Accord portant sur la prise en charge des frais kilométriques vélos
Entre
La société PUBLICIS ETO, SAS immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le n° 338758881, dont le siège est sis 2 place de la Gare, 59110 LA MADELEINE,
Représentée par XXXX agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,
d’une part,
Et
L’organisation syndicale Info’Com CGT représentative au niveau de l’entreprise Publicis ETO,
Représentée par XXXX, délégué syndical, dûment mandatée à l’effet de la négociation et de la signature du présent accord en accord en application de l’article L.2232-34 du Code du travail
d’autre part,
Ci-après également dénommée ensemble les Parties.
Préambule :
Il a été convenu ce qui suit : La société Publicis ETO s’est inscrite dans une logique de préservation de l’environnement et du bien-être de ses collaborateurs. En parallèle, l'indemnité kilométrique vélo a été créée par la loi de transition énergétique parue en août 2015 qui instaure ce dispositif en France. Ses conditions d'applications ont été précisées par le décret n° 2016-144 du 11 février 2016. L'Indemnité Kilométrique Vélo (IKV) peut donc être mise en place depuis cette date pour les salariés du secteur privé.
C’est donc en toute logique que la société Publicis ETO a souhaité mettre en place, à titre expérimental, le présent accord afin de faire bénéficier ses salariés du dispositif d’indemnité kilométrique vélo.
Sommaire :
Champ d’application de l’accord
Bénéficiaires
Modalités de prise en charge de l’indemnité kilométrique vélo
Régime social et fiscal
Information des bénéficiaires
Commission de suivi
Durée de l’accord
Dispositions finales
Modalités de dénonciation
Modalités de révision
Formalités de dépôt
Article 1 - Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique aux salariés de la société Publicis ETO en France.
Article 2 – Bénéficiaires
Compte tenu du champ d’application défini, les salariés éligibles à la prise en charge par l’employeur des frais d’indemnités kilométriques vélo sont ceux bénéficiant d’un contrat de travail de droit français (CDI ou CDD) ainsi que les stagiaires.
Les salariés (et les stagiaires) pourront prétendre à la prise en charge des indemnités kilométriques vélo dès lors qu’ils justifient d’une ancienneté d’au moins un mois.
La prise en charge de l’indemnité kilométrique vélo ne s’appliquera pas au personnel détaché d’une filiale du Groupe (sauf accord spécifique), au personnel du travail temporaire ou de sous-traitance qui dépendent expressément de leur employeur direct.
Article 3 – Modalités de prise en charge de l’indemnité kilométrique vélo
L’indemnité kilométrique vélo sera prise en charge par l’employeur à hauteur de 25 centimes d’euro par kilomètre. Ce montant a été fixé par le décret n° 2016-144 du 11 février 2016. Selon l'article D3261-15-2 du code du travail, « le bénéfice de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique pour les trajets de rabattement vers des arrêts de transport public peut être cumulé avec la prise en charge des abonnements de transport collectif ou de service public de location de vélo prévue à l'article L. 3261-2, à condition que ces abonnements ne permettent pas d'effectuer ces mêmes trajets. Le trajet de rabattement effectué à vélo pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail et la gare ou la station de transport collectif. »
L’Indemnité Kilométrique Vélo (IKV) aura un double plafond, annuel et mensuel (soit le plafond annuel, divisé par 12 mois) :
Pour les collaborateurs qui peuvent, selon les conditions légales (rappelées ci-dessus), cumuler l’IKV et le remboursement du Pass Navigo ou de l’abonnement Transpole, le plafond est limité à 200€ par an ;
Pour les collaborateurs lillois qui choisissent seulement l’IKV ou qui ne remplissent pas les conditions pour le cumul, le plafond est limité à 348 € par an ; il s’agit du montant légal du remboursement obligatoire de la part employeur de l’abonnement Transpole (coût au 1er août 2018), soit 29 € x 12 mois = 348 € (si le coût de l’abonnement Transpole venait à augmenter, et par conséquent la part du remboursement employeur, les parties pourraient se revoir à la demande de l’une d’entre elles afin de rediscuter de ce plafond et, le cas échéant, de l’augmenter à hauteur du remboursement de la nouvelle part employeur de l’abonnement Transpole)
Pour les collaborateurs parisiens qui choisissent seulement l’IKV ou qui ne remplissent pas les conditions pour le cumul, le plafond est limité à 451,20€ par an ; il s’agit du montant légal du remboursement obligatoire de la part employeur du pass Navigo (coût au 1er août 2017), soit 37,6€ x 12 mois = 451,20€ (si le coût du pass Navigo venait à augmenter, et par conséquent la part du remboursement employeur, les parties pourraient se revoir à la demande de l’une d’entre elles afin de rediscuter de ce plafond et, le cas échéant, de l’augmenter à hauteur du remboursement de la nouvelle part employeur du pass Navigo). La prise en charge de l’IKV débutera à compter du lieu de résidence principale du salarié jusqu’à son site de lieu de travail (ou jusqu’à sa gare / station s’il s’agit d’un trajet de rabattement). Le trajet doit s’entendre comme celui le plus court sur la base des itinéraires vélos recommandés par les calculateurs d’itinéraires comme mappy, google maps, etc ...
Pour bénéficier de l’IKV, le salarié devra attester sur l’honneur auprès du service des ressources humaines de son lieu d’habitation habituel et de sa gare / station d’une part, et de l’utilisation d’un vélo d’autre part. L’employeur pourra contrôler les déclarations et toute déclaration frauduleuse pourra être sanctionnée.
