ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’UTILISATION DES VEHICULES DE SOCIETE
ENTRE
La société HERVE, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 863 800 736 00 150, dont le siège social est situé Route d’Ancenis à JUIGNE-DES-MOUTIERS (44670), représentée par ***, Président.
D’une part,
ET
Le Comité Social et Economique représenté par ****, secrétaire du CSE.
D’autre part.
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Article 1 – Date d’effet
Le présent accord s’applique à compter du 1er janvier 2024.
Article 2 – Périmètre d’application
Les dispositions du présent accord sont applicables à tous les salariés de l’entreprise HERVE et notamment ceux susceptibles de bénéficier ou possédant d’ores et déjà un véhicule de fonction ou de service.
Article 3 - Objet
Ce document a pour objectif de formaliser les engagements réciproques de l’employeur et du salarié à l’occasion de la mise à disposition d’un véhicule de l’entreprise. Il énumère les droits et devoirs des conducteurs mais également les comportements à adopter en cas de situations difficiles (accidents de la circulation, vol, panne, etc…).
Ainsi, le présent accord témoigne de la volonté de l’entreprise de rendre la politique automobile interne plus efficace et de porter une attention particulière à la qualité de sa flotte automobile.
Corrélativement les salariés se doivent d’avoir un comportement citoyen et responsable lors de l’utilisation des véhicules.
A la date prévue pour son entrée en vigueur, le présent accord annule et remplace toutes dispositions (engagements unilatéraux, accord de branche, convention collective, usages) ayant pu exister antérieurement et portant sur les mêmes thèmes.
Article 4 – La notion de véhicule de fonction et de service
4.1 - Le véhicule de fonction
Le véhicule de fonction est celui mis de façon permanente à la disposition du salarié pour un usage à la fois professionnel et privé.
Le salarié peut l'utiliser pour les trajets qu'il effectue en dehors des heures de travail, ses déplacements personnels, ses activités, et même lors de ses congés payés.
Le véhicule de fonction constitue un avantage en nature régie suivant les règles du Code de la sécurité sociale et du Code général des Impôts. Le montant de l’avantage en nature est donc inclus dans la déclaration annuelle des revenus.
En cas d’arrêt de travail et/ou maladie, ou d’absence d’une durée supérieure à 6 mois, la société pourra récupérer le véhicule de fonction lequel sera de nouveau remis au salarié lors de la reprise de ses fonctions.
4.2 - Le véhicule de service
Le véhicule de service est celui dont le salarié a l’utilité en période d’activité professionnelle, exclusivement dans les heures et jours d’exercice de celle-ci et qui le reste du temps est à la disposition du service. Le salarié ne peut donc l’utiliser que pendant son temps de travail, et pour des objectifs professionnels précis.
Le véhicule de service n'est donc pas destiné à servir à un salarié pour des déplacements privés et pour des déplacements en dehors des heures de travail. Ainsi, des personnes non autorisées ou étrangères au service ne peuvent prendre place dans le véhicule.
Le salarié est toutefois autorisé à utiliser le véhicule pour effectuer les trajets du domicile au lieu de travail puis du lieu de travail au domicile.
En cas d’arrêt de travail, la société pourra faire récupérer le véhicule ainsi remisé au domicile du salarié absent.
Article 5 – Conditions générales de mise à disposition et d’utilisation
La mise à disposition et l’utilisation d’un véhicule de fonction ou de service sont régies d’une part, par la clause insérée dans le contrat de travail signé par les parties, et d’autre part, par les dispositions du présent accord.
Article 6 – Modalités d’utilisation des véhicules
6.1 – Formalités préalables
La remise du véhicule est conditionnée par la production par le salarié de son permis de conduire en original et la remise d’une copie.
Chaque année le Service Ressources Humaines demandera à chaque salarié, utilisateur d’un véhicule de la flotte automobile, une attestation sur l’honneur certifiant être en possession d'un permis de conduire valable et ne pas avoir connaissance d'une quelconque décision pouvant en affecter la validité.
Un carnet de bord est attaché au véhicule. Il comprend :
L’attestation d’assurance,
La carte grise,
Un badge ou une carte carburant,
Des constats d’accidents.
