un projet d’accord à ses salariés et aux salariés d’approuver un projet d’accord à la majorité des deux tiers du personnel
Préambule
Etant donné que la convention collective applicable au sein de la société (Entreprises du commerce à distance : IDCC n° 2198) ne prévoit pas les dispositions relatives à la mise en place d’un accord de forfait jour, la Société souhaite en mettre un en place pour les cadres autonomes. Cela a pour but d’adapter leur décompte du temps de travail, en référence journalière avec une organisation du travail leur permettant plus d’autonomie et en meilleure adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Il est convenu que la mise en œuvre de ce forfait ne devra pas dégrader la qualité des conditions de travail et à la santé des salariés cadres autonomes, particulièrement en matière de durée du travail.
Après avoir communiqué à l’ensemble des salariés le 6 novembre 2023 le projet d’accord et en avoir librement débattu avec la direction ;
Après avoir consulté les salariés sur ce projet d’accord le 21 novembre 2023 ;
Vu le procès-verbal des résultats en date du 21 novembre 2023 proclamant la majorité des deux tiers du personnel atteinte ;
Les parties ont convenu ce qui suit :
LES PRINCIPES GENERAUX
Article 1 : Salariés concernés
Pour rappel, selon l’article L. 3121-58 du Code du travail, seuls peuvent conclure une convention de forfait en jours :
« Les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés »
« Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées ».
En application de l’article susvisé, les parties conviennent que sont éligibles au présent dispositif les salariés occupant les fonctions suivantes :
Head of sales
Chef de projet
Responsable d’exploitation
Responsable marketing / communication
Responsable des Ressources humaines
Responsable de département
De manière générale sont susceptibles d’être concernés par ce présent accord, tous les postes bénéficiant des classifications catégories F à H de la convention collective actuellement applicable à l’entreprise.
Cette liste pourra évoluer, par voie d’avenant, en fonction de la mise à jour de la classification des emplois.
Il est également convenu que le passage sous le régime de la convention de forfait annuel en jours se fera par proposition de la Direction à l’ensemble de la population concernée. Le dispositif instauré par le présent accord sera précisé dans une convention individuelle de forfait annuel en jours, conclue avec chacun des salariés concernés sur la base des modalités rappelées ci-dessus.
Les termes de cette convention devront notamment indiquer :
La nature des missions justifiant le recours au forfait en jours ;
Le nombre précis de jours annuels travaillés sur une année de référence complète pour un droit complet à congés payés exercé sur l’année ;
La rémunération mensuelle forfaitaire brute de base ;
La réalisation d’entretiens mensuels avec la direction au cours desquels seront évoquées l’organisation, la charge et l’amplitude de travail de l’intéressé.
La conclusion de cette convention de forfait annuel en jours sera proposée aux collaborateurs concernés, soit à leur embauche, soit au cours de l’exécution de leur contrat de travail, par voie d’avenant contractuel.
Article 2 : Nombre de jour travaillés
La durée du travail des salariés éligibles au dispositif du forfait en jours sera, pour un temps de travail complet et un droit complet à congés payés, de 218 jours et décomptée en jours ou en demi-journées (hors journée de solidarité).
Dans le cas où cet accord entrerait en vigueur en cours d’année civile, le nombre de jours travaillés et le nombre de jours de repos pour l’année civile en cours seront proratisés par mois civils en cours d’année civile ou si le collaborateur rentre dans les effectifs en cours d’année civile.
Entrée du salarié en cours d’année de référence :
Aussi, la durée du travail se calculera conformément à la formule suivante :
((Nombre de jours du forfait + nombre de jours de congés payés non acquis + nombre de jours fériés de l’année de référence tombant sur un jour ouvré) / 365 ou 366 * nombre de jours calendaires de présence sur l’année de référence)) – nombre de jours fériés chômés sur la période de présence.
