Dans le cadre du plan de transformation globale de la société, il s’agit pour celle-ci d’assurer son développement durable et sécuriser son devenir, en anticipant les besoins des clients, être proactif et en toutes circonstances, être en permanence à l’écoute des besoins de ces derniers.
Au-delà des investissements mis en œuvre et de la politique RH adaptée à cette stratégie, il est apparu nécessaire de définir un nouveau cadre de référence notamment en termes d’organisation du travail, d’aménagement du temps de travail, de responsabilisation des équipes et de reconnaissance permettant de faire évoluer en profondeur et durablement la culture de l’entreprise.
C’est dans cette perspective que les parties ont jugé opportun de déployer les dispositions relatives au télétravail.
Les parties rappellent en outre, que le télétravail est un levier efficace pour améliorer la qualité de vie, le bien-être et la santé au travail des salariés, pour faciliter la conciliation entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, diminuer leurs contraintes de trajet, accroître leur autonomie et contribuer au développement durable, en réduisant le nombre de déplacements automobiles.
Elles soulignent toutefois que le télétravail ne se prête pas à tous les métiers et à tous les postes de travail.
Elles rappellent également qu’une mise en place efficace du télétravail, suppose une organisation de travail adéquate, un suivi spécifique adapté, un accord réciproque et une relation mutuelle de confiance entre les salariés concernés et leur responsable hiérarchique.
Soucieuses de ne pas compromettre les effets positifs pour l’entreprise et pour ses salariés de cet accord, au terme de leurs échanges, la Direction et les organisations syndicales signataires sont parvenus au présent accord. Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE1
TITRE I - Dispositions générales4
Article I-1 Objet et champ d’application4
Article I-2 Définition du télétravail4
Article I-3 Conditions d’éligibilité au télétravail régulier et occasionnel4
Article I-3.1 Les bénéficiaires4 Article I-3.2 Les activités compatibles5 Article I-3.3 Le profil et l’expertise du collaborateur5 Article I-3.4 Le fonctionnement de l’équipe6 Article I-3.5 L’espace de travail dédié, adapté et conforme6
TITRE II – Principes Généraux7
Article II-1 Lieu de travail7
Article II-2 Volontariat et réversibilité dans le cadre du télétravail régulier8
Article II-3 Nombre et répartition des jours télétravaillés dans le cadre du télétravail régulier8
Article II-4 Les modalités de mise en place et d’organisation du télétravail régulier9
Article II-4.1 Mise en place du télétravail9 Article II-4.2 Campagne annuelle9 Article II-4.3 Procédure et formalisation du passage en télétravail9 Article II-4.4 Période d’adaptation10 Article II-4.5 Durée10 Article II-4.6 Renouvellement10 Article II-4.7 Modalités contractuelles11 Article II-4.8 Respect de la vie privée11
Article II-5 Les équipements de travail dans le cadre du télétravail11
Généralités11 Article II-5.1 Le matériel de l’entreprise11 Article II-5.2 Le matériel personnel12 Article II-5.3 Conformité de l’installation électrique12 Article II-5.4 Problèmes techniques et indisponibilité12
Article II-6 La protection des données et confidentialité12
Article II-7 Droits collectifs13
Article II-7.1 Statut13 Article II-7.2 Gestion RH et évolution professionnelle13 Article II-7.3 Formation professionnelle13 Article II-7.4 Charge de travail14 Article II-7.5 Droit à la déconnexion14 Article II-7.6 Relations sociales14
Article II-8 Réversibilité et suspension14
Article II-9 Modalités de mise en place et d’organisation du télétravail occasionnel15
Article II-9.1 Télétravail occasionnel en cas de circonstances particulière15 Article II-9.2 Télétravail occasionnel en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure15
Article II-10 Santé et sécurité dans le cadre du télétravail15
Article II-10.1 Santé au travail15 Article II-10.2 Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail (HSCT)16 Article II-10.3 Accident de travail et de trajet16 Article II-10.4 Arrêt de travail pour maladie16
Article II-11 Communication sur les dispositions relatives au télétravail16
TITRE III - Dispositions finales16
Article III-1 Entrée en vigueur, durée et mise en œuvre de l’accord16
Article III-2 Suivi de l’accord17
Article III-3 Révision et dénonciation17
Article III-4 Notification, dépôt et publicité17
TITRE I - Dispositions générales
Article I-1 Objet et champ d’application
Le présent accord a pour objet de définir les dispositions applicables en matière de télétravail et les modalités de mise en œuvre de ce dispositif au sein de la société Prudence Créole.
Néanmoins il faut noter que certaines activités sont incompatibles à la mise en œuvre du télétravail : celles qui doivent être exercées physiquement dans les locaux de l’entreprise, en raison notamment des équipements, des contraintes techniques et/ou de la nécessité d’une présence physique.
Article I-2 Définition du télétravail
Selon l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».
Est télétravailleur « tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au 1er alinéa » (article L1222-9 alinéa 2 du Code du Travail).
Les parties conviennent que le télétravail réalisé dans le cadre du présent accord ne pourra prendre la forme que d’un télétravail réalisé à domicile, de manière régulière et alternée (télétravail habituel, revenant à intervalles réguliers, pendant une durée significative) ou de manière occasionnelle (télétravail intervenant exceptionnellement, pour une durée très limitée, dans des circonstances particulières).
