Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la RD TPM
Entre :
, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulon sous le numéro, dont le siège social est Représentée par,
D’une part, Et :
Le Syndicat, Organisation Syndicale Représentative,
Représenté par Délégué Syndical dument habilité
Le Syndicat Organisation Syndicale Représentative,
Représenté par, Délégué Syndical, dument habilité
ci-après dénommée « les organisations syndicales»,
D’autre part,
Ci-après ensemble, « les Parties »
Il est conclu le présent accord collectif d’entreprise sur le vote électronique pour les élections professionnelles organisées au sein de la Société (ci-après « l’Accord »).
Préambule
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
En vue notamment de l’élection de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE), et l’élection des membres du Conseil de discipline de la Société, les parties ont négocié et conclu le présent Accord, qui s’inscrit dans le cadre des articles L. 2314-26, L. 2232-12 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail et des articles R. 2314-5 et suivants du même Code.
Conformément à la possibilité offerte par les articles susvisés, les parties conviennent de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Le vote électronique permettra notamment :
de simplifier et de sécuriser l’organisation, le dépouillement et le calcul des résultats des scrutins ;
de limiter les erreurs ;
de pallier les aléas postaux et faciliter le vote des personnes non présentes sur le site les jours de scrutins ;
d’inscrire le processus électoral dans une démarche responsable de préservation de l'environnement en limitant l'usage du papier ;
d’augmenter la participation des électeurs.
Il a été en conséquence convenu de ce qui suit : Article 1 – Objet Le présent Accord prévoit le recours au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de la Société, et pour l’élection des membres du Conseil de discipline.
Il a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu, soit le recours au vote électronique via internet, et le déroulement des opérations électorales en cas de recours au vote électronique.
Les parties rappellent que les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier, la composition du ou des bureaux de vote et la répartition des sièges et du personnel entre les collèges électoraux et les modalités d’élections des membres du Conseil de discipline seront définis dans un protocole d’accord préélectoral ou spécifique à chaque élection.
Le protocole d’accord préélectoral mentionneront la conclusion du présent Accord, ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.
Le présent Accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société dans le cadre visé ci-dessus et, le cas échéant aux éventuels collaborateurs mis à disposition par des entreprises tierces, susceptibles de participer aux élections professionnelles au sein de la Société.
Article 2 – Recours à un prestataire de confiance
Les parties conviennent de confier l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique à une société prestataire, ci-après dénommée « le prestataire ».
La Société NéoVote, ci-après dénommée « le Prestataire », a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions règlementaires édictées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, tel qu’annexé au présent Accord et tenu à disposition des salariés sur le lieu de travail sur demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.
Le système de vote électronique du Prestataire a été audité par un expert indépendant confirmant la conformité du système aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL. De plus, toute organisation syndicale représentative des salariés dans la Société sera informée de l’accomplissement des formalités préalables au traitement des données personnelles (inscription au registre RGPD).
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : vérification de l’identité des électeurs, conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois dans un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure et en toute confidentialité ;
la publicité du scrutin à l’issue du processus électoral.
Les parties conviennent qu’un prestataire différent pourra être retenu lors de chaque élection en application du présent Accord, à la condition qu’il remplisse les conditions posées par le cahier des charges annexé et tenu à la disposition du personnel, et dont le système proposé respecte strictement les exigences de la CNIL.
Article 3 – Modalités de vote et garanties permettant le bon déroulement de celui-ci
Les parties conviennent que toute opération de vote à bulletin physique secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu dès lors que le présent Accord est mis en œuvre.
Article 3.1 – Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur et préciseront les données nécessaires devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Article 3.2 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système de vote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, des collèges électoraux dans le cadre des élections professionnelles, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité par le Prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 3.3 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote auront compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Article 3.4 – Information et formation du personnel
La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Article 4 – Déroulement des opérations de vote Article 4.1 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, selon le calendrier établi par le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site internet de vote.
Les salariés seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture de chaque tour de scrutin. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation des protocoles susvisés.
Article 4.2 – Caractéristiques du site de vote Le Prestataire assurera la programmation du site de vote dans le cadre du déroulement d’une procédure électorale selon les dispositions du protocole préélectoral et ce, dans le respect des principes généraux du droit électoral. Article 4.3 – Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal ;
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal ;
l’adresse de connexion au site de vote ;
la date de début et de fin du vote électronique, au premier et au second tour lorsqu’il s’agit d’une élection professionnelle.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence applicables en la matière.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter l’ensemble des informations nécessaires à l’expression de son choix, et il validera alors son vote en saisissant son mot de passe personnel.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les salariés participant au scrutin pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Article 4.4 – Suivi des opérations de vote
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement de scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 5 – Dépouillement et procès-verbaux
A la fin de chaque scrutin, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin, proclament celle-ci et procèdent au dépouillement. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Après activation des clés de déchiffrement (cf. 3.2 du cahier des charges annexé au présent accord), le Système de vote affiche les résultats du vote.
Le Système de vote génère les procès-verbaux qui sont vérifiés, imprimés et signés par les membres du bureau de vote. Les procès-verbaux contiennent les informations listées dans le protocole d’accord préélectoral, et en tout état de cause, les informations obligatoires au titre de la règlementation applicable à l’élection considérée.
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement sont imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Article 6 – Respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Pour les seules nécessités des opérations électorales, la Société est amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.
Conformément à l’article 2, le Système de vote électronique mis en place par le Prestataire doit être conforme aux recommandations de la CNIL.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement est effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports. Dispositions finales
Article 7 – Durée et application de l’accord
Le présent Accord est applicable pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du lendemain de la date d’accomplissement des formalités de dépôt.