Sauf dans le cas d’une arrivée en cours de mois qui engendrera nécessairement une proratisation du salaire, une arrivée en cours d’année n’aura pas d’incidence sur la rémunération brute mensuelle du salarié concerné.
Sortie du salarié en cours d’année de référence :
En cas de départ en cours d’année de référence, une régularisation de la rémunération pourra être effectuée selon que le salarié aura ou non perçu une rémunération supérieure ou inférieure au nombre de jours travaillés, déduction faite des jours de congés payés et jours fériés chômés éventuels.
Article 3 : Période de référence
La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait jours est celle d’une année civile.
La période annuelle de référence débute donc le 1er janvier de l’année N et expire le 31 décembre de l’année N.
Article 4 : Dépassement du forfait annuel – Renonciation à des jours de repos
Les salariés couverts par une convention de forfait annuel en jours pourront s’ils le souhaitent, et en accord avec la direction, renoncer à tout ou partie de leurs journées de repos. Ce rachat doit en principe demeurer exceptionnel.
Dans cette situation, le nombre maximal de jours travaillés dans l'année de référence est de 235 jours.
La renonciation à des jours de repos ne peut en aucun cas permettre au salarié de travailler au-delà de ce plafond.
Le rachat suppose que les quatre premières semaines de congés payés légaux aient été pris par le salarié concerné. Un tel rachat ne peut en principe intervenir qu’en cours d’exercice et ni par anticipation ni a posteriori. Ce rachat fait l’objet d’un accord de gré à gré entre le salarié et la direction.
La renonciation à des jours de repos sera nécessairement formalisée dans un avenant à la convention individuelle de forfait.
Par application des dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail, cet avenant sera valable pour l'année de référence en cours et ne pourra pas être reconduit de manière tacite.
Les jours travaillés au-delà du nombre de jours prévu dans la convention de forfait feront l'objet d'une majoration de rémunération égale à 10 %.
L’avenant conclu entre le salarié et la société rappellera le taux de majoration applicable à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire.
Article 5 : Forfait jour réduit
Chaque salarié aura la possibilité de demander à bénéficier d’un forfait inférieur, dit « forfait jours réduit ».
Une convention spécifique pourrait alors être envisagée, selon les impératifs de l’organisation de l’entreprise, sans que cela constitue un droit pour les salariés concernés. Les embauches effectuées au sein de l’entreprise peuvent également l’être sous forme de forfait annuel en jours réduit. Une telle situation impliquerait nécessairement une réduction à due proportion des jours de repos supplémentaires accordés normalement aux salariés travaillant dans le cadre d’un forfait en jours temps plein selon la formule suivante : 218 jours - nombre de jours de réduction souhaité.
Par ailleurs, la rémunération des salariés en forfait annuel en jours réduit devra, en principe, sauf raison objective ou pertinente, être proportionnelle à celle des salariés occupant des fonctions identiques en forfait plein temps.
Article 6 : Modalités de décompte des journées ou demi-journées travaillées – Temps de repos des salariés en forfait jours
Le décompte du temps de travail se fera en jours ou le cas échéant en demi-journée.
Il est rappelé que les salariés soumis à un forfait annuel en jours ne sont pas soumis, par application des dispositions de l’article L. 3121-62 du Code du travail, aux dispositions relatives :
A la durée maximale journalière de 10h prévue à l’article L. 3121-18 du Code du travail ;
Aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22 du travail ;
A la durée légale hebdomadaire prévue à l'article L. 3121-27 du Code du travail.
Les salariés en forfait annuel en jours doivent cependant bénéficier des temps de repos obligatoires et notamment :
Du repos quotidien de 11 heures consécutives entre deux périodes de travail effectif. Toutefois à titre exceptionnel, le repos quotidien pourra être de 11 heures consécutives. Pour garantir ce repos effectif, l’entreprise ouvrira ses portes à 08h30 et les fermera à 18h00.
Du repos hebdomadaire de 35 heures consécutives. Les jours de repos hebdomadaires sont le samedi et le dimanche.