Les parties relèvent en outre, que le simple fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur.
Ainsi, ne constitue pas du télétravail :
La réalisation de tâches qui n’auraient pas pu être exécutées dans les locaux de l’entreprise ;
La réalisation de tâches en dehors des locaux de l’entreprise et du domicile des salariés.
Article I-3 Conditions d’éligibilité au télétravail régulier et occasionnel
Article I-3.1 Les bénéficiaires
Peuvent demander à accéder au télétravail, les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :
Le salarié exerce son activité :
dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée de plus de 6 mois,
n’est ni en contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage ou autre contrat d’alternance,
à temps complet, ou dans le cadre d’un temps partiel d’une durée supérieure ou égale à 80%,
avec une ancienneté de 6 mois révolus au sein de la société, avoir terminé sa période d’essai,
n’occupe un poste ne nécessitant pas une présence physique dans les locaux de l’entreprise,
à un poste ne requérant pas un accompagnement managérial rapproché,
La nature de ses activités est compatible avec ce mode d’organisation,
Son profil et son expertise permettent d’exercer l’activité à distance,
Le salarié travaille dans une équipe dont le fonctionnement est compatible avec le télétravail,
Le salarié dispose d’un espace de travail dédié, adapté et conforme à son domicile principal.
Ces conditions sont applicables quelle que soit la nature du télétravail (occasionnel ou régulier), à l’exception des conditions visées ci-dessus et relatives à la durée du travail (3), l’ancienneté (4) et à la période d’essai (4), qui ne sont pas exigées en cas de télétravail occasionnel.
Une attention particulière sera portée :
aux collaborateurs pour lesquels le médecin du travail a formulé une recommandation qui nécessite la mise en place du télétravail pour des raisons de santé et notamment, pour les collaborateurs en mi-temps thérapeutique,
aux collaborateurs en situation de handicap déjà en télétravail qui auront la possibilité de bénéficier des dispositions du présent accord.
Un changement de fonction, de service ou de domicile du salarié donne lieu à un réexamen des critères d’éligibilité et peut entraîner la cessation de la situation de télétravail.
Le service RH veillera à la bonne application des dispositions de l’article I-3.
Les collaborateurs qui bénéficient au moment de l’entrée en vigueur du présent accord d’un dispositif de télétravail continuent à bénéficier de leur dispositif actuel, ou peuvent, s’ils le souhaitent, opter pour les dispositions prévues par le présent accord.
Article I-3.2 Les activités compatibles
Le télétravail ne peut être choisi que par les collaborateurs dont les activités peuvent être exercées à distance.
Certaines activités sont incompatibles notamment celles qui doivent être exercées physiquement dans les locaux de l’entreprise, ou de nos réseaux de distribution en raison notamment des équipements, des contraintes techniques ou de la nécessité d’une présence physique.
En aucun cas, le télétravailleur ne pourra recevoir dans le cadre de l’activité professionnelle des clients de l’entreprise ou des collègues à son domicile,.
Article I-3.3 Le profil et l’expertise du collaborateur
Les parties signataires reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome.
Il nécessite des aptitudes individuelles et des qualités professionnelles.
Le télétravail implique notamment :
une connaissance de son métier, un bon niveau de maîtrise de son activité, du contexte et de l’environnement (notamment relationnel) dans lesquels elle s’exerce,
une organisation personnelle efficace,
une bonne gestion de son temps de travail,
une communication efficace tant avec son manager que ses collègues et plus largement ses interlocuteurs professionnels,
ainsi qu’une capacité à rendre compte de son activité.
Il est convenu d’ouvrir ce mode d’organisation aux collaborateurs volontaires ayant une ancienneté dans l’entreprise et dans le poste d’au moins 6 mois révolus au moment de leur passage au télétravail.
Article I-3.4 Le fonctionnement de l’équipe
Le télétravail doit être compatible avec le fonctionnement de l’équipe.
Il ne peut être un obstacle à l’organisation et à l’animation du collectif de travail que constituent l’équipe et plus largement l’Entreprise.
Cette dernière attache une importance particulière aux échanges au sein de l’équipe et les nécessaires interactions avec le reste de l’Entreprise.
Aussi, le télétravail ne pourra être ouvert qu’aux collaborateurs dont l’organisation et le fonctionnement de l’équipe le permettent.
Dans les situations où l’organisation et le fonctionnement de l’équipe ne permettent pas la mise en place du télétravail, le manager explicitera, lors d’une réunion d’équipe, les raisons pour lesquelles le télétravail n’est pas possible dans le service.
Une attention particulière sera portée aux collaborateurs qui exercent par ailleurs des missions spécifiques (tuteurs, formateurs…) afin de leur permettre de poursuivre l’exercice de ces missions spécifiques tout en ayant la possibilité d’accéder au dispositif de télétravail s’ils le souhaitent.
Article I-3.5 L’espace de travail dédié, adapté et conforme
Conformément aux dispositions légales, le collaborateur en télétravail doit disposer, à son domicile principal, d’un espace de travail dédié et adapté permettant d’y installer l’équipement informatique et téléphonique ainsi que l’aménagement ergonomique du poste de travail ( à la charge du collaborateur).
