ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Le présent accord est conclu entre :
ENTRE,
D’UNE PART
Les sociétés employeurs suivantes :
Pluxee International S.A.S., société par actions simplifiée au capital de 410.857.904 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre, sous le numéro 350 925 384, dont le siège social est situé 16 rue du Passeur de Boulogne – 92130 Issy-les-Moulineaux, représentée par XXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,
Ci-après dénommée «
Pluxee International »,
ET
Pluxee N.V., société de droit néerlandais, immatriculée auprès de la Chambre de Commerce néerlandaise sous le numéro 91983991, dont le siège statutaire est situé à Amsterdam, Pays-Bas, pour son établissement principal immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 982 425 704 et situé au 16 rue du Passeur de Boulogne, 92 130 Issy les Moulineaux, France, représentée par XXX, agissant en qualité de Représentant de l’Etablissement français, dûment habilité à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée «
l’Etablissement français de Pluxee NV »,
Constituant ensemble les « Sociétés »
ET D’AUTRE PART
Le Syndicat CFE-CGC Inova représentatif à l’échelle du périmètre du présent accord, représenté par XXX, Délégué syndical, dûment mandaté aux fins de conclusions du présent accord,
Ci-après, dénommée «
l’organisation syndicale ».
PREAMBULE
La Direction des Ressources Humaines Siège a rencontré les partenaires sociaux représentatifs sur le périmètre du présent accord, correspondant à la société Pluxee International et à l’Etablissement français de Pluxee NV. Au cours de ces réunions, il a été convenu de signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique de l’UES Holdings Pluxee. En effet, ce procédé présente de nombreux avantages de nature à améliorer les processus de vote au sein des Sociétés, en permettant notamment :
de simplifier le vote pour les collaborateurs notamment pour ceux en télétravail ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés, proclamés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Compte tenu de ce qui précède, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l’UES Holdings Pluxee d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, qui visent à permettre à tous les électeurs de voter où et quand ils le souhaitent, selon les modalités qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de façon sécurisée et depuis tout poste informatique connecté à Internet.
L’UES Holdings Pluxee s’engage au respect et à la garantie des principes fondamentaux régissant les opérations électorales. Elle prend les dispositions nécessaires pour assurer les conditions matérielles du vote.
L’UES Holdings Pluxee et les organisations syndicales définiront dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges entre les collèges.
Article 1 - Principe du recours à un prestataire Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Pour garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, le prestataire externe est désigné sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges figurant en annexe. La Direction veille à ce que le prestataire choisi respecte les prescriptions réglementaires relatives au vote électronique, notamment énoncées aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.
Le prestataire devra être en mesure de fournir un rapport d’expertise informatique indépendante de moins de 6 mois. Cet expert devra avoir vérifié la conformité de la solution logicielle de vote électronique, des procédures d’ouverture et de fermeture du scrutin, et enfin de la destruction des données à l’issue de la période de conservation. Dans le cas où le prestataire n’aurait pas été audité dans ces délais, la Parties s’accordent à ce qu’un expert puisse être mandaté par la Direction à cet effet.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : -la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ; -l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ; -l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ; -la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ; -le caractère personnel du vote : par la vérification de l’identité des électeurs grâce à un système détaillé par le protocole d’accord préélectoral.
Article 2 - Respect de la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel Dans le cadre des élections professionnelles, les Sociétés composant l’UES Holdings Pluxee, sont amenées à traiter respectivement les données à caractère personnel des salariés (électeurs et élus) de ces Sociétés, en tant que responsables du traitement des données.
Les données des collaborateurs des Sociétés (nom, prénom, date de naissance, genre, adresse mail professionnelle, code postal d’habitation,) seront traitées afin de permettre l’authentification des électeurs et pour les finalités suivantes :
La préparation et l’établissement des listes électorales ;
L’envoi des éléments permettant aux salariés de voter ;
La mise en œuvre des opérations de vote ;
La gestion de l’authentification de l’électeur ;
La gestion et la vérification des résultats de vote ;
La gestion de toute opposition aux résultats de vote.