Des jours fériés, chômés dans l'entreprise (en jours ouvrés) ;
Des congés payés en vigueur dans l'entreprise ;
Des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés « repos forfait-jours ».
Le nombre de jours de repos dont bénéficie le salarié en convention de forfait jours est calculé chaque année de référence en fonction du calendrier. Au début de chaque année de référence, la direction transmettra aux salariés le nombre de JRTT pour la période considérée.
Les jours de repos supplémentaires doivent impérativement être pris au cours de la période de référence. Ils devront ainsi être soldés au 31 décembre de chaque année, et ne pourront en aucun cas être reportés à l’issue de cette période ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice.
Les jours de repos peuvent être pris, y compris par anticipation, par demi-journée ou journée entière selon les modalités suivantes :
Ils seront pris de façon régulière et, si possible, chaque mois ou au plus tard par semestre ;
Ils peuvent être pris soit de manière fractionnée, soit de manière consécutive.
En tout état de cause, le salarié devra respecter, pour proposer les dates de jours de repos, d’une part les nécessités du service et, d’autre part, un délai de prévenance minimal d’une semaine.
Les jours de repos peuvent être pris de manière anticipée dès l’embauche ou dès le début de l’année mais s’acquièrent en principe au prorata sur une base annuelle qui sera mensualisé.
Le responsable hiérarchique peut refuser, de manière exceptionnelle, la prise des jours de repos aux dates demandées pour des raisons de service. Il doit alors proposer au salarié d’autres dates de prise des jours de repos.
Le responsable hiérarchique mettra, le cas échéant, le salarié en mesure de prendre ses jours de repos s’il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d’année de référence le nombre maximum de journées travaillées.
Il est rappelé que la méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante :
Nombre de jours dans l’année de référence - nombre de samedi et dimanche - nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré - nombre de jours de congés payés - nombre de jours travaillés dans le forfait.
LES MODALITES DE SUIVI ET DE CONTROLE
Article 1 : Suivi de l’application du décompte du temps de travail en jours et répartition du temps de travail
Afin de tenir compte des nécessités, il appartiendra à chaque cadre autonome de valider avec son hiérarchique la répartition de ses prises de congés et RTT. Le responsable hiérarchique s’assurera d’une charge de travail compatible avec le forfait.
Chaque cadre autonome devra déclarer mensuellement le nombre de jours travaillés sur un formulaire prévu à cet effet. Sauf empêchement impératif, cette déclaration devra être fournie à la direction le 5 de chaque mois pour le mois précédent.
Un bilan du nombre de jours travaillés sera établi par la direction à la fin de chaque mois puis à la fin de chaque année, pour chaque cadre autonome. Autant que possible, le système d’information RH de la société sera adapté afin de permettre aux cadres autonomes de saisir de manière auto-déclarative leurs absences et d’obtenir un bilan mensuel des jours travaillés.
Un état trimestriel des jours travaillés sera réalisé par la hiérarchie à partir de l’état auto-déclaratif des salariés issus du système d’information. Cette opération leur permettra également de faire un point avec les intéressés sur la charge de travail.
À la demande du salarié, une visite médicale distincte devra être organisée. Cette visite médicale devra porter sur la prévention des risques du recours au forfait en jours ainsi que sur la santé physique et morale du collaborateur.
Article 2 : Contrôle et application de la durée du travail
Chaque année, au cours d’un entretien individuel entre le salarié concerné et son responsable hiérarchique, un bilan sera fait afin d’examiner l’impact de ce régime sur l’organisation du travail, l’amplitude des horaires et la charge de travail des collaborateurs concernés, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, ainsi que sur la rémunération du salarié.
Cette amplitude et cette charge de travail devront rester raisonnables, compatibles avec les souhaits et contraintes privées des cadres concernés et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.