Le véhicule est personnel. Il est strictement interdit à toute autre personne que le salarié bénéficiaire de conduire le véhicule mis à disposition.
6.2 – Assurances
Avec la mise à disposition de véhicules de société aux salariés, il appartient à l’employeur de souscrire les assurances couvrant les dommages matériels causés au véhicule confié au salarié.
Le salarié s’engage à respecter les clauses du contrat d’assurance porté à sa connaissance par l’employeur.
Le salarié devra éviter de laisser des objets et documents sensibles au vol à l’intérieur des véhicules (PC portables, téléphones mobiles, tablettes, effets personnels de valeur, etc…).
6.3 – Entretien du véhicule
L’employeur prend en charge :
les réparations d’entretien des véhicules affectés aux salarié,
les frais de garage liés directement à l’utilisation professionnelle ou liés à des événements survenant pendant le temps de travail.
Le salarié s’oblige à une utilisation respectueuse du véhicule et de sa mécanique et instruments.
Le salarié doit s’assurer de la propreté (extérieure et intérieure) et de l’entretien du véhicule placé sous sa responsabilité afin de préserver l’image de marque de la société.
Pour ce faire, le salarié doit se conformer aux instructions du constructeur contenues dans le guide d’utilisation à disposition dans le véhicule, s’assurer en permanence du parfait état de marche du véhicule et veiller à la réalisation des opérations prévues au carnet d’entretien, notamment le contrôle régulier des différents niveaux (huile, liquide de refroidissement, etc…), de l’état des pneus, des balais d’essuie-glace et des ampoules.
6.4 – Equipement et modification du véhicule
Aucune adjonction ou transformation changeant l’aspect général du véhicule ou le modifiant dans sa forme ou dans son mécanisme ne peut être fait sans l’accord de la société.
Aucun accessoire ne pourra non plus être ajouté sans l’accord de la société.
Les accessoires dont l’adjonction aura été autorisée resteront la propriété du salarié à condition qu’il soit possible de les enlever sans que le véhicule ne conserve trace de la pose desdits accessoires ; dans le cas contraire, ils resteront dans le véhicule et appartiendront à la société.
6.5 –Accident et obligation déclarative du salarié
En cas de survenance d’un sinistre ou d’événement qui pourrait endommager le véhicule, le salarié doit, dans les 48 heures au plus tard à compter de sa survenance ou de sa découverte, en alerter l’employeur, après avoir pris les mesures conservatoires de première urgence.
En cas d’accident, un constat amiable précisant toutes les circonstances de l’accident devra être rempli par le salarié utilisateur du véhicule puis aussitôt remis à l’employeur.
Le salarié s’engage à répondre à toute enquête ou questionnaire transmis par notre entreprise ou par la compagnie d’assurance.
Le non-respect de ces obligations par le salarié peut donner lieu à des sanctions disciplinaires.
6.6 – Vol et obligation déclarative du salarié
En cas de vol du véhicule, d’effraction ou de vandalisme, le salarié doit immédiatement déposer plainte auprès des autorités de police ou de gendarmerie du lieu du vandalisme, de l'effraction ou du vol.
Le salarié en informera l’employeur, dans les 48 heures au plus tard à compter de sa survenance ou de sa découverte, en joignant une déclaration circonstanciée ainsi qu’une copie du dépôt de plainte.
Afin de prévenir les risques de vol, il est rappelé que le salarié devra éviter de laisser des objets et documents sensibles au vol à l’intérieur des véhicules (PC portables, téléphones mobiles, tablettes, effets personnels de valeur, etc…).
Il est par ailleurs fait interdiction au salarié de laisser, quelles ques soient les circonstances, les papiers du véhicule dans la voiture (carte grise, attestation d’assurance).
Le non-respect de ces obligations par le salarié peut donner lieu à des sanctions disciplinaires.
6.7 – Infractions routières
Dans le cadre de l’utilisation du véhicule mis à sa disposition, le salarié devra être en possession des documents administratifs du véhicule (permis de conduire, carte grise, attestation d’assurance) et les présenter en cas de contrôle de police ou de gendarmerie.
D’une manière générale, le salarié s’engage à respecter les règles du Code de la Route et à faire preuve de prudence en toutes circonstances.