Pour les seules nécessités des finalités citées ci-dessus, les Sociétés sont amenées à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel des Sociétés. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
Toutes les données seront traitées en France. Les données ne seront traitées pour ces finalités que pour la durée nécessaire à la mise en œuvre des opérations électorales, y compris pour la durée pendant laquelle les résultats peuvent être contestés et en cas de contestation, pour la durée nécessaire à la validation des résultats.
Est également tenu à la disposition des électeurs le cahier des charges, fixant les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique et remplissant les conditions légales, réglementaires et les recommandations de la Cnil pour tout le processus électoral.
Conformément à la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, les salariés des Sociétés peuvent :
demander une copie des données à caractère personnel traitées et des informations sur le traitement des données ;
demander la rectification des données à caractère personnel ;
demander la suppression des données à caractère personnel ;
s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel ;
demander la limitation du traitement des données à caractère personnel ;
demander la portabilité des données à caractère personnel ;
introduire une réclamation auprès de la Cnil.
Pour exercer ces droits, les salariés des Sociétés peuvent contacter le délégué à la protection des données des Sociétés de l’UES Holdings Pluxee en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@pluxeegroup.com
Néanmoins, étant donné que les données des collaborateurs sont traitées dans le cadre d’une obligation légale, certains de ces droits ne pourront pas être mis en œuvre de manière complète au risque de ne pas pouvoir participer aux opérations électorales.
Article 3 - Modalités de voteIl est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour et, le cas échant, pour le second tour des élections professionnelles de la délégation du personnel au CSE, à l’exclusion de tout autre procédé et du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Les dates et horaires de ces tours, ainsi que les modalités de déroulement des opérations électorales et d’organisation du vote électronique seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral, dans le respect des principes généraux du droit électoral. Il précisera, en outre, le nom du prestataire choisi et le nom de l’expert et/ou de la société d’expertise indépendante.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet sécurisé via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège grâce au chiffrage des données tout au long du processus de vote. Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Le formalisme des professions de foi (format du fichier, poids maximal, couleurs, logos, etc.) devra respecter les dispositions prévues par le protocole préélectoral. Article 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre défini par le protocole préélectoral.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 - Modalités d'accès au serveur de vote
Sur la base de la liste électorale consolidée, chaque électeur recevra avant le vote un code d’accès unique transmis par le prestataire. Cet identifiant unique est généré de façon aléatoire pour assurer l’anonymat des électeurs. Il est envoyé par courrier électronique sur l’adresse mail professionnelle.
Chaque électeur reçoit un identifiant sur le canal défini au préalable. A chaque connexion, l’électeur recevra un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code pourra être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection. Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire. Au choix, une question complémentaire pourra être posé à l’électeur (question dite «défi») afin de l’identifier.
Chaque électeur sera informé par mail de la mise à disposition des listes de candidats et des professions de fois lorsqu’elles seront rendues disponibles.
Article 7 – Assistance
Cellule d’assistance
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Assistance des électeurs
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter directement l’assistance téléphonique ouverte par le prestataire.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement au prestataire un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, genre, date de naissance, code postal d’habitation, n° de matricule de chaque salarié électeur, adresse mail professionnelle
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande. Par ailleurs, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire et de la Direction, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 8 – Information sur le déroulement des opérations électorales et formation
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, est communiquée aux électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle est également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
De même, avant la date du premier tour, le prestataire assure une formation des membres du bureau de vote et à la délégation du personnel et les membres du bureau de vote sur le système de vote électronique.
Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Quand un vote est confirmé, l’ensemble du traitement de celui-ci est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De ce fait, aucune référence nominative ou technique n’apparait dans le bulletin de vote inséré dans l’urne. Cet ordonnancement séquentiel permet, en outre, de garantir l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés, empêchant qu’un même électeur puisse voter deux fois simultanément.
Pour garantir la confidentialité, les bulletins sont donc chiffrés tout au long du parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans interruption. A cette fin, la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL. Ce mécanisme permet également de garantir l’intégrité des votes : ils ne peuvent être altérés ni lors de leur saisie ni entre leur saisie et le dépouillement final.
Cette architecture permet de se conformer aux exigences de la Cnil sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
Article 10 – Champ d’application et duréeLe présent accord est applicable pour les élections des membres du comité social et économique de l’UES Holdings Pluxee, et a pour champ d’application la société Pluxee International et l’Etablissement français de Pluxee NV.