L’espace doit permettre au collaborateur d’exercer son activité dans de bonnes conditions et garantir la confidentialité des données utilisées.
Le collaborateur fournira à cet effet, une attestation sur l’honneur dans laquelle il confirmera disposer d’un espace de travail dédié et adapté. Les éventuels travaux de mise en conformité seront à la charge exclusive du collaborateur.
Il devra faire une déclaration auprès de son assureur et fournir une attestation de sa compagnie d’assurance qui permet de s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence au domicile pendant les journées de télétravail.
A titre d’information et pour répondre aux demandes des assureurs :
Nature des risques
Couverture par Prudence Créole
Couverture AssuranceMultirisque Habitation
Responsabilité civile en lien direct avec l’activité professionnelle
oui non
Dommages aux équipements appartenant à Prudence Créole
oui non
Responsabilité civile personnelle
non oui
Protection données
oui non
Autres
non oui
Sauf cas exceptionnel, le collaborateur ne devra pas souscrire de garantie additionnelle d’assurance mais devra éventuellement demander la levée des éventuelles exclusions qui seraient en contradiction avec une activité de télétravail à domicile. Le surcout éventuel restant à la charge du salarié.
Outre le fait que l’espace de travail doit être dédié et adapté, il doit également être conforme aux règles de sécurité électriques (voir Article II-5 Les équipements de travail dans le cadre du télétravail). A cette fin, dès lors que le principe du télétravail est validé par le service RH, le collaborateur fournira une attestation sur l’honneur de conformité aux normes électriques
Les trois attestations (attestation sur l’honneur de disposer d’un espace de travail dédié et adapté, attestation d’assurance, attestation de conformité électrique) doivent être remises par le télétravailleur avant la signature de l’avenant au contrat de travail.
Il est précisé qu’en cas de changement de domicile, les mêmes dispositions doivent être remplies et justifiées (attestations fournis avant signature du nouvel avenant au contrat de travail) . Le salarié en télétravail doit en informer au plus tôt et, dans la mesure du possible, avec un délai de prévenance d’un mois le service RH. Ce changement de lieu d’exercice du télétravail donne lieu à l’établissement d’un avenant au contrat de travail
TITRE II – Principes Généraux
Les parties signataires au présent accord rappellent l’importance qu’elles attachent au respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles relatives au temps de travail.
Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail à domicile sur la base des règles applicables au sein de l’entreprise du lundi au vendredi. Le fait d’être en télétravail n’a aucun impact ni sur la durée de travail, ni sur son aménagement et plus particulièrement sur la formule de temps de travail choisie par le collaborateur dont le temps de travail est décompté en heures.
A cette fin, le manager s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution sont les mêmes que pour une activité réalisée dans les locaux de l’entreprise.
Le télétravailleur s’engage de son côté à respecter les durées maximales du temps de travail et les durées minimales de repos.
Les durées minimales de repos, en application des articles L.3131-1 et L.3132-2 du Code du travail, sont de 11 heures entre deux journées de travail et 35 heures entre deux semaines de travail.
Par ailleurs, dans un souci de respect de la vie privée des collaborateurs, il est convenu de fixer avec chacun des télétravailleurs les plages horaires durant lesquelles il peut habituellement être contacté. Ces plages sont fixées en concertation entre le manager et le collaborateur ; elles correspondent aux plages horaires en vigueur dans l’entreprise et applicables au collaborateur.
Le télétravailleur fera une demande d’absence avec motif télétravail sous l’application KELIO, demande qui sera par la suite validée par le manager.
Il est expressément précisé qu’en cas d’arrêt de travail pour maladie, maternité ou accident, le salarié en télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle.
Le télétravailleur s’oblige à réserver l’exclusivité de son travail à son employeur et à respecter le décret 2019-536 pris pour l’application de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Article II-1 Lieu de travail
Le lieu de télétravail est le domicile principal du salarié, tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise et tel qu’il figure sur son bulletin de paie.
Le domicile ne doit pas être ouvert au public ni à d’autres salariés dans le cadre de son activité salariée en tant que télétravailleur
Le lieu de télétravail ne peut être qu’un espace privé répondant aux exigences mentionnées aux dispositions générales du présent accord. Il est par ailleurs, précisé à l’avenant de télétravail.
Le salarié en télétravail exécute exclusivement et alternativement ses fonctions à son domicile principal et dans les locaux de l’entreprise, dans les conditions visées par le présent accord.
Dans le cas d’une impossibilité temporaire programmée (coupure d’électricité, de téléphone, travaux au domicile…) d’accomplir ses fonctions en télétravail, le télétravailleur devra informer immédiatement son manager. Le salarié ne disposant plus temporairement d’un cadre de télétravail adapté, l’accord de télétravail sera alors suspendu pendant la période d’impossibilité temporaire. Dans le cas d’une impossibilité temporaire non programmée (coupure d’électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés…), le télétravailleur en informe immédiatement son manager et recherche avec lui la solution appropriée.
Article II-2 Volontariat et réversibilité dans le cadre du télétravail régulier
Le télétravail est soumis à un principe de double volontariat et de double réversibilité, de sorte que le salarié comme l’entreprise puissent toujours accepter ou refuser de le mettre en place, et revenir ultérieurement sur cette décision moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois minimum.
Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande appartient au collaborateur sauf dans des circonstances exceptionnelles où sa mise en œuvre par l’entreprise est un moyen d’assurer la continuité de l’activité (plan de continuité d’activité).
Article II-3 Nombre et répartition des jours télétravaillés dans le cadre du télétravail régulier
Constatant que la principale motivation qui amène les collaborateurs à demander ce mode d’organisation du travail réside dans les temps de trajet et/ou de transport et les conditions dans lesquelles le trajet s’effectue, l’aménagement des jours de télétravail doit permettre notamment de réduire et de couper le rythme des trajets/transports dans la semaine.
De manière à éviter l’isolement du télétravailleur et à favoriser la cohésion des équipes, les parties signataires, sont convenues de limiter le télétravailleur régulier
à un jour par semaine.
Populations particulières
Les salariés à temps complet appartenant à l’une des populations particulières ci-dessous définies et faisant partie du personnel éligible au télétravail peuvent prétendre, au titre du présent accord, à une journée supplémentaire de télétravail régulier, et ce dans la limite de
deux jours par semaine.
Sont concernés :
les salariés pour qui le télétravail a été préconisé par la médecine du travail et sous réserve de la validation par cette dernière de l’octroi d’une journée supplémentaire de télétravail ;
les salariés aidant familiaux sur présentation d’un justificatif afférent, si l’activité peut être exercée à distance;
les salariés reconnus travailleurs handicapés et dont l’activité peut être exercée à distance ;
les salariées ayant déclarés leur grossesse à l’employeur à compter de leur 4eme mois de grossesse si le service le permets;
les salariés de +55 ans et dont l’activité peut être exercée à distance si le service le permets ;
les salariés sédentaires parcourant un trajet long, soit au minimum 25 kilometres de trajet/transport deux fois par jour, pour se rendre sur leur lieu de travail.
Le bénéfice de cette journée supplémentaire est soumis aux mêmes conditions que la journée principale accordée dans le cadre du présent accord sauf en cas de recommandations spécifiques de la médecine du travail.
Par ailleurs, il a été souligné que le télétravail ne devait pas faire obstacle à la participation des télétravailleurs à la vie du service et notamment aux réunions et formations. Il est rappelé qu’il est essentiel que le collaborateur en télétravail puisse conserver un lien fort avec le collectif de travail.
Tenant compte de ces différents éléments, les parties signataires ont défini les principes suivants :
entre 4 et 8 jours maximum de télétravail par mois avec un maximum de 2 jours par semaine, pour le personnel à temps complet et 1 jours maximum pour le personnel à temps partiel d’une durée supérieure ou égale à 80% ou d’un temps partiel prévoyant une répartition du temps de travail sur au moins 4 jours par semaine sur les semaines travaillées,
les journées de télétravail sont prises en compte par journées entières,
la répartition de l’ensemble des jours de télétravail est définie en concertation entre le collaborateur et son manager et précisée dans l’avenant au contrat de travail,
le collaborateur et sa hiérarchie ont la possibilité de modifier les jours de télétravail exceptionnellement, notamment en cas de formation planifiée sur un jour de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine. Cette modification doit faire l’objet d’un échange de mails entre le collaborateur et son manager,
il n’est pas possible de reporter des jours de télétravail d’une semaine à l’autre pour cumuler les jours de télétravail,
la présence aux réunions de service et aux sessions de formation est obligatoire. Il est précisé que la participation aux réunions de service peut être réalisée en visio-conférence, par conférence téléphonique ou web-conférence.
Article II-4 Les modalités de mise en place et d’organisation du télétravail régulier
Article II-4.1 Mise en place du télétravail
La mise en place du télétravail suppose une demande écrite du salarié et une acceptation de son supérieur hiérarchique et/ou, le cas échéant, du service des ressources humaines.
Article II-4.2 Campagne annuelle
Pour la bonne organisation des services, chaque début d’année, la société organisera une campagne de volontariat au télétravail d’une durée suffisante pour informer des possibilités de télétravail et recueillir les formulaires de demande des salariés en fonction des conditions d’éligibilité définies à l’article II-3 du présent accord.
Les formulaires sont adressés au supérieur hiérarchique afin de valider l’organisation du travail.
(Formulaire annexé au présent accord)
Néanmoins en cours d’année et en dehors de la période de campagne, les salariés peuvent cependant faire leur demande de télétravail en remplissant le formulaire. Dans ce cas, il est précisé que les salariés bénéficiaires définies à l’article II-3.1 sont prioritaires sur les autres candidatures.
A noter qu’une limite du nombre de télétravailleurs réguliers doit être instaurée afin d’assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement d’un service / département / direction.
Article II-4.3 Procédure et formalisation du passage en télétravail
Les parties conviennent, que lorsqu’un salarié souhaite opter pour le télétravail, il adresse une demande écrite à son manager avec copie au service des ressources humaines (pendant ou hors campagne).
Le manager étudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le collaborateur notamment sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de sécurité des données et les modalités de réalisation de la prestation fournie qui dans, certains cas, pourraient ne pas permettre la mise en œuvre du télétravail (article I-3.2 Les activités compatibles).
Un entretien est organisé entre le supérieur hiérarchique et le collaborateur dans un délai de 15 jours pour échanger sur les critères d’éligibilité et les modalités d’organisation de l’activité.