Le but d’un tel entretien est de vérifier l’adéquation de la charge de travail au nombre de jours travaillés. Il sera vérifié, à l’occasion de ce bilan de suivi, le respect du repos journalier de 11 heures consécutives. À défaut, il sera expressément rappelé au collaborateur qu’il doit impérativement et immédiatement, en cas d’excès s’agissant de sa charge de travail, en référer à la direction, pour permettre à celle-ci de modifier l’organisation du travail et mettre fin à toute amplitude excessive au regard de ce repos quotidien de 11 heures consécutives.
L’entretien pourra avoir lieu dans le prolongement de l’entretien d’évaluation qui sera aussi l’occasion pour le salarié de faire le point avec la direction sur la réalisation de ses objectifs initiaux et leurs réajustements éventuels en fonction de l’activité de l’entreprise.
En tout état de cause, il devra être pris, à l’issue de chaque entretien, les mesures correctrices éventuellement nécessaires pour mettre fin à la surcharge de travail, ou corriger l’organisation ou toute mesure permettant le respect effectif des repos, d’assurer une charge de travail raisonnable, de limiter les amplitudes, et d’articuler vie personnelle et professionnelle.
Les parties conviennent qu’en complément de l’entretien annuel, les salariés pourront solliciter, à tout moment, un entretien pour faire le point avec la direction sur leur charge de travail, en cas de surcharge actuelle ou prévisible.
Les parties à l’accord prévoient également expressément l’obligation, à cet égard, pour chaque collaborateur visé par une convention individuelle de forfait annuel en jours, de signaler, à tout moment, à la direction toute organisation de travail le mettant dans l’impossibilité de respecter le repos journalier de 11 heures consécutives ainsi que le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures ou plus largement les impératifs de santé et de sécurité. La direction devra alors immédiatement prendre les mesures permettant d’assurer le respect effectif de ces repos et de ces impératifs, et prévenir tout renouvellement d’une situation conduisant à enfreindre lesdits repos quotidiens et hebdomadaires.
Article 3 : Droit à la déconnexion
Au regard de l’évolution des méthodes de travail, la direction souhaite garantir la bonne utilisation des outils numériques, tout en préservant la santé au travail.
L’objectif est de garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de tous et de veiller à garantir les durées minimales de repos.
Dans ce cadre, le respect de la vie personnelle et le droit à la déconnexion sont donc considérés comme fondamentaux au sein de la société.
Le droit à la déconnexion est le droit de ne pas être joignable, sans interruption, pour des motifs liés à l’exécution du travail. Ce droit assure ainsi la possibilité de se couper temporairement des outils numériques permettant d’être contactés dans un cadre professionnel (téléphone, intranet, messagerie professionnelle, etc.).
Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, la direction entend limiter les communications professionnelles, notamment pendant la plage horaire de 18h00 à 8h30.
Il sera notamment demandé aux salariés de la société de ne pas solliciter d’autres salariés via les outils de communication avant 8h30 et après 18h00 ainsi que les week-ends, sauf situation d’urgence.
Ainsi, de façon à prévenir l’usage de la messagerie professionnelle, le soir, le week-end et pendant les congés, il est rappelé qu’il n’y a pas d’obligation à répondre pendant ces périodes sauf urgence.
Il est recommandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique professionnelle ou d’autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidiens, hebdomadaires et de congés.
Les salariés dont le contrat de travail est suspendu (notamment pour maladie) devront restreindre l’utilisation des outils numériques professionnels. Il sera également demandé aux managers de limiter l’envoi de courriels aux collaborateurs en arrêt de travail.
Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et afin que celle-ci soit efficace, elle nécessite :
L’implication de chacun ;
L’exemplarité de la part du management, dans leur utilisation des outils de communication, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous.
Le droit à la déconnexion passe également par une bonne gestion de la connexion et de la déconnexion pendant le temps de travail.
