ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE PRONOIA
ENTRE
La Société
« PRONOÏA », Société par Actions Simplifiée
Dont le siège social est situé à PAU (64000) – 4, rue Thomas Edison Immatriculée sous le numéro SIRET 788 752 905 00042 - Code APE 6420 Z Ici représentée par Madame XXXXXXXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines
D’une part,
ET
Les
membres titulaires du Comité Social et Economique de la société PRONOÏA, statuant à la majorité
Article 3 – Le recours à la visioconférence PAGEREF _Toc208311375 \h 4
3.1. – Cadre juridique PAGEREF _Toc208311376 \h 4 3.2. – Réunions concernées PAGEREF _Toc208311377 \h 4 3.3 – Information des représentants du personnel PAGEREF _Toc208311378 \h 5 3.4 – Moyens techniques PAGEREF _Toc208311379 \h 5 3.5 – Modalités de vote PAGEREF _Toc208311380 \h 6 3.6 – Suspension de la séance PAGEREF _Toc208311381 \h 6 3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique PAGEREF _Toc208311382 \h 7
Article 4 — Application de l'accord PAGEREF _Toc208311383 \h 7
4.1 – Entrée en vigueur et publicité PAGEREF _Toc208311384 \h 7 4.2 – Conditions de révision PAGEREF _Toc208311385 \h 7 4.3 – Publicité PAGEREF _Toc208311386 \h 8
PREAMBULE
Les élections du CSE de la société ProNoïa se sont déroulées en juin 2025. Madame Christelle COURTAUD et Monsieur Nicolas TAÏLAME ont été élus en qualité de titulaires. Monsieur Ali FANKRACHE a été élu en qualité de suppléant. Si Madame Christelle COURTAUD exerce ses fonctions au siège de la société ProNoïa sis à Pau, Messieurs TAÏLAME et FANKRACHE sont itinérants et exercent leurs fonctions respectivement en région Centre-Est et en région bordelaise. Dans ces conditions, il a été mis en avant les différents avantages que représente le recours au dispositif de la visioconférence tant pour les membres du CSE que pour la société ProNoïa, s’agissant notamment de :
Une démarche RSE en évitant les déplacements : ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;
La réduction des frais liés à ces déplacements ;
L’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions, compte tenu de l’éloignement du siège de deux des élus.
Il est convenu que l’organisation des réunions sera cadrée par les conditions définies ci-après :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique de la société ProNoïa.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique de la société ProNoïa disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.
Article 3 – Le recours à la visioconférence
3.1. – Cadre juridique L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. » Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote. 3.2. – Réunions concernées 12 réunions ordinaires sont organisées par an, selon un rythme mensuel. Pour l’année 2025, seules 6 réunions ordinaires doivent être organisées, l’élection du CSE étant intervenue le 17 juin 2025. Sur ces 12 réunions, il a été décidé que 4 réunions (2 réunions en 2025 compte tenu de l’élection intervenue le 17 juin 2025) devaient impérativement se tenir en présentiel au siège de la société ProNoïa sis, actuellement, 4 rue Thomas Edison – 64000 PAU. Toutefois, sauf s’il s’agit d’un cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, l’un au l’autre des élus, le cas échéant, se trouvant géographiquement éloignés du siège sis à Pau, peut indiquer à la Direction, sous réserve d’un délai de prévenance minimum de 2 jours ouvrables, qu’il assistera à la réunion en recourant à la visioconférence. Pour les 8 autres réunions, il est décidé de recourir à la visioconférence pendant toute la durée du présent accord, étant néanmoins précisé que, lors de la fixation semestrielle en concertation avec les élus, il sera, dans la mesure du possible, tenu compte de la présence programmée au siège sis à Pau, pour des motifs professionnels, de l’élu titulaire, ou le cas échéant, de l’élu suppléant, se trouvant géographiquement éloignés, pour fixer les dates de réunions et permettre ainsi qu’elles se tiennent en présentiel. La Direction précisera, lors de la convocation à la réunion, si cette dernière est l’une des réunions devant impérativement se tenir en présentiel.
Dans l’hypothèse où des réunions extraordinaires seraient organisées, il est décidé de recourir à la visioconférence. S’agissant de Madame Christelle COURTAUD, dans l’hypothèse où une réunion ordinaire ou extraordinaire, qui n’aurait pas été indiqué comme devant impérativement se tenir en présentiel, serait organisée sur un jour normalement fixé comme étant télétravaillé, elle aura le choix d’assister à la réunion :
Soit en présentiel (dans une telle hypothèse, Madame COURTAUD renoncerait à la journée de télétravail initialement fixée);
Soit en visioconférence.
Les réunions se tiendront en mode dit hybride.
3.3 – Information des représentants du personnel L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera lors de la convocation à la réunion. Pour les réunions fixées préalablement à la conclusion du présent accord, une information sera effectuée par la Direction à la suite de sa conclusion pour indiquer si la réunion fixée doit obligatoirement se tenir en présentiel. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.
3.4 – Moyens techniques La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, la Direction et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le compte-rendu de la réunion.
3.5 – Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, la réunion au cours de laquelle ce vote doit être exprimé, devra impérativement se tenir en présentiel.
3.6 – Suspension de la séance La Direction et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. La Direction et les membres du CSE se concertent alors sur la durée de la suspension et sur leur nombre. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la ou les suspensions décidées ne peuvent avoir pour effet de rallonger la durée de la réunion initialement fixée au-delà d’une heure trente. Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement. Il est toutefois précisé que dans l’hypothèse où les membres du CSE considéreraient qu’il leur est nécessaire d’avoir un plus long délai de réflexion, la Direction, en concertation avec les membres du CSE, pourra renvoyer l’examen de la question soulevée à une prochaine réunion.
3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
Article 4 — Application de l'accord
4.1 – Entrée en vigueur et publicité Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours. Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes. 4.2 – Conditions de révision Le présent accord pourra être révisé à tout moment. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
4.3 – Publicité Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail par Madame Stéphanie ARBES, Directrice des Ressources Humaines. Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de PAU. Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Enfin, le présent accord sera diffusé sur l'intranet de l’entreprise. Fait à Pau, en 3 exemplaires, le 9 septembre 2025
Pour la société ProNoïaPour le CSE de la société ProNoïa
Madame XXXXXXMadame XXXXX
Directrice des Ressources HumainesMembre titulaire du CSE