Lors de cet entretien, une fiche de synthèse, appelée « Fiche Télétravail », est renseignée par le manager et le collaborateur, recensant l’ensemble des éléments nécessaires à la situation du salarié par rapport au télétravail et notamment une description de l’espace dédié à l’exercice de l’activité en télétravail.
La Fiche télétravail dûment remplie est transmise par le supérieur hiérarchique au service RH (copie le collaborateur).
Cette fiche permet de confirmer l’accord entre les deux parties ou de motiver le refus. Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité d’autonomie des salariés concernés. Le refus éventuel fera l’objet d’une réponse écrite et motivée par le manager.
Le service RH analyse le formulaire, les trois attestations et la fiche synthèse, valide la demande et, dans ce cas, établit un avenant au contrat de travail (voir article II-4.7 Modalités contractuelles).
En cas de refus motivé par le supérieur hiérarchique, le salarié sera invité à présenter une nouvelle demande l’année suivante. Si des frais concernant la conformité électrique sont engagés, ils seront remboursés aux conditions prévues à l’article II-5.1
Le refus de télétravailler ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant par rapport à son déroulement de carrière.
Article II-4.4 Période d’adaptation
Afin de permettre au salarié et à la hiérarchie de tester le bon fonctionnement et l’efficacité de cette forme d’organisation du travail, il est convenu d’aménager une période d’adaptation de trois mois (de date à date).
Cette période d’adaptation de trois mois peut être renouvelée une fois par l’une ou l’autre des deux parties.
Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail (par lettre recommandé avec accusé de réception ou mail avec accusé de réception) moyennant un délai de prévenance de quinze jours, sauf accord réciproque des deux parties pour raccourcir ce délai.
Article II-4.5 Durée
Compte tenu de la spécificité du télétravail, il est convenu que l’avenant au contrat de travail pour sa mise en œuvre prévoira une durée d’un an pouvant être reconductible.
Article II-4.6 Renouvellement
Dans les 3 mois précédant l’échéance annuelle, un entretien de bilan sera obligatoirement fait entre le collaborateur et son manager, à l’initiative du manager.
Ce sera l’occasion de faire un bilan de l’organisation en télétravail et d’apprécier l’opportunité de la reconduire ou d’y mettre fin.
En cas de volonté de renouvellement de l’avenant au bout d’un an, la demande est formalisée auprès du manager par le collaborateur.
En tout état de cause l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par un écrit avec un Recommandé Accusé de Réception.
Article II-4.7 Modalités contractuelles
Tout collaborateur passant en mode télétravail devra préalablement signer un avenant à son contrat de travail.
L’avenant au contrat de travail précise notamment :
la date de démarrage du télétravail
la durée de validité de l’avenant
l’adresse du lieu d’exercice du télétravail,
les modalités d’exécution du télétravail (part du temps de travail à domicile ou en entreprise) et le cadre de référence
les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint
la durée de la période d’adaptation,
les conditions de réversibilité,
le matériel dont dispose le salarié pour effectuer son activité en télétravail,
les conditions d’organisation des points périodiques avec le responsable hiérarchique
L’avenant rappelle également en annexe les dispositions légales en matière de durées maximales de travail effectif, les restrictions d’utilisation des équipements informatiques ainsi que, le cas échéant, les précautions tenant à la confidentialité des données traitées en vigueur et telles que prévues dans le règlement intérieur de l’entreprise.
Article II-4.8 Respect de la vie privée
L’organisation du télétravail à domicile s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le collaborateur est affecté.
Dans ce cadre, l’avenant au contrat de travail, fixe la plage horaire pendant laquelle le salarié doit être joignable à tout moment par l’entreprise. La plage horaire doit comprendre une pause déjeuner. L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du collaborateur, et à ce titre ne peut le contacter en dehors des plages horaires définies dans l’avenant. En dehors de ces plages, il est dans la même situation que tout autre collaborateur de l’entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d’astreintes ou de réalisation d’heures supplémentaires effectuées uniquement sur autorisation du supérieur hiérarchique.
Article II-5 Les équipements de travail dans le cadre du télétravail
Généralités
Le télétravailleur pourra utiliser du matériel fourni par l’entreprise ou utiliser son matériel personnel pour exercer son activité professionnelle depuis son domicile.
La mise à disposition du matériel fourni par l’entreprise peut intervenir au moment de la mise en place du télétravail, à l’issue de la période d’adaptation, ou ultérieurement.
Le télétravailleur devra renvoyer son poste téléphonique professionnel sur son mobile professionnel ou sur sa ligne téléphonique privée, l’entreprise garantissant dans ce cas ne pas perturber les communications privées de la famille.
L’ensemble des compensations financières prévues dans le présent accord s’applique pour un seul lieu de télétravail.
Article II-5.1 Le matériel de l’entreprise
L’entreprise fournit, garantit et entretient les équipements nécessaires à la réalisation des missions des télétravailleurs réguliers sur leur lieu de travail et/ou de télétravail.
Ces équipements comprennent un ordinateur (qui peut-être le même que celui d’ores et déjà mis à la disposition du salarié pour travailler) et un téléphone portable ; à défaut de téléphone portable fourni par l’entreprise, le télétravailleur doit pendant la journée de télétravail, renvoyer sa ligne professionnelle sur sa ligne fixe ou mobile personnelle.