Le salarié s’engage notamment à ne pas dépasser le Poids Total Autorisé en Charge (P.T.A.C.) établi par le constructeur du véhicule.
Il est rappelé que les amendes, découlant des procès-verbaux et contraventions liés à l’utilisation et la conduite du véhicule, ou au défaut de documents (permis de conduire, carte grise, attestation d’assurance…), sont à la charge des utilisateurs contrevenants.
Tant pour l’intérêt personnel des utilisateurs que pour l’image de la société, le respect des règles de circulation doit être une préoccupation quotidienne.
En cas d’infraction entrainant un retrait de point sur le permis de conduire, la société désignera le conducteur du véhicule.
En aucun cas, l’entreprise ne pourra prendre en charge la conséquence d’une infraction, et notamment, celle qu’un retrait du permis de conduire peut avoir sur les conditions d’exercice de l’activité professionnelle.
En cas de suspension ou d’annulation de permis de conduire, le salarié concerné ne doit en aucun cas utiliser le véhicule de fonction et doit immédiatement en informer la société et restituer le véhicule. La société se réserve alors le droit d’en tirer les conséquences qui s’imposent.
À défaut de respect des règles précitées relatives à l’usage des véhicules de fonction, et au regard des dispositions de la police d’assurance contractée par la société, l’utilisateur est exposé aux risques de non-assurance ou de recours à son encontre. Il sera ainsi personnellement responsable des conséquences financières induites par tout accident survenant à cette occasion.
6.8 – Badges, cartes de carburant
Un badge ou une carte de carburant est remis à chaque salarié utilisant un véhicule de service ou de fonction affecté.
Ils sont personnalisés par un code confidentiel. A chaque prise de carburant il convient de taper ce code puis le kilométrage exact du véhicule.
Les relevés de paiement par carte sont automatiques.
Il est fait interdiction au salarié de procéder à un échange ou un prêt des badges ou cartes de carburant affectés au véhicule.
Enfin, il est rappelé que le badge ou la carte essence mis à disposition avec ce véhicule ne peuvent-être utilisés que pour des besoins professionnels. Article 7 – Boitier de géolocalisation
Les véhicules de service dédiés au chantier sont dotés d’un système permettant de les localiser en temps réel.
Conformément à la directive de la CNIL, ce système permet à l’employeur de :
Suivre, justifier et facturer le transport marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule ;
Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol ;
Mieux allouer les moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence.
Article 8 – Restitution du véhicule
Le véhicule restitué devra être en bon état de marche, de carrosserie et de propreté.
Le salarié restituera le véhicule qui lui a été affecté, dès :
la cessation effective de ses fonctions et au plus tard le dernier jour du contrat de travail, quelle que soit la cause de la rupture de ce contrat ;
Ou en cas de modification de la fonction ne nécessitant pas de véhicule.
Article 9 – Les frais afférents au véhicule
L’entreprise prend à sa charge :
La location du véhicule,
L’assurance souscrite du véhicule,
Les coûts d’entretien du véhicule,
Les réparations éventuelles,
Les impôts et taxes,
Les frais de carburant ou péage engagés au titre de l’activité professionnelle sur présentation de justificatifs.
Toute dépense relative à l’entretien du véhicule ne pourra être engagée par le salarié qu’après avoir obtenu l’accord préalable du responsable de l’entreprise en charge de ceci.
Le salarié prend à sa charge :
Les frais de péage et de carburant engagés lors de l’utilisation à titre privé du véhicule,
Le coût des contraventions, qu’elles résultent de trajets effectués pendant l’utilisation professionnelle ou personnelle du véhicule,
Les éventuels coûts d’entretien liés à des accidents de circulation dus à la consommation d’alcool ou de stupéfiants.
Article 10 – Dispositions générales
Article 10.1 – Durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 10.2 – Révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être révisé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.
Le présent accord pourra être dénoncé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.
Article 10.3 - Dépôt et Publicité
Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure Télé@ccords : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Le dépôt sera notamment accompagné des pièces suivantes :
Version intégrale du texte, signée par les parties,
Mandat du CSE
Bordereau de dépôt,
Eléments nécessaires à la publicité de l’accord.
L’accord sera aussi déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de NANTES.
