ET AU BON USAGE PROFESSIONNEL DES OUTILS NUMERIQUES
Entre
La société PRÉSENTS, société anonyme au capital de 837.000 euros dont le siège social est situé 31 Rue Mazenod, 69003 Lyon représentée par Monsieur XXXXXXXXX, agissant en qualité de Président Directeur Général
D'une part, et
Les élus du personnel, membres de la DUP de PRESENTS non mandatés représentant la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections professionnelles
D'autre part,
APRES AVOIR RAPPELE QUE :
Les signataires se sont réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8, 7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016. Les technologies de l’information et de la communication sont devenues un enjeu d’efficacité pour les entreprises et les salariés car elles apportent souplesse et flexibilité, et permettent d’éviter de nombreux déplacements et de les libérer de certaines contraintes. Toutefois, le développement des outils numériques et leur accessibilité croissante permettent d’être relié en permanence avec son environnement de travail, et peuvent être perçues comme une intrusion du travail dans le cadre privé. De ce fait, les frontières entre vie professionnelle et vie privée sont plus floues pour le personnel disposant de ces outils numériques. D’une manière générale, la consultation régulière et parfois même excessive des smartphones, ordinateurs et tablettes représente un véritable phénomène de société mais peut nuire à la productivité du salarié et à sa santé ce qui aura nécessairement un impact négatif sur l’entreprise. C’est pourquoi les parties conviennent qu’il relève de leur intérêt commun d’établir un cadre pour une meilleure prise en compte de ces outils et de la transformation numérique, pour garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de tous et en particulier des durées minimales de repos prévues par la législation en vigueur. Les parties signataires réaffirment ainsi que la mise à disposition de ces outils nomades doit s’accompagner d’une véritable vigilance de la part de l’entreprise et de la part de chaque utilisateur afin de s’assurer que l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est respecté. La Direction et les représentants du personnel précisent qu’en matière d’utilisation des outils numériques et donc du droit à la déconnexion, la responsabilité entre l’entreprise et le salarié est partagée.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE PRELIMINAIRE :TERMINOLOGIE
Il y a lieu d’entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;
Outils numériques professionnels : les outils de communication à distance tant physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.) que dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet, etc.) qui permettent d’être joignables à distance ;
Temps de travail : les périodes de travail du salarié durant lesquels « le salarié est à la disposition de son employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles » (article L.31212-1 du Code du travail).
Ce temps de travail comprend donc les heures normales de travail du salarié et les heures complémentaires et supplémentaires.
Sont exclus du temps de travail :
les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les congés payés, les JRTT ou JRDT, les congés exceptionnels, les jours fériés et les jours de récupération ;
toute période au titre de laquelle le contrat de travail est suspendu ; telle que, notamment, maladie, maternité, accident du travail.
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique de plein droit à l’ensemble des salariés de la société quelle que soit la nature du contrat de travail et le statut du salarié (cadre ou non cadre y compris le personnel soumis au forfait annuel en jours). Il s’applique à tous les salariés concernés par l’utilisation des outils numériques professionnels mis à leur disposition, mais également ceux qui sont susceptibles d’être contactés via leurs outils numériques personnels.
ARTICLE 2 :MODALITES PRATIQUES
Collaborateurs et managers sont conjointement responsables de la mise en œuvre des modalités pratiques décrites ci-après. En effet il appartient à chaque collaborateur et manager de faire respecter son droit à la déconnexion en posant ses propres limites. En cas de difficulté rencontrée dans cette application, tous les collaborateurs y compris les managers ont la possibilité d’en parler à leur manager et / ou à la direction. Le manager doit définir avec ses collaborateurs les modalités d’organisation individuelles et collectives afin d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion. En tout état de cause, le manager se doit d’être exemplaire dans son comportement et éviter les communications mails et téléphoniques auprès de ses équipes le soir, la nuit, le week-end, pendant les congés et période de suspension de contrat. Ainsi, les parties rappellent que :
les outils numériques ne doivent pas devenir un mode exclusif d’animation managériale et de transmission des consignes de travail ; le “présentiel” restant le mode de management privilégié ;
l’utilisation des outils numériques ne doit pas conduire à l’isolement des salariés sur leur lieu de travail ;
la qualité du lien social au sein des équipes, le maintien d’une relation de qualité et de respect du salarié tant sur le fond que sur la forme de la communication sont primordiales.
Les parties conviennent que l’organisation d’actions de sensibilisation pourra, si nécessaire, être organisée à destination des managers et des salariés concernés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liés à l’utilisation des outils numériques professionnels. Le présent accord sera remis à tout nouvel embauché et aux prestataires extérieurs de l’entreprise susceptibles d’être concernés par le présent accord.
La société s’engage à :
Insérer dans la trame de l’entretien annuel une rubrique portant sur le droit à la déconnexion afin de permettre au collaborateur et à son manager d’échanger sur l’usage des outils numériques professionnels et l’exercice du droit à la déconnexion ;
Offrir la possibilité à tout collaborateur, en cas de difficulté avérée en matière d’application du droit à la déconnexion, de contacter un membre de la Direction ou un représentant du personnel pour signaler ce fait ;
D’une manière générale, tout collaborateur peut alerter son manager lorsqu’il rencontre des difficultés dans l’utilisation des outils numériques ou lorsqu’il est confronté à des situations d’usage anormal des outils numériques.