Le télétravailleur est tenu de prendre soin du matériel qui lui est confié et d’informer immédiatement son supérieur hiérarchique en cas de panne, dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol.
Ce matériel est destiné à usage strictement professionnel, et demeure la propriété de l’entreprise. Il doit être restitué à l’issue de la période de télétravail.
Article II-5.2 Le matériel personnel
Par dérogation à l’article II-5.1, il est convenu que le salarié pourra utiliser son propre matériel informatique ,écran, clavier, souris, téléphone, ainsi que sa ligne de connexion haut débit.
Ce matériel personnel peut être complété par du matériel fourni par l’entreprise. Au moment de la mise à disposition du matériel, le télétravailleur complète et signe une fiche attestant du matériel remis.
La société prend en charge de façon forfaitaire les coûts du télétravail a hauteur 2 euros par jour de télétravail. L’entreprise assure la maintenance de son propre matériel.
La maintenance du matériel personnel du collaborateur reste sous son entière responsabilité.
L’imprimante n’est pas fournie par l’entreprise au télétravailleur. Les impressions s’effectuent au sein de l’entreprise.
Article II-5.3 Conformité de l’installation électrique
La mise en œuvre du télétravail s’exerce sous réserve que le salarié atteste que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur.
Si le salarié le souhaite, un diagnostic électrique préalable au commencement du télétravail sera pris en charge par l’entreprise sur devis et dans la limite de 130€ avec présentation d’un justificatif. L’entreprise sera destinataire de ce diagnostic. Les éventuels frais de mise aux normes restent à la charge du télétravailleur. En cas de non-conformité, l’entreprise refusera la mise en œuvre du télétravail.
Article II-5.4 Problèmes techniques et indisponibilité
En cas de problème technique, le salarié contacte l’assistance technique de l’entreprise qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance. En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient son responsable hiérarchique pour l’en informer et convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site.
Article II-6 La protection des données et confidentialité
Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité et de confidentialité en vigueur au sein de l’entreprise en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’entreprise et leur confidentialité.
Il est notamment tenu de respecter les dispositions du Règlement intérieur et de la Charte Sécurité informatique qui précise les règles d’utilisation des systèmes d’information.
Les télétravailleurs exerçant une activité couverte par la convention AERAS veilleront particulièrement à la confidentialité des données qu’ils traitent.
Le télétravailleur doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement. Il veillera à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur pendant la connexion au réseau d’entreprise.
En aucun cas, l'adresse personnelle du télétravailleur et les numéros des lignes téléphoniques de son domicile ne doivent figurer sur les documents précités, ni être communiqués en dehors de la Société En transférant sa ligne téléphonique professionnelle vers sa ligne personnelle, le télétravailleur est informé que son numéro de téléphone personnel fait l’objet d’un traitement par PRUDENCE CREOLE destiné à la bonne gestion des transferts opérés. La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de PRUDENCE CREOLE visant à assurer la continuité d’activité. Vos données sont destinées au seul personnel de PRUDENCE CREOLE, habilité à en connaître dans l’exercice de ses missions et serons conservées pendant la durée du recours au télétravail puis supprimées dès que le télétravail prend fin. Les télétravailleurs, doivent utiliser leur téléphones personnels , en mode « appels masquées « . Pour toutes questions sur la gestion de vos données ou vos droits, reportez-vous à la notice d’information présente sur l’intranet. Afin de permettre à PRUDENCE CREOLE de respecter ses obligations en qualité de responsable de traitement, au sens du Règlement européen sur la protection des données (RGPD) dans le cas d’une violation de données personnelles, le télétravailleur est tenu d’alerter immédiatement le DPO (droitdacces@prudencecreole.com) dès qu’il constate une telle violation, c’est-à-dire, par exemple :
la suppression accidentelle de données personnelles et non sauvegardées par ailleurs ;
la perte d’une clef USB non sécurisée contenant une copie d’un fichier clients ;
la perte ou le vol de téléphones ou ordinateurs portables ;
l’introduction malveillante dans une base de données et modification des résultats enregistrés dans cette base (piratage informatique) ;
la transmission d’un fichier de données personnelles à un destinataire erroné (Ex : pièce-jointe dans un mail) ;
un incident technique du système informatique entrainant une perte ou une destruction de données.
La sauvegarde des documents sur le disque local de l’ordinateur du télétravailleur, n’étant pas réalisé par l’entreprise il est vivement conseiller d’utiliser les répertoires du réseau pour le télétravail.
Article II-7 Droits collectifs
Article II-7.1 Statut
Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’entreprise.
Article II-7.2 Gestion RH et évolution professionnelle
Le collaborateur en télétravail bénéficie notamment des mêmes dispositions en matière de gestion des ressources humaines comme l’entretien annuel par exemple, ou tout autre outil ou moyen mis en œuvre par l’entreprise pour assurer le développement des compétences. Il bénéficie d’un déroulement de carrière équivalent aux autres salariés de l’entreprise.
Article II-7.3 Formation professionnelle
Le collaborateur en télétravail bénéficie notamment du même accès à la formation que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise ainsi que d’une formation appropriée à cette forme d’organisation du travail s’il en exprime le besoin.
