Accord collectif relatif aux modalités d'organisation
par vote électronique des élections professionnelles
Entre les soussignés,
Société SARRAZAIN Transports, SAS au capital de 400.000 €, code NAF : 4941 B dont le siège est situé 32 chemin de Chantelle – 31200 TOULOUSE représentée par M…………………….., PDG d'une part,
Et
L’Organisation Syndicale représentative suivante : M……………………., Délégué(e) Syndical(e), pour le Syndicat FO
d'autre part,
Il a été convenu :
De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.
Préambule
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de la société SARRAZAIN Transports, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours uniquement au vote électronique.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral, notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Article 1 - Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. La société AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique « Voteo » a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
Le prestataire créé une fiche de traitement des données conformément aux normes RGPD. Cette fiche de traitement est transmise directement au client pour enregistrement dans le dossier de traitement des données personnelles de la société. La création et enregistrement de la fiche de traitement remplace la déclaration normale à la CNIL.
Article 3 - Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour et le second tour (si besoin). Les jours et heures seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment (24h/24, 7j/7) pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel poste informatique (ordinateur, tablette, téléphone) connecté sur internet, via une adresse dédiée pour accéder sur le site sécurisé du prestataire, propre aux élections de l’entreprise.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Chaque organisation peut transmettre une profession de foi contenant les noms de leurs candidats, sous la forme d'un fichier au format PDF ; la taille du fichier ne devra pas dépasser 500ko.
Chaque organisation syndicale peut fournir un logo qui sera affiché à gauche du nom de la liste. Si aucun logo n’est fourni, le logo officiel du syndical national sera utilisé.
Chaque organisation peut transmettre des photos de leurs candidats en taille 50x50 pixels. Toute photo qui n’est pas à la bonne taille sera redimensionnée par l’application.
Article 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans de manière aléatoire.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Les candidats sont affichés selon leur rang. Si une photo du candidat existe, elle sera affichée à côté de son nom, sinon une image générique « homme » ou « femme » sera utilisée.
Article 6 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Ce mode opératoire figurera au verso du courrier qui sera envoyé à chaque électeur avec ses identifiants.
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran aura lieu en présence au minimum du Président du bureau de vote, d’un ou des représentants de la Direction et du prestataire, au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.
Avant que le scrutin ne soit ouvert, le Président du bureau de vote se connecte à la console d’administration :
vérifie les informations de vote saisies par le prestataire (informations générales, collèges, sièges, candidats, électeurs, dates de vote)
lance le test à blanc pour tester le système de vote (vérifier que les urnes sont vides, que le bulletin est bien inséré dans l’urne, que le choix de l’électeur est conservé)
scelle le système
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Après le scellement, toute modification de candidat ou d’électeur est impossible.
A l’issu du scellement, 3 clés électroniques sont éditées, mises sous pli et envoyées à la Responsable RH de la société. Ces clés sont nominatives et renfermées dans des enveloppes cachetées. Ces clés seront transmises aux membres du bureau de vote (dont le Président) et serviront à desceller le système à la fin du vote.
Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par envoi postal à son adresse personnelle, un courrier précisant :
d’une part, l’invitation à participer aux élections, aux périodes prévues pour les 1er et 2ème tours, l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote, ainsi que son identifiant et son mot de passe,
d’autre part, un mode opératoire détaillé
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Pour toute question relative à une assistance technique ou fonctionnelle, ou en cas de perte ou de vol de ses identifiants, l’électeur peut contacter le prestataire, par mail ou par téléphone, dont les coordonnées figurent sur le courrier.
L'électeur devra :
se connecter au site, en rentrant l’adresse du site, pour accéder à l’écran de connexion
renseigner son identifiant, son mot de passe et sa date de naissance pour s'authentifier
cliquer sur le bouton « se connecter »
Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, le représentant de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le Président du bureau de vote introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs.
Une fois, les 3 clés enregistrées, le système peut être descellé.
Le dépouillement est lancé par le Président du bureau de vote. Il s’agit d’un dépouillement automatique. Le système dépouille et attribue les sièges en temps réel (1 à 2 minutes).
A la fin du dépouillement, les personnes élues apparaissent directement à l’écran.
Le compte-rendu de résultats et les CERFAs sont accessibles en cliquant sur les liens correspondants.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis.
Le président du bureau de vote et les autres membres du bureau de vote signent les formulaires.
Article 10 - Dispositions finales
Le présent accord est applicable à la Société SARRAZAIN Transport pour les élections des membres du Comité Social et Economique.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.
Fait à Toulouse, le 17 septembre 2018
Pour la société SARRAZAIN TransportPour l’Organisation Syndicale FO M…………………….. – PDGM…………………..