Toute suspension, arrêt d’utilisation de ce moyen de transport (domicile/travail/domicile) devra donner lieu à une information immédiate au service RH et suspendra automatiquement le versement de l’IKV pour la période mensuelle concernée.
L’indemnité kilométrique vélo sera versée par mois complet, et dans la limite du plafond annuel évoqué ci-dessus, lui-même divisé par 12 mois pour l’application du plafond mensuel si celui-ci était atteint, après application de la formule de calcul suivante :
0,25 centimes * nombre de kilomètres * 18 jours travaillés (moyenne) par mois
3.1 – Régime social et fiscal
Article L 131-4-1 du code de la sécurité sociale : « Les sommes versées par l'employeur à ses salariés en application des articles L. 3261-3 et L. 3261-3-1 du code du travail sont exonérées de toute cotisation d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite prévue au b du 19° ter de l'article 81 du code général des impôts. »
Ainsi, selon les dispositions légales actuelles, le paiement de l'indemnité kilométrique vélo par l'employeur bénéficiera d'une exonération de cotisations sociales dans la limite d'un plafond fixé à 200 euros par an.
La somme versée par l'employeur au salarié au titre de l'indemnité kilométrique vélo sera exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 euros par an.
Article 4 – Information des bénéficiaires
Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage et pourra être consulté auprès du service en charge des Ressources Humaines de la société Publicis ETO.
Article 5 – Commission de suivi
La Commission de suivi sera composée des représentants de la Direction et du (des) Délégué(s) Syndical (Syndicaux)de la société Publicis ETO
Cette commission pourra se réunir deux fois par an voire plus à l’initiative d’une des parties.
Elle pourra aborder les points suivants :
- Retour sur expérience : A l’issue de la première année, la commission de suivi pourra se réunir et faire un bilan de la pratique de ce dispositif.
- Règlement des litiges : Les différends qui pourraient intervenir à l’occasion de l’application du présent accord seront examinés par la commission de suivi.
Cette commission spécialisée sera habilitée à proposer des solutions en vue de mettre un terme au différend.
Article 6 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée d’un an et deux mois.
Il prendra effet sur l’exercice ouvert du 1er novembre 2018 au 31 décembre 2019.
Il cessera de plein droit au terme de l’exercice le 31 décembre 2019, date limite à laquelle il prendra automatiquement fin, sans pouvoir se transformer en un accord à durée indéterminée.
Article 7 – Dispositions finales
7.1Notification de l’accord
Dès sa signature, un exemplaire du présent accord sera adressé à Info’Com CGT , valant notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.
7.2 - Modalités de dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires dans les mêmes formes que sa conclusion et sous réserve d’un préavis de 1 (un) mois.
La partie qui dénonce l'Accord doit aussitôt notifier cette décision par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties et à la DIRECCTE (Direction Régionale des entreprises, de la concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi) compétente.
7.3 - Modalités de révision
La procédure de révision du présent accord pourra être engagée par :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l'accord est conclu :
une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de l'accord ;
A l'issue de ce cycle :
une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord ;
Les parties conviennent que cette demande doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision. Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande.
Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.
7. 4 - Formalités de dépôt
Le présent accord sera adressé à la DIRECCTE Hauts de France - Unité Départementale Nord Lille (en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique), et adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes Lille selon les modalités en vigueur prévues par le Code du travail.
Fait à La Madeleine, le 23 Octobre 2018
En 3 exemplaires originaux, dont un pour chaque Partie signataire.
Pour la société Publicis ETO XXXX
Pour le syndicat Info’Com CGT XXXXX
Annexe 1 : Modèle de déclaration sur l’honneur
ATTESTATION DE FRAIS KILOMETRIQUES VELO
Je soussigné(e) : ……………………………………………………………………………………………………………………. Demeurant ……………………………………………………………………………………………………………………………. Travaillant sur le site de …………………………………………………………………………………………………………
certifie sur l’honneur utiliser :
uniquement mon vélo pour effectuer tout le trajet entre mon domicile et mon lieu de travail, soit une distance de ………………… km* aller/retour X 0.25 cts X …… jour(s) = …… €
Pour mémoire
Pour les parisiens : plafond annuel de 451,20€ (soit un plafond mensuel de 37,60€), non cumulable avec le remboursement par l’employeur de la moitié du pass navigo, selon la loi et l’accord en vigueur au sein de la société)
Pour les Lillois : plafond annuel de 348 € (soit un plafond mensuel de 29 €), non cumulable avec le remboursement par l’employeur de la moitié du coupon Transpole, selon la loi et l’accord en vigueur au sein de la société)
OU
les transports en commun
et mon vélo pour effectuer un trajet de rabattement entre mon domicile ou mon lieu de travail et l’arrêt de transport public le plus proche, soit une distance à vélo de ………………… km* aller/ retour X 0.25 cts X …… jour(s) = …… €.
Pour mémoire : plafond annuel de 200€ (soit un plafond mensuel de 16,66€)
*la distance parcourue doit être au moins égale à 1km, et correspondre au maximum au temps de trajet indiqué par les calculateurs d’itinéraires, notamment Google Maps, qui sera vérifié et validé par le référent RH.
Conformément à l’accord en vigueur au sein de la société, cette attestation servira de base au calcul du montant de l’indemnité kilométrique vélo qui me sera versée aux échéances habituelles de salaire sur mon bulletin de paie dans la limite des plafonds susvisés.
Je m’engage à signaler immédiatement au référent RH toute modification qui pourrait intervenir concernant ma résidence habituelle, mon lieu de travail, l’arrêt de transport public le plus proche ou la cessation d’utilisation de mon vélo ou de mon vélo à assistance électrique pour accomplir le trajet objet de la présente attestation.
