Accord D’ENTREPRISE relatif au remboursement des frais professionnels chez respect zone Accord D’ENTREPRISE relatif au remboursement des frais professionnels chez respect zone
Accord d’entreprise relatif aux modalités de remboursement des frais professionnels
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
L’association Respect Zone,
Association de loi 1901 sans but lucratif, Dont le siège social est situé 15 rue de la Bûcherie – 75005 Paris, Représentée par Monsieur Philippe Coen, en sa qualité de Président Numéro identifiant SIRET 810 880 542 00024 Numéro d’association W 678000046 Dont les cotisations de sécurité sociale sont versées sous le numéro 117000001558588222 à l’Urssaf Ile de France
D'UNE PART,
ET
Le personnel de l’association Respect Zone ayant approuvé le présent accord à la majorité des deux tiers,
D'AUTRE PART,
PRÉAMBULE
L’association Respect Zone a embauché, depuis le 1er mai 2023, ses deux premiers salariés sous contrat de travail à durée indéterminée. En conséquence, les présents signataires conviennent de l’importance de doter l’association Respect Zone d’un cadre précis et unifié applicable en matière de remboursement des frais exposés par les salariés pour les besoins de leur travail. Le présent accord :
Constitue une opportunité de redéfinir les grands principes relatifs aux modalités de remboursement des frais professionnels ; et
A pour objectif de répondre à la volonté des parties signataires de trouver une cohérence dans l’application des dispositifs en la matière.
Toutes les dispositions et modalités ci-dessous prennent effet le 01 octobre 2023. Elles n’ont pas de caractère rétroactif et se substituent à toute autre disposition, usage, ou engagement contractuel ou non contractuel antérieur, ayant le même objet.
Ainsi, le un projet d’accord d’entreprise a été communiqué à chaque salarié en vue de sa ratification à la majorité des deux tiers du personnel lors d’un référendum organisé le 22 septembre 2023.
EN CONSÉQUENCE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : RAPPEL DES PRINCIPES ET EXCEPTION
Les principes définis ci-dessous constituent le socle des règles obligatoires conditionnant le remboursement des frais professionnels :
Toute dépense engagée doit être conforme à l’ordre de mission afférent. Dans les autres cas, la dépense doit être, au préalable, approuvée par la hiérarchie pour donner droit à un remboursement.
Un équilibre doit être trouvé entre les conditions de confort du collaborateur en mission et le souci d’économie, tant pour nos clients que pour l’association Respect Zone.
Les dispositions prises, en matière de remboursement des frais, doivent être conformes aux règles fiscales et sociales (URSSAF) existantes.
Les frais professionnels ne doivent pas être pour les collaborateurs de Respect Zone, ni une charge financière, ni une opportunité de gains.
Le remboursement des frais réels est conditionné à la production des justificatifs originaux afférents. Les indemnités kilométriques s’apprécient en fonction des distances indiquées selon les outils de référence en vigueur, étant précisé qu’il est retenu l’outil indiquant le trajet le plus court.
Tout manquement aux règles exposées dans ce document est susceptible de conduire au report ou à un refus de remboursement.
Toute exception aux principes et aux règles doit être autorisée par la hiérarchie préalablement à la dépense.
Définitions du lieu de travail
A titre d’information il est rappelé que le siège de l’association Respect Zone, qui constitue également le lieu principal de travail des salariés, est actuellement situé à l’adresse suivante : PhilantroLab 15 rue de la Bûcherie, 75005 Paris
Processus de contrôle et de remboursement
Chaque collaborateur doit saisir et envoyer par mail ses frais au responsable administratif et/ou Bureau de Respect Zone avant le 5 du mois suivant. Après contrôle, si les frais ont été saisis avant le 5, le virement des frais est réalisé autour du 15 du mois suivant. Sinon le virement sera effectué le dernier jour du mois suivant.
Lorsque les frais engagés font l’objet d’un remboursement sur justificatifs, les originaux doivent être joints à la note de frais dans l’enveloppe ad hoc.
Il est rappelé qu’un coupon de carte de crédit ne constitue pas un justificatif. Afin de fluidifier le traitement des notes de frais, leur paiement et leur éventuelle refacturation au client, les demandes de remboursement sur justificatifs devront être effectuées par note de frais au mois le mois, et au plus tard 3 mois après la date de la dépense. Les notes de frais des collaborateurs sont contrôlées par le Responsable administratif ou tout autre service compétent et validées par le Responsable hiérarchique.
Les demandes d’avance de frais
À titre exceptionnel, le collaborateur a la possibilité de demander une avance sur frais afin de pouvoir anticiper les dépenses engendrées par son déplacement professionnel (notamment en situation de grand déplacement tel que défini ci-après). Les demandes d’avance sur frais doivent être transmises par le collaborateur au Responsable administratif et validées par le Responsable hiérarchique.
Article 2 : MODALITÉS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT
Les frais de déplacement se décomposent de la manière suivante :
Les frais de déplacement quotidien sont engagés par le collaborateur pour se rendre sur son lieu de travail habituel, et le cas échéant sont liés à une mission et précisés dans l’ordre de mission afférent.
Les frais de déplacement exceptionnel sont engagés par le collaborateur pour se rendre hors du lieu de travail habituel sans pour autant répondre à la définition des grands déplacements. Ils correspondent notamment aux réunions techniques, formations, déplacements à la demande du client (refacturables ou non), sans que cette liste ne soit exhaustive.
Les frais de mission et/ou grand déplacement sont engagés par le collaborateur dans le cadre d’une mission professionnelle ne lui permettant pas de regagner chaque soir sa résidence, sous réserve que :
La distance séparant le domicile du lieu de déplacement soit au moins égale à 70 km par trajet ;
ET que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 par trajet.