Il est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à compter de sa signature et par anticipation aux formalités de dépôt.
Cet accord s’appliquera également en cas d’élections partielles en cours de mandat des membres du comité social et économique ainsi élus.
Article 11 - Révision
Chacune des Parties signataires pourra demander la révision du présent accord, dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail notamment si les dispositions légales ou réglementaires dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées. La demande de révision pourra intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des Parties signataires.
Elle devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire.
Article 12 - Dénonciation
Chaque Partie signataire peut dénoncer le présent accord. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres Parties signataires. La durée du préavis précédant la dénonciation sera de trois mois. Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.
Article 13 – Dépôt et Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail. Un exemplaire sera adressé au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Boulogne Billancourt, ainsi qu’à chaque partie. Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel et une copie sera remise aux représentants du personnel.
Fait à Issy-les-Moulineaux, le
16 avril 2024
Pour « Pluxee International »,
XXX
Pour la CFE-CGC,
XXX
, dûment mandaté pour conclure l’accord sur le périmètre des Sociétés
Pour l’Etablissement en France de la société Pluxee NVXXX
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS DES MEMBRES LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE
Préambule
Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, les Sociétés parties à l’UES souhaitent être accompagnées par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par les Directions (ci-après désigné le « Prestataire »).
Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :
Les fonctionnalités attendues du système de vote électronique (1.) ;
Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (2.) ;
L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (3.).
***
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :
La phase pré-électorale ;
La phase électorale ;
La phase post-électorale.
La phase pré-électorale
Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.
Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système.
Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :
La gestion du calendrier électoral
La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2nd tour de l’élection le cas échéant ;
Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE.
Le paramétrage des éléments clés de l’élection
Ce qui recouvre notamment :
Les renseignements administratifs relatifs à l’entreprise ;
La définition du cadre de l’élection (unité économique et sociale, entreprise, établissement distinct) ;
Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;
La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;
La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;
La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;
Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ;
Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.).
La génération d’un projet de Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après désigné « PAP »)
La génération par le système d’un projet de PAP tenant compte des éléments renseignés par l’organisateur de l’élection sur la plateforme de paramétrage ;
La mise à jour automatique du projet de PAP en fonction des éléments modifiés sur la plateforme de paramétrage.
La gestion de la liste électorale
L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;
Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ;
Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;
L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.
La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.
La gestion des listes de candidats
La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents propagandes électorales. A cet égard, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;
Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son ancienneté à la date du 1er tour ;
La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ;
Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat, le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants.
La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;
Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande.
La gestion des bureaux de vote
La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ;
Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;
Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;
Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.
Contrôle des listes électorales par les électeurs
Chaque salarié figurant dans la liste électorale recevra un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie.
Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables
Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;
Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;
Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;
La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible précisée dans le paramétrage de l’élection.
La phase électorale
Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :
Connexion sécurisée des électeurs
A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;
Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;
Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».
Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur.
Information et relance des électeurs au cours de l’élection
Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :
Les informant des dates des élections ;
Les informant de l’ouverture du vote ;
Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.
Vote de l’électeur
Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.
Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :
L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ;
Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;
L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ;
L’électeur pourra voter blanc.
Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, l’électeur pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;
Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;
L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.
Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote
Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;
Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;
Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.
La phase post-électorale
Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir :
Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats
Plus précisément, il permettra :
D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;
Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;
Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :
Au calcul du quorum ;
L’attribution des sièges aux différentes listes ;
La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;
Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2nd tour ;
Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1er tour.
Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ;
D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;
L’accès à la feuille d’émargement.
Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote
L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.
Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme de vote électronique
Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;
Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.
Initialisation du 2nd tour si nécessaire
Le système devra permettre :
L’initialisation automatique du 2nd tour dans les cas prévus par la loi.
De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2nd tour.
Communication des résultats à l’administration
Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme de paramétrage.
Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique
Le système de vote doit assurer le respect l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.
Obligations de confidentialité et de sécurité
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement ;
La sécurité du dépouillement.
Obligations relatives aux traitements informatiques
Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Il est précisé par ailleurs que :
Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;
La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;
Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;
L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.
Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.
Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.
L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :
Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;
Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;
Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.
L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).
L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :
Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;
Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;
Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;
Les échanges réseau ;
Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;
Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;
L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;
La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique
Documentation fournie et formation dispensée
Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.
Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
