ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE XXX
ENTRE :
La Société XXX
Ci-après « la Société »
D’une part
ET :
Le membre titulaire du Comité Social et Economique de la Société XXX : Monsieur XXX
Ci-après « le CSE »
D’autre part
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : OBJET
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique de la Société XXX.
ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du CSE, titulaires ou suppléants, disposant de moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.
ARTICLE 3 : LE RECOURS A LA VISIOCONFERENCE
3-1.Cadre juridique
L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que : « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile ».
3-2.Réunions concernées
Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Economique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord.
Les membres du CSE auront néanmoins le choix d’assister aux réunions en présentiel s’ils le préfèrent.
3-3. Information des représentants du personnel
L’information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera dans un délai raisonnable et, au plus tard, lors de l’élaboration de l’ordre du jour.
Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.
3-4.Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion.
En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal.
Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir « Teams », pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
3-5.Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée.
Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
3-6. Suspension de la séance
Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion.
Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
3-7.Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence.
Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.
Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
ARTICLE 4 : APPLICATION DE L’ACCORD
4-1. Entrée en vigueur et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours.
Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes.
4-2.Conditions de révision
Le présent accord pourra être révisé à tout moment.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.
L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
4-3.Publicité
Le présent accord sera déposé auprès des services de la DREETS Ile-De-France, Unité départementale des Hauts-de-Seine, sur la plateforme : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