Article 8 – Révision
L’Accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. Toute demande de révision ou de modification de l’Accord devra être présentée par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des Parties.
Article 9 – Dénonciation
Le présent Accord pourra être dénoncé par les Parties signataires conformément aux dispositions légales prévues à l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Une nouvelle négociation s'engagera, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois mois de préavis qui suivent la date de la dénonciation.
Article 10 – Règlement des différends
Les représentants de chacune des Parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans les 15 jours suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent Accord.
La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction.
Le document est remis à chacune des Parties signataires. S’il est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 15 jours suivant la première réunion.
Jusqu’à l’expiration de ces délais, les Parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.
Article 11 – Publicité et formalité de dépôt de l’accord
Le présent Accord est établi en un nombre suffisant d'exemplaires pour remise à chacune des Parties signataires et respect des formalités de dépôt.
Il sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du Travail « Téléaccords », accompagné des pièces listées à l’article D. 2231-7 du Code du travail.
Un exemplaire sera en outre adressé au Greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de la conclusion du présent accord.
Une copie de l’Accord sera envoyée par mail à l’ONDS (Observatoire paritaire de la Négociation collective et du Dialogue Social).
Conformément à l'article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent Accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
En application des articles R. 2262-1, R. 2262-2 et R. 2262-3 du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et information de cet accord sera faite par tous moyens aux salariés.
Enfin, conformément à l’article L. 1222-7 du Code des transports, le présent Accord sera notifié au représentant de l’Etat et à l’autorité organisatrice de la mobilité.
Fait à Toulon, en 5 exemplaires
Pour les organisations syndicales représentatives Pour la Direction
Pour la Direction,
Pour les Organisations syndicales
Pour le Syndicat
Délégué Syndical
Pour le Syndicat
Délégué Syndical, Délégué Syndical
Annexe – Cahier des charges pour le recours au vote électronique
Les parties au présent Accord ont convenu de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de la Société, et pour l’élection des membres du Conseil de discipline de chacun des établissements distincts de la société.
Article 1 – Recours à un prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le système de vote proposé par le prestataire choisi a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier sa conformité aux exigences légales et règlementaires. Le rapport d’expertise est tenu à disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et de la Société.
Le prestataire assure :
la conception et la fourniture du Système de vote, du matériel de vote et de la notice d’information ;
la formation au Système telle que prévue au 2ème alinéa de l’article 3.2 du présent cahier des charges ;
la disponibilité d’un support technique, d’une assistance et d’une maintenance continue du Système de vote pendant toute la durée de l’opération.
Article 2 – Les principes et les garanties du vote électronique
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le système retenu assure en outre la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article 3 – Les modalités pratique du vote électronique
Article 3.1 – Les identifiants et mots de passe
Chacun des électeurs est identifié par un identifiant strictement personnel et confidentiel fourni par le prestataire, ainsi qu’un mode de passe.
Les identifiants et mots de passe sont générés automatiquement par le système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiennent aucun élément permettant d’identifier l’utilisateur.
Ces identifiants et mots de passe ne sont connus ni de l’entreprise ni d’un autre tiers.
Les identifiants sont adressés par le prestataire selon les modalités fixées dans l’accord, ou à défaut la décision unilatérale, sur le recours au vote électronique.
Le mot de passe est retiré selon une procédure fixée dans l’accord, ou à défaut la décision unilatérale, sur le recours au vote électronique qui garantit l’identification de l’utilisateur.
Une procédure de secours en cas de perte, ou de non-réception, de l’identifiant et du mot de passe par l’utilisateur est instituée et précisée dans l’accord, ou à défaut la décision unilatérale, sur le recours au vote électronique.
Article 3.2 – Le scrutin et l’expression du vote
Chaque électeur dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales fournie par le prestataire.
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le Système retenu, assurée par le prestataire.
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le prestataire dans les conditions prévues à l’article 3.1 peuvent voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
Le système retenu reproduit les listes ou les questions soumises au vote telles qu’elles auront été émises. Elles sont présentées dans l’ordre prévu au protocole d’accord préélectoral, et afin de garantir les principes généraux du droit électoral, les dimensions, caractères et police des bulletins ou des questions sont uniforme.
Chaque utilisateur est invité à saisir son identifiant et son mot de passe personnels pour se connecter au site de vote.
Les données saisies par le votant au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laissent aucune trace sur le terminal utilisé.
Les membres du bureau de vote contrôlent le bon déroulement des opérations, et pour ce faire, peuvent consulter sur le site de vote :
la liste des votants ;
les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation ;
les listes d'émargement ;
le journal des événements ;
le code de scellement du Système de vote.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du bureau de vote est titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement sont générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.
Chacune des clés de déchiffrement est éditée et transmise par courrier postal/email sous la responsabilité du prestataire à chaque membre du bureau de vote.
Les clés de déchiffrement ne sont utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles sont enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés doivent être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération doit faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du prestataire.
Des copies de secours des clés de déchiffrement sont sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne sont accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
Article 3.3 – Le dépouillement
A la fin de chaque scrutin, les membres du bureau de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement. Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affiche les résultats du vote.
Le Système de vote génère les procès-verbaux qui sont vérifiés, imprimés et signés par les membres du bureau de vote. Les procès-verbaux contiennent les informations listées dans le protocole d’accord préélectoral, et en tout état de cause, les informations obligatoires au titre de la règlementation applicable à l’élection considérée.
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement sont imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Article 4 – Formalités de déclaration, accès aux données personnelles, conservation des données
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement est effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 5 – La publicité du présent cahier des charges
Le présent cahier des charges est annexé à l’accord sur le recours du vote électronique et tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.