Toutes les distances sont appréciées selon les outils de référence en vigueur, étant précisé qu’il est retenu l’outil indiquant le trajet le plus court.
Le remboursement des frais de déplacement quotidien selon les moyens de transport
1.Les transports en commun
Pour des raisons de sécurité, de coût et de respect de l’environnement, l’option la plus économique doit
obligatoirement être privilégiée, c’est à dire l’utilisation :
Des transports en commun (bus, métro, tramway, SNCF, etc.) ;
D’une compagnie low-cost ainsi que la seconde classe ;
Des abonnements annuels.
Pour l’ensemble des collaborateurs de l’association Respect Zone, les abonnements sont pris en charge à hauteur de 50%, sous réserve de la production de justificatifs afférents. Les titres de transport concernés sont les suivants :
Les abonnements émis par la SNCF, les entreprises de transport public et les régies, en privilégiant pour des raisons d’économie les abonnements annuels ;
Les abonnements à un service de location de vélos.
Lorsqu’un moyen de transport alternatif est nécessaire (véhicule personnel, voiture de location, taxi, etc.) pour des déplacements professionnels en région parisienne ou en province, en raison de l’organisation du travail ou des nécessités économiques, son utilisation doit faire l’objet d’un accord préalable de la Direction.
2. Le véhicule personnel
Par principe, aucune indemnisation n’est versée lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels.
Le remboursement des frais de déplacement pour mission et/ou grand déplacement
Le déplacement s’effectue obligatoirement via un ordre de mission préalable. Le collaborateur sera remboursé
aux frais réels sur justificatifs (plafond en annexe 2).
Article 3 : MODALITÉS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REPAS
Il convient ici de distinguer le collaborateur intervenant :
Sur son lieu de travail ;
En situation de déplacement exceptionnel.
Pour le collaborateur intervenant sur son lieu de travail
Respect Zone ne fournit pas les repas et ne prend pas en charge les frais de restauration.
Pour les collaborateurs en situation de déplacement exceptionnel
Lorsqu’un collaborateur est en déplacement exceptionnel, chez un client ou en formation, au cours d’une journée et qu’il regagne son domicile le soir, ce dernier peut bénéficier d’un remboursement sur justificatifs plafonné, dans les mêmes conditions tarifaires que les collaborateurs en situation de déplacement pour mission et/ou grand déplacement.
Article 4 : INDEMNITE FORFAITAIRE LIEE A L’UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE DU COLLABORATEUR
Cette indemnité couvre les frais d’utilisation de matériel informatique appartenant au salarié pour réaliser son activité professionnelle : matériel informatique (amortissable ou non), consommables (ramettes papier, cartouches d’encre…) frais de connexion (téléphone, internet…). Son montant est plafonné (cf. Annexe 3).
Article 5 : GARANTIES
5.1 Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 01 octobre 2024.
5.2 Clause de suivi
Les parties conviennent de réexaminer, tous les 3 ans, l’opportunité de poursuivre la mise en œuvre du présent accord
5.3 Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé à tout moment par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.
5.4 Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales par l’une ou l’autre des parties signataires. En cas de dénonciation par les salariés, cette dénonciation devra se faire à la majorité des deux tiers d’entre eux et par écrit. Elle devra être formulée dans un délai d’un mois avant chaque date anniversaire de l’accord, comme le prévoit l’article L. 2232-22 du Code du Travail. En cas de dénonciation par l’employeur, il conviendra de respecter un préavis de trois mois. La dénonciation fera l’objet d’une notification à l’ensemble des cosignataires par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 6 : PUBLICITE ET DEPOT
Conformément aux dispositions de l’article D. 2231-2 du Code du Travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail ainsi qu’auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris dans les conditions suivantes :
Un exemplaire sera établi au format PDF, dans sa version intégrale signée des parties ;
Un exemplaire sera établi au format DOCX dans une version anonymisée (sans nom, prénom, paraphe ou signature d’une personne physique).
Ces deux versions seront déposées sur la plateforme de téléprocédure du site du Ministère du Travail à l’adresse suivante : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv/PortailTéléprocédures Ce dépôt valant dépôt auprès de la DRIEETS et donnant lieu à récépissé de dépôt.
Un exemplaire original sera déposé au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;
Un exemplaire original sera également disponible pour l’information du personnel.
Les mêmes dispositions seront prises en cas de modification du présent accord. Toute personne intéressée peut prendre connaissance et obtenir copie du texte déposé. Fait à Paris, Le 22/09/2023 En 3 exemplaires originaux
Pour l’association Respect Zone Les salariés
(Signature précédée de la mention (Signature précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé) manuscrite « lu et approuvé »)
ANNEXES
Annexe 1 : Prix des transports en commun à Paris françaises pour une prise en charge à hauteur de 50 % (barème en vigueur au 1er juillet 2023)
Abonnement Prix Mensuel Prix annuel Taux de remboursement Pass Navigo 1 à 5 84.10€ 925.10€ 50%
Annexe 2 : Plafond de remboursement des indemnités de déplacement pour mission au 1er juillet 2023
Prix à l’unité par jour et par personne Repas Déjeuner
Repas Diner 15.00€
20.00€ Logement et Petits-déjeuners 53.80€
Annexe 3 : Indemnité forfaitaire liée l’utilisation de matériels informatiques appartenant au salarié
Nature de l’indemnité Montant mensuel Allocation forfaitaire 35€ (Pour un temps plein pour téléphone et ordinateur) 15€ (Pour un temps plein si uniquement téléphone)