Le volume de formation attribué aux télétravailleurs fera l’objet d’une analyse statistique annuelle qui sera donnée au CSE pour information dans le cadre de la consultation annuelle relative à la formation professionnelle.
Article II-7.4 Charge de travail
Le collaborateur en télétravail bénéficie notamment du même accès à la formation que les salariés en présentiel. La charge de travail et l’amplitude horaire demandée au télétravailleur sont équivalentes à celles des collaborateurs ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux habituels de l'entreprise. Ainsi, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur. Les objectifs du télétravailleur sont fixés lors de l'entretien individuel comme tout collaborateur de l’entreprise. Cependant, le management s’assure avec le salarié que :
le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail
la charge du travail demandée au télétravailleur est compatible avec la durée contractuelle du travail, dans le respect de la vie privée selon les termes définis à l’article II-4.8 du présent accord.
Article II-7.5 Droit à la déconnexion
La société réaffirme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail. Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre. Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jours et de 35 heures par semaine, s’agissant du repos hebdomadaire.
Article II-7.6 Relations sociales
L’entreprise garantit que tous les collaborateurs ont un accès permanent aux informations notamment par un affichage « virtuel » des représentants du personnel de l’entreprise (mails, Kelio…).
De même ils ont accès aux prestations du CSE tout comme les autres collaborateurs.
Les télétravailleurs bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel. Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs en application des dispositions en vigueur.
Article II-8 Réversibilité et suspension
Le télétravail est toujours réversible, y compris au terme de la période d’adaptation.
Le salarié concerné ou son supérieur hiérarchique peuvent donc décider unilatéralement d’y mettre fin, si l’une des conditions d’éligibilité n’est plus remplie ou si le télétravail n’est plus compatible avec les impératifs personnels ou professionnels du salarié, sous réserve d’en informer l’autre partie par lettre recommandé avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre décharge, de motiver leur décision par écrit et de respecter un délai de prévenance d’un mois (sauf accord des parties pour un délai plus court).
La réversibilité implique un retour physique du salarié sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail le jour auparavant télétravaillé.
En cas de changement d’affectation, de service / département / direction, ou de fonction au cours de la durée d’application du télétravail, la continuité et les conditions d’exercice du télétravail seront subordonnées à l’accord du nouveau responsable. A défaut, le changement met un terme au télétravail à compter de la date d’application ou l’entrée en fonction.
De manière occasionnelle, il est admis que :
le télétravailleur peut solliciter sous réserve du personnel présent et des besoins du service par écrit auprès de son supérieur hiérarchique l’annulation d’une journée de télétravail, la modification du rythme de télétravail d’une semaine, ou la suppression du télétravail pendant une courte durée (8 semaines consécutives ou non au maximum, au cours d’une année civile) afin de faire face à des circonstances particulières de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions en télétravail ;
l’entreprise peut annuler une journée de télétravail (dans ce cas précis, le salarié peut en demander son report sur la même semaine), modifier le rythme de télétravail une semaine ou suspendre pendant une courte durée (8 semaines consécutives ou non au maximum, au cours d’une année civile) le télétravail pour tenir compte de circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs de service (remplacement d’un salarié absent, travaux urgents, réunions collectives, etc…).
Dans l’un ou l’autre des cas, l’annulation, la modification ou la suspension effective est formalisée par un écrit du service des ressources humaines ou du supérieur hiérarchique du salarié, avec un délai de prévenance suffisant.
Toute modification plus substantielle ou durable du télétravail est soumise à l’accord des deux parties et doit faire l’objet d’un avenant écrit.
Article II-9 Modalités de mise en place et d’organisation du télétravail occasionnel
Article II-9.1 Télétravail occasionnel en cas de circonstances particulière
A titre exceptionnel, le télétravail peut être mis en place ponctuellement, pour une durée limitée, afin de tenir compte de circonstances particulières : difficultés liées au trajet/transport, intempéries exceptionnelles, menace de trouble à l’ordre public, de grève, déclenchement du plan de continuité de l’Entreprise, etc… Comme le télétravail régulier, le télétravail occasionnel repose sur le principe du double volontariat. Dans le cas de pandémie, et plus largement, à chaque fois, que les pouvoirs publics, l’y autorise soit de façon obligatoire, soit de façon facultative, la société pourra imposer à ses salariés, le télétravail, dans le respect des règles en vigueur.
Compte tenu de la nature ponctuelle et souvent imprévue du télétravail occasionnel, celui-ci peut être formalisé par écrit par tout moyen (échange de mails, courrier manuscrit remis au responsable hiérarchique contre décharge…)
Article II-9.2 Télétravail occasionnel en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure
Les parties signataires entendent rappeler que le télétravail occasionnel n’a pas vocation à se substituer aux droits individuels conventionnels et légaux des salariés. Ainsi et à titre d’exemples, sans que ceux-ci ne soient limitatifs, le télétravail occasionnel n’a pas vocation à éviter la pose de journée de congés payés, de journées pour évènements familiaux, de journées pour enfant malade, etc. Le télétravail occasionnel ne saurait pas plus être mis en œuvre en cas d’arrêt maladie.
Article II-10 Santé et sécurité dans le cadre du télétravail
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.