Article 4 : Droit d’alerte
En cas de difficulté inhabituelle portant sur les aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de non-respect du repos quotidien ou hebdomadaire du salarié bénéficiaire d'une convention de forfait annuel en jours, celui-ci aura la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès de son responsable hiérarchique direct, lequel recevra le salarié dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximum de 15 jours sans attendre l'entretien périodique semestriel.
Article 5 : Incidences en matière de rémunération
La rémunération des salariés liés par une convention individuelle de forfait annuel en jours est une rémunération annuelle globale et forfaitaire.
La convention individuelle de forfait stipule le montant de cette rémunération annuelle.
Le salarié bénéficiant d’un forfait annuel en jours percevra une rémunération mensuelle forfaitaire et indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois (rémunération annuelle / 12 mois).
Il est convenu que cette rémunération lissée tiendra compte des responsabilités attribuées au salarié soumis au forfait annuel en jours.
A cette rémunération s'ajouteront les autres éléments de salaires prévus par la législation en vigueur dès lors qu'ils ne seront pas intégrés dans le calcul de la rémunération susvisée (notamment rémunération variable, primes, indemnité de congés payés etc.).
Le bulletin de salaire des salariés relevant d’une convention de forfait en jours ne comportera aucune référence horaire. Seule une mention relative au nombre de jours travaillés tel que fixé dans leur convention individuelle de forfait sera inscrite.
Article 6 : Conditions de prise en compte des absences sur la rémunération
Les absences d’un ou plusieurs jours (maladie, accident du travail, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) n’ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos.
Les absences sont déduites du nombre de jours annuel à travailler prévu par la convention individuelle de forfait du salarié.
Pendant l'absence donnant lieu à indemnisation par l'employeur, cette indemnisation est calculée sur la base de la rémunération lissée du salarié.
En cas d'absences non rémunérées par l’employeur, la rémunération du salarié est réduite proportionnellement au nombre de jours d'absence. La journée d'absence est valorisée par le rapport entre la rémunération annuelle brute du salarié et le nombre de jours payés. La valorisation de la journée d’absence se calcule donc comme suit :
(Rémunération mensuelle brute de base / moyenne des jours ouvrés dans le mois) * nombre de jours d’absences
Exemple circonstancié :
Un salarié de la société est soumis à un forfait annuel en jours de 218 jours. Il perçoit une rémunération brute mensuelle d’un montant de 3.000 euros. Il est absent pour maladie pendant 10 jours sur la période de référence 2023/2024. Ses périodes d’absences seront valorisées comme suit : (3.000 euros * 21.67) * 10 jours d’absence = 1.384.40 euros.
DATE D’EFFET – DENONCIATION - REVISION
Article 1 : Durée, dénonciation et révision de l’accord
Le présent accord prendra effet le 1er Décembre 2023 et est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent accord sera remis à chaque salarié et à tout nouvel embauché visé à l’article 1. Un exemplaire à jour de l’accord sera à la disposition des salariés auprès de la direction.
La présente décision est portée à la connaissance des salariés de l'entreprise par le biais des mesures suivantes :
Remise en main propre contre signature de la liste d’émargement
Affichage sur les panneaux réservés à la communication avec le personnel.
La révision du présent accord s’effectuera dans les conditions prévues l’article L. 2232-21 et L. 2232-22 du Code du travail.
En cas de révision, toute modification qui ferait l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à la signature d’un nouvel avenant.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés, par l’une ou l’autre des parties signataires.
Article 2 : Dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site du ministère du Travail accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail par Monsieur ……….. représentant légal de l’entreprise.
Conformément à aux articles D. 2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord n’entrera en vigueur qu’après la réalisation des formalités légales suivantes :
Son dépôt à la DREETS compétente par voie dématérialisée ;
Son dépôt au Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.
Un exemplaire du présent accord sera également adressé par mail à la CPPNI compétente au sein de la branche.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.
Fait à ROUBAIX, le 6 Novembre 20223
……………… Président
Accord d’entreprise mettant en place un forfait en jours