ARTICLE 3 : LUTTE CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE LIÉE A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PROFESSIONNELLE
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles (face à face physique, téléphone…). L’usage de la messagerie ne doit pas se substituer au dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l'isolement ;
Prendre le temps de réflexion pour rédiger un message et observer une rigueur dans sa rédaction : respecter les règles de politesse, définir un objet explicite du message et un contenu clair et complet;
Utiliser avec modération les fonctions « CC » (Copie) ou « Cci » (Copie cachée) et « répondre à tous » ;
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels et les intituler clairement ;
Limiter le nombre d’interruptions journalières pour la gestion des messages : se réserver quelques plages horaires par jour pour le traitement des messages, éviter de regarder ses messages pendant les réunions et les formations ;
En cas d’absence prolongée, prévoir une réponse automatique alertant de l’absence en indiquant l’interlocuteur à joindre.
ARTICLE 4 : LUTTE CONTRE LE STRESS LIÉ A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS
Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (y compris pendant les périodes de travail) ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;
Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.
La déconnexion concerne également la sécurité routière, il est ainsi rappelé l’interdiction de l’usage des outils numériques au volant.
ARTICLE 5 : DROIT A LA DÉCONNEXION EN DEHORS DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF
5.1 – Généralités
Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise
Toute communication au moyen des outils numériques professionnels doit être effectuée pendant les périodes habituelles de travail. Les managers ne peuvent pas contacter leurs subordonnés en dehors de leur période habituelle de travail (sauf en cas d’intervention de nuit) ainsi que pendant les week-ends, les périodes de congés et toute période de suspension du contrat de travail. Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des périodes habituelles de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause. Le management doit veiller au respect du droit à la déconnexion en adoptant dans ses propres actions et comportements les principes énoncés au présent accord.
5.2 - Utilisation des messageries professionnelles
Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail. Il est d’ailleurs préconisé la suppression des notifications sonores des messages sur son téléphone professionnel. Les courriels doivent être en priorité envoyés et /ou traités pendant les périodes habituelles de travail.
Pour les salariés qui décident de se connecter en dehors de leur temps de travail, il est fortement recommandé, soit de préparer les messages en mode brouillon ou hors connexion, soit d’utiliser la fonction envoi différé. Si le salarié souhaite envoyer un message en dehors des périodes habituelles de travail, il veillera à indiquer à son destinataire que ce message n’appelle pas de réponse immédiate (sauf en cas de situation d’urgence). Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels qui pourraient être reçus pendant les temps de repos, de congé ou de suspension du contrat de travail.
Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des périodes habituelles de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.
5.3 – Absence de sanctions
Aucun collaborateur ne pourra être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en terme de déroulement de carrières, pour n’avoir pas répondu à un appel téléphonique ou à un courriel reçu via ses outils professionnels ou personnels en dehors de ses périodes habituelles de travail hors astreinte et situation d’urgence.
ARTICLE 6 : LES SITUATIONS EXCEPTIONNELLES ET EXCEPTIONS LIEES AUX CAS D’URGENCE
Dans la mesure du possible, aucun appel téléphonique professionnel et/ou message électronique professionnel ne sera émis à destination des collaborateurs et/ou des managers pendant les temps de repos ou pendant la période de suspension du contrat sauf situations exceptionnelles visées ci-dessous :
Accident ou risque avéré d’accident, survenu ou qui aurait pu survenir notamment sur l’un des chantiers gérés par l’entreprise nécessitant d’échanger des informations entre le collaborateur et son manager ;
Survenue d’un imprévu de dernière minute nécessitant d’informer un collaborateur de la nécessité de reporter son déplacement prévu ;
Survenue d’un incident sérieux avec un client qui serait de nature à mettre en péril l’organisation de l’entreprise et/ou de nuire à l’image de l’activité de la société, l’intervention du collaborateur ou du manager étant déterminante pour solutionner cette difficulté.
ARTICLE 7 :EFFET, DUREE, REVISION ET PUBLICITE DE L’ACCORD
7.1 – Date d’effet et durée
Les dispositions du présent accord prennent effet à compter de sa signature. Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.
7.2 – Révision de l’accord et dénonciation
Conformément aux dispositions légales en vigueur, toute révision du présent accord jugée nécessaire par l’une des parties signataires devra faire l’objet d’un avenant. La demande de révision devra être portée, par lettre recommandée avec accusé de réception, à la connaissance des autres parties signataires. Le présent accord pourra être dénoncé par une des parties signataires sous réserve de respecter les dispositions légales applicables en la matière.
7.3 – Publicité et dépôt
Afin d’assurer la publicité de cet accord auprès des collaborateurs et promouvoir les dispositions prévues au sein de celui-ci, il est prévu une diffusion sous la forme d’un affichage sur l’Intranet de l’entreprise. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux dispositions légales en vigueur. Un exemplaire du présent accord est déposé, sous la responsabilité de la Direction, auprès de la DIRECCTE, accompagné des pièces adéquates, via la plateforme de dépôt TéléAccords (https://www.teleaccords.travailemploi.gouv.fr). Un exemplaire papier sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.
Fait à Lyon, le 17 décembre 2018
En autant d’exemplaires originaux que de parties plus 3 exemplaires (2 pour la Direccte et 1 au greffe du Conseil de Prud’hommes)