Article II-10.1 Santé au travail
Ils font l’objet d’un suivi par le service de santé au travail. La visite médicale sera organisée pendant les jours de présence sur site et sera l’occasion de faire un point sur les conditions particulières de travail du collaborateur.
Le Service de Santé au travail a un rôle de conseil actif en matière d’ergonomie du poste de travail : ses préconisations seront prises en compte comme pour tout salarié de l’entreprise travaillant sur site.
Article II-10.2 Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail (HSCT)
L’entreprise, qui a des obligations légales en matière d’HSCT à l’égard de l’ensemble de ses collaborateurs, doit pouvoir s’assurer que le collaborateur en télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes.
Toutes les obligations pesant sur les locaux d’une entreprise ne sont pas transposables à l’identique au sein du domicile d’un collaborateur. Afin que le collaborateur qui sera en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l’entreprise attirera son attention sur le fait de disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. Les aménagements spécifiques seront à la charge du salarié.
Article II-10.3 Accident de travail et de trajet
Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents de travail et de trajet.
Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage horaire journalière de travail est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.
Le salarié doit en conséquence en informer immédiatement son responsable hiérarchique en précisant les circonstances de l’accident, les lésions constatées ainsi que les éventuels témoins de l’accident. La société concernée établit dans les 48 heures une déclaration d’accident du travail assortie le cas échéant des réserves qu’elle estime nécessaire d’émettre.
Article II-10.4 Arrêt de travail pour maladie
En cas d’arrêt maladie un jour programmé de télétravail, le salarié doit informer sans délai son supérieur hiérarchique et transmettre son arrêt de travail dans les 48 heures, comme s’il effectuait son travail dans les locaux de l’entreprise.
Il est entendu que les jours de télétravail survenant pendant les périodes de suspension du contrat de travail ne sont pas reportables ultérieurement.
Il est rappelé que conformément aux dispositions légales, toutes autorités administratives (employeur, CSE, Médecine du travail, DIRECCTE…) compétentes ont accès au lieu de travail afin de vérifier la bonne application des dispositions relatives à la santé et sécurité au travail. Le télétravailleur doit préalablement donner son accord.
Article II-11 Communication sur les dispositions relatives au télétravail
Les parties signataires du présent accord estiment qu’il est important de mettre en place une communication pédagogique à destination de l’ensemble des salariés intéressés par le télétravail sur les dispositions du présent accord.
Tout collaborateur a la possibilité de solliciter le service RH pour toute précision sur les modalités de mise en œuvre du présent accord.
Les RH joue un rôle majeur dans la communication et l’explicitation de l’accord auprès de tous.
TITRE III - Dispositions finales
Article III-1 Entrée en vigueur, durée et mise en œuvre de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet au 1er janvier 2020.
Article III-2 Suivi de l’accord
L’application du présent accord fera l’objet d’un suivi semestriel auprès du CSE. Dans ce cadre, les indicateurs suivants seront établis :
le nombre de salariés en télétravail régulier répartis par genre, statut, âge et direction ;
le nombre de salariés pour lesquels le télétravail régulier a été refusé répartis par genre, statut, âge, direction et motif de refus ;
le taux de salariés en situation de télétravail par direction en fonction de l’effectif global de la direction et en fonction de l’effectif éligible au sein de cette même direction.
Un point spécifique sera fait s’agissant des populations particulières.
Les parties signataires conviennent que dans l’hypothèse où une disposition règlementaire ou légale viendrait à rendre inapplicable une des dispositions du présent accord, des négociations s’engageraient dans les trois mois de l’entrée en vigueur de ladite disposition.
Les parties signataires conviennent en outre, de faire un point sur la mise en œuvre du présent accord 18 mois après sa signature, pour déterminer s’il est opportun ou non de le réviser.
Le présent accord peut être révisé ou dénoncé selon le respect des conditions légales.
Article III-3 Révision et dénonciation
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7 du Code du Travail.
L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail.
Article III-4 Notification, dépôt et publicité
Le présent accord est établi en quatre exemplaires et sera notifié à chacune des Organisations Syndicales représentatives. Il sera déposé un exemplaire auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint-Denis et deux exemplaires (dont un sur support électronique) auprès de la D.I.R.E.C.C.T.E. de la Réunion conformément aux dispositions des articles L2231-5, L2231-6 et D2231-2 du Code du Travail. . Enfin, les termes de l’accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage ou tout autre support de communication opportun.
Fait à Saint-Denis, le 08 OCTOBRE 2020
Pour les organisations syndicalesPour Prudence Créole, Représentatives Pour la
C.F.E.-C.G.C.
Pour
F.O.
Pour SN2A CFTC
ANNEXE 1 : FORMULAIRE DE CANDIDATURE AU TELETRAVAIL
Le télétravail
Formulaire de candidature*
(*) document non contractuel
Partie réservée au collaborateur
Ma situation actuelle
Nom : ______________________________
Prénom : ____________________________
Statut : ______________________________
Direction/département/service : __________
Nom Prénom du N+1 : __________________
Le télétravail
Formulaire de candidature
Modalités d’exercice souhaitées en télétravail
Télétravail à domicile
Conformité de mon installation électrique : oui non
Existence d’un espace dédié approprié : oui non
1 jour par semaine (sauf population particulière 2 jours)
Motif population particulière (à fournir justificatif éventuellement) :
